Ottimizzazione del reparto approvvigionamenti. Ottimizzazione della gestione degli approvvigionamenti e delle forniture. Tipologie di materiali che richiedono approcci di acquisto diversi
In questo articolo leggerai perché un'impresa ha bisogno di un dipartimento appalti, quale struttura del dipartimento appalti può essere considerata ottimale e come organizzare una gestione efficace del dipartimento appalti. Continua a leggere per trovare le risposte a queste domande e informazioni dettagliate sui ruoli e le responsabilità del dipartimento acquisti.
Perché un’azienda ha bisogno di un ufficio acquisti?
Lavoro del dipartimento di approvvigionamento necessario per mantenere una fornitura sufficiente di beni nell'impresa. È impegnato nel determinare il fabbisogno dell'azienda per determinati materiali, beni, risorse tecniche, nonché nell'organizzarne lo stoccaggio e l'emissione, controllando lo scopo dell'utilizzo delle risorse materiali e tecniche e promuovendone il risparmio.
Nel risolvere questo problema, i dipendenti del dipartimento di approvvigionamento dovranno studiare, tenere conto dell'offerta e della domanda di tutte le risorse materiali consumate, nonché analizzare il livello e le fluttuazioni dei prezzi per i prodotti, per i servizi intermediari, cercare l'opzione più redditizia per la distribuzione delle merci, ottimizzare le proprie scorte, tenendo conto della riduzione dei costi di magazzino e di trasporto-approvvigionamento
- Direttore di produzione: funzioni e requisiti lavorativi
La funzione principale del reparto forniture è la fornitura ottimale e tempestiva di risorse materiali adeguate per la produzione, di qualità e complessità adeguate.
Quali funzioni svolge l’ufficio acquisti?
Le funzioni del dipartimento acquisti sono presentate in 3 aree fondamentali:
1) Pianificazione, comprendente:
Studio degli interni e ambiente esterno imprese, mercati dei singoli prodotti;
Previsione, determinazione delle esigenze dell'impresa in termini di risorse materiali di tutti i tipi con pianificazione di relazioni economiche ottimali;
Pianificazione del fabbisogno di materiali con limitazione delle forniture alle officine;
Ottimizzazione delle scorte di produzione;
Pianificazione operativa della fornitura.
2) Funzioni organizzative:
Raccogliere informazioni sulle esigenze dei prodotti, partecipare a mostre di vendita, fiere, aste, ecc.
- analisi delle fonti per soddisfare il bisogno di risorse materiali al fine di determinare quella ottimale;
- ottenere e organizzare la ricezione di risorse reali;
- conclusione di contratti di fornitura commerciale con fornitori selezionati;
- fornire ai siti, alle officine e ai luoghi di lavoro le risorse materiali necessarie;
- organizzazione del magazzinaggio, che fa parte delle autorità fornitrici.
3) Controllo e coordinamento del lavoro, tra cui:
Monitoraggio dell'adempimento degli obblighi contrattuali dei fornitori, dei termini di consegna;
- controllo in entrata della complessità e della qualità delle risorse materiali fornite all'impresa.
- controllo delle scorte di produzione;
- avanzare pretese nei confronti delle imprese di trasporto e dei fornitori;
- analisi del lavoro del servizio di fornitura, sviluppo di misure per il coordinamento delle attività di fornitura, aumento dell'efficienza delle sue attività.
Struttura del reparto approvvigionamenti
Tra i principali fattori che determinano la struttura del reparto approvvigionamenti, va notato:
1. Dimensioni dell’impresa;
2. Appartenenza al settore;
3. Tipologia di produzione;
4. Numero e Posizione geografica fornitori;
5. Volumi e gamma di risorse materiali consumate
6. Volumi e gamma di prodotti realizzati.
Da questi fattori dipendono le unità che compongono il servizio di fornitura, il loro numero e le loro funzioni. Il servizio di fornitura è organizzato tenendo conto dell'esperienza di imprese simili, nonché dei requisiti per l'efficace attuazione di tutte le funzioni di fornitura.
Quando si forma un dipartimento di fornitura, la condizione principale è il principio di completezza e complessità: la struttura deve includere tutte le divisioni coinvolte nella fornitura.
