Što je elektroničko upravljanje dokumentima? Potpuna definicija pojma, funkcija, prednosti i mana elektroničkog upravljanja dokumentima. Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima – što je to i zašto je potreban? Suvremeni protok dokumenata

Naše je društvo tek na putu uvođenja elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima posvuda u svim poduzećima.

To je zato što većina poduzeća to još uvijek ne može učiniti iz jednostavnog razloga - nedostatka iskustva u korištenju elektroničke dokumentacije.

EDMS Docsvision

EDMS Docsvision kao alat za automatizaciju procesa izvan protoka dokumenata

ELMA

ELMA EDMS implementiran je u sklopu nekoliko paketa ECM+, Projekti+, ELMA CRM+ koji se biraju prema zahtjevima korisnika. Postoji čak i paket s KPI-jevima.

Osobitost sučelja je njegova prilagodba ulozi korisnika pomoću ugrađenih alata za dizajn.

Implementira ubrzani pristup referentnim podacima i automatizaciju niza procesa, posebice obrade dokumentacije iz različitih izvora.

Što se tiče pretraživanja podataka, postoji procedura pretraživanja po detaljima. Rezultat pretraživanja može se generirati u izvješće, a predlošci se mogu generirati iz upita za pretraživanje.

Za rad s napajanjem dodijeljen je poseban podsustav koji vam omogućuje planiranje zamjene, konfiguriranje zadataka, upravljanje i modeliranje napajanja.

Sigurnosni blok podržava brojne metode autorizacije i jasno omeđuje korisnička prava prema vrsti pristupa objektima.

Dodatno se koristi digitalni potpis, a broj aktivnih korisnika može se odrediti programski.

Ovaj EDMS ima i nedostatke. Na primjer, nema lokalne pošte. Postoje ograničenja u izradi i dodjeli zadataka, a registracija iz uredskih aplikacija nije implementirana.

Osim toga, nema ugrađenih alata za pregled privitaka, rade se samo standardni upiti, a nema automatske pretrage duplikata.

Koje probleme rješava 1C: Protok dokumenata 8

Koje probleme rješava 1C: Protok dokumenata 8: uredski rad; pohranjivanje i pronalaženje informacija; Poslovni procesi; usmjeravanje dokumenata; obračun radnog vremena.

Rad s dokumentacijom zauzima najveći dio vremena i resursa svake organizacije, jer papiri prate sve faze poslovanja. Pojednostavljenje procesa protoka dokumenata odmah dramatično povećava učinkovitost upravljanja i računovodstva, nedostaci u sustavu protoka dokumenata stvaraju mnoge probleme poslovanju.

Automatizacija je zahvatila i ovu stranu poduzetništva.

  • Razmotrimo značajke stvaranja i funkcioniranja jedinstvenog organizacijskog sustava u poduzeću koji osigurava kretanje dokumenata u elektroničkom obliku,
  • razgovarat ćemo o tome kako odabrati najprikladniji sustav,
  • Upoznajmo se s najpopularnijim EDMS-om.

Bit EDMS sustava

Protok dokumenata– pojam koji označava sve procese u poduzeću vezane uz evidentiranje raznih akata u obliku dokumentacije:

  • originalno pismo ili potvrda o primitku;
  • registracija;
  • osiguravanje izvršenja odgovarajućih radnji prema dokumentu;
  • kontrola nad izvršenjem;
  • računovodstvo;
  • arhiviranje;
  • skladištenje;
  • ponovno korištenje;
  • upit;
  • bilten.

REFERENCA! Tijek dokumenata uključuje i proces organiziranja svih gore navedenih aktivnosti. Važno je razlikovati protok dokumenata od uredskog rada: potonji pojam je širi, odnosi se na cjelokupnu poslovnu industriju vezanu uz dokumentaciju, a uključuje i prvi.

Dugo se vrijeme dokumentacijski proces odvijao isključivo u papirnatom obliku, no suvremene tehnologije omogućuju automatizaciju ovog sustava i prelazak na potpuno bezpapirnu verziju ili značajno smanjenje protoka papirnate dokumentacije.

Postoji nekoliko opcija za imenovanje takvog automatiziranog elektroničkog sustava za rad s dokumentacijom:

  • EDMS – elektronički sustav za upravljanje dokumentima;
  • EDDD – sustav za elektroničko upravljanje dokumentima i uredskim poslovanjem;
  • SAD – sustav uredske automatizacije;
  • EDMS – elektronički sustav za upravljanje dokumentima;
  • SADO je sustav za automatizaciju dokumenata.

Najčešće korištena kratica je SED.

Obvezna komponenta EDS-a je uporaba Elektronički potpis– identifikator elektroničkog dokumenta koji jamči njegovu vjerodostojnost (igra ulogu osobne vize na papirnatom dokumentu).

Prednosti implementacije EDMS-a

Najočitija prednost korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima u poduzeću je mogućnost sretnog izbjegavanja mnogih problema koji su gotovo neizbježni s tradicionalnim papirnatim oblikom uredskog rada. To uključuje:

  • pogreške uzrokovane ljudskim faktorom;
  • gubitak potrebnog dokumenta;
  • vrijeme potrošeno na traženje traženog papira;
  • problemi sa slanjem, dostavom i primanjem dokumentacije;
  • poteškoće pri izradi duplikata;
  • dodatne radnje vezane uz pohranjivanje, arhiviranje i uništavanje akumuliranih papira;
  • troškovi za uredski materijal;
  • niži stupanj sigurnosti od krivotvorina i moguće štete i tako dalje.

Pozitivne osobine EDMS-a, koje dramatično utječu na učinkovitost poslovnih procesa, proizlaze iz principa korištenja ovog sustava.

