İK denetimi - nedir bu? Personel kayıt yönetimi denetimi, KDP denetimi - tarifeler ve fiyatlar İç personel denetimi

Birçok kuruluşta personel belgelerinin iç denetiminin yapılması uygulamasının gösterdiği gibi, işverenlerin durumu nadiren tamamen ideal olduğu için böyle bir prosedür gereklidir. Makale, personel memurlarının ve avukatların, Rusya Federasyonu çalışma mevzuatı tarafından belirlenen düzenleme ve yasakların ihlali durumunda ortaya çıkabilecek riskleri haklı çıkarmalarına yardımcı olacaktır.

Rusya Federasyonu'nda, bir iç personel denetimi (muhasebe denetiminin aksine) yürütme prosedürünü düzenleyen düzenleyici yasal düzenlemeler yoktur. Bu bağlamda, bazı soruları ele almak gerekir:

Dahili İK denetimi nedir?

Bu, yerel düzenlemelerin (LNA) ve işverenin personel belgelerinin hazırlanmasının yasal ve bürokratik doğruluğunu teşhis etmeyi, önerilerde bulunmayı ve gerekirse personel belgelerindeki hataları ortadan kaldırmak için çalışma yapmayı içeren bir dizi önlemdir.

Dahili bir İK denetiminin amacı nedir?

Etkinliğin amacı, personel servisinin faaliyetlerini iyileştirmek ve işverenin olası risklerini en aza indirmektir. Bir işverenin devlet kurumları tarafından denetimden geçme sürecinde maruz kalabileceği risklerin izlenmesi ve/veya çalışanlarla ortaya çıkan iş uyuşmazlıklarının çözümlenmesi, bir iç İK denetiminin en önemli yönlerinden biridir.

Dahili İK denetimi ne zaman yapılır?

Personel kayıt yönetimini sürdürmekten sorumlu çalışanı değiştirirken (bundan sonra - KDP): işten çıkarma, başka bir pozisyona / başka bir birime transfer.
Yaklaşan planlı teftiş hakkında iş müfettişliğinden bir emir alınması üzerine.
Suçlu çalışanın işten çıkarılmasından sonra bir doğrulama tehdidi varsa: ödenmemesi veya geç ödenmesi, ücretlerin, ikramiyelerin, işverenin inisiyatifiyle işten çıkarılması vb. Bu durumda, planlanmamış bir personel denetimi yapılması önerilir.

NOT

Bir iç personel denetimi, denetim otoritesinden gelecek planlı denetime ilişkin talimat beklenmeden gerçekleştirilebilir. Yeni Yıl tatillerinden sonra, Rusya Federasyonu Başsavcılığının veya Rusya Federasyonu'nun ilgili kurucu kuruluşunun savcılığının web sitesinde yıl için bir özet denetim planı yayınlanır ve konuların denetim planı Devlet Çalışma Müfettişliği web sitesinde yayınlandı. Bu bilgi, kuruluşun/bireysel girişimcinin teste girip girmediğini öğrenmenize ve önceden buna hazırlanmanıza olanak sağlayacaktır.

Ne tür iç İK denetimi vardır?

Tam (KDP'nin tüm alanları için).
Seçici.

Seçici bir denetim sırasında aşağıdakiler kontrol edilir:

KDP'nin ayrı bölümleri;
veya bireysel çalışanlarla ilgili belgeler;
veya temsili bir belge örneği ile İK'nın tüm yönleri.

Dahili bir İK denetimi için en uygun zaman çerçevesi nedir?

Cevap, işverenin ne tür bir denetim yapmak istediğine bağlıdır: tam veya seçici.

Uygulamada görüldüğü gibi, vergi müfettişliği, Rusya FSS'si ve Rusya Federasyonu Emekli Sandığı işvereni faaliyetlerinin son üç yılı için kontrol ettiğinden, son üç yılda bir iç personel denetimi yapılması arzu edilir.

En uygun zamanlama tamamlayınız iç personel denetimi 7 ila 14 iş günüdür; seçici- 5 ila 7 iş günü. Bu, denetim raporunun derlendiği ve işverene sunulduğu zamanı içerir.

NOT

Personele ilişkin yanlış yürütülen belgeler daha sonra işverenin idari para cezasına çarptırılmasına neden olabilir.

Teftiş raporunu aldıktan sonra işverenin eylemleri ne olmalıdır?

KDP'den sorumlu çalışanda çok sayıda hata bulunursa, bunların neden yapıldığını ve çalışanın bunun ne gibi sonuçlara yol açabileceğini anlayıp anlamadığını öğrenmek gerekir. İşveren aşağıdaki kararlardan birini vermelidir:

okumak için bir personel memuru göndermek;
hataları düzeltme şansı verin ve belirli bir süre içinde yenilerine izin verip vermediğini kontrol edin;
başka bir işe transfer;
çalışanla birlikte ayrılın.

Dahili İK denetimini kim yapmalıdır?

İçin düzenli iç personel denetimi yapmak için özel bir birim oluşturulabilir veya bu işi kadrolu bir avukata emanet edebilirsiniz (sadece uzmanlaşmış iş mevzuatına ilişkindir ve esas olarak ekonomik ve sözleşmeye dayalı faaliyetlerde bulunmaz). İşveren, düzenli iç personel denetimi amacıyla bir iç kontrol hizmeti oluşturmaya karar verirse, ilgili belgelerin geliştirilmesi gerekir: yönetmelik, talimat, vb.

Bir kere personel denetimleri, ya yeni bir resmi görevli tarafından davaları ele alarak ya da dış uzmanların katılımıyla gerçekleştirilir.

Bir uzmanla veya personel denetimi konusunda uzmanlaşmış bir kuruluşla hizmetlerin sağlanması için bir sözleşme yapabilirsiniz.

Bir iç İK denetimi, İK alanında deneyime sahip ve düzenleyici makamların denetimlerinden geçme konusunda deneyimli, tercihen hukuk eğitimi almış bir kişi tarafından gerçekleştirilmelidir.

Dahili İK denetimine nasıl başlanır?

İşverenden LNA'nın varlığını (yokluğunu) ve düzenleyici gerekliliklerine uygunluğunu kontrol etmek gerekir. Yasal biçim ve mülkiyet biçimi ne olursa olsun, herhangi bir işveren bir LNA'ya sahip olmalıdır.

HERHANGİ BİR LNA'NIN OLMADIĞINDAN KAYNAKLANAN RİSKLER

Ücretlerle ilgili düzenlemeler

Bu belge işverenin LNA'sı için zorunlu değildir. Ücretleri hesaplamak için, çalışanlarla iş sözleşmeleri ve ilgili emirler (işe alma, başka bir işe geçiş vb.) yeterlidir.

Ancak, Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 135'i, belirli bir işveren için hangi ücret sistemlerinin toplu sözleşmeler, sözleşmeler veya LNA.

Sonuç olarak, ücretlendirme sistemi (tamamen maaş sistemi kadar basit olsa bile) toplu sözleşmede ya LNA: PWTR'de ("Çalışanların Ücreti" bölümünde) veya bağımsız bir Yönetmelikte (ücret sistemi daha karmaşık olduğunda) görünmelidir. .

huzurunda ikramiye ödeme sistemiÇalışanlar için ücret ve ikramiyelere ilişkin yönetmelik aşağıdakileri düzenleyen bir belgedir:

ücretlendirme sisteminin oluşum ilkeleri;
iş için parasal ücret hesaplama prosedürü;
işin değerlendirilmesi için kriterler ve prosedür.

Çalışanların ücretlendirilmesi söz konusu olduğunda, şunlara dikkat edilmelidir. maaş bordrosu.

Bu belgenin formu her işveren tarafından hatasız olarak onaylanmalıdır.

Rusya Federasyonu İş Kanunu'ndan alıntı

Madde 136 Ücretlerin ödenme şekli, yeri ve şartları

Ücretleri öderken, işveren her çalışana aşağıdakileri yazılı olarak bildirmelidir:

1) ilgili dönem için kendisine ödenmesi gereken ücretlerin bileşenleri hakkında;

2) işveren tarafından belirlenen sürenin ihlali için parasal tazminat, sırasıyla ücretlerin ödenmesi, tatil ücreti, işten çıkarılma ödemeleri ve (veya) çalışana yapılan diğer ödemeler de dahil olmak üzere, çalışana tahakkuk eden diğer tutarların tutarları hakkında;

3) yapılan kesintilerin miktarı ve gerekçeleri hakkında;

4) ödenecek toplam para miktarı.

Maaş bordrosunun şekli, yerel düzenlemelerin kabulü için bu Kanunun 372. Maddesinde öngörülen şekilde çalışan temsilcisi organının görüşü dikkate alınarak işveren tarafından onaylanır.

