Optimalizácia oddelenia zásobovania. Optimalizácia obstarávania a riadenia dodávok. Druhy materiálov vyžadujúce rôzne prístupy k nákupu
V tomto článku sa dočítate o tom, prečo podnik potrebuje oddelenie obstarávania, akú štruktúru oddelenia obstarávania možno považovať za optimálnu a ako organizovať efektívne riadenie oddelenia obstarávania. Čítajte ďalej, kde nájdete odpovede na tieto otázky, ako aj podrobné informácie o úlohách a zodpovednostiach oddelenia obstarávania.
Prečo spoločnosť potrebuje oddelenie nákupu?
Práca zásobovacieho oddelenia potrebné na udržanie dostatočnej zásoby tovaru v podniku. Zaoberá sa určovaním potrieb spoločnosti na určité materiály, tovary, technické prostriedky, ako aj organizáciou ich skladovania a vydávania, kontrolou účelu použitia materiálno-technických prostriedkov a podporou ich úspor.
Pri riešení tohto problému budú musieť zamestnanci oddelenia zásobovania študovať, brať do úvahy ponuku a dopyt po všetkých spotrebovaných materiálových zdrojoch, ako aj analyzovať úroveň a kolísanie cien produktov, sprostredkovateľských služieb, hľadať najziskovejšiu možnosť. na distribúciu tovaru optimalizovať svoje zásoby s prihliadnutím na zníženie skladových a dopravno-obstarávacích nákladov
- Výrobný riaditeľ: funkcie a pracovné požiadavky
Hlavnou funkciou oddelenia zásobovania je optimálne, včasné zabezpečenie vhodných materiálových zdrojov pre výrobu - vhodnej kvality a komplexnosti.
Aké funkcie vykonáva oddelenie obstarávania?
Funkcie oddelenia obstarávania sú prezentované v 3 základných oblastiach:
1) Plánovanie vrátane:
Štúdium interných a vonkajšie prostredie podniky, trhy pre jednotlivé produkty;
Prognózovanie, určovanie potrieb podniku na materiálové zdroje všetkých druhov s plánovaním optimálnych ekonomických vzťahov;
Plánovanie potreby materiálov so stanovením limitu dodávok do dielní;
Optimalizácia výrobných zásob;
Operatívne plánovanie zásobovania.
2) Organizačné funkcie:
Zhromažďovanie informácií o potrebách produktov, účasť na predajných výstavách, veľtrhoch, aukciách atď.
- analýza zdrojov uspokojovania potreby materiálnych zdrojov za účelom určenia optimálneho;
- získavanie a organizovanie príjmu skutočných zdrojov;
- uzatváranie zmlúv o obchodných dodávkach s vybranými dodávateľmi;
- zabezpečenie miest, dielní a pracovísk potrebnými materiálnymi zdrojmi;
- organizácia skladovania, ktorá je súčasťou dodávateľských orgánov.
3) Kontrola a koordinácia práce, vrátane:
Sledovanie plnenia záväzkov dodávateľov zo zmlúv, termínov dodávok;
- vstupná kontrola zložitosti a kvality materiálových zdrojov dodávaných podniku.
- kontrola výrobných zásob;
- uplatňovanie nárokov voči dopravným spoločnostiam a dodávateľom;
- rozbor práce dodávateľskej služby, vypracovanie opatrení na koordináciu dodávateľskej činnosti, zvýšenie efektívnosti jej činnosti.
Štruktúra oddelenia zásobovania
Medzi hlavné faktory určujúce štruktúru dodávateľského oddelenia treba poznamenať:
1. Veľkosť podniku;
2. Odvetvová príslušnosť;
3. Typ výroby;
4. Číslo a geografická poloha dodávatelia;
5. Objemy a rozsah spotrebovaných materiálových zdrojov
6. Objemy a rozsah vyrábaných produktov.
Od týchto faktorov závisia jednotky, ktoré tvoria službu zásobovania, ich počet a funkcie. Dodávateľská služba je organizovaná s prihliadnutím na skúsenosti podobných podnikov, ako aj požiadavky na efektívne vykonávanie všetkých dodávateľských funkcií.
Pri formovaní zásobovacieho oddelenia je hlavnou podmienkou zásada úplnosti a komplexnosti – štruktúra musí zahŕňať všetky divízie, ktoré sa na zásobovaní podieľajú.
