Sed uygulama süreci. Elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması ve geliştirilmesi: kuruntulardan kurtulur ve gerçek hedefler oluştururuz. Elektronik belge yönetim sistemleri için gereklilikler

Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması. Yüzeyde ne yatıyor?

Dmitry Sadovnikov

Birçok iş lideri artık kurumsal yazılım dağıtım seçeneklerini değerlendirirken daha temkinli davranıyor. Bu öncelikle ekonomik durumdan kaynaklanmaktadır ve burada önemli bir bileşen, “uygulanmayanların getirilmesi” sürecinde çıkmaza girme korkusudur. Herkes uygulama ihtiyacını kabul eder, ancak hiç kimse ne kendileri için ne de dış uygulayıcılar için "nakit inek" olmak istemez. Nasıl olduğunu biliyorsun - ya "bir nüans oluştu", sonra formun aynı olmadığı ortaya çıktı, sonra sunucu zayıftı, sonra başka bir şey ... Ve para çekildi ...

"Lotsiya Soft" şirketi, neredeyse yirmi yıldır Rus kullanıcılarıyla yakın temas halinde çalışıyor. Yöneticilerin bu kısıtlı konumuna sempati duyuyoruz ve potansiyel kullanıcılarla ilgili olarak mutlak dürüstlük politikası uyguluyoruz. Bu bağlamda, Lotsia PDM PLUS'ın öncelikle teknik doküman akışını organize etmek için bir program olarak görülmesine rağmen, yönetim doküman akışını otomatikleştirmek için kullanıldığında zengin yetenekleri ve kullanışlılığının kendisini daha hızlı gösterebileceğini belirtmek isterim. Bu, yüzeyde, yönetime daha yakın bir yerde yatıyor, daha da basit görünüyor ve üretim faaliyetlerini doğrudan etkilemiyor, bu da uygulamanın başlangıcını başarılı olarak kabul etmek ve diğer sorunları çözmek için Lotsia PDM PLUS'ın kullanımını genişletmek için bir başlangıç ​​noktası olabilir. sorunlar.

Bununla birlikte, çoğu yöneticinin yönetim belgesi akışının tipik olduğunu düşündüğü bir anı hesaba katmak zorunda kaldık. Biz kendimiz öyle düşünmüyoruz, ancak burada bile müşterinin her zaman haklı olduğu gerçeğinden yola çıkarak onun liderliğini takip etmeye karar verdik. Sonuç olarak, Lotia PDM PLUS teslimat setine tamamen ücretsiz olarak dahil edilecek olan yazışmaları ve organizasyonel ve idari belgeleri (ORD) yönetmek için standart ayarın yeni bir sürümünü yayınladık. Ayrıca, herhangi bir kuruluş - bir Lotsia PDM PLUS kullanıcısı, çalışma ve kullanım için bu ayarı ücretsiz olarak talep edebilir ve alabilir. Dolayısıyla bu, kullanıcılar için doğrudan zaman ve para tasarrufu sağlar. Zaman - tipiklik, para pahasına - kendi başına ve minimum maliyetle uygulamaya yönelik özelleştirmenin hazır olması nedeniyle.

Lotia PDM PLUS kurulumunun yazışmaları ve organizasyonel ve idari belgeleri yönetmeye yönelik yeni sürümü tam olarak ne içeriyor? Sadece ayara dahil olanları listelerseniz, özel bir şey bulunmayacaktır. Evet, değil. Soru uygulamada ve dikkat (!), Bakım maliyetlerinde. Bu nedenle bazı fonksiyonlar hakkında yorum yapmak daha doğru olacaktır.

En baştan başlayalım - kullanıcı menüsü. Kullanıcı menüsünü büyütülmüş bir şekilde uyguladık - iki versiyonda. Kullanıcının önce bir işlem seçmesi uygun olabilir: aç, bul, kaydet, belge türünü görüntüle (Şekil 1). Ya da belki hemen belge tipine atıfta bulunmak ve seçilen tiple bir işlem yapmak istiyor (Şekil 2).

Menü, kullanıcı profiline bağlıdır ve bazı kullanıcıların bir menü ile, bazılarının ise başka bir menü ile daha rahat olması mümkündür. Lütfen her iki menüyü de kullanın.

Ancak, menüyü özelleştirme örneğimiz daha ayrıntılı kullanıcı profili oluşturmayı içerebilir. Örneğin, belgelerin kaydına yalnızca bir veya iki kişi dahil olacaktır. Ardından ilgili öğeler genel menüden "çıkacak" ve çalışanlar-kayıt görevlileri menüsünde kalacaktır.

Daha ilginç seçenekler de var. Şekillerde gösterilen menü ekranlarının kopyalarına yakından bakarsanız, "Logbook ..." gibi öğeleri görebilirsiniz. Bunlar raporlar. Lotsia PDM PLUS raporları, sisteme daha önce girilmiş olan verilere dayalı olarak oluşturulur. İçerik ve tasarım açısından raporları oluşturma yöntemi farklı olabilir - bu, yerleşik rapor oluşturucuda bir rapor oluştururken belirlenir (Şekil 3).

Ancak son kullanıcı için en önemli şey, görüntülenen verilerde hızlı bir şekilde gezinme yeteneğidir. Bunun için zamanında benzersiz bir hızlı filtreleme mekanizması geliştirildi. İyi bilinen otomatik filtrelere dayanmaktadır. Ancak daha da ileri gittik ve formu belirtilen alan değerlerine göre anında filtreleme özelliğini uyguladık: sadece Alt tuşuna basın ve bir veya birkaç alanın değerine tıklayın. Bu, hız ve rahatlık açısından benzeri görülmemiş görsel veri filtrelemesi sağlar. Örneğin, bir kullanıcı Buttercup JSC'den gelen tüm mektupları görüntülemek istiyor. Alt'a basar ve Buttercup kelimesine tıklar. Başka bir alana göre filtrelemek isterse ayrıca Ctrl tuşuna basar. Filtreyi sıfırlamak isterse Esc tuşuna basar. Otomatik filtrelere geri dönersek, klavyeyle çalışmayı sevmeyen kullanıcıların, açılır listedeki filtrelenmiş değerleri fare ile işaretlemenin geleneksel yolunu kullanabileceğini not ediyoruz. Sadece klavye ile daha hızlı ve daha kullanışlı, hatta ekleyebilirsiniz - daha profesyonel.

Bu nedenle, hızlı filtreleme olasılığını öğrenen bazı kullanıcılar, başka hiçbir şeye ihtiyaçları olmadığını söylüyorlar: sabahları raporu açtılar ve tüm gün sadece gerekli bilgileri alarak filtrelemek zorunda kalacaklar.

Çok çeşitli rapor formları oluşturma olasılığı göz önüne alındığında, bu gerçekten uygundur. Aynı zamanda tüm raporlar daha detaylı bilgi sağlar. Bir satıra çift tıklamak, kullanıcıya belge kartının tam sürümünü gösterecektir. Ayrıca, verileri doğrudan raporlarda uygulamak ve düzenlemek kolaydır.

Veri girişi söz konusu olduğunda, incelenen konu ile ilgili olarak hızın sağlanması önemlidir. Her şeyden önce, belgelerin kaydından bahsediyoruz: gelen ve giden mektuplar, emirler, emirler, notlar ve ikincisi, uygulayıcıların yorumları hakkında. Buradaki kilit noktalar aşağıdaki gibidir:

• belge kayıt penceresini çağırma düğmesi menüde, araç çubuğunda her zaman elinizin altında olmalıdır;
• girilen bilgiler mümkün olduğunca çabuk kaydedilmelidir. Bu özellikle örneğin telefon mesajlarını kaydederken geçerlidir;
• kullanıcı mümkün olduğunca manuel giriş yapmamalıdır.

Lotsia PDM PLUS'ta yazışma ve ORD yönetimine yönelik ayarlar geliştirilirken, giriş hızına ve veri güvenilirliğine gereken özen gösterildi. Bunun anlamı ne? Yukarıdaki kilit noktaların örneğini kullanarak açıklayalım:

• Kullanıcının hangi Lotsia PDM PLUS penceresinde çalıştığından bağımsız olarak, belge kayıt penceresini açma düğmesi her zaman mevcuttur. Ayrıca, masaüstünden veya başka bir klasörden veya görev çubuğundan bir kısayol ile belge kayıt penceresini çağırabilirsiniz;
• bilgi girme hızı yalnızca iki zorunlu alan tarafından sağlanır. Bir gönderici seçip bir konu girmeniz yeterlidir. Gönderen rehberden seçilir, ancak gelen belgenin kaydı sırasında dizin "anında" doldurulabilir. Dizini yenileme prosedürünü geliştirirken, aynı giriş hızı ilkesi kullanıldı;
• kullanıcı girerken ne kadar az hata yaparsa, raporlardaki bilgiler o kadar eksiksiz olacak ve arama hızı o kadar yüksek olacaktır. Yazma hatalarını en aza indirmek için, klavye girişinden kaçınmak için her türlü olanak kullanılır - onay kutuları, radyo düğmeleri, açılır listeler, seçim pencereleri, referans kitapları.

Gelen bir mektubun dosyaları (Şekil 4) hem normal yoldan hem de tarayıcıdan veya bir e-posta mesajından alınabilir. Lotsia PDM PLUS, TWAIN tarayıcılarla entegredir ve temel pakete bir e-posta istemcisi dahildir.

Burada, tüm belgelerin dosyalarının güvenli havuzlarda saklandığını ve bunlara düzenleme veya görüntüleme için erişimin yalnızca Lotsia PDM PLUS güvenlik sistemi ayarlarına göre mümkün olduğunu not etmek önemlidir. İstisna yok. Her belge dosyasına erişim geçmişi tutulur. Ve sisteme giriş yapmak da dahil olmak üzere sistemdeki tüm kullanıcı işlemleri detaylı bir şekilde loglanır.

Giden belgeler, inisiyatif belgeleri olarak veya gelen belgelere yanıt olarak kaydedilebilir (Şekil 5). Aynı şekilde, gelen mesajlar gidenlere cevap olarak kaydedilebilir. Bu gibi durumlarda, yazışma geçmişi otomatik olarak tutulur - tüm mektup zinciri kronolojik sırada sıralanır. Ayrıca, mektup orijinal olarak birkaç alıcıya gönderilmişse, her birinden gelen yanıtlar kaydedilir ve otomatik olarak yazışma geçmişine girilir.

Kuşkusuz, "mavi" imzalarla resmileştirilmiş belgelerin otomatik olarak oluşturulması ve ofis uygulamalarıyla entegrasyon olasılığı büyük talep görecektir; bu, Lotsia PDM PLUS ile doğrudan çalışmanıza ve bilgi alışverişinde bulunmanıza ve ayrıca PDF dosyalarını otomatik olarak oluşturmanıza ve kaydetmenize olanak tanır. Lotsia PDM PLUS.

Gelen mektuplara karar verilebilir, talimat verilebilir, sorumlu bir icracı ve ortak icracılar atanabilir. Çözünürlük ve tüm talimatlar belgenin yapısında görüntülenir (Şekil 6).

Yerleşik raporlar ve çıktı formları oluşturucu, seçilen dönem için gelen ve giden belgelerin kaydı için günlüklerin oluşturulmasını sağlar ve "Belge yürütme ilerlemesi" raporu (Şekil 7) tüm karar ve sipariş geçmişini gösterir, alınma zamanları, icra ve icracıların yorumları. Yine, rapordaki bir satıra çift tıklayarak kullanıcı en azından verilerin ayrıntılı incelemesini görebilir. Bir satırda veya belirli bir alanda çift ve tek tıklamaları işlemek için başka birçok seçenek vardır, bu nedenle bunları burada ayrıntılı olarak açıklamanın bir anlamı yoktur. Kendimizi sadece şu tezle sınırlayacağız: her şey yöneticinin elinde. Kendi, harici değil. Bu bir gösterge değil mi?

Organizasyonel ve idari belgelerle çalışmaya gelince: siparişler, talimatlar, servis notları, burada iş teknolojisi benzer, sadece ekran formları farklıdır, belge türüne karşılık gelir (Şekil 8-10).

Burada iş akışı bloğundaki siparişler için bir onay prosedürünün sağlandığı not edilebilir.

Ayrıca, tüm OSA belgeleri, hem temel hem de sonuç olarak diğer OSA belgelerine ve yazışmalarına bağlanabilir (Şekil 11).

Emrin gerçekleşmesi için emirler verilebilir, bu nedenle bu imkan doğrudan emir formundan sağlanırken, emir otomatik olarak bir sonraki belge olarak emre bağlanır (Şekil 12).

İlgili tüm belgeler hemen formda görüntülenir ve ayrıntılı bilgileri görüntülemek için çift tıklamanıza izin verir.

Lotsia PDM PLUS'taki belge akışı, eksiksiz bir olasılıklar sistemidir. Burada, programlama olmadan elde edilebilecek inanılmaz bir esneklik ve sanatçılar tarafından sınırsız dallanma ve erişim haklarını, durumları ve kullanıcılara şeffaf bilgi nesnelerinin diğer niteliklerini atamak için mekanizmalar vardır.

Yazışma ve ORD'yi yönetmek için temel ayarda, herhangi bir belgeyi koordine etmenize izin veren evrensel bir rota şeması sunuyoruz (Şekil 13).

