Optimalisasi departemen pasokan. Optimalisasi manajemen pengadaan dan pasokan. Jenis bahan memerlukan pendekatan pembelian yang berbeda
Dalam artikel ini Anda akan membaca tentang mengapa suatu perusahaan membutuhkan departemen pengadaan, struktur departemen pengadaan apa yang dianggap optimal, dan bagaimana mengatur manajemen departemen pengadaan yang efektif. Baca terus untuk mengetahui jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, serta informasi rinci tentang peran dan tanggung jawab departemen pengadaan.
Mengapa sebuah perusahaan membutuhkan departemen pembelian?
Pekerjaan departemen pasokan diperlukan untuk menjaga kecukupan pasokan barang di perusahaan. Dia terlibat dalam menentukan kebutuhan perusahaan akan bahan, barang, sumber daya teknis tertentu, serta mengatur penyimpanan dan pengeluarannya, mengendalikan tujuan penggunaan sumber daya material dan teknis dan mempromosikan penghematannya.
Saat memecahkan masalah ini, karyawan departemen pasokan harus mempelajari, memperhitungkan penawaran dan permintaan untuk semua sumber daya material yang dikonsumsi, serta menganalisis tingkat dan fluktuasi harga produk, layanan perantara, dan mencari opsi yang paling menguntungkan. untuk pendistribusian barang, mengoptimalkan persediaannya, dengan memperhatikan pengurangan biaya gudang dan pengangkutan-pengadaan
- Direktur Produksi: fungsi dan persyaratan pekerjaan
Fungsi utama departemen pasokan adalah penyediaan sumber daya material yang tepat dan optimal untuk produksi - dengan kualitas dan kompleksitas yang sesuai.
Fungsi apa yang dilakukan departemen pengadaan?
Fungsi departemen pengadaan disajikan dalam 3 bidang dasar:
1) Perencanaan, meliputi:
Studi tentang lingkungan internal dan eksternal perusahaan, pasar untuk produk individu;
Peramalan, menentukan kebutuhan perusahaan akan semua jenis sumber daya material dengan perencanaan hubungan ekonomi yang optimal;
Merencanakan kebutuhan material dengan menetapkan batasan pasokan ke bengkel;
Optimalisasi persediaan produksi;
Perencanaan pasokan operasional.
2) Fungsi organisasi:
Mengumpulkan informasi tentang kebutuhan produk, mengikuti pameran penjualan, bazar, lelang, dll.
- analisis sumber pemenuhan kebutuhan sumber daya material untuk menentukan sumber daya yang optimal;
- memperoleh dan mengatur penerimaan sumber daya nyata;
- menyelesaikan kontrak pasokan bisnis dengan pemasok terpilih;
- menyediakan lokasi, bengkel, dan tempat kerja dengan sumber daya material yang diperlukan;
- organisasi pergudangan, yang merupakan bagian dari otoritas pemasok.
3) Pengendalian dan koordinasi kerja, meliputi:
Kontrol atas pemenuhan kewajiban pemasok berdasarkan kontrak, tenggat waktu pengiriman;
- kontrol masuk atas kompleksitas dan kualitas sumber daya material yang dipasok ke perusahaan.
- pengendalian persediaan produksi;
- mengajukan klaim terhadap perusahaan transportasi dan pemasok;
- analisis pekerjaan layanan pasokan, pengembangan langkah-langkah untuk mengoordinasikan kegiatan pasokan, meningkatkan efisiensi kegiatannya.
Struktur departemen pasokan
Di antara faktor utama yang menentukan struktur departemen pasokan, perlu diperhatikan:
1. Ukuran perusahaan;
2. Afiliasi industri;
3. Jenis produksi;
4. Nomor dan posisi geografis pemasok;
5. Volume dan jangkauan sumber daya material yang dikonsumsi
6. Volume dan jenis produk yang dihasilkan.
Unit-unit yang membentuk layanan penyediaan, jumlah dan fungsinya bergantung pada faktor-faktor ini. Layanan pasokan diatur dengan mempertimbangkan pengalaman perusahaan serupa, serta persyaratan untuk implementasi yang efektif dari semua fungsi pasokan.
Saat membentuk departemen pasokan, syarat utamanya adalah prinsip kelengkapan dan kompleksitas - strukturnya harus mencakup semua divisi yang terlibat dalam pasokan.