Dôležitým faktorom ovplyvňujúcim štruktúru nákupného oddelenia je veľkosť podniku. Oddelenia obstarávania sa budú líšiť v rámci podnikov rôznych veľkostí. Vo veľkých podnikoch je systém riadenia obstarávania, logistiky a obstarávania organizovaný s rôznymi divíziami a oddeleniami podľa funkcií a oblastí činnosti. V stredných podnikoch sú organizované oddelenia materiálno-technického zásobovania, logistiky a obstarávania.
Riadením materiálno-technických zásob v malých podnikoch sa zaoberá vedúci podniku alebo jeho zástupca - to je typické pre nevýrobné podniky. V malom podniku, keď sa zväčšuje, môže vzniknúť oddelenie zásobovania. Pri vytváraní zásobovacieho oddelenia vo firme sa naň prenášajú všetky funkcie skladu, dodávky a riadenia zásob.
Medzi hlavné typy organizačných štruktúr dodávateľskej služby patria:
1. Funkčná štruktúra:
Oddelenie dopravy;
Nákupné oddelenie;
Oddelenie plánovania a expedície;
Skladovacie zariadenia;
Skupina colného odbavenia tovaru.
Táto štruktúra zásobovacieho oddelenia je vhodná pre stredné podniky bez logistického oddelenia. Oddelenie plánovania a expedície sa zaoberá plánovaním obstarávania, kontrolou, reguláciou a analýzou plnenia plánu zásobovania. Funkčná štruktúra je základná, jej prvky sú prítomné v iných typoch organizačných štruktúr dodávateľskej služby. V malých podnikoch služba MTS spravidla zahŕňa oddelenie dopravy, oddelenie nákupu a sklad.
2. Komoditná štruktúra. Keď podnik využíva širokú škálu materiálových zdrojov s významnými objemami nákupov, môžu sa v rámci dodávateľskej služby vytvoriť komoditné divízie, ktoré pracujú s materiálovými zdrojmi. určité typy. Podobná štruktúra je typická pre veľké veľkoobchodné a výrobné obchodné spoločnosti.
- Kompetencie obchodných manažérov: 7 znakov profesionála
Komoditné divízie sa zaoberajú prevádzkovými funkciami zásobovania a obstarávania špecifických materiálových zdrojov. Plánovacia a dispečerská skupina sa zaoberá plánovaním, monitorovaním a reguláciou implementácie plánu zásobovania. Skupina pre colné odbavenie zabezpečuje evidenciu colných dokladov s prechodom materiálu nakúpeného v zahraničí cez colnicu.
3. Štruktúra trhu. Keď podnik nakupuje zdroje na rôznych trhoch, resp rozdielne krajiny, v dodávateľskej službe vznikajú regionálne divízie, ktoré spolupracujú s dodávateľmi z týchto trhov (krajín). Vďaka tomu bude možné zohľadniť právne normy a špecifiká týchto trhov.
4. Maticová štruktúra dodávateľskej služby – tvorí sa pri realizácii viacerých projektov v podniku alebo pri uvoľnení odlišné typy Produkty. V tomto prípade sa pre každý produkt alebo projekt vytvorí jeho vlastná obstarávacia jednotka.
Keď sa v podniku vytvorí logistická služba, do jej štruktúry prechádzajú oddelenia dopravy, expedície, colného odbavenia a skladu.
Obchody vo veľkých podnikoch majú svoje vlastné zásobovacie oddelenia zapojené do plánovania. Prevádzková regulácia zásobovania pracovísk a dielní materiálnymi prostriedkami. Tieto divízie majú vlastné sklady, ktoré prijímajú materiálové zdroje zo skladov oddelenia zásobovania podniku.
Súčasťou dodávateľskej služby vo veľkých podnikoch môže byť oddelenie externej spolupráce, ktoré zabezpečuje komponenty a polotovary od dodávateľov. Tieto oddelenia môžu byť postavené na základe produktovej alebo funkčnej charakteristiky.
Odkiaľ získava oddelenie nákupu dodávateľov?
Katalógy a cenníky;
Internet;
Obchodné časopisy;
Veľtrhy a výstavy;
Finančné inštitúcie úradných orgánov, banky;
Obchodné adresáre;
Obchody a aukcie;
Obchodné misie;
Vlastný výskum;
Konkurenti potenciálnych dodávateľov;
Osobné kontakty, korešpondencia s možnými dodávateľmi;
Špecializované tlačové agentúry, výskumné organizácie;
obchodné združenia;
Obchodný dom, vládne oddelenia, licenčné služby, daňové úrady a iné orgány, ktoré majú verejné informácie.
