Processo di implementazione SED. Implementazione e sviluppo di sistemi di gestione elettronica dei documenti: ci liberiamo delle delusioni e formiamo veri obiettivi. Requisiti per i sistemi di gestione elettronica dei documenti

Implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti. Cosa c'è in superficie?

Dmitry Sadovnikov

Molti leader aziendali sono ora più cauti nella considerazione delle opzioni di implementazione del software aziendale. Ciò è dovuto principalmente alla situazione economica e una componente importante qui è la paura di impantanarsi nel processo di "introduzione del non attuato". Tutti riconoscono la necessità dell'implementazione, ma nessuno vuole diventare una "vacca da mungere" né per se stessa, né, ancor di più, per implementatori esterni. Sai come succede: o "si è formata una sfumatura", quindi il modulo si è rivelato non essere lo stesso, quindi il server era debole, quindi qualcos'altro ... E i soldi sono stati estratti ...

La società "Lotsiya Soft" lavora a stretto contatto con i suoi utenti russi da quasi due decenni. Siamo solidali con questa posizione sobria dei gestori e applichiamo una politica di assoluta onestà nei confronti dei potenziali utenti. A questo proposito, vorrei sottolineare che, nonostante Lotsia PDM PLUS sia considerato principalmente come un programma per l'organizzazione del flusso di documenti tecnici, le sue ricche capacità e utilità possono manifestarsi più velocemente se utilizzato per automatizzare il flusso di documenti gestionali. Questo sta in superficie, più vicino alla gestione, sembra essere ancora più semplice e non influisce direttamente sulle attività di produzione, che possono diventare un punto di partenza per riconoscere l'inizio dell'implementazione come successo e ampliare l'uso di Lotsia PDM PLUS per risolvere altri i problemi.

Tuttavia, siamo stati costretti a tenere conto di un momento tale che la maggior parte dei manager considera tipico il flusso del documento di gestione. Noi stessi non la pensiamo così, ma anche qui, partendo dal fatto che il cliente ha sempre ragione, abbiamo deciso di seguirne l'esempio. Di conseguenza, abbiamo rilasciato una nuova versione dell'impostazione standard per la gestione della corrispondenza e della documentazione organizzativa e amministrativa (ORD), che sarà inclusa nel set di consegna Lotsia PDM PLUS in modo assolutamente gratuito. Inoltre, qualsiasi organizzazione - un utente di Lotsia PDM PLUS può richiedere e ricevere gratuitamente questa impostazione per lo studio e l'uso. Quindi questo è un risparmio diretto di tempo e denaro per gli utenti. Tempo - a scapito della tipicità, del denaro - dovuto alla prontezza della personalizzazione per l'implementazione in proprio ea costi minimi.

Cosa include esattamente la nuova versione del setup Lotsia PDM PLUS per la gestione della corrispondenza e dei documenti organizzativi e amministrativi? Se elenchi solo ciò che è incluso nell'impostazione, non verrà trovato nulla di speciale. Si, non lo è. La questione sta nella realizzazione e, attenzione (!), nei costi di manutenzione. Pertanto, sarebbe più corretto commentare alcune delle funzioni.

Cominciamo dall'inizio: il menu utente. Abbiamo implementato il menu utente in modo ingrandito - in due versioni. Può essere conveniente per l'utente selezionare prima un'operazione: apri, trova, registra, visualizza il tipo di documento (Fig. 1). O magari vuole fare subito riferimento al tipo di documento ed eseguire un'operazione con il tipo selezionato (Fig. 2).

Il menu è legato al profilo utente ed è possibile che alcuni utenti si sentiranno più a loro agio con un menu e altri con un altro. Si prega di utilizzare entrambi i menu.

Tuttavia, il nostro esempio di personalizzazione del menu potrebbe comportare una profilazione dell'utente più dettagliata. Ad esempio, solo una o due persone saranno impegnate nella registrazione dei documenti. Quindi gli elementi corrispondenti "usciranno" dal menu generale e rimarranno nel menu dei dipendenti-registrar.

Ci sono anche opzioni più interessanti. Se osservi attentamente le copie delle schermate dei menu mostrate nelle figure, puoi vedere voci come "Diario di bordo ...". Questi sono rapporti. I report di Lotsia PDM PLUS sono generati in base ai dati che sono già stati inseriti nel sistema. Il modo di creare report dal punto di vista del contenuto e del design può essere diverso: questo viene determinato quando si imposta un report nel generatore di report integrato (Fig. 3).

Ma la cosa più importante per l'utente finale è la possibilità di navigare rapidamente tra i dati visualizzati. Per questo, a tempo debito è stato sviluppato un meccanismo di filtraggio rapido unico. Si basa sui noti filtri automatici. Ma siamo andati oltre e abbiamo implementato la possibilità di filtrare istantaneamente il modulo in base ai valori dei campi specificati: basta premere il tasto Alt e fare clic sul valore di uno o più campi. Ciò fornisce un filtraggio visivo dei dati senza precedenti in termini di velocità e convenienza. Ad esempio, un utente desidera visualizzare tutte le lettere in arrivo da Buttercup JSC. Preme Alt e fa clic sulla parola Buttercup. Se vuole filtrare per qualche altro campo, preme anche Ctrl. Se vuole resettare il filtro, preme Esc. Tornando ai filtri automatici, notiamo che gli utenti che non amano lavorare con la tastiera possono utilizzare il modo tradizionale di contrassegnare i valori filtrati nell'elenco a discesa con il mouse. È solo che è più veloce e più conveniente con una tastiera, puoi persino aggiungere - più professionale.

Quindi, alcuni utenti, avendo appreso della possibilità del filtraggio rapido, affermano di non aver bisogno di nient'altro: al mattino hanno aperto il report, e per tutto il giorno dovranno solo filtrare, ottenendo le informazioni necessarie.

Questo è davvero conveniente, data la possibilità di costruire un'enorme varietà di moduli di report. Allo stesso tempo, tutti i rapporti forniscono informazioni più dettagliate. Facendo doppio clic su una riga verrà mostrata all'utente la versione completa della scheda documento. Inoltre, è facile implementare e modificare i dati direttamente nei report.

Per quanto riguarda l'inserimento dei dati, in relazione al tema in esame, è importante garantire la rapidità. Prima di tutto, stiamo parlando della registrazione dei documenti: lettere in entrata e in uscita, ordini, ordini, promemoria e, in secondo luogo, dei commenti degli esecutori. I punti chiave qui sono i seguenti:

• il pulsante per richiamare la finestra di registrazione del documento dovrebbe essere sempre a portata di mano, nel menu, nella barra degli strumenti;
• le informazioni inserite devono essere salvate il più rapidamente possibile. Ciò è particolarmente vero quando si registrano, ad esempio, messaggi telefonici;
• l'utente dovrebbe essere il più possibile libero da input manuali.

Nello sviluppo delle impostazioni per la gestione della corrispondenza e dell'ORD in Lotsia PDM PLUS, è stata prestata la dovuta attenzione alla velocità di inserimento e all'affidabilità dei dati. Cosa significa? Spieghiamo usando l'esempio dei punti chiave di cui sopra:

• il pulsante per aprire la finestra di registrazione del documento è sempre disponibile, indipendentemente dalla finestra di Lotsia PDM PLUS in cui si trova l'utente. Inoltre, puoi richiamare la finestra di registrazione del documento con un collegamento dal desktop o da un'altra cartella, o dalla barra delle applicazioni;
• la velocità di inserimento delle informazioni è fornita da due soli campi obbligatori. È sufficiente selezionare un mittente e inserire un oggetto. Il mittente viene selezionato dalla directory, ma la directory può essere rifornita "al volo" durante la registrazione del documento in arrivo. Durante lo sviluppo della procedura per il rifornimento della directory, è stato utilizzato lo stesso principio della velocità di input;
• meno errori si commettono nell'inserimento, più complete saranno le informazioni nei report e maggiore sarà la velocità di ricerca. Per ridurre al minimo gli errori di battitura, vengono utilizzate tutte le possibilità per evitare l'input da tastiera: caselle di controllo, pulsanti di opzione, elenchi a discesa, finestre di selezione, libri di riferimento.

I file di una lettera in arrivo (Fig. 4) possono essere ricevuti sia nel modo consueto che da uno scanner o da un messaggio di posta elettronica. Lotsia PDM PLUS è integrato con gli scanner TWAIN e un client di posta elettronica è incluso nel pacchetto base.

È importante notare qui che i file di tutti i documenti sono archiviati in archivi sicuri e l'accesso ad essi per la modifica o la visualizzazione è possibile solo in base alle impostazioni del sistema di sicurezza Lotsia PDM PLUS. Nessuna eccezione. Viene conservata la cronologia degli accessi a ciascun file di documento. E tutte le operazioni dell'utente nel sistema, incluso l'accesso, vengono registrate in modo dettagliato.

I documenti in uscita possono essere registrati (Fig. 5) sia come documenti di iniziativa che come risposta ai documenti in entrata. Allo stesso modo, i messaggi in entrata possono essere registrati come risposte a quelli in uscita. In tali casi, la cronologia della corrispondenza viene automaticamente conservata: l'intera catena di lettere è allineata in ordine cronologico. Inoltre, se la lettera è stata originariamente inviata a più destinatari, le risposte di ciascuno di essi vengono registrate e inserite automaticamente nella cronologia della corrispondenza.

Indubbiamente, sarà molto richiesta la possibilità di generazione automatizzata di documenti formalizzati con firme “blu” e integrazione con applicazioni per ufficio, consentendo di lavorare e scambiare informazioni direttamente con Lotsia PDM PLUS, nonché di generare e salvare automaticamente file PDF in Lotsia PDM PLUS.

Possono essere imposte delibere sulle lettere in arrivo, possono essere impartite istruzioni e possono essere nominati un esecutore testamentario e co-esecutori. La risoluzione e tutte le istruzioni sono visualizzate nella struttura del documento (Fig. 6).

Il generatore integrato di report e moduli di output fornisce la formazione di registri per la registrazione dei documenti in entrata e in uscita per il periodo selezionato e il report "Progresso esecuzione documenti" (Fig. 7) mostra l'intera cronologia delle risoluzioni e degli ordini, i tempi della loro ricezione, esecuzione e commenti degli esecutori. Anche in questo caso, facendo doppio clic su una riga del report, l'utente è almeno in grado di vedere il dettaglio dei dati. Esistono molte altre opzioni per gestire i clic doppi e singoli su una riga o su un campo specifico, quindi non ha senso descriverle in dettaglio qui. Ci limiteremo solo alla seguente tesi: tutto è nelle mani dell'amministratore. È proprio, non esterno. Non è un indicatore?

Per quanto riguarda il lavoro con la documentazione organizzativa e amministrativa: ordini, istruzioni, note di servizio, qui la tecnologia di lavoro è simile, solo le maschere sono diverse, corrispondenti al tipo di documento (Fig. 8-10).

Si può notare qui che è prevista una procedura di approvazione per gli ordini nel blocco del flusso di lavoro.

Inoltre, tutti i documenti OSA possono essere collegati ad altri documenti OSA e corrispondenza - sia come base che come risultato (Fig. 11).

Per l'evasione dell'ordine è possibile emettere ordini, pertanto tale possibilità è prevista direttamente dal modulo d'ordine, mentre l'ordine viene automaticamente collegato all'ordine come documento successivo (Fig. 12).

Tutti i documenti correlati vengono visualizzati immediatamente nel modulo e consentono di fare doppio clic per visualizzare informazioni dettagliate.