Un fattore importante che influenza la struttura dell'ufficio acquisti è la dimensione dell'impresa. I dipartimenti di approvvigionamento varieranno a seconda delle aziende di diverse dimensioni. Nelle grandi imprese, un sistema di approvvigionamento, logistica e gestione degli approvvigionamenti è organizzato con diverse divisioni e dipartimenti in base alle funzioni e alle aree di attività. Nelle imprese di medie dimensioni vengono organizzati i dipartimenti di fornitura materiale e tecnica, logistica e approvvigionamento.
La gestione delle forniture materiali e tecniche nelle piccole imprese è gestita dal capo dell'impresa o dal suo vice, questo è tipico delle imprese non produttive. In una piccola impresa, man mano che si allarga, può essere formato un reparto di approvvigionamento. Quando si crea un reparto forniture in un'azienda, tutte le funzioni di magazzinaggio, consegna e gestione dell'inventario vengono trasferite ad esso.
Tra le principali tipologie di strutture organizzative del servizio di fornitura ricordiamo:
1. Struttura funzionale:
Dipartimento dei trasporti;
Ufficio acquisti;
Dipartimento di pianificazione e spedizione;
Strutture di stoccaggio;
Gruppo di sdoganamento delle merci.
Questa struttura del reparto forniture è adatta alle medie imprese senza reparto logistico. Il dipartimento di pianificazione e dispacciamento si occupa della pianificazione degli acquisti, del controllo, della regolamentazione e dell'analisi dell'attuazione del piano di fornitura. La struttura funzionale è elementare; i suoi elementi sono presenti in altre tipologie di strutture organizzative del servizio di fornitura. Nelle piccole imprese, di norma, il servizio MTS comprende un reparto trasporti, un reparto acquisti e un magazzino.
2. Struttura delle merci. Quando un'impresa utilizza una vasta gamma di risorse materiali con volumi significativi di acquisti, nel servizio di fornitura possono essere formate divisioni merceologiche che lavorano con risorse materiali alcuni tipi. Una struttura simile è tipica delle grandi società commerciali all'ingrosso e manifatturiere.
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Le divisioni merceologiche sono impegnate nelle funzioni operative di fornitura e approvvigionamento di risorse materiali specifiche. Il gruppo di pianificazione e dispacciamento è impegnato nella pianificazione, monitoraggio e regolamentazione dell'attuazione del piano di fornitura. Il gruppo sdoganamento assicura la registrazione dei documenti doganali con il passaggio in dogana dei materiali acquistati all'estero.
3. Struttura del mercato. Quando un'impresa acquista risorse in vari mercati, o in paesi diversi, si formano divisioni regionali nel servizio di fornitura, che lavorano con fornitori di questi mercati (paesi). Di conseguenza, sarà possibile tenere conto delle norme legali e delle specificità di questi mercati.
4. Struttura a matrice del servizio di fornitura - si forma durante l'implementazione di diversi progetti in azienda o durante il rilascio tipi diversi prodotti. In questo caso, per ciascun prodotto o progetto viene formata una propria unità di approvvigionamento.
Quando in un'azienda viene creato un servizio logistico, i reparti di trasporto, spedizione, sdoganamento e magazzino vengono trasferiti nella sua struttura.
I negozi delle grandi imprese hanno i propri reparti di fornitura coinvolti nella pianificazione. Regolazione operativa della fornitura di siti e officine con risorse materiali. Queste divisioni hanno i propri magazzini, ricevendo risorse materiali dai magazzini del reparto forniture dell'impresa.
Il servizio di fornitura nelle grandi imprese può includere un dipartimento di cooperazione esterna che fornisce componenti e semilavorati dai fornitori. Questi reparti possono essere costruiti sulla base di una caratteristica di prodotto o funzionale.
Dove prende i fornitori l’ufficio acquisti?
Cataloghi e listini prezzi;
Internet;
Riviste di settore;
Fiere e mostre;
Istituzioni finanziarie di organismi ufficiali, banche;
Elenchi commerciali;
Compravendite e aste;
Missioni commerciali;
Ricerca propria;
Concorrenti di potenziali fornitori;
Contatti personali, corrispondenza con possibili fornitori;
Agenzie di stampa specializzate, enti di ricerca;
Associazioni di commercio;
Companies House, dipartimenti governativi, servizi di concessione di licenze, autorità fiscali e altri enti che dispongono di informazioni pubbliche.