  1. Nedvosmislena identifikacija– u elektroničkom obliku dokument se registrira jednom, nakon čega se lako automatski identificira.
  2. Paralelne operacije– u elektroničkom obliku možete komunicirati s nekoliko dokumenata gotovo istovremeno, što povećava učinkovitost i smanjuje vremenske troškove.
  3. Jedinstvo dokumentarne baze– svi dokumenti su sastavljeni u konzistentan sustav, zbog čega se ne umnožavaju niti gube.
  4. Jednostavno pretraživanje– automatski sustav identifikacije omogućuje brzo pronalaženje potreban dokument na temelju minimuma početnih podataka.
  5. Mogućnost pričvršćivanja- na bilo koji dokument u u elektroničkom obliku možete priložiti jednu ili više datoteka, što vam omogućuje da joj dodate potrebne aplikacije i atribute.
  6. Napredno izvješćivanje– elektronički obrazac omogućuje grupiranje dokumenata prema potrebnim osnovama, što vam omogućuje kontrolu svih faza kretanja dokumentacije i osiguranje potpunog i pouzdanog računovodstva potrebnih čimbenika.
  7. Fleksibilna prilagodba– upravljanje elektroničkim dokumentima lako se brzo prilagođava svim proizvodnim potrebama.

BILJEŠKA! Kako bi se osigurale sve navedene prednosti EDMS-a, osoblje koje radi s dokumentacijom morat će se prekvalificirati i naučiti nove vještine.

Koje su vrste EDMS-a?

Softverski proizvod dizajniran za izvršavanje funkcija automatizacije dokumenata razlikuje se po skupu funkcija koje su u njemu uključene.

  1. Univerzalni EDMS(također se nazivaju “package” ili “boxed” - standardizirani sustavi koji pružaju osnovne funkcije upravljanja uredom. Njihove karakteristične značajke:
    • relativno mala funkcionalnost;
    • neprilagođenost specifičnostima poduzeća;
    • pristupačnost i jednostavnost instalacije i implementacije;
    • one najjeftinije.

    2. PAŽNJA! Prilikom implementacije univerzalnog EDMS-a u poduzeću, poslodavac će morati kupiti licencu za nova radna mjesta koja se uvode.

  2. Prilagođeni EDMS– sustavi proizvedeni posebno za potrebe određenog kupca. Ove proizvode karakterizira:
    • maksimalna personifikacija;
    • dodatni troškovi za prekvalifikaciju zaposlenika i kupnju opreme;
    • visoka cijena;
    • zahtijeva više vremena za razvoj, instalaciju i implementaciju.
  3. Kombinirani EDMS– dodaju se dodatni pojedinačni dodaci na temelju univerzalne platforme. Instaliranje takvog sustava omogućuje vam rješavanje sljedećih problema:
    • potpuno prilagođen potrebama organizacije;
    • troškovi razvoja, instalacije i puštanja u rad su smanjeni;
    • osnovni moduli omogućuju vam brzo svladavanje sustava i obuku osoblja;
    • može komunicirati s drugim softverskim proizvodima;
    • kupac dobiva puna prava na softverski proizvod.

Ovisno o konfiguraciji, mogućnosti pojedinog EDMS-a omogućuju automatizaciju različitih područja proizvodnih aktivnosti, koja se mogu kombinirati na različite načine:

  1. Uredski posao.
  2. Opći promet dokumenata.
  3. Upravljanje ugovorima.
  4. Arhiviranje.
  5. Upravljanje projektima.
  6. Posebna dokumentacija.
  7. Interakcija s ulaznom dokumentacijom.

Kako odabrati odgovarajući EDMS

Da biste odabrali najbolju opciju za automatizaciju protoka dokumenata u organizaciji iz prilično širokog spektra opcija dostupnih na tržištu, morate znati na koje parametre trebate obratiti pozornost.

Ključni čimbenici pri odabiru su sljedeće karakteristične točke za organizaciju:

  • spremnost na zamjenu papirnate dokumentacije elektroničkom („zrelost“ protoka dokumenata);
  • ciljevi implementacije EDMS;
  • mogućnost daljnjeg razvoja;
  • sredstva dodijeljena za provedbu (vrijeme i novac).

Pogledajmo detaljnije svaki faktor:

  1. Zrelost protoka izvornih dokumenata.Što je bolje organiziran protok papirnih dokumenata u poduzeću, to je lakše implementirati EDMS, jer će odmah otkloniti sve poteškoće, a zauzvrat dati prednosti učinkovitijeg uredskog rada. Za instalaciju sustava i obuku osoblja bit će potrebni relativno mali vremenski i financijski troškovi. Na nižim razinama upravljanja dokumentima najprije ćete se morati potruditi formalizirati osnovne procese dokumenata, a zatim ih prebaciti u elektronički oblik.
  2. Ciljevi provedbe. Izbor je određen skupom funkcija koje će pružiti jedan ili drugi EDMS. U svakom konkretnom slučaju menadžment će odlučiti hoće li biti dovoljne osnovne karakteristike ili je potrebna personalizacija.
  3. Rezerve. Kada je automatizacija potrebna za već formalizirane procese, velika je vjerojatnost njihove specifičnosti. Razvoj organizacije uključuje i promjene u protoku dokumenata, za što bi sustav potencijalno trebao biti sposoban. Stoga, uz predviđene razvojne rezerve, implementirani EDMS treba biti što fleksibilniji.
  4. Resursi. Trošak, izražen u vremenu i novcu, u konačnici je komponenta ulaganja. Stoga morate uzeti u obzir ne samo cijenu softvera i njegove instalacije, već i koliko će koštati posjedovanje ovog sustava. Dodatni troškovi mogu uključivati ​​sredstva za "nadogradnju" već funkcionalnog EDMS-a, prekvalifikaciju zaposlenika itd.

Kratak pregled nekoliko popularnih EDMS

Na modernom ruskom tržištu danas se koristi oko 20 različitih EDS-a. Analizirajmo najčešće korištene od njih, koje su se uspješno dokazale u povećanju učinkovitosti upravljanja poduzećem.