Il flusso di documenti in Lotsia PDM PLUS è un intero sistema di possibilità. Qui c'è un'incredibile flessibilità, ottenibile senza programmazione, e ramificazioni illimitate da parte di artisti e meccanismi per assegnare diritti di accesso, stati e altri attributi di oggetti informativi trasparenti per gli utenti.

Nell'impostazione di base per la gestione della corrispondenza e dell'ORD, offriamo uno schema di percorso universale che consente di coordinare qualsiasi documento (Fig. 13).

La particolarità di questo percorso è che qualsiasi elenco di approvatori nella sequenza richiesta viene determinato prima dell'invio per l'approvazione, ciascun approvatore può concordare un documento o emettere un numero qualsiasi di commenti. Allo stesso tempo, il sistema controlla automaticamente il periodo di approvazione da parte di ciascun partecipante e, dopo un determinato numero di giorni lavorativi dalla ricezione del documento per l'approvazione, ricorda la scadenza del termine.

In questo caso, il sistema di sollecito utilizza il calendario di produzione dell'azienda, che viene generato annualmente in Lotsia PDM PLUS.

Pertanto, la nuova configurazione gratuita di Lotsia PDM PLUS per la gestione della corrispondenza e ORD è stata creata sui principi di massimizzare la velocità di immissione dei dati, monitorare l'esecuzione e mantenere un elenco delle attività correnti per gli utenti. Allo stesso tempo, l'impostazione stessa è aperta al miglioramento da sola, il che riduce significativamente il costo di implementazione di un sistema già poco costoso.

E ricorda che la gestione della corrispondenza e l'ORD sono solo l'inizio di un lungo e interessante percorso che Lotsiya Soft ti aiuterà sempre a seguire il percorso più breve per passare rapidamente all'implementazione efficace delle attività per la gestione del flusso di documenti tecnici e dei dati di prodotto.

"Lasciati a se stessi, gli eventi tendono ad andare di male in peggio.."
Legge di Murphy

Implementazione della gestione elettronica dei documenti: come evitare errori

Ovviamente hai già capito che parleremo dei problemi dell'introduzione dell'EDMS e della "pillola magica" che ti permetterà di aggirare tutte le insidie ​​e non arenarti. Se hai già riscontrato l'implementazione di qualsiasi programma, le mie parole non dovrebbero sembrarti inutili. Non perderò troppo tempo descrivendo tutti i numerosi "rastrelli" che derivano dall'implementazione del flusso di lavoro, ma darò solo alcune osservazioni dei miei molti anni di pratica, e poi ti dirò cosa deve essere fatto per affinché l'attuazione dell'EDMS abbia successo. Ma prima, devo dirti cos'è l'incorporamento e perché ne hai bisogno (puoi saltare i prossimi due paragrafi):

Qual è l'implementazione di un sistema di gestione dei documenti

L'implementazione di un sistema di gestione dei documenti è un processo finalizzato all'utilizzo dei partecipanti al flusso di documenti nella pratica quotidiana delle funzioni dell'EDMS per lavorare con i documenti elettronici.

Durante l'implementazione dell'EDMS, l'enfasi è spostata sul lavoro con documenti elettronici in un unico ambiente informativo. Gli utenti studiano il programma e si abituano a lavorarci.

Cosa offre l'introduzione di un sistema di gestione documentale

Osservazione n. 1. Chi è responsabile dell'attuazione dell'EDMS?

Molto spesso, il compito di implementazione è assegnato alle forze del dipartimento IT interno. In questo caso, l'implementazione si riduce alla distribuzione degli account agli utenti e all'organizzazione dell'accesso al server del flusso di lavoro. Quindi gli utenti iniziano a gestire da soli il programma. Se la direzione dell'azienda si allontana dal progetto di implementazione e, nella migliore delle ipotesi, chiede occasionalmente: "Bene, com'è il sistema del flusso di lavoro? Funziona?", Allora tale implementazione può richiedere molto tempo e il suo risultato è imprevedibile.

Osservazione numero 2. Cosa fornisce il SED?

I dipendenti dubitano del motivo per cui hanno bisogno di questo programma, cosa può dare loro, se può rendere più facile il loro lavoro o rende loro solo la vita difficile? Ad esempio, uno dei colli di bottiglia nei processi automatizzati potrebbe essere la fase di firma di un documento. Nel caso dell'implementazione dell'EDMS "dal basso", la fase di firma del documento in 99 casi su 100 non è soggetta ad automazione. Qualsiasi "foglio elettronico" che raggiunge la fase di firma viene inserito in una cartella elettronica "per la firma" e vi rimarrà per tutto il tempo che desideri. Naturalmente, la vita reale non consente a un tale dipendente che ha bisogno di un visto. stampa documento e "cattura" nel corridoio o "sfondando" nella sede centrale riceve un visto per il suo documento CARTA. I dipendenti hanno una giusta domanda, perché è necessario svolgere un lavoro aggiuntivo nell'EDMS, quando non risolve i problemi esistenti nell'organizzazione e richiede solo tempo? A poco a poco, il lavoro con il sistema del flusso di lavoro sta scomparendo.
Molto spesso ci imbattiamo in una situazione in cui i dipendenti di un dipartimento affermano che è molto più facile per loro inserire IN MODO INDIPENDENTE nell'EDMS i documenti che vengono portati loro da altri dipartimenti. E attenzione, questi documenti sono stati preparati al computer e poi stampati!

Osservazione numero 3. Chi lavora con l'EDMS?

La specificità dell'implementazione del sistema di gestione dei documenti risiede nel fatto che l'ambito dell'uso dell'EDMS va oltre un dipartimento. I dipendenti di diversi dipartimenti, servizi, divisioni e filiali prendono parte al lavoro con l'EDMS. Quando un processo automatizzato va oltre i confini di un reparto, iniziano immediatamente i problemi di relazione. Il risultato delle "guerre interne" è che il SED non funziona. Inoltre, "non funziona" - questo non significa che quando si preme un pulsante nel programma, viene visualizzato un messaggio di errore, ma che il programma non viene utilizzato e continua a funzionare come prima.

Sfortunatamente, ci sono alcuni esempi simili dall'esperienza nell'implementazione di un sistema di gestione dei documenti. Sei pronto a spendere soldi, tempo e i tuoi nervi per non essere sicuro di un'implementazione di successo?

Quindi cosa determina il successo dell'implementazione dell'EDMS?

Ecco una piccola storia della mia pratica:

"Durante l'implementazione dell'EDMS nel 2009 in una delle filiali di Gazprom, abbiamo dovuto affrontare il fatto che, dopo tutti i corsi di formazione e i seminari, solo i segretari esecutivi e l'ufficio lavoravano nel programma. Il resto dei dipendenti osservava semplicemente il loro lavoro nel sistema. avevano i loro accessi, ricevevano notifiche, entravano nel programma, guardavano i messaggi e gli ordini ricevuti da loro, ma non facevano nulla, cioè non generavano rapporti sull'esecuzione degli ordini, non scrivevano risposte alle richieste , ecc. Tutto questo per Dopo che il Direttore Generale ha chiesto perché la maggior parte delle istruzioni impartite loro sono rimaste aperte nell'EDMS (i segretari hanno anche inserito queste istruzioni nell'EDMS), è stata convocata una riunione in cui gli artisti si sono lamentati di non avere tempo per presentare i rapporti sulle prestazioni. Direttore generale deciso che il pagamento del bonus verrà effettuato solo dopo che tutti gli ordini saranno stati elaborati. Indubbiamente, durante il giorno, tutti gli ordini sono stati chiusi. Il direttore generale ha vietato ai segretari di presentare relazioni per gli esecutori al programma. Il carico di lavoro per i segretari è stato notevolmente ridotto.In un modo strano, tutti hanno iniziato ad avere abbastanza tempo per generare rapporti". ... Questa storia mostra chiaramente l'importanza del ruolo di un manager nel processo di implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Essendo impegnati nell'implementazione dell'EDMS dal 2005, abbiamo sviluppato una metodologia di implementazione efficace. Consiste interamente di "pillole magiche" e "proiettili d'argento", formati come risultato di molti anni di pratica, esperienza nella gestione di progetti, conoscenza delle complessità dell'argomento e comprensione della psicologia dell'utente. Permettetemi di darvi alcuni consigli gratuiti sull'implementazione dell'EDMS:

• Il sistema di gestione dei documenti non può essere trattato come un normale programma come excel o word, che è sufficiente installare sui computer degli utenti e tutti li utilizzeranno. Il valore dell'EDMS è che non è solo un programma: è uno strumento del manager per garantire l'ordine nel lavoro dell'azienda, creando un'opportunità di crescita aziendale. La decisione di implementare l'EDMS sta maturando quando la crescita dell'azienda inizia a interferire con la mancanza di coerenza nel lavoro con i documenti ( la presenza di un "disordine"). L'implementazione di un sistema di gestione documentale regola le attività interne dell'azienda. Pertanto, il Cliente interno per l'implementazione dell'EDMS dovrebbe essere il management dell'azienda, e non l'ufficio o l'ufficio legale, e ancor più non il dipartimento IT.
• Il controllo sul progetto di attuazione dovrebbe essere effettuato dal Direttore Generale o dal suo Primo Vice. Il capo dell'ufficio o il direttore IT non dispone dell'autorità sufficiente e autorità per l'implementazione dell'EDMS in azienda.
• È necessario determinare cosa verrà automatizzato utilizzando l'EDMS, chi lavorerà nell'EDMS, elaborerà un programma e un piano di implementazione.
• Poiché il sistema di gestione documentale è uno dei più massicci in termini di numero di utenti, il sistema è utilizzato nella maggior parte delle organizzazioni, è necessario concentrarsi sulla preparazione (formazione) dei dipendenti e sul loro motivazione per lavorare con EDMS.
• Il successo dell'implementazione dipende in gran parte dalla possibilità del suo rapido adattamento ai processi aziendali dell'organizzazione. I processi aziendali in ogni azienda hanno le proprie specificità e le proprie differenze.
• L'uso dell'EDMS nella pratica quotidiana da parte dei dipendenti dell'azienda deve essere consolidato a livello legale sotto forma di descrizioni delle mansioni e regolamenti.

Naturalmente, questo non è un elenco completo di ciò che porterà il tuo progetto di implementazione al successo.

Secondo le statistiche, la maggior parte dei progetti realizzati dai clienti in modo indipendente ha esito negativo o ha tempi molto lunghi. Ciò è dovuto ad una errata valutazione delle risorse disponibili in azienda per l'implementazione del sistema di gestione documentale.

Come dimostra la pratica, la soluzione migliore è un progetto congiunto per l'implementazione dell'EDMS con consulenti .

Garanzie di implementazione del sistema di gestione documentale ESCOM.BPM

L'attuazione del progetto congiunto per l'implementazione dell'EDMS viene effettuata per fasi, secondo il programma approvato. In tutte le fasi del progetto, il lavoro viene svolto congiuntamente con il personale del Cliente, il che garantisce il loro coinvolgimento nel lavoro con il programma. Quando si configura un sistema di gestione dei documenti, vengono prese in considerazione le loro opinioni e i loro desideri. Questo crea un rapporto di fiducia tra i dipendenti e il sistema.
L'implementazione garantita del sistema di gestione documentale ESCOM.BPM è ottenuta attraverso una combinazione di metodi di implementazione efficaci e comprovati nel progetto con moderne soluzioni tecniche per l'automazione dei processi aziendali.

Concludendo un contratto per l'implementazione, puoi essere certo che il lavoro indicato in esso sarà completato in tempo. Molti dei nostri clienti hanno scelto un progetto congiunto per l'implementazione dell'EDMS, perché si fidano della nostra professionalità, conoscenza ed esperienza.