Gli appalti possono apportare vantaggi significativi
su base competitiva
Se sospetti che gli specialisti dei servizi di fornitura siano tangenti, devi incaricare i dipendenti di un altro servizio di condurre un controllo lampo delle condizioni di approvvigionamento. In particolare, confrontando i vostri prezzi di acquisto con quelli pubblici, richiedendo proposte per i principali beni acquistati per conto di una società fittizia (o di un'altra società, se la persona controllata non conosce il rapporto delle imprese). Con tale comunicazione sarà possibile determinare i prezzi reali del fornitore e comprendere i suoi metodi di lobbying nei confronti delle aziende acquirenti.
Stabilire la cooperazione tra i dipartimenti. Il reparto acquisti deve controllare le informazioni sul mercato, informare il reparto produzione (reparto vendite in una società commerciale) sull'emergere di nuovi prodotti con un migliore valore per il consumatore, proprietà offerte dai fornitori. I fornitori riceveranno dati dai fornitori su nuovi prodotti e tecnologie , portando nuove opportunità alle loro aziende di lavoro.
Nell'articolo “Migliorare la gestione della produzione: dalla lotta ai pericoli della crisi alla realizzazione di nuove opportunità”*, la mancanza di materiali, componenti o attrezzature necessari è stata considerata come uno dei problemi significativi che minacciano di interrompere i piani di produzione. In questa pubblicazione, Alexey Kislov 1C propone un piano di azioni specifiche per organizzare i processi di fornitura dei materiali al fine di ridurre i costi e minimizzare il numero di casi di mancanza di materiale quando è necessario.
Nota:
*articolo "Migliorare la gestione della produzione: dalla lotta ai pericoli della crisi alla realizzazione di nuove opportunità
In una situazione economica instabile nelle imprese manifatturiere, aumentano i rischi associati a possibili cambiamenti nelle condizioni di lavoro con i fornitori di materiali e materie prime.
Importanti compiti anticrisi nel settore dell’approvvigionamento materiale sono:
- riduzione dei costi per il mantenimento delle scorte di magazzino;
- lavoro flessibile con i fornitori a condizioni favorevoli;
- organizzare la fornitura di materiali e altri componenti a posteriori - just in time;
- mantenere registrazioni accurate della disponibilità dei componenti acquistati e delle loro posizioni di stoccaggio
Spesso il magazzino contiene un numero evidentemente eccessivo di unità di materiale e componenti acquistate, ciò è dovuto al desiderio di avere una certa scorta di sicurezza, che solitamente non viene calcolata analiticamente, le ragioni possono essere anche quantità minime di fornitura, lavoro inconsistente di il servizio logistico, il reparto produzione e vendita. Allo stesso tempo, quando un articolo specifico del prodotto è urgentemente richiesto, potrebbe non essere disponibile nella quantità richiesta, gli acquisti di emergenza avvengono a prezzi gonfiati, le scadenze di produzione non vengono rispettate e vi è il rischio di perdita non solo dei profitti attuali, ma anche quelli futuri - sotto forma di rifiuto di ulteriori ordini, perdita di clienti, il che è inaccettabile in una crisi.
Per risolvere i compiti, è possibile formulare un piano di azioni specifiche:
3. Organizzare il controllo dei prezzi dei fornitori, lavorando con i fornitori su principi competitivi
1. Sviluppo di un sistema di gestione degli ordini, segmentazione degli articoli per tipologia di gestione degli ordini
La gamma generale dei componenti e dei materiali acquistati può essere suddivisa in due gruppi in base alla tipologia di gestione dell'ordine: in base alle esigenze produttive, in base al valore del punto ordine. Utilizzando i meccanismi di pianificazione flessibili forniti da 1C Manufacturing Enterprise Management 8, è possibile ridurre i costi delle risorse per creare un piano di consegna affidabile. Analizziamo la frequenza di consumo dei materiali; per quelli di uso frequente è ottimale impostare il tipo di controllo al momento dell'ordine.
1C Manufacturing Enterprise Management 8 (1C UPP) consente di specificare valori specifici per il punto d'ordine e le scorte di sicurezza per ciascun articolo del prodotto:
clicca per ingrandire
Impostando questi valori, risolviamo i problemi di inclusione di materiali e componenti simili nell'ordine operativo, riduciamo i rischi della loro assenza in caso di urgente necessità di utilizzo, mentre i livelli delle scorte sono sempre sotto controllo.