  1. "Praksa". Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija uvelo je 2012. ovaj sustav kao glavni za protok dokumenata, ima oko 4 tisuće klijenata. Sustav koristi većina vladine agencije Moskva. Ovaj program se može koristiti u oblaku ili poslužiteljskoj verziji. Trošak pretplate za organizaciju je relativno nizak, dodatno se plaća za svakog dodatnog korisnika.
  2. "Naumen DMS"– razvoj temeljen na NauDocu (u nedavnoj prošlosti jedan od najpopularnijih EDMS), ali u poboljšanoj i proširenoj verziji. Dio je šireg sustava upravljanja poslovnim procesima.
  3. "Directum"– sustav koji naglašava načela kolektivne interakcije. Sadrži prikladne mehanizme za stvaranje baza podataka dokumentacije, organiziranje konferencija, intervjua, sastanaka itd.
  4. "CompanyMedia"– naprotiv, pruža maksimalnu personalizaciju. Uz pomoć ovog EDMS-a lako je kreirati osobna radna mjesta i osigurati njihovo funkcioniranje.
  5. "Slučaj" je vodeći proizvod, koji zauzima gotovo polovicu EDMS tržišta u Ruskoj Federaciji, a koriste ga Središnja banka, Sberbank, Rostelecom i druge velike organizacije.

Osnovni pojmovi upravljanja elektroničkim dokumentima

Temeljna načela upravljanja elektroničkim dokumentima

  • Jedinstvena registracija dokumenta, koja vam omogućuje jedinstvenu identifikaciju dokumenta u bilo kojoj instalaciji ovog sustava.
  • Mogućnost paralelnog izvođenja operacija, što omogućuje smanjenje vremena kretanja dokumenata i povećanje učinkovitosti njihovog izvršenja.
  • Kontinuitet kretanja dokumenta, koji omogućuje identifikaciju osobe odgovorne za izvršenje dokumenta (zadatka) u svakom trenutku u životu dokumenta (procesa).
  • Jedinstvena (ili koordinirana distribuirana) baza podataka o dokumentima, koja eliminira mogućnost umnožavanja dokumenata.
  • Učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji vam omogućuje da pronađete dokument s minimalnim informacijama o njemu.
  • Razvijen sustav izvještavanja za različite statuse i atribute dokumenata, koji vam omogućuje kontrolu kretanja dokumenata kroz procese protoka dokumenata i donošenje upravljačkih odluka na temelju podataka iz izvješća.

Ruski elektronički sustavi za upravljanje dokumentima

Vlasnički EDMS

EDMS plaćen iz proračuna

  • EDMS za organizacije koje sudjeluju u proračunskom procesu osigurava Savezna riznica

EDMS koji se plaća

vidi također

Linkovi

  • Samo o elektroničkom upravljanju dokumentima, poslovnim procesima i interakciji. blogovi. Rasprave.
  • Odabir sustava automatizacije upravljanja poduzećem prema kriterijima

Zaklada Wikimedia. 2010.

Pogledajte što je "EDS" u drugim rječnicima:

    EDMS- Tehnički sustav upravljanja elektroničkim dokumentima EDMS. EDMS sažetak ekonomski odjel financija. EDMS sustav "elektroničke demokracije" http://e democratia.ru/ ...

    EDMS UD- elektroničko upravljanje dokumentima i sustav upravljanja tehničkom interakcijom. Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Primjer korištenja Directum EDMS... Rječnik kratica i kratica

    Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima je automatizirani višekorisnički sustav koji prati proces upravljanja radom organizacije kako bi se osiguralo obavljanje njezinih funkcija. Rječnik poslovnih pojmova. Akademik.ru. 2001... Rječnik poslovnih pojmova

    SED GO UR- Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima državnih tijela države Udmurtska Republika, Udmurtia Izvor: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Rječnik kratica i kratica

    EDMS PD- sustav upravljanja elektroničkim dokumentima financijske primarne knjigovodstvene dokumentacije. Izvor: http://mskit.ru/news/n57353/ … Rječnik kratica i kratica

    EDMS Chancellor Tip Sustav za automatizaciju protoka dokumenata, EDMS Developer IBA, Minsk Web stranica www.kancler.by www.iba.by Ovaj izraz ima druga značenja, pogledajte Chancellor. Kancelar ... Wikipedia

    SEDO- EDMS EDMS elektronički sustav za upravljanje dokumentima... Rječnik kratica i kratica

    - – elektronički sustav za upravljanje dokumentima koji su razvili stručnjaci ukrajinske tvrtke "Bankomsvyaz", a koji je dizajniran za izgradnju potpunog sustava za upravljanje poslovnim procesima obrade dokumenata i praćenje njihove provedbe. JSC... ... Wikipedia

    Tip EDMS, korporativni informacijski sustav Developed by JSC Industrial Information Systems Napisano u... Wikipedia

    LanDocs je softverska platforma za izgradnju korporativnog upravljanja sadržajem i sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (ECM/EDMS). Vlastiti razvoj tvrtke LANIT. LanDocs Type ECM, Sustav automatizacije protoka dokumenata, EDMS Developer... ... Wikipedia

knjige

  • Suvremene tehnologije uredskog rada i protoka dokumenata br. 9 (45) 2014., Odsutan. " Moderne tehnologije administrativni poslovi i dokumentotok“ - časopis za voditelje administrativnih odjela. Naučit ćete kako učinkovito implementirati i optimizirati elektroničke…

U suvremenim uvjetima poslovanja učinkovitost poslovanja uvelike ovisi o učinkovitosti i brzini upravljanja informacijama. Pouzdana pohrana informacija i jednostavan pristup za one kojima su potrebne ključ je uspješne suradnje. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima omogućuju rješavanje ovog problema, značajno povećavajući učinkovitost i kvalitetu zajedničkih aktivnosti zaposlenika.

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima(Electronic Document Management System) međusobno su povezani organizacijski, tehnički i programski sustav za upravljanje različitim vrstama dokumenata i informacija. Ovi sustavi vam omogućuju upravljanje dokumentima u cijelosti životni ciklus: od stvaranja do njihovog uništenja.