Bu yolun özelliği, onay için gönderilmeden önce herhangi bir onaylayıcı listesinin gerekli sırayla belirlenmesidir, her onaylayan bir belge üzerinde anlaşabilir veya herhangi bir sayıda yorum yapabilir. Aynı zamanda sistem, her katılımcının onay süresini otomatik olarak kontrol eder ve onay için belgenin alınmasından sonra belirli sayıda iş günü geçtikten sonra sürenin sona erdiğini hatırlatır.

Bu durumda hatırlatma sistemi, şirketin Lotsia PDM PLUS'ta yıllık olarak oluşturulan üretim takvimini kullanır.

Böylece, Lotia PDM PLUS'ın yazışmaları ve ORD'yi yönetmek için yeni ücretsiz yapılandırması, veri giriş hızını en üst düzeye çıkarma, yürütmeyi izleme ve kullanıcılar için mevcut görevlerin bir listesini koruma ilkelerine göre oluşturuldu. Aynı zamanda, ortamın kendisi de iyileştirmeye açıktır, bu da zaten ucuz olan bir sistemin uygulanmasının maliyetini önemli ölçüde azaltır.

Ve lütfen yazışma yönetimi ve ORD'nin, Lotsiya Soft'un teknik belge akışını ve ürün verilerini yönetmek için görevlerin etkin bir şekilde uygulanmasına hızla geçmek için her zaman en kısa yolu izlemenize yardımcı olacağı uzun ve ilginç bir yolun başlangıcı olduğunu unutmayın.

"Kendi haline bırakıldığında, olaylar kötüden daha kötüye gitme eğilimindedir.."
Murphy kanunu

Elektronik belge yönetiminin uygulanması - hatalardan nasıl kaçınılır

Elbette, EDMS'yi tanıtmanın sorunları ve tüm tuzakları atlamanıza ve karaya oturmamanıza izin verecek "sihirli hap" hakkında konuşacağımızı zaten anladınız. Herhangi bir programın uygulanmasıyla zaten karşılaştıysanız, sözlerim size yararsız görünmemelidir. İş akışının uygulanmasıyla birlikte gelen sayısız "tırmıkları" açıklamak için çok fazla zamanınızı boşa harcamayacağım, ancak uzun yıllar süren uygulamalarımdan yalnızca bazı gözlemler vereceğim ve sonra size sırayla yapılması gerekenleri anlatacağım. EDMS'nin uygulanmasının başarılı olması için. Ama önce, gömmenin ne olduğunu ve neden buna ihtiyacınız olduğunu söylemeliyim (sonraki iki paragrafı atlayabilirsiniz):

Bir belge yönetim sisteminin uygulanması nedir

Bir belge yönetim sisteminin uygulanması, elektronik belgelerle çalışmak için EDMS'nin işlevlerinin günlük uygulamasında belge akışı katılımcılarının kullanılmasını amaçlayan bir süreçtir.

EBYS'nin uygulanması sırasında, elektronik belgelerle tek bir bilgi ortamında çalışmaya ağırlık verilir. Kullanıcılar programı inceler ve içinde çalışmaya alışır.

Bir belge yönetim sisteminin tanıtımı ne verir?

Gözlem No. 1. EDMS'nin uygulanmasından kim sorumludur?

Çoğu zaman, uygulama görevi, dahili BT departmanının güçlerine verilir. Bu durumda, uygulama, hesapların kullanıcılara dağıtımına ve iş akışı sunucusuna erişimin organizasyonuna indirgenir. Ardından kullanıcılar programla kendileri ilgilenmeye başlar. Şirket yönetimi uygulama projesinden uzak durursa ve en iyi ihtimalle ara sıra "Peki, iş akışı sistemi nasıl? İşliyor mu?" diye sorarsa, böyle bir uygulama çok uzun zaman alabilir ve sonucu tahmin edilemez.

Gözlem numarası 2. SED ne veriyor?

Çalışanlar bu programa neden ihtiyaç duyduklarından, onlara ne verebileceğinden, işlerini kolaylaştırıp kolaylaştırmayacağından veya sadece onlar için hayatı zorlaştırdığından şüphe duyuyorlar mı? Örneğin, otomatik süreçlerdeki darboğazlardan biri, bir belgenin imzalanması aşaması olabilir. EDMS'nin "aşağıdan" uygulanması durumunda, 100'den 99'unda belgenin imzalanması aşaması otomasyona tabi değildir. İmza aşamasına gelen her elektronik "kağıt", "imza için" elektronik bir klasöre yerleştirilir ve istediğiniz kadar orada kalır. Doğal olarak, gerçek hayat vizeye ihtiyacı olan böyle bir çalışana izin vermez. yazdırır belge ve koridorda "yakalama" veya merkez ofise "girme" onun KAĞIT belgesi için vize alır. Çalışanların adil bir sorusu var, organizasyondaki mevcut sorunları çözmediğinde ve sadece zaman aldığında, EDMS'de neden ek çalışma yapmanız gerekiyor? Yavaş yavaş, iş akışı sistemiyle çalışmak ölüyor.
Bir departmanın çalışanlarının, diğer departmanlardan kendilerine getirilen belgeleri BAĞIMSIZ OLARAK EDMS'ye girmelerinin çok daha kolay olduğunu söylediği bir durumla çok sık karşılaşıyoruz. Ve unutmayın, bu belgeler bir bilgisayarda hazırlanmış ve daha sonra basılmıştır!

Gözlem numarası 3. EDMS ile kim çalışır?

Belge yönetim sisteminin uygulanmasının özelliği, EDMS kullanım kapsamının bir bölümün ötesine geçmesi gerçeğinde yatmaktadır. EBYS ile yapılan çalışmalarda farklı departman, servis, bölüm ve şube çalışanları görev almaktadır. Otomatikleştirilmiş bir süreç bir bölümün sınırlarını aştığında, ilişki sorunları hemen başlar. "Yıkım savaşları"nın sonucu, SED'nin çalışmamasıdır. Üstelik "çalışmıyor" - bu, programda bir düğmeye bastığınızda bir hata mesajı göründüğü anlamına gelmez, ancak programın kullanılmadığı ve daha önce olduğu gibi çalışmaya devam ettiği anlamına gelir.

Ne yazık ki, bir belge yönetim sistemi uygulama deneyiminden oldukça az sayıda benzer örnek vardır. Başarılı bir uygulamadan emin olmadan para, zaman ve sinirlerinizi harcamaya hazır mısınız?

Peki EDMS uygulamasının başarısını ne belirler?

İşte uygulamamdan küçük bir hikaye:

“2009 yılında Gazprom iştiraklerinden birinde EDMS'yi uygularken, tüm eğitim ve seminerlerden sonra programda sadece yönetici sekreterlerin ve ofisin çalıştığı gerçeğiyle karşılaştık. Geri kalan çalışanlar sistemde sadece işlerini izlediler. girişleri vardı, bildirimler aldılar, programa girdiler, kendilerine gelen mesajlara ve siparişlere baktılar, ancak hiçbir şey yapmadılar, yani emirlerin yürütülmesi hakkında rapor oluşturmadılar, isteklere cevap yazmadılar , vb. Bütün bunlar için Genel Müdür, kendilerine verilen talimatların çoğunun neden EDMS'de açık kaldığını sorduktan sonra (sekreterler de bu talimatları EDMS'ye girdi), sanatçıların sahip olmadıklarından şikayet ettikleri bir toplantı yapıldı. performans raporlarını gönderme zamanı. Genel Müdür bonus ödemesinin ancak tüm siparişler işlendikten sonra yapılacağına karar verdi. Kuşkusuz, gün boyunca tüm siparişler kapalıydı. Genel müdür, sekreterlerin programa uygulayıcılar için rapor sunmasını yasakladı. Sekreterlerin iş yükü önemli ölçüde azaltılmıştır.Garip bir şekilde, herkesin rapor oluşturmak için yeterli zamanı olmaya başladı." ... Bu hikaye, bir elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması sürecinde bir yöneticinin rolünün önemini açıkça göstermektedir.

2005'ten beri EDMS'nin uygulanmasıyla meşgul olarak, etkili bir uygulama metodolojisi geliştirdik. Tamamen uzun yıllara dayanan uygulama, proje yönetimi deneyimi, konunun inceliklerine ilişkin bilgi ve kullanıcı psikolojisi anlayışı sonucunda oluşan "sihirli haplar" ve "gümüş mermiler"den oluşmaktadır. EDMS'nin uygulanması hakkında size bazı ücretsiz tavsiyelerde bulunmama izin verin:

• Belge yönetim sistemi, excel veya word gibi, kullanıcıların bilgisayarlarına yüklenmesi yeterli olan ve herkesin kullanacağı sıradan bir program gibi ele alınamaz. EDMS'nin değeri, sadece bir program olmamasıdır - şirketin işlerinde düzeni sağlamak için bir yönetici aracıdır ve iş büyümesi için bir fırsat yaratır. EDMS'yi uygulama kararı, şirketin büyümesi belgelerle çalışmadaki tutarlılık eksikliğini engellemeye başladığında olgunlaşıyor ( bir "karışıklık" varlığı). Bir belge yönetim sisteminin uygulanması, şirketin iç faaliyetlerini düzenler. Bu nedenle, EDMS'nin uygulanması için dahili Müşteri, ofis veya hukuk departmanı değil, hatta dahası BT departmanı değil, şirketin yönetimi olmalıdır.
• Uygulama projesinin kontrolü Genel Müdür veya Birinci Yardımcısı tarafından yapılmalıdır. Ofis başkanı veya BT direktörü yeterli yetkiye sahip değil ve yetki EDMS'nin şirkette uygulanması için.
• EBYS'de çalışacak olan EBYS'de nelerin otomatikleştirileceğinin belirlenmesi, bir program ve uygulama planının hazırlanması gerekmektedir.
• Doküman yönetim sistemi, kullanıcı sayısı açısından en büyük sistemlerden biri olduğundan, çoğu kuruluşta kullanılan sistem olduğundan, çalışanların eğitimine (eğitimine) ve çalışanlarına odaklanmak gerekir. motivasyon EDMS ile çalışmak için.
• Uygulamanın başarısı büyük ölçüde kuruluşun iş süreçlerine hızlı bir şekilde adapte olma olasılığına bağlıdır. Her şirketteki iş süreçlerinin kendine özgü özellikleri ve farklılıkları vardır.
• EDMS'nin şirket çalışanları tarafından günlük uygulamada kullanımı, iş tanımları ve düzenlemeler şeklinde yasal düzeyde konsolide edilmelidir.

Elbette bu, uygulama projenizi başarıya götürecek olanın tam listesi değil.

İstatistiklere göre, müşteriler tarafından bağımsız olarak yürütülen projelerin çoğu ya olumsuz sonuç veriyor ya da çok uzun sürüyor. Bunun nedeni, şirkette belge yönetim sisteminin uygulanması için mevcut kaynakların yanlış değerlendirilmesidir.

Uygulamanın gösterdiği gibi, en iyi çözüm EDMS'nin danışmanlarla birlikte uygulanması için ortak bir proje .

ESCOM.BPM belge yönetim sistemi uygulama garantileri

EDMS'nin uygulanması için ortak projenin uygulanması, onaylanan programa göre aşamalar halinde gerçekleştirilir. Projenin tüm aşamalarında, Müşteri'nin personeli ile ortaklaşa yürütülür ve bu da programla çalışmaya katılımlarını sağlar. Doküman yönetim sistemi kurulurken onların görüş ve istekleri dikkate alınır. Bu, çalışanlar ve sistem arasında güvene dayalı bir ilişki yaratır.
ESCOM.BPM belge yönetim sisteminin garantili uygulaması, projedeki etkin ve kanıtlanmış uygulama yöntemlerini, iş süreçlerini otomatikleştirmek için modern teknik çözümlerle birleştirerek elde edilir.

Uygulama için bir sözleşme imzalayarak, içinde belirtilen işin zamanında tamamlanacağından emin olabilirsiniz. Müşterilerimizin çoğu, profesyonelliğimize, bilgimize ve tecrübemize güvendikleri için EDMS'nin uygulanması için ortak bir proje seçmiştir.

EDMS'nin ortak uygulanması projesi size ne kazandıracak?

İlk olarak, bu uygulama süresinde bir azalmadır. Uzmanlarımız programı kısa sürede kuracak ve çalışmaya hazırlayacaktır. Sistem dizinlerinin, rollerin ve erişim haklarının tipik yapılandırmasının yanı sıra tipik işlemler gerçekleştirilecektir, örneğin "" işlemi için gerekli kayıt numaraları ve kayıt günlükleri şablonları yapılandırılacaktır. Çalıştırmaya başlamadan önce, kullanıcılar ve yöneticiler EDMS ile çalışmaya yönelik bir hazırlık kursuna katılacaklardır.

İkincisi, projenin risklerini azaltır., Müşterinin inceliklerini ve özelliklerini dikkate alarak iş süreçlerinin otomasyonunun tüm yönlerine kapsamlı bir yaklaşım sağlayacaktır. Danışmanlarımız, işletmedeki mevcut iş süreçlerini inceler, optimizasyonu için seçenekler sunar, yönetmelik ve İş Tanımı geliştirir, kapsamlı eğitim ve personel eğitimleri gerçekleştirir, sistemi geliştirilen yönetmeliklere ve İş Tanımına göre yapılandırır.

Üçüncüsü, uygulama kalitesinde bir artıştır. EDMS işlevlerinin kullanımında daha yüksek getiri nedeniyle. Programımızın tüm olanaklarını biliyoruz ve onlara en optimal kullanımı sunabileceğiz.

