Bitrix 24 pridávanie súborov na disk. Cloudová služba na ukladanie dát. Všetky firemné súbory na jednom mieste

.

Už dávno uplynula doba, keď sme museli naše elektronické archívy ukladať na disky alebo flash disky, ktorých porucha alebo strata by viedla k strašným následkom. Ako sa hovorí, vo veku počítačovej techniky nič nestojí. A zastarané pamäťové médiá sú nahradené cloudovými (online) úložiskami. Samozrejme, takýto zdroj môžete použiť nielen na ukladanie osobných údajov. Dnes si povieme niečo o pohodlnej a modernej aplikácii na portáli Bitrix24.

Disk Bitrix24. Čo to je?

Bitrix24 Disk je cloudové úložisko elektronických údajov a súborov vašej spoločnosti, ktoré je prístupné z rôznych zariadení pripojených k internetu. Cloudové úložisko je aktívne, pretože môžete nielen nahrávať, prezerať a sťahovať súbory. Jednou z jeho hlavných funkcií je spolupráca s dokumentmi a online úprava. Do spolupráce budete môcť zapojiť nielen svojich zamestnancov, ale aj svojich klientov a partnerov. Ak chcete pripojiť cloudové úložisko, stiahnite si a nainštalujte počítačovú aplikáciu Bitrix24.

Kde uchovávať „osobné“ informácie

Nie všetky súbory, ktoré nahráte, musia byť vo verejnej doméne. Napríklad práca na uzavretom projekte alebo dočasné dokumenty pre aktuálnu prácu, ktoré možno budete potrebovať len vy. Pre pohodlie má Bitrix24 vaše osobné úložisko.

Stĺpec „Obľúbené“ štandardne obsahuje položku „Môj disk“. Môžete doň nahrávať súbory, vytvárať a presúvať dokumenty a priečinky. Máte tiež možnosť triediť existujúce súbory a priečinky podľa dátumu, názvu a veľkosti.

Ak chcete nakonfigurovať disk, kliknite na ozubené koliesko. V tomto menu môžete zmeniť prístup k svojim súborom a disku ako celku, pripojiť knižnicu ako sieťový disk a zvoliť si pohodlný spôsob práce s dokumentmi.

Výhody Bitrix24 Disk

Všetky firemné súbory na jednom mieste

Teraz sa nič „nestratí“. Kvôli spoľahlivosti sú súbory chránené pred náhodným vymazaním. Dokumenty, fotografie a prezentácie, ktoré sa predtým nachádzali v osobných priečinkoch a poštových schránkach, sa teraz zhromažďujú na jednom mieste s možnosťou prístupu z akéhokoľvek zariadenia pripojeného cez internet. Za zmienku tiež stojí, že dáta sú spoľahlivo chránené, pretože informácie sú šifrované pomocou SSL certifikátu.

Spolupracujte na dokumentoch

Skončila sa doba, keď treba o zmenách vyjednávať na organizovaných stretnutiach. Predtým, aby ste mohli spolupracovať na zmluve alebo prezentácii, museli ste sa pri úkonoch a odosielaní dokumentu navzájom striedať. Teraz je možné vytvárať a spoločne upravovať tabuľky, dokumenty a prezentácie priamo v cloudovom úložisku Bitrix24 Disk.

Teraz sa už nemusíte starať o relevantnosť verzie dokumentu, celá história zmien sa ukladá automaticky. Môžete pozvať kolegov na spoluprácu jediným kliknutím zdieľaním súboru na Live Feed.

Úspora kancelárskeho softvéru

Táto výhoda bude aktuálna pre začínajúcich podnikateľov, kedy je každá nákladová položka veľmi dôležitá. Váš Bitrix24 je integrovaný s Microsoft Office Online a Google Docs. Teraz už nemusíte kupovať špeciálne programy. V Bitrix24 Disk môžete vytvárať a upravovať textové dokumenty, tabuľky a prezentácie online.

Schopnosť pracovať s dokumentmi offline.