Cosa ti darà il progetto di implementazione congiunta dell'EDMS?

In primo luogo, si tratta di una riduzione dei tempi di attuazione. I nostri specialisti installeranno e prepareranno il programma per il funzionamento in breve tempo. Verrà eseguita la configurazione tipica di directory di sistema, ruoli e diritti di accesso, nonché processi tipici, ad esempio per il processo "" verranno configurati i modelli necessari di numeri di registrazione e registri di registrazione. Prima di iniziare l'operazione, gli utenti e gli amministratori seguiranno un corso preparatorio per lavorare con l'EDMS.

In secondo luogo, riduce i rischi del progetto., consentirà un approccio globale a tutti gli aspetti dell'automazione dei processi aziendali, tenendo conto delle sottigliezze e delle specificità del Cliente. I nostri consulenti esaminano i processi aziendali esistenti nell'impresa, offrono opzioni per la loro ottimizzazione, sviluppano regolamenti e termini di riferimento, conducono una formazione completa e formazione del personale e configurano il sistema in conformità con i regolamenti e i termini di riferimento sviluppati.

In terzo luogo, è un aumento della qualità dell'attuazione a causa di un maggiore ritorno sull'utilizzo delle funzioni EDMS. Conosciamo tutte le possibilità del nostro programma e saremo in grado di offrire loro l'uso più ottimale.

Quanto costa implementare un EDMS?

Il costo dell'implementazione dell'EDMS dipende dalla quantità di lavoro. Riduciamo il costo dei servizi di consulenza eseguendo molti lavori da remoto. Approssimativamente, il costo di implementazione di un EDMS è approssimativamente uguale al costo delle licenze ( edizione + 20).

Ordinare un progetto congiunto per l'implementazione dell'EDMS inviaci una e-mail a, in cui parlaci della tua azienda e in dettaglio delle tue attività. Nella riga dell'oggetto, indicare "Implementazione dell'EDMS ESCOM.BPM". Elaboreremo per voi un'offerta commerciale ottimale nel più breve tempo possibile. Puoi chiamare e discutere i dettagli tramite Skype (ESCOM-BPM) o per telefono +7 495 255 00 99.

È meglio acquistare immediatamente l'implementazione dell'EDMS, insieme all'acquisto di licenze. Quando viene presa la decisione di acquistare le licenze EDMS, è molto più facile convincere la direzione dell'azienda a stanziare fondi per la sua implementazione.
E non dimenticare l'esistenza di sconti da importo totale dell'ordine! Di conseguenza, se ordini l'implementazione separatamente, il suo prezzo sarà più alto.

Indubbiamente, troverai piacevole averlo con noi.

Perché hai bisogno di acquistare un'implementazione da noi?

In primo luogo, abbiamo prezzi adeguati per i servizi.... Molte aziende ci hanno scelto perché non hanno trovato diversi milioni di rubli per l'implementazione dei programmi della concorrenza ( o trovato un uso più corretto di questi soldi).

In secondo luogo, da parte nostra, nel progetto lavorano solo specialisti formati, avere una reale esperienza pratica di attuazione. Mi è stato ripetutamente detto dai nostri clienti che sono passati a lavorare con il programma ESCOM.BPM che quando hanno introdotto programma di flusso di lavoro precedente, quindi il rappresentante dell'implementatore era una studentessa con poca esperienza e poca conoscenza del programma e della materia stessa. Scegliendo un programma di gestione documentale dei nostri competitor, dovrai comunque non sbagliare nella scelta di un partner che implementerà il programma per te!

Terzo, supportiamo i clienti con soluzioni personalizzate. Pochi nostri concorrenti vanno a modificare la funzionalità del sistema, adeguando il sistema al Cliente (oppure è molto costoso e lento). E ancora meno sono disposti ad accompagnare tali decisioni. Offriamo, in breve tempo, a un prezzo ragionevole, la personalizzazione del programma per il tuo flusso di documenti specifico con il suo successivo supporto.

Quali sono i termini di attuazione del sistema di gestione documentale?

Tutti sono interessati ai tempi dell'implementazione dell'EDMS. Naturalmente, vorrei iniziare a lavorare con il programma domani. Sì, è possibile nel nostro sistema. Molte cose semplici possono essere avviate abbastanza rapidamente. Vorrei sottolineare ancora una volta che il punto qui non è nel programma, ma nelle persone che lavoreranno con esso. Devono essere istruiti su come utilizzare il programma. Ad esempio, possiamo metterlo in funzione in 1 - 2 giorni. In questo processo viene occupato un solo ruolo: il Registrar. Dovrai installare il programma su un server e su più workstation e addestrare i Registrar a creare schede di registrazione. Se è necessario automatizzare l'intero processo con la fase di esame del documento e la formazione di risoluzioni, la fase di esecuzione in cui gli esecutori lavorano con le istruzioni, formano una risposta alla lettera () e lavorano con, allora può prendere da 1 o 2 settimane. Perché sarà necessario insegnare a lavorare con il programma non solo i Registrar, ma anche i Firmatari, i loro Segretari ed Esecutori. Nella nostra comprensione, "educare" significa che, di conseguenza, gli utenti lo faranno navigare con sicurezza nel programma, non solo dare loro lezioni.

I termini di un'implementazione tipica di un sistema di gestione dei documenti sono nell'intervallo da 3 settimane a 2 - 4 mesi. In pratica, i tempi di attuazione del sistema di gestione elettronica dei documenti dipendono da:

• Il numero di processi di documentazione automatizzati
• Il numero di aree da automatizzare
• Il numero di dipendenti formati, il loro livello di formazione iniziale
• E anche da altri fattori, alcuni dei quali sono descritti nell'articolo a riguardo.

Uno dei fattori che influenzano i tempi di attuazione è il fattore umano. Pertanto, l'interesse diretto dell'amministrazione della tua azienda nella rapida implementazione del sistema di gestione dei documenti, garantendo il controllo diretto sul progetto di implementazione e la partecipazione ad esso, può ridurre significativamente i tempi di implementazione.

Obiettivi del progetto per l'implementazione di un sistema di gestione documentale

Il progetto per l'implementazione di un sistema di gestione documentale copre solitamente i processi più importanti e chiave dell'organizzazione. Pertanto, quando si introduce un programma di gestione dei documenti, si dovrebbe prestare particolare attenzione ai compiti che devono essere risolti nel corso di questo progetto.

Inviare il tuo buon lavoro nella knowledge base è semplice. Usa il modulo sottostante

Studenti, dottorandi, giovani scienziati che utilizzano la base di conoscenza nei loro studi e nel loro lavoro ti saranno molto grati.

1. Introduzione

2. Base giuridica della gestione elettronica dei documenti

3. Gestione elettronica dei documenti: le sue capacità

4. Tipologia di sistemi automatizzati di gestione dell'ufficio

5. conclusione

Elenco delle fonti e della letteratura utilizzata

introduzione

Il compito più importante della gestione di ciascuna organizzazione è l'organizzazione del lavoro con i documenti. I documenti sono lo strumento principale per organizzare la gestione.

Oggi, l'unico modo efficace per risolvere il problema della gestione dei documenti e, quindi, della gestione dell'organizzazione, è l'organizzazione del lavoro d'ufficio, tenendo conto dell'uso delle tecnologie dell'informazione, del passaggio dell'organizzazione al massimo utilizzo di documenti elettronici che vengono spostati ed elaborati utilizzando la rete informatica dell'organizzazione, ovvero il flusso di documenti elettronici.

Sempre più attenzione nel nostro Paese è rivolta al problema dell'introduzione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Attualmente, a livello di governo, vengono presi in considerazione i concetti di creazione di un governo elettronico, introduzione di regolamenti amministrativi elettronici e unificazione delle risorse informative statali. Grazie agli sforzi congiunti delle autorità statali, coordinate dal Ministero dello sviluppo economico e del commercio della Federazione Russa, dalle società di sviluppo software e dalle organizzazioni interessate, si sta tentando di risolvere il problema dell'introduzione efficace delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nel lavoro degli organi governativi all'interno il quadro dell'attuale riforma amministrativa.

L'uso delle moderne tecnologie dell'informazione è importante per ottimizzare i processi interni dell'organizzazione, portare prontamente informazioni agli artisti, migliorare l'interazione dei dipartimenti e dei singoli artisti nel processo di lavoro con i documenti, monitorare l'esecuzione di documenti e istruzioni, cercare informazioni e determinare la fase di esecuzione dei documenti e la loro posizione, cioè, in definitiva, contribuisce a una soluzione più efficiente e di alta qualità dei problemi che sono dedicati ai documenti. La cosa principale qui è migliorare l'interazione di tutte le divisioni dell'organizzazione, aumentare la controllabilità e ottenere una maggiore efficienza nel lavoro, perché per l'apparato statale, la reattività è una delle caratteristiche più importanti dell'efficacia del funzionamento di nelle sue istituzioni, e nelle strutture commerciali è una condizione importante per aumentare la competitività dell'organizzazione, ottenendo benefici grazie a una risposta più rapida ai cambiamenti delle condizioni di mercato. Tutto ciò determina la rilevanza e il significato pratico dell'argomento scelto.

scopo del lavoro- analizzare gli aspetti normativi e legali dell'implementazione dei sistemi di gestione elettronica dei documenti.

Il raggiungimento dell'obiettivo richiede l'implementazione di una serie di attività:

studiare la base giuridica per l'uso delle tecnologie elettroniche nella documentazione gestionale, il suo stato attuale e le prospettive di sviluppo;

considerare le possibilità della gestione elettronica dei documenti, confrontando le proprietà funzionali dei documenti elettronici e cartacei;

analizzare la tipologia dei sistemi di office automation, considerando i principali criteri per la loro classificazione;

studiare il supporto organizzativo e metodologico per l'implementazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti.

Quadro giuridico per la gestione elettronica dei documenti

La base giuridica per la gestione elettronica dei documenti è una vasta gamma di atti normativi e documenti metodologici. Le fonti di regolamentazione legale delle attività con documenti elettronici sono la Costituzione della Federazione Russa, le leggi speciali nel campo dell'informazione e dell'informatizzazione, le leggi del settore. Decreti del Presidente della Federazione Russa e Risoluzioni del Governo della Federazione Russa, atti di ministeri e dipartimenti, atti normativi delle entità costituenti della Federazione, nonché atti normativi internazionali.

Gli aspetti legali che regolano l'uso delle tecnologie elettroniche nella circolazione dei documenti riguardano una branca speciale del diritto moderno in forte sviluppo, la cosiddetta legislazione sull'informazione.

In conformità con lo scopo e i compiti del lavoro, analizzerò gli atti legislativi che disciplinano l'uso dei sistemi di gestione elettronica dei documenti, la procedura per la protezione dei documenti elettronici, dando loro significato giuridico.

La Costituzione della Federazione Russa - l'atto legislativo più importante della Federazione Russa - è una sorta di fondamento per la regolamentazione legale dei rapporti giuridici dell'informazione. Attualmente, la Costituzione della Federazione Russa è un atto giuridico normativo di azione diretta. A nostro avviso, questo aumenta la sua importanza e il suo ruolo nella regolamentazione del lavoro d'ufficio e del flusso di lavoro. Quando si utilizzano le tecnologie dell'informazione e della documentazione, è necessario tenere conto di una serie di norme e disposizioni della Legge fondamentale della Federazione Russa. In particolare, secondo l'art. 71 della Costituzione, l'informazione e la comunicazione sono di competenza della Federazione Russa. La libertà dei media è garantita. Ogni individuo ha il diritto di ricercare, ricevere, trasmettere, produrre e diffondere liberamente informazioni in qualsiasi modo legale (art. 29). Tuttavia, non è consentita la raccolta, l'archiviazione, l'uso e la diffusione di informazioni sulla vita privata di una persona senza il suo consenso. Le autorità statali e gli organi di autogoverno locale, i loro funzionari hanno l'obbligo di fornire a tutti l'opportunità di familiarizzare con documenti e materiali che riguardano direttamente i suoi diritti e libertà, se non diversamente previsto dalla legge (articolo 24).