2. Formazione di piani affidabili per l'acquisto di materiali e componenti relativi a piani di produzione reali
Il sottosistema di gestione degli approvvigionamenti, parte della complessa soluzione applicativa 1C Manufacturing Enterprise Management, offre ampie opportunità per elaborare piani di approvvigionamento per qualsiasi periodo, con vari gradi di dettaglio, e monitora anche l'esecuzione di tali piani.
Il concetto di pianificazione degli acquisti, implementato in 1C UPP, può essere rappresentato come il seguente diagramma:
Il master plan può essere redatto in termini quantitativi e/o di costo con diversi gradi di dettaglio - per prodotto e sue caratteristiche o per gruppi di prodotti, nonché con frequenze diverse. Ulteriori funzionalità di pianificazione includono i dettagli per dipartimento e progetto.
Il sistema 1C Manufacturing Enterprise Management 8 fornisce un meccanismo per generare automaticamente piani di approvvigionamento basati su dati effettivi, che includono:
- ordini clienti e ordini interni;
- volumi di acquisti e vendite per lo stesso periodo;
- piani di vendita;
- saldo delle azioni.
Per confrontare diverse versioni dei piani, nonché per monitorarne l'esecuzione, vengono forniti speciali rapporti di analisi dei fatti del piano:
clicca per ingrandire
Utilizzando questo toolkit, siamo in grado di modellare rapidamente il piano di approvvigionamento richiesto in base alle condizioni di consegna previste e alla disponibilità degli ordini di produzione. Otteniamo i volumi effettivamente richiesti per un determinato programma di produzione, senza indovinare i fondi di caffè e senza eccedenze quantitative.
3. Organizzazione del controllo dei prezzi dei fornitori, lavoro su principi competitivi
La situazione economica in evoluzione dinamica durante la crisi costringe la direzione delle imprese manifatturiere a monitorare costantemente i prezzi dei fornitori e dei concorrenti. Il meccanismo dei prezzi implementato in 1C Manufacturing Enterprise Management 8 consentirà non solo di archiviare e aggiornare i listini prezzi dei fornitori, ma anche di condurre un'analisi comparativa dei prezzi per gli stessi prodotti.
Pertanto, senza operazioni ad alta intensità di manodopera, è possibile prendere una decisione sulla distribuzione degli ordini per la fornitura di articoli secondo le offerte più vantaggiose dei fornitori.
4. Garantire consegne puntuali
Dopo aver formato i piani generali e selezionato i fornitori ottimali, è necessario ottenere piano del calendario consegne, garantendo così il massimo ritmo di produzione senza aumentare le scorte di magazzino.
I piani generali vengono specificati utilizzando il meccanismo di pianificazione operativa degli approvvigionamenti, che consentirà al servizio logistico di pianificare le consegne con precisione in base al giorno e alle condizioni specifiche. Quando si generano automaticamente gli ordini per i fornitori, il sistema consente di tenere conto delle fonti e dei programmi dei fabbisogni di materie prime e forniture. Pertanto, i rischi e i costi sono ridotti al minimo per la gamma di materiali e componenti forniti, che hanno il tipo di gestione degli ordini in base alla domanda.
E tengono conto anche dei materiali in riserva, della liquidità delle scorte di magazzino e generano vari rendiconti analitici.
Pertanto, utilizzando gli strumenti descritti ai paragrafi 1-4, è possibile risolvere i problemi di minimizzazione dei costi nel campo della fornitura di materiale nel quadro della politica generale anticrisi dell'azienda e ridurre al minimo i rischi di indisponibilità del materiale in magazzino al momento del suo bisogno.
Il reparto logistico è un reparto le cui attività sono finalizzate a fornire le risorse necessarie alla produzione. Inoltre, questa attività deve essere svolta fin dall'inizio dall'emergere di tale necessità di risorse fino al loro utilizzo durante la fabbricazione dei prodotti.
