Bitrix 24 aggiunge file al disco. Servizio cloud per l'archiviazione dei dati. Tutti i file aziendali in un unico posto

È passato da tempo il tempo in cui dovevamo archiviare i nostri archivi elettronici su dischi o unità flash, il cui guasto o perdita avrebbe portato a conseguenze disastrose. Come si suol dire, nell'era della tecnologia informatica, nulla resta fermo. E i supporti di memorizzazione obsoleti vengono sostituiti dallo storage cloud (online). Naturalmente, puoi utilizzare tale risorsa non solo per archiviare informazioni personali. Oggi parleremo di un'applicazione comoda e moderna sul portale Bitrix24.

Disco Bitrix24. Cos'è questo?

Bitrix24 Disk è un archivio cloud dei dati e dei file elettronici della tua azienda, accessibile da diversi dispositivi connessi a Internet. L'archiviazione nel cloud è attiva perché non puoi solo caricare, visualizzare e scaricare file. Una delle sue funzioni principali è la collaborazione con documenti e la modifica online. Potrai coinvolgere nella collaborazione non solo i tuoi dipendenti, ma anche i tuoi clienti e partner. Per connettere l'archiviazione cloud, scarica e installa l'applicazione desktop Bitrix24.

Dove archiviare le informazioni “personali”.

Non tutti i file caricati devono essere di dominio pubblico. Ad esempio, lavorando su un progetto chiuso o documenti temporanei per il lavoro attuale di cui solo tu potresti aver bisogno. Per comodità, Bitrix24 ha la tua memoria personale.

La colonna "Preferiti" contiene per impostazione predefinita la voce "Il mio Drive". Puoi caricare file su di esso, creare e spostare documenti e cartelle. Hai anche la possibilità di ordinare file e cartelle esistenti per data, nome e dimensione.

Per configurare il tuo disco, fai clic sull'ingranaggio. In questo menu puoi modificare l'accesso ai tuoi file e al disco nel suo insieme, connettere la libreria come unità di rete e scegliere un modo conveniente per lavorare con i documenti.

Vantaggi del disco Bitrix24

Tutti i file aziendali in un unico posto

Ora nulla sarà “perso”. Per affidabilità, i file sono protetti dalla cancellazione accidentale. Documenti, foto e presentazioni che prima si trovavano in cartelle personali e caselle di posta sono ora raccolti in un unico posto, con possibilità di accesso da qualsiasi dispositivo connesso via Internet. Vale anche la pena notare che i dati sono protetti in modo affidabile perché le informazioni vengono crittografate utilizzando un certificato SSL.

Collaborare sui documenti

È finito il tempo in cui i cambiamenti dovevano essere negoziati in riunioni organizzate. In precedenza, per lavorare insieme su un contratto o una presentazione, era necessario eseguire a turno le azioni e inviarsi reciprocamente il documento. Ora è possibile creare e modificare congiuntamente tabelle, documenti e presentazioni direttamente nel cloud storage Bitrix24 Disk.

Ora non devi preoccuparti della pertinenza della versione del documento; l'intera cronologia delle modifiche viene salvata automaticamente. Puoi invitare i colleghi a collaborare con un clic condividendo un file su Live Feed.

Risparmiare sul software per ufficio

Questo vantaggio sarà rilevante per gli imprenditori alle prime armi, quando ogni voce di spesa è molto importante. Il tuo Bitrix24 è integrato con Microsoft Office Online e Google Docs. Ora non è necessario acquistare programmi speciali. Puoi creare e modificare documenti di testo, tabelle e presentazioni online in Bitrix24 Disk.

Possibilità di lavorare con i documenti offline.

Solo perché non puoi connetterti a Internet non significa che non puoi lavorare. L'applicazione Bitrix24 Disk sincronizza i tuoi documenti e file con il tuo computer. Hai l'opportunità di lavorare con i documenti offline e, dopo esserti connesso a Internet, si verificherà la sincronizzazione inversa e tutte le modifiche apportate verranno riflesse e rilevanti per gli altri dipendenti.

Comodo accesso alle informazioni

Puoi visualizzare documenti, foto, video e presentazioni da uno smartphone o tablet installando l'applicazione mobile Bitrix24. Puoi anche trovare facilmente nuovi documenti utilizzando la ricerca, poiché Bitrix24 indicizza tutti i file quando pubblica nuovi materiali.

I tempi in cui le schede di memoria venivano utilizzate per memorizzare informazioni appartengono al passato. Oggi per questi scopi viene utilizzato l'archiviazione dei dati nel cloud, adatto non solo per uso personale ma anche aziendale. Un disco “cloud” in Bitrix24 per un'azienda è conveniente, affidabile e moderno! E grazie alla versione gratuita, puoi provare subito tutte le funzionalità.