Obstarávanie môže priniesť značné výhody
na súťažnom základe
Ak máte podozrenie, že špecialisti dodávateľských služieb zo spätných úplatkov, musíte dať pokyn zamestnancom inej služby, aby vykonali bleskový audit podmienok obstarávania. Najmä porovnávanie vašich nákupných cien s verejnými, vyžiadanie si návrhov na hlavný nakupovaný tovar v mene fiktívnej spoločnosti (alebo inej spoločnosti, ak kontrolovaná osoba nepozná vzťah medzi podnikmi). Takouto komunikáciou bude možné určiť skutočné ceny dodávateľa a pochopiť jeho metódy lobovania za jeho záujmy v nákupných spoločnostiach.
Nadviazať spoluprácu medzi oddeleniami. Nákupné oddelenie potrebuje kontrolovať informácie na trhu, informovať výrobné oddelenie (obchodné oddelenie v obchodnej spoločnosti) o vzniku nových produktov s lepšou spotrebiteľskou hodnotou, vlastnostiach ponúkaných dodávateľmi Dodávatelia budú dostávať údaje od dodávateľov o nových produktoch a technológiách , ktoré svojim pracovným spoločnostiam prinášajú nové príležitosti.
V článku „Zlepšenie riadenia výroby – od boja proti nebezpečenstvám krízy k realizácii nových príležitostí“* bol nedostatok potrebného materiálu, komponentov alebo zariadení považovaný za jeden z významných problémov, ktoré hrozia narušením výrobných plánov. V tejto publikácii Alexey Kislov 1C navrhuje plán konkrétnych akcií na organizáciu procesov zásobovania materiálom s cieľom znížiť náklady a minimalizovať počet prípadov nedostatku materiálu, keď je to potrebné.
Poznámka:
* článok „Zlepšenie riadenia výroby – od boja proti nebezpečenstvám krízy po realizáciu nových príležitostí
V nestabilnej ekonomickej situácii vo výrobných podnikoch sa zvyšujú riziká spojené s možnými zmenami pracovných podmienok u dodávateľov materiálov a surovín.
Dôležité protikrízové úlohy v oblasti zásobovania materiálom sú:
- zníženie nákladov na udržiavanie skladových zásob;
- flexibilná práca s dodávateľmi za výhodných podmienok;
- organizovanie dodávok materiálov a iných komponentov dodatočne - práve včas;
- vedenie presných záznamov o dostupnosti zakúpených komponentov a ich skladovacích miestach
Sklad často obsahuje zjavne nadmerné množstvo nakupovaných jednotiek materiálu a komponentov, je to spôsobené túžbou mať určitú bezpečnostnú zásobu, ktorá sa zvyčajne nekalkuluje analyticky, dôvody môžu byť aj v minimálnych zásobovacích množstvách, nekonzistentnej práci oddelenie logistických služieb, výroby a predaja. Zároveň pri urgentnej požiadavke na konkrétny produkt nemusí byť dostupný v požadovanom množstve, dochádza k núdzovému nákupu za premrštené ceny, nedodržujú sa termíny výroby a hrozí strata nielen aktuálnych ziskov, ale aj budúce - vo forme odmietnutia ďalších objednávok, straty zákazníkov, čo je v kríze neprijateľné.
Na vyriešenie úloh môžete sformulovať plán konkrétnych akcií:
3. Organizovanie cenovej kontroly dodávateľov, práca s dodávateľmi na konkurenčných princípoch
1. Vývoj systému riadenia objednávok, segmentácia položiek podľa typu riadenia objednávok
Všeobecný sortiment nakupovaných komponentov a materiálov možno rozdeliť do dvoch skupín podľa typu riadenia zákazky: podľa výrobných potrieb, podľa hodnoty bodu zákazky. Pomocou flexibilných mechanizmov plánovania, ktoré poskytuje 1C Manufacturing Enterprise Management 8, môžete znížiť náklady na zdroje na vytvorenie spoľahlivého plánu dodávok. Analyzujeme frekvenciu spotreby materiálov, pri často používaných materiáloch je optimálne nastaviť typ kontroly na mieste objednávky.