Faktor penting yang mempengaruhi struktur departemen pembelian adalah ukuran perusahaan. Departemen pengadaan akan bervariasi antar bisnis dengan ukuran berbeda. Di perusahaan besar, sistem manajemen pengadaan, logistik, dan pengadaan diselenggarakan dengan divisi dan departemen yang berbeda sesuai dengan fungsi dan bidang kegiatan. Di perusahaan menengah, departemen pasokan material dan teknis, logistik dan pengadaan diatur.
Pengelolaan perbekalan material dan teknis di perusahaan kecil ditangani oleh kepala perusahaan atau wakilnya - hal ini biasa terjadi pada perusahaan non-produksi. Di perusahaan kecil, seiring dengan pertumbuhannya, departemen pasokan dapat dibentuk. Saat membuat departemen pasokan di sebuah perusahaan, semua fungsi pergudangan, pengiriman, dan manajemen inventaris dialihkan ke sana.
Di antara jenis utama struktur organisasi layanan pasokan adalah:
1. Struktur fungsional:
Departemen Perhubungan;
Bagian pembelian;
Departemen perencanaan dan pengiriman;
Fasilitas penyimpanan;
Kelompok bea cukai barang.
Struktur departemen pasokan ini cocok untuk perusahaan menengah tanpa departemen logistik. Departemen perencanaan dan pengiriman menangani perencanaan pengadaan, pengendalian, pengaturan dan analisis pelaksanaan rencana pasokan. Struktur fungsionalnya bersifat dasar, elemen-elemennya terdapat dalam jenis struktur organisasi layanan pasokan lainnya. Di perusahaan kecil, biasanya, layanan MTS mencakup departemen transportasi, departemen pembelian, dan gudang.
2. Struktur komoditas. Ketika suatu perusahaan menggunakan berbagai sumber daya material dengan volume pembelian yang signifikan, divisi komoditas yang bekerja dengan sumber daya material dapat dibentuk dalam layanan pasokan. tipe tertentu. Struktur serupa juga terjadi pada perusahaan perdagangan grosir dan manufaktur besar.
- Kompetensi Manajer Penjualan: 7 Tanda Profesional
Divisi komoditas terlibat dalam fungsi operasional penyediaan dan pengadaan sumber daya material tertentu. Kelompok perencanaan dan pengiriman terlibat dalam perencanaan, pemantauan dan pengaturan pelaksanaan rencana pasokan. Kelompok bea cukai memastikan pendaftaran dokumen pabean dengan lewatnya bahan yang dibeli di luar negeri melalui bea cukai.
3. Struktur pasar. Ketika suatu perusahaan membeli sumber daya di berbagai pasar, atau di negara lain, divisi regional dibentuk dalam layanan pasokan, bekerja sama dengan pemasok dari pasar (negara) ini. Sebagai hasilnya, akan dimungkinkan untuk mempertimbangkan norma-norma hukum dan kekhususan pasar-pasar ini.
4. Struktur matriks layanan pasokan - terbentuk selama implementasi beberapa proyek di perusahaan atau selama rilis jenis yang berbeda produk. Dalam hal ini, untuk setiap produk atau proyek dibentuk unit pengadaannya sendiri.
Ketika layanan logistik dibuat di sebuah perusahaan, departemen transportasi, pengiriman, bea cukai, dan gudang dipindahkan ke strukturnya.
Toko-toko di perusahaan besar memiliki departemen pasokan sendiri yang terlibat dalam perencanaan. Peraturan operasional penyediaan lokasi dan bengkel dengan sumber daya material. Divisi-divisi ini memiliki gudang sendiri, menerima sumber daya material dari gudang departemen pasokan perusahaan.
Layanan pasokan di perusahaan besar dapat mencakup departemen kerjasama eksternal yang menyediakan komponen dan produk setengah jadi dari pemasok. Departemen-departemen ini dapat dibangun berdasarkan karakteristik produk atau fungsional.
Dari mana departemen pembelian mendapatkan pemasok?
Katalog dan daftar harga;
Internet;
Majalah perdagangan;
Pameran dan pameran;
Lembaga keuangan badan resmi, bank;
Direktori perdagangan;
Perdagangan dan lelang;
Misi dagang;
Penelitian sendiri;
Pesaing pemasok potensial;
Kontak pribadi, korespondensi dengan calon pemasok;
Kantor berita khusus, organisasi penelitian;
Asosiasi perdagangan;
Badan Perusahaan, departemen pemerintah, layanan perizinan, otoritas pajak dan badan lain yang memiliki informasi publik.
