Optimizacija opskrbnog odjela. Optimizacija upravljanja nabavom i nabavom. Vrste materijala koji zahtijevaju različite pristupe nabavi
U ovom ćete članku pročitati zašto poduzeću treba odjel nabave, koja se struktura odjela nabave može smatrati optimalnom i kako organizirati učinkovito upravljanje odjelom nabave. Pročitajte odgovore na ova pitanja, kao i detaljne informacije o ulogama i odgovornostima odjela nabave.
Zašto tvrtka treba odjel nabave?
Rad opskrbnog odjela potrebno kako bi se održala dovoljna ponuda dobara u poduzeću. Bavi se utvrđivanjem potreba poduzeća za određenim materijalima, robom, tehničkim sredstvima, kao i organiziranjem njihovog skladištenja i izdavanja, kontrolom namjene korištenja materijalno-tehničkih sredstava i promicanjem njihove uštede.
Prilikom rješavanja ovog problema, zaposlenici odjela opskrbe morat će proučiti, uzeti u obzir ponudu i potražnju za svim potrošenim materijalnim resursima, kao i analizirati razinu i fluktuacije cijena za proizvode, za posredničke usluge, tražiti najprofitabilniju opciju za distribuciju robe, optimizirati svoje zalihe, vodeći računa o smanjenju skladišnih i transportno-nabavnih troškova
- Direktor proizvodnje: funkcije i uvjeti posla
Glavna funkcija odjela opskrbe je optimalno, pravodobno osiguranje odgovarajućih materijalnih sredstava za proizvodnju - odgovarajuće kvalitete i složenosti.
Koje funkcije obavlja odjel nabave?
Funkcije odjela nabave predstavljene su u 3 osnovna područja:
1) Planiranje, uključujući:
Studija unutarnjeg i vanjskog okruženja poduzeća, tržišta za pojedine proizvode;
Predviđanje, utvrđivanje potreba poduzeća za materijalnim resursima svih vrsta uz planiranje optimalnih ekonomskih odnosa;
Planiranje potreba za materijalima uz postavljanje limita zaliha radionica;
Optimizacija proizvodnih zaliha;
Operativno planiranje opskrbe.
2) Organizacijske funkcije:
Prikupljanje informacija o potrebama proizvoda, sudjelovanje na prodajnim izložbama, sajmovima, aukcijama i sl.
- analiza izvora zadovoljenja potreba za materijalnim resursima radi utvrđivanja optimalnog;
- pribavljanje i organiziranje primanja stvarnih sredstava;
- sklapanje poslovnih ugovora o opskrbi s odabranim dobavljačima;
- osiguranje gradilišta, radionica i radnih mjesta potrebnim materijalnim sredstvima;
- organizacija skladišta, koja je dio vlasti opskrbe.
3) Kontrola i koordinacija rada, uključujući:
Praćenje ispunjavanja ugovorenih obveza dobavljača, rokova isporuke;
- ulazna kontrola složenosti i kvalitete materijalnih resursa koji se isporučuju poduzeću.
- kontrola proizvodnih zaliha;
- podnošenje tužbi prema prijevozničkim tvrtkama i dobavljačima;
- analiza rada opskrbne službe, izrada mjera za koordinaciju opskrbne djelatnosti, povećanje učinkovitosti njezinog djelovanja.
Struktura odjela opskrbe
Među glavnim čimbenicima koji određuju strukturu odjela opskrbe treba istaknuti:
1. Veličina poduzeća;
2. Pripadnost industriji;
3. Vrsta proizvodnje;
4. Broj i geografski položaj dobavljači;
5. Količine i raspon utrošenih materijalnih resursa
6. Količine i asortiman proizvedenih proizvoda.
Jedinice koje čine opskrbnu službu, njihov broj i funkcije ovise o tim čimbenicima. Usluga opskrbe organizirana je uzimajući u obzir iskustva sličnih poduzeća, kao i zahtjeve za učinkovitu provedbu svih funkcija opskrbe.
Pri formiranju odjela opskrbe glavni uvjet je načelo cjelovitosti i složenosti - struktura mora uključivati sve odjele koji su uključeni u opskrbu.
Važan čimbenik koji utječe na strukturu odjela nabave je veličina poduzeća. Odjeli nabave razlikovat će se u poduzećima različitih veličina. U velikim poduzećima organiziran je sustav upravljanja nabavom, logistikom i nabavom s različitim odjelima i odjelima prema funkcijama i područjima djelovanja. Kod srednjih poduzeća organizirani su odjeli materijalno-tehničke opskrbe, logistike i nabave.
