Postopek izvajanja Sed. Implementacija in razvoj sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov: znebimo se zablod in si oblikujemo prave cilje. Zahteve za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov

Uvedba sistema elektronskega upravljanja z dokumenti. Kaj leži na površini?

Dmitrij Sadovnikov

Mnogi vodje podjetij so zdaj bolj previdni pri obravnavi možnosti uvajanja programske opreme v podjetju. To je predvsem posledica gospodarskih razmer, pomembna komponenta pa je pri tem strah pred zagozditvijo v procesu »uvajanja neuveljavljenega«. Vsi se zavedajo potrebe po implementaciji, vendar nihče ne želi postati "denarna krava" ne za svoje, še bolj pa za zunanje izvajalce. Saj veste, kako se to zgodi - bodisi je "nastal odtenek", potem se je izkazalo, da obrazec ni enak, potem je bil strežnik šibek, potem nekaj drugega ... In denar je bil izvlečen ...

Podjetje "Lotsiya Soft" že skoraj dve desetletji deluje v tesnem stiku s svojimi ruskimi uporabniki. Naklonjeni smo temu zadržanemu položaju menedžerjev in vodimo politiko absolutne poštenosti v odnosu do potencialnih uporabnikov. V zvezi s tem želim poudariti, da se kljub temu, da Lotsia PDM PLUS obravnavamo predvsem kot program za organizacijo pretoka tehničnih dokumentov, se lahko njegove bogate zmogljivosti in uporabnost pokažejo hitreje, če se uporabljajo za avtomatizacijo vodenja toka dokumentov. To leži na površini, bližje vodstvu, zdi se še enostavnejše in ne vpliva neposredno na proizvodne dejavnosti, kar lahko postane izhodišče za prepoznavanje začetka izvajanja kot uspešnega in razširitev uporabe Lotsia PDM PLUS za reševanje drugih težave.

Kljub temu smo bili prisiljeni upoštevati takšen trenutek, da večina menedžerjev meni, da je tok poslovodnih dokumentov tipičen. Sami ne mislimo tako, a tudi tukaj smo se, izhajajoč iz dejstva, da ima stranka vedno prav, odločili slediti njegovemu zgledu. Posledično smo izdali novo različico standardne nastavitve za vodenje korespondence ter organizacijsko-administrativne dokumentacije (ORD), ki bo popolnoma brezplačno vključena v dostavni komplet Lotsia PDM PLUS. Poleg tega lahko vsaka organizacija - uporabnik Lotsia PDM PLUS brezplačno zahteva in prejme to nastavitev za študij in uporabo. To je torej neposreden prihranek časa in denarja za uporabnike. Čas - na račun tipičnosti, denarja - zaradi pripravljenosti prilagoditve za izvedbo samostojno in z minimalnimi stroški.

Kaj natančno vključuje nova različica nastavitve Lotsia PDM PLUS za upravljanje korespondence ter organizacijskih in administrativnih dokumentov? Če samo naštejete, kaj je vključeno v nastavitev, ne boste našli nič posebnega. Ja, ni. Vprašanje je v izvedbi in, pozor (!), v stroških vzdrževanja. Zato bi bilo bolj pravilno komentirati nekatere funkcije.

Začnimo od samega začetka – uporabniškega menija. Uporabniški meni smo implementirali na povečan način - v dveh različicah. Uporabniku je morda priročno, da najprej izbere operacijo: odpre, poišče, registrira, si ogleda vrsto dokumenta (slika 1). Ali pa se želi takoj sklicevati na vrsto dokumenta in izvesti operacijo z izbrano vrsto (slika 2).

Meni je vezan na uporabniški profil in možno je, da bo komu uporabnikom bolj všeč en meni, komu pa drugi. Prosimo, uporabite oba menija.

Vendar bi lahko naš primer prilagajanja menija vključeval podrobnejše profiliranje uporabnikov. Na primer, pri registraciji dokumentov bosta sodelovali le ena ali dve osebi. Nato bodo ustrezni elementi "odšli" iz splošnega menija in ostali v meniju zaposlenih-registratorjev.

Obstajajo tudi bolj zanimive možnosti. Če natančno pogledate kopije menijev, prikazanih na slikah, lahko vidite elemente, kot je "Logbook ...". To so poročila. Poročila Lotsia PDM PLUS se generirajo na podlagi podatkov, ki so že vneseni v sistem. Način izdelave poročil z vidika vsebine in oblikovanja je lahko različen - to se določi pri nastavitvi poročila v vgrajenem generatorju poročil (slika 3).

Za končnega uporabnika pa je najpomembnejša možnost hitrega krmarjenja po prikazanih podatkih. Za to je bil pravočasno razvit edinstven mehanizem hitrega filtriranja. Temelji na znanih avtofiltrih. Toda šli smo dlje in implementirali možnost takojšnjega filtriranja obrazca po določenih vrednostih polj: samo pritisnite tipko Alt in kliknite vrednost enega ali več polj. To zagotavlja vizualno filtriranje podatkov brez primere v smislu hitrosti in udobja. Uporabnik si na primer želi ogledati vsa dohodna pisma od Buttercup JSC. Pritisne Alt in klikne na besedo Buttercup. Če želi filtrirati po kakšnem drugem polju, dodatno pritisne Ctrl. Če želi ponastaviti filter, pritisne Esc. Če se vrnemo k samodejnim filtrom, ugotavljamo, da lahko uporabniki, ki ne marajo dela s tipkovnico, uporabljajo tradicionalen način označevanja filtriranih vrednosti na spustnem seznamu z miško. Samo s tipkovnico je hitrejše in bolj priročno, lahko celo dodate – bolj profesionalno.

Tako nekateri uporabniki, ko so izvedeli za možnost hitrega filtriranja, pravijo, da ne potrebujejo ničesar drugega: zjutraj so odprli poročilo in ves dan bodo morali samo filtrirati in pridobiti potrebne informacije.

To je zelo priročno, saj obstaja možnost izdelave velikega števila obrazcev poročil. Hkrati vsa poročila zagotavljajo podrobnejše informacije. Dvoklik na vrstico bo uporabniku prikazal polno različico kartice dokumenta. Poleg tega je enostavno implementirati in urejati podatke neposredno v poročilih.

Kar zadeva vnos podatkov, je v zvezi z obravnavano temo pomembno zagotoviti hitrost. Prvič, govorimo o registraciji dokumentov: dohodnih in odhodnih pismih, naročilih, naročilih, beležkah, in drugič, o pripombah izvršiteljev. Ključne točke tukaj so naslednje:

• gumb za klic okna za registracijo dokumentov mora biti vedno pri roki, v meniju, v orodni vrstici;
• vnesene podatke je treba shraniti čim hitreje. To še posebej velja pri registraciji na primer telefonskih sporočil;
• uporabnik mora biti čim bolj brez ročnega vnosa.

Pri razvoju nastavitev za upravljanje korespondence in ORD v Lotsia PDM PLUS je bila potrebna pozornost namenjena hitrosti vnosa in zanesljivosti podatkov. Kaj to pomeni? Naj razložimo na primeru zgornjih ključnih točk:

• Gumb za odpiranje okna za registracijo dokumentov je vedno na voljo, ne glede na to, v katerem oknu Lotsia PDM PLUS uporabnik dela. Poleg tega lahko okno za registracijo dokumenta pokličete z bližnjico z namizja ali iz druge mape ali iz opravilne vrstice;
• hitrost vnosa informacij zagotavljata le dve obvezni polji. Dovolj je, da izberete pošiljatelja in vnesete zadevo. Pošiljatelja izberemo iz imenika, vendar se imenik lahko dopolnjuje "na letenju" med registracijo dohodnega dokumenta. Pri razvoju postopka za dopolnjevanje imenika je bil uporabljen enak princip hitrosti vnosa;
• manj ko se uporabnik zmoti pri vnosu, bolj popolne bodo informacije v poročilih in večja je hitrost iskanja. Za zmanjšanje napak pri tipkanju se uporabljajo vse možnosti za izogibanje vnosu s tipkovnico - potrditvena polja, izbirni gumbi, spustni seznami, izbirna okna, referenčne knjige.

Datoteke dohodnega pisma (slika 4) lahko prejmete tako na običajen način kot s skenerja ali iz e-poštnega sporočila. Lotsia PDM PLUS je integrirana s skenerji TWAIN in e-poštni odjemalec je vključen v osnovni paket.

Pri tem je pomembno opozoriti, da so datoteke vseh dokumentov shranjene v varnih repozitorijih in je dostop do njih za urejanje ali ogled možen le v skladu z nastavitvami varnostnega sistema Lotsia PDM PLUS. Brez izjem. Zgodovina dostopa do vsake dokumentne datoteke se hrani. In vse uporabniške operacije v sistemu, vključno s prijavo vanj, so podrobno zabeležene.

Izhodne dokumente je mogoče registrirati (slika 5) bodisi kot pobudne dokumente bodisi kot odgovor na vhodne dokumente. Prav tako se lahko dohodna sporočila registrirajo kot odgovori na odhodna sporočila. V takih primerih se zgodovina korespondence samodejno hrani - celotna veriga pisem je razvrščena v kronološkem vrstnem redu. Poleg tega, če je bilo pismo prvotno poslano več prejemnikom, se odgovori vsakega od njih zabeležijo in samodejno vnesejo v zgodovino korespondence.

Nedvomno bo veliko povpraševanje po možnosti samodejnega ustvarjanja formaliziranih dokumentov z "modrimi" podpisi in integracije s pisarniškimi aplikacijami, ki vam bodo omogočile neposredno delo in izmenjavo informacij z Lotsia PDM PLUS ter samodejno generiranje in shranjevanje datotek PDF v Lotsia PDM PLUS.

O prejetih pismih je mogoče izreči sklepe, izdati navodila in določiti odgovornega izvršitelja in soizvršitelje. Resolucija in vsa navodila so prikazana v strukturi dokumenta (slika 6).

Vgrajeni generator poročil in izhodnih obrazcev omogoča oblikovanje dnevnikov za evidentiranje vhodnih in odhodnih dokumentov za izbrano obdobje, poročilo »Napredek izvajanja dokumenta« (slika 7) pa prikazuje celotno zgodovino sklepov in naročil, čas njihovega prejema, izvršitev in pripombe izvršiteljev. Ponovno lahko uporabnik z dvoklikom na vrstico v poročilu vsaj vidi razčlenitev podatkov. Obstaja veliko drugih možnosti za ravnanje z dvojnimi in enojnimi kliki na vrstico ali na določeno polje, zato jih tukaj ni smiselno podrobno opisovati. Omejili se bomo le na naslednjo tezo: vse je v rokah administratorja. Svoje, ne zunanje. Ali to ni indikator?

Kar zadeva delo z organizacijsko in administrativno dokumentacijo: naročila, navodila, servisne opombe, je tukaj tehnologija dela podobna, le zaslonske oblike so drugačne, kar ustreza vrsti dokumenta (sl. 8-10).

Tu lahko opozorimo, da je za naročila v bloku delovnega toka predviden postopek odobritve.

Poleg tega je mogoče vse dokumente OSA povezati z drugimi dokumenti in korespondenco OSA – tako kot podlago kot kot rezultat (slika 11).

Za izvedbo naročila se lahko izdajo naročila, zato je ta možnost zagotovljena neposredno iz naročilnice, medtem ko se naročilo samodejno poveže z naročilom kot naknadni dokument (slika 12).

Vsi povezani dokumenti se takoj prikažejo v obrazcu in omogočajo dvoklik za ogled podrobnih informacij.

Pretok dokumentov v Lotsia PDM PLUS je cel sistem možnosti. Tukaj je neverjetna fleksibilnost, dosegljiva brez programiranja, in neomejeno razvejanje izvajalcev ter mehanizmi za dodeljevanje pravic dostopa, statusov in drugih atributov informacijskih objektov, preglednih za uporabnike.

V osnovni nastavitvi za upravljanje korespondence in ORD ponujamo univerzalno shemo poti, ki omogoča usklajevanje poljubnih dokumentov (slika 13).