Le questioni relative al lavoro con i documenti elettronici sono toccate anche negli atti normativi dedicati a determinate aree del diritto

regolamentazione: civile, amministrativa, penale, procedura penale, del lavoro, fiscale e altre leggi della Federazione Russa. Ad esempio, il codice civile della Russia riconosce la possibilità fondamentale di utilizzare documenti elettronici e firme digitali elettroniche nelle relazioni di diritto civile. Secondo il codice civile, le informazioni sono oggetto di diritti civili e i documenti elettronici possono sancire diritti e obblighi civili. Pertanto, l'articolo 160 del codice civile prevede la possibilità di concludere transazioni in forma elettronica.

Il codice penale della Federazione Russa prevede la responsabilità per i reati nel campo dell'informazione informatica: accesso illegale alle informazioni; creazione, utilizzo e distribuzione di programmi dannosi per computer; violazione delle regole di funzionamento dei computer, dei sistemi informatici o delle loro reti. Stabilisce inoltre sanzioni per la distruzione di documenti di valore storico o culturale.

La legge federale "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni" è l'atto legislativo principale e fondamentale nella struttura del diritto dell'informazione, che regola i rapporti derivanti da: "l'esercizio del diritto di cercare, ricevere, trasferire, produrre e diffondere informazioni ; applicazione della tecnologia dell'informazione; garantire la protezione delle informazioni”.

Le disposizioni della presente legge federale non si applicano ai rapporti derivanti dalla tutela giuridica dei risultati dell'attività intellettuale e dei mezzi di individualizzazione ad essi equivalenti.

Questa legge contiene le definizioni dei termini più importanti nel campo dell'informazione e della documentazione a supporto del management. Quando si considerano i sistemi informativi automatizzati (AIS), è interessante definire i concetti di "informazione documentata" (ossia "informazione registrata su un supporto materiale documentando informazioni con dettagli che consentono di determinare tali informazioni o, nei casi stabiliti da la legislazione della Federazione Russa, il suo supporto materiale"), "informazioni" (queste sono "informazioni (messaggi, dati) indipendentemente dalla forma della loro presentazione"), "sistema di informazione" ("la totalità delle informazioni contenute in banche dati e tecnologie dell'informazione e mezzi tecnici che ne garantiscono il trattamento"), "accesso alle informazioni" ("la possibilità di ottenere informazioni e la capacità di utilizzarle"), "messaggio elettronico" ("informazione trasmessa o ricevuta dall'utente dell'informazione e delle telecomunicazioni" rete") e molti altri. Il termine "informazioni" è definito nella legge come "informazioni (messaggi, dati) indipendentemente dalla forma della loro presentazione".

La legge stabilisce un regime giuridico per la documentazione delle informazioni:

1) documentare le informazioni è un prerequisito per includerle nelle risorse informative e la procedura per documentare le informazioni è stabilita normativamente dalle autorità statali,

responsabile dell'organizzazione del lavoro d'ufficio, della standardizzazione dei documenti e dei loro array, della sicurezza della Federazione Russa;

un documento ricevuto da un sistema di informazione automatizzato acquisisce forza legale dopo essere stato firmato da un funzionario secondo le modalità stabilite dalla legislazione della Russia. La legge consente inoltre l'uso di una firma digitale elettronica per confermare la forza giuridica dei documenti quando si lavora con informazioni in formato elettronico;

per i reati quando si lavora con le informazioni documentate dell'organizzazione, i loro funzionari dovrebbero essere ritenuti responsabili in conformità con la legislazione della Russia e dei suoi soggetti.

Pertanto, questa legge consente e regola l'uso di documenti legalmente rilevanti in formato elettronico. Inoltre, la legge stabilisce categorie di informazioni per livello di accesso, definisce il concetto di "informazioni sui cittadini (dati personali)" (si tratta di informazioni su fatti, eventi e circostanze della vita di un cittadino, che gli consentono di identificare la sua identità " ), disciplina il regime giuridico dei dati personali. Queste disposizioni di legge devono essere prese in considerazione anche nella creazione di sistemi di gestione elettronica dei documenti.

La legge federale "sulla partecipazione allo scambio internazionale di informazioni" prevede la regolamentazione legale delle relazioni nel campo del trasferimento di informazioni al di fuori della Russia e della ricezione delle stesse dall'esterno. Definisce il termine "processi di informazione" come "i processi di creazione, raccolta, elaborazione, accumulazione, archiviazione, ricerca, distribuzione e consumo di informazioni".

I database sono una tecnologia promettente, senza la quale è impossibile immaginare il lavoro d'ufficio moderno. Costituiscono la base dei moderni sistemi educativi prescolari automatizzati. Alcuni degli aspetti più importanti del lavoro con i database sono regolati dall'istituto del diritto d'autore. Pertanto, le relazioni relative alla creazione, alla protezione giuridica e all'uso delle banche dati, a seguito del lavoro creativo sulla selezione e l'organizzazione dei dati, sono regolate dalla legge federale "Sulla protezione giuridica dei programmi per computer elettronici e banche dati", che classifica le banche dati come oggetti di diritto d'autore e fornisce loro protezione legale come raccolte. Questa legge definisce un database come "una forma oggettiva di presentazione e organizzazione di un insieme di dati (ad esempio, articoli, calcoli), sistematizzati in modo tale che questi dati possano essere trovati ed elaborati utilizzando un computer".

L'organizzazione della circolazione dei documenti elettronici legalmente significativa è diventata possibile con l'uso della tecnologia della firma elettronica digitale (EDS). Le norme di base che disciplinano le basi iniziali della regolamentazione giuridica delle firme digitali sono il codice civile della Federazione Russa (articolo 160), nonché la legge federale "sull'informazione, le tecnologie dell'informazione e la protezione delle informazioni" (articolo 11). Quindi, come già sopra indicato, l'art. 160 c.c. consente l'uso della firma digitale nell'effettuare operazioni. Di conseguenza, la legge federale "On Information, Information Technologies and the Protection of Information" determina la forza legale di un documento elettronico solo dopo aver firmato il suo EDS e la forza legale di una firma digitale elettronica è riconosciuta se c'è software e hardware nel sistema informatico automatizzato che garantisca l'identificazione della firma e il rispetto del regime stabilito del loro utilizzo. Il diritto di certificare l'identità di una firma elettronica digitale si esercita sulla base di una licenza (art. 5).

La legge federale "On Electronic Digital Signatures" regola la tecnologia di apposizione (la procedura per la creazione e l'applicazione) del tipo di firma elettronica che utilizza il metodo della crittografia asimmetrica (chiave pubblica) - firma digitale elettronica (EDS). Va notato che la legge si applica solo ai documenti generati nel corso di transazioni civili.

La legge definisce un EDS - è "il requisito di un documento elettronico destinato a proteggere questo documento elettronico dalla contraffazione, ottenuto a seguito della trasformazione crittografica di informazioni utilizzando la chiave privata di una firma digitale elettronica e che consente al proprietario della chiave di firma certificato da identificare, nonché per accertare l'assenza di distorsione delle informazioni nel documento informatico”.

La legge stabilisce le condizioni per l'uso della firma digitale. L'EDS in un documento elettronico equivale a una firma autografa in un documento cartaceo, a condizione che siano soddisfatte le seguenti condizioni:

1. Il certificato di chiave di firma relativo a questa firma digitale elettronica non ha perso forza (valido) al momento della verifica o al momento della firma del documento elettronico se vi sono prove che determinano il momento della firma;

2. L'autenticità della firma elettronica digitale nel documento informatico è stata confermata;

3. Viene utilizzata una firma digitale elettronica in conformità con le informazioni specificate nel certificato della chiave di firma.

Di grande importanza nella procedura di conferma dell'autenticità di un EDS è il concetto di certificato di chiave di firma. Un certificato di chiave di firma è un documento (tradizionale o elettronico, certificato da un EDS) che include la chiave pubblica di una firma digitale elettronica. Il certificato della chiave di firma viene rilasciato da un'organizzazione speciale - il centro di certificazione ai partecipanti allo scambio di informazioni per la certificazione della firma digitale. Il certificato contiene tutte le informazioni sulle condizioni per l'utilizzo della firma digitale.

La politica statale nel campo della regolamentazione dell'uso e dell'implementazione dei mezzi crittografici, compresi i mezzi EDS, è determinata dall'obbligo di utilizzare solo mezzi certificati da enti statali autorizzati. La funzione di organizzare il funzionamento della rete dei centri di certificazione per le firme elettroniche digitali è affidata all'Agenzia federale delle comunicazioni. Naturalmente, per risolvere molti problemi legati alla sicurezza nazionale, è necessario prevedere alcune restrizioni nello sviluppo, nell'uso e nella circolazione delle firme digitali.

La legge federale "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa" afferma che il Fondo archivistico della Federazione Russa include documenti d'archivio indipendentemente dal metodo di creazione, dal tipo di supporto, compresi i documenti elettronici. Ciò significa che i documenti informatici sono soggetti all'organizzazione, all'ordinamento e alla conservazione entro i termini stabiliti da elenchi e altre norme alla stregua di quelle tradizionali. Pertanto, l'esame del valore dei documenti è soggetto a tutti i documenti su vettori di qualsiasi tipo che sono di proprietà federale, proprietà di un'entità costituente della Federazione Russa o proprietà comunale.

L'ambito di applicazione della circolazione elettronica dei documenti è sia la circolazione interna dei documenti delle organizzazioni di tutte le forme di proprietà, sia il cosiddetto "governo elettronico" - la circolazione dei documenti degli organi statali e municipali tra loro, con cittadini ed entità commerciali. Il programma target federale "Russia elettronica per il 2002-2010" è finalizzato allo sviluppo di quest'area di applicazione delle tecnologie dell'informazione. Gli obiettivi del programma "Russia elettronica" nel campo del lavoro d'ufficio sono la traduzione di tutta la documentazione in formato elettronico, la standardizzazione dello scambio interdipartimentale di informazioni, nonché la garanzia dei diritti di ricerca, ricezione, trasferimento e utilizzo delle informazioni liberamente. Il programma prevede tre fasi. La prima fase dell'attuazione del programma (progettata per il 2002) prevede un'analisi del quadro normativo normativo al fine di identificare i problemi chiave che ostacolano l'introduzione diffusa delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (TIC), studiare il livello di informatizzazione dell'economia, analizzare l'efficienza dei fondi del budget di spesa stanziati per l'informatizzazione, la contabilità completa delle risorse informative statali, l'analisi dell'esperienza straniera nell'attuazione di programmi simili, lo studio dell'esperienza nel campo delle TIC di varie organizzazioni. La seconda fase dell'attuazione del programma (calcolata per il 2003-2004) comprende l'attuazione di progetti specifici e una serie di misure basate sulla ricerca condotta sull'implementazione delle TIC nelle organizzazioni del settore pubblico dell'economia. In questa fase, dovrebbero essere create le basi per un'infrastruttura unificata dell'informazione e delle telecomunicazioni per le autorità statali e le amministrazioni locali, le organizzazioni di bilancio e senza scopo di lucro, un sistema di e-commerce nel campo della fornitura di prodotti per le esigenze dello stato federale e per i punti pubblici di collegamento alle reti pubbliche di informazione. Nella terza fase dell'attuazione del programma (calcolata per il 2005-2010), è prevista la diffusione massiccia delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione in tutte le sfere dell'attività pubblica, l'introduzione di sistemi di gestione elettronica dei documenti e di sicurezza delle informazioni standardizzati.