Upravljanje dokumentacijom, informacijama, raznim vrstama podataka i zapisa jedan je od složenih procesa u radu organizacije. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima omogućuju automatizaciju ovog procesa. Automatizacija procesa protoka dokumenata pomaže organizaciji da značajno poveća brzinu rada, smanji gubitke povezane s razmjenom informacija i poboljša kvalitetu sustava upravljanja u cjelini.

Prednosti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima

Zaposlenici bilo koje organizacije prisiljeni su potrošiti mnogo vremena na traženje i obradu potrebnih dokumenata i informacija. U pravilu se količina takvih informacija svakim danom samo povećava. Ručno pretraživanje i obrada dokumenata postaje izvor mnogih problema u organizaciji. Korištenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima značajno utječe na kvalitetu rada. Ovi sustavi nude brojne prednosti u odnosu na ručnu obradu.

Glavne prednosti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima uključuju:

  • smanjenje vremena za pristup informacijama– elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje izbjegavanje papirnatog kretanja dokumenata. Bilo koji dokument može se poslati e-poštom ili putem komunikacijskih sredstava sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.
  • smanjenje umnožavanja dokumenata i informacija– u sustavu za elektroničko upravljanje dokumentima jedan primjerak dokumenta može biti dostupan svim ovlaštenim korisnicima, uključujući i korisnike izvan organizacije.
  • pojednostavljivanje pristupa podacima– elektronički sustavi za upravljanje dokumentima omogućuju pristup potrebnim podacima putem alata za pretraživanje i izvoz podataka izravno iz poslovnih sustava (kao što su CRM ili ERP sustavi).
  • optimizacija pohrane dokumenata i podataka– jedno pohranjivanje podataka smanjuje potrebu za pohranjivanjem više kopija dokumenata. Alati za pristup dokumentima i indeksiranje koji koriste elektroničke sustave za upravljanje dokumentima omogućuju korisnicima trenutačni pristup potrebnim dokumentima i drugim informacijama.
  • automatizacija poslovnih procesa– elektronički sustavi za upravljanje dokumentima zahtijevaju implementaciju zadanog procesa obrade dokumenata. Na temelju radnji s dokumentima mogu se automatski ažurirati poslovne aplikacije, kreirati novi dokumenti te uspostaviti komunikacija s internim i eksternim korisnicima.
  • poboljšanje kvalitete usluge kupcima c – zahvaljujući brzom pristupu potrebnim informacijama, klijenti mogu brzo dobiti odgovore na svoje upite.
  • poboljšanje discipline i kvalitete rada– sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima postavljaju stroga pravila i radne procedure za zaposlenike. Sustav neće dopustiti zaposlenicima kršenje ovih pravila. Svi dokumenti su pohranjeni u sustavu, imaju potrebnu identifikaciju i redoslijed kretanja. Zaposlenici neće moći promijeniti stanje dokumenta bez izvođenja navedenih radnji.
  • ponovna uporaba informacija– zbog elektroničke obrade i pohrane informacija postaje moguće opetovano korištenje podataka unijeti u sustav. Na primjer, prilikom ispunjavanja standardnih obrazaca ili sastavljanja izvješća.
  • poboljšanje kvalitete podataka– u sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima mnogi se obrasci i dokumenti popunjavaju automatski, čime se smanjuje rizik od pogrešaka. Osim toga, time se smanjuje broj ponovljenih provjera i prilagodbi dokumenata.
  • povećanje sigurnosti dokumenata i informacija– pomoću sredstava kontrole pristupa možete strogo kontrolirati pristup zaposlenika informacijama i dokumentima. Posjedovanje jedinstvene baze podataka omogućuje vam arhiviranje i vraćanje informacija u kratkom vremenskom razdoblju.

Struktura sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima može se razmatrati sa stajališta programskog i hardverskog kompleksa i sa stajališta funkcija koje se obavljaju.

S gledišta hardverskog i softverskog kompleksa, elektronički sustav za upravljanje dokumentima sastoji se od skupa hardverskih i softverskih komponenti: poslužitelja, radnih stanica, softvera, mrežne opreme, dodatne opreme dizajnirane za obavljanje specifičnih funkcija sustava.

Poslužitelj je dizajniran za obavljanje potrebnih operacija s dokumentima i informacijama. Poslužitelj može biti namjenski ili virtualni, ovisno o pružatelju sustava i korištenim operativnim tehnologijama. Također, poslužitelj može ugostiti bazu podataka sustava za upravljanje dokumentima.

Radne stanice omogućuju interakciju korisnika sa sustavom za upravljanje dokumentima. Svaka radna stanica ima vlastiti skup funkcija za upravljanje dokumentima i podacima.

Softver implementira potreban skup radnji za upravljanje dokumentima i temelj je sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Programska oprema sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u pravilu uključuje funkcionalni dio, administrativni dio i dio sučelja. Funkcionalni dio namijenjen je upravljanju i obradi informacija. Administrativni dio pruža potrebne postavke sustava. Dio sučelja predstavlja informacije i podatke u obliku dostupnom krajnjim korisnicima.

Dodatna oprema potrebnih za implementaciju različitih specifičnih funkcija sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima. Takva oprema može uključivati ​​uređaje za unos i izlaz informacija, sustave za šifriranje i šifriranje informacija itd.

Mrežna oprema nužna je za suradnju korisnika sustava i interakciju različitih komponenti sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

U pogledu funkcija koje se obavljaju, struktura sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima uključuje module koji provode sljedeće radnje: unos podataka, indeksiranje, obrada dokumenata, kontrola pristupa, usmjeravanje dokumenata, integracija sustava, pohrana.