Cos'è l'archiviazione dei dati nel cloud?

Bitrix24.Disk è un cloud storage che ti consente di collocare tutte le informazioni aziendali in un unico posto. L'accesso al disco è possibile da qualsiasi dispositivo elettronico, compresi i cellulari, e da qualsiasi luogo con accesso a Internet.

Non è più necessario configurare un server aziendale e una rete interna. Bitrix24.Disk è uno spazio sicuro che fornisce l'archiviazione elettronica dei documenti. Inoltre, in tempo reale è possibile utilizzare le informazioni archiviate su disco e collegare i clienti o i partner dell’azienda al lavoro.

Come utilizzare il servizio Bitrix24.Disk

Il servizio cloud "Bitrix24.Disk" è un archivio di file di grandi dimensioni in Bielorussia, ideale per le esigenze di qualsiasi azienda. Dispone di diverse tipologie di storage - per ciascun dipendente, per gruppi e interi reparti - ed è caratterizzato da impostazioni di accesso flessibili che possono essere limitate se necessario.

Stai cercando il miglior archivio dati “cloud” su Internet gratuitamente? La tariffa “Progetto” offre questa opportunità agli utenti: archiviazione gratuita di file su Internet fino a 5 GB! Se ciò non bastasse, utilizza le tariffe di altre compagnie. Il pacchetto “Team” consente di salvare informazioni fino a 100 GB. La dimensione della memoria del disco “cloud” per la tariffa “Azienda” è illimitata!

Tutte le informazioni aziendali in un unico posto

L'archiviazione online dei file aziendali ti consente di salvare tutti i documenti di lavoro in un unico posto. L'accesso al server remoto è possibile da qualsiasi computer o dispositivo mobile connesso a Internet.

Non è più necessario cercare le informazioni necessarie nei personal computer, nelle caselle di posta e nelle schede di memoria dei dipendenti. Tutte le informazioni sono protette dalla cancellazione e crittografate utilizzando un certificato SSL.

Lavorare con le informazioni non solo online

Internet è disponibile quasi ovunque nel mondo. Ma si verificano ancora situazioni in cui non è possibile accedere al "cloud" (ad esempio su un aereo). Bitrix24.Disk ha un'applicazione desktop che sincronizza tutti i file con il tuo computer. Puoi lavorare con qualsiasi documento offline: quando sei connesso a Internet, tutte le modifiche apportate vengono sincronizzate con il cloud.

Archiviazione di file su un'unità cloud

Dimentica le unità di rete esterne e la condivisione di file! Basta usare il comando dal menu file "Ottieni collegamento pubblico..." e questo collegamento sarà già copiato negli appunti. Può essere inviato ai giornalisti se si tratta di un comunicato stampa. Oppure distribuiscilo ai partner se il file contiene un nuovo catalogo prodotti. Puoi chiudere il collegamento con una password o impostarne la durata. Nelle impostazioni puoi disabilitare la possibilità di creare collegamenti pubblici.

Integrazione con unità cloud esterne

L'unità cloud Bitrix24 è integrata con Google Drive, One Drive e Dropbox, quindi i file necessari dalle unità cloud possono essere trasferiti al feed, al calendario o all'attività. Allo stesso tempo, una loro copia verrà creata automaticamente in Bitrix24.Disk, eliminando la perdita di informazioni. Se il file è stato modificato su un'unità esterna, è sufficiente aggiornare l'ultima versione in Bitrix24.

Bitrix24 offre agli utenti ampie opportunità per archiviare e organizzare dati, collaborare con documenti, cercare e scambiare file tra dipendenti dell'azienda, assegnare documenti a dipartimenti, attività e progetti impostando diversi diritti di accesso ad essi. Tutti i vantaggi moderni dell'archiviazione cloud sono presentati nella sezione "Disco".

Grazie alla funzionalità Drive, gli utenti possono:

Creare cartelle e file;
Carica documenti e intere cartelle con dati su disco;
Configurare la sincronizzazione dei dati con un computer locale o altro dispositivo;
Configurare i diritti di accesso alle cartelle;
Modifica documenti in modalità condivisa;
Eliminare e ripristinare file;
Condividi collegamenti a documenti nei commenti, in un feed live, nelle attività o in chat;
Cerca i documenti necessari sul disco utilizzando la barra di ricerca;
Visualizza la cronologia delle modifiche al documento e torna alla versione precedente, ecc.

L'interfaccia strutturata e intuitiva del disco non richiede conoscenze particolari da parte del personale e consente di configurare in modo rapido ed efficiente il portale per le attività aziendali.