To, že sa nemôžete pripojiť na internet, neznamená, že nemôžete pracovať. Aplikácia Bitrix24 Disk synchronizuje vaše dokumenty a súbory s počítačom. Máte možnosť pracovať s dokumentmi offline a po pripojení na internet dôjde k spätnej synchronizácii a všetky zmeny, ktoré urobíte, sa prejavia a budú relevantné aj pre ostatných zamestnancov.

Pohodlný prístup k informáciám

Nainštalovaním mobilnej aplikácie Bitrix24 si môžete prezerať dokumenty, fotografie, videá a prezentácie zo smartfónu alebo tabletu. Môžete tiež ľahko nájsť akékoľvek nové dokumenty pomocou vyhľadávania, pretože Bitrix24 indexuje všetky súbory pri publikovaní nových materiálov.

Časy, keď sa na ukladanie informácií používali pamäťové karty, sú minulosťou. Dnes sa na tieto účely využíva cloudové úložisko dát, ktoré je vhodné nielen na osobné, ale aj firemné využitie. „Cloudový“ disk v Bitrix24 pre spoločnosť je pohodlný, spoľahlivý a moderný! A vďaka bezplatnej verzii si všetky funkcie môžete vyskúšať hneď teraz.

Čo je cloudové úložisko dát?

Bitrix24.Disk je cloudové úložisko, ktoré vám umožní umiestniť všetky firemné informácie na jedno miesto. Prístup na disk je možný z akéhokoľvek elektronického zariadenia vrátane mobilu a z akéhokoľvek miesta s prístupom na internet.

Už nie je potrebné konfigurovať kancelársky server a internú sieť. Bitrix24.Disk je bezpečný priestor, ktorý poskytuje elektronické ukladanie dokumentov. Okrem toho môžete v reálnom čase využívať informácie uložené na disku a pripájať klientov alebo partnerov spoločnosti k práci.

Ako používať službu Bitrix24.Disk

Cloudová služba „Bitrix24.Disk“ je veľké úložisko súborov v Bielorusku, ideálne prispôsobené potrebám každého podnikania. Má niekoľko typov úložiska – pre každého zamestnanca, skupiny a celé oddelenia – a vyznačuje sa flexibilným nastavením prístupu, ktorý je možné v prípade potreby obmedziť.

Hľadáte najlepšie „cloudové“ úložisko dát na internete zadarmo? Tarif „Projekt“ poskytuje používateľom túto príležitosť: bezplatné ukladanie súborov na internete až do 5 GB! Ak to nestačí, použite iné firemné sadzby. Balík „Tím“ vám umožňuje uložiť informácie až do 100 GB. Veľkosť pamäte „cloudového“ disku pre tarifu „Firemná“ je neobmedzená!

Všetky firemné informácie na jednom mieste

Online ukladanie firemných súborov umožňuje ukladať všetky pracovné dokumenty na jedno miesto. Prístup na vzdialený server je možný z akéhokoľvek počítača alebo mobilného zariadenia pripojeného k internetu.

Už nemusíte hľadať potrebné informácie na osobných počítačoch zamestnancov, poštových schránkach a pamäťových kartách. Všetky informácie sú chránené pred vymazaním a šifrované pomocou SSL certifikátu.

Práca s informáciami nielen online

Internet je dostupný takmer kdekoľvek na svete. Stále však nastávajú situácie, keď nie je prístup k „cloudu“ (napríklad v lietadle). Bitrix24.Disk má desktopovú aplikáciu, ktorá synchronizuje všetky súbory s vaším počítačom. S akýmikoľvek dokumentmi môžete pracovať offline: po pripojení na internet sa všetky vykonané zmeny synchronizujú s cloudom.

Ukladanie súborov na cloudovom disku

Zabudnite na externé sieťové disky a zdieľanie súborov! Stačí použiť príkaz z ponuky súboru „Získať verejný odkaz...“ a tento odkaz sa už skopíruje do vašej schránky. Ak ide o tlačovú správu, možno ju poslať novinárom. Alebo distribuujte partnerom, ak súbor obsahuje nový katalóg produktov. Odkaz môžete zatvoriť heslom alebo nastaviť jeho životnosť. V nastaveniach môžete zakázať možnosť vytvárania verejných odkazov.