Çalışanlara maaş bordrosu düzenleme prosedürü kanunla oluşturulmamıştır. Rusya Federasyonu İş Kanunu, çalışanın makbuz için imzalaması gerekip gerekmediğini doğrudan söylemez. Ancak, çalışanlara maaş bordrosu verildiğine dair yazılı bir kanıt olmadan, işverenin yükümlülüğün yerine getirildiğini kanıtlaması zor olacaktır.

Çalışana bir maaş bordrosu verilmemesi veya verilmemesi durumunda (aynı zamanda maaş bordrosunun şeklini onaylayan bir emrin olmaması), işveren Sanat uyarınca idari olarak sorumlu tutulabilir. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27.

BİLGİNİZE

Personel kayıt yönetimini sürdürmekten sorumlu kişinin görevi, yalnızca personelle ilgili belgeleri doğru bir şekilde hazırlamak değil, aynı zamanda iş mevzuatına uygun olarak LNA'yı geliştirmektir.

personel

Çalışanların sayısını ve / veya personelini azaltmak için önlemler alınması durumunda ve ayrıca bir çalışan ile bir işveren arasındaki bireysel anlaşmazlıklar göz önüne alındığında, çalışanların işten çıkarılması durumunda madde 2, bölüm 1, md. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81'i, ana belgelerden biri personel tablosu - eski (olaylardan önce) ve yeni (değiştirilmiş).

Personel tablosu, işverenin yapısını, kadrosunu ve kadrosunu resmileştirmek için kullanılır; mutlaka çalışanların pozisyonlarının bir listesini içermelidir (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 15, 57. Maddeleri). Yapısal birimlerin bir listesini, işçi mesleklerini, personel birimlerinin sayısı ve maaşları, tarife oranları ve ödenekler hakkında bilgi içerebilir. Personel listesindeki değişiklikler, kuruluş başkanının veya onun yetkilendirdiği bir kişinin emriyle yapılır.

Arbitraj uygulaması

Çalışan, indirim prosedürünün yasa dışı olarak kabul edilmesi, zorunlu devamsızlık süresi için ücretin geri alınması ve manevi tazminatın tazmini için işverene dava açtı. İddiaya destek olarak, personeldeki hayali azalmaya dikkat çekti. Mahkeme, işverenin personel tablosunu değiştirme emrini inceledi ve indirim prosedürünün ve buna bağlı olarak personel tablosunu değiştirme emrinin yasa dışı olduğuna karar verdi. Kaldırılan ve oluşturulan bölümlerin çalışanlarının kadro ve iş sorumluluklarının karşılaştırmalı bir analizi, belirtilen bölümün işlevsel bileşeninin değişmediğini, sadece adının değiştiğini gösterdi. Davacının emek işlevleri aynı kaldı. Yukarıda belirtilenler ışığında mahkeme, çalışanın indirim prosedürünün resmi nitelikte olduğu yönündeki argümanlarına katılmış ve indirim prosedürünü davacı açısından yasadışı olarak kabul etmiştir. Çalışan lehine, eksik ödenen ücret ve manevi tazminat tahsil edildi.

Smolensk Leninsky Bölge Mahkemesinin 23 Mayıs 2012 tarihli 2-984/12 sayılı davaya ilişkin kararı

Çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yönetmelik

Her işveren, personeli üç çalışandan oluşsa bile, kişisel verilerin işlenmesini düzenleyen belgelere sahip olmalıdır.

2011 yılında Roskomnadzor, 954'ü planlanmış ve 789'u planlanmamış olmak üzere 1.743 denetim gerçekleştirdi. Kişisel veriler alanında, en yaygın olarak aşağıdaki yasa ihlalleri yaşandı:

operatörün kişisel verilerin güvenliğini sağlamak ve bunlara yetkisiz erişimi engellemek için önlemler almaması;
Kanunda öngörülmeyen hallerde, kişilerin rızası olmaksızın kişisel verilerin işlenmesi;
kişisel verilerin işlenmesine ilişkin bildirimde belirtilen bilgiler ile fiili faaliyet arasındaki tutarsızlık.

Dahili işgücü düzenlemeleri

Zorunlu LNA. Sanatın 3. Bölümü. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189'u, çalışma takviminin iç çalışma yönetmelikleri tarafından belirlendiğine göre. Buradan, PWTR eksikliği olarak muamele görecek iş kanunu ihlali ve işveren Sanat uyarınca idari olarak sorumlu tutulabilir. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 5.27.

Diğer belgeler

Tatil programı. ch'ye göre. 1 ve 2 Sanat. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 123'ü, ücretli izinlerin verildiği sıra, işveren tarafından onaylanan tatil programına göre yıllık olarak belirlenir; tatil programı zorunlu hem işveren hem de çalışan için.

vardiya programı. İşveren bir vardiya çalışma modu getirdiyse, vardiya programı hatasız mevcut olmalıdır (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 103. Maddesi).

Zaman planı. İşverenin, her bir çalışanın fiilen çalıştığı zamanın kayıtlarını tutma yükümlülüğü, Sanatın 4. Bölümünde belirtilmiştir. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 91'i. Çalışanların fiilen çalıştıkları süre, zaman çizelgesine kaydedilir.

Çalışanları bir iş gezisine göndermeye ilişkin düzenlemeler (veya PVTR'deki ilgili bölüm). Tüm konuların, 13 Ekim 2008 tarih ve 749 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi (29 Temmuz 2015'te değiştirildiği şekliyle) tarafından onaylanan iş gezilerine çalışanların gönderilmesinin özelliklerine ilişkin Yönetmelik tarafından düzenlendiği görülmektedir. iş gezilerini düzenleyen diğer tüzük sayısı.

Ancak, Sanatın 4. Kısmına göre. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 168'i, tüm devlet dışı işverenlerin, iş gezileriyle ilgili masrafların geri ödenmesi prosedürünü ve miktarını düzenleyen bir toplu sözleşme veya LNA'ya sahip olmaları gerekmektedir.

Çalışanların bir iş gezisi sırasında yaptıkları masrafların tazmini, Rusya Federasyonu Vergi Kanunu uyarınca, ancak bunun bir toplu sözleşmede veya LNA'da belirtilmesi durumunda bir kuruluşun giderleri olarak kabul edilebilir. Kuruluşun masraflarıyla ilgili bilgiler (örneğin evden havaalanına, havaalanından varış noktasına taksi ücreti) seyahat LNA'sına veya toplu sözleşmeye yansıtılmazsa, bu tutarlar net kardan geri ödenir. kuruluşlar.

İş gezici nitelikteyse veya dönüşümlü olarak yapılıyorsa, işveren uygun LNA'yı onaylatmalıdır. Örneğin: İşin seyahat niteliğine ilişkin düzenlemeler ve Döndürme yöntemine ilişkin düzenlemeler. Çalışanla yapılan iş sözleşmesinde, işin niteliğine ilişkin bilgiler de yansıtılır.

NOT

İşveren, yerel birincil muhasebe belgelerini kullanıyorsa, geliştirilen belge formları işverenin emriyle onaylanmalı ve Sanatta yansıtılan ayrıntıları içermelidir. 06.12.2011 tarihli ve 402-FZ sayılı Federal Yasanın 9'u "Muhasebe Üzerine" (04.11.2014 tarihinde değiştirildiği gibi).

"İşletmenin personel hizmeti ve personel yönetimi", 2007, N 9

Dahili İK denetimi

Geçen yıl, hem devlet kurumlarından hem de özel şirketlerden kendi personel kayıtlarının düzenli olarak denetlenmesi konusunda önemli bir ilgi var. Bu bir dizi faktörden kaynaklanmaktadır. Birincisi, hükümetin işverenler ve çalışanlar arasındaki çalışma ilişkilerini belgeleme alanına artan ilgisi. Devlet İş Müfettişliği'nin programlı ve programsız teftişleri birçok personel hizmeti için olağan hale geldi. İkinci olarak, çalışanların hukuk okuryazarlığının artması ve mahkemelerde kendi haklarını savunma istekleri, İK yöneticilerinin gerekli belgeleri muhafaza etmeye özen göstermesini sağlar. Mahkemelerin her şeyden önce davanın resmi yönüne dikkat ettikleri, yani sadece belgelerin varlığını değil, aynı zamanda içeriklerinin ve yürütmelerinin doğruluğunu da dikkatlice kontrol ettikleri bilinmektedir. Üçüncüsü, şirketin yasalar çerçevesinde faaliyet gösteren iyi ve verimli bir insan kaynakları hizmetine sahip olması, potansiyel adaylar ve şirket çalışanları için olumlu bir sinyaldir ve sonuçta şirketin işveren olarak markasını artırmaya yardımcı olur. işgücü piyasası.