Per lo più, i problemi relativi alla creazione e all'utilizzo di documenti elettronici vengono risolti dai dipartimenti in modo indipendente. Esistono regolamenti delle autorità federali, in particolare di quelli interessati a una trasmissione accurata e veloce di informazioni documentate, che stabiliscono possibili casi di utilizzo di documenti elettronici. Si tratta di atti di autorità finanziarie, servizi fiscali e doganali, ecc. Ad esempio, il Ministero delle finanze della Federazione Russa stabilisce i requisiti per la procedura per la presentazione di rapporti statistici annuali su supporti magnetici da parte di organizzazioni assicurative (assicurazione medica).

Le tecnologie EDS e di documentazione elettronica sono utilizzate anche in altri ministeri: nel Ministero delle imposte e dei dazi - quando si crea il proprio sistema di trasmissione dati garantito, nel Ministero dell'Istruzione - quando si organizza l'apprendimento a distanza, ecc. Di norma, tutti i regolamenti dipartimentali sono sulla base della legge federale "Informazioni, tecnologie dell'informazione e protezione delle informazioni".

Riassumendo, notiamo che oggi l'uso di un documento elettronico si sta spostando dall'uso d'élite (nelle strutture ad alta tecnologia, per scopi speciali, per le esigenze dell'apparato statale superiore) alla categoria delle procedure standard per l'interazione di oggetti economici . L'ulteriore implementazione delle tecnologie dell'informazione in Russia richiede lo sviluppo di un quadro giuridico per la gestione elettronica dei documenti. È necessario sviluppare un quadro normativo per l'uso dei documenti elettronici, trovare metodi per risolvere i problemi di protezione dei documenti elettronici, stabilire la responsabilità per la violazione delle regole che regolano il flusso di documenti elettronici.

È altresì necessario apportare le opportune modifiche alle leggi vigenti (codice civile, codice penale, codice degli illeciti amministrativi) e ai relativi statuti.

Gestione elettronica dei documenti: le sue capacità

Il riconoscimento della superiorità della tecnologia dell'ufficio elettronico rispetto alla tecnologia cartacea è, infatti, un luogo comune nella moderna letteratura sul lavoro d'ufficio. Ciò è dovuto al fatto che un documento elettronico ha caratteristiche molto migliori di un documento cartaceo in termini di efficienza della sua preparazione, ricerca, trasmissione, approvazione.

I principali vantaggi di un documento elettronico rispetto ai documenti cartacei sono i seguenti:

Per i documenti cartacei, sia il tempo e l'affidabilità che il costo della consegna dipendono dal servizio prescelto (posta, corriere, ecc.) e variano entro limiti abbastanza ampi. Per i documenti elettronici, tutti gli indici citati sono prossimi ai valori ideali.

Quando si utilizzano documenti cartacei, la ricerca di documenti è una procedura piuttosto laboriosa, poiché viene eseguita manualmente utilizzando i classificatori. Un'opportunità fondamentalmente nuova quando si lavora con documenti elettronici è la tecnologia della ricerca significativa, o contestuale, che semplifica enormemente l'accesso delle parti interessate a matrici di informazioni documentali.

In particolare per i documenti elettronici è la possibilità di creare documenti interattivi. Il supporto cartaceo per i documenti è inflessibile, conservatore. Una volta che i documenti sono stati stampati, c'è poco spazio per la modifica. Al contrario, i documenti elettronici possono essere continuamente aggiornati dall'autore. Ad esempio, inserendo una pagina simile con feedback sul Web_server aziendale, i reparti marketing dell'azienda potranno analizzare i visitatori e pianificare in modo più accurato il lavoro dell'apparato di vendita.

I documenti cartacei non possono contenere collegamenti ipertestuali. L'uso delle tecnologie ipertestuali e ipermediali nei documenti elettronici aumenta significativamente l'efficienza del lavoro degli specialisti con banche dati documentarie ampie e distribuite, consentendo loro di visualizzare e cercare documenti tematicamente correlati tramite collegamenti ipertestuali.

Il lavoro congiunto su un documento cartaceo viene svolto solo nella modalità di accesso sequenziale a un documento cartaceo, mentre durante la creazione e l'elaborazione di documenti elettronici, esiste la possibilità di un lavoro collettivo parallelo, mentre il lavoro congiunto su un documento cartaceo viene svolto solo in la modalità dopo.

6. Un altro dei vantaggi tecnologici dei documenti elettronici è l'espansione dell'ambiente per la loro presentazione. Oggetti dinamici come video e voiceover possono essere inclusi nei documenti elettronici. Questa funzione ha senso, ad esempio, quando si registrano riunioni e conferenze.

Nella letteratura scientifica, il termine "documento intellettuale" è diventato molto diffuso in relazione a un documento elettronico. Questo concetto viene utilizzato per sottolineare che un documento elettronico non è solo una rappresentazione informatica del suo predecessore, ma qualcosa di più, che contiene, oltre alle informazioni statistiche, anche riferimenti ad altre fonti di dati. Il documento diventa così un'entità in evoluzione e intellettuale, capace di mantenere autonomamente e continuamente la sua novità e attualità. La stretta connessione delle applicazioni della tecnologia di regolazione dell'avanzamento dei lavori con la normativa per la circolazione dei documenti elettronici all'interno dell'ente fornisce un diverso livello di intelligenza, trasformando il documento in un oggetto di autogoverno. La gestione documentale in formato elettronico non è solo un omaggio alle moderne tecnologie, è opportunità completamente diverse per la gestione del patrimonio intellettuale e dei processi aziendali di un'impresa, direttamente correlate al successo della presentazione sul mercato. L'inclusione di documenti elettronici nel ciclo dell'ufficio consente di raggiungere un livello di efficienza qualitativamente nuovo nel lavoro con i documenti, poiché le tecnologie per lavorare con i documenti elettronici (modifica, spostamento, duplicazione, ecc.) Sono fondamentalmente più efficaci. Allo stesso tempo, esistono una serie di ostacoli per aumentare ulteriormente la quota di documenti elettronici nella gestione. È impossibile escludere completamente i documenti cartacei dal lavoro, poiché un gran numero di documenti legalmente vincolanti viene presentato in forma cartacea e questo stato di cose rimarrà per molto tempo. Ciò è dovuto all'imperfezione del quadro giuridico per i documenti elettronici, poiché non è stato ancora creato uno standard per lavorare con i documenti elettronici, che garantisca il riconoscimento della loro forza legale. Il problema di garantire l'autenticità dei documenti elettronici è particolarmente acuto se devono essere conservati a lungo - più di 5-7 anni. In tal caso, a causa dell'obsolescenza dei sistemi informatici e (o) dei formati dei dati, potrebbe rendersi necessario il trasferimento dei documenti su un altro sistema informatico e/o la conversione in nuovi formati (migrazione). Pertanto, per l'archiviazione a lungo termine delle informazioni preservando la possibilità della sua percezione, i documenti cartacei presentano i vantaggi associati alla carta come supporto di informazioni. Di conseguenza, l'uso di documenti cartacei non può essere rifiutato quando è necessario garantire l'archiviazione a lungo termine delle informazioni (documenti con un periodo di conservazione "Permanente").

Tipologia di sistemi di lavoro d'ufficio automatizzati

Attualmente, diverse aziende hanno sviluppato e implementato un gran numero di sistemi automatizzati per il supporto della gestione documentale. La varietà dei software di office automation presentati sul mercato russo rende urgente il problema della loro tipologia.

Differiscono:

Dal tipo di informazioni che il sistema è focalizzato sull'elaborazione
(fattuale o documentario);

Complessità di copertura delle varie fasi del ciclo di vita di un documento;

un insieme di attività di lavoro d'ufficio realizzabili e le tecnologie proposte per la loro soluzione;

il grado di apertura, ovvero la possibilità di aumentare le funzioni e la compatibilità con altre tecnologie dell'informazione;

molte altre caratteristiche dei sistemi automatizzati di questo scopo funzionale.

Sfortunatamente, la mancanza di una terminologia uniforme porta a una varietà di nomi di sistema. I prodotti delle società di sviluppo portano nomi come: sistema di gestione elettronica dei documenti, sistema di automazione della gestione dei documenti, lavoro d'ufficio e sistema di automazione della gestione dei documenti, sistema di gestione dei documenti, sistema di gestione elettronica dei documenti, sistema educativo prescolare automatizzato, esso. NS.

Ogni produttore introduce il proprio sistema di designazioni e termini, stabilisce le priorità a modo suo.

La varietà nei nomi dei sistemi sviluppati e sviluppati indica solo che oggi quest'area del mercato dell'informazione non ha ancora preso forma come segmento indipendente.

Non è stato ancora sviluppato un sistema di classificazione generalmente accettato per questi sistemi. Quasi ogni fornitore o agenzia di analisi offre il proprio sistema di classificazione.

In questo capitolo prenderò in considerazione le principali classificazioni dei sistemi di documentazione del controllo automatizzato presenti in letteratura.

In base al rispetto dei principali compiti del lavoro d'ufficio, si distinguono i seguenti sistemi:

Sistemi di office automation specializzati;

Sistemi di automazione del flusso di documenti; o sistemi di controllo del flusso di lavoro;

Sistemi di controllo del flusso di lavoro;

Archivi elettronici di documenti;

Sistemi di elaborazione collettiva.

In base al grado di unificazione e integrazione delle funzioni, i prodotti software sono suddivisi in diversi gruppi:

programmi applicativi separati per l'elaborazione dei sistemi di documentazione (personale, contabilità e rendicontazione, fascicoli di registrazione e controllo). Questi sono i cosiddetti "pacchetti in scatola" facili da installare e personalizzare. Sono progettati per risolvere i problemi locali di una piccola organizzazione - di norma, basati su sistemi di gestione di database che supportano l'architettura "file-server" (da tre a cinque utenti o nessuna limitazione per gli utenti);

suite per ufficio (pacchetti applicativi), che sono diversi programmi applicativi di varie funzioni collegati da un'unica interfaccia utente, potenti mezzi di scambio di dati tra programmi, unificazione di classificazione, formati di presentazione dei dati, ecc .;

sistemi di lavoro d'ufficio automatizzati integrati - un insieme di strumenti per la creazione, lo spostamento, la ricerca di documenti e database, che copre, se possibile, tutte le funzioni documentate dell'istituzione. Di norma, vengono creati sulla base di DBMS che supportano la tecnologia client-server. L'attuale livello di sviluppo delle tecnologie dell'informazione presuppone l'utilizzo di sistemi integrati. Anche i sistemi automatizzati integrati sono classificati secondo diversi criteri. I fattori determinanti sono il livello di scalabilità del sistema (il numero di postazioni di lavoro), il multiformato (la sensibilità del sistema a dati di vari formati e la capacità del formato dati creato dal sistema automatizzato di essere convertito in formati di altri sistemi ) e multifunzionalità.

I sistemi integrati si dividono in due tipologie: sistemi informativi aziendali (CIS) e sistemi gestionali d'ufficio (CMS). I CIS sono progettati per automatizzare l'intero complesso di attività di un'impresa o istituzione (sia documentate che non), raccogliendo, analizzando informazioni, pianificando, organizzando e coordinando azioni, monitorando le prestazioni, la comunicazione interna ed esterna. Pertanto, CIS integra tutti i processi aziendali di base in un unico spazio informativo. I CIS sono creati sulla base di una vasta rete di computer e hanno un'architettura client-server.