Integrácia s externými cloudovými diskami

Cloudová jednotka Bitrix24 je integrovaná s Google Drive, One Drive a Dropbox, takže potrebné súbory z cloudových jednotiek je možné preniesť do Feedu, kalendára alebo úlohy. Zároveň sa v Bitrix24.Disk automaticky vytvorí ich kópia, čím sa eliminuje strata informácií. Ak bol súbor upravovaný na externom disku, stačí aktualizovať najnovšiu verziu v Bitrix24.

Bitrix24 poskytuje používateľom bohaté možnosti na ukladanie a organizovanie údajov, spoluprácu s dokumentmi, vyhľadávanie a výmenu súborov medzi zamestnancami spoločnosti, priraďovanie dokumentov k oddeleniam, úlohám a projektom s nastavením rôznych prístupových práv k nim. Všetky moderné výhody cloudového úložiska sú uvedené v sekcii „Disk“.

Vďaka funkcii Disku môžu používatelia:

• Vytvorte priečinky a súbory;
• Nahrajte dokumenty a celé priečinky s údajmi na disk;
• Nakonfigurujte synchronizáciu údajov s lokálnym počítačom alebo iným zariadením;
• Konfigurácia prístupových práv k priečinkom;
• Upravujte dokumenty v zdieľanom režime;
• Odstrániť a obnoviť súbory;
• Zdieľajte odkazy na dokumenty v komentároch, v živom informačnom kanáli, v úlohách alebo v chate;
• Vyhľadajte potrebné dokumenty na disku pomocou vyhľadávacieho panela;
• Zobrazenie histórie zmien dokumentu a návrat k predchádzajúcej verzii atď.

Štruktúrované a intuitívne rozhranie disku nevyžaduje špeciálne znalosti od personálu a umožňuje rýchlo a efektívne nakonfigurovať portál pre podnikové úlohy.

Typy miesta na disku v Bitrix 24 Disk

Bitrix24 vám umožňuje použiť niekoľko logických možností pre diskový priestor: zdieľaný disk, osobný disk zamestnanca a dátové úložisko viazané na skupinu alebo oddelenie. Každý typ možno použiť na riešenie rôznych typov problémov, konfiguráciu prístupových práv pre používateľov a schopnosť spolupracovať s dokumentmi.

Zdieľaný disk Bitrix 24

Zdieľané dátové úložisko spoločnosti je určené pre súbory a dokumenty organizácie, prístupné všetkým zamestnancom pripojeným do systému.

Pomocou tlačidiel na hlavnom paneli sekcie môžu používatelia portálu:

• Vytvorte nové priečinky rôznych úrovní vnorenia;
• Nahrajte vyplnené dokumenty;
• Vytvárajte dokumenty, tabuľky a prezentácie priamo v prehliadači vďaka systémovej integrácii s Google Docs a MS Office Online.

Administrátor portálu má možnosť konfigurovať prístupové práva k disku alebo jeho jednotlivým priečinkom. Ak to chcete urobiť, v ponuke „Nastavenia“ na karte „Disk“ musíte vybrať funkciu „Nastavenia privilégií“ a nastaviť vlastné prístupové práva pre každého používateľa.

Možné sú nasledujúce nastavenia práv:

• Čítanie - umožňuje zobraziť obsah úložiska;
• Pridať - dáva práva na prezeranie a pridávanie súborov na disk;
• Editácia - umožňuje pripojiť dáta na osobný disk a otvára všetky možnosti úprav na disku;
• Plná kontrola – umožňuje všetky dostupné akcie.

Okrem týchto práv môže byť otvorená možnosť zdieľať súbory na disku s inými používateľmi prostredníctvom zdieľania.

