Proces implementacije SED-a. Implementacija i razvoj sustava elektroničkog upravljanja dokumentima: oslobađamo se zabluda i formiramo prave ciljeve. Zahtjevi za sustave elektroničkog upravljanja dokumentima

Implementacija sustava elektroničkog upravljanja dokumentima. Što leži na površini?

Dmitrij Sadovnikov

Mnogi poslovni čelnici sada su oprezniji u razmatranju mogućnosti implementacije poslovnog softvera. To je prije svega posljedica ekonomske situacije, a bitna komponenta je i strah od zaglavljivanja u procesu “uvođenja nepromijenjenog”. Svi prepoznaju potrebu implementacije, ali nitko ne želi postati "modna krava" ni svojima, ni, još više, vanjskim implementatorima. Znate kako se to događa - ili je "nastala nijansa", onda se pokazalo da obrazac nije isti, onda je poslužitelj bio slab, pa nešto drugo ... I novac je izvučen ...

Tvrtka "Lotsiya Soft" gotovo dva desetljeća radi u bliskom kontaktu sa svojim ruskim korisnicima. Suosjećamo s ovom suzdržanom pozicijom menadžera i primjenjujemo politiku apsolutnog poštenja u odnosu na potencijalne korisnike. S tim u vezi, želio bih napomenuti da unatoč činjenici da se Lotsia PDM PLUS smatra prvenstveno programom za organizaciju tehničkog toka dokumenata, njegove bogate mogućnosti i korisnost mogu se očitovati brže ako se koriste za automatizaciju upravljačkog toka dokumenata. To leži na površini, bliže menadžmentu, čini se da je još jednostavnije i ne utječe izravno na proizvodne aktivnosti, što može postati polazište za prepoznavanje početka implementacije kao uspješnog i proširenje upotrebe Lotsia PDM PLUS za rješavanje drugih problema.

Ipak, bili smo prisiljeni uzeti u obzir takav trenutak da većina menadžera smatra da je tijek upravljačkih dokumenata tipičan. Mi sami ne mislimo tako, ali smo i ovdje, polazeći od činjenice da je klijent uvijek u pravu, odlučili slijediti njegov trag. Kao rezultat toga, objavili smo novu verziju standardne postavke za vođenje korespondencije i organizacijske i administrativne dokumentacije (ORD), koja će biti uključena u Lotsia PDM PLUS komplet dostave potpuno besplatno. Štoviše, svaka organizacija - korisnik Lotsia PDM PLUS može zatražiti i dobiti ovu postavku besplatno za proučavanje i korištenje. Dakle, ovo je izravna ušteda vremena i novca za korisnike. Vrijeme - na račun tipičnosti, novca - zbog spremnosti prilagodbe za samostalnu implementaciju i uz minimalne troškove.

Što točno uključuje nova verzija Lotsia PDM PLUS postavke za upravljanje korespondencijom i organizacijskim i administrativnim dokumentima? Ako samo navedete što je uključeno u postavku, neće se pronaći ništa posebno. Da, nije. Pitanje je u implementaciji i, pozornost (!), u troškovima održavanja. Stoga bi bilo ispravnije komentirati neke od funkcija.

Krenimo od samog početka – korisničkog izbornika. Korisnički izbornik implementirali smo na prošireni način - u dvije verzije. Za korisnika može biti zgodno da prvo odabere operaciju: otvori, pronađe, registrira, pogleda vrstu dokumenta (slika 1). Ili se možda želi odmah pozvati na vrstu dokumenta i izvršiti operaciju s odabranom vrstom (slika 2).

Izbornik je vezan uz korisnički profil, te je moguće da će nekome od korisnika biti ugodniji jedan izbornik, a neki drugi. Molimo koristite oba izbornika.

Međutim, naš primjer prilagođavanja izbornika mogao bi uključivati ​​detaljnije profiliranje korisnika. Primjerice, samo jedna ili dvije osobe će se baviti registracijom dokumenata. Tada će odgovarajuće stavke "ostaviti" iz općeg izbornika i ostati u izborniku zaposlenika-matičara.

Ima i zanimljivijih opcija. Ako pažljivo pogledate kopije zaslona izbornika prikazanih na slikama, možete vidjeti stavke kao što je "Logbook...". Ovo su izvješća. Lotsia PDM PLUS izvješća se generiraju na temelju podataka koji su već uneseni u sustav. Način konstruiranja izvješća sa stajališta sadržaja i dizajna može biti različit - to se određuje pri postavljanju izvješća u ugrađenom generatoru izvješća (slika 3.).

Ali najvažnija stvar za krajnjeg korisnika je mogućnost brze navigacije prikazanim podacima. Za to je svojevremeno razvijen jedinstveni mehanizam brzog filtriranja. Temelji se na poznatim autofilterima. Ali otišli smo dalje i implementirali mogućnost trenutnog filtriranja obrasca prema navedenim vrijednostima polja: samo pritisnite tipku Alt i kliknite na vrijednost jednog ili više polja. To omogućuje vizualno filtriranje podataka bez presedana u smislu brzine i praktičnosti. Na primjer, korisnik želi vidjeti sva dolazna pisma od Buttercup JSC. Pritisne Alt i klikne na riječ Buttercup. Ako želi filtrirati po nekom drugom polju, dodatno pritisne Ctrl. Ako želi resetirati filtar, pritisne Esc. Vraćajući se na autofiltere, napominjemo da korisnici koji ne vole raditi s tipkovnicom mogu koristiti tradicionalan način označavanja filtriranih vrijednosti na padajućem popisu mišem. Samo što je s tipkovnicom brže i praktičnije, čak možete dodati – profesionalnije.

Dakle, neki korisnici, nakon što su saznali za mogućnost brzog filtriranja, kažu da im ništa više ne treba: ujutro su otvorili izvješće, a cijeli dan će morati samo filtrirati, dobivajući potrebne informacije.

To je stvarno zgodno, s obzirom na mogućnost izrade velikog broja obrazaca izvješća. Istovremeno, sva izvješća pružaju detaljnije informacije. Dvostruki klik na redak će korisniku pokazati punu verziju kartice dokumenta. Osim toga, lako je implementirati i uređivati ​​podatke izravno u izvješćima.

Što se tiče unosa podataka, u odnosu na temu koja se razmatra, važno je osigurati brzinu. Prije svega, govorimo o registraciji dokumenata: dolaznih i odlaznih pisama, naloga, naloga, dopisa, i drugo, o komentarima izvršitelja. Ovdje su ključne točke sljedeće:

• gumb za pozivanje prozora za registraciju dokumenta uvijek treba biti pri ruci, u izborniku, na alatnoj traci;
• unesene podatke treba pohraniti što je prije moguće. To se posebno odnosi na registraciju, na primjer, telefonskih poruka;
• korisnik bi trebao biti oslobođen ručnog unosa što je više moguće.

Prilikom razvoja postavki za upravljanje korespondencijom i ORD-om u Lotsia PDM PLUS, dužna se pozornost posvetila brzini unosa i pouzdanosti podataka. Što to znači? Objasnimo na primjeru gore navedenih ključnih točaka:

• Gumb za otvaranje prozora za registraciju dokumenta uvijek je dostupan, bez obzira u kojem prozoru Lotsia PDM PLUS korisnik radi. Štoviše, prozor za registraciju dokumenta možete pozvati prečacem s radne površine ili iz druge mape ili sa programske trake;
• brzinu unosa podataka osiguravaju samo dva obavezna polja. Dovoljno je odabrati pošiljatelja i unijeti temu. Pošiljatelj se bira iz imenika, ali imenik se može nadopunjavati "u hodu" tijekom registracije dolaznog dokumenta. Prilikom razvoja postupka za nadopunjavanje imenika korišten je isti princip brzine unosa;
• što manje korisnik griješi prilikom unosa, to će informacije u izvješćima biti potpunije i brzina pretraživanja veća. Kako bi se smanjile pogreške pri tipkanju, koriste se sve mogućnosti za izbjegavanje unosa s tipkovnice - potvrdni okviri, radio gumbi, padajući popisi, prozori za odabir, referentne knjige.

Datoteke dolaznog pisma (slika 4) mogu se primati i na uobičajeni način i sa skenera ili iz poruke e-pošte. Lotsia PDM PLUS integriran je s TWAIN skenerima, a klijent e-pošte uključen je u osnovni paket.

Ovdje je važno napomenuti da se datoteke svih dokumenata pohranjuju u sigurna spremišta i pristup im za uređivanje ili pregled moguć je samo prema postavkama sigurnosnog sustava Lotsia PDM PLUS. Bez izuzetaka. Čuva se povijest pristupa svakoj datoteci dokumenta. A sve korisničke operacije u sustavu, uključujući i prijavu u njega, detaljno se bilježe.

Odlazni dokumenti mogu se registrirati (slika 5) ili kao inicijativni dokumenti ili kao odgovor na dolazne dokumente. Isto tako, dolazne poruke mogu se registrirati kao odgovori na odlazne. U takvim se slučajevima automatski čuva povijest korespondencije - cijeli lanac slova se poreda kronološkim redom. Štoviše, ako je pismo izvorno poslano nekoliko primatelja, odgovori svakog od njih se bilježe i automatski unose u povijest korespondencije.

Bez sumnje, mogućnost automatiziranog generiranja formaliziranih dokumenata s "plavim" potpisima i integracije s uredskim aplikacijama bit će vrlo tražena, što će vam omogućiti izravan rad i razmjenu informacija s Lotsia PDM PLUS, kao i automatsko generiranje i spremanje PDF-datoteka u Lotsia PDM PLUS.

Na pristigla pisma mogu se izricati rješenja, izdavati upute i imenovati odgovorni izvršitelj i suizvršitelji. Rezolucija i sve upute prikazane su u strukturi dokumenta (slika 6).

Ugrađeni generator izvješća i izlaznih obrazaca omogućuje formiranje dnevnika za registraciju ulaznih i odlaznih dokumenata za odabrano razdoblje, a izvješće "Napredak izvršenja dokumenta" (Sl. 7) prikazuje cjelokupnu povijest rješenja i naloga, vrijeme njihova zaprimanja, izvršenja i komentare izvršitelja. Opet, dvostrukim klikom na redak u izvješću, korisnik barem može vidjeti detaljnu analizu podataka. Postoje mnoge druge opcije za rukovanje dvostrukim i pojedinačnim klikovima na liniji ili na određenom polju, pa ih ovdje nema smisla detaljno opisivati. Ograničit ćemo se samo na sljedeću tezu: sve je u rukama administratora. Svoje, a ne vanjske. Zar ovo nije pokazatelj?

Što se tiče rada s organizacijskom i administrativnom dokumentacijom: nalozima, uputama, servisnim bilješkama, ovdje je tehnologija rada slična, samo su ekranski obrasci različiti, što odgovara vrsti dokumenta (Sl. 8-10).

Ovdje se može primijetiti da je za narudžbe u bloku tijeka rada predviđen postupak odobravanja.

Osim toga, svi dokumenti OSA-e mogu se povezati s drugim OSA dokumentima i korespondencijom – i kao osnova i kao rezultat (slika 11.).

Za izvršenje naloga mogu se izdavati nalozi, stoga je ta mogućnost omogućena izravno iz obrasca naloga, dok se nalog automatski povezuje s nalogom kao naknadnim dokumentom (Sl. 12).

Svi povezani dokumenti odmah se prikazuju u obrascu i omogućuju vam dvostruki klik za pregled detaljnih informacija.

Protok dokumenata u Lotsia PDM PLUS je cijeli sustav mogućnosti. Ovdje postoji nevjerojatna fleksibilnost, ostvariva bez programiranja, i neograničeno grananje od strane izvođača, te mehanizmi za dodjelu prava pristupa, statusa i drugih atributa informacijskih objekata transparentnih za korisnike.