Tipi di spazio su disco in Bitrix 24 Disk

Bitrix24 ti consente di utilizzare diverse opzioni logiche per lo spazio su disco: un disco condiviso, il disco personale di un dipendente e un archivio dati legato a un gruppo o dipartimento. Ciascun tipo può essere utilizzato per risolvere vari tipi di problemi, configurare i diritti di accesso per gli utenti e la capacità di collaborare con i documenti.

Disco condiviso Bitrix 24

L'archiviazione dati condivisa dell'azienda è destinata a file e documenti dell'organizzazione, accessibili a tutti i dipendenti collegati al sistema.

Utilizzando i pulsanti presenti nel pannello principale della sezione, gli utenti del portale possono:

Creare nuove cartelle con diversi livelli di nidificazione;
Carica i documenti completati;
Crea documenti, tabelle e presentazioni lavorando direttamente nel browser, grazie all'integrazione del sistema con Google Docs e MS Office Online.

L'amministratore del portale ha la possibilità di configurare i diritti di accesso al disco o alle sue singole cartelle. Per fare ciò, nel menu "Impostazioni" nella scheda "Disco", è necessario selezionare la funzione "Impostazioni privilegi" e impostare i propri diritti di accesso per ciascun utente.

Sono possibili le seguenti impostazioni dei diritti:

Lettura: consente di vedere il contenuto della memoria;
Aggiungi: dà i diritti per visualizzare e aggiungere file al disco;
Modifica: consente di connettere i dati a un disco personale e apre tutte le possibilità di modifica sul disco;
Controllo completo: consente tutte le azioni disponibili.

Oltre a questi diritti, potrebbe essere aperta la possibilità di condividere file su disco con altri utenti tramite la condivisione.

Cerca per disco Bitrix24

Se hai bisogno di trovare rapidamente qualsiasi documento, attività o messaggio, inserisci semplicemente la parola nella barra di ricerca nell'intestazione della pagina. Il sistema mostrerà tutti gli oggetti contenenti questo concetto. Quando si inserisce una parola nella barra di ricerca, vengono forniti dei suggerimenti dai quali è conveniente selezionare immediatamente la domanda di interesse.

Inoltre in alcune sezioni è possibile filtrare gli oggetti ed effettuare la ricerca solo tra quelli selezionati. Ad esempio, in "Attività" puoi selezionare le attività con lo stato "In corso" ed effettuare la ricerca solo tra di esse.

Dipartimenti e compiti

Per ogni gruppo e attività creati, Bitrix24 crea automaticamente la propria sezione "Disco". Qui i dipendenti possono inserire file relativi a progetti, attività e dipartimenti specifici. I diritti di accesso a un reparto o a un disco delle attività vengono configurati dall'amministratore del gruppo o dal creatore delle attività, in modo simile a un disco condiviso.

Proprio come in un Drive condiviso, i collegamenti ai documenti possono essere lasciati nei commenti, in un feed di gruppo attivo, allegati direttamente a un'attività o inviati tramite posta. Tutti gli utenti che hanno accesso al gruppo o al disco delle attività ricevono notifiche automatiche quando un dipendente salva un nuovo file o ne modifica uno esistente.

Il sistema salva automaticamente le versioni precedenti dei file modificati, il che è molto importante quando si lavora in collaborazione: puoi sempre verificare chi ha apportato le modifiche o tornare all'opzione migliore.

Il mio disco

La sezione “Il mio disco” è un archivio di file personale assegnato a ciascun dipendente. In questa sezione sono supportate per l'utente le seguenti funzioni:

Creare la propria struttura di cartelle;
Carica file e crea documenti direttamente nel browser;
Configurazione della condivisione del disco per singoli utenti.

Per impostazione predefinita, questa sezione include tutti i file che l'utente ha caricato sul portale, ad esempio nei commenti o nelle attività; file del portale in cui il dipendente ha fatto clic sul pulsante "Salva su Bitrix24.Disk"; file creati dal dipendente, ad esempio, nel calendario, nei commenti, nelle attività e nei gruppi. Questi documenti vengono salvati in cartelle di sistema create automaticamente: rispettivamente "File scaricati", "Salvati", "Creati da me".

Un dipendente può creare la propria, conveniente per lui, struttura di cartelle nel suo archivio dati tramite il pannello principale della sezione e anche connettervi un'unità Bitrix24 condivisa se dispone dei diritti di modifica.

Funzionalità e configurazione della versione desktop di Bitrix24.Disk

Bitrix24.Disk fa parte dell'applicazione desktop del portale aziendale Bitrix e consente di lavorare con file e cartelle archiviati sul portale da qualsiasi dispositivo, sincronizzare i dati tra tutti i dispositivi utilizzati, organizzare il lavoro congiunto con i file sul disco condiviso e personale del portale e tenere traccia della cronologia del lavoro sui documenti.