  • modul za unos podataka potrebne za unos početnih informacija u sustav za elektroničko upravljanje dokumentima. Ove informacije mogu doći iz različitih izvora: papirnati dokumenti, skeneri, pošta, online obrasci itd. Ovaj modul osigurava zaprimanje i početnu obradu podataka.
  • modul za indeksiranje. Omogućuje registraciju i sistematizaciju podataka. Uz njegovu pomoć sustav za elektroničko upravljanje dokumentima može organizirati pohranjivanje i pronalaženje potrebnih dokumenata u skladu s potrebama korisnika.
  • modul za obradu dokumenata. Nakon unosa podataka u sustav potrebno ih je obraditi i pohraniti za daljnji rad. Ovaj modul osigurava distribuciju informacija i dokumenata prema određenim pravilima.
  • modul kontrole pristupa. Ovaj modul osigurava distribuciju informacija i dokumenata među korisnicima. Svaki korisnik sustava može raditi samo s onim skupom dokumenata koji su mu potrebni.
  • modul za usmjeravanje potrebne za organizaciju rada s dokumentima. Ovaj modul specificira pravila kretanja i obrade dokumenata. Da biste kreirali rute protoka dokumenata, prvo morate definirati procese protoka dokumenata.
  • modul za integraciju sustava. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima u pravilu rade zajedno s drugim sustavima upravljanja (na primjer, CRM, ERP, OLAP sustavi). Modul za integraciju sustava osigurava prijenos podataka između takvih sustava.
  • modul za pohranu dokumenata i podataka. Ovaj modul implementira funkcije baze podataka dokumenata. Ovaj modul omogućuje pohranu, arhiviranje, oporavak i sigurnosno kopiranje dokumenata.

Vrste sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima mogu se razlikovati prema vrsti tehnologija koje se koriste, stupnju integracije i opsegu primjene.

Ovisno o korištenim operativnim tehnologijama, mogu se razlikovati četiri vrste sustava za elektroničko upravljanje dokumentima:

  • sustavi klijent-poslužitelj. U ovom tipu sustava glavni moduli za upravljanje dokumentacijom i podacima nalaze se na namjenskom poslužitelju. Klijentski dio je sučelje za interakciju korisnika sa sustavom. Prednost ovog tipa sustava je njegova brzina i pouzdanost.
  • sustavi baza podataka. Ovi sustavi obično su integrirani s bazama podataka kao što su SQL ili Oracle. Sve informacije pohranjuju se u tim bazama podataka. Za obradu informacija koriste se zasebni moduli. Prednost takvih sustava je mogućnost pohranjivanja velike količine informacija.
  • sustavi temeljeni na web tehnologijama. Ovi sustavi omogućuju rad temeljen na udaljenom pristupu poslužitelju. Prednost ove tehnologije je mogućnost eliminacije klijentskih aplikacija. Pristup sustavu za upravljanje dokumentima s korisničkih radnih stanica može se ostvariti putem web preglednika.
  • sustavi temeljeni na cloud tehnologijama. Ovi sustavi su u biti slični sustavima s web tehnologijama. Jedina razlika je u tome što se kao poslužitelj sustava za elektroničko upravljanje dokumentima koristi poslužitelj hosting providera.

Ovisno o stupnju integracije, elektronički sustavi za upravljanje dokumentima mogu se podijeliti na sljedeće vrste:

  • univerzalni elektronički sustavi za upravljanje dokumentima(EDMS sustavi). To su neovisni sustavi za upravljanje dokumentima u potpunosti dizajnirani za automatizaciju procesa upravljanja dokumentima. U pravilu, takvi sustavi koriste tehnologiju klijent-poslužitelj.
  • sustavi upravljanja grupnim radom. Ovi sustavi omogućuju distribuirani rad s dokumentima i podacima za grupu korisnika. Njihova glavna svrha je osigurati suradnju. Stoga sustavi za upravljanje grupnim radom imaju znatno manje funkcionalnosti od EDMS sustava.
  • uključeni ugrađeni moduli informacijski sustavi upravljanje. Svi ERP sustavi imaju takve module. Ovi moduli također imaju ograničenu funkcionalnost (u usporedbi s EDMS sustavima) te u pravilu ERP sustavi ne rade bez implementacije osnovne funkcionalnosti.

Još jedno područje u kojem se mogu strukturirati sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima je opseg primjene. Postoje elektronički sustavi za upravljanje dokumentima koji su usmjereni na posebne vrste dokumentacije ili područja djelovanja. Na primjer, PDM sustavi, sustavi za podršku razvoju softvera, sustavi tipa HelpDesk, sustavi za podršku medicinskoj dokumentaciji itd.

Implementacija sustava elektroničkog upravljanja dokumentima uključuje nekoliko faza koje organizacija mora proći samostalno, bez obzira na sudjelovanje dobavljača sustava. Ove faze uključuju skup logično povezanih radnji i aktivnosti koje će omogućiti organizaciji da ocijeni projekt u cjelini i povećati vjerojatnost uspješnog završetka projekta.

Opći dijagram faza implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima prikazan je na slici.

Glavne faze implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima uključuju:

Faza 1: Definirajte osnovne procese i postupke.

Svrha ove faze je jasno definirati sastav postojećih procesa protoka dokumenata i postupaka obrade dokumentacije. Za to je potrebno provesti detaljnu analizu postojećih procesa i procedura.

Tijekom ove faze potrebno je:

  • definirati procese najviše razine;
  • odrediti detaljan sastav procesa;
  • odrediti poslovne ciljeve za procese protoka dokumenata;
  • Definirajte tehničke ciljeve za procese protoka dokumenata.

Faza 2. Određivanje zahtjeva za procese tijeka dokumenata.

U ovoj fazi utvrđuje se koje promjene je potrebno napraviti u procesima protoka dokumenata kako bi radili učinkovito i mogli se automatizirati.

U ovoj fazi potrebno je:

  • provesti tehnološku procjenu procesa protoka dokumenata;
  • odrediti poslovne zahtjeve za procese;
  • pripremiti mape procesa “kako treba”;
  • uspostaviti mjerljive karakteristike procesa;
  • formulirati tehničke zahtjeve za procese protoka dokumenata i pripremiti tehničke specifikacije.

Primjeri dokumenata:

Mapa procesa "Incoming Correspondence Management" predstavlja jedan od podprocesa upravljanja dokumentima.