U osnovnim postavkama za upravljanje korespondencijom i ORD nudimo univerzalnu shemu rute koja vam omogućuje koordinaciju svih dokumenata (Sl. 13).

Posebnost ove rute je da se prije slanja na odobrenje utvrđuje bilo koja lista odobravatelja u traženom redoslijedu, svaki odobravatelj može dogovoriti dokument ili dati bilo koji broj komentara. Istodobno, sustav automatski kontrolira razdoblje odobrenja od strane svakog sudionika i nakon određenog broja radnih dana nakon primitka dokumenta na odobrenje, podsjeća na istek roka.

U ovom slučaju, sustav podsjetnika koristi proizvodni kalendar tvrtke, koji se godišnje generira u Lotsia PDM PLUS.

Tako je nova besplatna konfiguracija Lotsia PDM PLUS za upravljanje korespondencijom i ORD-om kreirana na principima maksimiziranja brzine unosa podataka, praćenja izvršenja i održavanja popisa aktualnih zadataka za korisnike. Istodobno, sama postavka je otvorena za samostalno poboljšanje, što značajno smanjuje troškove implementacije ionako jeftinog sustava.

I zapamtite da je upravljanje korespondencijom i ORD samo početak dugog i zanimljivog puta kojim će vam Lotsiya Soft uvijek pomoći da slijedite najkraći put kako biste brzo prešli na učinkovitu implementaciju zadataka upravljanja tehničkim protokom dokumenata i podacima o proizvodu.

"Prepušteni sami sebi, događaji imaju tendenciju da idu od loših prema gore.."
Murphyjev zakon

Implementacija elektroničkog upravljanja dokumentima – kako izbjeći pogreške

Vi ste, naravno, već shvatili da ćemo razgovarati o problemima uvođenja EDMS-a i "čarobne pilule" koja će vam omogućiti da zaobiđete sve zamke i ne nasukate se. Ako ste se već susreli s implementacijom bilo kojeg programa, onda vam moje riječi ne bi trebale izgledati beskorisno. Neću vam previše gubiti vrijeme opisujući sve brojne "grablje" koje dolaze s implementacijom workflow-a, već ću dati samo neka zapažanja iz svoje dugogodišnje prakse, a zatim ću vam reći što je potrebno učiniti kako bi kako bi implementacija EDMS-a bila uspješna. Ali prvo vam moram reći što je ugrađivanje i zašto vam je potrebno (možete preskočiti sljedeća dva odlomka):

Što je implementacija sustava za upravljanje dokumentima

Implementacija sustava za upravljanje dokumentima proces je usmjeren na korištenje sudionika toka dokumenata u svakodnevnoj praksi funkcija EDMS-a za rad s elektroničkim dokumentima.

Tijekom implementacije EDMS-a naglasak se prebacuje na rad s elektroničkim dokumentima u jedinstvenom informacijskom okruženju. Korisnici proučavaju program i navikavaju se na rad u njemu.

Što daje uvođenje sustava upravljanja dokumentima

Opažanje br. 1. Tko je odgovoran za implementaciju EDMS-a?

Vrlo često se zadatak implementacije dodjeljuje snagama internog IT odjela. U ovom slučaju implementacija se svodi na distribuciju računa korisnicima i organizaciju pristupa poslužitelju tijeka rada. Tada se korisnici sami počinju baviti programom. Ako uprava tvrtke stoji po strani od projekta implementacije i, u najboljem slučaju, povremeno pita: "Pa, kako je sustav tijeka rada? Radi li?", onda takva implementacija može potrajati jako dugo, a rezultat je nepredvidiv.

Opažanje broj 2. Što daje SED?

Zaposlenici sumnjaju zašto im je ovaj program potreban, što im može dati, može li im olakšati posao ili im samo otežava život? Na primjer, jedno od uskih grla u automatiziranim procesima može biti faza potpisivanja dokumenta. U slučaju implementacije EDMS-a "odozdo", faza potpisivanja dokumenta u 99 od 100 slučajeva ne podliježe automatizaciji. Svaki elektronički "komad papira" koji dođe do faze potpisivanja stavlja se u elektroničku mapu "na potpis" i tamo će ostati koliko god želite. Naravno, stvarni život ne dopušta takvog zaposlenika kojem je potrebna viza. ispisuje dokument i "hvatanje" u hodniku ili "probijanje" u sjedište dobiva vizu za svoj PAPIR dokument. Zaposlenici imaju pravo pitanje, zašto je potrebno dodatno raditi u EDMS-u, kada to ne rješava postojeće probleme u organizaciji i samo oduzima vrijeme? Postupno, rad sa sustavom tijeka rada odumire.
Vrlo često nailazimo na situaciju da zaposlenici jednog odjela kažu da im je puno lakše SAMOSTALNO unijeti u EDMS dokumente koji im se donose iz drugih odjela. I imajte na umu, ovi dokumenti su pripremljeni na računalu i potom ispisani!

Opažanje broj 3. Tko radi s EDMS-om?

Specifičnost implementacije sustava upravljanja dokumentima leži u činjenici da opseg korištenja EDMS-a nadilazi jedan odjel. U radu s EDMS-om sudjeluju djelatnici različitih odjela, službi, odjela i podružnica. Kada automatizirani proces prijeđe granice jednog odjela, odmah počinju problemi u odnosima. Rezultat "međusobnih ratova" je da SED ne funkcionira. Štoviše, "ne radi" - to ne znači da se kada pritisnete gumb u programu, pojavljuje poruka o pogrešci, već da se program ne koristi i nastavlja raditi kao prije.

Nažalost, ima dosta sličnih primjera iz iskustva implementacije sustava za upravljanje dokumentima. Jeste li spremni potrošiti novac, vrijeme i svoje živce ne sigurni u uspješnu implementaciju?

Dakle, što određuje uspjeh implementacije EDMS-a?

Evo male priče iz moje prakse:

“Uvođenjem EDMS-a 2009. godine u jednoj od podružnica Gazproma, suočili smo se s činjenicom da su nakon svih edukacija i seminara u programu radili samo izvršni tajnici i ured, a ostali zaposlenici jednostavno su pratili rad u sustavu. imali su svoje prijave, primali su obavijesti. Ušli su u program, pogledali poruke i naloge koje su primili, ali ništa u tome nisu napravili. Odnosno, nisu generirali izvještaje o izvršenju naloga, nisu pisali odgovore na zahtjeve itd. Sve to za Nakon što se generalni direktor raspitivao zašto većina uputa koje su im izdane ostaje otvorena u EDMS-u (i tajnici su te upute unijeli u EDMS), sazvan je sastanak na kojem su se izvođači požalili da nemaju vrijeme za podnošenje izvješća o učinku. generalni direktor odlučio da će se bonus isplata izvršiti tek nakon obrade svih narudžbi. Bez sumnje, tijekom dana sve su narudžbe bile zatvorene. Generalni direktor zabranio je tajnicima da u program dostavljaju izvješća za izvršitelje. Opterećenje tajnica značajno je smanjeno.Na čudan način, svi su počeli imati dovoljno vremena za generiranje izvješća." ... Ova priča jasno pokazuje važnost uloge menadžera u procesu implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Baveći se implementacijom EDMS-a od 2005. godine, razvili smo učinkovitu metodologiju implementacije. U potpunosti se sastoji od "čarobnih pilula" i "srebrnih metaka", nastalih kao rezultat dugogodišnje prakse, iskustva u upravljanju projektima, poznavanja zamršenosti predmeta i razumijevanja psihologije korisnika. Dopustite mi da vam dam nekoliko besplatnih savjeta o implementaciji EDMS-a:

• Sustav za upravljanje dokumentima ne može se tretirati kao običan program poput excela ili worda, koji je dovoljan za instaliranje na računala korisnika i svi će ih koristiti. Vrijednost EDMS-a je u tome što on nije samo program – on je alat menadžera koji osigurava red u radu tvrtke, stvarajući priliku za poslovni rast. Odluka o implementaciji EDMS-a sazrijeva kada rast tvrtke počinje ometati nedostatak dosljednosti u radu s dokumentima ( prisutnost "nereda"). Implementacijom sustava upravljanja dokumentima reguliraju se interne aktivnosti poduzeća. Stoga interni naručitelj implementacije EDMS-a treba biti uprava tvrtke, a ne ured ili pravni odjel, a još više ne IT odjel.
• Kontrolu provedbe projekta provodi glavni direktor ili njegov prvi zamjenik. Voditelj ureda ili ravnatelj informatike nema dovoljno ovlasti i autoritet za implementaciju EDMS-a u poduzeću.
• Potrebno je odrediti što će se automatizirati korištenjem EDMS-a, tko će raditi u EDMS-u, izraditi program i plan implementacije.
• Budući da je sustav upravljanja dokumentima jedan od najmasovnijih po broju korisnika, sustav se koristi u većini organizacija, potrebno je usmjeriti se na pripremu (obuku) zaposlenika i njihovu motivacija za rad s EDMS-om.
• Uspjeh implementacije uvelike ovisi o mogućnosti njezine brze prilagodbe poslovnim procesima organizacije. Poslovni procesi u svakoj tvrtki imaju svoje specifičnosti i svoje razlike.
• Korištenje EDMS-a u svakodnevnoj praksi od strane zaposlenika tvrtke mora biti konsolidirano na zakonskoj razini u obliku opisa poslova i propisa.

Naravno, ovo nije potpuni popis onoga što će vaš projekt implementacije dovesti do uspjeha.

Prema statistikama, većina projekata koje klijenti provode samostalno ili imaju negativan rezultat ili su vrlo dugotrajni. To je zbog pogrešne procjene raspoloživih resursa u tvrtki za implementaciju sustava upravljanja dokumentima.

Kao što praksa pokazuje, najbolje rješenje je zajednički projekt implementacije EDMS-a s konzultantima .

ESCOM.BPM jamstva implementacije sustava upravljanja dokumentima

Provedba zajedničkog projekta implementacije EDMS-a odvija se u fazama, sukladno odobrenom rasporedu. U svim fazama projekta rad se izvodi zajedno s osobljem Kupca, što osigurava njihovu uključenost u rad s programom. Prilikom postavljanja sustava upravljanja dokumentima uzimaju se u obzir njihova mišljenja i želje. Time se stvara odnos povjerenja između zaposlenika i sustava.
Zajamčena implementacija ESCOM.BPM sustava za upravljanje dokumentima postiže se kombinacijom učinkovitih i provjerenih metoda implementacije u projektu sa suvremenim tehničkim rješenjima za automatizaciju poslovnih procesa.

Sklapanjem ugovora za provedbu možete biti sigurni da će radovi naznačeni u njemu biti završeni na vrijeme. Mnogi naši klijenti odabrali su zajednički projekt za implementaciju EDMS-a, jer vjeruju u našu profesionalnost, znanje i iskustvo.

Što će vam dati projekt zajedničke implementacije EDMS-a?

Prvo, ovo je smanjenje vremena provedbe. Naši će stručnjaci instalirati i pripremiti program za rad u kratkom vremenu. Provest će se tipična konfiguracija imenika sustava, uloga i prava pristupa, kao i tipični procesi, na primjer, za proces "" bit će konfigurirani potrebni predlošci registracijskih brojeva i registracijskih dnevnika. Prije početka rada korisnici i administratori pohađat će pripremni tečaj za rad s EDMS-om.

Drugo, smanjuje rizike projekta., omogućit će sveobuhvatan pristup svim aspektima automatizacije poslovnih procesa, uzimajući u obzir suptilnosti i specifičnosti Kupca. Naši konzultanti ispituju postojeće poslovne procese u poduzeću, nude opcije za njihovu optimizaciju, izrađuju propise i Projektni zadatak, provode opsežnu obuku i obuku osoblja te konfiguriraju sustav u skladu s izrađenim propisima i Projektnim zadatkom.