1C Manufacturing Enterprise Management 8 (1C UPP) vám umožňuje špecifikovať špecifické hodnoty pre bod objednávky a bezpečnostné zásoby pre každú položku:
klikni na zväčšenie
Nastavením týchto hodnôt riešime problémy so zaraďovaním podobných materiálov a komponentov do prevádzkového poriadku, znižujeme riziká ich absencie v prípade urgentnej potreby použitia, pričom stavy zásob sú vždy pod kontrolou.
2. Tvorba spoľahlivých plánov na nákup materiálov a komponentov súvisiacich s reálnymi výrobnými plánmi
Subsystém riadenia obstarávania, ktorý je súčasťou komplexného aplikačného riešenia 1C Manufacturing Enterprise Management, poskytuje bohaté možnosti na zostavovanie plánov obstarávania na ľubovoľné obdobie s rôznou mierou podrobnosti a tiež monitoruje realizáciu týchto plánov.
Koncept plánovania obstarávania, implementovaný v 1C UPP, možno znázorniť ako nasledujúci diagram:
Hlavný plán možno vypracovať kvantitatívne a/alebo nákladovo s rôznym stupňom podrobnosti – podľa produktu a jeho vlastností alebo podľa skupín produktov, ako aj s rôznou frekvenciou. Medzi ďalšie možnosti plánovania patrí detailovanie podľa oddelenia a projektu.
Systém 1C Manufacturing Enterprise Management 8 poskytuje mechanizmus na automatické generovanie plánov obstarávania na základe skutočných údajov, ktoré zahŕňajú:
- objednávky zákazníkov a interné objednávky;
- objemy nákupov a predajov za rovnaké obdobie;
- plány predaja;
- stav zásob.
Na porovnanie rôznych verzií plánov, ako aj na monitorovanie ich vykonávania sú k dispozícii špeciálne správy o analýze plánov a faktov:
klikni na zväčšenie
Pomocou tejto sady nástrojov sme schopní rýchlo namodelovať požadovaný plán obstarávania na základe predpokladaných dodacích podmienok a dostupnosti výrobných zákaziek. Získame skutočne požadované objemy pre konkrétny výrobný program, bez dohadovania na kávovej usadenine a bez kvantitatívneho prebytku.
3. Organizácia cenovej kontroly dodávateľov, práca na konkurenčných princípoch
Dynamicky sa meniaca ekonomická situácia počas krízy núti manažmenty výrobných podnikov neustále sledovať ceny dodávateľov a konkurentov. Cenový mechanizmus implementovaný v 1C Manufacturing Enterprise Management 8 vám umožní nielen ukladať a aktualizovať cenníky dodávateľov, ale aj vykonávať porovnávaciu analýzu cien rovnakých produktov.
Bez prácne náročných operácií je teda možné rozhodnúť o rozdelení objednávok na dodávku položiek podľa najvýhodnejších ponúk od dodávateľov.
4. Zabezpečenie dodávok včas
Po vytvorení hlavných plánov a vybraných optimálnych dodávateľov musíte získať kalendárny plán dodávky, čím sa zabezpečí maximálny rytmus výroby bez zvyšovania skladových zásob.
Hlavné plány sú špecifikované pomocou mechanizmu operatívneho plánovania obstarávania, ktorý umožní logistickej službe plánovať dodávky presne na daný deň a špecifické podmienky. Pri automatickom generovaní objednávok pre dodávateľov systém umožňuje zohľadniť zdroje a harmonogramy požiadaviek na suroviny a zásoby. Tým sa minimalizujú riziká a náklady pre rozsah dodávaných materiálov a komponentov, ktoré majú typ riadenia zákazky podľa dopytu.
A tiež brať do úvahy materiály v rezerve, likviditu skladových zásob a generovať rôzne analytické výkazy.
Pomocou nástrojov popísaných v odsekoch 1-4 je teda možné v rámci všeobecnej protikrízovej politiky spoločnosti riešiť problémy s minimalizáciou nákladov v oblasti zásobovania materiálom a minimalizovať riziká nedostupnosti materiálu. v sklade v čase jeho potreby.
Útvar logistiky je útvar, ktorého činnosť je zameraná na zabezpečenie potrebných zdrojov pre výrobu. Táto činnosť musí byť navyše vykonávaná od samého začiatku od vzniku takejto potreby zdrojov až po ich využitie pri výrobe produktov.