Vyhľadávanie podľa disku Bitrix24

Ak potrebujete rýchlo nájsť akýkoľvek dokument, úlohu alebo správu, stačí zadať slovo do vyhľadávacieho panela v hlavičke stránky. Systém zobrazí všetky objekty obsahujúce tento koncept. Pri zadávaní slova do vyhľadávacieho panela sa zobrazujú rady, z ktorých je vhodné okamžite vybrať otázku, ktorá vás zaujíma.

Okrem toho je v určitých sekciách možné filtrovať objekty a vyhľadávať iba medzi vybranými. Napríklad v časti „Úlohy“ môžete vybrať úlohy so stavom „Prebieha“ a vyhľadávať iba medzi nimi.

Útvary a úlohy

Pre každú vytvorenú skupinu a úlohu Bitrix24 automaticky vytvorí svoju vlastnú sekciu „Disk“. Tu môžu zamestnanci umiestňovať súbory súvisiace s konkrétnymi projektmi, úlohami a oddeleniami. Prístupové práva na disk oddelenia alebo úlohy konfiguruje správca skupiny alebo tvorca úloh, podobne ako pri zdieľanom disku.

Rovnako ako na zdieľanom disku, odkazy na dokumenty je možné zanechať v komentároch, v živom skupinovom kanáli, priložiť priamo k úlohe alebo poslať poštou. Všetci používatelia, ktorí majú prístup k skupine alebo disku úloh, dostávajú automatické upozornenia, keď zamestnanec uloží nový súbor alebo upraví existujúci súbor.

Systém automaticky ukladá predchádzajúce verzie upravených súborov, čo je veľmi dôležité pri spolupráci – vždy môžete skontrolovať, kto zmeny vykonal, alebo sa vrátiť k najlepšej možnosti.

Moja cesta

Sekcia „Môj disk“ je osobné úložisko súborov priradené každému zamestnancovi. V tejto časti sú pre používateľa podporované nasledujúce funkcie:

• Vytvorenie vlastnej štruktúry priečinkov;
• Nahrávanie súborov a vytváranie dokumentov priamo v prehliadači;
• Nastavenie zdieľania disku pre jednotlivých používateľov.

Táto sekcia štandardne obsahuje všetky súbory, ktoré používateľ nahral na portál, napríklad v komentároch alebo úlohách; súbory portálu, pod ktorými zamestnanec klikol na tlačidlo „Uložiť na Bitrix24.Disk“; súbory vytvorené zamestnancom, napríklad v kalendári, komentároch, úlohách a skupinách. Tieto dokumenty sa ukladajú do automaticky vytvorených systémových priečinkov: „Stiahnuté súbory“, „Uložené“, „Vytvorené mnou“, resp.

Zamestnanec si môže na svojom dátovom úložisku cez hlavný panel sekcie vytvoriť vlastnú, pre neho pohodlnú štruktúru priečinkov a v prípade, že má práva na úpravy, k nej pripojiť aj zdieľaný disk Bitrix24.

Vlastnosti a konfigurácia desktopovej verzie Bitrix24.Disk

Bitrix24.Disk je súčasťou desktopovej aplikácie podnikového portálu Bitrix a umožňuje pracovať so súbormi a priečinkami uloženými na portáli z akéhokoľvek zariadenia, synchronizovať dáta medzi všetkými používanými zariadeniami, organizovať spoločnú prácu so súbormi na zdieľanom a osobnom disku portálu a sledovať históriu práce na dokumentoch.

Používanie Bitrix24.Disk výrazne zjednodušuje spoluprácu s dokumentmi, skracuje čas na kontrolu a odsúhlasovanie verzií dokumentov a zjednodušuje vzdialenú prácu s dátami.

Inštalácia a konfigurácia Bitrix24.Disk

Pre využitie funkcionality Bitrix24.Disk musí byť nainštalovaná desktopová verzia aplikácie, ktorú si môžete nainštalovať priamo z vášho Bitrix24 portálu.