I componenti del CIS sono software specializzato, sistemi di sviluppo e gestione dei progetti, sistemi analitici per la ricerca e la generalizzazione delle informazioni, la loro classificazione, la rimozione del rumore informativo in eccesso; strumenti di acquisizione di documenti di massa

(programma di riconoscimento ottico dei caratteri). Uno dei componenti più importanti del CIS è un sistema di lavoro d'ufficio automatizzato.

Il concetto di corporativismo in questo senso implica la presenza di un sistema informativo piuttosto ampio, geograficamente distribuito, di natura chiusa e capace di autoregolarsi, riconfigurando i principi del suo funzionamento.

I sistemi di gestione degli uffici (CMS) sono sistemi informativi che automatizzano il lavoro con i documenti in tutte le fasi, dalla registrazione alla cancellazione fino all'archivio. I TRIBUNALI sono parte integrante, il cuore dei sistemi informativi aziendali.

Come si vede, questa classificazione si basa sul principio gerarchico: i sistemi informativi aziendali sono sistemi di livello superiore che includono sistemi di gestione documentale.

Una classificazione simile dei sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS), a seconda delle loro funzioni, scala, ruolo del sistema nel processo di elaborazione dei documenti, è proposta da L.A. Sysoeva. Gli EDMS si dividono in:

Sistemi elettronici di tenuta dei registri (controllo e registrazione di tutte le azioni con documenti);

Sistemi di gestione elettronica dei documenti (eseguono non solo la registrazione delle azioni con i documenti, ma anche il movimento molto regolamentato dei documenti utilizzando le tecnologie di comunicazione);

Sistemi di gestione documentale aziendale (basati su tecnologie Workflow e GroupWare). La principale differenza e vantaggio del sistema di gestione dei documenti aziendali è che questa architettura fornisce un ambiente universale e onnipresente per lavorare e archiviare tutti i tipi di documenti nell'intera organizzazione. I sistemi aziendali combinano attività funzionali che coprono tutte le aree dell'impresa, implementando il loro software (applicazioni aziendali) e documenti associati alle applicazioni aziendali in un unico sistema informativo.

A causa delle differenze significative tra il sistema di lavoro d'ufficio domestico e quello occidentale, un importante principio di classificazione può essere l'orientamento dei sistemi di automazione verso il lavoro d'ufficio domestico e occidentale, cioè il principio dell'autore. Gli impianti attualmente esistenti possono essere suddivisi in:

Sistemi di fabbricazione occidentale. Mentre sul mercato russo
vengono presentati solo tre sistemi occidentali (ambienti di sviluppo):
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

Sistemi russi basati su piattaforma Lotus Domino/Notes;

sviluppi completamente russi.

A causa delle differenze tra le due tradizioni del lavoro d'ufficio - occidentale e russa - i sistemi automatizzati di fabbricazione occidentale hanno trovato un uso molto limitato in Russia. Tali sistemi non si adattano sempre alle realtà del lavoro d'ufficio domestico: l'orientamento verticale del flusso di lavoro, il controllo del lavoro con i documenti sulle schede di registrazione, un insieme complesso di dettagli per i moduli di registrazione e controllo, ecc.

I sistemi originali (sviluppati da produttori russi) sono creati appositamente per l'automazione del lavoro d'ufficio domestico. Tali sistemi sono focalizzati principalmente sull'uso nelle agenzie governative. Spesso il compito di tali sistemi è fornire supporto per il flusso di lavoro cartaceo, per ridurre l'intensità del lavoro delle operazioni di elaborazione dei documenti di routine.

Tuttavia, tali sistemi sono in grado di ampliare in modo significativo l'ambito dei tradizionali processi di lavoro d'ufficio elaborando i documenti in rete utilizzando le moderne tecnologie. I sistemi in questa direzione sono una sorta di ponte per una transizione graduale dalla tecnologia cartacea a quella per ufficio senza carta. A seconda della completezza dell'implementazione della tecnologia senza carta, i sistemi per ufficio automatizzati sono divisi in tre gruppi:

Sistemi automatizzati, che accompagnano i documenti tradizionali (analogo elettronico del giornale di registrazione e indice della carta di registrazione e controllo); - sistemi automatizzati con versione integrale di un documento elettronico e ricerca full-text, che consentono il flusso parallelo di documenti cartacei e paperless; - sistemi con rifiuto completo dei “gemelli” cartacei, utilizzando come originali un documento informatico. Nella letteratura moderna, tali sistemi sono chiamati sistemi di gestione elettronica dei documenti.

I sistemi automatizzati esistenti possono essere suddivisi in base alla categoria dei loro consumatori. Quindi, ci sono diversi tipi di consumatori:

grandi strutture gerarchiche (ministero, dipartimento, società, banca, ecc.);

organi di governo del territorio (amministrazioni delle città degli enti costituenti la federazione, comune, ecc.);

organizzazioni commerciali e non profit di medio e basso livello.

Naturalmente, questa classificazione è condizionale, ma assorbe sostanzialmente i principali tipi di consumatori di sistemi di gestione automatizzata dei documenti.

In accordo con l'approccio progettuale alla classificazione dei sistemi di office automation, possono essere suddivisi in replicati, personalizzati e semi-personalizzati. I prodotti replicati sono prodotti completi e non richiedono alcuno sviluppo da parte dello sviluppatore. I sistemi personalizzati sono sviluppati per il singolo consumatore e hanno caratteristiche uniche. Il sistema semi-custom è creato come una struttura modulare da elementi prefabbricati.

A. Akopyants nel suo articolo "Alla scelta dei sistemi di automazione del flusso di documenti" propone di classificare i sistemi in base al criterio - per l'automazione di quale tipo di flusso di documenti sono progettati:

flusso di documenti standard di massa, che serve l'attività principale di produzione e gestisce un gran numero di documenti dello stesso tipo, eseguiti secondo procedure standard (per operatori mobili - contratti di connessione e un insieme di applicazioni standard, per banche - ordini di pagamento e altri, eccetera.);

altro flusso di lavoro, che, di regola, è di volume inferiore, ma molto più vario nelle tipologie di documenti e procedure per la loro elaborazione (esecuzione di ordini di organizzazioni e dirigenti superiori, contratti di divisioni "servizi", ecc.).

Inoltre, questi tipi di flusso di lavoro sono solitamente divisi per divisioni strutturali, esecutori e sistemi automatizzati. Il flusso documentale standard di massa viene elaborato dai reparti funzionali, servito da specifici sistemi informativi aziendali e spesso non transita affatto per l'ufficio. Il flusso documentale del secondo tipo è servito dall'ufficio, dal case management e da personale dedicato (impiegati).

Nonostante la varietà dei sistemi di automazione per il supporto della gestione documentale, si basano sulle seguenti tecnologie informatiche standard:

tecnologie per l'elaborazione di immagini documentali (Imaging System), che sono progettate per inserire, elaborare, archiviare e ricercare immagini grafiche di documenti cartacei generate sulla base della scansione;

tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri (Optical Character Recognition - OCR), che hanno lo scopo di ottenere una copia elettronica da un'immagine grafica di un documento cartaceo in un formato file di testo. Questa tecnologia è spesso integrata con la tecnologia di imaging dei documenti. Sulla base della tecnologia OCR è possibile automatizzare, ad esempio, il processo di ottenimento di una copia elettronica di un documento ricevuto via fax;

sistemi di gestione documentale. Sono progettati per automatizzare l'archiviazione, la ricerca e la gestione dei documenti presentati in forma elettronica in vari formati. Si tratta di sistemi informativi documentari multifunzionali focalizzati sull'elaborazione di informazioni testuali semi-strutturate. I sistemi di gestione documentale consentono, oltre alle funzioni tipiche dei sistemi informativi documentali sviluppati (ad esempio, indicizzazione, varie modalità di accesso a un documento e alle sue parti costitutive - sezioni, protezione dati multilivello), di implementare funzioni di gestione documentale a livello dei suoi componenti strutturali (stabilire la comunicazione tra i componenti, combinare parti del documento), controllo della versione del documento, scambio di documenti in rete, pubblicazione di documenti su un sito Web, ecc. Questa classe di sistemi è universale, ovvero automatizza l'intera gamma di attività assegnate ai servizi di gestione dell'ufficio, dallo sviluppo e creazione di una bozza di documento, alla scrittura di documenti, compreso il flusso e l'archiviazione dei documenti;

sistemi di automazione delle procedure aziendali (WorkFlow System) - tecnologie a supporto dei flussi di attività (documenti). Progettato per garantire l'elaborazione collettiva dei documenti nell'implementazione di vari processi aziendali. Le tecnologie di base di sistemi di questo tipo consentono di descrivere qualsiasi processo aziendale (quindi parte integrante di tali sistemi è un editor grafico di percorsi di lavoro), nonché di progettare e organizzare l'instradamento più razionale dei documenti secondo un data sequenza di azioni (passi) per eseguire sia un lavoro specifico che sistemi di lavori interconnessi. Di conseguenza, il percorso del documento è prescritto per tutti i luoghi di lavoro, vengono determinati i diritti di accesso al documento e la gamma di responsabilità funzionali degli artisti in ciascun punto del percorso. Sono possibili fresature rigide, sciolte e miste, con esecuzione del lavoro parallela e sequenziale. I sistemi vengono utilizzati principalmente per l'automazione del flusso di documenti e le operazioni di routine multifase dell'ufficio. Semplice automazione del lavoro con i documenti, eseguito utilizzando il sistema

WorkFlow, infine, consente di risparmiare fino alla metà del tempo di lavoro per l'operazione, soprattutto nelle istituzioni per le quali la produzione e l'elaborazione dei documenti svolge un ruolo primario (dipartimenti governativi, agenzie di stampa, case editrici, ecc.);

tecnologie per organizzare l'interazione elettronica degli artisti sulla base di un costante scambio di documenti. I sistemi che implementano queste tecnologie sono classificati come GroupWare - sistemi software per gruppi di lavoro. Le attività principali che risolvono includono le attività di archiviazione, visualizzazione e condivisione di documenti. Inoltre, possono eseguire l'instradamento dei documenti, la pianificazione. L'efficienza del funzionamento di un tale sistema è assicurata dai suoi componenti più importanti come un sistema di sicurezza dei documenti ben sviluppato, compreso un sistema di controllo dell'accesso ai documenti; un sistema per sincronizzare le modifiche in vari database; sistema di scambio di informazioni.

Questo software è più efficace nelle sue capacità sulla base dei sistemi Internet aziendali ed è abbastanza facile da integrare con applicazioni di gruppo naturali come e-mail, teleconferenza e WorkFlow. Molti sistemi di questa classe sono basati sul principio All-in-one, quando un programma contiene quasi tutti gli strumenti necessari in un'applicazione desktop: un calendario, un orologio, la pianificazione di appuntamenti e riunioni, l'invio di attività ai dipendenti e il monitoraggio della loro implementazione, lavoro di squadra sui documenti e supporto per le versioni dei documenti e molto altro ancora.