Pengadaan dapat membawa manfaat yang signifikan
berdasarkan kompetisi
Jika Anda mencurigai spesialis layanan pasokan menerima suap, Anda perlu menginstruksikan karyawan dari layanan lain untuk melakukan audit kilat terhadap kondisi pengadaan. Khususnya, membandingkan harga pembelian Anda dengan harga publik, meminta proposal untuk barang utama yang dibeli atas nama perusahaan fiktif (atau dari perusahaan lain, jika orang yang diperiksa tidak mengetahui hubungan perusahaan tersebut). Dengan komunikasi seperti itu, akan dimungkinkan untuk menentukan harga riil pemasok dan memahami metodenya dalam melobi kepentingannya dalam pembelian perusahaan.
Menjalin kerjasama antar departemen. Bagian pembelian perlu mengontrol informasi pasar, menginformasikan bagian produksi (departemen penjualan pada perusahaan dagang) tentang munculnya produk baru dengan nilai konsumen yang lebih baik, properti yang ditawarkan oleh pemasok. Pemasok akan menerima data dari pemasok tentang produk dan teknologi baru. , membawa peluang baru bagi perusahaan tempat mereka bekerja.
Dalam artikel “Meningkatkan manajemen produksi - dari memerangi bahaya krisis hingga mewujudkan peluang baru”*, kekurangan bahan, komponen atau peralatan yang diperlukan dianggap sebagai salah satu masalah signifikan yang mengancam mengganggu rencana produksi. Dalam publikasi ini, Alexei Kislov 1C mengusulkan rencana tindakan khusus untuk mengatur proses pasokan material guna mengurangi biaya dan meminimalkan jumlah kasus kekurangan material saat dibutuhkan.
Catatan:
* artikel "Meningkatkan manajemen produksi - mulai dari memerangi bahaya krisis hingga mewujudkan peluang baru
Dalam situasi ekonomi yang tidak stabil di perusahaan manufaktur, risiko yang terkait dengan kemungkinan perubahan kondisi kerja dengan pemasok bahan dan bahan mentah meningkat.
Tugas anti-krisis yang penting di bidang pasokan material adalah:
- pengurangan biaya pemeliharaan stok gudang;
- kerja fleksibel dengan pemasok dengan persyaratan yang menguntungkan;
- mengatur pasokan bahan dan komponen lainnya setelah kejadian - tepat pada waktunya;
- memelihara catatan akurat tentang ketersediaan komponen yang dibeli dan lokasi penyimpanannya
Seringkali gudang berisi unit bahan dan komponen yang dibeli dalam jumlah yang jelas-jelas berlebihan, hal ini disebabkan oleh keinginan untuk memiliki stok pengaman tertentu, yang biasanya tidak dihitung secara analitis, alasannya mungkin juga karena jumlah pasokan yang minimal, pekerjaan yang tidak konsisten. layanan logistik, produksi dan departemen penjualan. Pada saat yang sama, ketika item produk tertentu sangat dibutuhkan, item tersebut mungkin tidak tersedia dalam jumlah yang dibutuhkan, pembelian darurat terjadi dengan harga yang melambung, tenggat waktu produksi terlewati dan ada ancaman hilangnya tidak hanya keuntungan saat ini, tetapi juga juga. masa depan - dalam bentuk penolakan pesanan lebih lanjut, kehilangan pelanggan, yang tidak dapat diterima dalam krisis.
Untuk menyelesaikan tugas, Anda dapat merumuskan rencana tindakan spesifik:
3. Menyelenggarakan pengendalian harga pemasok, bekerja sama dengan pemasok berdasarkan prinsip kompetitif
1. Pengembangan sistem manajemen pesanan, segmentasi item berdasarkan jenis manajemen pesanan
Kisaran umum komponen dan bahan yang dibeli dapat dibagi menjadi dua kelompok menurut jenis manajemen pesanan: menurut kebutuhan produksi, menurut nilai titik pemesanan. Dengan menggunakan mekanisme perencanaan fleksibel yang disediakan oleh 1C Manufacturing Enterprise Management 8, Anda dapat mengurangi biaya sumber daya untuk membuat rencana pengiriman yang andal. Kami menganalisis frekuensi konsumsi bahan, untuk bahan yang sering digunakan, optimal untuk mengatur jenis kontrol pada titik pemesanan.