Treće, to je povećanje kvalitete provedbe zbog većeg povrata korištenja funkcija EDMS-a. Poznajemo sve mogućnosti našeg programa i moći ćemo im ponuditi najoptimalnije korištenje.

Koliko košta implementacija EDMS-a?

Cijena implementacije EDMS-a ovisi o količini posla. Smanjujemo troškove konzultantskih usluga izvodeći mnoge radove na daljinu. Otprilike, trošak implementacije EDMS-a približno je jednak cijeni licenci ( izdanje + 20).

Naručiti zajednički projekt za implementaciju EDMS-a pošaljite nam e-mail na, u kojem nam opišite svoju tvrtku i detaljno o svojim zadacima. U retku predmeta naznačite "Implementacija ESCOM.BPM EDMS-a". Za Vas ćemo izraditi optimalnu komercijalnu ponudu u najkraćem mogućem roku. Možete nazvati i razgovarati o detaljima putem Skypea (ESCOM-BPM) ili putem telefona +7 495 255 00 99.

Implementaciju EDMS-a bolje je kupiti odmah, zajedno s kupnjom licenci. Kada se donese odluka o kupnji EDMS licenci, puno je lakše uvjeriti menadžment tvrtke da izdvoji sredstva za njegovu implementaciju.
I ne zaboravite na postojanje popusta od ukupan iznos narudžbe! Sukladno tome, ako provedbu naručite zasebno, tada će njezina cijena biti viša.

Nesumnjivo će vam biti ugodno imati ga kod nas.

Zašto trebate kupiti implementaciju od nas?

Kao prvo, imamo adekvatne cijene usluga.... Mnoge tvrtke odabrale su nas jer nisu našle nekoliko milijuna rubalja za provedbu programa konkurenata ( ili pronašao ispravniju upotrebu ovog novca).

Drugo, s naše strane na projektu rade samo obučeni stručnjaci, imati stvarno, praktično iskustvo implementacije. Više puta su mi rekli naši klijenti koji su prešli na rad s programom ESCOM.BPM da kada su uveli prethodni program tijeka rada, tada je predstavnica realizatora bila studentica s malo iskustva i malo znanja o programu i samom predmetu. Odabirom programa za upravljanje dokumentima od naših konkurenata, i dalje ćete morati ne pogriješiti u odabiru partnera koji će program implementirati umjesto vas!

Treće, pružamo podršku klijentima prilagođenim rješenjima. Malo naših konkurenata ide mijenjati funkcionalnost sustava, prilagođavajući sustav Kupcu (ili je vrlo skup i spor). A još ih je manje spremnih popratiti takve odluke. Nudimo vam, u kratkom vremenu, za razumnu cijenu, prilagođavanje programa vašem specifičnom tijeku dokumenata uz njegovu naknadnu podršku.

Koji su uvjeti implementacije sustava upravljanja dokumentima?

Sve zanima vrijeme implementacije EDMS-a. Naravno, htio bih sutra početi raditi s programom. Da, moguće je u našem sustavu. Mnoge jednostavne stvari mogu se pokrenuti dovoljno brzo. Još jednom želim naglasiti da ovdje nije stvar u programu, već u ljudima koji će s njim raditi. Treba ih naučiti kako koristiti program. Na primjer, možemo ga pustiti u pogon za 1 - 2 dana. U tom procesu zauzima samo jedna uloga – tajnik. Morat ćete instalirati program na poslužitelj i na nekoliko radnih stanica te osposobiti Registratore za izradu registracijskih kartica. Ako je potrebno automatizirati cijeli proces s fazom razmatranja dokumenta i formiranja rješenja, fazom izvršenja u kojoj Izvršitelji rade s uputama, formiraju odgovor na slovo () i rade s, tada može trajati od 1 do 2 tjedna. Jer bit će potrebno naučiti kako raditi s programom ne samo registratore, već i potpisnike, njihove tajnike i izvršitelje. Prema našem razumijevanju, "educirati" znači da će kao rezultat toga korisnici samouvjereno se kretati programom, ne samo da im drži predavanja.

Uvjeti tipične implementacije sustava upravljanja dokumentima su u rasponu od 3 tjedna do 2 - 4 mjeseca. U praksi, vrijeme implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima ovisi o:

• Broj automatiziranih procesa dokumentacije
• Broj područja koja treba automatizirati
• Broj obučenih djelatnika, njihova razina početne obuke
• A također i od drugih čimbenika, od kojih su neki opisani u članku o.

Jedan od čimbenika koji utječu na vrijeme provedbe je ljudski faktor. Stoga izravan interes administracije vaše tvrtke za brzu implementaciju sustava upravljanja dokumentima, osiguravajući izravnu kontrolu nad provedbenim projektom i sudjelovanje u njemu, može značajno smanjiti vrijeme implementacije.

Ciljevi projekta za implementaciju sustava upravljanja dokumentima

Projekt implementacije sustava upravljanja dokumentima obično pokriva najvažnije i ključne procese organizacije. Stoga, prilikom uvođenja programa upravljanja dokumentima, posebnu pozornost treba posvetiti zadacima koje je potrebno riješiti tijekom ovog projekta.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Upotrijebite obrazac u nastavku

Studenti, diplomanti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam jako zahvalni.

1. Uvod

2. Pravna osnova elektroničkog upravljanja dokumentima

3. Elektronsko upravljanje dokumentima – njegove mogućnosti

4. Tipologija automatiziranih sustava za upravljanje uredima

5. Zaključak

Popis korištenih izvora i literature

Uvod

Najvažniji zadatak upravljanja svakom organizacijom je organizacija rada s dokumentima. Dokumenti su glavni alat za organizaciju upravljanja.

Danas je jedini učinkovit način rješavanja problema upravljanja dokumentima, a time i upravljanja organizacijom, organizacija uredskog rada, uzimajući u obzir korištenje informacijskih tehnologija, prelazak organizacije na maksimalno korištenje elektroničkih dokumenata koji se premještaju i obrađuju pomoću računalne mreže organizacije, odnosno u elektronički tijek dokumenata.

Sve se više pažnje u našoj zemlji poklanja problemu uvođenja informacijsko-komunikacijskih tehnologija. Trenutno se na razini Vlade razmatraju koncepti stvaranja elektroničke uprave, uvođenja elektroničkih upravnih propisa i objedinjavanja državnih informacijskih resursa. Zajedničkim naporima državnih tijela, u koordinaciji Ministarstva gospodarskog razvoja i trgovine Ruske Federacije, tvrtki za razvoj softvera i zainteresiranih organizacija, pokušava se riješiti problem učinkovitog uvođenja informacijsko-komunikacijskih tehnologija u rad državnih tijela unutar okvir tekuće administrativne reforme.

Korištenje suvremenih informacijskih tehnologija važno je za optimizaciju unutarnjih procesa organizacije, promptno dovođenje informacija do izvođača, poboljšanje interakcije odjela i pojedinih izvođača u procesu rada s dokumentima, praćenje izvršenja dokumenata i uputa, traženje informacija i utvrđivanje faze izvršenja dokumenata i njihova mjesta, odnosno u konačnici, pridonosi učinkovitijem i kvalitetnijem rješavanju pitanja koja su posvećena dokumentima. Ovdje je glavna stvar poboljšati interakciju svih odjela organizacije, povećati upravljivost, kao i postići veću učinkovitost u radu, jer je za državni aparat odzivnost jedna od najvažnijih karakteristika učinkovitosti funkcioniranja svojim institucijama, au komercijalnim strukturama važan je uvjet za povećanje konkurentnosti organizacije, stjecanje koristi zbog bržeg odgovora na promjene tržišnih uvjeta. Sve to određuje relevantnost i praktični značaj odabrane teme.

svrha rada- analizirati regulatorne i pravne aspekte implementacije sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Postizanje cilja zahtijeva provedbu niza zadataka:

proučiti pravnu osnovu za korištenje elektroničkih tehnologija u upravljačkoj dokumentaciji, njezino trenutno stanje i perspektivne trendove razvoja;

razmotriti mogućnosti upravljanja elektroničkim dokumentima, uspoređujući funkcionalna svojstva elektroničkih i papirnatih dokumenata;

analizirati tipologiju sustava uredske automatizacije, uzimajući u obzir glavne kriterije za njihovu klasifikaciju;

proučiti organizacijsku i metodološku potporu implementaciji sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Pravni okvir za elektroničko upravljanje dokumentima

Pravna osnova za elektroničko upravljanje dokumentima je široka lepeza regulatornih pravnih akata i metodoloških dokumenata. Izvori pravne regulative djelatnosti s elektroničkim dokumentima su Ustav Ruske Federacije, posebni zakoni iz područja informiranja i informatizacije, industrijski zakoni. Uredbe predsjednika Ruske Federacije i rezolucije Vlade Ruske Federacije, akti ministarstava i odjela, regulatorni pravni akti konstitutivnih entiteta Federacije, kao i međunarodni regulatorni akti.

Pravni aspekti korištenja elektroničkih tehnologija u prometu dokumenata odnose se na posebnu granu suvremenog prava koja se intenzivno razvija, tzv. informacijsko zakonodavstvo.

U skladu sa svrhom i zadaćama rada, analizirat ću zakonske akte koji uređuju korištenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, postupak zaštite elektroničkih dokumenata, dajući im pravni značaj.

Ustav Ruske Federacije - najvažniji zakonodavni akt Ruske Federacije - svojevrsni je temelj za pravno uređenje informacijskih pravnih odnosa. Trenutno je Ustav Ruske Federacije normativni pravni akt izravnog djelovanja. Prema našem mišljenju, to povećava njegovu važnost i ulogu u regulaciji uredskog rada i tijeka rada. Pri korištenju informacijskih i dokumentacijskih tehnologija potrebno je uzeti u obzir niz normi i odredbi Osnovnog zakona Ruske Federacije. Konkretno, prema čl. 71. Ustava, informiranje i komunikacija pod jurisdikcijom su Ruske Federacije. Sloboda medija je zajamčena. Svatko ima pravo slobodno tražiti, primati, prenositi, proizvoditi i distribuirati informacije na bilo koji zakonit način (čl. 29.). Međutim, nije dopušteno prikupljanje, pohranjivanje, korištenje i širenje podataka o privatnom životu osobe bez njezina pristanka. Organi državne vlasti i tijela lokalne samouprave, njihovi službenici dužni su svakome pružiti mogućnost upoznavanja s dokumentima i materijalima koji neposredno utječu na njegova prava i slobode, osim ako zakonom nije drugačije određeno (članak 24.).

Pitanja rada s elektroničkim dokumentima dotiču se iu podzakonskim aktima posvećenim određenim područjima prava

propisi: građansko, upravno, kazneno, kazneno-procesno, radno, porezno i ​​drugo zakonodavstvo Ruske Federacije. Na primjer, Građanski zakonik Rusije prepoznaje temeljnu mogućnost korištenja elektroničkih dokumenata i elektroničkih digitalnih potpisa u građanskopravnim odnosima. Prema Građanskom zakoniku, informacija je objekt građanskih prava, a elektronički dokumenti mogu upisivati ​​građanska prava i obveze. Dakle, članak 160. Građanskog zakonika predviđa mogućnost sklapanja transakcija u elektroničkom obliku.

Kazneni zakon Ruske Federacije predviđa odgovornost za zločine u području računalnih informacija: nezakonit pristup informacijama; stvaranje, korištenje i distribucija zlonamjernih programa za računala; kršenje pravila rada računala, računalnih sustava ili njihovih mreža. Također utvrđuje kazne za uništavanje dokumenata povijesne ili kulturne vrijednosti.

Federalni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" je glavni, temeljni zakonodavni akt u strukturi informatičkog prava, koji uređuje odnose koji proizlaze iz: "ostvarivanja prava na pretraživanje, primanje, prijenos, proizvodnju i širenje informacija ; primjena informacijske tehnologije; osiguravanje zaštite informacija“.