Definizione dei termini chiave
Il reparto forniture opera nell'ambito delle attività commerciali di un'entità aziendale, che comporta l'attuazione di varie operazioni commerciali legate all'acquisizione delle risorse necessarie e alla vendita dei prodotti fabbricati. L'organizzazione ottimale di questo è in una certa misura determinata dal livello di utilizzo dei fondi nella produzione, dalla crescita della produttività del lavoro, dalla riduzione dei costi di produzione e dall'aumento della redditività e del profitto dell'impresa. Il reparto approvvigionamento materiali svolge lo stesso ruolo nella gestione della produzione.
L'obiettivo principale di questa divisione è fornire risorse specifiche ai partecipanti alla produzione nella quantità e nel volume richiesti, in tempo e a costi minimi.
Il reparto forniture ha una natura mirata, determinata dal suo focus e dallo scopo di garantire il funzionamento dell'impresa di produzione. Prima di tutto, stiamo parlando delle esigenze dei vari consumatori di prodotti, servizi o lavoro di una determinata entità aziendale.
Ufficio Acquisti: suo ruolo e significato
Il suo ruolo e significato sono i seguenti:
L'attività di questa divisione precede la produzione e non solo serve a sostenere il processo, ma ne crea anche autonomamente, in un certo senso, il prezzo e;
Determina e modella sia i risultati economici dell'entità aziendale che i bisogni di risorse e prodotti finiti dei consumatori stessi;
Designazione dei risultati finanziari di un'impresa manifatturiera;
Come tipo di attività di un'impresa, funge da principale fonte della sua competitività.
Anche la quota significativa dei costi dei materiali sul totale dei costi (circa il 60%) conferma la notevole importanza delle forniture materiali e tecniche.
Principali compiti e funzioni del reparto approvvigionamenti
1. Garantire e successivamente mantenere un livello ottimale di riserve di risorse, che aiuterà a ridurre al minimo i costi associati al loro approvvigionamento.
2. Garantire una consegna accurata, tempestiva, completa e abbastanza affidabile delle risorse ai consumatori (a volte anche sul posto di lavoro).
Il dipartimento acquisti svolge le seguenti funzioni: commerciale e tecnologica, nonché ausiliaria e di base. Le funzioni principali includono l'acquisizione di risorse e le funzioni ausiliarie includono il marketing e il supporto legale.
Categorie di fornitori
Nelle grandi aziende moderne, i dipendenti del reparto forniture sono suddivisi in diverse categorie. Ciò è dovuto alla costante crescita dei volumi nelle imprese, che comporta la separazione delle funzioni di pianificazione, fornitura e stoccaggio delle merci. Con questa struttura, ogni dipartimento svolge le proprie funzioni e ha una direzione specifica. Il coordinamento del lavoro all'interno di queste unità strutturali viene effettuato dalle forniture.
Struttura del sistema di offerta
Nell'ambito di questa organizzazione del lavoro, ogni singolo dipartimento deve essere responsabile di un determinato gruppo di merci con il pieno controllo sulla fornitura delle risorse e sul loro stoccaggio nei magazzini.
Va notato che la struttura del sistema di offerta è lo strumento principale per raggiungere gli obiettivi di qualsiasi entità aziendale che opera, ad esempio, nel campo del commercio. Pertanto, occorre prestare molta attenzione al processo di strutturazione del reparto logistico.
L'ufficio acquisti è conosciuto anche con un altro nome: "ufficio acquisti". Questa divisione si forma in base al numero di fornitori e alla gamma di merci importate. Bisogna tenere conto anche del fatturato del prodotto. Spesso nelle aziende di questi reparti ci sono più di dieci fornitori per dipendente. Fondamentalmente le aree di lavoro vengono assegnate in base alle tipologie di merci o gruppi di prodotti. I dipendenti ordinari monitorano la fornitura di beni, il pagamento tempestivo per la loro consegna e pianificano anche gli acquisti successivi. la fornitura controlla l'attuazione di quelle approvate, monitora il fatturato delle merci, monitora il lavoro dei dirigenti e, ovviamente, fornisce la gestione generale. Le sue responsabilità includono garantire la continuità e la consegna pianificata.
Il funzionamento di qualsiasi impresa dipende dalla disponibilità di materie prime, beni e servizi forniti da altre organizzazioni. Anche l'ufficio più piccolo richiede spazio, calore, luce, comunicazioni e attrezzature per ufficio, mobili e vari altri elementi per svolgere le sue funzioni. Nessuna organizzazione, impresa o istituzione è autosufficiente.