Posebnost te poti je, da se pred pošiljanjem v odobritev določi kateri koli seznam odobriteljev v zahtevanem zaporedju, vsak odobritelj se lahko dogovori o dokumentu ali izda poljubno število pripomb. Hkrati sistem samodejno nadzoruje obdobje odobritve vsakega udeleženca in po določenem številu delovnih dni po prejemu dokumenta v odobritev opomni na potek roka.

V tem primeru sistem opomnikov uporablja proizvodni koledar podjetja, ki se letno generira v Lotsia PDM PLUS.

Tako je nastala nova brezplačna konfiguracija Lotsia PDM PLUS za upravljanje korespondence in ORD na principih maksimiranja hitrosti vnosa podatkov, spremljanja izvajanja in vzdrževanja seznama aktualnih nalog za uporabnike. Hkrati je nastavitev sama odprta za izboljšave, kar bistveno zmanjša stroške implementacije že tako poceni sistema.

In ne pozabite, da je upravljanje korespondence in ORD le začetek dolge in zanimive poti, ki vam bo Lotsiya Soft vedno pomagala slediti najkrajši poti, da se hitro premaknete na učinkovito izvajanje nalog za upravljanje toka tehničnih dokumentov in podatkov o izdelkih.

"Prepuščeni sami sebi, dogodki gredo iz slabega v slabše.."
Murphyjev zakon

Implementacija elektronskega upravljanja dokumentov – kako se izogniti napakam

Seveda ste že razumeli, da se bomo pogovarjali o težavah pri uvajanju EDMS in o »čarobni tabletki«, ki vam bo omogočila, da zaobidete vse pasti in ne nasedete. Če ste se že srečali z izvajanjem katerega koli programa, se vam moje besede ne bi smele zdeti neuporabne. Ne bom vam izgubljal časa preveč z opisovanjem vseh številnih "grabljic", ki prihajajo z izvajanjem delovnega procesa, ampak bom podal le nekaj opažanj iz svoje dolgoletne prakse, nato pa vam bom povedal, kaj je treba narediti, da bi da bi bila implementacija EDMS uspešna. Toda najprej vam moram povedati, kaj je vdelava in zakaj jo potrebujete (naslednja dva odstavka lahko preskočite):

Kaj je izvedba sistema upravljanja z dokumenti

Izvedba sistema upravljanja z dokumenti je proces, ki je namenjen uporabi udeležencev toka dokumentov v vsakodnevni praksi funkcij EDMS za delo z elektronskimi dokumenti.

Pri implementaciji EDMS se poudarek premakne na delo z elektronskimi dokumenti v enotnem informacijskem okolju. Uporabniki program preučijo in se navadijo na delo v njem.

Kaj daje uvedba sistema upravljanja z dokumenti

Ugotovitev št. 1. Kdo je odgovoren za izvajanje EDMS?

Zelo pogosto je naloga izvajanja dodeljena silam notranjega IT oddelka. V tem primeru se izvedba zmanjša na distribucijo računov uporabnikom in organizacijo dostopa do strežnika delovnega toka. Nato se uporabniki začnejo sami ukvarjati s programom. Če vodstvo podjetja stoji ob strani od izvedbenega projekta in se v najboljšem primeru občasno vpraša: "No, kako je s sistemom poteka dela? Ali deluje?", potem lahko taka implementacija traja zelo dolgo in njen rezultat je nepredvidljiv.

Opažanje številka 2. Kaj daje SED?

Zaposleni dvomijo, zakaj potrebujejo ta program, kaj jim lahko da, ali jim lahko olajša delo ali jim le oteži življenje? Na primer, eno od ozkih grl v avtomatiziranih procesih je lahko faza podpisa dokumenta. V primeru implementacije EDMS "od spodaj" faza podpisa dokumenta v 99 primerih od 100 ni predmet avtomatizacije. Vsak elektronski "kos papirja", ki doseže fazo podpisa, se shrani v elektronsko mapo "za podpis" in bo tam ostal toliko časa, kolikor želite. Seveda resnično življenje ne dovoljuje takega zaposlenega, ki potrebuje vizum. natisne dokument in "ulovi" na hodniku ali "prebije" v centralo prejme vizum za svoj PAPIRNI dokument. Zaposleni se pošteno sprašujejo, zakaj je potrebno dodatno delo v EDMS, če pa to ne rešuje obstoječih problemov v organizaciji in vzame le čas? Postopoma delo s sistemom delovnega toka zamira.
Zelo pogosto naletimo na situacijo, ko so zaposleni na enem oddelku povedali, da je veliko lažje SAMOSTOJNO vnašati v EDMS dokumente, ki jim jih prinašajo iz drugih oddelkov. In pozor, ti dokumenti so bili pripravljeni na računalniku in nato natisnjeni!

Opažanje številka 3. Kdo dela z EDMS?

Posebnost implementacije sistema upravljanja z dokumenti je v tem, da obseg uporabe EDMS presega en oddelek. Pri delu z EDMS sodelujejo zaposleni v različnih oddelkih, službah, oddelkih in poslovalnicah. Ko avtomatiziran proces preseže meje enega oddelka, se takoj začnejo težave v odnosih. Rezultat "medsebojnih vojn" je, da SED ne deluje. Poleg tega "ne deluje" - to ne pomeni, da se ob pritisku na gumb v programu prikaže sporočilo o napaki, ampak da se program ne uporablja in še naprej deluje kot prej.

Žal je podobnih primerov iz izkušenj z implementacijo sistema za upravljanje dokumentov kar nekaj. Ste pripravljeni porabiti denar, čas in svoje živce, ker niste prepričani v uspešno izvedbo?

Kaj torej določa uspeh implementacije EDMS?

Tukaj je majhna zgodba iz moje prakse:

»Pri implementaciji EDMS v letu 2009 v eni od hčerinskih družb Gazproma smo se soočili z dejstvom, da so po vseh izobraževanjih in seminarjih v programu delali le izvršni sekretarji in pisarna, ostali zaposleni pa so preprosto spremljali svoje delo v sistemu. Imeli so svoje prijave, prejemali so obvestila.Vstopili so v program, si ogledali sporočila in naročila, ki so jih prejeli, a v njem niso naredili ničesar.To pomeni, da niso generirali poročil o izvedbi naročil, niso pisali odgovorov na zahteve. , itd. Vse to za Potem ko se je generalni direktor pozanimal, zakaj večina navodil, ki so jim bila izdana, ostaja odprta v EDMS (ta navodila so tudi sekretarji vnesli v EDMS), je bil sklican sestanek, na katerem so se izvajalci pritožili, da nimajo čas za predložitev poročil o uspešnosti. Generalni direktor odločili, da bo izplačilo bonusa izvedeno šele po obdelavi vseh naročil. Nedvomno so bila čez dan vsa naročila zaprta. Generalni direktor je sekretarjem prepovedal oddajo poročil za izvajalce v program. Obremenitev tajnic se je znatno zmanjšala.Na čuden način so vsi začeli imeti dovolj časa za ustvarjanje poročil." ... Ta zgodba nazorno prikazuje pomen vloge menedžerja v procesu uvajanja sistema elektronskega upravljanja dokumentov.

Od leta 2005 se ukvarjamo z implementacijo EDMS in smo razvili učinkovito metodologijo implementacije. V celoti je sestavljen iz "čarobnih tablet" in "srebrnih krogel", ki so nastale kot rezultat dolgoletne prakse, izkušenj z vodenjem projektov, poznavanja zapletenosti predmeta in razumevanja psihologije uporabnika. Naj vam dam nekaj brezplačnih nasvetov o implementaciji EDMS:

• Sistema za upravljanje z dokumenti ni mogoče obravnavati kot običajen program, kot sta excel ali word, ki je dovolj za namestitev na računalnike uporabnikov in jih bodo uporabljali vsi. Vrednost EDMS je v tem, da ni le program – je vodstveno orodje za zagotavljanje reda pri delu podjetja in ustvarjanje priložnosti za poslovno rast. Odločitev za uvedbo EDMS dozoreva, ko rast podjetja začne ovirati pomanjkanje doslednosti pri delu z dokumenti ( prisotnost "nereda"). Uvedba sistema upravljanja z dokumenti ureja notranje dejavnosti podjetja. Zato mora biti interni naročnik za implementacijo EDMS vodstvo podjetja in ne pisarna ali pravna služba, še bolj pa ne IT služba.
• Nadzor nad izvajanjem projekta mora izvajati generalni direktor ali njegov prvi namestnik. Vodja urada oziroma direktor IT nima zadostnih pooblastil in oblast za implementacijo EDMS v podjetju.
• Treba je določiti, kaj se bo avtomatiziralo z uporabo EDMS, kdo bo delal v EDMS, izdelati program in izvedbeni načrt.
• Ker je sistem upravljanja z dokumenti eden najbolj množičnih po številu uporabnikov, sistem, ki se uporablja v večini organizacij, se je treba osredotočiti na usposabljanje (izobraževanje) zaposlenih in njihovega motivacija za delo z EDMS.
• Uspešnost implementacije je v veliki meri odvisna od možnosti njene hitre prilagoditve poslovnim procesom organizacije. Poslovni procesi v vsakem podjetju imajo svoje posebnosti in svoje razlike.
• Uporaba EDMS v vsakdanji praksi s strani zaposlenih v podjetju mora biti na zakonski ravni utrjena v obliki opisov delovnih mest in predpisov.

Seveda to ni popoln seznam tega, kar bo vaš projekt izvajanja pripeljalo do uspeha.

Po statističnih podatkih ima večina projektov, ki jih stranke izvajajo neodvisno, negativen rezultat ali pa so zelo dolgotrajni. To je posledica napačne ocene razpoložljivih sredstev v podjetju za implementacijo sistema upravljanja z dokumenti.

Kot kaže praksa, je najboljša rešitev skupni projekt za implementacijo EDMS s svetovalci .

Garancije za implementacijo sistema za upravljanje dokumentov ESCOM.BPM

Izvedba skupnega projekta za izvedbo EDMS poteka po fazah, v skladu s potrjenim terminskim planom. Na vseh stopnjah projekta se delo izvaja skupaj z osebjem naročnika, kar zagotavlja njihovo vključenost v delo s programom. Pri postavitvi sistema upravljanja z dokumenti se upoštevajo njihova mnenja in želje. To ustvarja zaupljiv odnos med zaposlenimi in sistemom.
Zajamčeno implementacijo sistema za upravljanje z dokumenti ESCOM.BPM dosežemo z združevanjem učinkovitih in preverjenih metod implementacije v projektu s sodobnimi tehničnimi rešitvami za avtomatizacijo poslovnih procesov.

S sklenitvijo pogodbe za izvedbo ste lahko prepričani, da bodo v njej navedena dela opravljena pravočasno. Veliko naših naročnikov se je odločilo za skupen projekt za izvedbo EDMS, ker zaupajo naši strokovnosti, znanju in izkušnjam.

Kaj vam bo dal projekt skupne implementacije EDMS?

Prvič, to je skrajšanje časa izvajanja. Naši strokovnjaki bodo program namestili in pripravili za delovanje v kratkem času. Izvedena bo tipična konfiguracija sistemskih imenikov, vlog in pravic dostopa ter tipični procesi, na primer za proces "" bodo konfigurirane potrebne predloge registrskih številk in registracijskih dnevnikov. Pred začetkom delovanja se bodo uporabniki in skrbniki udeležili pripravljalnega tečaja za delo z EDMS.

Drugič, zmanjšuje tveganje projekta., bo omogočil celovit pristop k vsem vidikom avtomatizacije poslovnih procesov ob upoštevanju tankosti in posebnosti naročnika. Naši svetovalci pregledajo obstoječe poslovne procese v podjetju, ponudijo možnosti za njihovo optimizacijo, razvijejo pravilnike in projektne naloge, izvedejo celovito izobraževanje in usposabljanje osebja, konfigurirajo sistem v skladu z razvitimi predpisi in projektnimi nalogami.

Tretjič, to je povečanje kakovosti izvajanja zaradi večje donosnosti uporabe funkcij EDMS. Poznamo vse možnosti našega programa in jim bomo znali ponuditi najbolj optimalno uporabo.

Koliko stane uvedba EDMS?