Ak chcete pripojiť Bitrix24.Disk, musíte aktivovať tlačidlo „Pripojiť“ na karte aplikácie s rovnakým názvom. Všetky súbory z disku portálu sa automaticky stiahnu do priečinka \My Documents\Bitrix24\. Po aktivácii disku sa všetky aktualizované a novovytvorené súbory na lokálnom počítači automaticky odošlú na disk portálu. Adresu ukladania súboru je možné zmeniť pomocou funkcie „Zmeniť adresár“ na tej istej karte programu.

Synchronizácia dát cez Bitrix24.Disk umožňuje riešiť rôzne problémy pri práci s dokumentmi:

• Keď je súbor vytvorený vo vybranom priečinku na vašom počítači, kópia súboru sa automaticky odovzdá na portál a bude k dispozícii na zobrazenie pre pripojených používateľov;
• Všetky zmeny vykonané v dokumente na lokálnom počítači sa okamžite prejavia na disku portálu;
• Používatelia, ktorí dostanú odkaz na dokument uložený v Bitrix24.Disk, dostanú pri každej aktualizácii novú verziu súboru;
• Pri pripojení k Bitrix24.Disk na niekoľkých lokálnych zariadeniach sa zmeny automaticky zosynchronizujú medzi všetkými zariadeniami.

Úložný priestor v cloude

Pohodlie a široká funkčnosť Bitrix24 vám umožňuje takmer úplne opustiť lokálne ukladanie súborov. Tarifikačné plány Bitrix24 sa líšia množstvom prideleného miesta na disku.

S bezplatným programom „Projekt“ je kapacita úložiska iba 5 GB a je vhodnejšia na osobné použitie ako na firemné účely. Podľa taríf “Project+” a “Team” bude na portáli rezervovaných 24, respektíve 100 GB priestoru.

Zostávajúce voľné miesto v cloudovom úložisku si môžete pozrieť v sekcii „Môj tarif“ výberom karty „Môj Bitrix24“. Na to potrebujete mať administrátorské práva na portáli. Tu bude objem disku rozdelený na tri zložky:

• Zaneprázdnený databázou;
• Zaneprázdnený s ostatnými;
• Voľné miesto.

Databáza znamená všetky úlohy vytvorené na portáli, všetky CRM objekty, listy, udalosti atď. Úložný priestor označený ako „obsadené ostatnými“ je celý obsadený diskový priestor vrátane úložiska osobných údajov a diskového priestoru pracovnej skupiny. Je to tento zväzok, ktorý je možné spravidla zbaviť nepotrebných súborov.

• Skontrolujte časť „Zdieľaný disk“. Odstráňte nepotrebné súbory z webovej korešpondencie a telefónnych záznamov;
• V časti „Môj disk“ vymažte systémové priečinky nepotrebných automaticky ukladaných súborov;
• Po výbere jednotlivého zamestnanca prejdite do jeho sekcie „Môj disk“ a odstráňte nepodstatné súbory. Analyzujte disk každého používateľa takto;
• Podobne vymažte úložisko údajov v každej pracovnej skupine.

V každej oblasti by ste po odstránení súborov mali vyprázdniť Kôš. Iba v tomto prípade budú údaje skutočne vymazané. Výsledok prijatých opatrení nie je možné vidieť okamžite, keďže informácie o voľnom mieste na portáli sa aktualizujú raz denne. Taktiež v novom vydaní Bitrix24, ktoré sa čoskoro objaví, sa výrazne zjednoduší mechanizmus na uvoľnenie priestoru pre správcu portálu.

Ak všetky tieto opatrenia nestačia na efektívnu prácu s dátovým skladom Bitrix24, organizácia môže vždy využiť neobmedzený priestor na disku pripojením k tarife „Spoločnosť“.

Ak chcete položiť otázku o Bitrix24 alebo prejsť na platený plán, kontaktujte nás. Akékoľvek problémy ohľadom Bitrix24 riešime od jednoduchých konzultácií až po prechod na platené tarify alebo krabicovú verziu. Status „Bitrix24 Gold Partner“ zaručuje našu kvalifikáciu a personál programátorov Bitrix24 garantuje možnosť akýchkoľvek individuálnych vylepšení a integrácií.