La gestione degli acquisti è l'area di attività attraverso la quale un'azienda acquisisce i beni e i servizi necessari. Il processo di acquisto è l'acquisizione organizzata di prodotti per un'ulteriore lavorazione o rivendita. I prodotti acquistati per le imprese industriali sono principalmente risorse materiali necessarie per la produzione e per società commerciali– prodotti finiti per la successiva vendita.
Le attività di organizzazione e gestione degli appalti sono finalizzate a soddisfare le esigenze dell'impresa di materie prime, materiali, beni e servizi. Il compito del servizio di fornitura aziendale è organizzare la ricezione da parte dell'azienda della qualità e quantità necessarie di materie prime, materiali, beni e servizi al momento giusto, nel posto giusto, da un fornitore affidabile che adempie tempestivamente ai propri obblighi , con un buon servizio (sia prima che dopo la vendita) e ad un prezzo vantaggioso.
Le attività di organizzazione e gestione degli appalti possono essere considerate sotto due aspetti: operativo E strategico.
Fornitura operativa– operazioni regolari volte a evitare carenze, mancanza di risorse materiali o di prodotti finiti. L'assenza di un prodotto della quantità e qualità richieste, la sua consegna prematura possono creare un problema per il consumatore finale del prodotto o servizio e comportare un aumento dei costi.
Lato strategico dell'offerta– il processo stesso di gestione degli acquisti, l'interazione con i fornitori esterni in conformità con le esigenze e le richieste del consumatore finale, la pianificazione e lo sviluppo di schemi e metodi di acquisto. Il concetto di gestione della fornitura si riferisce alla pianificazione e al controllo di tutto il flusso di materiali in entrata (risorse materiali e prodotti finiti) che entrano nell'azienda.
La fornitura dell'impresa comprende le seguenti attività:
Pianificare la ricezione di risorse materiali e (o) prodotti finiti;
Instaurazione di rapporti commerciali con i fornitori;
Organizzazione della consegna;
Monitoraggio della consegna;
Accettazione e controllo qualità;
Smaltimento degli avanzi non reclamati o di bassa qualità.
L'ambito di attività relativo agli acquisti comprende tutte le funzioni il cui svolgimento è necessario per la fornitura continuativa dell'azienda. Pertanto, le attività di un responsabile degli acquisti includono la risoluzione dei seguenti compiti:
Determinare la necessità di risorse materiali;
Ricerca di un potenziale fornitore;
Valutare la possibilità di acquistare da diverse fonti alternative;
Selezione di un metodo di approvvigionamento;
Stabilire un prezzo e condizioni di consegna accettabili;
Monitoraggio della consegna;
Valutazione dei prodotti del fornitore e della qualità dei servizi del fornitore.
Se le funzioni di fornitura verranno ampliate, includeranno il controllo dell'inventario, il trasporto e l'accettazione dei prodotti acquistati.
Determinazione del metodo di approvvigionamento
L’organizzazione del processo di fornitura prevede:
· creazione di infrastrutture di processo;
· Creazione struttura organizzativa gestione delle forniture.
Diamo un'occhiata a ciascuno di questi componenti.
1. L'infrastruttura di fornitura comprende divisioni di magazzino e strutture di trasporto.
2. La base per determinare la struttura organizzativa della gestione dell'offerta dovrebbero essere i principi che forniscono tutte le funzioni di gestione di un insieme di dipartimenti. Si tratta innanzitutto di gestione di basso livello, flessibilità, sistema efficiente comunicazioni, il principio dell’unità di comando e una chiara delimitazione delle funzioni.
Esistono 2 opzioni principali per organizzare l'offerta, che differiscono fondamentalmente l'una dall'altra nella capacità di implementare un approccio sistematico alla gestione dei flussi di materiali nel processo di fornitura di materie prime all'impresa:
· centralizzato;
· decentralizzato.
Il modo esatto in cui è organizzata l'offerta dipende dal tipo e dalle dimensioni dell'organizzazione. In una piccola organizzazione, un dipendente può essere responsabile di tutti gli acquisti. Un'organizzazione di medie dimensioni può avere un reparto composto da personale addetto agli acquisti, spedizionieri, magazzinieri, ecc. IN grande organizzazione gli appalti possono coinvolgere centinaia di persone che coordinano enormi acquisti di materiali.