Lo scopo principale dei sistemi WorkFlow e GroupWare è automatizzare e supportare il lavoro di squadra in ufficio e i sistemi supportano un numero illimitato di lavoratori (limitato solo dalle caratteristiche tecniche). Tuttavia, i sistemi GroupWare sono focalizzati sull'automazione del lavoro di un piccolo team e supportano la corretta condivisione delle informazioni da parte di un gruppo di utenti. I sistemi della classe WorkFlow sono focalizzati sull'automazione del lavoro di un'azienda e supportano la divisione del lavoro a livello di un "grande" gruppo di artisti. La principale differenza tra WorkFlow e GroupWare è la fornitura automatica del flusso di documenti attraverso la catena di esecutori in base a un modello predeterminato. La principale differenza tra WorkFlow e GroupWare è la mancanza di una definizione rigida dei diagrammi dei processi aziendali. I sistemi WorkFlow e GroupWare non sono in concorrenza tra loro, ma si completano a vicenda.

Questa divisione è piuttosto arbitraria a causa del fatto che le ultime versioni dei sistemi più popolari cercano di combinare tutto questo e altro

molte altre tecnologie, quindi, prodotti software specifici sono difficili da classificare in una qualsiasi categoria.

LA. Sysoeva, riferendosi agli analisti di IDC, individua inoltre le seguenti categorie di tecnologie che compongono il mercato degli strumenti di gestione elettronica dei documenti:

Sistemi orientati ai processi aziendali (Business - Process EDM). In genere, sono progettati per specifiche applicazioni verticali e orizzontali che forniscono un ciclo di vita completo dei documenti, comprese le tecnologie di imaging, gestione dei record e flusso di lavoro;

sistemi aziendali (Enterprise-centric EDM). Forniscono una struttura aziendale per la creazione, la collaborazione e la pubblicazione di documenti disponibili per tutti gli utenti dell'organizzazione. Una caratteristica distintiva dei sistemi aziendali è il modo in cui le informazioni vengono utilizzate e diffuse all'interno dell'organizzazione. Di norma, questi strumenti non sono focalizzati solo sulla risoluzione di un problema strettamente definito. Vengono implementate come tecnologie a livello aziendale disponibili per quasi tutte le categorie di utenti;

sistemi di gestione dei contenuti (CMS - Sistemi di gestione dei contenuti). Monitorano la creazione, l'accesso, il controllo e la consegna delle informazioni fino al livello della sezione del documento. La disponibilità di informazioni non sotto forma di documenti, ma in oggetti più piccoli, facilita il processo di scambio di informazioni tra le applicazioni.

L'importanza dei sistemi di gestione dei contenuti sta aumentando a causa del fatto che Internet oggi sta diventando lo strumento più importante per fare affari, che consente di ottimizzare in modo significativo la relazione tra i partner commerciali e la gestione dei contenuti Web sta diventando un compito fondamentale per aumentare il business efficienza. I sistemi di gestione dei contenuti sono automatizzati

un complesso editoriale che serve a gestire il contenuto e la struttura di una risorsa Internet online. Un componente chiave del prodotto software è il supporto per lo sviluppo dei contenuti. È con lo sviluppo che inizia il ciclo di vita di qualsiasi materiale pubblicato sul sito: sono in corso i lavori per creare, modificare e approvare il contenuto, e il ruolo del CMS_system è quello di automatizzare questi processi, supportare il lavoro congiunto di autori, programmatori e gestori. Oltre ai sistemi di gestione dei contenuti Web, i sistemi di classe CMS includono i sistemi di gestione elettronica dei documenti di un'organizzazione che utilizza l'interfaccia Web. Tali sistemi sono utilizzati per ottimizzare i processi aziendali di organizzazioni di medie e grandi dimensioni, sono integrati con il sistema informativo aziendale e consentono di realizzare soluzioni di portale Internet, sistemi di interazione con i fornitori e una rete di vendita;

Sistemi di gestione delle informazioni. Tali sistemi forniscono aggregazione, controllo e consegna di informazioni tramite Internet, Extranet. Queste tecnologie forniscono le basi per la creazione di portali di informazioni. I sistemi di gestione delle informazioni consentono alle organizzazioni di accumulare informazioni in un ambiente aziendale distribuito basato sull'uso di regole di business, contesto e metadati.

Le classificazioni proposte sono indicative e possono essere integrate con altri sistemi (es. sistemi di gestione della documentazione elettronica aziendale, sistemi di gestione degli output, ecc.).

Pertanto, la questione della classificazione dei sistemi automatizzati per ufficio è piuttosto complicata a causa del rapido sviluppo del mercato di questi sistemi. Negli ultimi anni, concetti come un sistema di gestione della conoscenza, un sistema

gestione dei contenuti aziendali, sistema di gestione delle risorse aziendali, sistema di gestione delle relazioni con i clienti, ecc., Che riflette la tendenza principale: la creazione di risorse informative aziendali come base di un'organizzazione moderna e della tecnologia di supporto delle informazioni.

Pertanto, la tecnologia di gestione della conoscenza svolge un ruolo sempre più importante per l'organizzazione in termini di archiviazione centralizzata di tutte le informazioni di rete. Le capacità dei sistemi di gestione della conoscenza vanno oltre l'analisi e la strutturazione dei dati e comprendono tutte le forme di lavoro di squadra. Consentono di monitorare come l'utente lavora con le informazioni; qualsiasi risposta via e-mail, documenti generati e ricerche sul Web diventano un modo passivo di fornire una conoscenza articolata. I motori di ricerca di tali sistemi non solo trovano frasi per parole chiave, ma mostrano anche i nomi degli autori e di coloro che hanno cercato su un determinato argomento e offrono anche un modo per contattarli. Inoltre, i risultati della ricerca includono un elenco di utenti attualmente connessi alla rete.

I sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM_systems) sono sistemi per costruire relazioni con i clienti, strumenti per gestire le relazioni, per costruire una base di clienti. Questo è un nuovo approccio per fare affari con un'attenzione assoluta al cliente. La funzionalità di un tale sistema copre marketing, vendita e assistenza, assistenza clienti, analisi dei dati, che corrisponde a tutte le fasi dell'acquisizione del cliente. Uno dei compiti più importanti dei sistemi a questo livello è l'organizzazione dell'interazione tra marketing, vendite e servizi. Con l'aiuto di tali sistemi, diventa possibile valutare l'efficacia in termini di costi di vari programmi di marketing e promozioni. Organizzazione del lavoro più chiara

consente di concentrare gli sforzi su uno specifico target di riferimento, gestire il processo di attrazione dei clienti e interagire in modo stretto e proficuo con l'ufficio commerciale. L'implementazione del sistema nell'ufficio commerciale dell'azienda, a sua volta, consentirà di gestire completamente le vendite dalla distribuzione dei potenziali clienti alla preparazione dei contratti. Importanti sono anche i temi del buon servizio post-vendita, della professionalità e della tempestività di risposta alle richieste dei clienti: il sistema SCM aiuterà a stabilire un lavoro ininterrotto e di alta qualità del reparto assistenza.

ERP_systems (Enterprise Rescourcer Planning - pianificazione delle risorse aziendali) - l'ultimo traguardo nell'evoluzione dei sistemi di gestione aziendale integrati automatizzati. I sistemi di classe ERP consentono di supportare l'intero ciclo di gestione - pianificazione, contabilità, controllo e regolazione - per quasi tutte le funzioni principali dell'attività. Prima di tutto, questi includono:

pianificazione delle attività produttive;

gestione di acquisti, scorte, vendite;

gestione finanziaria;

gestione personale;

gestione dei costi;

gestione di progetti e programmi;

progettazione di prodotti e processi tecnologici.

Va sottolineato che tutti i blocchi funzionali di ERP_system

strettamente interconnessi, che consente la gestione reale di quasi tutti gli aspetti delle attività di una moderna impresa.

I sistemi della classe ERP non sono direttamente correlati al processo produttivo, non sono sistemi di controllo automatizzati per processi tecnologici, ma trattano un modello di processo tecnologico. Il loro lavoro consiste nel migliorare le attività dell'impresa, ottimizzando i flussi materiali e finanziari sulla base delle informazioni necessarie inserite nei luoghi di lavoro. Un sistema copre la pianificazione e la gestione di tutte le attività di un'impresa manifatturiera, dall'approvvigionamento delle materie prime alla spedizione delle merci al consumatore. Di conseguenza, i sistemi ERP consentono di ottenere coerenza nel lavoro dei diversi reparti, riducendo i costi amministrativi ed eliminando il problema dell'integrazione dei dati per le diverse applicazioni. Questi sistemi sono uno strumento per migliorare l'efficienza gestionale, prendendo decisioni strategiche e tattiche corrette sulla base di informazioni tempestive e affidabili emesse da un computer.

Riassumendo quanto sopra, noto che il mercato dei prodotti software destinati all'automazione delle istituzioni educative prescolari si sta attualmente sviluppando rapidamente. Il suo studio è possibile solo sulla base della tipologia dei sistemi di lavoro d'ufficio automatizzati esistenti. Tuttavia, il problema della classificazione del software per l'automazione delle istituzioni educative prescolari è, infatti, nella fase iniziale di sviluppo e richiede ulteriori studi. Si noti che oltre alle caratteristiche generali (disponibilità di strumenti di sicurezza dei documenti, capacità di registrazione, registrazione, ricerca di documenti, ecc.), I sistemi differiscono per scopo, funzionalità, livello di adattamento alla tradizione russa del lavoro d'ufficio e molti altri parametri. La presenza di criteri ragionevoli per la classificazione dei sistemi di automazione per le istituzioni educative prescolari è di fondamentale importanza nella fase di scelta di un prodotto software.

Conclusione

La creazione di un sistema di gestione efficace è oggi il problema chiave della maggior parte delle organizzazioni e delle imprese nazionali e sempre più organizzazioni comprendono che il loro lavoro efficace, il miglioramento dei servizi di informazione e documentazione nel settore della gestione, l'aumento della produttività e della qualità dei lavoro del personale direttivo nel suo insieme sono impossibili senza l'introduzione di moderne tecnologie e software speciali. ... Pertanto, l'efficacia della gestione oggi è direttamente correlata all'uso di tecnologie avanzate di gestione dei documenti (gestione elettronica dei documenti) e questo problema non può essere sottovalutato.

In questo lavoro, ho cercato di considerare in modo completo le questioni relative all'introduzione e all'implementazione della gestione elettronica dei documenti. Sono stati analizzati vari aspetti di questo problema: legali, organizzativi, software e hardware, ecc.

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La gestione elettronica dei documenti (EDM) è un sistema di processi per l'elaborazione di documenti in formato elettronico. Consente di ridurre i costi aziendali per carta e materiali di consumo, snellire e velocizzare lo spostamento dei documenti, eliminarne la perdita. Il processo di implementazione consiste in diverse fasi, tra cui l'acquisto di software, la formazione del personale e l'adeguamento del programma. Il mercato offre EDMS sia a pagamento che gratuiti.

L'avvento di Internet ad alta velocità a prezzi accessibili è stato l'impulso per lo sviluppo dei primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS). Inizialmente, il loro obiettivo era automatizzare parzialmente il lavoro con la documentazione. Dopo aver dimostrato la sua efficacia, la gestione elettronica dei documenti ha iniziato ad essere introdotta sia nelle organizzazioni private che nelle agenzie governative. Si tratta oggi di soluzioni complesse che automatizzano al massimo le attività aziendali legate alla circolazione documentale.

La gestione elettronica dei documenti (EDM) è un sistema informativo automatizzato che consente di organizzare in modo razionale e semplice la creazione, il trasferimento, il coordinamento e l'approvazione dei documenti in un'organizzazione. I componenti di EDF sono:

• software specializzato;
• Internet;
• posta elettronica - per l'efficienza della comunicazione;
• rete locale, ecc.

L'EDMS può essere utilizzato sia all'interno dell'azienda che tra diverse organizzazioni.