1C Manufacturing Enterprise Management 8 (1C UPP) memungkinkan Anda menentukan nilai spesifik untuk titik pemesanan dan stok pengaman untuk setiap item:
klik untuk memperbesar
Dengan menetapkan nilai-nilai ini, kami memecahkan masalah dalam memasukkan bahan dan komponen serupa dalam urutan operasional, mengurangi risiko ketidakhadirannya jika ada kebutuhan mendesak untuk digunakan, sementara tingkat stok selalu terkendali.
2. Pembentukan rencana pembelian bahan dan komponen yang andal terkait dengan rencana produksi nyata
Subsistem manajemen pengadaan, yang merupakan bagian dari solusi aplikasi kompleks 1C Manufacturing Enterprise Management, memberikan banyak peluang untuk menyusun rencana pengadaan untuk periode apa pun, dengan berbagai tingkat detail, dan juga memantau pelaksanaan rencana tersebut.
Konsep perencanaan pengadaan yang diterapkan pada 1C UPP dapat direpresentasikan dalam diagram berikut:
Rencana induk dapat disusun secara kuantitatif dan/atau biaya dengan tingkat detail yang berbeda-beda - berdasarkan produk dan karakteristiknya atau berdasarkan kelompok produk, serta dengan frekuensi yang berbeda. Kemampuan perencanaan tambahan mencakup perincian berdasarkan departemen dan proyek.
Sistem 1C Manufacturing Enterprise Management 8 menyediakan mekanisme untuk menghasilkan rencana pengadaan secara otomatis berdasarkan data aktual, yang meliputi:
- pesanan pelanggan dan pesanan internal;
- volume pembelian dan penjualan untuk periode yang sama;
- rencana penjualan;
- keseimbangan persediaan.
Untuk membandingkan berbagai versi rencana, serta untuk memantau pelaksanaannya, laporan analisis fakta rencana khusus disediakan:
klik untuk memperbesar
Dengan menggunakan perangkat ini, kami dapat dengan cepat membuat model rencana pengadaan yang diperlukan berdasarkan prediksi kondisi pengiriman dan ketersediaan pesanan produksi. Kami memperoleh volume yang sebenarnya dibutuhkan untuk program produksi tertentu, tanpa menebak-nebak ampas kopi dan tanpa surplus kuantitatif.
3. Organisasi pengendalian harga pemasok, bekerja berdasarkan prinsip kompetitif
Situasi ekonomi yang berubah secara dinamis selama krisis memaksa manajemen perusahaan manufaktur untuk terus memantau harga pemasok dan pesaing. Mekanisme penetapan harga yang diterapkan di 1C Manufacturing Enterprise Management 8 akan memungkinkan Anda tidak hanya menyimpan dan memperbarui daftar harga pemasok, tetapi juga melakukan analisis komparatif harga untuk produk yang sama.
Jadi, tanpa operasi padat karya, keputusan dapat diambil tentang distribusi pesanan pasokan barang sesuai dengan penawaran yang paling menguntungkan dari pemasok.
4. Memastikan pengiriman tepat waktu
Setelah membentuk rencana induk dan memilih pemasok optimal, Anda perlu memperolehnya rencana kalender pengiriman, sehingga memastikan ritme produksi yang maksimal tanpa menambah stok gudang.
Rencana induk ditentukan menggunakan mekanisme perencanaan pengadaan operasional, yang memungkinkan layanan logistik merencanakan pengiriman secara akurat pada hari dan kondisi tertentu. Saat secara otomatis membuat pesanan untuk pemasok, sistem memungkinkan Anda memperhitungkan sumber dan jadwal kebutuhan bahan baku dan bahan. Dengan demikian, risiko dan biaya diminimalkan untuk rangkaian bahan dan komponen yang dipasok, yang memiliki jenis manajemen pesanan sesuai permintaan.
Dan juga memperhitungkan bahan cadangan, likuiditas stok gudang, dan menghasilkan berbagai laporan analitis.
Jadi, dengan menggunakan alat-alat yang dijelaskan dalam paragraf 1-4, adalah mungkin untuk memecahkan masalah meminimalkan biaya di bidang pasokan material dalam kerangka kebijakan umum anti-krisis perusahaan, dan meminimalkan risiko tidak tersedianya material. di gudang pada saat dibutuhkan.
Departemen logistik adalah departemen yang kegiatannya bertujuan untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk produksi. Apalagi kegiatan ini harus dilakukan sejak awal mulai dari munculnya kebutuhan akan sumber daya hingga penggunaannya dalam pembuatan produk.