Stroški implementacije EDMS so odvisni od količine dela. Z izvajanjem številnih del na daljavo znižujemo stroške svetovalnih storitev. Stroški implementacije EDMS so približno enaki stroškom licenc ( izdaja + 20).

Naročiti skupni projekt za izvedbo EDMS pošljite nam e-pošto na, v kateri nam povejte o vašem podjetju in podrobno o vaših nalogah. V zadevi navedite "Implementacija ESCOM.BPM EDMS". Za vas bomo v najkrajšem možnem času izdelali optimalno komercialno ponudbo. O podrobnostih lahko pokličete in se pogovorite preko Skypa (ESCOM-BPM) ali po telefonu +7 495 255 00 99.

Izvedbo EDMS je bolje kupiti takoj, skupaj z nakupom licenc. Ko se sprejme odločitev o nakupu licenc EDMS, je vodstvo podjetja veliko lažje prepričati, da nameni sredstva za njegovo izvedbo.
In ne pozabite na obstoj popustov od skupni znesek naročila! V skladu s tem, če izvedbo naročite ločeno, bo njena cena višja.

Nedvomno se vam bo zdelo prijetno pri nas.

Zakaj morate implementacijo kupiti pri nas?

Prvič, imamo ustrezne cene storitev.... Številna podjetja so nas izbrala, ker niso našla več milijonov rubljev za izvajanje programov konkurentov ( ali našel pravilnejšo uporabo tega denarja).

Drugič, z naše strani v projektu delajo samo usposobljeni strokovnjaki, imeti resnične, praktične izkušnje z izvajanjem. Naši naročniki, ki so prešli na delo s programom ESCOM.BPM, so mi večkrat povedali, da ko so uvedli prejšnji program poteka dela, nato je bila predstavnica izvajalca študentka z malo izkušenj in malo znanja o programu in samem predmetu. Če izberete program za upravljanje dokumentov pri naših konkurentih, se vam vseeno ne bo treba zmotiti pri izbiri partnerja, ki bo program izvajal namesto vas!

Tretjič, stranke podpiramo s prilagojenimi rešitvami. Malo naših konkurentov se loti spreminjanja funkcionalnosti sistema, prilagajanja sistema naročniku (ali pa je zelo drag in počasen). In še manj jih je pripravljenih spremljati takšne odločitve. Nudimo vam, da v kratkem času, za razumno ceno, prilagodite program za vaš specifični tok dokumentov z njegovo naknadno podporo.

Kakšni so pogoji izvajanja sistema upravljanja z dokumenti?

Vse zanima čas uvedbe EDMS. Seveda bi se rad s programom lotil jutri. Da, v našem sistemu je to mogoče. Veliko preprostih stvari je mogoče začeti dovolj hitro. Še enkrat bi poudaril, da tukaj ni poanta v programu, ampak v ljudeh, ki bodo z njim delali. Treba jih je naučiti uporabljati program. Na primer, lahko ga začnemo obratovati v 1 - 2 dneh. V tem procesu je zasedena le ena vloga - registrar. Program boste morali namestiti na strežnik in na več delovnih postaj ter usposobiti Registratorje za ustvarjanje registracijskih kartic. Če je potrebno avtomatizirati celoten proces s stopnjo obravnave dokumenta in oblikovanja sklepov, fazo izvedbe, na kateri izvajalci delajo z navodili, oblikujejo odgovor na pismo () in delajo z, potem lahko traja od 1 do 2 tedna. Ker bo treba naučiti delati s programom ne samo registratorje, ampak tudi podpisnike, njihove sekretarje in izvajalce. Po našem razumevanju "izobraževati" pomeni, da bodo uporabniki posledično to storili samozavestno krmarite po programu, ne le predavati jim.

Pogoji tipične izvedbe sistema upravljanja z dokumenti so v razponu od 3 tednov do 2 - 4 mesecev. V praksi je čas uvedbe sistema elektronskega upravljanja dokumentov odvisen od:

• Število avtomatiziranih dokumentacijskih procesov
• Število območij, ki jih je treba avtomatizirati
• Število usposobljenih delavcev, njihova stopnja začetnega usposabljanja
• In tudi od drugih dejavnikov, od katerih so nekateri opisani v članku o.

Eden od dejavnikov, ki vplivajo na čas izvajanja, je človeški dejavnik. Zato lahko neposredni interes administracije vašega podjetja za hitro implementacijo sistema upravljanja z dokumenti, ki zagotavlja neposreden nadzor nad izvajanjem projekta in sodelovanje pri njem, znatno skrajša čas izvedbe.

Cilji projekta za implementacijo sistema upravljanja z dokumenti

Projekt implementacije sistema upravljanja z dokumenti običajno zajema najpomembnejše in ključne procese organizacije. Zato je treba pri uvajanju programa upravljanja z dokumenti posebno pozornost nameniti nalogam, ki jih je treba rešiti v okviru tega projekta.

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Študenti, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo bazo znanja pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

1. Uvod

2. Pravna podlaga elektronskega upravljanja z dokumenti

3. Elektronsko upravljanje dokumentov – njegove zmožnosti

4. Tipologija avtomatiziranih sistemov za vodenje pisarn

5. Zaključek

Seznam uporabljenih virov in literature

Uvod

Najpomembnejša naloga vodenja vsake organizacije je organizacija dela z dokumenti. Dokumenti so glavno orodje za organizacijo upravljanja.

Danes je edini učinkovit način za reševanje problema upravljanja dokumentov in s tem upravljanja organizacije organizacija pisarniškega dela ob upoštevanju uporabe informacijskih tehnologij, prehod organizacije na maksimalno uporabo elektronskih dokumentov, ki se premikajo in obdelujejo s pomočjo računalniškega omrežja organizacije, torej v elektronski dokumentni tok.

Vse več pozornosti pri nas posvečamo problematiki uvajanja informacijsko-komunikacijskih tehnologij. Trenutno se na vladni ravni obravnavajo koncepti oblikovanja elektronske vlade, uvedbe elektronskih upravnih predpisov in poenotenja državnih informacijskih virov. S skupnimi prizadevanji državnih organov, ki jih usklajuje Ministrstvo za gospodarski razvoj in trgovino Ruske federacije, podjetja za razvoj programske opreme in zainteresirane organizacije, se poskuša rešiti problem učinkovitega uvajanja informacijsko-komunikacijskih tehnologij v delo vladnih organov znotraj okvir sedanje upravne reforme.

Uporaba sodobnih informacijskih tehnologij je pomembna za optimizacijo notranjih procesov organizacije, sprotno posredovanje informacij izvajalcem, izboljšanje interakcije oddelkov in posameznih izvajalcev v procesu dela z dokumenti, spremljanje izvajanja dokumentov in navodil, iskanje informacij. in določanje stopnje izvedbe dokumentov in njihove lokacije, to je v končni fazi, prispeva k učinkovitejši in kakovostnejši rešitvi vprašanj, ki so namenjena dokumentom. Glavna stvar pri tem je izboljšati interakcijo vseh oddelkov organizacije, povečati obvladljivost, pa tudi doseči večjo učinkovitost pri delu, saj je za državni aparat odzivnost ena najpomembnejših značilnosti učinkovitosti delovanja njenih institucijah, v komercialnih strukturah pa je pomemben pogoj za povečanje konkurenčnosti organizacije, pridobivanje koristi zaradi hitrejšega odzivanja na spremembe tržnih razmer. Vse to določa ustreznost in praktični pomen izbrane teme.

namen dela- analizirati regulativne in pravne vidike implementacije sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov.

Za dosego cilja je potrebno izvesti niz nalog:

preučiti pravno podlago za uporabo elektronskih tehnologij v upravljavski dokumentaciji, njeno trenutno stanje in perspektivne trende razvoja;

razmisliti o možnostih upravljanja elektronskih dokumentov, primerjati funkcionalne lastnosti elektronskih in papirnatih dokumentov;

analizirati tipologijo sistemov pisarniške avtomatizacije ob upoštevanju glavnih meril za njihovo razvrstitev;

preučiti organizacijsko in metodološko podporo za implementacijo sistemov elektronskega upravljanja z dokumenti.

Pravni okvir za elektronsko upravljanje dokumentov

Pravna podlaga za elektronsko upravljanje dokumentov je širok nabor regulativnih pravnih aktov in metodoloških dokumentov. Viri pravne ureditve dejavnosti z elektronskimi dokumenti so ustava Ruske federacije, posebni zakoni na področju informiranja in informatizacije, industrijski zakoni. Odloki predsednika Ruske federacije in sklepi Vlade Ruske federacije, akti ministrstev in služb, regulativni pravni akti sestavnih subjektov federacije, pa tudi mednarodni regulativni akti.

Pravni vidiki, ki urejajo uporabo elektronskih tehnologij v dokumentnem obtoku, se nanašajo na posebno, intenzivno razvijajočo se vejo sodobnega prava, tako imenovano informacijsko zakonodajo.

V skladu z namenom in nalogami dela bom analiziral zakonodajne akte, ki urejajo uporabo sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov, postopek varovanja elektronskih dokumentov ter jim dal pravni pomen.

Ustava Ruske federacije - najpomembnejši zakonodajni akt Ruske federacije - je nekakšen temelj za pravno ureditev informacijskih pravnih razmerij. Trenutno je ustava Ruske federacije normativni pravni akt neposrednega delovanja. Po našem mnenju to povečuje njen pomen in vlogo pri urejanju pisarniškega dela in delovnega procesa. Pri uporabi informacijskih in dokumentacijskih tehnologij je treba upoštevati številne norme in določbe osnovnega zakona Ruske federacije. Zlasti v skladu s čl. 71 Ustave so informacije in komunikacije v pristojnosti Ruske federacije. Svoboda medijev je zagotovljena. Vsakdo ima pravico svobodno iskati, prejemati, prenašati, proizvajati in razširjati informacije na kakršen koli zakonit način (29. člen). Ni pa dovoljeno zbiranje, shranjevanje, uporaba in širjenje informacij o osebnem življenju osebe brez njegove privolitve. Državni organi in organi lokalne samouprave, njihovi funkcionarji so dolžni vsakomur zagotoviti možnost seznanitve z dokumenti in gradivi, ki neposredno vplivajo na njegove pravice in svoboščine, razen če zakon določa drugače (24. člen).

Vprašanja dela z elektronskimi dokumenti se dotikajo tudi podzakonski akti, namenjeni določenim pravnim področjem

ureditev: civilna, upravna, kazenska, kazenskoprocesna, delovna, davčna in druga zakonodaja Ruske federacije. Civilni zakonik Rusije na primer priznava temeljno možnost uporabe elektronskih dokumentov in elektronskih digitalnih podpisov v civilnopravnih razmerjih. V skladu s civilnim zakonikom so informacije predmet državljanskih pravic, elektronski dokumenti pa lahko vsebujejo državljanske pravice in obveznosti. Tako 160. člen civilnega zakonika predvideva možnost sklepanja poslov v elektronski obliki.

Kazenski zakonik Ruske federacije predvideva odgovornost za kazniva dejanja na področju računalniških informacij: nezakonit dostop do informacij; ustvarjanje, uporaba in distribucija zlonamernih programov za računalnike; kršitev pravil delovanja računalnikov, računalniških sistemov ali njihovih omrežij. Določa tudi kazni za uničenje dokumentov zgodovinske ali kulturne vrednosti.

Zvezni zakon "o informacijah, informatizaciji in varovanju informacij" je glavni, temeljni zakonodajni akt v strukturi informacijskega prava, ki ureja razmerja, ki izhajajo iz: "uveljavljanja pravice do iskanja, prejemanja, prenosa, proizvodnje in širjenja informacij ; uporaba informacijske tehnologije; zagotavljanje varstva informacij«.

Določbe tega zveznega zakona se ne uporabljajo za razmerja, ki izhajajo iz pravnega varstva rezultatov intelektualne dejavnosti in z njimi enakovrednih sredstev individualizacije.