Bir EDMS'yi uygulamanın maliyeti nedir?

EDMS'yi uygulamanın maliyeti, işin miktarına bağlıdır. Birçok işi uzaktan gerçekleştirerek danışmanlık hizmetlerinin maliyetini azaltıyoruz. Kabaca, bir EDMS uygulama maliyeti yaklaşık olarak lisans maliyetine eşittir ( baskı + 20).

EDMS'nin uygulanması için ortak bir proje sipariş etmek Bize şirketinizden ve görevlerinizle ilgili ayrıntılı bilgi veren bir e-posta gönderin. Konu satırında "ESCOM.BPM EDMS'nin Uygulanması"nı belirtin. Mümkün olan en kısa sürede sizin için en uygun ticari teklifi hazırlayacağız. Ayrıntıları Skype (ESCOM-BPM) veya +7 495 255 00 99 numaralı telefondan arayabilir ve görüşebilirsiniz.

EDMS uygulamasını, lisans satın alma ile birlikte hemen satın almak daha iyidir. EDMS lisansı satın alma kararı verildiğinde, şirket yönetimini bunun uygulanması için fon ayırmaya ikna etmek çok daha kolaydır.
Ve indirimlerin varlığını unutmayınız. toplam sipariş miktarı! Buna göre, uygulamayı ayrıca sipariş ederseniz, fiyatı daha yüksek olacaktır.

Şüphesiz, bizimle birlikte olmaktan hoşlanacaksınız.

Neden bizden bir uygulama satın almanız gerekiyor?

İlk olarak, hizmetler için yeterli fiyatlarımız var.... Birçok şirket, rakiplerin programlarının uygulanması için birkaç milyon ruble bulamadıkları için bizi seçti ( ya da bu paranın daha doğru bir kullanımını buldu).

İkincisi, bizim tarafımızdan projede sadece eğitimli uzmanlar çalışıyor, gerçek, pratik uygulama deneyimine sahip olmak. ESCOM.BPM programıyla çalışmaya geçen müşterilerimiz tarafından defalarca önceki iş akışı programı, daha sonra uygulayıcının temsilcisi, program ve konunun kendisi hakkında çok az deneyimi ve az bilgisi olan bir kız öğrenciydi. Rakiplerimizden bir doküman yönetim programı seçerken yine de programı sizin yerinize uygulayacak bir partner seçerken yanılmanıza gerek kalmayacak!

Üçüncüsü, müşterileri özelleştirilmiş çözümlerle destekliyoruz. Rakiplerimizden çok azı sistemin işlevselliğini değiştirmeye, sistemi Müşteriye göre ayarlamaya (veya çok pahalı ve yavaştır) gidiyor. Ve daha da azı bu tür kararlara eşlik etmeye istekli. Kısa sürede, makul bir fiyata, programı, sonraki desteğiyle size özel belge akışınıza göre özelleştirmenizi sunuyoruz.

Belge yönetim sisteminin uygulama şartları nelerdir?

Herkes EDMS uygulamasının zamanlaması ile ilgilenmektedir. Elbette yarın programla çalışmaya başlamak isterim. Evet, sistemimizde mümkündür. Birçok basit şey yeterince hızlı başlatılabilir. Burada meselenin programda değil, onunla çalışacak insanlarda olduğunu bir kez daha vurgulamak isterim. Programı nasıl kullanacakları öğretilmelidir. Örneğin 1-2 gün içerisinde devreye alabiliriz. Bu süreçte yalnızca bir rol işgal edilir - Kayıt Memuru. Programı bir sunucuya ve birkaç iş istasyonuna kurmanız ve Kayıt Kuruluşlarını kayıt kartları oluşturmaları için eğitmeniz gerekecek. Belge değerlendirme ve kararların oluşturulması aşaması ile tüm sürecin otomatikleştirilmesi gerekiyorsa, Yürütücülerin talimatlarla çalıştığı yürütme aşaması, () harfine bir yanıt oluşturur ve birlikte çalışır, o zaman alabilir. 1 ila 2 hafta. Çünkü sadece Kayıt Memurlarına değil, aynı zamanda İmza Sahiplerine, Sekreterlerine ve Yöneticilerine de programla nasıl çalışılacağını öğretmek gerekli olacaktır. Bizim anlayışımıza göre, "eğitmek", sonuç olarak kullanıcıların programda güvenle gezinin, sadece onlara ders değil.

Bir belge yönetim sisteminin tipik bir uygulamasının şartları, 3 hafta ile 2 - 4 ay arasında değişmektedir. Uygulamada, elektronik belge yönetim sisteminin uygulanmasının zamanlaması aşağıdakilere bağlıdır:

• Otomatik dokümantasyon süreçlerinin sayısı
• Otomatikleştirilecek alan sayısı
• Eğitimli çalışan sayısı, başlangıç ​​eğitim seviyeleri
• Ve ayrıca bazıları hakkında makalede açıklanan diğer faktörlerden.

Uygulama zamanlamasını etkileyen faktörlerden biri de insan faktörüdür. Bu nedenle, belge yönetim sisteminin hızlı bir şekilde uygulanmasına firmanızın yönetiminin doğrudan ilgisi, uygulama projesi üzerinde doğrudan kontrol ve katılım sağlanması, uygulama süresini önemli ölçüde azaltabilir.

Bir belge yönetim sisteminin uygulanması için projenin amaçları

Bir belge yönetim sisteminin uygulanmasına yönelik proje, genellikle kuruluşun en önemli ve kilit süreçlerini kapsar. Bu nedenle, bir belge yönetim programı tanıtılırken, bu proje sırasında çözülmesi gereken görevlere özel dikkat gösterilmelidir.

İyi çalışmalarınızı bilgi tabanına gönderin basittir. Aşağıdaki formu kullanın

Öğrenciler, yüksek lisans öğrencileri, bilgi tabanını çalışmalarında ve çalışmalarında kullanan genç bilim adamları size çok minnettar olacaktır.

1. Giriş

2. Elektronik belge yönetiminin yasal dayanağı

3. Elektronik belge yönetimi - yetenekleri

4. Otomatik ofis yönetim sistemlerinin tipolojisi

5. Sonuç

Kullanılan kaynakların ve literatürün listesi

Tanıtım

Her organizasyonu yönetmenin en önemli görevi, belgelerle çalışmanın organizasyonudur. Belgeler, yönetimi organize etmek için ana araçtır.

Günümüzde belge yönetimi ve dolayısıyla organizasyon yönetimi sorununu çözmenin tek etkili yolu, bilgi teknolojilerinin kullanımı dikkate alınarak ofis çalışmalarının organizasyonu, organizasyonun elektronik belgelerin maksimum kullanımına geçişi sağlamaktır. kuruluşun bilgisayar ağı kullanılarak, yani elektronik belge akışına taşınır ve işlenir.

Ülkemizde bilgi ve iletişim teknolojilerinin tanıtılması sorununa giderek daha fazla önem verilmektedir. Halihazırda hükümet düzeyinde, elektronik bir hükümet oluşturma, elektronik idari düzenlemelerin getirilmesi ve devlet bilgi kaynaklarının birleştirilmesi kavramları değerlendirilmektedir. Rusya Federasyonu Ekonomik Kalkınma ve Ticaret Bakanlığı, yazılım geliştirme firmaları ve ilgili kuruluşlar tarafından koordine edilen devlet yetkililerinin ortak çabalarıyla, bilgi ve iletişim teknolojilerinin devlet kurumlarının çalışmalarına etkin bir şekilde dahil edilmesi sorununu çözmek için girişimlerde bulunulmaktadır. mevcut idari reformun çerçevesi.

Modern bilgi teknolojilerinin kullanımı, bir kuruluşun iç süreçlerini optimize etmek, sanatçılara derhal bilgi getirmek, belgelerle çalışma sürecinde departmanlar ve bireysel sanatçılar arasındaki etkileşimi geliştirmek, belge ve talimatların yürütülmesini izlemek, bilgi aramak için önemlidir. ve belgelerin uygulanma aşamasının ve yerlerinin belirlenmesi, yani nihayetinde belgelere ayrılan konuların daha verimli ve kaliteli bir şekilde çözülmesine katkıda bulunur. Buradaki ana şey, organizasyonun tüm bölümlerinin etkileşimini iyileştirmek, kontrol edilebilirliği artırmak ve ayrıca işte daha yüksek verimlilik elde etmektir, çünkü devlet aygıtı için yanıt verme, işleyişin etkinliğinin en önemli özelliklerinden biridir. kurumlarında ve ticari yapılarda, piyasa koşullarındaki değişikliklere daha hızlı cevap vermesinden dolayı kuruluşun rekabet gücünü artırması, fayda sağlaması için önemli bir koşuldur. Bütün bunlar, seçilen konunun alaka düzeyini ve pratik önemini belirler.

işin amacı- elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanmasının düzenleyici ve yasal yönlerini analiz etmek.

Hedefe ulaşmak, bir dizi görevin uygulanmasını gerektirir:

yönetim belgelerinde elektronik teknolojilerin kullanımının yasal dayanağını, mevcut durumunu ve ileriye dönük gelişme eğilimlerini incelemek;

elektronik ve kağıt belgelerin işlevsel özelliklerini karşılaştırarak elektronik belge yönetimi olanaklarını göz önünde bulundurun;

sınıflandırılması için ana kriterleri göz önünde bulundurarak ofis otomasyon sistemlerinin tipolojisini analiz etmek;

elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması için organizasyonel ve metodolojik desteği incelemek.

Elektronik belge yönetimi için yasal çerçeve

Elektronik belge yönetiminin yasal temeli, çok çeşitli düzenleyici yasal düzenlemeler ve metodolojik belgelerdir. Elektronik belgelerle faaliyetlerin yasal düzenleme kaynakları, Rusya Federasyonu Anayasası, bilgi ve bilişim alanındaki özel yasalar, endüstri yasalarıdır. Rusya Federasyonu Cumhurbaşkanı Kararnameleri ve Rusya Federasyonu Hükümeti Kararları, bakanlıkların ve dairelerin eylemleri, Federasyonun kurucu kuruluşlarının düzenleyici yasal düzenlemeleri ve uluslararası düzenleyici düzenlemeler.

Elektronik teknolojilerin belge dolaşımında kullanımını yöneten yasal yönler, bilgi mevzuatı olarak adlandırılan modern hukukun özel, yoğun bir şekilde gelişen dalı ile ilgilidir.

Çalışmanın amacına ve görevlerine uygun olarak, elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanımını düzenleyen yasal düzenlemeleri, elektronik belgeleri koruma prosedürünü, onlara yasal önem vererek analiz edeceğim.

Rusya Federasyonu Anayasası - Rusya Federasyonu'nun en önemli yasama eylemi - bilgi yasal ilişkilerinin yasal düzenlemesi için bir tür temeldir. Şu anda, Rusya Federasyonu Anayasası, doğrudan eylemin normatif bir yasal eylemidir. Kanaatimizce bu, ofis işlerinin ve iş akışının düzenlenmesindeki önemini ve rolünü artırmaktadır. Bilgi ve dokümantasyon teknolojilerini kullanırken, Rusya Federasyonu Temel Kanununun bir takım norm ve hükümlerini dikkate almak gerekir. Özellikle, Sanat'a göre. Anayasanın 71'i, bilgi ve iletişim Rusya Federasyonu'nun yetkisi altındadır. Basın özgürlüğü garanti altına alınmıştır. Herkesin herhangi bir yasal yolla özgürce bilgi arama, alma, iletme, üretme ve dağıtma hakkı vardır (Madde 29). Ancak, bir kişinin özel hayatıyla ilgili bilgilerin rızası olmadan toplanması, saklanması, kullanılması ve yayılması yasaktır. Devlet makamları ve yerel özyönetim organları, onların yetkilileri, kanunda aksi belirtilmedikçe, herkese hak ve özgürlüklerini doğrudan etkileyen belge ve materyalleri tanıma fırsatı vermekle yükümlüdür (Madde 24).

Elektronik belgelerle çalışma konularına, belirli yasal alanlara ayrılmış düzenleyici yasal düzenlemelerde de değinilmektedir.

düzenleme: medeni, idari, cezai, ceza muhakemesi, iş, vergi ve Rusya Federasyonu'nun diğer mevzuatı. Örneğin, Rusya Medeni Kanunu, medeni hukuk ilişkilerinde elektronik belgelerin ve elektronik dijital imzaların kullanılmasının temel olasılığını kabul etmektedir. Medeni Kanun'a göre, bilgi medeni hakların bir nesnesidir ve elektronik belgeler medeni hak ve yükümlülükleri içerebilir. Bu nedenle, Medeni Kanunun 160. Maddesi, işlemlerin elektronik ortamda sonuçlandırılması olasılığını sağlar.

Rusya Federasyonu Ceza Kanunu, bilgisayar bilgileri alanındaki suçlar için sorumluluk sağlar: bilgiye yasadışı erişim; bilgisayarlar için kötü amaçlı programların oluşturulması, kullanılması ve dağıtılması; bilgisayarların, bilgisayar sistemlerinin veya ağlarının çalışma kurallarının ihlali. Ayrıca, tarihi veya kültürel değeri olan belgelerin imhası için cezalar belirler.

"Bilgi, Bilgilendirme ve Bilginin Korunması Hakkında Federal Kanun", aşağıdakilerden kaynaklanan ilişkileri düzenleyen bilgi kanununun yapısındaki ana, temel yasama eylemidir: "bilgiyi arama, alma, aktarma, üretme ve yayma hakkının kullanılması. ; bilgi teknolojisinin uygulanması; bilgilerin korunmasını sağlamak".