Definícia kľúčových pojmov
Oddelenie zásobovania pôsobí v rámci obchodnej činnosti podnikateľského subjektu, ktorá zahŕňa vykonávanie rôznych obchodných operácií súvisiacich so získavaním potrebných zdrojov a predajom vyrobených výrobkov. Optimálna organizácia tohto je do určitej miery určená úrovňou použitia finančných prostriedkov vo výrobe, rastom produktivity práce, znižovaním výrobných nákladov a zvyšovaním ziskovosti a zisku podniku. Rovnakú úlohu v riadení výroby zohráva oddelenie zásobovania materiálom.
Hlavným cieľom tejto divízie je priniesť konkrétne zdroje účastníkom výroby v požadovanom množstve a objeme, včas a s minimálnymi nákladmi.
Útvar zásobovania má cielený charakter, ktorý je daný jeho zameraním a účelom zabezpečenia chodu výrobného podniku. V prvom rade hovoríme o potrebách rôznych spotrebiteľov produktov, služieb alebo práce daného podnikateľského subjektu.
Oddelenie nákupu: jeho úloha a význam
Jeho úloha a význam sú nasledovné:
Činnosť tejto divízie predchádza výrobe a slúži nielen na podporu procesu, ale aj samostatne vytvára v určitom zmysle jeho cenu a;
Určuje a formuje tak hospodárske výsledky podnikateľského subjektu, ako aj potreby zdrojov a hotových výrobkov samotných spotrebiteľov;
Označenie finančných výsledkov výrobného podniku;
Ako druh činnosti podniku slúži ako hlavný zdroj jeho konkurencieschopnosti.
Významný podiel materiálových nákladov na celkových nákladoch (cca 60 %) potvrdzuje aj značný význam materiálno-technických dodávok.
Hlavné úlohy a funkcie oddelenia zásobovania
1. Zabezpečenie a následné udržiavanie optimálnej úrovne rezerv zdrojov, ktorá pomôže minimalizovať náklady spojené s ich obstaraním.
2. Zabezpečenie presného, rýchleho, komplexného a pomerne spoľahlivého dodania zdrojov spotrebiteľom (niekedy aj na pracovisko).
Úsek obstarávania plní funkcie: obchodno-technologické, ako aj pomocné a základné. Medzi hlavné funkcie patrí získavanie zdrojov a medzi pomocné funkcie patrí marketing a právna podpora.
Kategórie dodávateľov
V moderných veľkých spoločnostiach sú zamestnanci dodávateľského oddelenia rozdelení do niekoľkých kategórií. Je to spôsobené neustálym rastom objemov v podnikoch, čo znamená oddelenie funkcií plánovania, zásobovania a skladovania tovaru. S touto štruktúrou každá divízia vykonáva svoje vlastné funkcie a má špecifický smer. Koordináciu prác v rámci týchto stavebných celkov zabezpečujú dodávky.
Štruktúra zásobovacieho systému
V rámci tejto organizácie práce musí byť každé jednotlivé oddelenie zodpovedné za určitú skupinu tovarov s plnou kontrolou nad zásobovaním zdrojmi a ich skladovaním v skladoch.
Treba si uvedomiť, že štruktúra dodávateľského systému je hlavným nástrojom na dosiahnutie cieľov každého podnikateľského subjektu pôsobiaceho napríklad v oblasti obchodu. Preto je potrebné venovať veľkú pozornosť procesu štruktúrovania logistického oddelenia.
Oddelenie obstarávania je známe aj pod iným názvom - „oddelenie nákupu“. Toto rozdelenie sa tvorí v závislosti od počtu dodávateľov a sortimentu dovážaného tovaru. Do úvahy treba brať aj obrat produktu. V spoločnostiach v takýchto oddeleniach je často viac ako desať dodávateľov na zamestnanca. V zásade sú oblasti práce priradené v závislosti od druhov tovaru alebo skupín výrobkov. Bežní zamestnanci sledujú zásobovanie tovaru, včasnú platbu za jeho doručenie a plánujú aj následné nákupy. zásobovanie kontroluje realizáciu schválených, sleduje obrátkovosť tovaru, sleduje prácu manažérov a samozrejme zabezpečuje všeobecné riadenie. Medzi jeho zodpovednosti patrí zabezpečenie kontinuity a plánovaného dodania.