Odredbe ovog saveznog zakona ne primjenjuju se na odnose koji proizlaze iz pravne zaštite rezultata intelektualne djelatnosti i njima ekvivalentnih sredstava individualizacije.

Ovaj zakon sadrži definicije najvažnijih pojmova iz područja informacijske i dokumentacijske potpore upravljanja. Kada se razmatraju automatizirani informacijski sustavi (AIS), zanimljivo je definirati pojmove "dokumentiranih informacija" (ovo su "informacije snimljene na materijalnom mediju dokumentiranjem informacija s detaljima koji omogućuju utvrđivanje takvih informacija ili, u slučajevima utvrđenim od strane zakonodavstvo Ruske Federacije, njezin materijalni medij"), "informacije" (to su "informacije (poruke, podaci) bez obzira na oblik njihovog prikaza"), "informacijski sustav" ("ukupnost informacija sadržanih u bazama podataka i informacijske tehnologije i tehnička sredstva koja osiguravaju njihovu obradu"), "pristup informacijama" ("mogućnost dobivanja informacija i mogućnost korištenja")," elektronička poruka "(" informacije koje prenosi ili prima korisnik informacija i telekomunikacija mreža") i niz drugih. Pojam "informacija" u zakonu je definiran kao "informacije (poruke, podaci) bez obzira na oblik njihova prezentiranja".

Zakon uspostavlja pravni režim za dokumentiranje informacija:

1) dokumentiranje informacija je preduvjet za njihovo uvrštavanje u informacijske izvore, a postupak dokumentiranja informacija normativno utvrđuju državni organi,

odgovoran za organizaciju uredskog rada, standardizaciju dokumenata i njihovih nizova, sigurnost Ruske Federacije;

dokument primljen iz automatiziranog informacijskog sustava stječe pravnu snagu nakon što ga potpiše službena osoba na način utvrđen zakonodavstvom Rusije. Zakon također dopušta korištenje elektroničkog digitalnog potpisa za potvrdu pravne snage dokumenata pri radu s informacijama u elektroničkom obliku;

za prekršaje u radu s dokumentiranim informacijama organizacije, njihovi službenici trebaju biti odgovorni u skladu sa zakonodavstvom Rusije i njezinih subjekata.

Dakle, ovaj zakon dopušta i uređuje korištenje pravno relevantnih dokumenata u elektroničkom obliku. Osim toga, zakon utvrđuje kategorije informacija prema stupnju pristupa, definira pojam "podaci o građanima (osobni podaci)" (to su podaci o činjenicama, događajima i okolnostima života građanina, koji mu omogućuju da identificira svoj identitet " ), uređuje pravni režim osobnih podataka. Ove odredbe zakona također se moraju uzeti u obzir pri izradi sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Federalni zakon "O sudjelovanju u međunarodnoj razmjeni informacija" predviđa pravno reguliranje odnosa u području prijenosa informacija izvan Rusije i njihovog primanja izvana. Pojam "informacijski procesi" definira kao "procese stvaranja, prikupljanja, obrade, akumulacije, pohrane, pretraživanja, distribucije i potrošnje informacija".

Baze podataka su obećavajuća tehnologija, bez koje je nemoguće zamisliti moderni uredski rad. Oni čine osnovu suvremenih automatiziranih predškolskih odgojno-obrazovnih sustava. Institut za autorska prava regulira niz najvažnijih aspekata rada s bazama podataka. Dakle, odnosi koji se odnose na stvaranje, pravnu zaštitu i korištenje baza podataka, kao rezultat kreativnog rada na odabiru i organizaciji podataka, regulirani su Saveznim zakonom "O pravnoj zaštiti programa za elektronička računala i baze podataka", koji klasificira baze podataka kao objekte autorskog prava i pruža im pravnu zaštitu kao zbirke. Ovaj zakon definira bazu podataka kao "objektivni oblik prezentacije i organizacije skupa podataka (na primjer, članaka, izračuna), sistematiziranih na način da se ti podaci mogu pronaći i obraditi pomoću računala".

Organiziranje pravno značajnog elektroničkog prometa dokumenata postalo je moguće korištenjem tehnologije elektroničkog digitalnog potpisa (EDS). Osnovni propisi koji uređuju početne temelje pravne regulative digitalnih potpisa su Građanski zakonik Ruske Federacije (članak 160.), kao i Federalni zakon „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija” (članak 11.). Dakle, kao što je već gore navedeno, čl. 160. Građanskog zakonika dopušta korištenje digitalnih potpisa prilikom obavljanja transakcija. Sukladno tome, savezni zakon "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" utvrđuje pravnu snagu elektroničkog dokumenta tek nakon potpisivanja njegovog EDS-a, a pravna snaga elektroničkog digitalnog potpisa priznaje se ako postoji softver i hardver u automatizirani informacijski sustav koji osigurava identifikaciju potpisa, te usklađenost s utvrđenim režimom njihova korištenja. Pravo na ovjeru identiteta elektroničkog digitalnog potpisa ostvaruje se na temelju licence (čl. 5.).

Federalni zakon "O elektroničkim digitalnim potpisima" regulira tehnologiju stavljanja (postupak izrade i primjene) vrste elektroničkog potpisa koji koristi metodu asimetrične kriptografije (javni ključ) - elektronički digitalni potpis (EDS). Valja napomenuti da se zakon primjenjuje samo na dokumente nastale tijekom građanskog prometa.

Zakon definira EDS - to je „potreban elektronički dokument dizajniran za zaštitu ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobivenog kao rezultat kriptografske transformacije informacija korištenjem privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa i dopuštajući vlasniku ključa potpisa potvrdu koju treba identificirati, kao i utvrditi nepostojanje izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu".

Zakon otkriva uvjete za korištenje digitalnih potpisa. EDS u elektroničkom dokumentu jednak je svojeručnom potpisu u papirnatom dokumentu, pod uvjetom da su ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Certifikat ključa potpisa koji se odnosi na ovaj elektronički digitalni potpis nije izgubio snagu (važeći) u trenutku provjere ili u trenutku potpisivanja elektroničkog dokumenta ako postoje dokazi koji određuju trenutak potpisivanja;

2. Potvrđena je vjerodostojnost elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkom dokumentu;

3. Elektronički digitalni potpis koristi se u skladu s podacima navedenim u certifikatu ključa potpisa.

Od velike važnosti u postupku potvrđivanja autentičnosti EDS-a je koncept certifikata ključa za potpis. Certifikat ključa potpisa je dokument (tradicionalni ili elektronički, ovjeren EDS-om) koji uključuje javni ključ elektroničkog digitalnog potpisa. Certifikat ključa potpisa sudionicima u razmjeni informacija za ovjeru digitalnog potpisa izdaje posebna organizacija - certifikacijski centar. Certifikat sadrži sve podatke o uvjetima korištenja digitalnog potpisa.

Državna politika u području reguliranja uporabe i primjene kriptografskih sredstava, uključujući EDS sredstva, određena je zahtjevom da se koriste samo sredstva ovjerena od ovlaštenih državnih tijela. Funkcija organiziranja funkcioniranja mreže certifikacijskih centara za elektroničke digitalne potpise dodijeljena je Federalnoj agenciji za komunikacije. Naravno, kako bi se riješili brojni problemi vezani uz nacionalnu sigurnost, potrebno je imati određena ograničenja u razvoju, korištenju i prometu digitalnih potpisa.

Savezni zakon "O arhivskom poslovanju u Ruskoj Federaciji" navodi da Arhivski fond Ruske Federacije uključuje arhivske dokumente bez obzira na način njihovog stvaranja, vrstu medija, uključujući elektroničke dokumente. To znači da su elektronički dokumenti podložni ustrojavanju, naručivanju i čuvanju u rokovima utvrđenim popisima i drugim propisima koji su jednaki tradicionalnim. Dakle, ispitivanje vrijednosti dokumenata podliježe svim dokumentima o prijevoznicima bilo koje vrste koji su u saveznom vlasništvu, imovini sastavnice Ruske Federacije ili općinskoj imovini.

Područje primjene elektroničkog prometovanja dokumenata je kako interni dokumentarni promet organizacija svih oblika vlasništva, tako i takozvana "elektronička uprava" - promet dokumenata državnih i općinskih tijela među sobom, s građanima i poslovnim subjektima. Savezni ciljni program "Elektronska Rusija za 2002-2010" usmjeren je na razvoj ovog područja primjene informacijskih tehnologija. Ciljevi programa "Elektronska Rusija" u području uredskog rada su prevođenje cjelokupne dokumentacije u elektronički oblik, standardizacija međuodjelske razmjene informacija, kao i osiguranje prava na slobodno pretraživanje, primanje, prijenos i korištenje informacija. Program uključuje tri faze. Prva faza provedbe programa (predviđena za 2002. godinu) uključuje analizu regulatornog pravnog okvira kako bi se identificirali ključni problemi koji ometaju rašireno uvođenje informacijsko-komunikacijskih tehnologija (ICT), proučavanje razine informatizacije gospodarstva, analizirati učinkovitost trošenja proračunskih sredstava dodijeljenih za informatizaciju, potpuno računovodstvo državnih informacijskih resursa, analizu inozemnog iskustva u provedbi sličnih programa, proučavanje iskustava u području ICT-a različitih organizacija. Druga faza provedbe programa (obračunata za 2003.-2004.) uključuje provedbu konkretnih projekata i niza mjera temeljenih na provedenom istraživanju o implementaciji ICT-a u organizacijama javnog sektora gospodarstva. U ovoj fazi treba stvoriti temelj za jedinstvenu informacijsko-telekomunikacijsku infrastrukturu za tijela državne uprave i lokalne samouprave, proračunske i neprofitne organizacije, sustav e-trgovine u području opskrbe proizvoda za potrebe savezne države i za javna mjesta povezivanje s javnim informacijskim mrežama. U trećoj fazi provedbe programa (računato za 2005.-2010.) planira se masovno širenje informacijskih i komunikacijskih tehnologija u svim sferama javnog djelovanja, uvođenje standardiziranog elektroničkog upravljanja dokumentima i sustava informacijske sigurnosti.

Uglavnom, pitanja izrade i korištenja elektroničkih dokumenata odjeli rješavaju samostalno. Postoje propisi federalnih vlasti, posebice onih zainteresiranih za točan i brz prijenos dokumentiranih informacija, koji propisuju moguće slučajeve korištenja elektroničkih dokumenata. To su akti financijskih tijela, poreznih i carinskih službi itd. Na primjer, Ministarstvo financija Ruske Federacije utvrđuje zahtjeve za postupak podnošenja godišnjih statističkih izvješća o magnetskim medijima od strane osiguravajućih (medicinskih) organizacija.

EDS i tehnologije elektroničke dokumentacije koriste se i u drugim ministarstvima: u Ministarstvu poreza i pristojbi - pri izradi vlastitog zajamčenog sustava prijenosa podataka, u Ministarstvu obrazovanja - pri organizaciji učenja na daljinu itd. U pravilu se svi resorni propisi primjenjuju na temelju Saveznog zakona “O informacijama, informacijskoj tehnologiji i zaštiti informacija”.

Sumirajući, napominjemo da se danas korištenje elektroničkog dokumenta iz elitne uporabe (u visokotehnološkim objektima, za posebne namjene, za potrebe višeg državnog aparata) prelazi u kategoriju standardnih postupaka za interakciju gospodarskih objekata. . Daljnja implementacija informacijskih tehnologija u Rusiji zahtijeva razvoj pravnog okvira za elektroničko upravljanje dokumentima. Potrebno je razviti regulatorni okvir za korištenje elektroničkih dokumenata, pronaći metode za rješavanje problema zaštite elektroničkih dokumenata, utvrditi odgovornost za kršenje pravila koja reguliraju tijek elektroničkih dokumenata.

Također je potrebno izvršiti odgovarajuće izmjene postojećih zakona (Građanski zakon, Kazneni zakon, Zakon o upravnim prekršajima) i pripadajućih podzakonskih akata.