Definisi Istilah-Istilah Utama
Departemen pasokan beroperasi dalam kerangka kegiatan komersial suatu badan usaha, yang melibatkan pelaksanaan berbagai operasi perdagangan yang berkaitan dengan perolehan sumber daya yang diperlukan dan penjualan produk manufaktur. Pengorganisasian yang optimal sampai batas tertentu ditentukan oleh tingkat penggunaan dana dalam produksi, pertumbuhan produktivitas tenaga kerja, pengurangan biaya produksi, dan peningkatan profitabilitas dan keuntungan perusahaan. Departemen pasokan material memainkan peran yang sama dalam manajemen produksi.
Tujuan utama dari divisi ini adalah untuk menyediakan sumber daya tertentu kepada peserta produksi dalam jumlah dan volume yang dibutuhkan, tepat waktu dan dengan biaya minimal.
Departemen pasokan memiliki sifat yang ditargetkan, yang ditentukan oleh fokus dan tujuannya untuk memastikan berfungsinya perusahaan produksi. Pertama-tama, kita berbicara tentang kebutuhan berbagai konsumen akan produk, jasa, atau karya suatu badan usaha tertentu.
Departemen pembelian: peran dan signifikansinya
Peran dan signifikansinya adalah sebagai berikut:
Kegiatan divisi ini mendahului produksi dan tidak hanya berfungsi untuk mendukung proses tersebut, tetapi juga secara mandiri menciptakan, dalam arti tertentu, harga dan;
Menentukan dan membentuk hasil ekonomi suatu badan usaha dan kebutuhan sumber daya serta produk jadi dari konsumen itu sendiri;
Penunjukan hasil keuangan suatu perusahaan manufaktur;
Sebagai salah satu jenis kegiatan suatu perusahaan, ia menjadi sumber utama daya saingnya.
Bagian yang signifikan dari biaya material dalam total biaya (sekitar 60%) juga menegaskan pentingnya pasokan material dan teknis.
Tugas pokok dan fungsi departemen persediaan
1. Memastikan dan selanjutnya mempertahankan tingkat cadangan sumber daya yang optimal, yang akan membantu meminimalkan biaya yang terkait dengan pengadaannya.
2. Memastikan penyampaian sumber daya yang akurat, cepat, komprehensif dan cukup dapat diandalkan kepada konsumen (bahkan terkadang ke tempat kerja).
Departemen pengadaan menjalankan fungsi berikut: komersial dan teknologi, serta tambahan dan dasar. Fungsi utama meliputi perolehan sumber daya, dan fungsi tambahan meliputi pemasaran dan dukungan hukum.
Kategori pemasok
Di perusahaan besar modern, karyawan departemen pasokan dibagi menjadi beberapa kategori. Hal ini disebabkan oleh pertumbuhan volume yang konstan di perusahaan, yang memerlukan pemisahan fungsi perencanaan, penyediaan dan penyimpanan barang. Dengan struktur ini, setiap divisi menjalankan fungsinya masing-masing dan memiliki arah tertentu. Koordinasi kerja dalam unit struktural tersebut dilakukan dengan perbekalan.
Struktur sistem pasokan
Sebagai bagian dari organisasi kerja ini, setiap departemen harus bertanggung jawab atas sekelompok barang tertentu dengan kendali penuh atas pasokan sumber daya dan penyimpanannya di gudang.
Perlu diketahui bahwa struktur sistem pasokan merupakan alat utama untuk mencapai tujuan setiap badan usaha yang bergerak, misalnya di bidang perdagangan. Oleh karena itu, proses penataan departemen logistik harus mendapat perhatian yang cermat.
Departemen pengadaan juga dikenal dengan nama lain – “departemen pembelian”. Pembagian ini terbentuk tergantung pada jumlah pemasok dan jenis barang yang diimpor. Perputaran produk juga harus diperhitungkan. Seringkali di perusahaan di departemen seperti itu terdapat lebih dari sepuluh pemasok per karyawan. Pada dasarnya bidang pekerjaan ditugaskan tergantung pada jenis barang atau kelompok produk. Karyawan biasa memantau pasokan barang, pembayaran tepat waktu untuk pengirimannya, dan juga merencanakan pembelian selanjutnya. pasokan mengontrol pelaksanaan yang disetujui, memantau perputaran barang, memantau pekerjaan manajer dan, tentu saja, menyediakan manajemen umum. Tanggung jawabnya termasuk memastikan kesinambungan dan pengiriman terencana.