İç personel denetimi kavramı

İç personel denetimi, yerel yönetmeliklerle düzenlenen ve denetlenen kurum bünyesinde özel bir birim (iç personel denetim hizmeti) tarafından şirketin personel hizmetinin bağımsız bir objektif doğrulaması için gerçekleştirilen bir faaliyettir.

Bu tanımda iki önemli noktaya vurgu yapılması tesadüf değildir: iç denetçilerin bağımsızlığı ve tarafsızlığı. İç denetçilerin, şirketin İK departmanından ve kontrol ettikleri başkanından bağımsız olması esastır. Ancak o zaman fikirlerini özgürce ifade edebilecekler.

Aslında, iç personel denetim hizmetinin bağımsızlığı, şirketteki tabiiyet düzeyi ile belirlenir. İK hizmeti içinde bir departman veya departman olarak bulunabilir ve doğrudan İK direktörüne rapor verebilir veya doğrudan şirketin birinci şahsına rapor veren bağımsız bir birim statüsüne sahip olabilir. İç İK denetim biriminin İK departmanı başkanına (İK departmanı vb.) bağlı olduğu bir durumda iç denetçilerin bağımsızlığı sağlanamaz.

Objektiflik, iç denetçinin tarafsız entelektüel dürüstlüğünü, üstlerin görüşünden bağımsız olarak kendi görüşünü savunma becerisini ve çatışma durumlarından kaçınma becerisini ifade eder. İç denetçinin tarafsızlığı, onun önyargılarından, diğer kişilerden veya yönetimin baskısından etkilenmemelidir.

Bu hizmetteki çalışan sayısı değişir ve büyük ölçüde şirketin büyüklüğüne bağlıdır. 500 kişiye kadar olan küçük şirketlerde, iç personel denetiminden bir uzman sorumlu olabilir (bu durumda, hizmet bu şekilde oluşturulmaz). 3.000 kişiye kadar olan orta ölçekli şirketlerde, iç denetimde üç ila beş kişi yer alabilir. Geniş bir şube ağına sahip büyük şirketlerde İK denetim hizmetinde 10 kişiye kadar olabilir.

İç personel denetiminin amacı ve hedefleri

Denetimin amacı, çözümü iç denetçinin faaliyetine yönelik olan belirli bir görevdir. Her durumda iç personel denetiminin amacı farklıdır. Şirketin büyüklüğüne, organizasyon yapısına bağlıdır ve yönetimin gereksinimlerine bağlı olarak değişebilir. Rus şirketlerinin büyük çoğunluğunda, iç İK denetim birimlerinin İK yönetiminin ihtiyaçlarına hizmet etmeyi amaçladığı kabul edilmelidir. Birincisi, şirketin İK direktörüne bağlıdırlar, ikincisi, onun onayladığı plana göre çalışırlar ve üçüncüsü, denetim sırasında alınan bilgileri doğrudan personel servisi başkanına sunarlar. İkincisi ise, genellikle iç denetimi, personel memurlarının mesleki uygunluğunu belirlemeyi amaçlayan bir denetim olarak algılar. Bu yaklaşım makul şüpheler uyandırmaktadır.

Görünüşe göre dahili bir İK denetiminin amacı, nihayetinde İK departmanının performansını iyileştirmek ve şirketin yanlış İK belgeleriyle ilişkili olası risklerini en aza indirmek olmalıdır. Bir şirketin devlet yetkilileri tarafından denetimden geçirilmesi ve/veya çalışanlarla ortaya çıkan iş uyuşmazlıklarının çözümlenmesi sürecinde maruz kalabileceği risklerin izlenmesi, bir iç İK denetiminin en önemli yönlerinden biridir. İç personel denetim hizmeti, yalnızca önceden oluşturulmuş belgelerdeki hataları bulmaya değil, her şeyden önce bunları önlemeye çalışmalıdır. Bunu yapmak için, diğer şeylerin yanı sıra, personel memurlarına gerekli yardımı sağlamalı, onlara ortaya çıkan konularda personel belgelerinin geliştirilmesi ve oluşturulması aşamasında tavsiyelerde bulunmalıdır. Bu, dış denetçilerden temel farklılıklarından biridir.

Yukarıdaki amaca dayalı olarak, iç personel denetim hizmetine aşağıdaki görevler atanabilir:

1. Personel dokümantasyonu hazırlanırken personel yetkilileri tarafından kanuna uygunluğun doğrulanması ve değerlendirilmesi.

2. Personel görevlilerinin eylemlerinin belirlenmiş kural ve prosedürlere uygunluğunun değerlendirilmesi.

3. Personel servisi çalışmalarının ve şirketin personel doküman yönetim sisteminin etkinliğinin değerlendirilmesi.

5. Şirket yönetimine ve sahiplerine, kendilerini ilgilendiren konularda gerekli bilgileri vermek.

İç personel denetim hizmetinin oluşturulması,

yapısının tanımı

Bir iç personel denetim hizmeti oluşturma sürecini, amacını ve hedeflerini tanımlayarak başlatmak en iyisidir. İlk aşamada, bu hizmetin faaliyetlerinin resmileştirilmesine ciddi şekilde yaklaşmanız ve faaliyetlerini düzenleyen bir dizi belge geliştirmeniz tavsiye edilir:

İç personel denetimi hizmetine ilişkin düzenlemeler;

Servis çalışanlarının görev tanımları;

Bir iç personel denetimi yürütme prosedürüne ilişkin talimatlar.

İç İK Denetim Servisi Yönetmeliği, bu yapısal birimin çalışmalarını düzenleyen en önemli belgedir. Yönetmelik, Birleşik Örgütsel ve İdari Dokümantasyon Sisteminin gerekliliklerine uygun olarak oluşturulmuştur ve aşağıdaki bölümleri içerir:

1. Genel Hükümler.

Bu bölüm, iç personel denetim hizmetinin genel bir tanımını, yapısını, bağlılığını, birime faaliyetlerinde rehberlik eden belgelerin bir listesini içerir.

2. Amaçlar ve hedefler.

Bu bölüm, iç personel denetim hizmetinin ana amaç ve hedeflerinin bir listesini içerir.

3. Fonksiyonlar.

Birimin temel işlevleri, yönetmeliğin önceki bölümünde belirtilen amaç ve hedeflerden kaynaklanmaktadır.

4. Haklar ve yükümlülükler.

Bu bölüm, şirket içindeki iç personel denetim hizmetinin görev ve işlevlerini başarılı bir şekilde yerine getirmesi için gerekli olan hak ve yükümlülüklerinin bir listesini içerir. Aynı bölüm, hakların kullanılmaması ve yükümlülüklerin yerine getirilmemesi nedeniyle hem birimin hem de birimin bir bütün olarak sorumlu olduğunu belirtir.

5. Liderlik.

Bu bölüm, iç personel denetim hizmeti başkanının atanması ve görevden alınmasına ilişkin prosedürü açıklar, niteliklerinin düzeyi için gereksinimleri sağlar, hak ve görevlerini listeler, vb.

6. İlişkiler.

İç İK denetim hizmetinin şirketin diğer yapısal bölümleriyle, özellikle şirketin personel departmanı ve şirketin hukuk departmanıyla dahili etkileşim sürecinin ayrıntılı bir tanımını içeren çok önemli bir bölüm: hangi konularda, hangi durumlarda ve bu etkileşim hangi sırayla gerçekleştirilir; hizmet çalışanlarının dış kuruluşlarla etkileşimi bekleniyorsa (örneğin, iş müfettişliği tarafından yürütülen teftişlere katılım vb.), bu süreç de bu bölümde açıklanmaktadır.

7. İşin organizasyonu.

Bu bölüm, çalışmalarının organizasyonu ile ilgili ana noktaları açıklamaktadır. Bu bölüm ayrıca gerekirse hizmetin nasıl yeniden düzenleneceğine dair bilgileri de içermelidir.

8. Son hükümler.

Bölüm, hükmün yürürlüğe girme prosedürünü ve ayrıca değişiklik ve ekleme yapma prosedürünü belirler.

Servis çalışanlarının görev tanımları aşağıdaki tipik bölümlerden oluşmaktadır:

1. Genel Hükümler.

Bu bölüm aşağıdaki bilgileri içermelidir:

Kadro tablosuna göre verilen pozisyonun tam adı;

Çalışan kime rapor veriyor?

Bir pozisyona atanma ve işten çıkarılma prosedürü (işe alma ve işten çıkarma - sıradan çalışanlar için);

Bir çalışanın geçici olarak bulunmaması durumunda ikame prosedürü (davaları alma ve aktarma prosedürü dahil);

Varsa iş organizasyonunun özellikleri (düzensiz çalışma saatleri, esnek saatler vb.). Bu bilgi iş sözleşmesinde belirtilmişse, bu madde eksik olabilir;

Bu pozisyonu tutan çalışana rehberlik eden düzenleyici, metodolojik ve diğer belgelerin listesi;

Nitelik gereksinimleri (eğitim düzeyi, iş deneyimi).