Upravljanje ulaznom korespondencijom uređuje postupak prihvaćanja, provjere, evidentiranja i upravljanja ulaznom dokumentacijom organizacije. Mapa procesa detaljno opisuje redoslijed radnji zaposlenika pri radu s ulaznom dokumentacijom. Odredbe ove mape procesa mogu se koristiti za razvoj usmjeravanja dokumenata tijekom implementacije sustava upravljanja elektroničkim dokumentima organizacije.

Mapa procesa upravljanja odlaznom korespondencijom dio je procesa upravljanja dokumentima.

Upravljanje odlaznom korespondencijom regulira postupke zaposlenika prilikom pripreme i slanja dokumenata vanjskim primateljima. Mapa procesa detaljno opisuje rad zaposlenika u vođenju odlazne korespondencije. Odredbe ove mape procesa mogu se koristiti za razvoj usmjeravanja dokumenata tijekom implementacije sustava upravljanja elektroničkim dokumentima organizacije.

Dokument ima 9 stranica.

Tehnička specifikacija za podsustav Tijek dokumenata primjer je Tehničke specifikacije za automatizaciju upravljanja procesom tijeka dokumenata.

Ovaj dokument je primjer stvarnog Projektnog zadatka, na temelju kojeg je odabran i implementiran sustav automatizacije dokumenata za industrijsko poduzeće.

Dokument ima 17 stranica. Format dokumenta - Microsoft Word 2002. Kompatibilan sa svim verzijama MS Worda. Dokument je moguće uređivati ​​i mijenjati.

Faza 3. Formiranje kriterija za odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Na temelju podataka iz prve i druge faze potrebno je formulirati skup kriterija za odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Kriteriji za odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima uvelike će odrediti opseg daljnjeg rada i postupak organizacije interakcije s dobavljačem sustava.

U ovoj fazi potrebno je:

  • klasificirati postojeće dokumente prema vrsti;
  • provesti procjenu postojećih obrazaca dokumenata;
  • odrediti sastav podataka koji će se prenositi u elektronički oblik;
  • odrediti zahtjeve korisničkog sučelja;
  • stvoriti skup kriterija za odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Faza 4. Odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Ova faza omogućava organizaciji da odredi glavne tehnologije na kojima će funkcionirati sustav elektroničkog upravljanja dokumentima, odabere odgovarajući sustav i odredi pružatelja usluga za implementaciju sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

U ovoj fazi potrebno je:

  • odrediti sastav funkcija sustava za upravljanje dokumentima;
  • odrediti vrstu sustava za upravljanje dokumentima koji najbolje odgovara potrebama organizacije;
  • izraditi popis mogućih dobavljača sustava za elektroničko upravljanje dokumentima;
  • odabrati pružatelja sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima.

Faza 5. Upravljanje projektom implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Nakon odabira dobavljača sustava za elektroničko upravljanje dokumentima potrebno je izraditi plan implementacije. Ova faza može potrajati dosta vremena, ali vrijeme planiranja pomoći će značajno smanjiti vrijeme potrebno za implementaciju sustava. Plan se može razviti zajedno s pružateljem usluga.

Plan upravljanja projektom trebao bi uključivati ​​sljedeće aktivnosti:

  • projektiranje funkcionalnosti sustava;
  • implementacija sustava;
  • testiranje i ocjena rada sustava;
  • probni rad sustava;
  • modifikacija i konfiguracija sustava.

Faza 6. Dokumentiranje sustava.

Ova faza se može izvoditi paralelno s prethodnom fazom. Svrha ove faze je kreiranje određenih organizacijskih pravila koja će osigurati stabilan rad sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

U ovoj fazi potrebno je:

  • provoditi obuku osoblja;
  • razviti postupke i propise za interakciju s korisnicima;
  • izraditi priručnike za rad sa sustavom.

Kriteriji za odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima

Kriteriji za odabir sustava za elektroničko upravljanje dokumentima uvelike ovise o potrebama i mogućnostima organizacije. Detaljan sastav kriterija treba odrediti izravno na temelju poslovnih ciljeva i tehničkih ciljeva procesa tijeka dokumenata.

Osim detaljnih kriterija, organizacija mora koristiti i generalizirane kriterije koji se odnose na vrste sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima i tehnologije koje se koriste.

Ovi opći kriteriji uključuju:

  • “zrelosti” sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Potrebno je procijeniti stupanj "zrelosti" odabranog sustava. Takva će procjena omogućiti razumijevanje koliko dugo je sustav na tržištu, koliko organizacija koristi ovaj sustav i postoje li ažuriranja sustava. Ako je sustav nov i tek je izašao na tržište, tada postoji velika vjerojatnost grešaka u radu sustava. To može dovesti do problema tijekom rada sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.
  • usklađenost s industrijskim standardima. Različite vrste aktivnosti imaju vlastite standarde koji izravno ili neizravno utječu na protok dokumenata u organizaciji. Prilikom odabira sustava potrebno je obratiti pozornost na to kako su zahtjevi ovih standarda uzeti u obzir u sustavu za elektroničko upravljanje dokumentima.
  • usklađenost s ciljevima i kritičnim čimbenicima uspjeha. Prilikom odabira sustava potrebno je voditi računa o stupnju usklađenosti s ciljevima organizacije. Važno je da sustav najbolje odgovara ciljevima i ključnim zahtjevima organizacije. Ako sustav ne ispunjava zahtjeve, tada se odabir sustava mora promijeniti, ali se ne smiju mijenjati ključni zahtjevi i ciljevi. Organizacija može promijeniti neke od zahtjeva za određeni sustav upravljanja dokumentima, ali samo ako ti zahtjevi nisu kritični za procese organizacije.
  • razini tehnička podrška . Ovaj kriterij odnosi se na odabir dobavljača sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Potrebno je ocijeniti razinu tehničke podrške sustava, kako tijekom implementacije tako i tijekom rada sustava.
  • skalabilnost sustava. Ovaj kriterij odabira važan je s gledišta proširenja djelatnosti organizacije. Kako se obujam posla povećava i baza korisnika sustava širi, to bi trebalo omogućiti organizaciji skaliranje rješenja.
  • dostupnost dokumentacije sustava. Osim korisničke dokumentacije, organizaciji može biti važno da ima pristup dokumentaciji za upravljanje ili promjenu postavki sustava.
  • zaštita sustava. Prilikom odabira sustava za elektroničko upravljanje dokumentima potrebno je obratiti pozornost na sigurnosne mjere koje se primjenjuju u sustavu. Organizacija može imati vlastite zahtjeve za sigurnost podataka i politiku privatnosti. Odabrani sustav trebao bi vam omogućiti konfiguriranje pristupa informacijama i dokumentima u skladu sa sigurnosnom politikom organizacije.
  • otpornost na pogreške sustava. Za neke organizacije prekid rada sustava za elektroničko upravljanje dokumentima može biti kritičan faktor. Prilikom odabira sustava morate obratiti pozornost na to koliko dugo može biti potrebno da se sustav vrati na minimalnu radnu konfiguraciju.
  • trošak vlasništva. Prilikom odabira sustava potrebno je uzeti u obzir ukupne troškove vlasništva sustava: trošak nabave licenci, trošak administracije, trošak proširenja sustava, trošak tehničke podrške i ažuriranja, trošak hardvera itd. .