Ta zakon vsebuje opredelitve najpomembnejših pojmov s področja informacijske in dokumentacijske podpore upravljanja. Pri obravnavanju avtomatiziranih informacijskih sistemov (AIS) je zanimivo opredeliti pojme "dokumentirane informacije" (to so "informacije, posnete na materialnem nosilcu z dokumentiranjem informacij s podrobnostmi, ki omogočajo določitev takšnih informacij ali, v primerih, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije, njen materialni medij"), "informacije" (to so "informacije (sporočila, podatki) ne glede na obliko njihove predstavitve"), "informacijski sistem" ("skupina informacij, vsebovanih v bazah podatkov in informacijske tehnologije in tehnična sredstva, ki zagotavljajo njihovo obdelavo"), "dostop do informacij" ("možnost pridobivanja informacij in možnost njihove uporabe")," elektronsko sporočilo "(" informacije, ki jih posreduje ali prejme uporabnik informacij in telekomunikacij omrežje") in številne druge. Izraz »informacije« je v zakonu opredeljen kot »informacije (sporočila, podatki) ne glede na obliko njihove predstavitve«.

Zakon določa pravni režim za dokumentiranje informacij:

1) dokumentiranje informacij je predpogoj za njihovo vključitev v informacijske vire, postopek dokumentiranja informacij pa normativno določajo državni organi,

odgovoren za organizacijo pisarniškega dela, standardizacijo dokumentov in njihovih nizov, varnost Ruske federacije;

dokument, prejet iz avtomatiziranega informacijskega sistema, pridobi pravno veljavo, ko ga podpiše uradnik na način, ki ga določa zakonodaja Rusije. Zakon dovoljuje tudi uporabo elektronskega digitalnega podpisa za potrditev pravne veljavnosti dokumentov pri delu z informacijami v elektronski obliki;

za kršitve pri delu z dokumentiranimi informacijami organizacije bi morali njihovi uradniki odgovarjati v skladu z zakonodajo Rusije in njenih subjektov.

Tako ta zakon dovoljuje in ureja uporabo pravno relevantnih dokumentov v elektronski obliki. Poleg tega zakon določa kategorije informacij po stopnji dostopa, opredeljuje pojem "podatki o državljanih (osebni podatki)" (to so informacije o dejstvih, dogodkih in okoliščinah življenja državljana, ki omogočajo identifikacijo njegove identitete ") , ureja pravni režim osebnih podatkov. Te določbe zakona je treba upoštevati tudi pri oblikovanju sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov.

Zvezni zakon "O sodelovanju v mednarodni izmenjavi informacij" določa pravno ureditev odnosov na področju prenosa informacij izven Rusije in njihovega sprejemanja od zunaj. Izraz »informacijski procesi« opredeljuje kot »procese ustvarjanja, zbiranja, obdelave, kopičenja, shranjevanja, iskanja, distribucije in porabe informacij«.

Baze podatkov so obetavna tehnologija, brez katere si je nemogoče predstavljati sodobnega pisarniškega dela. So osnova sodobnih avtomatiziranih predšolskih vzgojnih sistemov. Številne najpomembnejše vidike dela z bazami podatkov ureja inštitut za avtorske pravice. Tako razmerja, povezana z ustvarjanjem, pravnim varstvom in uporabo baz podatkov, kot rezultat ustvarjalnega dela pri izbiri in organizaciji podatkov, ureja zvezni zakon "O pravnem varstvu programov za elektronske računalnike in baze podatkov", ki baze podatkov razvršča med objekte avtorske pravice in jim zagotavlja pravno varstvo kot zbirke. Ta zakon opredeljuje bazo podatkov kot "objektivno obliko predstavitve in organizacije niza podatkov (na primer člankov, izračunov), sistematiziranih tako, da je te podatke mogoče najti in obdelati z uporabo računalnika."

Organizacija pravno pomembnega elektronskega dokumentnega obtoka je postala mogoča z uporabo tehnologije elektronskega digitalnega podpisa (EDS). Osnovni normativni pravni akti, ki urejajo začetne temelje pravne ureditve digitalnih podpisov, so Civilni zakonik Ruske federacije (člen 160), pa tudi zvezni zakon o informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij (člen 11). . Torej, kot je bilo že navedeno zgoraj, čl. 160 Civilnega zakonika dovoljuje uporabo digitalnih podpisov pri opravljanju transakcij. V skladu s tem zvezni zakon "O informacijah, informacijskih tehnologijah in varovanju informacij" določa pravno veljavnost elektronskega dokumenta šele po podpisu njegovega EDS, pravna moč elektronskega digitalnega podpisa pa se prizna, če avtomatizirani informacijski sistem vsebuje programsko opremo in strojna oprema, ki zagotavlja identifikacijo podpisov in skladnost z uveljavljenim režimom njihove uporabe. Pravica do potrjevanja identitete elektronskega digitalnega podpisa se uveljavlja na podlagi licence (5. člen).

Zvezni zakon "O elektronskih digitalnih podpisih" ureja tehnologijo pritrditve (postopek ustvarjanja in uporabe) vrste elektronskega podpisa, ki uporablja metodo asimetrične kriptografije (javni ključ) - elektronski digitalni podpis (EDS). Treba je opozoriti, da se zakon uporablja samo za dokumente, ki nastanejo med civilnim poslom.

Zakon opredeljuje EDS - je "potreben elektronski dokument, ki je namenjen zaščiti tega elektronskega dokumenta pred ponarejanjem, pridobljen s kriptografsko pretvorbo informacij z uporabo zasebnega ključa elektronskega digitalnega podpisa in omogoča lastniku ključa za podpis potrdilo, ki ga je treba identificirati, kot tudi za ugotavljanje odsotnosti izkrivljanja informacij v elektronskem dokumentu.

Zakon razkriva pogoje za uporabo digitalnega podpisa. EDS v elektronskem dokumentu je enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu, če so izpolnjeni naslednji pogoji:

1. Certifikat ključa podpisa v zvezi s tem elektronskim digitalnim podpisom ni izgubil veljave (veljaven) v času preverjanja oziroma v času podpisa elektronskega dokumenta, če obstajajo dokazi, ki določajo trenutek podpisa;

2. je potrjena pristnost elektronskega digitalnega podpisa v elektronskem dokumentu;

3. Elektronski digitalni podpis se uporablja v skladu z informacijami, navedenimi v potrdilu podpisnega ključa.

Velik pomen v postopku za potrditev pristnosti EDS je koncept potrdila ključa podpisa. Potrdilo s ključem podpisa je dokument (tradicionalen ali elektronski, overjen z EDS), ki vključuje javni ključ elektronskega digitalnega podpisa. Certifikat podpisnega ključa izda posebna organizacija - certifikacijski center udeležencem v izmenjavi informacij za certificiranje digitalnega podpisa. Potrdilo vsebuje vse informacije o pogojih uporabe digitalnega podpisa.

Državna politika na področju urejanja uporabe in izvajanja kriptografskih sredstev, vključno s sredstvi EDS, je določena z zahtevo po uporabi samo sredstev, ki so certificirana s strani pooblaščenih državnih organov. Funkcija organizacije delovanja mreže certifikacijskih centrov za elektronske digitalne podpise je dodeljena Zvezni agenciji za komunikacije. Seveda pa so za reševanje številnih problemov, povezanih z nacionalno varnostjo, nujne določene omejitve pri razvoju, uporabi in kroženju digitalnih podpisov.

Zvezni zakon "O arhivskih zadevah v Ruski federaciji" določa, da Arhivski sklad Ruske federacije vključuje arhivske dokumente ne glede na način njihovega ustvarjanja, vrsto medija, vključno z elektronskimi dokumenti. To pomeni, da se elektronski dokumenti urejajo, naročajo in hranijo v rokih, ki jih določajo seznami in drugi predpisi, ki so enaki tradicionalnim. Zato je preverjanje vrednosti dokumentov predmet vseh dokumentov o prevoznikih katere koli vrste, ki so v zvezni lasti, lastnini sestavnega subjekta Ruske federacije ali občinski lasti.

Področje uporabe elektronskega dokumentnega obtoka je tako notranji dokumentni promet organizacij vseh oblik lastnine kot tako imenovana "elektronska vlada" - dokumentni promet državnih in občinskih organov med seboj, z državljani in poslovnimi subjekti. Zvezni ciljni program "Elektronska Rusija za 2002-2010" je namenjen razvoju tega področja uporabe informacijskih tehnologij. Cilji programa "Elektronska Rusija" na področju pisarniškega dela so prevajanje vse dokumentacije v elektronsko obliko, standardizacija medoddelčne izmenjave informacij, pa tudi zagotavljanje pravic do prostega iskanja, prejemanja, prenosa in uporabe informacij. Program vključuje tri stopnje. Prva faza izvajanja programa (namenjena je bila za leto 2002) vključuje analizo regulativnega pravnega okvira z namenom prepoznavanja ključnih problemov, ki ovirajo širšo uvajanje informacijsko-komunikacijskih tehnologij (IKT), preučitev stopnje informatizacije gospodarstva, analizirati učinkovitost porabe proračunskih sredstev, namenjenih za informatizacijo, popolno obračunavanje državnih informacijskih virov, analizo tujih izkušenj pri izvajanju podobnih programov, študij izkušenj na področju IKT različnih organizacij. Druga faza izvajanja programa (obračunana za obdobje 2003-2004) vključuje izvedbo specifičnih projektov in niza ukrepov, ki temeljijo na raziskavah o implementaciji IKT v organizacijah javnega sektorja gospodarstva. Na tej stopnji je treba ustvariti podlago za enotno informacijsko in telekomunikacijsko infrastrukturo za državne organe in lokalne samouprave, proračunske in neprofitne organizacije, sistem e-trgovine na področju dobave izdelkov za potrebe zvezne države in za javna mesta povezava z javnimi informacijskimi omrežji. V tretji fazi izvajanja programa (izračunano za 2005-2010) je predvideno množično širjenje informacijsko-komunikacijskih tehnologij na vseh področjih javnega delovanja, uvedba standardiziranega elektronskega upravljanja dokumentov in sistemov za varnost informacij.

Večinoma vprašanja oblikovanja in uporabe elektronskih dokumentov rešujejo oddelki samostojno. Obstajajo predpisi zveznih organov, predvsem tistih, ki jih zanima točen in hiter prenos dokumentiranih informacij, ki določajo možne primere uporabe elektronskih dokumentov. To so akti finančnih organov, davčnih in carinskih služb itd. Ministrstvo za finance Ruske federacije na primer določa zahteve za postopek predložitve letnih statističnih poročil o magnetnih medijih s strani zavarovalnic (zdravstvenega zavarovanja).

EDS in tehnologije elektronske dokumentacije se uporabljajo tudi na drugih ministrstvih: na Ministrstvu za davke in dajatve - pri oblikovanju lastnega sistema zagotovljenega prenosa podatkov, na Ministrstvu za šolstvo - pri organizaciji učenja na daljavo ipd. Praviloma so vsi resorni predpisi sprejeti. na podlagi zveznega zakona "O informacijah, informacijski tehnologiji in zaščiti informacij".

Če povzamemo, ugotavljamo, da danes uporaba elektronskega dokumenta prehaja iz elitne uporabe (na visokotehnoloških objektih, za posebne namene, za potrebe višjega državnega aparata) v kategorijo standardnih postopkov za interakcijo gospodarskih objektov. . Nadaljnje izvajanje informacijskih tehnologij v Rusiji zahteva razvoj pravnega okvira za elektronsko upravljanje dokumentov. Treba je razviti regulativni okvir za uporabo elektronskih dokumentov, poiskati metode za reševanje problemov varovanja elektronskih dokumentov, določiti odgovornost za kršitev pravil, ki urejajo elektronski dokumentni tok.

Prav tako je treba ustrezno spremeniti obstoječe zakone (Civilni zakonik, Kazenski zakonik, Zakonik o upravnih prekrških) in pripadajoče podzakonske akte.

Elektronsko upravljanje dokumentov - njegove zmogljivosti

Priznanje superiornosti elektronske pisarniške tehnologije nad papirno tehnologijo je pravzaprav pogosto mesto v sodobni literaturi o pisarniškem delu. To je posledica dejstva, da ima elektronski dokument veliko boljše lastnosti kot papirni dokument v smislu učinkovitosti priprave, iskanja, posredovanja, odobritve.