Upravljanje elektroničkim dokumentima - njegove mogućnosti

Priznanje superiornosti elektroničke uredske tehnologije nad papirnatom, zapravo je uobičajeno mjesto u suvremenoj literaturi o uredskom radu. To je zbog činjenice da elektronički dokument ima puno bolje karakteristike od papirnatog u smislu učinkovitosti njegove pripreme, pretraživanja, prijenosa, odobravanja.

Glavne prednosti elektroničkog dokumenta u odnosu na papirnate dokumente su sljedeće:

Za papirnate dokumente i vrijeme i pouzdanost te cijena dostave ovise o odabranoj usluzi (pošta, kurirska služba itd.) i variraju u prilično velikim granicama. Za elektroničke dokumente svi navedeni indeksi su blizu idealnih vrijednosti.

Kada koristite papirnate dokumente, potraga za dokumentima je prilično naporan postupak, budući da se provodi ručno pomoću klasifikatora. Temeljno nova prilika u radu s elektroničkim dokumentima je tehnologija smislenog, odnosno kontekstualnog pretraživanja, što uvelike pojednostavljuje pristup zainteresiranima nizovima dokumentarnih informacija.

Posebno za elektroničke dokumente je mogućnost stvaranja interaktivnih dokumenata. Papirni medij za dokumente je nefleksibilan, konzervativan. Nakon što su dokumenti ispisani, ostaje vrlo malo prostora za izmjene. Naprotiv, autor može kontinuirano ažurirati elektroničke dokumente. Na primjer, postavljanjem slične stranice s povratnim informacijama na korporativni Web_server, marketinški odjeli tvrtke moći će analizirati posjetitelje i točnije planirati rad prodajnog aparata.

Papirnati dokumenti ne mogu sadržavati hiperveze. Korištenje hipertekstualnih i hipermedijskih tehnologija u elektroničkim dokumentima značajno povećava učinkovitost rada stručnjaka s velikim i distribuiranim dokumentarnim bazama podataka, omogućujući im pregled i pretraživanje tematski povezanih dokumenata putem hiperveza.

Zajednički rad na papirnatom dokumentu obavlja se samo u načinu sekvencijalnog pristupa papirnatom dokumentu, dok pri izradi i obradi elektroničkih dokumenata postoji mogućnost paralelnog zajedničkog rada, dok se zajednički rad na papirnatom dokumentu izvodi samo u način poslije.

6. Još jedna od tehnoloških prednosti elektroničkih dokumenata je proširenje okruženja za njihovu prezentaciju. Dinamični objekti kao što su video i glasovno snimanje mogu se uključiti u elektroničke dokumente. Ova značajka ima smisla, na primjer, kada snimate sastanke i konferencije.

U znanstvenoj literaturi pojam "intelektualni dokument" postao je raširen u odnosu na elektronički dokument. Ovim konceptom se naglašava da elektronički dokument nije samo računalni prikaz svog prethodnika, već nešto više, koje osim statističkih podataka sadrži i upućivanje na druge izvore podataka. Time dokument postaje razvijajuća i intelektualna cjelina, sposobna samostalno i kontinuirano održavati svoju novost i relevantnost. Tijesna povezanost primjene tehnologije za reguliranje tijeka rada s propisima o kretanju elektroničkih dokumenata unutar ustanove daje različitu razinu inteligencije, pretvarajući dokument u samoupravni objekt. Upravljanje dokumentima u elektroničkom obliku nije samo počast modernim tehnologijama, to su potpuno različite mogućnosti za upravljanje intelektualnom imovinom i poslovnim procesima poduzeća, izravno povezane s uspješnošću prezentacije na tržištu. Uključivanje elektroničkih dokumenata u uredski ciklus omogućuje postizanje kvalitativno nove razine učinkovitosti u radu s dokumentima, budući da su tehnologije za rad s elektroničkim dokumentima (uređivanje, premještanje, umnožavanje itd.) u osnovi učinkovitije. Istodobno, postoji niz prepreka za daljnje povećanje udjela elektroničkih dokumenata u upravljanju. Nemoguće je u potpunosti isključiti papirnate dokumente iz rada, budući da je velik broj pravno obvezujućih dokumenata prezentiran u papirnatom obliku, a takvo će stanje trajati još dugo. To je zbog nesavršenosti pravnog okvira za elektroničke dokumente, budući da još nije stvoren standard za rad s elektroničkim dokumentima koji osigurava priznavanje njihove pravne snage. Problem osiguranja vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata posebno je akutan ako ih treba čuvati dulje vrijeme - više od 5-7 godina. U tom slučaju, zbog zastarjelosti računalnih sustava i (ili) formata podataka, može biti potrebno prenijeti dokumente u drugi računalni sustav i/ili pretvoriti u nove formate (migracija). Dakle, za dugotrajno pohranjivanje informacija uz očuvanje mogućnosti njihove percepcije, papirnati dokumenti imaju prednosti povezane s papirom kao nositeljem informacija. Sukladno tome, korištenje papirnatih dokumenata ne može se odbiti kada je potrebno osigurati dugotrajnu pohranu informacija (dokumenti s rokom pohrane "Trajno").

Tipologija automatiziranih sustava uredskog rada

Trenutno su različite tvrtke razvile i implementirale velik broj automatiziranih sustava za podršku upravljanju dokumentima. Raznolikost softvera za uredsku automatizaciju predstavljena na ruskom tržištu čini problem njihove tipologije hitnim.

Razlikuju se:

Po vrsti informacija na koje je sustav usmjeren na obradu
(činjenični ili dokumentarni);

Složenost pokrivanja različitih faza životnog ciklusa dokumenta;

skup izvedivih uredskih radnih zadataka i predložene tehnologije za njihovo rješavanje;

stupanj otvorenosti, odnosno mogućnost povećanja funkcija i kompatibilnosti s drugim informacijskim tehnologijama;

mnoge druge karakteristike automatiziranih sustava ove funkcionalne namjene.

Nažalost, nedostatak jedinstvene terminologije dovodi do raznih naziva sustava. Proizvodi razvojnih tvrtki nose nazive kao što su: sustav za elektroničko upravljanje dokumentima, sustav za automatizaciju upravljanja dokumentima, sustav za automatizaciju uredskog rada i upravljanja dokumentima, sustav za upravljanje dokumentima, sustav za elektroničko upravljanje dokumentima, automatizirani predškolski odgojno-obrazovni sustav, it. NS.

Svaki proizvođač uvodi svoj sustav oznaka i pojmova, postavlja prioritete na svoj način.

Raznolikost u nazivima razvijenih i razvijenih sustava samo ukazuje na to da se danas ovo područje informacijskog tržišta još nije oblikovalo kao samostalan segment.

Općeprihvaćeni sustav klasifikacije za ove sustave još nije razvijen. Gotovo svaki dobavljač ili analitička agencija nudi vlastiti klasifikacijski sustav.

U ovom poglavlju razmotrit ću glavne klasifikacije sustava automatizirane upravljačke dokumentacije koje se nalaze u literaturi.

Prema usklađenosti s glavnim zadaćama uredskog rada, razlikuju se sljedeći sustavi:

Specijalizirani sustavi za uredsku automatizaciju;

Sustavi za automatizaciju tijeka dokumenata; o sustavi kontrole tijeka rada;

Sustavi upravljanja tijekom rada;

Elektronička arhiva dokumenata;

Kolektivni sustavi obrade.

Prema stupnju objedinjavanja i integracije funkcija, softverski proizvodi se dijele u nekoliko skupina:

zasebni aplikacijski programi za obradu dokumentacijskih sustava (osoblje, računovodstvo i izvješćivanje, registracijske i kontrolne datoteke). To su takozvani "upakirani paketi" koji se lako instaliraju i prilagođavaju. Dizajnirani su za rješavanje lokalnih problema male organizacije - u pravilu se temelje na sustavima upravljanja bazama podataka koji podržavaju arhitekturu "datotečni poslužitelj" (tri do pet korisnika ili bez ograničenja korisnika);

uredski paketi (aplikacijski paketi), koji su nekoliko aplikacijskih programa različitih funkcija povezanih jednim korisničkim sučeljem, moćna sredstva razmjene podataka između programa, objedinjavanje klasifikacije, formata prezentacije podataka itd.;

integrirani automatizirani uredski sustavi - skup alata za kreiranje, premještanje, pretraživanje dokumenata i baza podataka, pokrivajući, ako je moguće, sve dokumentirane funkcije ustanove. U pravilu se stvaraju na temelju DBMS-a koji podržavaju tehnologiju klijent-poslužitelj. Trenutna razina razvoja informacijske tehnologije pretpostavlja korištenje integriranih sustava. Integrirani automatizirani sustavi također se klasificiraju prema nekoliko kriterija. Odlučujući čimbenici su razina skaliranja sustava (broj radnih stanica), multiformatnost (osjetljivost sustava na podatke različitih formata i sposobnost da se format podataka koji kreira automatizirani sustav pretvori u formate drugih sustava ) i multifunkcionalnost.

Integrirani sustavi podijeljeni su u dvije vrste: korporativni informacijski sustavi (CIS) i sustavi za upravljanje uredima (CMS). CIS su dizajnirani za automatizaciju cjelokupnog kompleksa zadataka poduzeća ili institucije (i dokumentiranih i nedokumentiranih), prikupljanja, analize informacija, planiranja, organiziranja i koordiniranja akcija, praćenja uspješnosti, interne i eksterne komunikacije. Dakle, CIS integrira sve osnovne poslovne procese u jedinstven informacijski prostor. CIS su stvoreni na temelju opsežne računalne mreže i imaju arhitekturu klijent-poslužitelj.

Komponente CIS-a su specijalizirani softver, sustavi za razvoj i upravljanje projektima, analitički sustavi za pretraživanje i generaliziranje informacija, njihovo razvrstavanje, uklanjanje viška informacijske buke; alati za masovno snimanje dokumenata

(program za optičko prepoznavanje znakova). Jedna od najvažnijih komponenti CIS-a je automatizirani sustav uredskog rada.

Koncept korporativizma u tom smislu podrazumijeva prisutnost prilično velikog, zemljopisno raspoređenog informacijskog sustava, koji je zatvoren po prirodi i sposoban je samoregulirati, rekonfigurirajući principe svog funkcioniranja.

Sustavi uredskog upravljanja (CMS) informacijski su sustavi koji automatiziraju rad s dokumentima u svim fazama, od registracije do otpisa u arhivu. SUDOVI su sastavni dio, jezgra korporativnih informacijskih sustava.

Kao što vidimo, ova se klasifikacija temelji na hijerarhijskom principu: korporativni informacijski sustavi su sustavi više razine koji uključuju sustave za upravljanje dokumentima.

Sličnu klasifikaciju sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS), ovisno o njihovim funkcijama, razmjeru, ulozi sustava u procesu rada na dokumentima, predlaže L.A. Sysoeva. EDMS se dijele na:

Sustavi elektroničkog vođenja evidencije (kontrola i evidentiranje svih radnji s dokumentima);

Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima (provode ne samo snimanje radnji s dokumentima, već i vrlo regulirano kretanje dokumenata pomoću komunikacijskih tehnologija);

Sustavi upravljanja korporativnim dokumentima (temeljeni na Workflow i GroupWare tehnologijama). Glavna razlika i prednost korporativnog sustava upravljanja dokumentima je u tome što ova arhitektura pruža univerzalno, sveprisutno okruženje za rad i pohranu svih vrsta dokumenata u cijeloj organizaciji kao cjelini. Korporativni sustavi kombiniraju funkcionalne zadatke koji pokrivaju sva područja poduzeća, implementirajući svoj softver (poslovne aplikacije) i dokumente povezane s poslovnim aplikacijama u jedinstven informacijski sustav.