Ovi kriteriji uključuju najopćenitije aspekte odabira sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Za razvoj kompletnog skupa kriterija potrebno je uključiti mnoge odjele organizacije: menadžment, pravna služba, IT odjeli, tehnički stručnjaci, stručnjaci za upravljanje dokumentima itd.

Trenutno se razmjena dokumenata između poslovnih subjekata i pojedinaca postupno seli s papirnatog na elektronički. Elektronički sustav za upravljanje dokumentima ima niz prednosti u odnosu na obični papir - štedi vrijeme i povećava učinkovitost donesenih odluka. EDMS se može izgraditi unutar tvrtke i između različitih tvrtki putem Interneta.

Upravljanje elektroničkim dokumentima je sustav procesa za obradu dokumenata u elektroničkom obliku. Većina modernih računovodstvenih i kadrovskih programa može generirati elektroničke dokumente u standardnom formatu utvrđenom na zakonodavnoj razini. No, da bi takav dokument imao pravnu težinu, moraju ga potpisati obje strane elektroničkim potpisom.

Elektronički protok dokumenata može se podijeliti u dvije velike vrste - razmjena dokumenata unutar poduzeća ili između različitih poduzeća putem komunikacijskih kanala. Moguće je kombinirati ova dva sustava u jedan globalni.

Korištenje elektroničkog upravljanja dokumentima unutar tvrtke zahtijeva kupnju potrebnog programskog paketa (EDW platforma), kao i opreme za njegov rad (mrežna oprema, server i sl.).

Za razmjenu dokumenata između dvije tvrtke potreban je operater za elektroničko upravljanje dokumentima. Jamči dostavu poruka, kontrolira format poslanih dokumenata, zahtijeva ovjeru rada s podacima elektroničkim potpisom te pohranjuje arhivu dokumenata.

Pažnja! Jedan od takvih servisa je. Dokumenti primljeni putem njega pravno su značajni ako nose oznaku elektroničkog potpisa obiju strana tijeka dokumenata.

Prednosti i nedostaci EDI-ja

Glavne prednosti

Upravljanje elektroničkim dokumentima ima neosporne prednosti u odnosu na papir:

  • Pojednostavljenje uredskog rada - sustav vam neće dopustiti dodjeljivanje istog broja razni dokumenti, budući da će se to dogoditi redom i automatski;
  • Praćenje pozicije svakog dokumenta - u svakom trenutku možete saznati tko točno radi s dokumentom. Zaposlenik ga neće moći oštetiti ili izgubiti. Dokument koji je izbrisan slučajno ili namjerno još uvijek se može obnoviti;
  • Ubrzavanje obrade dokumenata - ako su odjeli tvrtke raštrkani u nekoliko zgrada, tada se papirnati dokument mora osobno nositi tamo na odobrenje. Uz EDI, traženi dokument dolazi do zaposlenika u djeliću sekunde;
  • Pogodan rad s verzijama - prilikom uređivanja sustav sprema svaku verziju. Ako je potrebno, možete pratiti tko je napravio izmjene u dokumentu i kada;
  • 24/7 daljinski pristup- po potrebi se pristup EDF sustavu može organizirati putem interneta s bilo kojeg računala u svijetu. Zaposlenik može raditi s dokumentima dok je na službenom putu, godišnjem odmoru ili bolovanju;
  • Planiranje rada - određivanjem datuma izrade i datuma izvršenja možete planirati izvršenje ulaznih dokumenata prema redu čekanja;
  • Pretraživanje dokumenata - možete pretraživati ​​opću bazu dokumenata pomoću ključnih riječi i izraza;
  • Štedi papir - nema potrebe za ispisom svih dokumenata u potrebnoj količini.

Glavni nedostaci

Unatoč očitim prednostima, EDI sustavi imaju i nedostatke koji mogu spriječiti tvrtku u njihovoj implementaciji.

To uključuje:

  • Treba potrošiti unovčiti za kupnju sustava, koji, ovisno o broju korisnika, može iznositi do 100 tisuća rubalja;
  • Nakon kupnje potrebno je dugo vremena za instalaciju, implementaciju i uklanjanje pogrešaka;
  • Potrebno je osposobiti sve korisnike koji će u to biti uključeni;
  • Osiguravanje sigurnosti sustava - ograničavanje pristupa između korisnika, izdavanje potrebnih elektroničkih potpisa, zaštita od vanjskih prodora;
  • Tvrtka mora imati zaposlenog administratora koji će pratiti funkcioniranje sustava, obavljati servisne aktivnosti i rješavati korisničke probleme;
  • Radi zaštite podataka potrebno je izraditi sigurnosnu kopiju baze podataka dokumentima;
  • Ako EDI nije dostupan od partnerskih tvrtki, potrebno je osigurati postojanje i elektroničkog i papirnatog sustava.