Glavne prednosti elektronskega dokumenta pred papirnatimi dokumenti so naslednje:

Pri papirnatih dokumentih sta tako čas kot zanesljivost ter stroški dostave odvisni od izbrane storitve (pošta, kurir itd.) in se razlikujejo v dokaj velikih mejah. Za elektronske dokumente so vsi omenjeni indeksi blizu idealnih vrednosti.

Pri uporabi papirnih dokumentov je iskanje dokumentov precej naporen postopek, saj se izvaja ročno z uporabo klasifikatorjev. Bistveno nova priložnost pri delu z elektronskimi dokumenti je tehnologija smiselnega ali kontekstualnega iskanja, ki zainteresiranim strankam močno poenostavi dostop do nizov dokumentarnih informacij.

Zlasti za elektronske dokumente je zmožnost ustvarjanja interaktivnih dokumentov. Papirni medij za dokumente je neprilagodljiv, konzervativen. Ko so dokumenti natisnjeni, je prostora za spreminjanje zelo malo. Nasprotno, elektronske dokumente lahko avtor nenehno posodablja. Na primer, z umestitvijo podobne strani s povratnimi informacijami na korporativni spletni strežnik, bodo marketinški oddelki podjetja lahko analizirali obiskovalce in natančneje načrtovali delo prodajnega aparata.

Papirni dokumenti ne smejo vsebovati hiperpovezav. Uporaba hipertekstnih in hipermedijskih tehnologij v elektronskih dokumentih bistveno poveča učinkovitost dela strokovnjakov z velikimi in porazdeljenimi dokumentarnimi bazami podatkov, kar jim omogoča ogled in iskanje tematsko povezanih dokumentov prek hiperpovezav.

Skupno delo na papirnem dokumentu se izvaja le v načinu zaporednega dostopa do papirnega dokumenta, pri izdelavi in ​​obdelavi elektronskih dokumentov pa obstaja možnost vzporednega kolektivnega dela, medtem ko se skupno delo na papirnem dokumentu izvaja le v po načinu.

6. Druga tehnološka prednost elektronskih dokumentov je širitev okolja za njihovo predstavitev. V elektronske dokumente je mogoče vključiti dinamične objekte, kot sta video in glasovni posnetek. Ta funkcija je smiselna na primer pri snemanju sestankov in konferenc.

V znanstveni literaturi se je izraz "intelektualni dokument" razširil v zvezi z elektronskim dokumentom. S tem konceptom poudarjamo, da elektronski dokument ni le računalniška predstavitev svojega predhodnika, temveč nekaj več, ki poleg statističnih informacij vsebuje tudi kazalce na druge vire podatkov. Tako postane dokument razvijajoča se in intelektualna entiteta, ki je sposobna samostojno in nenehno ohranjati svojo novost in relevantnost. Tesna povezanost aplikacij tehnologije za urejanje poteka dela s predpisi o gibanju elektronskih dokumentov znotraj zavoda zagotavlja drugačno raven inteligence, ki dokument preoblikuje v samoupravni objekt. Upravljanje dokumentov v elektronski obliki ni le poklon sodobnim tehnologijam, je povsem drugačne možnosti za upravljanje intelektualnih sredstev in poslovnih procesov podjetja, ki so neposredno povezani z uspešnostjo predstavitve na trgu. Vključitev elektronskih dokumentov v pisarniški cikel omogoča doseganje kvalitativno nove ravni učinkovitosti pri delu z dokumenti, saj so tehnologije za delo z elektronskimi dokumenti (urejanje, premikanje, razmnoževanje itd.) bistveno učinkovitejše. Hkrati pa obstajajo številne ovire za nadaljnje povečanje deleža elektronskih dokumentov v upravljanju. Papirne dokumente je nemogoče popolnoma izključiti iz dela, saj je veliko pravno zavezujočih dokumentov predstavljenih v papirni obliki in tako stanje bo ostalo še dolgo. To je posledica nepopolnosti pravnega okvira za elektronske dokumente, saj še ni ustvarjen standard za delo z elektronskimi dokumenti, ki zagotavlja priznanje njihove pravne veljavnosti. Problem zagotavljanja pristnosti elektronskih dokumentov je še posebej pereč, če jih je treba hraniti dlje časa - več kot 5-7 let. V tem primeru bo morda treba zaradi zastarelosti računalniških sistemov in (ali) podatkovnih formatov prenesti dokumente v drug računalniški sistem in/ali pretvorbo v nove formate (migracija). Tako imajo papirni dokumenti za dolgotrajno shranjevanje informacij ob ohranjanju možnosti njihovega zaznavanja prednosti, povezane s papirjem kot nosilcem informacij. V skladu s tem uporabe papirnih dokumentov ni mogoče zavrniti, kadar je potrebno zagotoviti dolgoročno shranjevanje informacij (dokumenti z obdobjem hrambe "trajno").

Tipologija avtomatiziranih pisarniških sistemov

Trenutno so različna podjetja razvila in implementirala veliko število avtomatiziranih sistemov za podporo vodenju dokumentov. Zaradi raznolikosti programske opreme za avtomatizacijo pisarne, ki je predstavljena na ruskem trgu, je problem njihove tipologije nujen.

Razlikujejo se:

Glede na vrsto informacij, na katere je sistem osredotočen na obdelavo
(dejanski ali dokumentarni);

Kompleksnost zajema različnih faz življenjskega cikla dokumenta;

sklop uresničljivih pisarniških nalog in predlagane tehnologije za njihovo reševanje;

stopnja odprtosti, to je možnost povečanja funkcij in združljivosti z drugimi informacijskimi tehnologijami;

številne druge značilnosti avtomatiziranih sistemov tega funkcionalnega namena.

Na žalost pomanjkanje enotne terminologije vodi do različnih sistemskih imen. Izdelki razvojnih podjetij nosijo imena, kot so: sistem za elektronsko upravljanje z dokumenti, sistem za avtomatizacijo upravljanja z dokumenti, sistem za avtomatizacijo pisarniškega dela in upravljanja z dokumenti, sistem za upravljanje dokumentov, sistem za elektronsko upravljanje dokumentov, avtomatiziran predšolski izobraževalni sistem, it. NS.

Vsak proizvajalec uvaja svoj sistem označb in izrazov, na svoj način postavlja prioritete.

Raznolikost imen razvitih in razvitih sistemov samo kaže, da se danes to področje informacijskega trga še ni oblikovalo kot samostojen segment.

Splošno sprejet sistem klasifikacije za te sisteme še ni bil razvit. Skoraj vsak dobavitelj ali analitična agencija ponuja svoj sistem klasifikacije.

V tem poglavju bom obravnaval glavne klasifikacije avtomatiziranih kontrolnih dokumentacijskih sistemov, ki jih najdemo v literaturi.

Glede na skladnost z glavnimi nalogami pisarniškega dela se razlikujejo naslednji sistemi:

Specializirani sistemi za avtomatizacijo pisarne;

Sistemi za avtomatizacijo pretoka dokumentov; o sistemi za nadzor delovnega toka;

Sistemi za nadzor delovnega toka;

Elektronski arhiv dokumentov;

Sistemi kolektivne obdelave.

Glede na stopnjo poenotenja in integracije funkcij so programski izdelki razdeljeni v več skupin:

ločeni aplikacijski programi za obdelavo dokumentacijskih sistemov (kadrovske, računovodske in poročevalske, registracijske in kontrolne datoteke). To so tako imenovani "pakirani paketi", ki jih je enostavno namestiti in prilagoditi. Zasnovani so za reševanje lokalnih problemov majhne organizacije – praviloma temeljijo na sistemih za upravljanje baz podatkov, ki podpirajo arhitekturo »datotečni strežnik« (tri do pet uporabnikov ali brez omejitve uporabnikov);

pisarniški paketi (aplikacijski paketi), ki so več aplikacijskih programov različnih funkcij, povezanih z enotnim uporabniškim vmesnikom, zmogljiva sredstva za izmenjavo podatkov med programi, poenotenje klasifikacij, formatov predstavitve podatkov itd.;

integrirani avtomatizirani pisarniški sistemi - nabor orodij za ustvarjanje, premikanje, iskanje dokumentov in baz podatkov, ki pokrivajo, če je mogoče, vse dokumentirane funkcije institucije. Praviloma so ustvarjeni na podlagi DBMS, ki podpirajo tehnologijo odjemalec-strežnik. Trenutna stopnja razvoja informacijske tehnologije predpostavlja uporabo integriranih sistemov. Tudi integrirani avtomatizirani sistemi so razvrščeni po več kriterijih. Odločilni dejavniki so stopnja skaliranja sistema (število delovnih postaj), večformatnost (občutljivost sistema na podatke različnih formatov in zmožnost formata podatkov, ki ga ustvari avtomatizirani sistem, da se pretvori v formate drugih sistemov). ) in večnamenskost.

Integrirane sisteme delimo na dve vrsti: korporativne informacijske sisteme (CIS) in sisteme za upravljanje pisarn (CMS). CIS so zasnovani za avtomatizacijo celotnega kompleksa nalog podjetja ali institucije (tako dokumentiranih kot ne dokumentiranih), zbiranja, analiziranja informacij, načrtovanja, organiziranja in usklajevanja ukrepov, spremljanja uspešnosti, notranjega in zunanjega komuniciranja. Tako CIS združuje vse osnovne poslovne procese v enoten informacijski prostor. CIS so ustvarjeni na podlagi obsežnega računalniškega omrežja in imajo arhitekturo odjemalec-strežnik.

Sestavni deli CIS so specializirana programska oprema, sistemi za razvoj in vodenje projektov, analitični sistemi za iskanje in posploševanje informacij, njihovo razvrščanje, odstranjevanje odvečnega informacijskega hrupa; orodja za množično zajemanje dokumentov

(program za optično prepoznavanje znakov). Ena najpomembnejših komponent CIS je avtomatiziran pisarniški sistem.

Koncept korporativizma v tem smislu pomeni prisotnost precej velikega, geografsko razporejenega informacijskega sistema, ki je po naravi zaprt in je sposoben samoregulacije ter preoblikovati načela svojega delovanja.

Sistemi za upravljanje pisarn (CMS) so informacijski sistemi, ki avtomatizirajo delo z dokumenti na vseh stopnjah, od registracije do odpisa v arhiv. SODIŠČA so sestavni del, jedro korporativnih informacijskih sistemov.

Kot vidimo, ta klasifikacija temelji na hierarhičnem načelu: korporativni informacijski sistemi so sistemi višjega nivoja, ki vključujejo sisteme za upravljanje z dokumenti.

Podobno klasifikacijo sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov (EDMS), odvisno od njihovih funkcij, obsega, vloge sistema v procesu dela z dokumenti, predlaga L.A. Sysoeva. EDMS delimo na:

Sistemi elektronskega vodenja evidenc (nadzor in evidentiranje vseh dejanj z dokumenti);

Sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov (izvajajo ne le snemanje dejanj z dokumenti, temveč tudi zelo reguliran premik dokumentov z uporabo komunikacijskih tehnologij);

Sistemi za upravljanje dokumentov podjetja (na podlagi tehnologij Workflow in GroupWare). Glavna razlika in prednost sistema za upravljanje dokumentov podjetja je v tem, da ta arhitektura zagotavlja univerzalno, vseprisotno okolje za delo in shranjevanje vseh vrst dokumentov v celotni organizaciji. Korporativni sistemi združujejo funkcionalne naloge, ki pokrivajo vsa področja podjetja, implementirajo svojo programsko opremo (poslovne aplikacije) in dokumente, povezane s poslovnimi aplikacijami, v en sam informacijski sistem.

Zaradi bistvenih razlik med domačim pisarniškim sistemom in zahodnim je lahko pomembno klasifikacijsko načelo usmerjenost sistemov avtomatizacije k domačemu in zahodnemu pisarniškemu delu, torej avtorsko načelo. Trenutno obstoječe sisteme lahko razdelimo na:

Sistemi zahodne izdelave. Medtem ko na ruskem trgu
predstavljeni so le trije zahodni sistemi (razvojna okolja):
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

Ruski sistemi, ki temeljijo na platformi Lotus Domino / Notes;

popolnoma ruski razvoj.