Pengoperasian suatu perusahaan bergantung pada ketersediaan bahan mentah, barang dan jasa yang dipasok oleh organisasi lain. Bahkan kantor terkecil sekalipun membutuhkan ruang, pemanas, penerangan, peralatan komunikasi dan kantor, furnitur dan berbagai barang lainnya untuk menjalankan fungsinya. Tidak ada organisasi, perusahaan, atau institusi yang mampu mandiri.
Manajemen pembelian adalah bidang aktivitas di mana suatu perusahaan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan. Proses pembelian adalah perolehan produk yang terorganisir untuk diproses lebih lanjut atau dijual kembali. Produk yang dibeli untuk perusahaan industri terutama merupakan sumber daya material yang diperlukan untuk produksi, dan untuk perusahaan perdagangan– produk jadi untuk penjualan selanjutnya.
Kegiatan penyelenggaraan dan pengelolaan pengadaan ditujukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan bahan baku, bahan, barang dan jasa. Tugas jasa penyediaan suatu perusahaan adalah mengatur penerimaan perusahaan atas kualitas dan kuantitas bahan baku, bahan, barang dan jasa yang diperlukan pada waktu yang tepat, di tempat yang tepat, dari pemasok yang dapat diandalkan yang memenuhi kewajibannya tepat waktu. , dengan pelayanan yang baik (sebelum dan sesudah penjualan) dan dengan harga yang menguntungkan.
Kegiatan pengorganisasian dan pengelolaan pengadaan dapat dipertimbangkan dalam dua aspek - operasional Dan strategis.
Pasokan operasional– operasi reguler yang bertujuan untuk menghindari kekurangan, kekurangan sumber daya material atau produk jadi. Kurangnya barang dalam jumlah dan kualitas yang dibutuhkan, atau pengirimannya yang tidak tepat waktu dapat menimbulkan masalah bagi konsumen akhir produk atau jasa dan menyebabkan peningkatan biaya.
Sisi pasokan yang strategis– proses manajemen pengadaan itu sendiri, interaksi dengan pemasok eksternal sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen akhir, perencanaan dan pengembangan skema dan metode pembelian. Konsep manajemen pasokan mengacu pada perencanaan dan pengendalian seluruh aliran material yang masuk (sumber daya material dan produk jadi) yang masuk ke perusahaan.
Pasokan perusahaan mencakup kegiatan berikut:
Merencanakan penerimaan sumber daya material dan (atau) produk jadi;
Menjalin hubungan bisnis dengan pemasok;
Organisasi pengiriman;
Pemantauan pengiriman;
Penerimaan dan kontrol kualitas;
Pembuangan sisa makanan yang tidak diklaim atau berkualitas rendah.
Ruang lingkup kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan mencakup semua fungsi yang pelaksanaannya diperlukan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, kegiatan manajer pembelian meliputi penyelesaian tugas-tugas berikut:
Penentuan kebutuhan sumber daya material;
Cari pemasok potensial;
Menilai kemungkinan pembelian dari beberapa sumber alternatif;
Memilih metode pengadaan;
Menetapkan harga dan ketentuan pengiriman yang dapat diterima;
Pemantauan pengiriman;
Evaluasi produk pemasok dan kualitas layanan pemasok.
Jika fungsi pasokan diperluas, maka akan mencakup pengendalian persediaan, transportasi, dan penerimaan produk yang dibeli.
Menentukan metode pengadaan
Organisasi proses pasokan meliputi:
· penciptaan infrastruktur proses;
· Penciptaan struktur organisasi manajemen pasokan.
Mari kita lihat masing-masing komponen ini.
1. Prasarana perbekalan meliputi divisi gudang dan sarana pengangkutan.
2. Dasar penentuan struktur organisasi manajemen pasokan haruslah prinsip-prinsip yang menjamin seluruh fungsi pengelolaan sekumpulan departemen. Ini, pertama-tama, manajemen tingkat rendah, fleksibilitas, sistem yang efisien komunikasi, asas kesatuan komando dan pembagian fungsi yang jelas.
Ada 2 opsi utama untuk mengatur pasokan, yang pada dasarnya berbeda satu sama lain dalam kemampuannya menerapkan pendekatan sistematis untuk mengelola aliran material dalam proses penyediaan bahan baku bagi perusahaan:
· terpusat;
· terdesentralisasi.
Bagaimana tepatnya pasokan diatur bergantung pada jenis dan ukuran organisasi. Dalam sebuah organisasi kecil, satu karyawan mungkin bertanggung jawab atas semua pembelian. Organisasi berukuran menengah mungkin memiliki departemen yang dikelola oleh staf pembelian, pengirim barang, pekerja gudang, dll. DI DALAM organisasi besar pengadaan mungkin melibatkan ratusan orang yang mengoordinasikan pembelian bahan dalam jumlah besar.