2. Fonksiyonlar.

Bu bölüm, iç personel denetim hizmetinin faaliyetlerine uygun olarak çalışanın ana faaliyetlerinin bir listesini içerir.

3. İş sorumlulukları.

Bu bölüm, önceki bölümde belirtilen işlevleri sağlayan iş türlerini ayrıntılı olarak listeler; gerçekleştirilen eylemlerin doğası da açıklanır ("organize eder", "sağlar", "hazırlar", "inceler", "yönetir", vb.).

Bu bölüm, bir iç personel denetim hizmeti çalışanının yetkilerini belirler ve kendisine verilen işlev ve görevlerin yerine getirilmesini sağlar.

5. Sorumluluk.

6. İlişkiler (konuma göre bağlantılar).

Bölüm, çalışanın faaliyetinin tüm alanlarında nasıl ve kiminle etkileşime girdiğini açıklar: kimden, hangi biçimde ve hangi zaman çerçevesinde bilgi aldığı; hangi bilgileri, hangi biçimde, hangi zaman diliminde ve kime sağladığı ve bir çalışanın yapısal bölümleri ve şirketin diğer çalışanları ve (gerekirse) üçüncü taraf kuruluşlarla olan diğer bilgi ilişkileri konuları. Bu bölüm en görsel olacak şekilde tablo şeklinde düzenlenebilir.

Bir iç İK denetimi yürütme prosedürüne ilişkin talimat, bir iç denetim yürütme teknolojisini ayrıntılı olarak açıklar (aşağıya bakın) ve eki, iç denetçilerin standart çalışma ve raporlama belgelerine ilişkin örnekleri sağlar.

Dahili İK denetim hizmetinin yapısı, büyük ölçüde şirket yönetiminin (veya İK hizmetinin yönetiminin) konumuna, yani. bu birim için hangi görevleri belirlediğini ve şirketteki rolünü ne kadar doğru anladığını.

Çoğu şirkette, iç İK denetim hizmeti merkezileştirilmiştir, yani. personel denetiminden sorumlu bölüm şirketin merkez ofisinde yer almaktadır. Böyle bir yapının avantajı, hizmet çalışanlarının şirketin bölge şubeleri ve temsilciliklerinin başkanlarından ve personel departmanlarından bağımsız olmasıdır. Ancak bir hizmeti merkezi olmayan bir yapı olarak inşa etmek de mümkündür. Bu durumda, merkezi birim birleşik bir denetim teknolojisinin geliştirilmesini ve bu teknolojiyle çalışma eğitimini üstlenir ve denetimin kendisi sahadaki iç denetçiler tarafından gerçekleştirilir. Bu seçenek, planlanmamış denetimleri hızlı bir şekilde yürütme yeteneği ile dikkat çekiyor, ancak bu yapı, yerel denetçilerin bağımsızlığı ve tarafsızlığı hakkında ciddi şüpheler uyandırıyor.

Ana çalışma alanları ve personel denetiminin planlanması

İç personel denetim hizmetinin ana çalışma alanları aşağıdaki gibidir:

Personel memurlarının faaliyetlerinin mevcut mevzuat gereklerine uygunluğunu kontrol etmek;

Personel belgelerinin kompozisyonunun eksiksizliğinin değerlendirilmesi;

Personel belgelerinin kayıt sisteminin değerlendirilmesi;

Personel belgelerinin saklanması için sistemin değerlendirilmesi;

Arşiv depolaması için vakaların hazırlanmasına yönelik sistemin değerlendirilmesi;

Personel dokümantasyonu oluşturmak için kullanılan yazılımın değerlendirilmesi;

Yerel yönetmeliklerin denetimi;

Çalışanlarla iş sözleşmelerinin ve medeni hukuk sözleşmelerinin denetimi;

Sorumluluk sözleşmelerinin denetimi;

İş tanımlarının denetimi;

Personel siparişlerinin denetimi;

İşgücü korumasına ilişkin belgelerin denetimi;

Çalışma kitaplarını koruma prosedürünün denetimi;

Şirketle ilgili diğer alanlar (örneğin, belirli çalışan kategorileri için belgelerin denetimi, çalışanların eğitimi ve sertifikalandırılması için belgelerin denetimi vb.).

Yukarıdaki alanların tümünde, iç personel denetim hizmeti hem planlanmış hem de planlanmamış teftişler yapabilir. Planlanmış kontroller, servis şefi tarafından, üst şef tarafından onaylanan plana uygun olarak düzenlenir. Dahili İK denetim hizmetinin çalışma planı, uygulama süresinin bir göstergesi ile planlı denetimler için bir konu listesi içerir ve bir yıl için geliştirilmiştir. Şirket yönetiminin veya İK direktörünün inisiyatifiyle İK departmanı başkanında (veya bölgesel şubesinde) bir değişiklik olması durumunda, İK çalışanlarının yasadışı eylemleri hakkında bir sinyal alınması üzerine plansız denetimler gerçekleştirilir ve / veya iç kuralların, talimatların, düzenlemelerin ihlali.

İç personel denetimi teknolojisi

İç denetimlerin organizasyonu aşağıdaki gibidir:

1. İç İK denetim hizmeti başkanı denetim programını onaylar. Program, denetimin kapsamını, denetim dönemini, denetim ekibinin oluşumunu, denetim sırasında gerçekleştirilecek olan planlanmış çalışmaları ve denetim prosedürlerini belirler.

2. Şirketin yönetimi, personel servisi başkanının (ve varsa bölgesel bölüm başkanlarının) dikkatine sunulan, gelecekteki bir denetim konusunu (bkz. Örnek 1) belirten bir iç personel denetimi yapmak için bir emir verir. herhangi). Personel servisinin yönetimi, siparişte belirtilen süre içinde, gerekli tüm personel belgelerinin yanı sıra denetim için gerekli diğer bilgileri hazırlamak ve denetçilere sağlamakla yükümlüdür.

3. Denetim ekibi, sunulan belgelerin içeriğini analiz eder. Denetim başlamadan önce, denetim ekibinin tüm üyelerine denetlenmekte olan kontrol sorularını içeren özel kontrol listeleri verilir. Ve gerekirse personel servisi çalışanları ile görüşür, onlardan gerekli açıklamaları alırlar.

Bu bilgileri, formu iç personel denetimi yapma prosedürüne ilişkin talimatlarda onaylanan çalışma belgelerine kaydederler. Denetim sonucunda tespit edilen ihlaller ve tutarsızlıklar, gelecekte bu tür durumları düzeltmek ve önlemek için olası önlemleri de kaydeden özel tutarsızlık protokollerine kaydedilir.

Sınırlı

sorumluluk "Buz"

(LLC Buz)

N------

Personel denetimi yaparken

Personel departmanının faaliyetlerini iyileştirmek ve Ice LLC'nin personel kayıtlarının uygunsuz bakımı ile ilgili olası risklerini en aza indirmek için,

Emrediyorum:

1. 9-15 Eylül 2007 tarihleri arasında "Çalışanlarla iş sözleşmelerinin ve medeni hukuk sözleşmelerinin yürütülmesi" konusunda bir iç personel denetimi gerçekleştirin.

2. İç İK Denetim Servisi Başkan Yardımcısı S.V. Biryukov'u denetim ekibinin başına atamak.

3. Denetim ekibine aşağıdaki çalışanları dahil edin:

bilgi güvenliği mühendisi Simakov A.V.

hukuk danışmanı Efremov K.A.

E.P. Vetrov, İK Doküman Yönetiminde Lider Uzman

5. İç personel denetim servisi başkanı V. V. Rumynina'ya bu emrin yerine getirilmesi üzerinde kontrol sağlamak.

Genel Müdür Kiripov V.P. Kiripov

Siparişe aşina:

Biryukov S.V. Biryukov

Simakov A.V. Simakov

Efremov K.A. Efremov

Rumen V.V. Rumence

4. Denetim ekibi, denetimin sonuçlarına dayanarak 7 gün içinde durumu, belirlenen sorun alanlarını ve olası riskleri açıklayan ve bu sorunların çözümüne ve risklerin en aza indirilmesine yönelik önerileri içeren bir rapor hazırlar.

Rapor yönetime sunulmadan önce denetim ekibi başkanı tarafından denetlenen personel yetkilileri ile görüşülür. Tartışmanın amacı, raporun içeriğinin çalışanlar tarafından anlaşılabilir olmasını ve denetçiler tarafından önerilen önerileri uygulamaya hazır olmalarını veya bunların uygulanmasının imkansızlığının nedenlerini haklı çıkarabilmelerini sağlamaktır.