Riferimento! Per utilizzare l'EDMS solo all'interno dell'azienda, è necessario acquistare solo software e apparecchiature di rete speciali. Per mantenere il flusso di documenti esterno, sarà necessario un dipendente aggiuntivo: un operatore EDM.

Quali problemi risolve EDF?

La gestione elettronica dei documenti risolve i seguenti compiti:

• assicurare la trasparenza del lavoro aziendale e l'efficienza gestionale attraverso il controllo automatizzato sull'esecuzione dei compiti;
• ottimizzazione, automazione dei processi aziendali e dei meccanismi di esecuzione e controllo;
• supporto dei requisiti degli standard internazionali di qualità;
• risparmiare risorse riducendo il costo di cartucce, carta e altri materiali;
• supporto per un'efficace raccolta, gestione e accesso alle informazioni. Garantire la flessibilità del personale memorizzando la cronologia del lavoro del dipendente nell'organizzazione;
• facilitare il controllo sulla circolazione dei documenti;
• registrazione delle attività;
• protegge dalla perdita della documentazione;
• semplificazione, riduzione dei costi di conservazione dei documenti grazie alla presenza di un archivio elettronico.

Requisiti di base per la gestione elettronica dei documenti

Il sistema di automazione del flusso di lavoro deve soddisfare i requisiti di base:

• interfaccia user-friendly e schema di ricerca dei documenti;
• controllo competente sull'esecuzione dei documenti e sulla disponibilità del loro sistema di instradamento;
• archiviazione affidabile;
• la capacità di creare report analitici;
• supporto per l'esecuzione di compiti d'ufficio;
• garantendo la completa sicurezza delle informazioni.

I moderni EDMS sono dotati della funzione di elaborazione delle richieste dei clienti e di altri strumenti utili che consentono di risolvere i compiti necessari per ogni specifica organizzazione.

Pro e contro di LMS

Il flusso documentale elettronico, rispetto a quello cartaceo, presenta numerosi vantaggi:

• snellimento del lavoro d'ufficio - è impossibile assegnare gli stessi numeri a documenti diversi, perché sono generati automaticamente;
• la presenza di filtri: la ricerca di file è possibile tramite una varietà di parametri;
• tracciare la fase di passaggio del documento. In qualsiasi momento, puoi scoprire esattamente chi sta lavorando con il documento, in che fase si trova;
• il documento non può essere perso. Anche se viene rimosso, il recupero è sempre possibile;
• i modelli di documento sono unificati;
• l'elaborazione più rapida possibile della documentazione. Non è necessario portare un documento da un ufficio all'altro per l'approvazione. Ciò è particolarmente utile se i reparti di un'organizzazione si trovano in edifici diversi;
• tutte le versioni del documento vengono salvate: puoi sempre tenere traccia di chi e quando sono state apportate modifiche;
• parametri e criteri personalizzabili per la distribuzione dei diritti di accesso ai documenti;
• disponibilità di documenti 24 ore su 24, ovunque nel mondo, in presenza di Internet. Un dipendente può lavorare con la documentazione durante un viaggio d'affari, una vacanza o un congedo per malattia;
• la possibilità di programmazione del lavoro - dopo la creazione del documento, la data richiesta della sua esecuzione è indicata nel programma;
• consente di risparmiare materiali di consumo: la maggior parte dei documenti non deve essere stampata.

Gli svantaggi sono:

• software costoso;
• costi di formazione per i dipendenti;
• tempo dedicato alla digitalizzazione di documenti esistenti.

Come connettere

La procedura per l'attuazione del sistema ERMS dovrebbe essere graduale. Si compone di diverse fasi:

1. Acquisto di software e, se necessario, di attrezzature aggiuntive.
2. Installazione del programma con successiva configurazione. Distribuzione dei diritti di accesso, percorsi di circolazione dei documenti, ecc.
3. La formazione dei dipendenti.
4. Verifica e creazione di percorsi di comunicazione elettronica tra dipendenti.
5. Coinvolgere un dipendente per coordinare il lavoro del programma e risolvere problemi tecnici o concludere un accordo con una società di outsourcing.
6. Digitalizzazione di documenti cartacei esistenti.

Ci sono servizi gratuiti?

I programmi di gestione elettronica dei documenti sono per lo più a pagamento e sono piuttosto costosi. Tuttavia, ci sono servizi gratuiti come Alfresco e NauDoc. Questi sistemi forniscono sia una versione gratuita che una a pagamento con grandi funzionalità. È importante che la versione gratuita venga utilizzata per un periodo illimitato.

all'aperto

EDMS Alfresco è il leader di mercato nei sistemi di gestione elettronica dei documenti per le grandi imprese. In Europa, America e Russia, è utilizzato con successo da molte aziende.

Informazioni importanti! La differenza principale è la capacità di lavorare su qualsiasi piattaforma e con database creati in qualsiasi programma.

Vantaggi all'aperto:

• il numero possibile di utenti supera diverse decine di migliaia;
• i volumi dei documenti archiviati non sono limitati;
• non è richiesta l'installazione di software aggiuntivo su tutti i computer dell'azienda. Il programma funziona a spese di Internet, ad es. completamente accessibile dal web;
• la migliore, rispetto ad altri servizi, interfaccia;
• la capacità di lavorare con i dispositivi mobili.

NauDoc

NauDoc è un sistema EDI sviluppato da NAUMEN. Consente di gestire la procedura di elaborazione della documentazione, nonché di controllare la disciplina di esecuzione, a seguito dei risultati ottenuti sull'esecuzione dei compiti assegnati.

La possibilità di controllare in NauDoc ti consente di assegnare compiti ai tuoi dipendenti direttamente nel sistema, monitorarne l'esecuzione, monitorare le scadenze, inviare la documentazione per l'approvazione e quindi inviare i documenti già concordati ad altri utenti EDMS. Il programma consente di configurare percorsi per un tipo specifico di documenti in modalità automatica.

Assolutamente tutte le azioni nel programma vengono eseguite tramite l'interfaccia web. Ciò consente di accedere al sistema in qualsiasi parte del mondo.

Vantaggi di NauDoc:

• funziona su qualsiasi sistema operativo;
• versione base gratuita;
• istruzione gratuita;
• interfaccia web completa;
• fonte aperta.

Informazioni sui principali servizi

Oggi sul mercato russo esistono programmi di gestione elettronica dei documenti tra le organizzazioni e al loro interno. Criteri di selezione del sistema:

• facilità di apprendimento;
• funzionalità;
• la qualità della contabilità per la legislazione russa;
• livello di supporto tecnico;
• prezzo.

un business

Delo è un leader riconosciuto nel suo segmento in Russia e in altri paesi di lingua russa. Viene utilizzato con successo per la circolazione dei documenti e il lavoro d'ufficio sia dalle più grandi società e holding che dalle piccole imprese.

"Commercio" è:

• documentazione di tracciamento per tutte le fasi del loro movimento;
• template, semplicità e praticità nella creazione dei progetti;
• funzionalità e debugging generale del sistema.

Puoi conoscere il lavoro del sistema Delo guardando il video:

Il costo del sistema dipende dal sistema di gestione del database utilizzato: Microsoft SQL Server o Oracle.

Tabella 1. Costo della licenza per l'EDMS "Delo".

Indice	Numero di posti di lavoro
	1-5	6-20	21-50	51-100
	DBMS Microsoft SQL Server
	9 500	9 000	8 500	8 000
	DBMS Oracle
Prezzo per 1 posto di lavoro, strofinare.	13 400	12 900	12 500	11 900

Fonte: eos.ru

Riferimento! Il calcolo viene effettuato per competenza. Ad esempio, il prezzo di un prodotto con Oracle DBMS per 40 posti di lavoro sarà: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 rubli.

Logica

Fino al 2012 il sistema "Logico" conosciuto oggi si chiamava "Boss-Referent". La modifica del nome non ha influito sulla qualità del servizio. È ancora affidabile e funzionante. Adatto per organizzazioni di tutte le dimensioni.

"Logica" è:

• la capacità di progettare percorsi complessi per lo spostamento dei documenti.
• alto livello di protezione dei dati;
• facilità di padronanza del sistema da parte dei principianti;
• flessibile e facile da personalizzare. Modifica dei processi di elaborazione della documentazione.

Gli svantaggi del programma includono una scomoda differenziazione dei diritti di accesso, nel caso di un elevato livello di rotazione del personale.

1C: flusso di documenti

Il sistema di gestione dei documenti più versatile per un'organizzazione. "1C: Document Management" fornisce l'archiviazione affidabile e centralizzata di documenti di qualsiasi formato, fornisce l'accesso ad esso per i dipendenti autorizzati.

Vantaggi del sistema:

• algoritmo di ricerca dei dati ben funzionante;
• la combinazione ottimale di prezzo e funzionalità;
• sistema di archiviazione per documenti di tutti i formati - da grafica e testo a file audio e video;
• supporto per l'integrazione con applicazioni esterne;
• ampia scalabilità, che consente di utilizzare con successo questo software sia nelle grandi che nelle piccole imprese.

Ci sono solo due aspetti negativi:

• la complessità della formazione, anche per utenti esperti;
• elevati requisiti di sistema.

Tabella 2. Prezzi EDS per 50 posti di lavoro

franchising	Prezzo per 1 dipendente, strofinare.	Prezzo per 50 dipendenti, strofinare.
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
un business	9 500	437 500
Logica	5 900	260 000
1C: Lavoro d'ufficio	4 568	228 400
Eufrate	7 300	295 000
Documento EMC	Individuale	Individuale
AziendaMedia	6 000	300 000
DIRETTO	8 400	378 000
Flusso di lavoro OPTIMA	–	75 000

Fonti: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Riferimento! Il prezzo del sistema "1C: Document Flow" è calcolato a condizione che l'azienda utilizzi già il programma "1C: Enterprise". In caso contrario, verrà aggiunto il costo della licenza server.

Non pensare che la gestione elettronica dei documenti sia una garanzia di un aumento istantaneo della redditività dell'azienda. Al contrario, la sua attuazione può comportare gravi costi e, di conseguenza, ridurre i profitti. Non acquistare incautamente una licenza EDMS. Questo è particolarmente vero per le piccole aziende. Tuttavia, nel caso di grandi organizzazioni, l'elevato carico di lavoro dei dipendenti, l'espansione dell'attività, la gestione elettronica dei documenti possono ridurre significativamente i costi di un'impresa e la sua implementazione si ripagherà abbastanza rapidamente.

Con la proliferazione dei computer, il 100% dei documenti viene creato elettronicamente. Tuttavia, più della metà di essi viene ancora stampata per la revisione e l'approvazione.

Per quanto riguarda lo scambio di documenti e la firma di contratti tra entità commerciali, qui si usa quasi sempre la carta.

Ci sono tre modi per inviare:

• Attraverso il sistema di consegna garantita dei messaggi nel conto personale del contribuente;
• Su supporti magnetici con EDS
• Attraverso il programma "Terminale del contribuente" negli uffici del controllo fiscale.

Aumentare l'efficienza operativa e ridurre i costi è un obiettivo che deve affrontare qualsiasi azienda che intenda rimanere in attività per molti anni a venire. E questo può essere ottenuto con l'introduzione della gestione elettronica dei documenti, soprattutto per quanto previsto dalla legislazione russa.

Allo stesso tempo, è importante prestare attenzione a quei documenti che devono essere stampati in formato cartaceo a norma di legge e fare in modo che il flusso di documenti cartacei ed elettronici non si duplichi tra loro, perché in questo caso non si salva nulla.

Se tutto è organizzato correttamente, la gestione elettronica dei documenti è la chiave dell'efficienza di un'impresa moderna.

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