Zbog značajnih razlika između domaćeg uredskog sustava i zapadnog, važno načelo klasifikacije može biti orijentacija sustava automatizacije na domaći i zapadni uredski rad, odnosno autorsko načelo. Trenutno postojeći sustavi mogu se podijeliti na:

Sustavi zapadne proizvodnje. Dok je na ruskom tržištu
prikazana su samo tri zapadna sustava (razvojna okruženja):
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

Ruski sustavi temeljeni na platformi Lotus Domino / Notes;

potpuno ruski razvoj.

Zbog razlika između dviju tradicija uredskog rada - zapadne i ruske - automatizirani sustavi zapadne proizvodnje našli su vrlo ograničenu upotrebu u Rusiji. Takvi se sustavi ne uklapaju uvijek u stvarnost domaćeg uredskog rada: okomita orijentacija tijeka rada, kontrola rada s dokumentima na registracijskim karticama, složeni skup detalja za registracijske i kontrolne obrasce itd.

Originalni (razvijeni od strane ruskih proizvođača) sustavi stvoreni su posebno za automatizaciju uredskog rada u kući. Takvi su sustavi prvenstveno usmjereni na korištenje u državnim agencijama. Često je zadatak takvih sustava pružiti podršku tijeku rada na papiru, smanjiti radni intenzitet rutinskih operacija obrade dokumenata.

Međutim, takvi sustavi mogu značajno proširiti opseg tradicionalnih uredskih radnih procesa obradom dokumenata na mreži korištenjem suvremenih tehnologija. Sustavi u tom smjeru svojevrsni su mostovi za postupni prijelaz s papirne na uredsku tehnologiju bez papira. Ovisno o potpunosti implementacije bezpapirne tehnologije, automatizirani uredski sustavi dijele se u tri skupine:

Automatizirani sustavi, koji su dodatak tradicionalnim dokumentima (elektronički analogni registarski dnevnik i registarsko-kontrolno kartoteka); - automatizirani sustavi s punom verzijom elektroničkog dokumenta i pretraživanjem cijelog teksta, koji omogućuju paralelni papirnati i bezpapirni tijek dokumenata; - sustavi s potpunim odbacivanjem papirnatih "blizanaca", koristeći elektronički dokument kao izvornike. U suvremenoj literaturi takvi se sustavi nazivaju sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima.

Postojeći automatizirani sustavi mogu se podijeliti ovisno o kategoriji njihovih potrošača. Dakle, postoji nekoliko vrsta potrošača:

velike hijerarhijske strukture (ministarstvo, odjel, korporacija, banka, itd.);

tijela teritorijalne vlasti (uprave gradova sastavnica federacije, općina i dr.);

srednje i niske komercijalne i neprofitne organizacije.

Naravno, ova je klasifikacija uvjetna, ali u osnovi apsorbira glavne vrste potrošača automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima.

Sukladno projektantskom pristupu klasifikaciji sustava uredske automatizacije mogu se podijeliti na replicirane, prilagođene i poluprilagođene. Replicirani proizvodi su cjeloviti proizvodi i ne zahtijevaju nikakav razvoj od strane programera. Custom sustavi su razvijeni za individualnog potrošača i imaju jedinstvene karakteristike. Sustav poluprilagođenog nastaje kao modularna struktura od gotovih elemenata.

A. Akopyants u svom članku "Odabir sustava za automatizaciju tijeka dokumenata" predlaže klasifikaciju sustava prema kriteriju - za automatizaciju za koju vrstu toka dokumenata su dizajnirani:

masovni standardni tijek dokumenata, koji služi glavnoj proizvodnoj djelatnosti i upravlja velikim brojem dokumenata iste vrste, koji se izvršavaju prema standardnim procedurama (za mobilne operatere - ugovori o povezivanju i skup standardnih aplikacija, za banke - platni i drugi nalozi, itd.);

drugi tijek rada, koji je u pravilu manjeg obujma, ali mnogo raznolikiji po vrstama dokumenata i postupcima njihove obrade (izvršenje naloga viših organizacija i menadžmenta, ugovori odjela "servis" itd.).

Štoviše, ove vrste tijeka rada obično su podijeljene po strukturnim odjelima, izvođačima i automatiziranim sustavima. Masovni standardni tijek dokumenata obrađuju funkcionalni odjeli, opslužuju ga specifični korporativni informacijski sustavi i često uopće ne prolazi kroz ured. Tijek dokumenata druge vrste opslužuju ured, uprava predmeta i posebno posvećeno osoblje (činovnici).

Unatoč raznolikosti sustava automatizacije za podršku upravljanja dokumentima, oni se temelje na sljedećim standardnim informacijskim tehnologijama:

tehnologije za obradu slika dokumenata (Imaging System), koje su dizajnirane za unos, obradu, pohranu i traženje grafičkih slika papirnatih dokumenata generiranih na temelju skeniranja;

tehnologije optičkog prepoznavanja znakova (Optical Character Recognition - OCR), koje su dizajnirane za dobivanje elektroničke kopije iz grafičke slike papirnatog dokumenta u formatu tekstualne datoteke. Ova je tehnologija često integrirana s tehnologijom snimanja dokumenata. Na temelju OCR tehnologije moguće je automatizirati, primjerice, proces dobivanja elektroničke kopije iz dokumenta zaprimljenog faksom;

sustavi upravljanja dokumentima. Osmišljeni su za automatizaciju pohrane, pretraživanja i upravljanja dokumentima predstavljenim u elektroničkom obliku u različitim formatima. To su multifunkcionalni dokumentarni informacijski sustavi usmjereni na obradu polustrukturiranih tekstualnih informacija. Sustavi za upravljanje dokumentima omogućuju, osim tipičnih funkcija razvijenih dokumentarnih informacijskih sustava (na primjer, indeksiranje, različiti načini pristupa dokumentu i njegovim sastavnim dijelovima - odjeljcima, višerazinska zaštita podataka), implementaciju funkcija upravljanja dokumentima na razini svoje strukturne komponente (uspostavljanje komunikacije između komponenti, kombiniranje dijelova dokumenta), kontrola verzija dokumenta, razmjena dokumenata preko mreže, objavljivanje dokumenata na web stranici, itd. Ova klasa sustava je univerzalna, odnosno automatizira cijeli niz zadatih zadataka. usluge upravljanja uredom, od razvoja i izrade nacrta dokumenta, do otpisa u poslovanje, uključujući tijek dokumenata i pohranu dokumenata;

sustavi automatizacije poslovnih procedura (WorkFlow System) - tehnologije za podršku tokovima zadataka (dokumenata). Dizajniran da osigura kolektivnu obradu dokumenata u provedbi različitih poslovnih procesa. Osnovne tehnologije sustava ove vrste omogućuju vam da opišete bilo koji poslovni proces (dakle, sastavni dio takvih sustava je grafički uređivač radnih ruta), kao i da dizajnirate i organizirate najracionalnije usmjeravanje dokumenata u skladu s zadani slijed radnji (koraka) za obavljanje i određenog posla i sustava međusobno povezanih radova. Time je propisana ruta dokumenta za sva radna mjesta, određena su prava pristupa dokumentu i raspon funkcionalnih odgovornosti izvođača na svakoj točki rute. Moguće je kruto, labavo i mješovito vođenje, uz paralelno i uzastopno izvođenje radova. Sustavi se prvenstveno koriste za automatizaciju tijeka dokumenata i rutinskih uredskih operacija u više koraka. Jednostavna automatizacija rada s dokumentima, koja se provodi pomoću sustava

WorkFlow vam u konačnici omogućuje uštedu do polovice radnog vremena za rad, posebno u institucijama za koje proizvodnja i obrada dokumenata ima primarnu ulogu (državni odjeli, novinske agencije, izdavačke kuće itd.);

¦ tehnologije za organiziranje elektroničke interakcije izvođača na temelju stalne razmjene dokumenata. Sustavi koji implementiraju ove tehnologije klasificiraju se kao GroupWare - softverski sustavi za radne skupine. Glavni zadaci koje rješavaju su zadaci pohranjivanja, pregledavanja i dijeljenja dokumenata. Osim toga, oni mogu izvršiti usmjeravanje dokumenata, zakazivanje. Učinkovitost funkcioniranja takvog sustava osiguravaju njegove najvažnije komponente kao što su dobro razvijen sustav sigurnosti dokumenata, uključujući sustav kontrole pristupa dokumentima; sustav za sinkronizaciju promjena u raznim bazama podataka; sustav razmjene informacija.

Ovaj softver je najučinkovitiji u svojim mogućnostima na temelju korporativnih internetskih sustava i prilično ga je lako integrirati s takvim prirodnim grupnim aplikacijama kao što su e-pošta, telekonferencije i WorkFlow. Mnogi sustavi ove klase izgrađeni su na principu Sve-u-jednom, kada jedan program sadrži gotovo sve alate potrebne za desktop aplikaciju: kalendar, sat, zakazivanje sastanaka i sastanaka, slanje zadataka zaposlenicima i praćenje njihove implementacije, timski rad na dokumentima, podrška za verzije dokumenata i još mnogo toga.

Osnovna namjena sustava WorkFlow i GroupWare je automatizacija i podrška timskom radu u uredu, a sustavi podržavaju neograničen broj radnika (ograničeno samo tehničkim karakteristikama). Međutim, GroupWare sustavi su usmjereni na automatizaciju rada malog tima i podržavaju ispravno dijeljenje informacija od strane grupe korisnika. Sustavi klase WorkFlow usmjereni su na automatizaciju rada korporacije i podržavaju podjelu posla na razini "velike" grupe izvođača. Glavna razlika između WorkFlowa i GroupWarea je automatsko osiguravanje tijeka dokumenata kroz lanac izvršitelja na temelju unaprijed određenog obrasca. Glavna razlika između WorkFlowa i GroupWarea je nedostatak krute definicije dijagrama poslovnih procesa. Sustavi WorkFlow i GroupWare se međusobno ne natječu, već se međusobno nadopunjuju.

Ova je podjela prilično proizvoljna zbog činjenice da najnovije verzije najpopularnijih sustava pokušavaju kombinirati sve ovo i više

mnoge druge tehnologije, stoga je specifične softverske proizvode teško svrstati u bilo koju kategoriju.

LA. Sysoeva, pozivajući se na IDC analitičare, također identificira sljedeće kategorije tehnologija koje čine tržište alata za elektroničko upravljanje dokumentima:

Sustavi orijentirani na poslovne procese (Business - process EDM). Obično su dizajnirani za specifične okomite i horizontalne aplikacije koje pružaju potpuni životni ciklus dokumenta, uključujući slike, upravljanje zapisima i tehnologije tijeka rada;

korporativni sustavi (Enterprise-centric EDM). Oni pružaju strukturu poduzeća za stvaranje, suradnju i objavljivanje dokumenata dostupnih svim korisnicima u organizaciji. Posebnost korporativnih sustava je način na koji se informacije koriste i šire unutar organizacije. Ti alati u pravilu nisu usmjereni samo na rješavanje usko definiranog problema. Implementiraju se kao korporativne tehnologije dostupne gotovo svim kategorijama korisnika;

sustavi za upravljanje sadržajem (CMS – Content Management Systems). Oni prate stvaranje, pristup, kontrolu i isporuku informacija sve do razine odjeljka dokumenta. Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u manjim objektima, olakšava proces razmjene informacija između aplikacija.