5. Rapor, denetçilerin tavsiyelerini onaylayan ve bu tavsiyelerin uygulanmasına katkıda bulunacak kararlar alan şirket yönetimine sunulur.

İç denetim hizmetinin tipik sorunları

İç denetçilerin faaliyetlerini yürütürken karşılaşmaları gereken bir dizi tipik sorun vardır:

1. Denetlenenler tarafından bilgilerin eksik/zamansız sunumu, iç denetim sürecindeki yapıcı olmayan konumları.

İK görevlileri, bir iç İK denetiminin yalnızca işlerindeki hataları bulmak için yapıldığından, bilgi ve deneyimlerinin yönetim tarafından sorgulandığından ve denetim sonuçlarının şirketteki statülerini etkileyeceğinden eminse, böyle bir tepki kaçınılmazdır. . Herhangi bir doğrulama - hem harici hem de dahili - belirli son tarihlerle sınırlıdır. Bunu anlayan personel memurları, iç denetçilerin çalışmalarını karmaşıklaştırmaya, bilgi abluka stratejisini uygulamaya çalışır: çeşitli nedenlerle ve çeşitli bahanelerle gerekli belgeler sağlanmaz.

Bu nedenle, öncelikle denetlenenleri denetimin amaçları hakkında bilgilendirmek, personel servisinin çalışmalarını iyileştirmek için iç denetçilerin tavsiyelerinin getirebileceği faydalara odaklanmak gerekir.

İkincisi, bir şirketin çalışanları için “hata yapma hakkını” tanıyan bir kurum kültürüne sahip olması, en iyi uzmanların işlerinde bile hataların kaçınılmaz olduğu anlayışı büyük önem taşımaktadır. Ancak bu durumda personel memurlarının iç denetçilerle işbirliği yapmaya hazır olmalarını sağlamak mümkündür.

Üçüncüsü, bir personel denetimi yapma prosedürünü düzenleyen şirketin iç belgelerinde, denetlenen departmanların çalışanlarının, taleplerinde belirtilen süre içinde denetçilere istenen tüm bilgileri eksiksiz olarak sağlama yükümlülüğü açıkça belirtilmelidir. Öte yandan, bu belgeler, iç denetçilerin, bir sonraki denetim sırasında işlerinin şartlarını ve etkileşim prosedürünü denetlenenlerle koordine etme yükümlülüğünü sağlamalıdır.

2. Denetim için yetersiz zaman bütçesi.

İç denetim uygun şekilde planlanmalıdır. Kural olarak, iç denetim hizmeti başkanı, gelecek yıl için aylara göre davranışlarının zamanlamasını gösteren bir denetim planı hazırlar. Ancak, İK/İK yönetiminden sık sık talepler gelirse veya planlanmamış gözden geçirmeler gerektiren durumlar varsa, planlanmış bir gözden geçirme için başlangıçta ayrılan süre önemli ölçüde değişebilir. Bu durumda denetimlere yönelik iş planlarının hazırlanmasında ve düzeltilmesinde esnek olunması ve bu tür talepler olması durumunda gerekli sürenin önceden sağlanması önemlidir.

3. Bireysel liderlerin gerçek durumla ilgili bilgileri algılamaya hazırlıksızlığı.

İK servisi/İK departmanının ilk kişileri, denetçiler tarafından önerilen tavsiyeleri uygulamaya ve denetim sonuçlarına göre kararlar almaya her zaman hazır değildir. Bu nedenle, zaten bir iç personel denetim hizmeti oluşturmanın ilk aşamasında, iç denetçilerin denetim sonuçlarına dayanarak kendileri tarafından yapılan tavsiyelerini uygulama prosedürünü tanımlamak gerekir.

Denetim sonuçlarını analiz etme ve iç denetçiler tarafından sağlanan rapor ve tavsiyelere dayalı olarak düzeltici / önleyici faaliyetlerde bulunma sorumluluğunun denetlenen birim başkanının sorumluluğunun şirketin iç belgelerine eklenmesi de tavsiye edilir.

4. Personel denetim hizmetinin bağımsız olmaması.

Daha önce de belirtildiği gibi, Rus şirketlerinin büyük çoğunluğunda, iç İK denetim hizmeti ya şirketin İK direktörüne bağlıdır ya da İK hizmetinde yapısal bir birim olarak bulunur ve başkanına rapor verir. İç denetçilerin, denetlenen personel memurlarının doğrudan yönetimine olan bu bağımlılığı, onların tarafsızlığını doğrudan etkiler: bağımlı bir iç denetçi, objektif olamaz. Evet ve bu durumda personel memurları, iç denetçileri yönetimlerinin doğrudan temsilcileri olarak algılama eğilimindedir ve onlarla etkili çalışma ilişkileri kurmaya çalışmazlar.

İç denetçiler kimlerdir?

İç denetçi, bir iç personel denetimi yapma yeterliliğine ve denetim yapmak için uygun yetkiye sahip bir kişidir.

Son üç yılda birçok şirkette iç İK denetim birimlerinin aktif olarak oluşturulmasına rağmen, şu anda bu tür hizmetlerde etkin bir şekilde çalışabilecek yüksek nitelikli uzmanlar eksikliği bulunmaktadır.

Kural olarak, bir şirkette bir iç personel denetimi departmanı / departmanı oluştururken, daha önce şirkette personel doküman yönetimini sürdürmekle ilgilenen çalışanlar ona devredilir. Ancak uygulama, şirket içinde "büyümüş" ve şirketin iç sorunlarına dahil olan uzmanların, eski meslektaşlarının çalışmalarını değerlendirirken her zaman uygun nesnellik ve tarafsızlık göstermediğini göstermektedir. Öte yandan, çok önemli olan, eski meslektaşlarına gerekli yardım ve tavsiyeyi sağlamaya daha fazla odaklananlardır. Bu çalışanlar, şirketin bir şubesi (veya diğer bölgesel bölümü) için bir personel denetim prosedürü yürütürken de oldukça etkili olabilirler.

Hem personel servisinin eski çalışanlarından hem de özellikle personel danışmanlığı hizmetleri sunan danışmanlık veya hukuk firmalarından çalışanları piyasadan çekerek "karma" bir iç personel denetimi bölümü oluşturmak en uygun görünüyor.

İdeal olarak, İK denetim hizmeti avukatları, İK profesyonellerini ve bilgi güvenliği uzmanlarını içermelidir.

Aşağıda, şirketin iç İK denetim hizmeti başkanı pozisyonu için bir adayın yetkinliği ve kişisel nitelikleri ile hakları ve yükümlülükleri için resmi gereksinimlerin yaklaşık bir listesi bulunmaktadır.

İç İK Denetim Servisi Başkanı:

çalışanın pozisyonu ve nitelikleri için gereklilikler

1. Demografik gereksinimler:

Yaş: 55 yıla kadar;

Cinsiyet Erkek Kadın.

2. Eğitim gereksinimleri:

Yüksek öğrenim, yasal veya dokümantasyon yönetimi alanında;

Personel yönetimi ve / veya bilgi teknolojisi alanında ek eğitim arzu edilir.

3. Mesleki deneyim:

Gelişmiş bir şube ağına sahip bir şirketin İnsan Kaynakları/İK departmanında en az 3 yıl deneyim veya bir danışmanlık veya hukuk firmasında benzer deneyim;

Şirkette İK doküman yönetim sistemini kurma / yeniden düzenleme deneyimi, bir iç İK denetim metodolojisi geliştirme ve uygulama deneyimi;

Takım liderliği deneyimi.

4. Mesleki bilgi, beceri ve yetenekler:

Personel iş akışı alanında mükemmel iş kanunu ve yönetmelikleri bilgisi, yönetim ve bilgi koruması için dokümantasyon desteği;

Deneyimli PC kullanıcısı;

Ana uzman personel programları hakkında bilgi.

5. Kişisel nitelikler:

İletişim becerileri, kişisel temas kurma yeteneği;

Objektiflik ve amaçlılık;

Yüksek verim;

Bir sorumluluk;

Büyük miktarda bilgi ile çalışabilme;

Kendi fikrini mantıklı bir şekilde savunma yeteneği.

Personel servisinin ve bölgesel bölümlerinin çalışmalarının iç denetimini yapmak;

Personel dairesi başkanı ve çalışanlarından gerekli bilgi ve belgeleri talep etmek;

Denetimlere katılmak;

Gerekli düzeltici faaliyetlerin uygulanması ve denetim sonucunda yapılan tavsiyelerin uygulanması üzerinde kontrol sağlamak;

Denetim sonuçlarına göre iç denetçiler tarafından hazırlanan raporları değerlendirmek ve iç denetçilerin eylemlerine karşı yapılan itirazlar hakkında karar vermek;

İç personel denetim hizmetinin faaliyetlerini düzenleyen düzenleyici belgelerin geliştirilmesine katılmak;

Devlet Çalışma Müfettişliği ile olan anlaşmazlıklar da dahil olmak üzere, şirketin işleyişi sırasında ortaya çıkan tartışmalı ve ihtilaflı durumların analizinde yer almak;

İç personel denetim hizmetinin faaliyetlerini iyileştirmek için şirket yönetimine önerilerde bulunmak.