L'utilizzo di Bitrix24.Disk semplifica notevolmente la collaborazione con i documenti, riduce i tempi di revisione e accordo sulle versioni dei documenti e semplifica il lavoro remoto con i dati.

Installazione e configurazione di Bitrix24.Disk

Per utilizzare le funzionalità di Bitrix24.Disk è necessario installare la versione desktop dell'applicazione, che puoi installare direttamente dal tuo portale Bitrix24.

Per connettere Bitrix24.Disk, è necessario attivare il pulsante “Connetti” nella scheda dell'applicazione con lo stesso nome. Automaticamente tutti i file dal disco del portale verranno scaricati nella cartella \My Documents\Bitrix24\. Dopo aver attivato il disco, tutti i file aggiornati e appena creati sul computer locale verranno automaticamente inviati al disco del portale. L'indirizzo di salvataggio del file può essere modificato tramite la funzione “Cambia directory” nella stessa scheda del programma.

La sincronizzazione dei dati tramite Bitrix24.Disk consente di risolvere vari problemi nel lavorare con i documenti:

Quando viene creato un file in una cartella selezionata sul tuo computer, una copia del file viene automaticamente caricata sul portale e diventa disponibile per la visualizzazione da parte degli utenti collegati;
Tutte le modifiche apportate al documento sul computer locale si riflettono immediatamente sul disco del portale;
Gli utenti che ricevono un collegamento a un documento salvato in Bitrix24.Disk riceveranno una nuova versione del file con ogni aggiornamento;
Quando ci si connette a Bitrix24.Disk su diversi dispositivi locali, le modifiche verranno sincronizzate automaticamente tra tutti i dispositivi.

Spazio di archiviazione nel cloud

La comodità e l'ampia funzionalità di Bitrix24 ti consentono di abbandonare quasi completamente l'archiviazione di file locale. I piani tariffari Bitrix24 differiscono nella quantità di spazio su disco allocato.

Con il piano gratuito “Project” la capacità di archiviazione è di soli 5 GB ed è più adatta per uso personale che per scopi aziendali. Secondo le tariffe “Project+” e “Team”, sul portale verranno riservati rispettivamente 24 e 100 GB di spazio.

Lo spazio libero rimanente del cloud storage può essere visualizzato nella sezione “La mia tariffa” selezionando la scheda “Il mio Bitrix24”. Per fare ciò, è necessario disporre dei diritti di amministratore sul portale. Qui il volume del disco sarà diviso in tre componenti:

Occupato con il database;
Impegnato con gli altri;
Spazio libero.

Per database si intendono tutte le attività create sul portale, tutti gli oggetti CRM, lettere, eventi, ecc. Il volume di archiviazione contrassegnato come "occupato da altri" è tutto lo spazio su disco occupato, inclusa l'archiviazione dei dati personali e lo spazio su disco del gruppo di lavoro. È questo volume che, di regola, può essere liberato da file non necessari.

Controlla la sezione "Disco condiviso". Eliminare i file non necessari dalla corrispondenza web e dalle registrazioni telefoniche;
Nella sezione "Il mio disco", cancella le cartelle di sistema dai file salvati automaticamente non necessari;
Dopo aver selezionato un singolo dipendente, vai alla sua sezione "Il mio disco" ed elimina i file non rilevanti. Analizza il disco di ciascun utente in questo modo;
Allo stesso modo, cancellare l'archivio dati in ciascun gruppo di lavoro.

In ogni partizione, dopo aver eliminato i file, è necessario svuotare il Cestino. Solo in questo caso i dati verranno veramente cancellati. Il risultato delle misure adottate non può essere visto immediatamente, poiché le informazioni sullo spazio libero sul portale vengono aggiornate una volta al giorno. Inoltre, nella nuova versione di Bitrix24, che apparirà presto, il meccanismo di liberazione dello spazio per l'amministratore del portale sarà notevolmente semplificato.

Se tutte queste misure non bastano per lavorare efficacemente con il data warehouse Bitrix24, l'organizzazione può sempre usufruire di spazio su disco illimitato collegandosi alla tariffa “Azienda”.

Per porre una domanda su Bitrix24 o passare a un piano a pagamento, contattaci. Risolviamo qualsiasi problema riguardante Bitrix24, dalla semplice consulenza al passaggio alle tariffe a pagamento o alla versione in scatola. Lo status di “Bitrix24 Gold Partner” garantisce le nostre qualifiche, e lo staff di programmatori Bitrix24 garantisce la possibilità di eventuali miglioramenti e integrazioni individuali.