Se un'organizzazione affronta il processo di approvvigionamento da una posizione decentralizzata, i dipendenti del dipartimento effettueranno l'approvvigionamento in modo indipendente, ciascuno per il proprio dipartimento (Appendice 1).
Vantaggi di questo approccio:
1. l'utente conosce meglio di chiunque altro le esigenze del dipartimento;
2. la capacità di soddisfare più rapidamente il bisogno di risorse materiali.
Svantaggi degli appalti decentralizzati:
1. durante la risoluzione dei problemi operativi, i dipendenti potrebbero non notare le tendenze nei cambiamenti nella pianificazione dell'organizzazione nel suo insieme;
2. professionalità insufficiente dei dipendenti e problemi nel determinare le opportunità di fornitura;
3. Nessun dipartimento può essere abbastanza grande da svolgere analisi funzionali in settori quali dogane, servizi di trasporto, magazzinaggio, gestione delle scorte, analisi degli acquisti, ecc.
Come puoi vedere, le attività “cosa comprare” e “quanto acquistare” sono decisi dalla direzione della fornitura dei servizi. Qui vengono svolti anche lavori di stoccaggio dei mezzi di lavoro acquistati.
I compiti “da chi acquistare” e “a quali condizioni acquistare” sono risolti dalla direzione degli appalti. Qui vengono eseguiti anche i lavori di fornitura di cui sopra, vale a dire i contratti vengono conclusi e la loro attuazione viene monitorata. Di conseguenza, la funzione di gestione del flusso di materiali nel processo di fornitura di materie prime a un'impresa è divisa tra vari servizi e la sua effettiva attuazione è difficile.
Per effettuare gli acquisti centralizzati, viene solitamente organizzato un dipartimento acquisti, concentrando tutte le funzioni di fornitura dell'organizzazione, il che consente di ottenere determinati vantaggi:
1. consolidamento di tutti gli acquisti di materiali simili o simili, che consente di ricevere sconti per grandi ordini;
2. coordinamento delle attività correlate per ridurre i costi di trasporto, stoccaggio e manutenzione;
3. eliminare duplicazioni di operazioni e tecniche non necessarie;
4. avere un unico punto di contatto con i fornitori e fornire loro le informazioni ed i servizi necessari;
5. concentrazione delle responsabilità di fornitura, che facilita l'attuazione del controllo di gestione (Appendice 2).
6. Questa opzione prevede la concentrazione di tutte le funzioni di fornitura in un'unica mano. Questa struttura crea ampie opportunità per l'ottimizzazione logistica del flusso dei materiali nella fase di approvvigionamento dei beni di manodopera.
Per organizzare correttamente il processo di fornitura in un'impresa, è necessario conoscere i metodi di pianificazione della fornitura, dai quali è possibile selezionare un metodo specifico o un gruppo di metodi per l'implementazione nell'impresa e l'uso efficace in futuro.
I metodi di pianificazione della fornitura in un'impresa includono i seguenti sistemi principali: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP, ecc.
MRP I ("Pianificazione dei fabbisogni materiali") è un sistema costituito da una serie di procedure, regole e requisiti logisticamente correlati, sincronizzati nel tempo per ciascuna unità di componenti necessari per soddisfare il programma di produzione.
Gli obiettivi di questo sistema:
· soddisfare le esigenze di materiali, componenti e componenti per la pianificazione della produzione;
· pianificazione delle operazioni di produzione, dei programmi di consegna, delle operazioni di acquisto.
Il sistema MRP I inizia il suo lavoro determinando quanti prodotti finali devono essere realizzati e in quale arco di tempo. Il sistema determina quindi i tempi e le quantità necessarie di risorse materiali per soddisfare le esigenze del programma di produzione.
In uscita, il sistema fornisce una serie di documenti, inclusi schemi per la consegna delle risorse materiali per reparto, volumi e tempi di consegna. Pertanto, l’MRP I è progettato per “spingere” le risorse materiali tra i dipartimenti.