Prevádzka každého podniku závisí od dostupnosti surovín, tovaru a služieb, ktoré mu dodávajú iné organizácie. Aj najmenšia kancelária potrebuje na plnenie svojich funkcií priestor, teplo, svetlo, komunikačné a kancelárske vybavenie, nábytok a rôzne iné predmety. Žiadna organizácia, podnik alebo inštitúcia nie je sebestačná.
Riadenie nákupu je oblasť činnosti, prostredníctvom ktorej firma získava potrebné tovary a služby. Nákupný proces je organizované získavanie produktov na ďalšie spracovanie alebo ďalší predaj. Výrobky nakupované pre priemyselné podniky sú najmä materiálne zdroje potrebné na výrobu, resp obchodné spoločnosti– hotové výrobky na následný predaj.
Činnosti v oblasti organizácie a riadenia obstarávania sú zamerané na uspokojovanie potrieb podniku na suroviny, materiály, tovary a služby. Úlohou služby zásobovania podniku je zorganizovať príjem spoločnosti potrebnej kvality a množstva surovín, materiálov, tovarov a služieb v správnom čase, na správnom mieste, od spoľahlivého dodávateľa, ktorý si včas plní svoje záväzky. , s dobrým servisom (pred aj po predaji) a za priaznivú cenu.
Činnosti spojené s organizáciou a riadením obstarávania možno posudzovať z dvoch hľadísk – operatívne A strategické.
Operatívne zásobovanie– pravidelné operácie zamerané na predchádzanie nedostatku, nedostatku materiálnych zdrojov alebo hotových výrobkov. Nedostatok tovaru v požadovanom množstve a kvalite alebo jeho predčasné dodanie môže spôsobiť problém konečnému spotrebiteľovi produktu alebo služby a viesť k zvýšeniu nákladov.
Strategická stránka ponuky– samotný proces riadenia obstarávania, interakcia s externými dodávateľmi v súlade s potrebami a požiadavkami koncového spotrebiteľa, plánovanie a vývoj nákupných schém a metód. Koncepcia riadenia dodávok sa vzťahuje na plánovanie a kontrolu nad všetkými prichádzajúcimi materiálovými tokmi (materiálové zdroje a hotové výrobky) vstupujúce do spoločnosti.
Dodávka podniku zahŕňa tieto činnosti:
Plánovanie príjmu materiálových zdrojov a (alebo) hotových výrobkov;
Nadväzovanie obchodných vzťahov s dodávateľmi;
Organizácia dodávok;
Monitorovanie dodávky;
Akceptácia a kontrola kvality;
Likvidácia nevyzdvihnutých alebo nekvalitných zvyškov.
Náplň činnosti súvisiacej s obstarávaním zahŕňa všetky funkcie, ktorých výkon je nevyhnutný pre nepretržité poskytovanie spoločnosti. Medzi činnosti nákupného manažéra preto patrí riešenie nasledujúcich úloh:
Stanovenie potreby materiálnych zdrojov;
Vyhľadajte potenciálneho dodávateľa;
Posúdenie možnosti nákupu z viacerých alternatívnych zdrojov;
Výber spôsobu obstarávania;
Stanovenie prijateľnej ceny a dodacích podmienok;
Monitorovanie dodávky;
Hodnotenie produktov dodávateľa a kvality služieb dodávateľa.
Ak sa rozšíria funkcie zásobovania, budú zahŕňať kontrolu zásob, prepravu a prijímanie zakúpených produktov.
Určenie spôsobu obstarávania
Organizácia procesu zásobovania zahŕňa:
· vytvorenie procesnej infraštruktúry;
· Tvorba Organizačná štruktúra riadenie zásobovania.
Pozrime sa na každú z týchto zložiek.
1. Dodávateľská infraštruktúra zahŕňa divízie skladových a dopravných zariadení.
2. Základom pre určenie organizačnej štruktúry riadenia zásobovania by mali byť princípy, ktoré zabezpečujú všetky funkcie riadenia súboru oddelení. Ide predovšetkým o riadenie na nízkej úrovni, flexibilitu, efektívny systém komunikácie, princíp jednoty velenia a jasné vymedzenie funkcií.
Existujú 2 hlavné možnosti organizácie zásobovania, ktoré sa od seba zásadne líšia svojou schopnosťou implementovať systematický prístup k riadeniu materiálových tokov v procese zásobovania podniku surovinami:
· centralizované;
· decentralizované.