Funkcionalnost upravljanja elektroničkim dokumentima


Svaki sustav za upravljanje dokumentima mora osigurati izvršenje mnogih radnji:

  • Raditi sa svim vrstama dokumenata - kreirati ih, izraditi, obraditi, registrirati, pratiti njihovu provedbu, koordinirati itd.;
  • Organizirajte tijekove dokumenata - odredite rute unutar tvrtke, ograničite pristup između pojedinih korisnika, omogućite rad s jednim dokumentom za više osoba odjednom;
  • Organizirajte arhivu dokumenata s mogućnošću pretraživanja i pohrane.

Pažnja! Elektroničko upravljanje dokumentima trebalo bi omogućiti istu mogućnost rada s dokumentima kao i tradicionalni papir.

Veliki razvijeni sustavi pružaju mogućnosti:

  • Registracija svih prolaznih dokumenata - dolaznih, odlaznih, internih, s njihovim daljnjim preusmjeravanjem upravitelju;
  • Osigurati jedinstvenu proceduru rada s dokumentima u svakom odjelu tvrtke;
  • Rad s dokumentom pojedinačno i zajednički;
  • Razmjena dokumenata između odjela i određenih zaposlenika;
  • Ograničiti pristup dokumentima;
  • Koristite standardne obrasce za sve dokumente;
  • Kontrolirati da se odobrenje, izvedba i drugi poslovi s dokumentom završe na vrijeme;
  • Generirajte izvješća - analitička, statistička itd.;
  • Organizirati arhivsko skladištenje uz bilježenje datuma i vremena pristupa korisnika.

Je li moguće kombinirati papirnati dokumentotok s elektroničkim?

Nakon prelaska na elektroničko upravljanje dokumentima u organizaciji isprva još uvijek neće biti moguće potpuno napustiti papirnate dokumente.

To se može dogoditi iz nekoliko razloga:

  • Ne koriste sve druge ugovorne strane EDI;
  • Poduzeće već ima dosta papirnate dokumentacije pohranjene u arhivi.

Međutim, postoje temeljne razlike u radu s elektroničkim i papirnatim dokumentima. Primjerice, papirnati dokument potrebno je isprintati i donijeti voditelju na potpis, dok se elektronički dokument potpisuje u samom sustavu. Papirnati knjigovodstveni dokumenti poslani drugoj ugovornoj strani mogu se izgubiti poštom tijekom slanja, dok elektronski stižu do primatelja.

Glavna razlika između rada s dvije vrste dokumenata je njihova pohrana. Elektronički dokumenti odmah ulaze u sustav, gdje svi korisnici mogu s njima raditi. Za papirnate dokumente ipak treba organizirati arhivu gdje će se uredno čuvati. Istodobno, nakon što stigne u tvrtku, papirnati dokument potrebno je skenirati, te tu skeniranu kopiju učitati u sustav za daljnji rad.

Pažnja! Dakle, rad unutar tvrtke i dalje bi se trebao odvijati samo elektronički. Ako papirnati dokument stigne, vide ga samo oni koji ga primaju ili potpisuju. Istodobno, rad s elektroničkom kopijom omogućuje zaštitu izvornika od gotovo bilo kakvog gubitka i omogućuje više korisnika da s njim rade istovremeno.

Koji EDI programi postoje?

Na tržištu postoji mnogo sustava za upravljanje dokumentima, svaki sa svojim prednostima i nedostacima. Najčešći sustavi:

Sustav Osobitosti Cijena
Slučaj Jedan od najvećih EDI programa. Velika funkcionalnost, jednostavnost i lakoća korištenja. Od 11 do 13,5 tisuća rubalja. u jednom radno mjesto
Logike Može se koristiti u tvrtkama bilo koje veličine, jednostavan za učenje, fleksibilna prilagodba korisniku Od 4900 do 5900 po mjestu.
Eufrat Smatran najnaprednijim sustavom, isporuka uključuje vlastiti sustav baze podataka, lagan i ugodan dizajn Od 5.000 rubalja po radnoj stanici kada se postavi na poslužitelj organizacije, od 10.000 rubalja. kada se postavi na opremu programera.
1C: Arhiva Potpuna integracija s bilo kojim 1C proizvodima, mogućnost pohrane bilo koje datoteke - teksta, grafike, videa i zvuka. Od 12 do 57 tisuća rubalja. za cijeli program.
DIRECTUM Optimalan sustav za mala i srednja poduzeća, možete kombinirati elektroničke dokumente s papirnatim. Od 7 tisuća rubalja. do 2 milijuna rubalja za licencu
OPTIMA-WorkFlow Novi sustav koji se tek počinje aktivno razvijati. Postoji nekoliko značajki jedinstvenih za ovaj sustav. Od 55 do 75 tisuća rubalja. za licencu.

Interakcija elektroničkog dokumenta s drugim programima

Zauzevši svoje mjesto u elektroničkom okruženju organizacije, EDI sustav mora tijekom rada nesmetano podržavati druge poslovne aplikacije koje u njemu već djeluju. Na primjer, potrebno je slobodno obrađivati ​​knjigovodstvene isprave - fakture, akte, fakture, punomoći i sl.

Osim toga, sustav za elektroničko upravljanje dokumentima mora raditi dosljedno sa svima i raditi s istim podacima. Stoga je potrebno da sustav podržava imenike koji se koriste u elektroničkom okruženju i da ažurira podatke u njima.

Osim toga, potrebno je uzeti u obzir rad s vanjskim podacima - e-poštom, platforme za trgovanje itd.

Prilikom odabira sustava za elektroničko upravljanje dokumentima potrebno je obratiti pozornost na mogućnosti njegove interakcije s drugim alatima i izvorima podataka koji su dostupni u poduzeću. Obično popularni sustavi koji se aktivno razvijaju uključuju mnoge module za najpopularnije programe - 1C, Parus, Oracle i mnoge druge.

Na primjer, program za upravljanje elektroničkim dokumentima 1C može vam omogućiti da generirate, primate i šaljete elektroničke računovodstvene dokumente izravno iz njega, dok ih potvrđujete kvalificiranim potpisom.



Preporučamo čitanje