Zaradi razlik med obema tradicijama pisarniškega dela – zahodne in ruske – so avtomatizirani sistemi zahodne izdelave v Rusiji našli zelo omejeno uporabo. Takšni sistemi se vedno ne ujemajo z realnostjo domačega pisarniškega dela: navpična usmeritev delovnega toka, nadzor dela z dokumenti na registrskih karticah, zapleten nabor podrobnosti za registracijske in kontrolne obrazce itd.

Izvirni (razvili so jih ruski proizvajalci) sistemi so ustvarjeni posebej za avtomatizacijo domačega pisarniškega dela. Takšni sistemi so osredotočeni predvsem na uporabo v vladnih agencijah. Pogosto je naloga takšnih sistemov zagotoviti podporo za potek dela na papirju, zmanjšati delovno intenzivnost rutinskih operacij obdelave dokumentov.

Vendar pa lahko takšni sistemi znatno razširijo obseg tradicionalnih pisarniških delovnih procesov z obdelavo dokumentov v omrežju z uporabo sodobnih tehnologij. Sistemi v tej smeri so neke vrste mostovi za postopen prehod s papirne na brezpapirno pisarniško tehnologijo. Glede na popolnost implementacije brezpapirne tehnologije so avtomatizirani pisarniški sistemi razdeljeni v tri skupine:

Avtomatizirani sistemi, ki so spremljevalec tradicionalnih dokumentov (elektronski analog registrskega dnevnika in registrsko-kontrolne kartoteke); - avtomatizirani sistemi s polno različico elektronskega dokumenta in iskanjem po celotnem besedilu, ki omogočajo vzporedni papirni in brezpapirni tok dokumentov; - sistemi s popolno zavrnitvijo papirnih "dvojčkov", ki uporabljajo elektronski dokument kot izvirnik. V sodobni literaturi se takšni sistemi imenujejo sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov.

Obstoječe avtomatizirane sisteme je mogoče razdeliti glede na kategorijo njihovih potrošnikov. Torej obstaja več vrst potrošnikov:

velike hierarhične strukture (ministrstvo, oddelek, korporacija, banka itd.);

teritorialni državni organi (uprave mest sestavnih enot federacije, občine itd.);

srednje in nizke komercialne in neprofitne organizacije.

Seveda je ta razvrstitev pogojna, vendar v bistvu absorbira glavne vrste potrošnikov avtomatiziranih sistemov za upravljanje dokumentov.

V skladu z načrtovalskim pristopom k klasifikaciji sistemov pisarniške avtomatizacije jih lahko razdelimo na replicirane, po meri in po meri. Ponovljeni izdelki so popolni izdelki in ne zahtevajo nobenega razvoja s strani razvijalca. Sistemi po meri so razviti za posameznega potrošnika in imajo edinstvene značilnosti. Sistem po meri nastane kot modularna struktura iz montažnih elementov.

A. Akopyants v svojem članku "Do izbire sistemov za avtomatizacijo pretoka dokumentov" predlaga razvrstitev sistemov po kriteriju - za avtomatizacijo, za katero vrsto toka dokumentov so zasnovani:

množični standardni dokumentni tok, ki služi glavni proizvodni dejavnosti in upravlja z velikim številom dokumentov iste vrste, ki se izvajajo po standardnih postopkih (za mobilne operaterje - pogodbe o priključitvi in ​​nabor standardnih aplikacij, za banke - plačilni in drugi nalogi, itd.);

drugi potek dela, ki je praviloma manjši po obsegu, a precej bolj raznolik po vrstah dokumentov in postopkih za njihovo obdelavo (izvrševanje naročil višjih organizacij in vodstva, pogodbe "storitvenih" oddelkov itd.).

Poleg tega so te vrste delovnega procesa običajno razdeljene po strukturnih oddelkih, izvajalcih in avtomatiziranih sistemih. Množični standardni tok dokumentov obdelujejo funkcionalni oddelki, oskrbujejo ga specifični korporativni informacijski sistemi in pogosto sploh ne gre skozi pisarno. Dokumentni tok druge vrste oskrbujejo pisarna, vodenje zadev in posebno predano osebje (uslužbenci).

Kljub raznolikosti sistemov avtomatizacije za podporo upravljanja z dokumenti temeljijo na naslednjih standardnih informacijskih tehnologijah:

tehnologije za obdelavo slik dokumentov (Imaging System), ki so zasnovane za vnos, obdelavo, shranjevanje in iskanje grafičnih slik papirnatih dokumentov, ustvarjenih na podlagi skeniranja;

tehnologije optičnega prepoznavanja znakov (Optical Character Recognition - OCR), ki so namenjene pridobivanju elektronske kopije iz grafične slike papirnega dokumenta v obliki besedilne datoteke. Ta tehnologija je pogosto integrirana s tehnologijo slikanja dokumentov. Na podlagi tehnologije OCR je mogoče avtomatizirati na primer postopek pridobivanja elektronske kopije iz dokumenta, prejetega po faksu;

sistemi za upravljanje dokumentov. Zasnovani so za avtomatizacijo shranjevanja, iskanja in upravljanja dokumentov, predstavljenih v elektronski obliki v različnih formatih. To so večnamenski dokumentarni informacijski sistemi, usmerjeni v obdelavo polstrukturiranih besedilnih informacij. Sistemi za upravljanje z dokumenti omogočajo poleg tipičnih funkcij razvitih dokumentarnih informacijskih sistemov (na primer indeksiranje, različni načini dostopa do dokumenta in njegovih sestavnih delov – razdelkov, večnivojsko varstvo podatkov) izvajanje funkcij upravljanja z dokumenti na ravni svojega strukturne komponente (vzpostavljanje komunikacije med komponentami, združevanje delov dokumenta), nadzor različic dokumentov, izmenjava dokumentov po omrežju, objava dokumentov na spletnem mestu itd. Ta razred sistemov je univerzalen, torej avtomatizira celotno paleto dodeljenih nalog. do storitev upravljanja pisarne, od razvoja in izdelave osnutka dokumenta, do odpisa v poslovanje, vključno s pretokom dokumentov in shranjevanjem dokumentov;

sistemi avtomatizacije poslovnih postopkov (WorkFlow System) - tehnologije za podporo tokov nalog (dokumentov). Zasnovan za zagotavljanje kolektivne obdelave dokumentov pri izvajanju različnih poslovnih procesov. Osnovne tehnologije tovrstnih sistemov vam omogočajo, da opišete kateri koli poslovni proces (zato je sestavni del takšnih sistemov grafični urejevalnik delovnih poti), pa tudi oblikujete in organizirate najbolj racionalno usmerjanje dokumentov v skladu z dano zaporedje dejanj (korakov) za izvedbo tako določenega dela kot sistemov medsebojno povezanih del. Posledično je za vsa delovna mesta predpisana pot dokumenta, določene so pravice dostopa do dokumenta in obseg funkcionalnih odgovornosti izvajalcev na vsaki točki poti. Možno je togo, ohlapno in mešano usmerjanje, z vzporedno in zaporedno izvedbo del. Sistemi se uporabljajo predvsem za avtomatizacijo toka dokumentov in rutinskih večstopenjskih pisarniških operacij. Preprosta avtomatizacija dela z dokumenti, ki se izvaja s pomočjo sistema

WorkFlow vam navsezadnje omogoča prihranek do polovice delovnega časa za delovanje, še posebej v institucijah, pri katerih ima proizvodnja in obdelava dokumentov primarno vlogo (vladne službe, tiskovne agencije, založbe itd.);

¦ tehnologije za organizacijo elektronske interakcije izvajalcev na podlagi stalne izmenjave dokumentov. Sistemi, ki izvajajo te tehnologije, so razvrščeni kot GroupWare – programski sistemi za delovne skupine. Med glavne naloge, ki jih rešujejo, so naloge shranjevanja, ogledovanja in deljenja dokumentov. Poleg tega lahko izvajajo usmerjanje dokumentov, načrtovanje. Učinkovitost delovanja takšnega sistema zagotavljajo njegove najpomembnejše komponente, kot je razvit sistem za varnost dokumentov, vključno s sistemom za nadzor dostopa do dokumentov; sistem za sinhronizacijo sprememb v različnih bazah podatkov; sistem izmenjave informacij.

Ta programska oprema je najbolj učinkovita v svojih zmožnostih na podlagi korporativnih internetnih sistemov in jo je dokaj enostavno integrirati s takšnimi naravnimi skupinskimi aplikacijami, kot so e-pošta, telekonference in WorkFlow. Številni sistemi tega razreda so zgrajeni po principu vse v enem, ko en program vsebuje skoraj vsa orodja, potrebna za namizno aplikacijo: koledar, uro, načrtovanje sestankov in sestankov, pošiljanje nalog zaposlenim in spremljanje njihovega izvajanja, timsko delo na dokumentih, podpora za različice dokumentov in še veliko več.

Glavni namen sistemov WorkFlow in GroupWare je avtomatizacija in podpora timskemu delu v pisarni, sistemi pa podpirajo neomejeno število delavcev (omejeno le s tehničnimi lastnostmi). Vendar pa so sistemi GroupWare osredotočeni na avtomatizacijo dela majhne ekipe in podpirajo pravilno izmenjavo informacij s strani skupine uporabnikov. Sistemi razreda WorkFlow so usmerjeni v avtomatizacijo dela korporacije in podpirajo delitev dela na ravni "velike" skupine izvajalcev. Glavna razlika med WorkFlow in GroupWare je samodejno zagotavljanje toka dokumentov skozi verigo izvajalcev na podlagi vnaprej določenega vzorca. Glavna razlika med WorkFlow in GroupWare je pomanjkanje toge definicije diagramov poslovnih procesov. Sistema WorkFlow in GroupWare med seboj ne tekmujeta, temveč se dopolnjujeta.

Ta delitev je precej poljubna zaradi dejstva, da najnovejše različice najbolj priljubljenih sistemov poskušajo združiti vse to in še več

številne druge tehnologije, zato je določene programske izdelke težko uvrstiti v eno kategorijo.

L.A. Sysoeva, ki se sklicuje na analitike IDC, identificira tudi naslednje kategorije tehnologij, ki sestavljajo trg orodij za elektronsko upravljanje dokumentov:

Sistemi, usmerjeni v poslovne procese (Business - process EDM). Običajno so zasnovani za posebne navpične in horizontalne aplikacije, ki zagotavljajo celoten življenjski cikel dokumenta, vključno s slikanjem, upravljanjem zapisov in tehnologijami delovnega toka;

korporativni sistemi (Enterprise-centric EDM). Zagotavljajo strukturo podjetja za ustvarjanje, sodelovanje in objavljanje dokumentov, ki so na voljo vsem uporabnikom v organizaciji. Posebnost korporativnih sistemov je način, na katerega se informacije uporabljajo in razširjajo znotraj organizacije. Ta orodja praviloma niso usmerjena le v reševanje ozko opredeljenega problema. Izvajajo se kot tehnologije celotnega podjetja, ki so na voljo skoraj vsaki kategoriji uporabnikov;

sistemi za upravljanje vsebin (CMS - Content Management Systems). Spremljajo ustvarjanje, dostop, nadzor in dostavo informacij vse do ravni razdelka dokumentov. Razpoložljivost informacij ne v obliki dokumentov, temveč v manjših predmetih olajša proces izmenjave informacij med aplikacijami.