Bu Federal Yasanın hükümleri, entelektüel faaliyet sonuçlarının yasal olarak korunmasından ve bunlara eşdeğer bireyselleştirme araçlarından kaynaklanan ilişkiler için geçerli değildir.

Bu yasa, yönetimin bilgi ve belge desteği alanındaki en önemli terimlerin tanımlarını içerir. Otomatik bilgi sistemleri (AIS) göz önüne alındığında, "dokümante edilmiş bilgi" (bu, "bir maddi ortama kaydedilen bilgiler, bu tür bilgilerin belirlenmesine izin veren ayrıntılarla birlikte belgelenerek veya Rusya Federasyonu mevzuatı, maddi ortamı"), "bilgi" (bunlar "gösterilme biçiminden bağımsız olarak bilgi (mesajlar, veriler)"), "bilgi sistemi" ("veritabanlarında bulunan bilgilerin toplamı ve bilgi teknolojileri ve işlenmesini sağlayan teknik araçlar"), "bilgiye erişim" ("bilgi edinme olasılığı ve kullanma yeteneği")," elektronik mesaj "(" bilgi ve telekomünikasyon kullanıcısı tarafından iletilen veya alınan bilgi ağ ") ve diğerleri. "Bilgi" terimi, kanunda, sunum şekli ne olursa olsun, "bilgi (mesaj, veri)" olarak tanımlanmıştır.

Kanun, bilgileri belgelemek için yasal bir rejim oluşturur:

1) bilgilerin belgelenmesi, bilgi kaynaklarına dahil edilmesi için bir ön koşuldur ve bilgilerin belgelenmesi prosedürü devlet yetkilileri tarafından normatif olarak belirlenir,

ofis işlerini organize etmekten, belgeleri ve dizilerini standartlaştırmaktan, Rusya Federasyonu'nun güvenliğinden sorumlu;

otomatik bilgi sisteminden alınan bir belge, Rusya mevzuatının belirlediği şekilde bir yetkili tarafından imzalandıktan sonra yasal güç kazanır. Kanun ayrıca, elektronik biçimdeki bilgilerle çalışırken belgelerin yasal gücünü doğrulamak için elektronik dijital imzanın kullanılmasına da izin verir;

örgütün belgelenmiş bilgileriyle çalışırken suçlar için, yetkilileri Rusya ve konularının mevzuatına göre sorumlu tutulmalıdır.

Bu nedenle, bu yasa yasal olarak ilgili belgelerin elektronik biçimde kullanılmasına izin verir ve düzenler. Buna ek olarak, yasa, erişim düzeyine göre bilgi kategorileri oluşturur, "vatandaşlar hakkında bilgi (kişisel veriler)" kavramını tanımlar (bu, bir vatandaşın hayatındaki gerçekler, olaylar ve koşullar hakkında, kimliğini tanımlamaya izin veren bilgilerdir ") , kişisel verilerin yasal rejimini düzenler. Elektronik belge yönetim sistemleri oluşturulurken kanunun bu hükümleri de dikkate alınmalıdır.

"Uluslararası Bilgi Değişimine Katılım Hakkında Federal Kanun", Rusya dışına bilgi aktarma ve dışarıdan alma alanındaki ilişkilerin yasal düzenlemesini sağlar. “Bilgi süreçleri” terimini “bilginin yaratılması, toplanması, işlenmesi, biriktirilmesi, depolanması, araştırılması, dağıtılması ve tüketilmesi süreçleri” olarak tanımlar.

Veritabanları umut verici bir teknolojidir ve bunlar olmadan modern ofis işlerini hayal etmek imkansızdır. Modern otomatik okul öncesi eğitim sistemlerinin temelini oluştururlar. Veritabanlarıyla çalışmanın en önemli yönlerinden bazıları, telif hakkı enstitüsü tarafından düzenlenir. Bu nedenle, verilerin seçimi ve düzenlenmesi konusundaki yaratıcı çalışmaların bir sonucu olarak veritabanlarının oluşturulması, yasal korunması ve kullanımı ile ilgili ilişkiler, "Elektronik Bilgisayarlar ve Veritabanları için Programların Yasal Korunmasına İlişkin Federal Kanun" ile düzenlenir. veritabanlarını telif hakkı nesneleri olarak sınıflandırır ve koleksiyonlar olarak onlara yasal koruma sağlar. Bu yasa, bir veri tabanını "bir veri kümesinin (örneğin makaleler, hesaplamalar), bu verilerin bir bilgisayar kullanılarak bulunabileceği ve işlenebileceği şekilde sistematik hale getirilmiş nesnel bir sunum ve organizasyon biçimi" olarak tanımlar.

Elektronik dijital imza (EDS) teknolojisinin kullanılmasıyla yasal olarak önemli elektronik belge dolaşımının organizasyonu mümkün olmuştur. Dijital imzaların yasal düzenlemesinin ilk temellerini düzenleyen temel düzenleyici yasal düzenlemeler, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun (Madde 160) yanı sıra “Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilginin Korunması” Federal Yasasıdır (Madde 11). . Yani, yukarıda belirtildiği gibi, Art. Medeni Kanun'un 160'ı işlem yapılırken dijital imza kullanımına izin vermektedir. Buna göre, "Bilgi, Bilgi Teknolojileri ve Bilginin Korunması Hakkında" federal yasası, bir elektronik belgenin yasal gücünü ancak EDS'sini imzaladıktan sonra belirler ve otomatik bilgi sistemi yazılım içeriyorsa ve elektronik dijital imzanın yasal gücü tanınır ve kabul edilir. imza tanımlamasını ve kullanımlarının yerleşik rejimine uyumu sağlayan donanım. Elektronik dijital imzanın kimliğini onaylama hakkı bir lisans temelinde kullanılır (Madde 5).

"Elektronik Dijital İmzalar Üzerine" Federal Yasası, asimetrik şifreleme (ortak anahtar) - elektronik dijital imza (EDS) yöntemini kullanan elektronik imza türünü (oluşturma ve uygulama prosedürü) ekleme teknolojisini düzenler. Yasanın yalnızca hukuk işlemleri sırasında oluşturulan belgeler için geçerli olduğuna dikkat edilmelidir.

Kanun bir EDS'yi tanımlar - “bu elektronik belgeyi sahteciliğe karşı korumak için tasarlanmış, elektronik bir dijital imzanın özel anahtarı kullanılarak bilgilerin kriptografik olarak dönüştürülmesi ve imza anahtarının sahibine izin verilmesi sonucunda elde edilen bir elektronik belgenin gerekliliğidir. sertifikanın tespit edilmesinin yanı sıra elektronik belgedeki bilgilerin tahrif edilmediğinin tespit edilmesi”.

Kanun, dijital imzaların kullanım koşullarını açıklamaktadır. Elektronik belgedeki EDS, aşağıdaki koşulların karşılanması koşuluyla, kağıt belgedeki el yazısı imzaya eşdeğerdir:

1. Bu elektronik dijital imzaya ilişkin imza anahtarı sertifikası, doğrulama anında veya imza anını belirleyen bir delil varsa elektronik belgenin imzalanması sırasında geçerliliğini (geçerli) kaybetmemiş;

2. Elektronik belgedeki elektronik dijital imzanın gerçekliği teyit edilmiştir;

3. İmza anahtarı sertifikasında belirtilen bilgilere uygun olarak elektronik dijital imza kullanılır.

Bir EDS'nin orijinalliğini doğrulama prosedüründe büyük önem taşıyan bir imza anahtarı sertifikası kavramıdır. İmza anahtarı sertifikası, elektronik dijital imzanın açık anahtarını içeren bir belgedir (geleneksel veya elektronik, EDS tarafından onaylanmıştır). İmza anahtarı sertifikası özel bir kuruluş tarafından verilir - dijital imzanın sertifikasyonu için bilgi alışverişinde katılımcılara sertifika merkezi. Sertifika, dijital imzayı kullanma koşulları hakkında tüm bilgileri içerir.

EDS araçları da dahil olmak üzere kriptografik araçların kullanımının ve uygulanmasının düzenlenmesi alanındaki devlet politikası, yalnızca yetkili devlet organları tarafından onaylanmış araçların kullanılması gerekliliği ile belirlenir. Elektronik dijital imzalar için sertifika merkezleri ağının işleyişini organize etme işlevi Federal İletişim Ajansı'na verilmiştir. Elbette ulusal güvenlikle ilgili birçok sorunu çözmek için dijital imzaların geliştirilmesi, kullanılması ve dolaşımında belirli kısıtlamaların olması gerekiyor.

"Rusya Federasyonu'nda Arşiv İşleri Üzerine" Federal Yasası, Rusya Federasyonu Arşiv Fonu'nun, elektronik belgeler de dahil olmak üzere, oluşturma yöntemine, ortam türüne bakılmaksızın arşiv belgelerini içerdiğini belirtir. Bu, elektronik belgelerin geleneksel belgelerle eşit düzeyde listeler ve diğer düzenlemeler tarafından belirlenen zaman sınırları içinde düzenlemeye, düzenlemeye ve korumaya tabi olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, belgelerin değerinin incelenmesi, federal mülkiyet, Rusya Federasyonu'nun kurucu bir kuruluşunun mülkü veya belediye mülkü olan her türlü taşıyıcı hakkındaki tüm belgelere tabidir.

Elektronik belge dolaşımının uygulama alanı, hem her türlü mülkiyetteki kuruluşların iç belge dolaşımı hem de "elektronik hükümet" olarak adlandırılan - devlet ve belediye organlarının kendi aralarında, vatandaşlar ve ticari kuruluşlarla belge dolaşımıdır. Federal Hedef Programı "2002-2010 için Elektronik Rusya", bilgi teknolojilerinin bu uygulama alanının geliştirilmesine yöneliktir. "Elektronik Rusya" programının ofis çalışmaları alanındaki hedefleri, tüm belgelerin elektronik forma çevrilmesi, bölümler arası bilgi alışverişinin standartlaştırılması ve ayrıca bilgileri özgürce arama, alma, aktarma ve kullanma haklarının sağlanmasıdır. Program üç aşamadan oluşmaktadır. Program uygulamasının ilk aşaması (2002 için tasarlanmıştır), bilgi ve iletişim teknolojilerinin (BİT) yaygın bir şekilde tanıtılmasını engelleyen temel sorunları belirlemek, ekonominin bilişim düzeyini incelemek, düzenleyici yasal çerçevenin bir analizini içerir. bilgi için ayrılan bütçe fonlarının verimliliğini analiz etmek, devlet bilgi kaynaklarının tam muhasebesini yapmak, benzer programların uygulanmasında yabancı deneyimin analizini, çeşitli kuruluşların BİT alanındaki deneyimlerini incelemek. Programın uygulanmasının ikinci aşaması (2003-2004 için hesaplanmıştır), ekonominin kamu sektörü kuruluşlarında BİT uygulaması üzerine yürütülen araştırmaya dayanan belirli projelerin ve bir dizi önlemin uygulanmasını içerir. Bu aşamada, eyalet yetkilileri ve yerel yönetimler, bütçe ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar için birleşik bir bilgi ve telekomünikasyon altyapısının temeli oluşturulmalı, federal devlet ihtiyaçları için ürün tedariki alanında bir e-ticaret sistemi ve kamu noktaları için bir e-ticaret sistemi oluşturulmalıdır. halka açık bilgi ağlarına bağlantı. Programın uygulanmasının üçüncü aşamasında (2005-2010 için hesaplanmıştır), bilgi ve iletişim teknolojilerinin kamu faaliyetinin tüm alanlarında kitlesel olarak yaygınlaştırılması, standart elektronik belge yönetimi ve bilgi güvenliği sistemlerinin tanıtılması planlanmaktadır.

Çoğunlukla elektronik belge oluşturma ve kullanma sorunları departmanlar tarafından bağımsız olarak çözülür. Federal makamların, özellikle belgelenmiş bilgilerin doğru ve hızlı bir şekilde iletilmesiyle ilgilenenlerin, elektronik belgelerin olası kullanım durumlarını şart koşan düzenlemeleri vardır. Bunlar, mali makamların, vergi ve gümrük hizmetlerinin vb. eylemleridir. Örneğin, Rusya Federasyonu Maliye Bakanlığı, sigorta (sağlık sigortası) kuruluşları tarafından manyetik medya hakkında yıllık istatistiksel raporların sunulması prosedürü için gereklilikler belirler.

EDS ve elektronik dokümantasyon teknolojileri diğer bakanlıklarda da kullanılmaktadır: Vergiler ve Harçlar Bakanlığı'nda - kendi garantili veri iletim sistemini oluştururken, Eğitim Bakanlığı'nda - uzaktan eğitim düzenlerken vb. Kural olarak, tüm departman düzenlemeleri geçerlidir. “Bilgi, bilgi teknolojisi ve bilgi koruması” Federal Yasasına dayanarak.

Özetle, bugün bir elektronik belgenin kullanımının seçkin kullanımdan (yüksek teknoloji tesislerinde, özel amaçlar için, daha yüksek devlet aygıtının ihtiyaçları için) ekonomik nesnelerin etkileşimi için standart prosedürler kategorisine geçtiğini not ediyoruz. . Rusya'da bilgi teknolojilerinin daha fazla uygulanması, elektronik belge yönetimi için yasal bir çerçevenin geliştirilmesini gerektirir. Elektronik belgelerin kullanımı için düzenleyici bir çerçeve geliştirmek, elektronik belgelerin korunmasına ilişkin sorunları çözmek için yöntemler bulmak, elektronik belge akışını düzenleyen kuralların ihlali için sorumluluk oluşturmak gereklidir.