7. Sorumluluklar:

İç personel denetim hizmetinin çalışmalarını planlamak ve organize etmek;

İK doküman yönetim sisteminin iç denetimlerini yürütmek için bir metodoloji geliştirin;

Denetimleri yürütmek için çalışma grupları oluşturun;

Denetlenen departmanların yönetimi ile işbirliği yapın.

8. Sorumluluk:

İç personel denetimi planının uygulanması için;

Planlanmamış denetimleri organize etmek ve yürütmek için;

Hizmetin rapor ve tavsiyelerinde yer alan bilgilerin güvenilirliği ve tarafsızlığı için;

Gerekli düzeltici önlemlerin uygulanmasına ilişkin kontrollerin düzenlenmesi ve denetim sonucunda yapılan tavsiyelerin uygulanması için.

Bu gereksinimler, şirketin özellikleri ve iç personel denetim hizmetinin karşı karşıya olduğu görev yelpazesi dikkate alınarak personel hizmeti tarafından sonuçlandırılabilir.

Rus çalışma mevzuatı son zamanlarda sık sık değişti ve iç denetçiler, şirketin faaliyetleriyle ilgili tüm değişikliklerden haberdar olmalıdır. Bu nedenle onlara sürekli mesleki gelişim olanağı sağlamak gerekir. İç denetim hizmetine sadece tüm değişiklikleri izleme işlevi emanet etmek değil, aynı zamanda çalışanlarını onlar hakkında şirketin personel departmanına bilgi vermeye, onlar için eğitim faaliyetleri yürütmeye zorlamak tavsiye edilir.

Dış veya iç İK denetimi?

İK denetimi, önde gelen Rus ve Batılı danışmanlık şirketlerinin dahil olduğu popüler bir hizmet haline geliyor. Dış danışmanlar tarafından yürütülen İK denetimi, yerleşik görüşler, alışkanlıklar ve değerlendirmelerden uzaklaşmanıza, şirketin İK departmanının çalışmalarını rakip şirketlerin benzer hizmetlerinin çalışmalarıyla karşılaştırmanıza ve ayrıca verimliliği artırmak için bağımsız öneriler almanıza yardımcı olur. İK doküman yönetim sistemi.

Öte yandan, harici danışmanlar, şirketin İK departmanının dahili prosedürlerinin ve standartlarının uygulanmasını kontrol etmek için her zaman yeterli zamana sahip değildir ve çoğu zaman bunu yapma fırsatına da sahip değildir. Bağımsız bir danışmanlık firması, personel doküman yönetiminden sorumlu çalışanların çalışmalarını sürekli olarak izleyemez. İç personel denetim hizmetinin çalışmalarının net bir şekilde düzenlenmesi, şirketin personel hizmeti sürecinde birçok hata ve ihlalden kaçınmanıza ve bazılarını önlemenize olanak tanır.

Size şirketteki İK denetim sürecinin en uygun organizasyonunu sunuyoruz:

1. İlk aşamada düzenleyici belgelerin geliştirilmesine yardımcı olacak ve ilgili hizmetin karşı karşıya olduğu belirli görevlere dayalı olarak gerekli uzmanların seçilmesine yardımcı olacak harici danışmanların yardımıyla bir dahili İK denetim biriminin oluşturulması.

2. İkinci aşamada, dahili İK denetim hizmetinin çalışanları, harici danışmanlarla birlikte olası riskleri ve olası sorun alanlarını belirler ve şirketin dahili İK denetiminin yürütülmesi için bir metodoloji geliştirir.

3. Üçüncü aşamada geliştirilen metodoloji test edilecek ve gerekirse düzeltilmesi yapılacaktır.

4. Bir iç personel denetim hizmeti oluşturmak için merkezi olmayan bir yapı seçilirse, bölgesel denetçiler, benimsenen teknolojiyi kullanarak çalışmak üzere eğitilecektir.

5. Kararlaştırılan süreden sonra, dış danışmanlar iç personel denetim hizmetinin faaliyetlerini değerlendirecektir.

Böylece, dış danışmanların yardımıyla bir iç İK denetim birimi oluşturmuş ve bir doğrulama teknolojisi geliştirmiş olan şirket, daha sonra, yalnızca iç denetçilerin mesleki yeterliliğinin yeterli olmadığı durumlarda dış uzmanların katılımıyla kendi başına bir İK denetimi gerçekleştirebilecektir. yeterli olmayabilir.

Denetimin amaç ve hedeflerine bağlı olarak müşterilerimize 3 tip personel denetimi sunuyoruz.

1. Yerel denetim

Personel kayıtlarındaki sistemsel hataları belirlemek için yerel bir personel belgeleri seçimi yapılır. Seçici olarak, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun gerekliliklerine uygunluk için, işverende fiilen var olan tüm zorunlu belgeler analiz edilir.

Bu denetim, şirketteki personel kayıtları yönetimi (HRC) ile genel durumu değerlendirmenize olanak tanır. Denetim sonuçlarına ilişkin rapor, tespit edilen ihlallerin tespit edilen tüm ihlallerinin bir göstergesini içerir ve bunları ortadan kaldırmak için gerekli eylemleri gösterir.

Müşterilerimiz genellikle şirketlerinde İK kayıtlarının tutulmasına yönelik genel yaklaşımın doğru olduğundan ve gerekli belge paketinin eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlandığından emin olmak istediklerinde bu tür denetimi seçerler.

2. Tam denetim

Her belge, KDP'nin (personel kayıt yönetimi) yürütülmesinde yapılan tüm olası hataları belirlemek için analiz edilir. Şirkette mevcut tüm personel belgeleri eksiksiz olarak analiz edilir. Her çalışana ait tüm personel evraklarının birbirine uygunluğu kontrol edilir. Yapılan hataları düzeltmek için bireysel öneriler geliştirilir.

Bu denetim, şirkette KDP yürütme kalitesi hakkında tam bir değerlendirme yapmanıza ve mevcut tüm hataları ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Denetim sonuçlarına ilişkin rapor, tespit edilen ihlallerin tespit edilen tüm ihlallerinin bir göstergesini içerir ve bunları ortadan kaldırmak için gerekli eylemleri gösterir.

Tipik olarak müşterilerimiz, denetim kuruluşları tarafından yapılacak herhangi bir denetime tam olarak hazırlandıklarından ve denetim sırasında herhangi bir belge talep ederken herhangi bir sorun ve zorluk yaşanmayacağından emin olmak istediklerinde bu denetim türünü seçerler.

3. Sistem denetimi

Tüm personel belgeleri kontrol edilir ("tam denetim") + personel belge akış sisteminin analizi, sistemin sorunlu alanlarının belirlenmesi.

Bu denetim, Şirket'teki personel kayıtları yönetimine sistematik bir şekilde bakmanızı sağlar. Denetim sonuçlarına ilişkin rapor, yalnızca tespit edilen tüm ihlallerin ortadan kaldırılması için öneriler değil, aynı zamanda KDP (personel kayıt yönetimi) alanındaki çalışma sisteminde en uygun değişiklik için öneriler de içerir.

Bu tür bir denetimi seçen müşterilerimiz, sadece KDP'nin doğruluğundan ve doğruluğundan değil, aynı zamanda şirketteki personel kayıt yönetiminin lojistiğinin optimalliği ve verimliliğinden de emin olmak isterler.

İK denetiminin maliyeti (tüm fiyatlar KDV hariçtir)

DENETİM TÜRÜ	personel sayısı 10'a kadar	personel sayısı 11 ila 25	personel sayısı 26'dan 50'ye	personel sayısı 51'den 90'a	personel sayısı 90'dan 200'e	personel sayısı 201'den 400'e	personel sayısı 400'ün üzerinde
DENETİM TÜRÜ	personel sayısı
DENETİM TÜRÜ	10'a kadar	11 ila 25	26'dan 50'ye	51'den 90'a	90'dan 200'e	201'den 400'e	400'ün üzerinde
Yerel denetim	900 ruble / birim, ancak 5000 ruble'den az değil.	850 ovmak/birim	800 devir / birim	750 ovmak/birim	700 ovmak/birim	650 ovmak/birim	müşteri ile bireysel olarak tartışıldı
Tam denetim	1300 ruble / birim, ancak 7000 ruble'den az değil.	1250 ovmak/birim	1200 ovmak/birim	1150 devir / birim	1100 ovmak/birim	1150 ovmak/birim
sistem denetimi	1600 ruble / birim, ancak 13500 ruble'den az değil.	1550 ovmak/birim	1500 ovmak/birim	1450 ovmak/birim	1400 devir / birim.	1350 devir / birim.