Važnost sustava za upravljanje sadržajem sve je veća zbog činjenice da internet danas postaje najvažniji alat za poslovanje, koji omogućuje značajnu optimizaciju odnosa između poslovnih partnera, a upravljanje web sadržajem postaje najvažniji zadatak za povećanje poslovanja. učinkovitost. Sustavi za upravljanje sadržajem su automatizirani

urednički kompleks koji služi za upravljanje sadržajem i strukturom internetskog izvora na mreži. Ključna komponenta softverskog proizvoda je podrška za razvoj sadržaja. Razvojem započinje životni ciklus bilo kojeg materijala objavljenog na stranici: u tijeku je rad na kreiranju, uređivanju i odobravanju sadržaja, a uloga CMS_sustava je automatizirati te procese, podržavati zajednički rad autora, programera i menadžeri. Uz sustave za upravljanje web_contentom, sustavi klase CMS uključuju elektroničke sustave upravljanja dokumentima organizacije koja koristi web_sučelje. Takvi sustavi služe za optimizaciju poslovnih procesa srednjih i velikih organizacija, integrirani su s korporativnim informacijskim sustavom i omogućuju izradu portalskih internetskih rješenja, sustava za interakciju s dobavljačima i prodajne mreže;

Sustavi upravljanja informacijama. Takvi sustavi omogućuju prikupljanje, kontrolu i isporuku informacija putem Interneta, Extraneta. Ove tehnologije predstavljaju temelj za stvaranje informacijskih portala. Sustavi upravljanja informacijama omogućuju organizacijama da akumuliraju informacije u distribuiranom korporativnom okruženju na temelju korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka.

Predložene klasifikacije su indikativne i mogu se nadopuniti drugim sustavima (npr. korporativnim sustavima za upravljanje elektroničkim dokumentima, sustavima za upravljanje rezultatima itd.).

Stoga je pitanje klasifikacije automatiziranih uredskih sustava prilično komplicirano zbog brzog razvoja tržišta ovih sustava. Posljednjih godina, koncepti kao što su sustav upravljanja znanjem, sustav

upravljanje korporativnim sadržajem, sustav upravljanja resursima poduzeća, sustav upravljanja odnosima s klijentima itd., što odražava glavni trend – stvaranje korporativnih informacijskih resursa kao temelja suvremene organizacije i tehnologije informacijske podrške.

Stoga tehnologija upravljanja znanjem igra sve važniju ulogu za organizaciju u smislu centralizirane pohrane svih mrežnih informacija. Mogućnosti sustava upravljanja znanjem nadilaze analizu i strukturiranje podataka i obuhvaćaju sve oblike timskog rada. Omogućuju vam praćenje kako korisnik radi s informacijama; svi odgovori e-poštom, generirani dokumenti i web pretraživanja postaju pasivan način pružanja artikuliranog znanja. Tražilice ovakvih sustava ne samo da pronalaze fraze po ključnim riječima, već prikazuju i imena autora i onih koji su tražili određenu temu, a nude i način da ih kontaktirate. Osim toga, rezultati pretraživanja uključuju popis korisnika koji su trenutno povezani na mrežu.

Sustavi za upravljanje odnosima s kupcima (CRM_systems) su sustavi za izgradnju odnosa s kupcima, alati za upravljanje odnosima, za izgradnju baze kupaca. Ovo je novi pristup poslovanju s apsolutnim fokusom na kupca. Funkcionalnost takvog sustava obuhvaća marketing, prodaju i servis, korisničku podršku, analizu podataka, što odgovara svim fazama akvizicije kupaca. Jedna od najvažnijih zadaća sustava na ovoj razini je organizacija interakcije između odjela marketinga, prodaje i usluga. Uz pomoć takvih sustava moguće je procijeniti isplativost različitih marketinških programa i promocija. Jasnija organizacija rada

omogućuje koncentriranje napora na određenu ciljanu publiku, upravljanje procesom privlačenja kupaca te blisku i plodnu interakciju s odjelom prodaje. Implementacija sustava u prodajnom odjelu tvrtke zauzvrat će omogućiti potpuno upravljanje prodajom od distribucije potencijalnih kupaca do pripreme ugovora. Važna su i pitanja dobre postprodajne usluge, profesionalnosti i pravovremenosti odgovora na zahtjeve kupaca: SCM sustav pomoći će uspostaviti nesmetan i kvalitetan rad servisnog odjela.

ERP_systems (Enterprise Rescourcer Planning - korporativno planiranje resursa) - najnovije dostignuće u evoluciji automatiziranih integriranih sustava upravljanja poduzećem. Sustavi ERP klase omogućuju podršku cjelokupnom ciklusu upravljanja - planiranju, računovodstvu, kontroli i regulaciji - za gotovo sve glavne funkcije aktivnosti. Prije svega, to uključuje:

planiranje proizvodnih aktivnosti;

upravljanje kupnjom, zalihama, prodajom;

financijsko upravljanje;

upravljanje osobljem;

upravljanje troškovima;

upravljanje projektima i programima;

projektiranje proizvoda i tehnoloških procesa.

Treba naglasiti da svi funkcionalni blokovi ERP_sustava

međusobno usko povezani, što omogućuje stvarno upravljanje gotovo svim aspektima aktivnosti suvremenog poduzeća.

Sustavi ERP klase nisu izravno povezani s proizvodnim procesom, nisu automatizirani sustavi upravljanja tehnološkim procesima, već se bave modelom tehnološkog procesa. Njihov se rad sastoji u poboljšanju aktivnosti poduzeća, optimizaciji materijalnih i financijskih tokova na temelju potrebnih informacija unesenih na radnim mjestima. Jedan sustav pokriva planiranje i upravljanje svim aktivnostima proizvodnog poduzeća, od nabave sirovina do otpreme robe potrošaču. Kao rezultat toga, ERP sustavi omogućuju postizanje dosljednosti u radu različitih odjela, uz smanjenje administrativnih troškova i eliminiranje problema integracije podataka za različite aplikacije. Ovi sustavi su alat za poboljšanje učinkovitosti upravljanja, donošenje ispravnih strateških i taktičkih odluka na temelju pravovremenih i pouzdanih informacija koje izdaje računalo.

Rezimirajući navedeno, napominjem da se tržište softverskih proizvoda namijenjenih automatizaciji predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova trenutno ubrzano razvija. Njegovo proučavanje moguće je samo na temelju tipologizacije postojećih automatiziranih uredskih sustava. Međutim, problem klasifikacije softvera za automatizaciju predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova zapravo je u početnoj fazi razvoja i zahtijeva daljnje proučavanje. Imajte na umu da se osim općih karakteristika (dostupnost alata za sigurnost dokumenata, mogućnost registracije, snimanja, pretraživanja dokumenata itd.), sustavi razlikuju po namjeni, funkcionalnosti, razini prilagodbe ruskoj tradiciji uredskog rada i mnogim drugim parametrima. Prisutnost razumnih kriterija za klasifikaciju sustava automatizacije za predškolske odgojno-obrazovne ustanove od iznimne je važnosti u fazi odabira softverskog proizvoda.

Zaključak

Stvaranje učinkovitog sustava upravljanja danas je ključni problem većine domaćih organizacija i poduzeća, a sve više organizacija shvaća da njihov učinkovit rad, poboljšanje informacijskih i dokumentacijskih usluga u sektoru upravljanja, povećanje produktivnosti i kvalitete rad rukovodnog osoblja u cjelini nemoguć je bez uvođenja modernih tehnologija i posebnog softvera. ... Dakle, učinkovitost upravljanja danas je izravno povezana s korištenjem naprednih tehnologija upravljanja dokumentima (elektronički dokument menadžment), a ovaj se problem ne može podcijeniti.

U ovom radu nastojao sam cjelovito sagledati pitanja vezana uz uvođenje i implementaciju elektroničkog upravljanja dokumentima. Analizirani su različiti aspekti ove problematike: pravni, organizacijski, softverski i hardverski itd.

Slični dokumenti

Upravljanje papirologijom i elektroničkom dokumentacijom. Suvremeni sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima i sustavi automatizacije za klasični uredski rad. Kreiranje uredskog rada bez papira u prometnim područjima upravljačkih aktivnosti.

seminarski rad dodan 08.12.2010


Proučavanje organizacije i sredstava informacijske tehnologije u uredskom radu. Razmatranje glavnih elektroničkih uredskih sustava. Norme, standardi i zahtjevi za organizaciju uredskog rada. Proučavanje sustava hotelskog upravljanja po dokumentima.

seminarski rad dodan 30.04.2014


Koncept poslovnog procesa. Oblici automatizacije registracije dokumenata. Funkcije elektroničkih sustava upravljanja uredskim radom i tijekovima rada, opravdanost njihovog izbora i praktična primjena. Struktura tržišta softverskih proizvoda u području EDM-a.

seminarski rad, dodan 17.07.2013


Suvremeni elektronički sustavi upravljanja i rada s dokumentima. Problemi tradicionalnih i elektroničkih tehnologija predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova. Izbor učinkovitog EDMS-a (klasifikacija sustava za elektroničko upravljanje dokumentima). Sigurnost upravljanja elektroničkim dokumentima.

rad, dodan 12.12.2007


U članku se razmatraju kriteriji učinkovitosti koji s visokim stupnjem adekvatnosti omogućuju procjenu dizajna, razvoja i implementacije sustava za upravljanje dokumentima. Kriteriji se temelje na elementima formalnog modela složenog tijeka rada.

članak dodan 19.04.2006


Načela klasifikacije informacijskih sustava upravljanja. Značajke sustava upravljanja informacijama u državnim strukturama. Objekti za automatizaciju i pohranu informacija. Modernizacija sustava elektroničkog upravljanja dokumentima riznice.

rad, dodan 20.09.2013


Principi automatizacije ureda. Načela tehnologije elektroničkog upravljanja dokumentima. Sustavi za upravljanje dokumentima temeljeni na web tehnologijama. Korištenje e-pošte. Sustav korporativne elektroničke arhive.

seminarski rad, dodan 17.03.2004


Načela automatizacije i vrste arhitektura sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Poslovni procesi u okruženju 1C: Enterprise 8. Struktura informacijske baze elektroničkog upravljanja dokumentima dekanata. Objekti i metode mehanizma poslovnih procesa.

rad, dodan 27.06.2013


Analiza strukture i metodologije CASE-alata. Metodologije dizajna koje se koriste u CASE alatima. Osnovni koncepti sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, njihova izrada pomoću CASE-alata. Objektno orijentirano i strukturno projektiranje.

seminarski rad dodan 18.07.2014


Načela organiziranja tijeka poslova upravljanja. Izrada komponenti sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Directum: kratak opis sustava, zadaci koje treba riješiti, arhitektura. Sigurne radne prakse. Vrste opasnih i štetnih čimbenika.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDM) je sustav procesa za obradu dokumenata u elektroničkom obliku. Omogućuje vam da smanjite troškove poduzeća za papir i potrošni materijal, pojednostavite i ubrzate kretanje dokumenata, eliminirate njihov gubitak. Proces implementacije sastoji se od nekoliko faza, uključujući kupnju softvera, obuku osoblja i prilagodbu programa. Tržište nudi i plaćene i besplatne EDMS.

Pojava pristupačnog interneta velike brzine bila je poticaj za razvoj prvih elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima (EDMS). U početku im je cilj bio djelomično automatizirati rad s dokumentacijom. Dok je dokazao svoju učinkovitost, elektroničko upravljanje dokumentima počelo se uvoditi iu privatne organizacije i u državne agencije. Danas su to složena rješenja koja maksimalno automatiziraju aktivnosti tvrtke vezane uz promet dokumenata.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDM) je automatizirani informacijski sustav koji vam omogućuje racionalnu i jednostavnu organizaciju izrade, prijenosa, koordinacije i odobravanja dokumenata u organizaciji. Komponente EDF-a su:

• specijalizirani softver;
• Internet;
• e-mail - za učinkovitost komunikacije;
• lokalna mreža itd.

EDMS se može koristiti unutar tvrtke i između nekoliko različitih organizacija.

Referenca! Za korištenje EDMS-a samo unutar poduzeća, potrebno je kupiti samo poseban softver i mrežnu opremu. Za održavanje vanjskog protoka dokumenata bit će potreban dodatni zaposlenik - EDM operater.

Koje probleme rješava EDF?