Ayrıca mevcut kanunlarda (Medeni Kanun, Ceza Kanunu, İdari Suçlar Kanunu) ve ilgili yönetmeliklerde uygun değişikliklerin yapılması gerekmektedir.

Elektronik belge yönetimi - yetenekleri

Elektronik ofis teknolojisinin kağıt teknolojisi üzerindeki üstünlüğünün kabulü, aslında, modern ofis çalışmaları literatüründe yaygın bir yer. Bunun nedeni, elektronik bir belgenin hazırlanması, araştırılması, iletilmesi, onaylanmasının etkinliği açısından kağıt bir belgeden çok daha iyi özelliklere sahip olmasıdır.

Elektronik bir belgenin kağıt belgelere göre başlıca avantajları şunlardır:

Kağıt belgeler için hem zaman ve güvenilirlik hem de teslimat maliyeti seçilen hizmete (posta, kurye vb.) bağlıdır ve oldukça büyük sınırlar içinde değişir. Elektronik belgeler için belirtilen tüm indeksler ideal değerlere yakındır.

Kağıt belgeleri kullanırken, sınıflandırıcılar kullanılarak manuel olarak gerçekleştirildiğinden, belge aramak oldukça zahmetli bir prosedürdür. Elektronik belgelerle çalışırken temelde yeni bir fırsat, ilgili tarafların belgesel bilgi dizilerine erişimini büyük ölçüde kolaylaştıran anlamlı veya bağlamsal arama teknolojisidir.

Özellikle elektronik belgeler için etkileşimli belgeler oluşturma yeteneğidir. Belgeler için kağıt ortam esnek değildir, muhafazakardır. Belgeler yazdırıldıktan sonra, değişiklik için çok az yer kalır. Aksine, elektronik belgeler yazar tarafından sürekli olarak güncellenebilir. Örneğin, kurumsal Web_sunucusuna geri bildirim içeren benzer bir sayfa yerleştirerek, şirketin pazarlama departmanları ziyaretçileri analiz edebilecek ve satış aparatının çalışmalarını daha doğru bir şekilde planlayabilecektir.

Kağıt belgeler köprüler içeremez. Elektronik belgelerde hiper metin ve hiper ortam teknolojilerinin kullanılması, uzmanların büyük ve dağıtılmış belgesel veritabanlarıyla çalışmalarının verimliliğini önemli ölçüde artırarak, hiper bağlantılar aracılığıyla tematik olarak ilgili belgeleri görüntülemelerine ve aramalarına olanak tanır.

Bir kağıt belge üzerinde ortak çalışma yalnızca bir kağıt belgeye sıralı erişim modunda gerçekleştirilir, elektronik belgeler oluşturulurken ve işlenirken paralel toplu çalışma olasılığı vardır, kağıt belge üzerinde ortak çalışma ise yalnızca bir kağıt belge üzerinde gerçekleştirilir. sonra modu.

6. Elektronik belgelerin teknolojik avantajlarından bir diğeri, sunumları için ortamın genişletilmesidir. Video ve seslendirme gibi dinamik nesneler elektronik belgelere dahil edilebilir. Bu özellik, örneğin toplantıları ve konferansları kaydederken anlamlıdır.

Bilimsel literatürde, elektronik bir belge ile ilgili olarak "fikri belge" terimi yaygınlaşmıştır. Bu kavram, elektronik bir belgenin yalnızca öncekinin bir bilgisayar gösterimi olmadığını, ayrıca istatistiksel bilgilere ek olarak diğer veri kaynaklarına işaret eden daha fazlasını içeren bir şey olduğunu vurgulamak için kullanılır. Böylece belge, bağımsız ve sürekli olarak yeniliğini ve uygunluğunu koruyabilen, gelişen ve entelektüel bir varlık haline gelir. Teknolojinin iş ilerlemesini düzenlemeye yönelik uygulamalarının, elektronik belgelerin kurum içinde dolaşımına ilişkin düzenlemelerle yakın bağlantısı, belgeyi kendi kendini yöneten bir nesneye dönüştürerek farklı bir zeka düzeyi sağlar. Elektronik formda belge yönetimi sadece modern teknolojilere bir övgü değil, bir işletmenin fikri varlıklarının ve iş süreçlerinin yönetimi için tamamen farklı fırsatlar, doğrudan piyasada sunumun başarısı ile ilgili. Elektronik belgelerin ofis döngüsüne dahil edilmesi, elektronik belgelerle çalışma teknolojileri (düzenleme, taşıma, çoğaltma vb.) Temelde daha etkili olduğundan, belgelerle çalışırken niteliksel olarak yeni bir verimlilik düzeyi elde etmeyi mümkün kılar. Aynı zamanda, elektronik belgelerin yönetimdeki payını daha da artırmanın önünde bir takım engeller bulunmaktadır. Çok sayıda yasal olarak bağlayıcı belge kağıt biçiminde sunulduğundan ve bu durum uzun süre devam edeceğinden, kağıt belgeleri işten tamamen dışlamak imkansızdır. Bu, elektronik belgeler için yasal çerçevenin kusurlu olmasından kaynaklanmaktadır, çünkü elektronik belgelerle çalışmak için yasal güçlerinin tanınmasını sağlayan bir standart henüz oluşturulmamıştır. Elektronik belgelerin gerçekliğini sağlama sorunu, özellikle 5-7 yıldan uzun bir süre saklanması gerekiyorsa akuttur. Bu durumda, bilgisayar sistemlerinin ve (veya) veri formatlarının eskimesi nedeniyle, belgelerin başka bir bilgisayar sistemine aktarılması ve/veya yeni formatlara dönüştürülmesi (göç) gerekli olabilir. Bu nedenle, algılanma olasılığını korurken bilginin uzun süreli depolanması için kağıt belgeler, bir bilgi taşıyıcısı olarak kağıtla ilişkili avantajlara sahiptir. Buna göre, bilgilerin uzun süreli saklanmasını sağlamak gerektiğinde kağıt belgelerin kullanımı reddedilemez (saklama süresi "Kalıcı" olan belgeler).

Otomatik ofis çalışma sistemlerinin tipolojisi

Şu anda, çeşitli firmalar belge yönetimi desteği için çok sayıda otomatik sistem geliştirmiş ve uygulamıştır. Rusya pazarında sunulan ofis otomasyon yazılımının çeşitliliği, tipoloji sorununu acil hale getiriyor.

Onlar farklı:

Sistemin işlemeye odaklandığı bilgi türüne göre
(gerçek veya belgesel);

Bir belgenin yaşam döngüsünün çeşitli aşamalarının kapsamının karmaşıklığı;

bir dizi gerçekleştirilebilir ofis işi görevi ve bunların çözümü için önerilen teknolojiler;

açıklık derecesi, yani. diğer bilgi teknolojileriyle artan işlevler ve uyumluluk olasılığı;

bu işlevsel amaçlı otomatik sistemlerin diğer birçok özelliği.

Ne yazık ki, tek tip terminoloji eksikliği, çeşitli sistem adlarına yol açmaktadır. Geliştirme şirketlerinin ürünleri, elektronik doküman yönetim sistemi, doküman yönetim otomasyon sistemi, ofis işleri ve doküman yönetim otomasyon sistemi, doküman yönetim sistemi, elektronik doküman yönetim sistemi, otomatik okul öncesi eğitim sistemi gibi isimleri taşımaktadır. NS.

Her üretici kendi tanım ve terim sistemini tanıtır, öncelikleri kendi yöntemiyle belirler.

Gelişmiş ve geliştirilmiş sistemlerin adlarındaki çeşitlilik, yalnızca bugün bilgi pazarının bu alanının henüz bağımsız bir segment olarak şekillenmediğini göstermektedir.

Bu sistemler için genel kabul görmüş bir sınıflandırma sistemi henüz geliştirilmemiştir. Hemen hemen her tedarikçi veya analitik ajans kendi sınıflandırma sistemini sunar.

Bu bölümde, literatürde bulunan otomatik kontrol dokümantasyon sistemlerinin ana sınıflandırmalarını ele alacağım.

Ofis çalışmasının ana görevlerine uygunluğuna göre, aşağıdaki sistemler ayırt edilir:

Uzmanlaşmış ofis otomasyon sistemleri;

Belge akış otomasyon sistemleri; o iş akışı kontrol sistemleri;

İş akışı kontrol sistemleri;

Belgelerin elektronik arşivleri;

Toplu işleme sistemleri.

İşlevlerin birleşme ve entegrasyon derecesine göre, yazılım ürünleri birkaç gruba ayrılır:

dokümantasyon sistemlerini (personel, muhasebe ve raporlama, kayıt ve kontrol dosyaları) işlemek için ayrı uygulama programları. Bunlar, kurulumu ve özelleştirilmesi kolay olan "kutulu paketler" olarak adlandırılır. Küçük bir organizasyonun yerel sorunlarını çözmek için tasarlanmıştır - kural olarak, "dosya-sunucu" mimarisini destekleyen veritabanı yönetim sistemlerine dayalıdır (üç ila beş kullanıcı veya kullanıcı sınırlaması yoktur);

tek bir kullanıcı arayüzü ile bağlantılı çeşitli işlevlere sahip çeşitli uygulama programları, programlar arasında güçlü veri alışverişi araçları, sınıflandırmanın birleştirilmesi, veri sunum biçimleri, vb. olan ofis paketleri (uygulama paketleri);

entegre otomatik ofis çalışma sistemleri - mümkünse kurumun belgelenmiş tüm işlevlerini kapsayan belge ve veri tabanları oluşturmak, taşımak, aramak için bir dizi araç. Kural olarak, istemci-sunucu teknolojisini destekleyen DBMS temelinde oluşturulurlar. Bilgi teknolojisinin mevcut gelişme düzeyi, entegre sistemlerin kullanılmasını gerektirir. Entegre otomatik sistemler de çeşitli kriterlere göre sınıflandırılır. Belirleyici faktörler, sistemin ölçeklendirme seviyesi (iş istasyonu sayısı), çoklu format (sistemin çeşitli formatlardaki verilere duyarlılığı ve otomatik sistem tarafından oluşturulan veri formatının diğer sistemlerin formatlarına dönüştürülebilme yeteneğidir. ) ve çok işlevlilik.

Entegre sistemler iki türe ayrılır: kurumsal bilgi sistemleri (CIS) ve ofis yönetim sistemleri (CMS). CIS, bir işletmenin veya kurumun (hem belgelenmiş hem de belgelenmemiş) tüm karmaşık görevlerini otomatikleştirmek, bilgi toplamak, analiz etmek, eylemleri planlamak, organize etmek ve koordine etmek, performansı izlemek, iç ve dış iletişimi sağlamak için tasarlanmıştır. Böylece CIS, tüm temel iş süreçlerini tek bir bilgi alanına entegre eder. CIS, kapsamlı bir bilgisayar ağı temelinde oluşturulur ve bir istemci-sunucu mimarisine sahiptir.

BDT'nin bileşenleri, özel yazılımlar, geliştirme ve proje yönetim sistemleri, bilgileri araştırmak ve genelleştirmek, sınıflandırmak, fazla bilgi gürültüsünü gidermek için analitik sistemler; toplu belge yakalama araçları

(optik karakter tanıma programı). BDT'nin en önemli bileşenlerinden biri otomatik bir ofis çalışma sistemidir.

Bu anlamda korporatizm kavramı, doğası gereği kapalı ve kendi kendini düzenleme yeteneğine sahip, işleyişinin ilkelerini yeniden yapılandıran oldukça büyük, coğrafi olarak dağıtılmış bir bilgi sisteminin varlığını ima eder.

Büro yönetim sistemleri (İYS), kayıttan silmeye ve arşive kadar tüm aşamalarda belgelerle çalışmayı otomatikleştiren bilgi sistemleridir. MAHKEMELER, kurumsal bilgi sistemlerinin özü olan ayrılmaz bir parçasıdır.

Gördüğümüz gibi, bu sınıflandırma hiyerarşik ilkeye dayanmaktadır: kurumsal bilgi sistemleri, doküman yönetim sistemlerini içeren daha üst düzey sistemlerdir.

Elektronik belge yönetim sistemlerinin (EDMS) işlevlerine, ölçeğine, sistemin belgeler üzerinde çalışma sürecindeki rolüne bağlı olarak benzer bir sınıflandırması L.A. Sisoeva. EDMS ayrılır:

Elektronik kayıt tutma sistemleri (tüm eylemleri belgelerle kontrol edin ve kaydedin);

Elektronik belge yönetim sistemleri (yalnızca belgelerle eylemlerin kaydedilmesini değil, aynı zamanda iletişim teknolojilerini kullanarak belgelerin çok düzenlenmiş hareketini gerçekleştirir);

Kurumsal belge yönetim sistemleri (İş Akışı ve GroupWare teknolojilerine dayalı). Kurumsal doküman yönetim sisteminin temel farkı ve avantajı, bu mimarinin bir bütün olarak organizasyon genelinde her türlü dokümanın çalışması ve saklanması için evrensel, her yerde bulunan bir ortam sağlamasıdır. Kurumsal sistemler, işletmenin tüm alanlarını kapsayan işlevsel görevleri, yazılımlarını (iş uygulamaları) ve iş uygulamalarıyla ilişkili belgeleri tek bir bilgi sisteminde birleştirir.