Bir kuruluşun personel denetimi, tutarsızlıkları belirlemek için bir şirketin personel kayıtlarıyla ilgili belgelerinin kontrolüdür. Personel belgelerinin olup olmadığı ve incelemeleri kontrol edilmektedir.

Şu soru ortaya çıkabilir: “İK danışmanlığı ve denetimi nasıl karşılaştırılır?”. Hem bu hem de iş mevzuatının uygulanmasıyla ilgili sorunların çözümünde personel servisine yardım gibi görünüyor. Ancak, bir kuruluşun personel danışmanlığı, personel belgelerinin denetiminden farklı olarak, kural olarak, mevcut belgelerin kontrol edilmesini içermez. Aslında personel danışmanlığı, ilgili konulardaki soruları yanıtlamakla ilgilidir. İK denetimi, İK danışmanlığının yerini almaz. Hatta çoğu zaman tam tersi. İK denetim hizmetine ek olarak İK danışmanlık hizmeti de bulunmaktadır.

Personel belgeleri tam veya seçici olarak kontrol edilebilir.

Tam denetim- Bu, tüm personel belgelerinin ve eksiksiz bir kontrolüdür. Böyle bir kontrolün sonucu şudur: tüm ihlallerin ve yanlışlıkların belirlenmesi ve bunların ortadan kaldırılması için ayrıntılı öneriler.

seçici denetim- bu, yüksek riskli bir bölgenin personel belgelerinin ve ihlallerin en sık meydana geldiği belgelerin kontrolüdür. Böyle bir kontrol, personel kayıtlarının durumu hakkında genel bir fikir verir ve personel kayıtlarını tutarken daha fazla dikkat edilmesi gereken risk alanlarının belirlenmesine yardımcı olur. Örneğin, yüksek riskli bölümler şunları içerir: yabancı vatandaşlarla çalışma ilişkilerinin resmileştirilmesi, sorumluluk sözleşmelerinin imzalanması, işgücü koruma belgelerinin yürütülmesi, çalışanlarla anlaşma prosedürleri vb.

Personel belgelerinin denetimi, kuruluşun kendi kaynakları (iç denetim) veya bir üçüncü taraf kuruluşun (dış) yardımıyla düzenlenebilir.

İç denetim, genellikle, personel dokümantasyon hacminin büyük olmadığı küçük kuruluşlar için geçerlidir. Bu tür bir denetim, iş mevzuatı konusunda bilgili ve personel belgeleri hazırlama becerisine sahip bir şirket çalışanı tarafından yapılabilir. Bir avukat veya insan kaynakları yöneticisi olabilir.

İç denetim sonuçlarına göre rapor düzenlenemez ve tespit edilen ihlaller çalışma modunda düzeltilir.

Dış denetim, bu tür denetimlerde uzmanlaşmış üçüncü taraf şirketlerin davet edilmesini içerir. İcracıların herhangi bir lisansa sahip olmaları gerekmez (örneğin, zorunlu bir denetim için gereklidir). Böyle bir denetim ile önemli olan personel dokümantasyonunun dışarıdan bir görünümü olacaktır. Müfettişler, tespit edilen ihlaller hakkında bir rapor hazırlayacak. İhlallerin bir değerlendirmesini (cezaların miktarı) ve ayrıca ihlallerin ortadan kaldırılması ve gelecekte önlenmesi için tavsiyelerde bulunacaklardır.

Mevzuat, personel kayıtları yönetimi denetiminin yürütülmesi için prosedür, şartlar ve gerekliliği belirlememektedir. Bu nedenle, ego, mevcut personel dokümantasyon durumunun gerekli standartlara uygunluk derecesini değerlendirmek gerektiğinde herhangi bir zamanda gerçekleştirilebilir. Ancak, gelecekte yapılan hatalardan dolayı sorumlulukla ilgili soruları ortadan kaldırmak, sorumluluğu önlemek için bir denetim yapılmasının istendiği durumlar vardır.

Örneğin, bir personel denetimi yapılması tavsiye edilir:

personel kayıtları yönetimini sürdürmekten sorumlu bir personel görevlisini değiştirirken;
çalışanlardan gelen şikayet vakaları, işten çıkarılma, izin vb.
işçiler iş müfettişliğine şikayet etmekle tehdit ederse (özellikle işten çıkarılan işçiler);
örgütün başkanını değiştirirken;
işçilerin toplu işten çıkarılması durumunda;
personel kayıtlarını tutma prosedürünü düzenleyen mevzuatı değiştirirken;
kuruluşun devlet iş müfettişliği tarafından teftiş edilmesi planlanıyorsa;
diğer bazı durumlarda.

Personel denetiminin aşamaları

Personel belgelerinin denetimi genellikle müşterinin ofisinde gerçekleştirilir. Kişisel verilerle ilgili belgeler incelenirken, birçok belgenin özel kasalarda (kasalarda), örneğin çalışma kitaplarında saklanması gerekir. Bu nedenle, müşteri kendi bölgesi dışında bir denetim yapmak isterse, doğrulama için personel belgelerinin asıllarını sağlamak zor olacaktır.

Aşama 1: organizasyonel

Bu adım sırasında yapmanız gerekenler:

müşterinin personel belgelerini hangi amaçla kontrol etmesi gerektiğini öğrenin (iç kontrol veya doğrulama için hazırlık);
denetimin zamanlamasını belirler. Esas olarak çalışan sayısına ve faaliyet türüne bağlıdırlar. Süreler birkaç günden birkaç aya kadar değişebilir;
personel belgelerinin denetimini yapmak için bir emir verin.

Aşama 2: Doğrulanacak belge listesinin onaylanması

Her kuruluşta olması gereken tek bir belge listesi kanunla oluşturulmamıştır. Çeşitli yasal düzenlemeler, belirli dergileri, emirleri ve diğer belgeleri koruma ihtiyacına atıfta bulunur. Şirketin hangi sektöre ait olduğuna bağlı olarak, yasal düzenlemelere uygun olarak kuruluşta olması gereken belgelerin bir listesini hazırlamak gerekir.

Zorunlu belgeler şunları içerir:

bir onay siparişi ile personel masası (T-3);
iş sözleşmeleri ve sorumluluk sözleşmeleri;
işe alma, başka bir işe transfer, izin verme, iş sözleşmesinin feshi ve diğer personel emirleri hakkında emirler (talimatlar);
kişisel kartlar (form N T-2);
tatil programı;
çalışanların tatilin başlama zamanı hakkında bilgilendirilmesi;
vardiya programları (vardiyalı çalışma durumunda);
zaman planı;
dahili işgücü düzenlemeleri (PWTR);
çalışanın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin düzenleme ve kişisel verilerin işlenmesine ilişkin makbuzlar;
çalışma kitapları;
çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe kitabı (ekler) (10.10.2003 N 69 Rusya Çalışma Bakanlığı Kararnamesi Ek N 3);
çalışma kitaplarının formlarının muhasebeleştirilmesi için gelir ve gider defteri (10.10.2003 N 69 Rusya Çalışma Bakanlığı Kararnamesi Ek N 2);
iş tanımları;
yerel düzenlemeler (ücret düzenlemeleri, ikramiye düzenlemeleri, iş gezileri düzenlemeleri vb.);
işgücü korumasına ilişkin yerel yasalar (işçiliğin korunmasına ilişkin talimat, tanıtım brifingi kayıt günlüğü (GOST 12.0.004-90), ticari sırlara ilişkin düzenleme);
çalışma koşullarının özel bir değerlendirmesinin sonuçları (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 212. Maddesi, 28 Aralık 2013 tarihli Federal Kanun N 426-FZ).

Bu, gerekli personel belgelerinin tam listesi değildir. Kişisel işlerin, tatillerin, iş gezilerine göndermenin, engelli belgelerinin kaydının, sertifikaların düzenlenmesinin, askeri kayıtların durumunun kontrol edilmesinin, çalışanlar tarafından zorunlu tıbbi muayenelerin geçmesinin vb. Kayıtlarını tutmak mümkündür.

Aşama 3: Belgelerin doğrulanması ve analizi

Başlangıç olarak, personel belgelerinin mevcudiyeti kontrol edilir. Daha sonra sunulan belgeler yasal gereklilikler açısından incelenir. Tüm belgeler, yetkili bir kişinin imzalarının, onay vizelerinin, kayıt numaralarının, siparişe aşinalık konusundaki çalışan işaretlerinin, yürütme işaretlerinin varlığı açısından kontrol edilmelidir.