Elektroničko upravljanje dokumentima rješava sljedeće zadatke:

• osiguranje transparentnosti rada tvrtke i učinkovitosti upravljanja kroz automatiziranu kontrolu izvršavanja zadataka;
• optimizacija, automatizacija poslovnih procesa i mehanizama izvođenja i kontrole;
• podrška zahtjevima međunarodnih standarda kvalitete;
• ušteda resursa smanjenjem troškova uložaka, papira i drugih materijala;
• podrška za učinkovito prikupljanje, upravljanje i pristup informacijama. Osiguravanje fleksibilnosti osoblja pohranjivanjem povijesti rada zaposlenika u organizaciji;
• olakšavanje kontrole kretanja dokumenata;
• evidentiranje aktivnosti;
• štiti od gubitka dokumentacije;
• pojednostavljenje, smanjenje troškova pohrane dokumenata zbog prisutnosti elektroničke arhive.

Osnovni zahtjevi za elektroničko upravljanje dokumentima

Sustav automatizacije tijeka rada mora ispunjavati osnovne zahtjeve:

• korisničko sučelje i shema pretraživanja dokumenata;
• kompetentna kontrola izvršenja dokumenata i dostupnosti njihovog sustava usmjeravanja;
• pouzdano skladištenje;
• mogućnost izrade analitičkih izvješća;
• potpora provedbi činovničkih poslova;
• osiguravanje potpune informacijske sigurnosti.

Moderni EDMS opremljeni su funkcijom obrade zahtjeva kupaca i drugim korisnim alatima koji vam omogućuju rješavanje zadataka potrebnih za svaku pojedinu organizaciju.

Prednosti i nedostaci LMS-a

Elektronički tijek dokumenata, u usporedbi s papirnim, ima niz prednosti:

• pojednostavljenje uredskog rada - nemoguće je dodijeliti iste brojeve različitim dokumentima, jer generiraju se automatski;
• prisutnost filtara - pretraživanje datoteka moguće je po raznim parametrima;
• praćenje faze prolaska dokumenta. U bilo kojem trenutku možete točno saznati tko radi s dokumentom, u kojoj je fazi;
• dokument se ne može izgubiti. Čak i ako se ukloni, oporavak je uvijek moguć;
• predlošci dokumenata su unificirani;
• najbrža moguća obrada dokumentacije. Nije potrebno nositi dokument od ureda do ureda radi odobrenja. Ovo je osobito korisno ako se odjeli u organizaciji nalaze u različitim zgradama;
• spremaju se sve verzije dokumenta - uvijek možete pratiti tko je i kada izvršio izmjene;
• prilagodljivi parametri i kriteriji za raspodjelu prava pristupa dokumentima;
• dostupnost dokumenata 24 sata, bilo gdje u svijetu, uz prisutnost interneta. Zaposlenik može raditi s dokumentacijom na službenom putu, godišnjem odmoru ili bolovanju;
• mogućnost rasporeda rada - nakon izrade dokumenta, u programu je naveden traženi datum njegovog izvršenja;
• štedi potrošni materijal - većinu dokumenata nije potrebno ispisivati.

Nedostaci su:

• skup softver;
• troškovi obuke zaposlenika;
• vrijeme utrošeno na digitalizaciju postojećih dokumenata.

Kako se povezati

Procedura za implementaciju ESUD-a trebala bi biti postupna. Sastoji se od nekoliko faza:

1. Kupnja softvera i po potrebi dodatne opreme.
2. Instalacija programa s naknadnom konfiguracijom. Distribucija prava pristupa, rute kretanja dokumenata itd.
3. Obuka zaposlenika.
4. Provjera i izrada elektroničkih komunikacijskih puteva između zaposlenika.
5. Angažiranje djelatnika za koordinaciju rada programa i rješavanje tehničkih problema ili sklapanje ugovora s outsourcing tvrtkom.
6. Digitalizacija postojećih papirnatih dokumenata.

Postoje li besplatne usluge

Programi za elektroničko upravljanje dokumentima uglavnom su plaćeni i prilično su skupi. Međutim, postoje besplatne usluge poput Alfresco i NauDoc. Ovi sustavi pružaju i besplatnu i plaćenu verziju s velikom funkcionalnošću. Važno je da se besplatna verzija koristi neograničeno vrijeme.

Alfresco

EDMS Alfresco je tržišni lider u sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima za velika poduzeća. U Europi, Americi i Rusiji uspješno ga koriste mnoge korporacije.

Važna informacija! Glavna razlika je mogućnost rada na bilo kojoj platformi i s bazama podataka stvorenim u bilo kojem programu.

Alfresco prednosti:

• mogući broj korisnika prelazi nekoliko desetaka tisuća;
• količina pohranjenih dokumenata nije ograničena;
• instalacija dodatnog softvera na sva računala tvrtke nije potrebna. Program radi na račun interneta, t.j. potpuno pristupačan webu;
• najbolje, u usporedbi s drugim uslugama, sučelje;
• sposobnost rada s mobilnim uređajima.

NauDoc

NauDoc je EDI sustav koji je razvio NAUMEN. Omogućuje upravljanje postupkom obrade dokumentacije, kao i kontrolu discipline izvršenja, kao rezultat dobivenih rezultata u provedbi zadanih zadataka.

Mogućnost kontrole u NauDoc-u omogućuje vam da zadaće svojim zaposlenicima izravno u sustavu, pratite njihovo izvršavanje, pratite rokove, šaljete dokumentaciju na odobrenje, a zatim šaljete već dogovorene dokumente drugim korisnicima EDMS-a. Program vam omogućuje konfiguriranje ruta za određenu vrstu dokumenata u automatskom načinu rada.

Apsolutno sve radnje u programu provode se putem web sučelja. To omogućuje prijavu na sustav bilo gdje u svijetu.

Prednosti NauDoc-a:

• radi na bilo kojem operativnom sustavu;
• besplatna osnovna verzija;
• besplatno obrazovanje;
• punopravno web sučelje;
• otvoreni izvor.

Informacije o glavnim uslugama

Danas na ruskom tržištu postoje programi elektroničkog upravljanja dokumentima između organizacija i unutar njih. Kriteriji odabira sustava:

• lakoća učenja;
• funkcionalnost;
• kvaliteta računovodstva ruskog zakonodavstva;
• razina tehničke podrške;
• cijena.

Posao

Delo je priznati lider u svom segmentu u Rusiji i drugim zemljama ruskog govornog područja. Uspješno ga koriste za promet dokumenata i uredski rad kako najveće korporacije i holdingi tako i mala poduzeća.

"Posao" je:

• praćenje dokumentacije za sve faze njihovog kretanja;
• predlošci, jednostavnost i praktičnost u izradi projekata;
• funkcionalnost i cjelokupno otklanjanje pogrešaka sustava.

S radom sustava Delo možete se upoznati gledanjem videa:

Cijena sustava ovisi o korištenom sustavu upravljanja bazom podataka - Microsoft SQL Server ili Oracle.

Tablica 1. Cijena licence za EDMS "Delo".

Indeks	Broj radnih mjesta
	1-5	6-20	21-50	51-100
	Microsoft SQL Server DBMS
	9 500	9 000	8 500	8 000
	Oracle DBMS
Cijena za 1 radno mjesto, rub.	13 400	12 900	12 500	11 900

Izvor: eos.ru

Referenca! Obračun se vrši na obračunskoj osnovi. Na primjer, cijena proizvoda s Oracle DBMS-om za 40 radnih mjesta bit će: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 rubalja.

Logika

Do 2012. danas poznat sustav "Logika" zvao se "Šef-Referent". Promjena imena nije utjecala na kvalitetu usluge. I dalje je pouzdan i funkcionalan. Pogodno za organizacije svih veličina.

"Logika" je:

• sposobnost dizajniranja složenih ruta za kretanje dokumenata.
• visoka razina zaštite podataka;
• lakoća svladavanja sustava od strane početnika;
• fleksibilan i jednostavan za prilagodbu. Izmjena procesa obrade dokumentacije.

Nedostaci programa uključuju nezgodno razlikovanje prava pristupa, u slučaju visoke razine fluktuacije osoblja.

1C: Tijek dokumenata

Najsvestraniji sustav upravljanja dokumentima za organizaciju. "1C: Upravljanje dokumentima" pruža pouzdanu i centraliziranu pohranu dokumenata bilo kojeg formata, omogućuje pristup ovlaštenim zaposlenicima.

Prednosti sustava:

• dobro funkcionirajući algoritam pretraživanja podataka;
• optimalna kombinacija cijene i funkcionalnosti;
• sustav za pohranu dokumenata svih formata - od grafičkih i tekstualnih do audio i video datoteka;
• podrška za integraciju s vanjskim aplikacijama;
• široku skalabilnost, što omogućuje uspješno korištenje ovog softvera iu velikim i malim poduzećima.

Postoje samo dvije mana:

• složenost obuke, čak i za iskusne korisnike;
• visoki zahtjevi sustava.

Tablica 2. Cijene EDS-a za 50 radnih mjesta

Franšiza	Cijena za 1 zaposlenika, rub.	Cijena za 50 zaposlenika, rub.
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
Posao	9 500	437 500
Logika	5 900	260 000
1C: Uredski rad	4 568	228 400
Eufrat	7 300	295 000
EMC Documentum	Pojedinac	Pojedinac
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-Radni tijek	–	75 000

Izvori: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Referenca! Cijena sustava "1C: Tijek dokumenata" izračunava se pod uvjetom da tvrtka već koristi program "1C: Enterprise". U suprotnom će se dodati trošak poslužiteljske licence.

Nemojte misliti da je elektroničko upravljanje dokumentima jamstvo trenutnog povećanja profitabilnosti tvrtke. Naprotiv, njegova provedba može dovesti do ozbiljnih troškova i kao rezultat toga smanjiti dobit. Nemojte bezobzirno kupiti EDMS licencu. To posebno vrijedi za male tvrtke. Međutim, u slučaju velikih organizacija, veliko opterećenje zaposlenika, širenje poslovanja, elektroničko upravljanje dokumentima može značajno smanjiti troškove poduzeća, a njegova implementacija će se dovoljno brzo isplatiti.

S proliferacijom računala, 100% dokumenata nastaje elektronički. Ipak, više od polovice ih se još uvijek tiska za pregled i odobrenje.

Što se tiče razmjene dokumenata i potpisivanja ugovora između poslovnih subjekata, ovdje se gotovo uvijek koristi papir.

Postoje tri načina za predaju:

• Putem Sustava zajamčene dostave poruka na osobnom računu poreznog obveznika;
• Na magnetskim nosačima s EDS-om
• Kroz program „Terminal poreznog obveznika“ u uredima porezne inspekcije.

Povećanje operativne učinkovitosti i smanjenje troškova cilj je s kojim se suočava svako poduzeće koje planira ostati u poslovanju dugi niz godina. A to se može postići uvođenjem elektroničkog upravljanja dokumentima, posebno kako je to predviđeno ruskim zakonodavstvom.

Pritom je važno paziti na one dokumente koji se u skladu sa zakonom moraju tiskati u papirnatom obliku te paziti da se papirnati i elektronički dokumentotok ne dupliciraju, jer se u tom slučaju ništa ne može spasiti.

Ako je sve ispravno organizirano, tada je elektroničko upravljanje dokumentima ključ učinkovitosti modernog poduzeća.

Preporuka za čitanje

Upute za Windows

Definicija, osnovna svojstva i grafovi hiperboličkih funkcija

Upute za Windows

Osnovni pojmovi geometrije Lobačevskog

Upute za Android

Hetman Partition Recovery - program za oporavak podataka s memorijske kartice ili tvrdog diska

Pametni telefoni

Koliki je magnetski moment trajnog magneta

Uredski programi

Implementacija i razvoj sustava elektroničkog upravljanja dokumentima: oslobađamo se zabluda i formiramo prave ciljeve

Uredski programi

Postavite operacije i njihova svojstva