Yurtiçi büro çalışma sistemi ile Batılı çalışma sistemi arasındaki önemli farklılıklar nedeniyle, önemli bir sınıflandırma ilkesi, otomasyon sistemlerinin yurtiçi ve Batılı ofis çalışmalarına yönelmesi, yani yazarın ilkesi olabilir. Şu anda mevcut sistemler ayrılabilir:

Batı yapımı sistemler. Rusya pazarındayken
sadece üç batı sistemi (geliştirme ortamları) sunulmaktadır:
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

Lotus Domino / Notes platformuna dayalı Rus sistemleri;

tamamen Rus gelişmeleri.

İki ofis işi geleneği - Batı ve Rus - arasındaki farklılıklar nedeniyle, Batı yapımı otomatik sistemler Rusya'da çok sınırlı bir kullanım bulmuştur. Bu tür sistemler her zaman ev içi ofis işinin gerçeklerine uymaz: iş akışının dikey yönelimi, kayıt kartlarındaki belgelerle çalışmanın kontrolü, kayıt ve kontrol formları için karmaşık bir dizi ayrıntı, vb.

Orijinal (Rus üreticiler tarafından geliştirilen) sistemler, özellikle ev içi ofis işlerinin otomasyonu için oluşturulmuştur. Bu tür sistemler öncelikle devlet kurumlarında kullanıma odaklanmıştır. Genellikle bu tür sistemlerin görevi, rutin belge işleme operasyonlarının emek yoğunluğunu azaltmak için kağıt iş akışına destek sağlamaktır.

Bununla birlikte, bu tür sistemler, modern teknolojileri kullanarak ağdaki belgeleri işleyerek geleneksel ofis iş süreçlerinin kapsamını önemli ölçüde genişletebilir. Bu doğrultudaki sistemler, kağıttan kağıtsız ofis teknolojisine kademeli geçiş için bir nevi köprüdür. Kağıtsız teknolojinin uygulanmasının eksiksizliğine bağlı olarak, otomatik ofis sistemleri üç gruba ayrılır:

Geleneksel belgelere eşlik eden otomatik sistemler (kayıt günlüğünün elektronik analogu ve kayıt ve kontrol kartı indeksi); - paralel kağıt ve kağıtsız belge akışına izin veren bir elektronik belgenin tam sürümüne ve tam metin aramasına sahip otomatik sistemler; - elektronik bir belgeyi orijinal olarak kullanan, kağıt "ikizleri" tamamen reddeden sistemler. Modern literatürde bu tür sistemlere elektronik belge yönetim sistemleri denir.

Mevcut otomatik sistemler, tüketicilerinin kategorisine bağlı olarak alt bölümlere ayrılabilir. Yani, birkaç tüketici türü vardır:

büyük hiyerarşik yapılar (bakanlık, departman, şirket, banka vb.);

bölgesel hükümet organları (federasyonun kurucu kuruluşlarının şehirlerinin idareleri, belediye vb.);

orta ve düşük seviyeli ticari ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar.

Tabii ki, bu sınıflandırma koşulludur, ancak temel olarak otomatik belge yönetim sistemlerinin ana tüketici türlerini emer.

Ofis otomasyon sistemlerinin sınıflandırılmasına yönelik tasarım yaklaşımına uygun olarak, çoğaltılmış, özel ve yarı özel olarak ayrılabilirler. Çoğaltılan ürünler eksiksiz ürünlerdir ve geliştirici tarafından herhangi bir geliştirme gerektirmez. Bireysel tüketiciler için özel sistemler geliştirilir ve benzersiz özelliklere sahiptir. Yarı özel sistem, prefabrik elemanlardan modüler bir yapı olarak oluşturulmuştur.

A. Akopyants, "Belge akışı otomasyon sistemlerinin seçimine" başlıklı makalesinde, sistemleri hangi tür belge akışının otomasyonu için tasarlandıklarını kritere göre sınıflandırmayı önerir:

ana üretim faaliyetine hizmet eden ve aynı türden çok sayıda belgeyi işleten, standart prosedürlere göre yürütülen toplu standart belge akışı (mobil operatörler için - bağlantı sözleşmeleri ve bankalar için bir dizi standart uygulama - ödeme ve diğer siparişler, vesaire.);

kural olarak, hacim olarak daha küçük olan, ancak işlenmeleri için belge ve prosedür türlerinde çok daha çeşitli olan diğer iş akışı (yüksek kuruluşların ve yönetimin emirlerinin yürütülmesi, "hizmet" bölümlerinin sözleşmeleri, vb.).

Ayrıca, bu tür iş akışı genellikle yapısal bölümlere, icracılara ve otomatik sistemlere bölünür. Toplu standart belge akışı, belirli kurumsal bilgi sistemleri tarafından sunulan fonksiyonel departmanlar tarafından işlenir ve genellikle ofisten hiç geçmez. İkinci türden belge akışı, ofis, vaka yönetimi ve özel olarak atanmış personel (katipler) tarafından sağlanır.

Belge yönetimi desteği için çeşitli otomasyon sistemlerine rağmen, bunlar aşağıdaki standart bilgi teknolojilerine dayanmaktadır:

tarama temelinde oluşturulan kağıt belgelerin grafik görüntülerini girmek, işlemek, depolamak ve aramak için tasarlanmış belge görüntülerini işleme teknolojileri (Görüntüleme Sistemi);

bir metin dosyası biçiminde bir kağıt belgenin grafik görüntüsünden elektronik bir kopya elde etmek için tasarlanmış optik karakter tanıma teknolojileri (Optik Karakter Tanıma - OCR). Bu teknoloji genellikle belge görüntüleme teknolojisi ile entegredir. OCR teknolojisi temelinde, örneğin faksla alınan bir belgeden elektronik bir kopya alma sürecini otomatikleştirmek mümkündür;

belge yönetim sistemleri. Çeşitli formatlarda elektronik biçimde sunulan belgelerin depolanmasını, aranmasını ve yönetilmesini otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Bunlar, yarı yapılandırılmış metin bilgilerinin işlenmesine odaklanan çok işlevli belgesel bilgi sistemleridir. Belge yönetim sistemleri, gelişmiş belge bilgi sistemlerinin tipik işlevlerine ek olarak (örneğin, dizin oluşturma, bir belgeye ve onu oluşturan bölümlere - bölümlere, çok düzeyli veri korumasına erişmenin çeşitli yolları), belge yönetimi işlevlerini kendi düzeyinde uygulamaya izin verir. yapısal bileşenler (bileşenler arasında iletişim kurma, belge parçalarını birleştirme), belge sürüm kontrolü, ağ üzerinden belge alışverişi, bir Web sitesinde belge yayınlama, vb. Bu sistem sınıfı evrenseldir, yani atanan tüm görevleri otomatikleştirir bir taslak belgenin geliştirilmesinden ve oluşturulmasından, belge akışı ve belgelerin saklanması dahil olmak üzere işletmeye yazma işlemine kadar ofis yönetimi hizmetlerine;

iş prosedürlerinin otomasyon sistemleri (WorkFlow System) - görev akışlarını (belgeler) destekleyen teknolojiler. Çeşitli iş süreçlerinin uygulanmasında belgelerin toplu işlenmesini sağlamak için tasarlanmıştır. Bu tür sistemlerin temel teknolojileri, herhangi bir iş sürecini tanımlamanıza (bu nedenle, bu tür sistemlerin ayrılmaz bir parçası, iş yollarının grafiksel bir editörüdür) ve aynı zamanda en rasyonel belge yönlendirmesini bir hem belirli bir işi hem de birbiriyle ilişkili iş sistemlerini gerçekleştirmek için verilen eylemler dizisi (adımlar). Sonuç olarak, tüm işyerleri için belgenin güzergahı belirlenir, belgeye erişim hakları ve güzergahın her noktasında icracıların işlevsel sorumluluklarının kapsamı belirlenir. Paralel ve sıralı iş yürütme ile katı, gevşek ve karışık yönlendirme mümkündür. Sistemler öncelikle belge akışının otomasyonu ve rutin çok adımlı ofis operasyonları için kullanılır. Sistem kullanılarak gerçekleştirilen belgelerle çalışmanın basit otomasyonu

WorkFlow, sonuç olarak, özellikle belgelerin üretilmesi ve işlenmesinin birincil rol oynadığı kurumlarda (devlet daireleri, haber ajansları, yayınevleri vb.) operasyon için çalışma süresinin yarısına kadar tasarruf etmenizi sağlar;

¦ sürekli bir belge alışverişi temelinde sanatçıların elektronik etkileşimini organize etmek için teknolojiler. Bu teknolojileri uygulayan sistemler GroupWare - çalışma grupları için yazılım sistemleri olarak sınıflandırılır. Çözdükleri ana görevler, belgeleri depolama, görüntüleme ve paylaşma görevlerini içerir. Ayrıca evrak yönlendirme, zamanlama işlemlerini gerçekleştirebilirler. Böyle bir sistemin işleyişinin verimliliği, bir belge erişim kontrol sistemi de dahil olmak üzere gelişmiş bir belge güvenlik sistemi gibi en önemli bileşenleri tarafından sağlanır; çeşitli veritabanlarındaki değişiklikleri senkronize etmek için bir sistem; bilgi alışverişi sistemi.

Bu yazılım, kurumsal İnternet sistemleri temelindeki yeteneklerinde en etkili olanıdır ve e-posta, telekonferans ve WorkFlow gibi doğal grup uygulamalarıyla entegre edilmesi oldukça kolaydır. Bu sınıfın birçok sistemi, bir program bir masaüstü uygulamasında ihtiyaç duyulan hemen hemen tüm araçları içerdiğinde Hepsi Bir Arada ilkesi üzerine kuruludur: bir takvim, bir saat, randevuları ve toplantıları planlamak, çalışanlara görev göndermek ve bunların uygulanmasını izlemek, belgeler üzerinde ekip çalışması, belge sürümleri için destek ve çok daha fazlası.

WorkFlow ve GroupWare sistemlerinin temel amacı, ofiste ekip çalışmasını otomatikleştirmek ve desteklemektir ve sistemler sınırsız sayıda çalışanı destekler (yalnızca teknik özelliklerle sınırlıdır). Ancak GroupWare sistemleri, küçük bir ekibin çalışmasını otomatikleştirmeye ve bir grup kullanıcı tarafından doğru bilgi paylaşımını desteklemeye odaklanmıştır. WorkFlow sınıfının sistemleri, bir şirketin çalışmasını otomatikleştirmeye odaklanır ve "büyük" bir sanatçı grubu düzeyinde iş bölümünü destekler. WorkFlow ve GroupWare arasındaki temel fark, önceden belirlenmiş bir modele dayalı olarak uygulayıcılar zinciri boyunca belge akışının otomatik olarak sağlanmasıdır. WorkFlow ve GroupWare arasındaki temel fark, iş süreci diyagramlarının katı bir tanımının olmamasıdır. WorkFlow ve GroupWare sistemleri birbiriyle rekabet etmez, aksine birbirini tamamlar.

Bu bölünme, en popüler sistemlerin en son sürümlerinin tüm bunları ve daha fazlasını birleştirmeye çalışması nedeniyle oldukça keyfidir.

diğer birçok teknoloji, bu nedenle, belirli yazılım ürünlerini herhangi bir kategoride sınıflandırmak zordur.

Los Angeles IDC analistlerine atıfta bulunan Sysoeva, elektronik belge yönetimi araçları pazarını oluşturan aşağıdaki teknoloji kategorilerini de tanımlar:

İş süreçlerine yönelik sistemler (İş - süreç EDM). Tipik olarak, görüntüleme, kayıt yönetimi ve iş akışı teknolojileri dahil olmak üzere eksiksiz bir belge yaşam döngüsü sağlayan belirli dikey ve yatay uygulamalar için tasarlanmıştır;

kurumsal sistemler (Kurumsal merkezli EDM). Kuruluştaki tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilen belgeler oluşturmak, bunlar üzerinde işbirliği yapmak ve yayınlamak için kurumsal bir yapı sağlarlar. Kurumsal sistemlerin ayırt edici bir özelliği, bilginin organizasyon içinde kullanılma ve yayılma şeklidir. Kural olarak, bu araçlar yalnızca dar bir şekilde tanımlanmış bir sorunu çözmeye odaklanmaz. Neredeyse tüm kullanıcı kategorilerinin kullanabileceği kurumsal çapta teknolojiler olarak uygulanmaktadırlar;

içerik yönetim sistemleri (CMS - İçerik Yönetim Sistemleri). Belge bölümü düzeyine kadar bilgilerin oluşturulmasını, erişimini, kontrolünü ve teslimini izlerler. Bilginin belgeler biçiminde değil, daha küçük nesnelerde bulunması, uygulamalar arasında bilgi alışverişi sürecini kolaylaştırır.