Jika suatu organisasi mendekati proses pengadaan dari posisi terdesentralisasi, maka pegawai departemen akan melakukan pengadaan secara mandiri, masing-masing untuk departemennya sendiri (Lampiran 1).
Keuntungan dari pendekatan ini:
1. pengguna mengetahui kebutuhan departemen lebih baik daripada orang lain;
2. kemampuan untuk lebih cepat memenuhi kebutuhan sumber daya material.
Kerugian dari pengadaan yang terdesentralisasi:
1. saat menyelesaikan masalah operasional, karyawan mungkin tidak memperhatikan tren perubahan dalam perencanaan organisasi secara keseluruhan;
2. kurangnya profesionalisme pekerja dan permasalahan dalam menentukan peluang pasokan;
3. Tidak ada departemen yang cukup besar untuk melakukan analisis fungsional di berbagai bidang seperti bea cukai, layanan transportasi, pergudangan, manajemen inventaris, analisis pembelian, dll.
Seperti yang Anda lihat, tugas “apa yang harus dibeli” dan “berapa banyak yang akan dibeli” ditentukan oleh direktorat penyediaan layanan. Pekerjaan menyimpan barang-barang tenaga kerja yang dibeli juga dilakukan di sini.
Tugas “dari siapa membeli” dan “dalam kondisi apa membeli” diselesaikan oleh direktorat pengadaan. Pekerjaan suplai di atas juga dilakukan di sini, yaitu. kontrak diselesaikan dan pelaksanaannya dipantau. Akibatnya, fungsi pengelolaan aliran material dalam proses penyediaan bahan baku suatu perusahaan terbagi ke berbagai layanan dan implementasinya yang efektif menjadi sulit.
Untuk melakukan pembelian terpusat, satu departemen pengadaan biasanya diatur, memusatkan semua fungsi pasokan organisasi, yang memungkinkan memperoleh manfaat tertentu:
1. konsolidasi semua pembelian bahan serupa atau serupa, yang memungkinkan untuk menerima diskon untuk pesanan dalam jumlah besar;
2. koordinasi kegiatan terkait untuk mengurangi biaya transportasi, penyimpanan dan pemeliharaan;
3. menghilangkan duplikasi operasi dan teknik yang tidak perlu;
4. memiliki satu titik kontak dengan pemasok dan menyediakan informasi dan layanan yang diperlukan;
5. pemusatan tanggung jawab pasokan, yang memfasilitasi pelaksanaan pengendalian manajemen (Lampiran 2).
6. Opsi ini melibatkan pemusatan semua fungsi suplai di satu tangan. Struktur ini menciptakan peluang luas untuk optimalisasi logistik aliran material pada tahap pengadaan barang tenaga kerja.
Untuk mengatur proses pasokan di suatu perusahaan dengan benar, perlu diketahui metode perencanaan pasokan, dari mana Anda dapat memilih metode atau kelompok metode tertentu untuk diterapkan di perusahaan dan penggunaan yang efektif di masa depan.
Metode perencanaan pasokan di suatu perusahaan meliputi sistem utama berikut: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP, dll.
MRP I (“Perencanaan Kebutuhan Material”) adalah suatu sistem yang terdiri dari serangkaian prosedur, aturan, dan persyaratan yang terkait secara logistik, yang disinkronkan dalam waktu untuk setiap unit komponen yang diperlukan untuk memenuhi jadwal produksi.
Tujuan dari sistem ini:
· Memenuhi kebutuhan bahan, komponen dan komponen untuk perencanaan produksi;
· perencanaan operasi produksi, jadwal pengiriman, operasi pembelian.
Sistem MRP I memulai kerjanya dengan menentukan berapa banyak produk akhir yang perlu diproduksi dan dalam jangka waktu berapa. Sistem kemudian menentukan waktu dan jumlah sumber daya material yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan jadwal produksi.
Pada keluarannya, sistem menyediakan sekumpulan dokumen, termasuk skema pengiriman sumber daya material menurut departemen, volume dan waktu pengiriman. Oleh karena itu, MRP I direncanakan untuk “mendorong” sumber daya material lintas departemen.