Belgelerin birbirine bağlanmasına çok dikkat edilir, örneğin iş sözleşmelerinde, pozisyon ve maaş, onaylanmış personel tablosuna ve istihdam sırasına vb.

Çalışma kitaplarını kontrol ederken, tüm çalışma kitaplarının çalışma kitaplarının ve bunlara eklerin hareketi için muhasebe defterine kayıtlı olup olmadığını doğrulamak gerekir. Çalışma kitaplarına girişler ilgili sıraya göre yapılmalıdır, silinme, lekelenme yapılamaz. Tüm girişler, çalışanın kişisel kart formu N T-2'de çoğaltılmalı ve çalışanın imzasıyla onaylanmalıdır. Çalışma kitaplarını ve eklerini yanmaz bir kasada saklayın.

İş güvenliği ile ilgili belgeleri kontrol ederken, ilk brifing ve periyodik brifinglerde çalışanların imzalarını kontrol etmek gerekir.

Çalışanlar, emeğin özel değerlendirmesine aşina olmalıdır, çalışma koşulları iş sözleşmesine dahildir (bu zorunlu bir çalışma koşuludur). İşyerinde zararlı faktörler tespit edilirse, rapor bu tür yerlerde çalışan çalışanlar için ek garantiler gösterir, örneğin: ek izin, zarar için ek ödeme, çalışma saatlerinin azaltılması vb. Bu durumda işverenin bu teminatları sağlayıp sağlamadığının kontrol edilmesi gerekmektedir.

Aşama 4: İK denetim raporunun hazırlanması

Mevzuat, personel belgelerinin denetimine ilişkin raporun şeklini oluşturmamaktadır. Rapor, doğrudan personel denetimini yürüten kuruluş tarafından geliştirilen ücretsiz bir biçimde düzenlenir. Personel kayıt yönetiminin mevcut durumu, tespit edilen eksiklikler, bunları ortadan kaldırmak için önerilen önlemler hakkındaki verileri yansıtmalı ve denetimin amaçlarına ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemelidir.

Rapor derlenirken müşterinin istekleri, raporda tam olarak ne görmek istediği, genel olarak hangi nüansların açıklanabileceği ve hangilerinin ayrıntılı olarak anlatılabileceği dikkate alınır. Raporda ayrıca ihlal edilen maddeleri ve olası para cezası miktarı ile ceza maddelerini de belirtebilirsiniz.

Bir işveren için İK belgelerini denetlemenin faydaları nelerdir?

Uygulamanın gösterdiği gibi, şirketlerde İK kayıtları yönetimine genellikle yetersiz dikkat gösterilmektedir. Personel belgesi düzenleme yükümlülüğü genellikle bu alanda uzman olmayan (sekreter, muhasebeci, ekonomist) çalışanlara verilir ve ana iş fonksiyonlarındaki iş yükü nedeniyle personel konularına her zaman gereken özeni gösteremezler.

Personel belgelerinin denetimi şirkete büyük olumlu etki sağlar. Gerçekleştirildikten sonra, personel belgelerinin ne durumda olduğu şirket başkanına netleşir. Tüm belgeler mevzuatta kabul edilen son değişikliklere uygun olarak düzenleniyor mu? Ve hangi belgelerin oluşturulması veya sonuçlandırılması gerekiyor. Bu, çalışanların yönetime olan güvenini artırır.

Buna karşılık, şirket başkanı, iç personel hizmetinin çalışmasının etkinliğini değerlendirebileceği, bir sonraki denetim sırasında iş kanunlarının ihlali için para cezası almamak için önleyici tedbirler alabileceği nesnel veriler alır.

Bu sadece şirket sahibine para kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda sorumlu bir işveren olarak itibarını da korur.

İş kanunlarına uymamaktan dolayı dava edilme veya para cezasına çarptırılma riskini nasıl en aza indireceğinizi öğrenin. İşleri düzene sokmak ve GIT iddialarından kaçınmak için İK kayıtlarının iç denetimini gerçekleştirin.

İş tanımları kayıtsız şartsız zorunlu belgeler arasında yer almasa da GİT müfettişleri tarafından kontrol edilirken sıklıkla istenmekte ve personel işlerinde önem arz etmektedir. Bu nedenle, personel listesinde yer alan tüm pozisyonlar için birkaç kopya halinde bir dizi iş tanımı geliştirmek ve yazdırmak daha iyidir: işveren, çalışan ve işyerinde depolama için.

Adım 3. Mevcut belgelerin incelenmesi. Mutabakattan sonra, personel departmanında saklanan belgelerin içeriğini ve yürütmelerinin doğruluğunu analiz edin. Yerel kanunların, sözleşmelerin ve anlaşmaların, iş mevzuatına kıyasla çalışanların durumunu kötüleştirmediğinden emin olun. Personel ve tatil programının alaka düzeyini kontrol edin, aşina olmaları gereken belgeler altında çalışanların imzalarının olup olmadığına bakın.

Personelin kişisel kartlarını ve çalışma kitaplarını doldurmanın doğruluğuna dikkat edin, veriler eskiyse güncelleyin. Çalışanlardan alınan çalışma defterleri kayıt altına alınmalı ve çalışanın yazılı talebi üzerine yeni form veya ekleri girilmelidir. Personel servisi tarafından tutulan tüm kayıt dergileri dikilmeli ve numaralandırılmalı ve boş ve tamamlanmış çalışma kitaplarının ve içlerindeki eklerin muhasebeleştirilmesine ilişkin kitaplar bir mum mühür ile mühürlenmeli veya mühürlenmelidir. Hem tamamlanmış hem de henüz kullanılmamış çalışma kitaplarını içeren katı raporlama formları, örneğin güvenli veya kilitlenebilir bir dolap gibi sınırlı erişime sahip yerlerde saklanmalıdır.

Geçerli belgeleri gözden geçirin. Personel siparişleri, temel faaliyetlere ilişkin siparişlerden ayrı tutulmalıdır. İşveren, birleşik formlar yerine kendi formlarını kullanıyorsa, ayrı bir talimatla yürürlüğe konulmalıdır.

Adım 4. Sınav sonuçları hakkında yazılı bir rapor hazırlayın. Tespit edilen tüm hataları ve sorunları listeleyin, mevcut riskler ve genel olarak personel kayıtlarının durumu hakkında sonuçlar çıkarın. Bu riskleri ele almak için bir öneriler listesi geliştirin. Kolaylık sağlamak için, sınav sonuçları iki bloğa ayrılabilir. İlkinde, zorunlu belgelerin denetiminin sonuçlarını açıklayın. İkincisi - her çalışan için belgeleri ayrı ayrı kontrol etmenin sonucu. Örneğin, yerel yönetmeliklere ve emirlere aşina mı, iş sözleşmesi düzenli mi, çalışma defterindeki ve kişisel karttaki girişler doğru mu, vb.

Adım 5. Eksik belgeleri geliştirin ve onaylayın. Ayrı bir emir yayınlayın: sorumlu yetkilileri atayın, net geliştirme süreleri belirleyin. Bu, süreci kontrol etmeyi kolaylaştıracaktır.

Ne yazık ki, başarılı işletmelerde bile, personel belgelerinin denetimi genellikle can sıkıcı hataları ortaya çıkarır. Birçok işverenin zaten para cezası ödediği en yaygın eksiklik, kişisel verilerle ilgili dikkatsiz bir politika ve bunların işlenmesi için yazılı onay eksikliğidir.

10 diğer hata ve sorun

Tatil programı yanlış hazırlanmış veya hiç mevcut değil.
Sorumlu görevliler diskalifiye için kontrol edilmez.
Çalışanların yanlış doldurulmuş çalışma kitapları - transfer kaydı yok, istihdam kayıtları geç girildi, mal sahipleri hakkında bilgiler güncellenmedi, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun makalelerine bağlantılar yanlış yapıştırıldı.
İş sözleşmeleri yanlış dolduruluyor - çalışanın pasaport verileri ve işverenin TIN'i eksik, zorunlu koşullar öngörülmemiş, maaşların kesin ödeme tarihleri belirtilmemiştir.
İş sözleşmelerinde belirtilen görev tanımları geliştirilmemiştir.
Çalışanların doğrudan işleriyle ilgili yerel düzenlemelere, emirlere ve sözleşmelere aşina olduklarını doğrulayan herhangi bir belge bulunmamaktadır.
Zaman çizelgeleri ve kayıt dergileri/kitapları korunmaz.
Kişisel kartlar eksik, eksik veya güncel olmayan veriler içeriyor.
Zorunlu listedeki tüm yerel eylemler geliştirilmemiştir.
Personel tablosu onaylanmadı veya modası geçmedi.