İnternetin günümüzde iş yapmak için en önemli araç haline gelmesi ve bu da iş ortakları arasındaki ilişkiyi önemli ölçüde optimize etmenize olanak sağlaması nedeniyle içerik yönetim sistemlerinin önemi artıyor ve Web içerik yönetimi, işi büyütmek için çok önemli bir görev haline geliyor. yeterlik. İçerik yönetim sistemleri otomatikleştirildi

Bir İnternet kaynağının içeriğini ve yapısını çevrimiçi olarak yönetmeye hizmet eden bir editoryal kompleks. Yazılım ürününün önemli bir bileşeni içerik geliştirme desteğidir. Sitede yayınlanan herhangi bir materyalin yaşam döngüsü geliştirme ile başlar: içeriği oluşturmak, düzenlemek ve onaylamak için çalışmalar devam etmektedir ve CMS_system'in rolü bu süreçleri otomatikleştirmek, yazarların, programcıların ortak çalışmasını desteklemektir. ve yöneticiler. Web_içerik yönetim sistemlerine ek olarak, CMS sınıfı sistemler, Web_arayüzünü kullanan bir kuruluşun elektronik belge yönetim sistemlerini içerir. Bu tür sistemler, orta ve büyük ölçekli kuruluşların iş süreçlerini optimize etmek için kullanılır, kurumsal bilgi sistemi ile entegre edilir ve portal İnternet çözümleri, tedarikçilerle etkileşim sistemleri ve bir satış ağı oluşturmayı mümkün kılar;

Bilgi Yönetim Sistemleri. Bu tür sistemler, bilgilerin İnternet, Extranet aracılığıyla toplanmasını, kontrolünü ve dağıtımını sağlar. Bu teknolojiler, bilgi portallarının oluşturulması için temel sağlar. Bilgi yönetim sistemleri, kuruluşların iş kurallarının, bağlamın ve meta verilerin kullanımına dayalı olarak dağıtılmış bir kurumsal ortamda bilgi biriktirmelerini sağlar.

Önerilen sınıflandırmalar gösterge niteliğindedir ve diğer sistemlerle desteklenebilir (örneğin, kurumsal elektronik kayıt yönetim sistemleri, çıktı yönetim sistemleri, vb.).

Bu nedenle, otomatik ofis sistemlerinin sınıflandırılması konusu, bu sistemler için pazarın hızlı gelişimi nedeniyle oldukça karmaşıktır. Son yıllarda bilgi yönetim sistemi, sistem gibi kavramlar

ana eğilimi yansıtan kurumsal içerik yönetimi, kurumsal kaynak yönetim sistemi, müşteri ilişkileri yönetim sistemi vb. - modern bir organizasyon ve bilgi destek teknolojisinin temeli olarak kurumsal bilgi kaynaklarının oluşturulması.

Bu nedenle, bilgi yönetimi teknolojisi, tüm ağ bilgilerinin merkezi olarak depolanması açısından organizasyon için giderek daha önemli bir rol oynamaktadır. Bilgi yönetimi sistemlerinin yetenekleri, verileri analiz etmenin ve yapılandırmanın ötesine geçer ve her türlü ekip çalışmasını kapsar. Kullanıcının bilgilerle nasıl çalıştığını izlemenizi sağlarlar; tüm e-posta yanıtları, oluşturulan belgeler ve Web aramaları, eklemlenmiş bilgi sunmanın pasif bir yolu haline gelir. Bu tür sistemlerin arama motorları sadece anahtar kelimelere göre kelime öbekleri bulmakla kalmaz, aynı zamanda yazarların ve belirli bir konuda arama yapanların isimlerini de gösterir ve onlarla iletişim kurmanın bir yolunu sunar. Ayrıca, arama sonuçları, şu anda ağa bağlı olan kullanıcıların bir listesini içerir.

Müşteri ilişkileri yönetim sistemleri (CRM_systems), müşterilerle ilişkiler kurmaya yönelik sistemler, ilişkileri yönetmeye yönelik araçlar, bir müşteri tabanı oluşturmaya yönelik sistemlerdir. Bu, mutlak müşteri odaklı iş yapmak için yeni bir yaklaşımdır. Böyle bir sistemin işlevselliği, müşteri kazanımının tüm aşamalarına karşılık gelen pazarlama, satış ve servis, müşteri desteği, veri analizini kapsar. Bu seviyedeki sistemlerin en önemli görevlerinden biri pazarlama, satış ve servis departmanları arasındaki etkileşimin organizasyonudur. Bu tür sistemlerin yardımıyla, çeşitli pazarlama programlarının ve promosyonların maliyet etkinliğini değerlendirmek mümkün hale gelir. Daha net iş organizasyonu

çabaları belirli bir hedef kitle üzerinde yoğunlaştırmayı, müşteri çekme sürecini yönetmeyi ve satış departmanı ile yakın ve verimli bir şekilde etkileşimde bulunmayı mümkün kılar. Sistemin şirketin satış departmanında uygulanması, potansiyel müşterilerin dağıtımından sözleşmelerin hazırlanmasına kadar satışların tam olarak yönetilmesini sağlayacaktır. İyi satış sonrası hizmet, profesyonellik ve müşteri isteklerine zamanında yanıt verme konuları da önemlidir: SCM sistemi, servis departmanının kesintisiz ve kaliteli çalışmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

ERP_systems (Kurumsal Kaynak Planlaması - kurumsal kaynak planlaması) - otomatikleştirilmiş entegre kurumsal yönetim sistemlerinin evrimindeki en son başarı. ERP sınıf sistemleri, faaliyetin neredeyse tüm ana işlevleri için tüm yönetim döngüsünü - planlama, muhasebe, kontrol ve düzenleme - desteklemenize izin verir. Her şeyden önce, bunlar şunları içerir:

üretim faaliyetlerinin planlanması;

satın alma, stok, satış yönetimi;

finansal Yönetim;

Personel Yönetimi;

maliyet yönetimi;

proje ve program yönetimi;

Ürünlerin ve teknolojik süreçlerin tasarımı.

ERP_system'in tüm fonksiyonel bloklarının

modern bir işletmenin faaliyetlerinin neredeyse tüm yönlerinin gerçek yönetimine izin veren yakından bağlantılıdır.

ERP sınıfı sistemler, üretim süreciyle doğrudan ilgili değildir, teknolojik süreçler için otomatik kontrol sistemleri değildirler, ancak bir teknolojik süreç modeli ile ilgilenirler. Çalışmaları, işyerine girilen gerekli bilgilere dayalı olarak, işletmenin faaliyetlerini iyileştirmek, malzeme ve finansal akışları optimize etmekten ibarettir. Bir sistem, bir üretim işletmesinin hammadde tedarikinden malların tüketiciye sevkiyatına kadar tüm faaliyetlerinin planlanmasını ve yönetimini kapsar. Sonuç olarak, ERP sistemleri, farklı departmanların çalışmalarında tutarlılığın sağlanmasına izin verirken, idari maliyetleri düşürür ve farklı uygulamalar için veri entegrasyonu sorununu ortadan kaldırır. Bu sistemler, bir bilgisayar tarafından yayınlanan zamanında ve güvenilir bilgilere dayalı olarak, yönetim verimliliğini artırmak, doğru stratejik ve taktik kararlar almak için bir araçtır.

Yukarıdakileri özetleyerek, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonuna yönelik yazılım ürünleri pazarının şu anda hızla geliştiğini not ediyorum. Çalışması ancak mevcut otomatikleştirilmiş ofis çalışma sistemlerinin tipolojisi temelinde mümkündür. Bununla birlikte, okul öncesi eğitim kurumlarının otomasyonu için yazılımları sınıflandırma sorunu aslında geliştirmenin ilk aşamasındadır ve daha fazla çalışma gerektirir. Genel özelliklere (belge güvenlik araçlarının mevcudiyeti, kayıt, kayıt, belge arama vb.) diğer parametreler. Okul öncesi eğitim kurumları için otomasyon sistemlerinin sınıflandırılması için makul kriterlerin varlığı, bir yazılım ürünü seçme aşamasında büyük önem taşımaktadır.

Çözüm

Etkili bir yönetim sisteminin oluşturulması bugün çoğu yerli kuruluş ve işletmenin temel sorunudur ve giderek daha fazla kuruluş etkin çalışmalarının, yönetim sektöründe bilgi ve belgeleme hizmetlerinin iyileştirilmesi, idari personelin verimliliğinin ve çalışma kalitesinin artırılmasının farkındadır. modern teknolojilerin ve özel yazılımların tanıtımı olmadan bir bütün olarak imkansızdır. ... Bu nedenle, günümüzde yönetimin etkinliği, gelişmiş belge yönetimi teknolojilerinin (elektronik belge yönetimi) kullanımı ile doğrudan ilişkilidir ve bu sorun göz ardı edilemez.

Bu çalışmada elektronik belge yönetiminin tanıtılması ve uygulanması ile ilgili konuları kapsamlı bir şekilde ele almaya çalıştım. Bu konunun çeşitli yönleri analiz edildi: yasal, organizasyonel, yazılım ve donanım vb.

benzer belgeler

Evrak ve elektronik belge yönetimi. Klasik ofis işleri için modern elektronik belge yönetim sistemleri ve otomasyon sistemleri. Yönetim faaliyetlerinin yoğun olduğu alanlarda kağıtsız ofis çalışmalarının oluşturulması.

dönem ödevi eklendi 12/08/2010


Büro çalışmalarında organizasyon ve bilgi teknolojisi araçlarının incelenmesi. Ana elektronik ofis sistemlerinin ele alınması. Ofis işlerinin organizasyonu için normlar, standartlar ve gereksinimler. Belgelerle otel yönetim sistemlerinin incelenmesi.

30.04.2014 tarihinde eklenen dönem ödevi


İş süreci kavramı. Belge kayıt otomasyonu formları. Ofis işleri ve iş akışı için elektronik yönetim sistemlerinin işlevleri, seçimlerinin gerekçesi ve pratik uygulama. EDM alanındaki yazılım ürünlerinin pazar yapısı.

dönem ödevi, eklendi 07/17/2013


Modern elektronik kontrol sistemleri ve belgelerle çalışır. Okul öncesi eğitim kurumlarının geleneksel ve elektronik teknolojilerinin sorunları. Etkili bir EDMS seçimi (elektronik belge yönetim sistemlerinin sınıflandırılması). Elektronik belge yönetiminin güvenliği.

tez, eklendi 12/12/2007


Makale, belge yönetim sistemlerinin tasarımını, geliştirilmesini ve uygulanmasını değerlendirmek için yüksek derecede yeterliliğe izin veren verimlilik kriterlerini tartışıyor. Kriterler, bileşik bir iş akışının resmi modelinin öğelerine dayanmaktadır.

19/04/2006 tarihinde eklenen makale


Yönetim bilgi sistemlerinin sınıflandırılması ilkeleri. Devlet yapılarında bilgi yönetim sistemlerinin özellikleri. Otomasyon ve bilgi depolama tesisleri. Hazine elektronik belge yönetim sisteminin modernizasyonu.

tez, eklendi 09/20/2013


Ofis otomasyonunun ilkeleri. Elektronik belge yönetimi teknolojisinin ilkeleri. Web teknolojilerine dayalı doküman yönetim sistemleri. E-posta kullanımı. Kurumsal elektronik arşiv sistemi.

dönem ödevi, eklendi 03/17/2004


Elektronik belge yönetim sistemlerinin otomasyon ilkeleri ve mimari türleri. 1C: Enterprise 8 ortamındaki iş süreçleri. Dekanlığın elektronik belge yönetiminin bilgi tabanının yapısı. İş süreçleri mekanizmasının nesneleri ve yöntemleri.

tez, eklendi 06/27/2013


CASE araçlarının yapı ve metodolojisinin analizi. CASE araçlarında kullanılan tasarım metodolojileri. Elektronik belge yönetim sistemlerinin temel kavramları, CASE araçları kullanılarak oluşturulması. Nesneye yönelik ve yapısal tasarım.

18.07.2014 tarihinde eklenen dönem ödevi


Yönetim faaliyetlerinin iş akışını düzenleme ilkeleri. Elektronik belge yönetim sistemlerinin bileşenlerinin oluşturulması. Directum: sistemin kısa bir açıklaması, çözülmesi gereken görevler, mimari. Güvenli iş pratikleri. Tehlikeli ve zararlı faktörlerin türleri.

Elektronik belge yönetimi (EDM), belgeleri elektronik biçimde işlemek için bir süreç sistemidir. Kağıt ve sarf malzemeleri için kurumsal maliyetleri azaltmanıza, belgelerin hareketini kolaylaştırmanıza ve hızlandırmanıza, kayıplarını ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Uygulama süreci, yazılımın satın alınması, personel eğitimi ve programın ayarlanması dahil olmak üzere birkaç aşamadan oluşur. Piyasa hem ücretli hem de ücretsiz EDMS sunar.

Uygun fiyatlı yüksek hızlı İnternet'in ortaya çıkışı, ilk elektronik belge yönetim sistemlerinin (EDMS) geliştirilmesi için itici güç oldu. Başlangıçta amaçları, dokümantasyonla çalışmayı kısmen otomatikleştirmekti. Etkinliğini kanıtlayan elektronik belge yönetimi, hem özel kuruluşlarda hem de devlet kurumlarında uygulanmaya başlandı. Bugün bunlar, şirketin belge dolaşımıyla ilgili faaliyetlerini maksimum düzeyde otomatikleştiren karmaşık çözümlerdir.

Elektronik belge yönetimi (EDM), bir kuruluşta belgelerin oluşturulmasını, aktarılmasını, koordinasyonunu ve onaylanmasını rasyonel ve kolay bir şekilde organize etmenizi sağlayan otomatik bir bilgi sistemidir. EDF'nin bileşenleri şunlardır:

• özel yazılım;
• internet;
• e-posta - iletişimin verimliliği için;
• yerel ağ vb.

EDMS, hem şirket içinde hem de birkaç farklı kuruluş arasında kullanılabilir.