Ako presne je zásobovanie organizované, závisí od typu a veľkosti organizácie. V malej organizácii môže byť jeden zamestnanec zodpovedný za celý nákup. Stredne veľká organizácia môže mať oddelenie obsadené pracovníkmi nákupu, špeditérmi, skladníkmi atď. IN veľká organizácia obstarávanie môže zahŕňať stovky ľudí, ktorí koordinujú obrovské nákupy materiálov.
Ak organizácia pristupuje k procesu obstarávania z decentralizovanej pozície, potom zamestnanci oddelení vykonajú obstarávanie samostatne, každý pre svoje oddelenie (Príloha 1).
Výhody tohto prístupu:
1. používateľ pozná potreby oddelenia lepšie ako ktokoľvek iný;
2. schopnosť rýchlejšie uspokojovať potrebu materiálnych zdrojov.
Nevýhody decentralizovaného obstarávania:
1. pri riešení prevádzkových záležitostí si zamestnanci nemusia všimnúť trendy v zmenách v plánovaní organizácie ako celku;
2. nedostatočná odbornosť zamestnancov a problémy pri určovaní možností ponuky;
3. Žiadne oddelenie nemôže byť dostatočne veľké na to, aby vykonávalo funkčnú analýzu v oblastiach ako colníctvo, dopravné služby, skladovanie, riadenie zásob, analýza nákupu atď.
Ako vidíte, úlohy „čo kúpiť“ a „koľko kúpiť“ rozhoduje riaditeľstvo pre poskytovanie služieb. Vykonávajú sa tu aj práce na skladovaní nakúpených pracovných vecí.
Úlohy „od koho nakupovať“ a „za akých podmienok nakupovať“ rieši riaditeľstvo obstarávania. Vykonávajú sa tu aj vyššie uvedené zásobovacie práce, t.j. zmluvy a monitoruje sa ich plnenie. V dôsledku toho je funkcia riadenia materiálového toku v procese zásobovania podniku surovinami rozdelená medzi rôzne služby a jej efektívna implementácia je náročná.
Na vykonávanie centralizovaného nákupu sa zvyčajne organizuje jedno oddelenie obstarávania, ktoré sústreďuje všetky dodávateľské funkcie organizácie, čo umožňuje získať určité výhody:
1. konsolidácia všetkých nákupov podobných alebo podobných materiálov, čo umožňuje získať zľavy pri veľkých objednávkach;
2. koordinácia súvisiacich činností na zníženie nákladov na dopravu, skladovanie a údržbu;
3. odstránenie duplicitných operácií a nepotrebných techník;
4. mať jednotné kontaktné miesto s dodávateľmi a poskytovať im potrebné informácie a služby;
5. koncentrácia zodpovednosti za dodávku, ktorá uľahčuje vykonávanie riadiacej kontroly (príloha 2).
6. Táto možnosť zahŕňa koncentráciu všetkých funkcií zásobovania v jednej ruke. Táto štruktúra vytvára široké možnosti pre logistickú optimalizáciu materiálového toku vo fáze obstarávania pracovných položiek.
Pre správnu organizáciu zásobovacieho procesu v podniku je potrebné poznať metódy plánovania zásobovania, z ktorých si môžete vybrať konkrétnu metódu alebo skupinu metód pre implementáciu v podniku a efektívne využitie v budúcnosti.
Metódy plánovania dodávok v podniku zahŕňajú tieto hlavné systémy: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP atď.
MRP I („Plánovanie požiadaviek na materiál“) je systém pozostávajúci zo série logisticky súvisiacich postupov, pravidiel a požiadaviek, synchronizovaných v čase pre každú jednotku komponentov potrebných na splnenie výrobného plánu.
Ciele tohto systému:
· uspokojovanie potrieb materiálov, komponentov a komponentov pre plánovanie výroby;
· plánovanie výrobných operácií, harmonogramov dodávok, nákupných operácií.
Systém MRP I začína svoju prácu určením, koľko finálnych produktov je potrebné vyrobiť a v akom časovom rámci. Systém potom určí načasovanie a požadované množstvá materiálových zdrojov tak, aby vyhovovali potrebám výrobného plánu.
Na výstupe systém poskytuje súbor dokumentov vrátane schém dodávky materiálových zdrojov podľa oddelení, objemov a dodacích lehôt. Plánuje sa teda, že MRP I „tlačí“ materiálne zdroje naprieč oddeleniami.