MRP II (“Perencanaan Sumber Daya Manufaktur”) adalah sistem loop tertutup yang terkait dengan perencanaan produksi terperinci, perencanaan keuangan bahan dan biaya produksi, serta pemodelan kemajuan produksi. Sistem ini berbeda dari MRP I dalam hal fleksibilitas perencanaan, menyediakan pengorganisasian pasokan yang lebih baik, dan respons yang lebih baik terhadap perubahan permintaan. Tempat penting dalam MRP II ditempati oleh blok perkiraan permintaan, penempatan pesanan, dan manajemen inventaris.
Sebagai hasil dari penggunaan sistem ini, sumber daya material di gudang berkurang, masalah optimalisasi aliran material dan efek positif lainnya terpecahkan.
JIT (konsep just-in-time) ditandai dengan persediaan minimal, rantai pasokan pendek, dan hubungan pembelian dengan sejumlah kecil pemasok dan operator yang dapat diandalkan.
CIM (konsep "produksi terintegrasi terkomputerisasi") - melibatkan integrasi semua subsistem dari sistem manajemen (manajemen pasokan, desain dan persiapan produksi, sistem transportasi dan gudang, dll.)
ERP (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan) - mencakup perencanaan dan penjadwalan lanjutan, perencanaan sumber daya akhir, manajemen data produk, dll. tugas utama Sistem ERP - mencapai optimalisasi (dalam hal waktu dan sumber daya) dari proses yang terdaftar.
Ketika bentuk organisasi dan perencanaan pasokan dibentuk dan dipilih, manajemen perusahaan memutuskan pilihan metode pengadaan.
Pilihan metode pengadaan bergantung pada:
· pada kompleksitas produk akhir;
· pada komposisi komponen dan bahan.
Anda dapat mempertimbangkan metode yang paling umum digunakan.
1. Pembelian barang dalam satu batch. Metode ini melibatkan penyediaan barang dalam jumlah besar sekaligus (pembelian massal).
Keuntungannya: kemudahan pengurusan dokumen, jaminan pengiriman seluruh batch, peningkatan diskon dagang.
Kekurangan: kebutuhan ruang gudang yang besar, perputaran modal yang lebih lambat.
2. Pembelian rutin dalam jumlah kecil. Dalam hal ini, pembeli memesan sejumlah barang yang dibutuhkan, yang dipasok kepadanya secara berkelompok selama periode tertentu.
Keuntungannya adalah sebagai berikut: perputaran modal meningkat, karena barang dibayar ketika pengiriman individu diterima; penghematan ruang penyimpanan tercapai; Biaya pendokumentasian pengiriman berkurang karena hanya pesanan yang dilakukan untuk seluruh persediaan.
Kekurangan: kemungkinan memesan jumlah berlebih; kebutuhan untuk membayar seluruh jumlah yang ditentukan dalam pesanan.
3. Pembelian harian (bulanan) sesuai lembar penawaran. Metode pembelian ini banyak digunakan di mana barang bekas dibeli dengan harga murah dan cepat. Pernyataan kutipan disusun setiap hari (bulanan) dan mencakup informasi berikut:
· daftar lengkap barang-barang;
· jumlah barang dalam stok;
· jumlah barang yang dibutuhkan.
Keuntungan: percepatan perputaran modal; pengurangan biaya pergudangan dan penyimpanan; ketepatan waktu pengiriman.
4. Menerima barang sesuai kebutuhan. Cara ini mirip dengan pengiriman barang biasa, namun memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
· jumlahnya tidak ditentukan, tetapi ditentukan kira-kira;
· pemasok menghubungi pembeli sebelum menyelesaikan setiap pesanan;
· hanya jumlah barang yang dikirim yang dibayar;
· setelah berakhirnya kontrak, pelanggan tidak berkewajiban menerima dan membayar barang yang belum diserahkan.
Keuntungan: tidak ada komitmen tegas untuk membeli dalam jumlah tertentu; percepatan perputaran modal; dokumen minimal.
5. Pembelian barang dengan pengiriman segera. Ruang lingkup penerapan metode ini adalah pembelian barang-barang yang jarang digunakan ketika tidak mungkin memperolehnya sesuai kebutuhan. Barang dipesan saat dibutuhkan dan dikirim dari gudang pemasok.
Kerugian dari metode ini? dalam peningkatan biaya yang terkait dengan kebutuhan dokumentasi terperinci untuk setiap pesanan, fragmentasi pesanan, dan banyak pemasok.
Pengorganisasian dan perencanaan perbekalan, serta pemilihan metode pengadaan tidak mungkin terjadi tanpa adanya pendampingan dukungan informasi kegiatan pengadaan perusahaan.