Referans! EDMS'yi sadece işletme içinde kullanmak için sadece özel yazılım ve ağ ekipmanı satın almak gerekir. Harici belge akışını sürdürmek için ek bir çalışan gerekli olacaktır - bir EDM operatörü.

EDF hangi sorunları çözer?

Elektronik belge yönetimi aşağıdaki görevleri çözer:

• görevlerin yürütülmesi üzerinde otomatik kontrol yoluyla şirketin iş ve yönetim verimliliğinin şeffaflığının sağlanması;
• optimizasyon, iş süreçlerinin otomasyonu ve yürütme ve kontrol mekanizmaları;
• uluslararası kalite standartlarının gerekliliklerinin desteklenmesi;
• kartuş, kağıt ve diğer malzemelerin maliyetini azaltarak kaynaklardan tasarruf;
• etkin birikim, yönetim ve bilgiye erişim için destek. Çalışanın çalışma geçmişini kuruluşta saklayarak personel esnekliğinin sağlanması;
• belgelerin hareketi üzerinde kontrolü kolaylaştırmak;
• faaliyetlerin günlüğe kaydedilmesi;
• belgelerin kaybolmasına karşı korur;
• basitleştirme, elektronik arşivin varlığı nedeniyle belge saklama maliyetinde azalma.

Elektronik belge yönetimi için temel gereksinimler

İş akışı otomasyon sistemi temel gereksinimleri karşılamalıdır:

• kullanıcı dostu arayüz ve belge arama şeması;
• belgelerin yürütülmesi ve yönlendirme sistemlerinin mevcudiyeti üzerinde yetkin kontrol;
• güvenilir depolama;
• analitik raporlar oluşturma yeteneği;
• büro görevlerinin uygulanması için destek;
• tam bilgi güvenliğinin sağlanması.

Modern EDMS, müşteri isteklerini işleme işlevi ve her bir özel kuruluş için gerekli görevleri çözmenize olanak tanıyan diğer faydalı araçlarla donatılmıştır.

LMS'nin artıları ve eksileri

Elektronik belge akışının kağıda kıyasla bir takım avantajları vardır:

• ofis çalışmasının düzenlenmesi - aynı numaraları farklı belgelere atamak imkansızdır, çünkü otomatik olarak oluşturulurlar;
• filtrelerin varlığı - çeşitli parametrelerle dosya aramak mümkündür;
• belgenin geçiş aşamasını takip etmek. İstediğiniz zaman, belgeyle tam olarak kimin çalıştığını, hangi aşamada olduğunu öğrenebilirsiniz;
• belge kaybolamaz. Kaldırılsa bile kurtarma her zaman mümkündür;
• belge şablonları birleştirilmiştir;
• belgelerin mümkün olan en hızlı işlenmesi. Onay için ofisten ofise belge taşımaya gerek yok. Bu, özellikle bir kuruluştaki departmanlar farklı binalarda bulunuyorsa faydalıdır;
• belgenin tüm sürümleri kaydedilir - her zaman kimin ve ne zaman değişiklik yaptığını takip edebilirsiniz;
• belgelere erişim haklarının dağıtımı için özelleştirilebilir parametreler ve kriterler;
• dünyanın her yerinde, internetin varlığında günün her saatinde belgelerin kullanılabilirliği. Bir çalışan, bir iş gezisinde, tatilde veya hastalık iznindeyken belgelerle çalışabilir;
• iş planlaması olasılığı - belgenin oluşturulmasından sonra, yürütülmesi için gerekli tarih programda belirtilir;
• sarf malzemelerinden tasarruf sağlar - çoğu belgenin yazdırılmasına gerek yoktur.

Dezavantajları şunlardır:

• pahalı yazılım;
• çalışanlar için eğitim maliyetleri;
• mevcut belgeleri dijitalleştirmek için harcanan zaman.

nasıl bağlanır

ERMS'yi uygulama prosedürü kademeli olmalıdır. Birkaç aşamadan oluşur:

1. Yazılım ve gerekirse ek ekipman satın alınması.
2. Programın sonraki yapılandırma ile yüklenmesi. Erişim haklarının dağıtımı, belgelerin hareket yolları vb.
3. Çalışan eğitimi.
4. Çalışanlar arasında elektronik iletişim yollarının doğrulanması ve oluşturulması.
5. Programın çalışmasını koordine etmek ve teknik sorunları çözmek veya bir dış kaynak şirketi ile bir anlaşma yapmak için bir çalışanı görevlendirmek.
6. Mevcut kağıt belgelerin dijitalleştirilmesi.

ücretsiz hizmetler var mı

Elektronik belge yönetimi programları çoğunlukla ücretlidir ve oldukça pahalıdır. Ancak, Alfresco ve NauDoc gibi ücretsiz hizmetler var. Bu sistemler, harika işlevselliğe sahip hem ücretsiz hem de ücretli bir sürüm sunar. Ücretsiz sürümün sınırsız bir süre boyunca kullanılması önemlidir.

Açık havada

EDMS Alfresco, büyük işletmeler için elektronik belge yönetim sistemlerinde pazar lideridir. Avrupa, Amerika ve Rusya'da birçok kurum tarafından başarıyla kullanılmaktadır.

Önemli bilgi! Temel fark, herhangi bir platformda ve herhangi bir programda oluşturulan veritabanlarıyla çalışabilme yeteneğidir.

Açık hava avantajları:

• olası kullanıcı sayısı birkaç on bini aşıyor;
• saklanan belgelerin hacimleri sınırlı değildir;
• şirketin tüm bilgisayarlarına ek yazılım yüklenmesi gerekli değildir. Program İnternet pahasına çalışır, yani. tamamen web erişilebilir;
• diğer hizmetlerle karşılaştırıldığında en iyisi arayüz;
• mobil cihazlarla çalışma yeteneği.

NauDoc

NauDoc, NAUMEN tarafından geliştirilmiş bir EDI sistemidir. Atanan görevlerin uygulanmasında elde edilen sonuçların bir sonucu olarak, dokümantasyon işleme prosedürünü yönetmeyi ve yürütme disiplinini kontrol etmeyi mümkün kılar.

NauDoc'ta kontrol etme yeteneği, çalışanlarınıza doğrudan sistemde görevler vermenize, yürütmelerini izlemenize, son tarihleri ​​izlemenize, belgeleri onay için göndermenize ve daha sonra önceden kararlaştırılan belgeleri diğer EDMS kullanıcılarına göndermenize olanak tanır. Program, otomatik modda belirli bir belge türü için rotaları yapılandırmanıza olanak tanır.

Kesinlikle programdaki tüm işlemler web arayüzü üzerinden gerçekleştirilir. Bu, dünyanın herhangi bir yerinde sisteme giriş yapmayı mümkün kılar.

NauDoc'un Faydaları:

• herhangi bir işletim sisteminde çalışır;
• ücretsiz temel sürüm;
• ücretsiz eğitim;
• tam teşekküllü web arayüzü;
• açık kaynak.

Ana hizmetler hakkında bilgi

Bugün Rusya pazarında, kuruluşlar arasında ve içinde elektronik belge yönetimi programları var. Sistem seçim kriterleri:

• öğrenme kolaylığı;
• işlevsellik;
• Rus mevzuatı için muhasebe kalitesi;
• teknik destek seviyesi;
• fiyat.

Bir iş

Delo, Rusya'da ve Rusça konuşulan diğer ülkelerde kendi segmentinde tanınan bir liderdir. Hem en büyük şirketler hem de holdingler ve küçük işletmeler tarafından belge sirkülasyonu ve ofis işleri için başarıyla kullanılmaktadır.

"İş":

• hareketlerinin tüm aşamaları için izleme belgeleri;
• proje oluşturmada şablonlar, basitlik ve kolaylık;
• işlevsellik ve genel sistem hata ayıklama.

Videoyu izleyerek Delo sisteminin çalışmaları hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz:

Sistemin maliyeti, kullanılan veritabanı yönetim sistemine bağlıdır - Microsoft SQL Server veya Oracle.

Tablo 1. EDMS "Delo" için lisans maliyeti.

dizin	iş yeri sayısı
	1-5	6-20	21-50	51-100
	Microsoft SQL Sunucusu VTYS
	9 500	9 000	8 500	8 000
	Oracle VTYS
1 işyeri için fiyat, ovmak.	13 400	12 900	12 500	11 900

Kaynak: eos.ru

Referans! Hesaplama tahakkuk esasına göre yapılır. Örneğin, 40 iş yeri için Oracle DBMS'li bir ürünün fiyatı: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 ruble olacaktır.

mantık

2012 yılına kadar bugün bilinen "Logic" sistemine "Boss-Referent" adı verildi. İsim değişikliği hizmetin kalitesini etkilemedi. Hala güvenilir ve işlevseldir. Her büyüklükteki organizasyon için uygundur.

"Mantık" şudur:

• belgelerin hareketi için karmaşık yollar tasarlama yeteneği.
• yüksek düzeyde veri koruması;
• yeni başlayanlar tarafından sisteme hakim olma kolaylığı;
• esnek ve özelleştirmesi kolay. Belge işleme süreçlerinin değiştirilmesi.

Programın dezavantajları arasında, yüksek düzeyde personel cirosu olması durumunda, erişim haklarının uygunsuz farklılaşması yer alır.

1C: Belge akışı

Bir kuruluş için en çok yönlü belge yönetim sistemi. "1C: Belge Yönetimi", herhangi bir formattaki belgelerin güvenilir ve merkezi bir şekilde depolanmasını sağlar, yetkili çalışanlar için buna erişim sağlar.

Sistem avantajları:

• iyi işleyen veri arama algoritması;
• fiyat ve işlevselliğin optimal kombinasyonu;
• tüm formatlardaki belgeler için depolama sistemi - grafik ve metinden ses ve video dosyalarına;
• harici uygulamalarla entegrasyon desteği;
• Bu yazılımı hem büyük hem de küçük işletmelerde başarıyla kullanmayı mümkün kılan geniş ölçeklenebilirlik.

Sadece iki dezavantaj var:

• deneyimli kullanıcılar için bile eğitimin karmaşıklığı;
• yüksek sistem gereksinimleri.

Tablo 2. 50 işyeri için EDS fiyatları

bayilik	1 çalışan için fiyat, ovmak.	50 çalışan için fiyat, ovmak.
Alfresco Topluluk Sürümü	0	0
NauDoc	0	0
Bir iş	9 500	437 500
mantık	5 900	260 000
1C: Ofis işleri	4 568	228 400
Fırat	7 300	295 000
EMC Belgesi	Bireysel	Bireysel
ŞirketMedya	6 000	300 000
YÖNETİM	8 400	378 000
OPTIMA-İş Akışı	–	75 000

Kaynaklar: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Referans! "1C: Document Flow" sisteminin fiyatı, şirketin halihazırda "1C: Enterprise" programını kullanıyor olması şartıyla hesaplanır. Aksi takdirde, sunucu lisansının maliyeti eklenecektir.

Elektronik belge yönetiminin şirketin karlılığında anlık bir artışın garantisi olduğunu düşünmeyin. Aksine, uygulanması ciddi maliyetler gerektirebilir ve sonuç olarak kârları azaltabilir. Dikkatsizce bir EDMS lisansı satın almayın. Bu özellikle küçük şirketler için geçerlidir. Bununla birlikte, büyük kuruluşlar söz konusu olduğunda, çalışanların yüksek iş yükü, işin genişlemesi, elektronik belge yönetimi, bir işletmenin maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir ve uygulanması yeterince hızlı bir şekilde karşılığını verecektir.

Bilgisayarların yaygınlaşmasıyla birlikte belgelerin %100'ü elektronik olarak oluşturuluyor. Bununla birlikte, bunların yarısından fazlası hala inceleme ve onay için basılmıştır.

Ticari kuruluşlar arasında belge alışverişi ve sözleşmelerin imzalanmasına gelince, burada neredeyse her zaman kağıt kullanılır.

Göndermenin üç yolu vardır:

• Mükellefin şahsi hesabındaki Garantili Mesaj Gönderim Sistemi aracılığıyla;
• EDS'li manyetik taşıyıcılarda
• Vergi inceleme ofislerinde "Mükellef Terminali" programı aracılığıyla.

Operasyonel verimliliği artırmak ve maliyetleri azaltmak, uzun yıllar iş hayatında kalmayı planlayan her işletmenin karşı karşıya olduğu bir hedeftir. Ve özellikle Rus mevzuatında sağlandığı gibi, elektronik belge yönetiminin getirilmesiyle elde edilebilir.

Aynı zamanda mevzuat gereği kağıt ortamında çıktı alınması gereken evraklara dikkat edilmesi ve kağıt ile elektronik evrak akışının birbirini tekrarlamamasını sağlamak önemlidir, çünkü bu durumda hiçbir şey kurtarılamaz.

Her şey doğru bir şekilde organize edilmişse, elektronik belge yönetimi modern bir işletmenin verimliliğinin anahtarıdır.

okumanız önerilir

Windows talimatları

Hiperbolik fonksiyonların tanımı, temel özellikleri ve grafikleri

Windows talimatları

Lobachevsky geometrisinin temel kavramları

Android talimatları

Hetman Partition Recovery - bir hafıza kartından veya sabit sürücüden veri kurtarmak için bir program

Akıllı telefonlar

Kalıcı bir mıknatısın manyetik momenti nedir

ofis programları

Elektronik belge yönetim sistemlerinin uygulanması ve geliştirilmesi: kuruntulardan kurtulur ve gerçek hedefler oluştururuz

ofis programları

İşlemleri ve özelliklerini ayarlayın