MRP II („Plánovanie výrobných zdrojov“) je uzavretý systém týkajúci sa podrobného plánovania výroby, finančného plánovania materiálov a výrobných nákladov a modelovania postupu výroby. Tento systém sa od MRP I líši flexibilitou plánovania, poskytuje lepšiu organizáciu dodávok a lepšiu reakciu na zmeny dopytu. Dôležité miesto v MRP II zaujímajú bloky prognózovania dopytu, objednávania a riadenia zásob.
V dôsledku používania tohto systému sa znižujú materiálové zdroje v sklade, riešia sa problémy s optimalizáciou materiálových tokov a ďalšie pozitívne efekty.
JIT (koncept just-in-time) sa vyznačuje minimálnymi zásobami, krátkymi dodávateľskými reťazcami a nákupnými vzťahmi s malým počtom spoľahlivých dodávateľov a prepravcov.
CIM (koncept „počítačovej integrovanej výroby“) – zahŕňa integráciu všetkých subsystémov systému riadenia (riadenie zásob, projektovanie a príprava výroby, dopravné a skladové systémy atď.)
ERP (Enterprise Resource Planning) – zahŕňa pokročilé plánovanie a plánovanie, konečné plánovanie zdrojov, správu produktových dát atď. hlavnou úlohou ERP systémy – dosahujú optimalizáciu (časovo a zdrojovo) uvedených procesov.
Keď sa formuje a vyberá forma organizácie a plánovania zásobovania, vedenie podniku rozhoduje o výbere spôsobu obstarávania.
Výber spôsobu obstarávania závisí od:
· na zložitosť konečného produktu;
· o zložení komponentov a materiálov.
Môžete zvážiť najčastejšie používané metódy.
1. Nákup tovaru v jednej dávke. Metóda zahŕňa dodávanie tovaru vo veľkých množstvách naraz (hromadné nákupy).
Jeho výhody: jednoduchosť papierovania, garantovaná dodávka celej šarže, zvýšené obchodné zľavy.
Nevýhody: veľká potreba skladových priestorov, pomalší obrat kapitálu.
2. Pravidelné nákupy v malých množstvách. V tomto prípade si kupujúci objedná požadované množstvo tovaru, ktoré je mu dodávané v dávkach počas určitého obdobia.
Výhody sú nasledovné: kapitálový obrat sa zrýchľuje, pretože tovar sa platí pri prijímaní jednotlivých zásielok; dosiahne sa úspora úložného priestoru; Znižujú sa náklady na dokladovanie dodávky, keďže sa zadáva iba objednávka na celú dodávku.
Nevýhody: pravdepodobnosť objednania nadmerného množstva; nutnosť zaplatiť za celé množstvo uvedené v objednávke.
3. Denné (mesačné) nákupy podľa cenových ponúk. Tento spôsob nákupu je široko používaný tam, kde sa nakupuje lacný a rýchlo použitý tovar. Výpisy cenových ponúk sa zostavujú denne (mesačne) a obsahujú nasledujúce informácie:
· úplný zoznam tovar;
· množstvo tovaru na sklade;
· požadované množstvo tovaru.
Výhody: zrýchlenie obratu kapitálu; zníženie nákladov na skladovanie a skladovanie; včasnosť dodávok.
4. Príjem tovaru podľa potreby. Tento spôsob je podobný bežnému doručovaniu tovaru, má však tieto vlastnosti:
· množstvo nie je stanovené, ale určené približne;
· dodávatelia kontaktujú kupujúceho pred dokončením každej objednávky;
· platí sa len za dodané množstvo tovaru;
· po uplynutí platnosti zmluvy nie je zákazník povinný prevziať a zaplatiť za tovar, ktorý má byť ešte dodaný.
Výhody: žiadny pevný záväzok na nákup určitého množstva; zrýchlenie obratu kapitálu; minimálne papierovanie.
5. Nákup tovaru s okamžitým doručením. Rozsahom použitia tejto metódy je nákup málo používaného tovaru, keď ho nie je možné získať podľa potreby. Tovar sa objednáva vtedy, keď je potrebný a odosiela sa zo skladov dodávateľov.
Nevýhoda tejto metódy? vo zvyšovaní nákladov spojených s potrebou podrobnej dokumentácie ku každej zákazke, fragmentáciou zákaziek a viacerými dodávateľmi.
Organizácia a plánovanie dodávok, ako aj výber spôsobu obstarávania nie sú možné bez sprievodu informačnú podporu obstarávacej činnosti podniku.