Pomen sistemov za upravljanje vsebin se povečuje zaradi dejstva, da internet danes postaja najpomembnejše orodje za poslovanje, ki omogoča bistveno optimizacijo odnosov med poslovnimi partnerji, upravljanje spletnih vsebin pa postaja najpomembnejša naloga za povečanje poslovanja. učinkovitost. Sistemi za upravljanje vsebin so avtomatizirani

uredniški kompleks, ki služi za upravljanje vsebine in strukture internetnega vira na spletu. Ključna sestavina programskega izdelka je podpora za razvoj vsebine. Z razvojem se začne življenjski cikel katerega koli gradiva, objavljenega na spletnem mestu: potekajo dela za ustvarjanje, urejanje in odobritev vsebine, vloga CMS_sistema pa je avtomatizirati te procese, podpirati skupno delo avtorjev, programerjev. in menedžerji. Poleg sistemov za upravljanje Web_content sistemi razreda CMS vključujejo sisteme za elektronsko upravljanje dokumentov organizacije, ki uporabljajo spletni vmesnik. Takšni sistemi se uporabljajo za optimizacijo poslovnih procesov srednjih in velikih organizacij, so integrirani v korporativni informacijski sistem in omogočajo izdelavo portalskih internetnih rešitev, sistemov za interakcijo z dobavitelji in prodajno mrežo;

Sistemi za upravljanje informacij. Takšni sistemi zagotavljajo združevanje, nadzor in dostavo informacij prek interneta, ekstraneta. Te tehnologije so temelj za ustvarjanje informacijskih portalov. Sistemi za upravljanje informacij omogočajo organizacijam kopičenje informacij v porazdeljenem korporativnem okolju na podlagi uporabe poslovnih pravil, konteksta in metapodatkov.

Predlagane klasifikacije so okvirne in jih je mogoče dopolniti z drugimi sistemi (npr. sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov podjetij, sistemi za upravljanje rezultatov itd.).

Tako je vprašanje klasifikacije avtomatiziranih pisarniških sistemov precej zapleteno zaradi hitrega razvoja trga teh sistemov. V zadnjih letih se pojavljajo koncepti, kot so sistem upravljanja znanja, sistem

upravljanje korporativnih vsebin, sistem upravljanja virov podjetja, sistem upravljanja odnosov s strankami itd., kar odraža glavni trend - ustvarjanje korporativnih informacijskih virov kot osnove sodobne organizacije in tehnologije informacijske podpore.

Tako ima tehnologija upravljanja znanja vse pomembnejšo vlogo za organizacijo v smislu centraliziranega shranjevanja vseh omrežnih informacij. Zmogljivosti sistemov za upravljanje znanja presegajo analizo in strukturiranje podatkov in zajemajo vse oblike timskega dela. Omogočajo vam spremljanje, kako uporabnik dela z informacijami; vsi odgovori po e-pošti, ustvarjeni dokumenti in spletna iskanja postanejo pasiven način podajanja artikuliranega znanja. Iskalniki tovrstnih sistemov ne najdejo le besednih zvez po ključnih besedah, temveč prikažejo tudi imena avtorjev in tistih, ki so iskali na določeno temo, ter ponujajo način za stik z njimi. Poleg tega rezultati iskanja vključujejo seznam uporabnikov, ki so trenutno povezani v omrežje.

Sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM_systems) so sistemi za gradnjo odnosov s strankami, orodja za upravljanje odnosov, za izgradnjo baze strank. To je nov pristop k poslovanju z absolutno osredotočenostjo na stranke. Funkcionalnost takšnega sistema zajema trženje, prodajo in servis, podporo strankam, analizo podatkov, kar ustreza vsem fazam pridobivanja strank. Ena najpomembnejših nalog sistemov na tej ravni je organizacija interakcije med marketinškimi, prodajnimi in servisnimi oddelki. S pomočjo takšnih sistemov je mogoče oceniti stroškovno učinkovitost različnih marketinških programov in promocij. Jasnejša organizacija dela

omogoča osredotočanje prizadevanj na določeno ciljno publiko, vodenje procesa privabljanja strank ter tesno in plodno sodelovanje s prodajnim oddelkom. Izvedba sistema v prodajnem oddelku podjetja pa bo omogočila popolno upravljanje prodaje od distribucije potencialnih strank do priprave pogodb. Pomembna so tudi vprašanja dobre poprodajne storitve, strokovnosti in pravočasnosti odzivanja na zahteve strank: sistem SCM bo pomagal vzpostaviti nemoteno in kakovostno delo servisne službe.

ERP_systems (Enterprise Rescourcer Planning - korporativno načrtovanje virov) - najnovejši dosežek v razvoju avtomatiziranih integriranih sistemov za upravljanje podjetij. Sistemi razreda ERP vam omogočajo podporo celotnega cikla upravljanja – načrtovanja, računovodstva, nadzora in regulacije – za skoraj vse glavne funkcije dejavnosti. Prvič, ti vključujejo:

načrtovanje proizvodnih dejavnosti;

upravljanje nakupov, zalog, prodaje;

finančno upravljanje;

upravljanje osebja;

obvladovanje stroškov;

vodenje projektov in programov;

načrtovanje izdelkov in tehnoloških procesov.

Poudariti je treba, da so vsi funkcionalni bloki ERP_sistema

tesno povezana, kar omogoča resnično upravljanje skoraj vseh vidikov dejavnosti sodobnega podjetja.

Sistemi razreda ERP niso neposredno povezani s proizvodnim procesom, niso avtomatizirani krmilni sistemi za tehnološke procese, temveč se ukvarjajo z modelom tehnološkega procesa. Njihovo delo je izboljševanje dejavnosti podjetja, optimizacija materialnih in finančnih tokov na podlagi potrebnih informacij, vnesenih na delovna mesta. En sistem zajema načrtovanje in vodenje vseh dejavnosti proizvodnega podjetja, od nabave surovin do pošiljanja blaga potrošniku. Posledično ERP sistemi omogočajo doseganje doslednosti pri delu različnih oddelkov, hkrati pa zmanjšujejo administrativne stroške in odpravljajo problem integracije podatkov za različne aplikacije. Ti sistemi so orodje za izboljšanje učinkovitosti upravljanja, sprejemanje pravilnih strateških in taktičnih odločitev na podlagi pravočasnih in zanesljivih informacij, ki jih izdaja računalnik.

Če povzamem zgoraj navedeno, ugotavljam, da se trg programskih izdelkov, namenjenih avtomatizaciji predšolskih izobraževalnih ustanov, trenutno hitro razvija. Njeno preučevanje je možno le na podlagi tipologizacije obstoječih avtomatiziranih sistemov pisarniškega dela. Vendar pa je problem razvrščanja programske opreme za avtomatizacijo predšolskih izobraževalnih ustanov pravzaprav na začetni stopnji razvoja in zahteva nadaljnje študije. Upoštevajte, da se poleg splošnih značilnosti (razpoložljivost orodij za zaščito dokumentov, možnost registracije, beleženja, iskanja dokumentov itd.) sistemi razlikujejo po namenu, funkcionalnosti, stopnji prilagajanja ruski tradiciji pisarniškega dela in številnim drugi parametri. Prisotnost razumnih meril za razvrstitev sistemov avtomatizacije za predšolske izobraževalne ustanove je izjemnega pomena v fazi izbire programskega izdelka.

Zaključek

Vzpostavitev učinkovitega sistema vodenja je danes ključni problem večine domačih organizacij in podjetij, vse več organizacij pa razume, da njihovo učinkovito delo, izboljšanje informacijskih in dokumentacijskih storitev v vodstvenem sektorju, povečanje produktivnosti in kakovosti dela administrativnega osebja kot celota je nemogoča brez uvedbe sodobnih tehnologij in posebne programske opreme. Tako je učinkovitost upravljanja danes neposredno povezana z uporabo naprednih tehnologij za upravljanje z dokumenti (elektronsko upravljanje dokumentov) in tega problema ne gre podcenjevati.

Pri tem delu sem skušal celovito obravnavati problematiko v zvezi z uvajanjem in implementacijo elektronskega upravljanja dokumentov. Analizirani so bili različni vidiki tega vprašanja: pravni, organizacijski, programski in strojni itd.

Podobni dokumenti

Upravljanje papirologije in elektronskih dokumentov. Sodobni sistemi elektronskega upravljanja z dokumenti in sistemi avtomatizacije za klasično pisarniško delo. Ustvarjanje brezpapirnega pisarniškega dela na obremenjenih področjih vodstvenih dejavnosti.

seminarska naloga dodana 12.8.2010


Študij organizacije in sredstev informacijske tehnologije v pisarniškem delu. Upoštevanje glavnih elektronskih pisarniških sistemov. Norme, standardi in zahteve za organizacijo pisarniškega dela. Študija sistemov hotelskega upravljanja po dokumentih.

seminarska naloga dodana 30.4.2014


Koncept poslovnega procesa. Oblike avtomatizacije registracije dokumentov. Funkcije elektronskih sistemov vodenja pisarniškega dela in poteka dela, utemeljitev njihove izbire in praktična uporaba. Tržna struktura programskih izdelkov na področju EDM.

seminarska naloga, dodana 17.07.2013


Sodobni elektronski nadzorni sistemi in delo z dokumenti. Problemi tradicionalnih in elektronskih tehnologij predšolskih izobraževalnih ustanov. Izbira učinkovitega EDMS (klasifikacija sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov). Varnost upravljanja elektronskih dokumentov.

diplomsko delo, dodano 12.12.2007


Članek obravnava merila učinkovitosti, ki omogočajo z visoko stopnjo ustreznosti ocenjevanje načrtovanja, razvoja in implementacije sistemov za upravljanje z dokumenti. Merila temeljijo na elementih formalnega modela sestavljenega poteka dela.

članek dodan 19.4.2006


Načela klasifikacije informacijskih sistemov vodenja. Značilnosti sistemov upravljanja informacij v državnih strukturah. Objekti za avtomatizacijo in shranjevanje informacij. Posodobitev sistema elektronskega upravljanja z dokumenti zakladništva.

diplomsko delo, dodano 20. 09. 2013


Načela avtomatizacije pisarne. Načela tehnologije upravljanja elektronskih dokumentov. Sistemi za upravljanje z dokumenti, ki temeljijo na spletnih tehnologijah. Uporaba elektronske pošte. Sistem elektronskega arhiva podjetja.

seminarska naloga, dodana 17.03.2004


Načela avtomatizacije in vrste arhitektur sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov. Poslovni procesi v okolju 1C: Enterprise 8. Struktura informacijske baze elektronskega dokumentnega upravljanja dekanata. Objekti in metode mehanizma poslovnih procesov.

diplomsko delo, dodano 27.06.2013


Analiza strukture in metodologije CASE-orodij. Metodologije oblikovanja, uporabljene v orodjih CASE. Osnovni koncepti sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov, njihova izdelava z uporabo orodij CASE. Objektno usmerjeno in strukturno načrtovanje.

seminarska naloga dodana 18.07.2014


Načela organizacije delovnega toka vodstvenih dejavnosti. Izdelava komponent sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov. Directum: kratek opis sistema, naloge, ki jih je treba rešiti, arhitektura. Varne delovne prakse. Vrste nevarnih in škodljivih dejavnikov.

Elektronsko upravljanje dokumentov (EDM) je sistem procesov za obdelavo dokumentov v elektronski obliki. Omogoča vam, da zmanjšate stroške podjetja za papir in potrošni material, poenostavite in pospešite gibanje dokumentov, odpravite njihovo izgubo. Proces implementacije je sestavljen iz več faz, vključno z nakupom programske opreme, usposabljanjem osebja in prilagoditvijo programa. Trg ponuja tako plačljive kot brezplačne EDMS.

Pojav dostopnega hitrega interneta je bil spodbuda za razvoj prvih elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov (EDMS). Sprva je bil njihov cilj delno avtomatizirati delo z dokumentacijo. Ko je dokazala svojo učinkovitost, se je elektronsko upravljanje dokumentov začelo uvajati tako v zasebnih organizacijah kot v vladnih agencijah. Danes so to kompleksne rešitve, ki maksimalno avtomatizirajo dejavnosti podjetja, povezane z cirkulacijo dokumentov.

Elektronsko upravljanje dokumentov (EDM) je avtomatiziran informacijski sistem, ki vam omogoča racionalno in enostavno organizacijo ustvarjanja, prenosa, usklajevanja in odobritve dokumentov v organizaciji. Sestavni deli EDF so:

• specializirana programska oprema;
• internet;
• e-pošta - za učinkovitost komunikacije;
• lokalno omrežje itd.

EDMS se lahko uporablja tako znotraj podjetja kot med več različnimi organizacijami.

Referenca! Za uporabo EDMS samo znotraj podjetja je potrebno kupiti samo posebno programsko opremo in omrežno opremo. Za vzdrževanje zunanjega pretoka dokumentov bo potreben dodaten uslužbenec - operater EDM.