MRP II ("Manufacturing Resource Planning") è un sistema a circuito chiuso relativo alla pianificazione dettagliata della produzione, alla pianificazione finanziaria dei materiali e dei costi di produzione e alla modellazione dell'avanzamento della produzione. Questo sistema si differenzia dall'MRP I per la flessibilità della pianificazione, garantendo una migliore organizzazione delle forniture e una migliore risposta ai cambiamenti della domanda. Un posto importante nell'MRP II è occupato dai blocchi di previsione della domanda, inserimento degli ordini e gestione dell'inventario.
Come risultato dell'utilizzo di questo sistema, le risorse materiali nel magazzino vengono ridotte, i problemi di ottimizzazione dei flussi di materiale e altri effetti positivi vengono risolti.
Il JIT (concetto just-in-time) è caratterizzato da scorte minime, catene di fornitura corte e rapporti di acquisto con un numero limitato di fornitori e trasportatori affidabili.
CIM (il concetto di “produzione integrata computerizzata”) - comporta l'integrazione di tutti i sottosistemi del sistema di gestione (gestione delle forniture, progettazione e preparazione della produzione, sistemi di trasporto e magazzino, ecc.)
ERP (Enterprise Resource Planning): include pianificazione e programmazione avanzate, pianificazione delle risorse finali, gestione dei dati di prodotto, ecc. il compito principale Sistemi ERP: ottenere l'ottimizzazione (in termini di tempo e risorse) dei processi elencati.
Quando viene formata e selezionata la forma di organizzazione e pianificazione della fornitura, la direzione dell'impresa decide sulla scelta del metodo di approvvigionamento.
La scelta della modalità di appalto dipende da:
· sulla complessità del prodotto finale;
· sulla composizione dei componenti e dei materiali.
Puoi considerare i metodi più comunemente usati.
1. Acquisto di merci in un unico lotto. Il metodo prevede la fornitura di beni in grandi quantità alla volta (acquisti all'ingrosso).
I suoi vantaggi: semplificazione delle pratiche burocratiche, consegna garantita dell'intero lotto, maggiori sconti commerciali.
Svantaggi: grande necessità di spazio di magazzino, rotazione del capitale più lenta.
2. Acquisti regolari in piccole quantità. In questo caso, l'acquirente ordina la quantità di merce richiesta, che gli viene fornita in lotti per un certo periodo.
I vantaggi sono i seguenti: il turnover del capitale accelera, poiché le merci vengono pagate man mano che vengono ricevute le singole spedizioni; si ottiene un risparmio sullo spazio di archiviazione; I costi di documentazione della consegna sono ridotti poiché viene effettuato solo l'ordine per l'intera fornitura.
Svantaggi: probabilità di ordinare quantità in eccesso; la necessità di pagare l'intera quantità specificata nell'ordine.
3. Acquisti giornalieri (mensili) secondo i fogli di preventivo. Questo metodo di acquisto è ampiamente utilizzato quando si acquistano beni economici e di rapido utilizzo. Gli estratti conto vengono compilati quotidianamente (mensilmente) e includono le seguenti informazioni:
· lista completa merce;
· quantità di merce in stock;
· quantità di merce richiesta.
Vantaggi: accelerazione della rotazione del capitale; riduzione dei costi di magazzinaggio e stoccaggio; tempestività delle consegne.
4. Ricezione della merce secondo necessità. Questo metodo è simile alla consegna regolare delle merci, ma presenta le seguenti caratteristiche:
· la quantità non è fissa, ma determinata approssimativamente;
· i fornitori contattano l'acquirente prima di completare ciascun ordine;
· viene pagata solo la quantità di merce consegnata;
· alla scadenza del contratto il cliente non è obbligato ad accettare e pagare la merce non ancora consegnata.
Vantaggi: nessun impegno fermo all'acquisto di una certa quantità; accelerazione della rotazione del capitale; documentazione minima.
5. Acquisto di merce con consegna immediata. L'ambito di applicazione di questo metodo è l'acquisto di beni utilizzati di rado quando è impossibile ottenerli secondo necessità. La merce viene ordinata quando necessaria e spedita dai magazzini dei fornitori.
Lo svantaggio di questo metodo? nell’aumento dei costi legati alla necessità di documentazione dettagliata per ogni ordine, alla frammentazione degli ordini e alla molteplicità dei fornitori.
L'organizzazione e la pianificazione delle forniture, nonché la scelta della modalità di approvvigionamento non sono possibili senza l'accompagnamento supporto informativo attività di approvvigionamento dell’impresa.