Katere težave rešuje EDF?

Elektronsko upravljanje dokumentov rešuje naslednje naloge:

• zagotavljanje transparentnosti dela podjetja in učinkovitosti vodenja z avtomatiziranim nadzorom nad izvajanjem nalog;
• optimizacija, avtomatizacija poslovnih procesov ter mehanizmov izvajanja in nadzora;
• podpora zahtevam mednarodnih standardov kakovosti;
• varčevanje z viri z zmanjšanjem stroškov kartuš, papirja in drugih materialov;
• podporo za učinkovito kopičenje, upravljanje in dostop do informacij. Zagotavljanje kadrovske fleksibilnosti s shranjevanjem zgodovine dela zaposlenega v organizaciji;
• olajšanje nadzora nad gibanjem dokumentov;
• beleženje dejavnosti;
• ščiti pred izgubo dokumentacije;
• poenostavitev, zmanjšanje stroškov hrambe dokumentov zaradi prisotnosti elektronskega arhiva.

Osnovne zahteve za elektronsko upravljanje dokumentov

Sistem avtomatizacije delovnega procesa mora izpolnjevati osnovne zahteve:

• uporabniku prijazen vmesnik in shema iskanja dokumentov;
• kompetenten nadzor nad izvajanjem dokumentov in razpoložljivostjo njihovega sistema usmerjanja;
• zanesljivo shranjevanje;
• sposobnost izdelave analitičnih poročil;
• podpora izvajanju pisarniških nalog;
• zagotavljanje popolne informacijske varnosti.

Sodobni EDMS so opremljeni s funkcijo obdelave zahtev strank in drugimi uporabnimi orodji, ki vam omogočajo reševanje nalog, potrebnih za vsako posamezno organizacijo.

Prednosti in slabosti LMS

Elektronski dokumentni tok ima v primerjavi s papirnim številne prednosti:

• racionalizacija pisarniškega dela - nemogoče je dodeliti enake številke različnim dokumentom, ker ustvarjajo se samodejno;
• prisotnost filtrov - iskanje datotek je možno po različnih parametrih;
• spremljanje faze prehoda dokumenta. V vsakem trenutku lahko natančno ugotovite, kdo dela z dokumentom, v kateri fazi je;
• dokumenta ni mogoče izgubiti. Tudi če je odstranjen, je okrevanje vedno možno;
• predloge dokumentov so poenotene;
• najhitrejša možna obdelava dokumentacije. Za odobritev dokumenta ni treba prenašati iz pisarne v pisarno. To je še posebej uporabno, če se oddelki v organizaciji nahajajo v različnih zgradbah;
• vse različice dokumenta so shranjene - vedno lahko spremljate, kdo in kdaj ga je spremenil;
• prilagodljivi parametri in merila za razdelitev pravic dostopa do dokumentov;
• dostopnost dokumentov 24 ur na dan, kjer koli na svetu, ob prisotnosti interneta. Delavec lahko dela z dokumentacijo na službenem potovanju, dopustu ali bolniški;
• možnost načrtovanja dela - po izdelavi dokumenta je v programu naveden zahtevani datum njegove izvedbe;
• prihrani potrošni material – večine dokumentov ni treba natisniti.

Slabosti so:

• draga programska oprema;
• stroški usposabljanja zaposlenih;
• čas, porabljen za digitalizacijo obstoječih dokumentov.

Kako se povezati

Postopek uvedbe ESUD naj bo postopen. Sestavljen je iz več stopenj:

1. Nakup programske opreme in po potrebi dodatne opreme.
2. Namestitev programa z naknadno konfiguracijo. Porazdelitev pravic dostopa, poti gibanja dokumentov itd.
3. Usposabljanje zaposlenih.
4. Preverjanje in izdelava elektronskih komunikacijskih poti med zaposlenimi.
5. Angažiranje zaposlenega za usklajevanje dela programa in reševanje tehničnih težav ali sklenitev pogodbe z zunanjim izvajalcem.
6. Digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov.

Ali obstajajo brezplačne storitve

Programi za elektronsko upravljanje dokumentov so večinoma plačljivi in ​​so precej dragi. Vendar pa obstajajo brezplačne storitve, kot sta Alfresco in NauDoc. Ti sistemi ponujajo tako brezplačno kot plačljivo različico z odlično funkcionalnostjo. Pomembno je, da se brezplačna različica uporablja neomejeno obdobje.

Na prostem

EDMS Alfresco je vodilni na trgu sistemov za upravljanje elektronskih dokumentov za velika podjetja. V Evropi, Ameriki in Rusiji ga uspešno uporabljajo številne korporacije.

Pomembna informacija! Glavna razlika je zmožnost dela na kateri koli platformi in z bazami podatkov, ustvarjenimi v katerem koli programu.

Prednosti na prostem:

• možno število uporabnikov presega nekaj deset tisoč;
• količina shranjenih dokumentov ni omejena;
• namestitev dodatne programske opreme na vse računalnike podjetja ni potrebna. Program deluje na račun interneta, tj. popolnoma dostopen na spletu;
• najboljši vmesnik v primerjavi z drugimi storitvami;
• sposobnost dela z mobilnimi napravami.

NauDoc

NauDoc je sistem EDI, ki ga je razvil NAUMEN. Omogoča vodenje postopka obdelave dokumentacije, kot tudi nadzor nad disciplino izvajanja, kot rezultat rezultatov, pridobljenih pri izvajanju dodeljenih nalog.

Možnost nadzora v NauDoc-u vam omogoča, da svojim zaposlenim dajete naloge neposredno v sistemu, spremljate njihovo izvajanje, spremljate roke, pošiljate dokumentacijo v potrditev in nato že dogovorjene dokumente pošiljate drugim uporabnikom EDMS. Program vam omogoča, da v samodejnem načinu konfigurirate poti za določeno vrsto dokumentov.

Absolutno vsa dejanja v programu se izvajajo prek spletnega vmesnika. To omogoča prijavo v sistem kjerkoli na svetu.

Prednosti NauDoc:

• deluje na katerem koli operacijskem sistemu;
• brezplačna osnovna različica;
• brezplačno izobraževanje;
• popoln spletni vmesnik;
• odprtokodno.

Informacije o glavnih storitvah

Danes na ruskem trgu obstajajo programi za elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami in znotraj njih. Merila za izbiro sistema:

• enostavnost učenja;
• funkcionalnost;
• kakovost računovodstva po ruski zakonodaji;
• raven tehnične podpore;
• cena.

Posel

Delo je priznano vodilno v svojem segmentu v Rusiji in drugih rusko govorečih državah. Za cirkulacijo dokumentov in pisarniško delo ga uspešno uporabljajo tako največje korporacije in holdingi kot mala podjetja.

"Posel" je:

• spremljanje dokumentacije za vse faze njihovega gibanja;
• predloge, preprostost in priročnost pri ustvarjanju projektov;
• funkcionalnost in splošno odpravljanje napak v sistemu.

Z delom sistema Delo se lahko seznanite z ogledom videoposnetka:

Cena sistema je odvisna od uporabljenega sistema za upravljanje baz podatkov - Microsoft SQL Server ali Oracle.

Tabela 1. Stroški licence za EDMS "Delo".

Indeks	Število delovnih mest
	1-5	6-20	21-50	51-100
	Microsoft SQL Server DBMS
	9 500	9 000	8 500	8 000
	Oracle DBMS
Cena za 1 delovno mesto, rub.	13 400	12 900	12 500	11 900

Vir: eos.ru

Referenca! Izračun se izvede na podlagi nastanka poslovnega dogodka. Na primer, cena izdelka z Oracle DBMS za 40 delovnih mest bo: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 rubljev.

Logika

Do leta 2012 se je danes znan sistem "Logic" imenoval "Šef-Referent". Sprememba imena ni vplivala na kakovost storitve. Še vedno je zanesljiv in funkcionalen. Primerno za organizacije vseh velikosti.

"Logika" je:

• sposobnost oblikovanja zapletenih poti za gibanje dokumentov.
• visoka raven varstva podatkov;
• enostavnost obvladovanja sistema s strani začetnikov;
• prilagodljiv in enostaven za prilagajanje. Sprememba procesov obdelave dokumentacije.

Pomanjkljivosti programa vključujejo neprijetno razlikovanje pravic dostopa v primeru visoke stopnje fluktuacije osebja.

1C: Pretok dokumentov

Najbolj vsestranski sistem za upravljanje dokumentov za organizacijo. "1C: Upravljanje dokumentov" zagotavlja zanesljivo in centralizirano shranjevanje dokumentov katere koli oblike, omogoča dostop do njih pooblaščenim zaposlenim.

Prednosti sistema:

• dobro delujoč algoritem iskanja podatkov;
• optimalna kombinacija cene in funkcionalnosti;
• sistem za shranjevanje dokumentov vseh formatov - od grafičnih in besedilnih do zvočnih in video datotek;
• podpora za integracijo z zunanjimi aplikacijami;
• široka razširljivost, ki omogoča uspešno uporabo te programske opreme tako v velikih kot v majhnih podjetjih.

Slabosti sta samo dve:

• kompleksnost usposabljanja, tudi za izkušene uporabnike;
• visoke sistemske zahteve.

Tabela 2. Cene EDS za 50 delovnih mest

franšiza	Cena za 1 zaposlenega, rub.	Cena za 50 zaposlenih, rub.
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
Posel	9 500	437 500
Logika	5 900	260 000
1C: Pisarniško delo	4 568	228 400
Evfrata	7 300	295 000
EMC Documentum	Posameznik	Posameznik
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

Viri: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Referenca! Cena sistema "1C: Document Flow" se izračuna pod pogojem, da podjetje že uporablja program "1C: Enterprise". V nasprotnem primeru se dodajo stroški strežniške licence.

Ne mislite, da je elektronsko upravljanje dokumentov zagotovilo za takojšnje povečanje dobičkonosnosti podjetja. Nasprotno, njegovo izvajanje lahko povzroči resne stroške in posledično zmanjša dobiček. Ne kupujte nepremišljeno licence EDMS. To še posebej velja za mala podjetja. Vendar pa lahko v primeru velikih organizacij velika delovna obremenitev zaposlenih, širitev poslovanja, elektronsko upravljanje dokumentov bistveno zmanjša stroške podjetja, njegovo izvajanje pa se bo dovolj hitro izplačalo.

S širjenjem računalnikov je 100 % dokumentov ustvarjenih v elektronski obliki. Kljub temu jih je več kot polovica še vedno natisnjenih za pregled in odobritev.

Kar zadeva izmenjavo dokumentov in podpisovanje pogodb med poslovnimi subjekti, se tu skoraj vedno uporablja papir.

Obstajajo trije načini za oddajo:

• Preko sistema zajamčene dostave sporočil na osebnem računu zavezanca;
• Na magnetnih nosilcih z EDS
• Preko programa "Terminal zavezanca" v uradih davčne inšpekcije.

Povečanje operativne učinkovitosti in znižanje stroškov je cilj, s katerim se sooča vsako podjetje, ki namerava poslovati še vrsto let. In to je mogoče doseči z uvedbo elektronskega upravljanja dokumentov, še posebej, kot je predvideno v ruski zakonodaji.

Ob tem je treba biti pozoren na tiste dokumente, ki morajo biti v skladu z zakonodajo natisnjeni v papirni obliki in poskrbeti, da se papirni in elektronski dokumentni tok ne podvajata, saj v tem primeru ni mogoče nič prihraniti.

Če je vse organizirano pravilno, je elektronsko upravljanje dokumentov ključ do učinkovitosti sodobnega podjetja.

Priporočeno za branje

Navodila za Windows

Definicija, osnovne lastnosti in grafi hiperboličnih funkcij

Navodila za Windows

Osnovni pojmi geometrije Lobačevskega

Navodila za Android

Hetman Partition Recovery - program za obnovitev podatkov s pomnilniške kartice ali trdega diska

Pametni telefoni

Kakšen je magnetni moment trajnega magneta

Pisarniški programi

Implementacija in razvoj sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov: znebimo se zablod in si oblikujemo prave cilje

Pisarniški programi

Nastavite operacije in njihove lastnosti