Upravljanjem materijalno-tehničkim zalihama u malim poduzećima bavi se voditelj poduzeća ili njegov zamjenik - to je tipično za neproizvodna poduzeća. U malom poduzeću, kako se ono povećava, može se formirati odjel nabave. Prilikom stvaranja odjela nabave u poduzeću, na njega se prenose sve funkcije skladištenja, dostave i upravljanja zalihama.
Među glavnim vrstama organizacijskih struktura opskrbne službe su:
1. Funkcionalna struktura:
Odjel za promet;
Odjel nabave;
Odjel planiranja i otpreme;
Skladišni objekti;
Grupa carinjenja robe.
Ova struktura odjela opskrbe prikladna je za srednja poduzeća bez odjela logistike. Odjel za planiranje i otpremu bavi se planiranjem nabave, kontrolom, regulacijom i analizom provedbe plana nabave. Funkcionalna struktura je temeljna, a njeni elementi prisutni su iu drugim vrstama organizacijskih struktura opskrbne službe. U malim poduzećima, u pravilu, MTS usluga uključuje odjel transporta, odjel nabave i skladište.
2. Robna struktura. Kada poduzeće koristi širok raspon materijalnih resursa sa značajnim količinama kupnje, robni odjeli koji rade s materijalnim resursima mogu se formirati u službi opskrbe. određene vrste. Slična je struktura tipična za velika veleprodajna i proizvodno trgovačka poduzeća.
- Kompetencije menadžera prodaje: 7 znakova profesionalca
Robni sektori obavljaju operativne funkcije opskrbe i nabave specifičnih materijalnih sredstava. Grupa za planiranje i otpremu bavi se planiranjem, praćenjem i reguliranjem provedbe plana opskrbe. Grupa za carinjenje osigurava evidentiranje carinskih dokumenata uz prolazak materijala kupljenih u inozemstvu kroz carinu.
3. Struktura tržišta. Kada poduzeće kupuje resurse na raznim tržištima ili u različite zemlje, u službi opskrbe formiraju se regionalni odjeli koji rade s dobavljačima s tih tržišta (zemalja). Kao rezultat toga, bit će moguće uzeti u obzir zakonske norme i specifičnosti tih tržišta.
4. Matrična struktura usluge opskrbe – formira se tijekom provedbe više projekata u poduzeću ili tijekom puštanja u promet različiti tipovi proizvoda. U tom slučaju za svaki proizvod ili projekt formira se vlastita jedinica nabave.
Kada se u poduzeću formira logistička služba, u njen sastav prelaze odjeli transporta, otpreme, carinjenja i skladištenja.
Prodavaonice u velikim poduzećima imaju vlastite odjele opskrbe uključene u planiranje. Operativno reguliranje opskrbe gradilišta i radionica materijalnim sredstvima. Ove divizije imaju vlastita skladišta, primajući materijalne resurse iz skladišta odjela opskrbe poduzeća.
Služba opskrbe u velikim poduzećima može uključivati odjel za vanjsku suradnju koji osigurava komponente i poluproizvode od dobavljača. Ovi odjeli mogu biti izgrađeni na temelju proizvoda ili funkcionalnih karakteristika.
Odakle odjelu nabave dobavljači?
Katalozi i cjenici;
Internet;
Trgovački časopisi;
Sajmovi i izložbe;
Financijske institucije službenih tijela, banke;
Trgovački imenici;
Trgovine i aukcije;
Trgovinske misije;
Vlastito istraživanje;
Konkurenti potencijalnih dobavljača;
Osobni kontakti, korespondencija s mogućim dobavljačima;
Specijalizirane novinske agencije, istraživačke organizacije;
Trgovačka udruženja;
Companies House, državni odjeli, službe za licenciranje, porezne vlasti i druga tijela koja imaju javne informacije.
Nabava može donijeti značajne koristi
na natječajnoj osnovi
Ako sumnjate da su specijalisti opskrbne službe za proviziju, trebate uputiti zaposlenike druge službe da provedu brzu reviziju uvjeta nabave. Konkretno, uspoređivanje vaših nabavnih cijena s javnima, traženje prijedloga za glavnu kupljenu robu u ime fiktivne tvrtke (ili od druge tvrtke, ako osoba koja se provjerava ne poznaje odnos poduzeća). Takvom komunikacijom bit će moguće utvrditi stvarne cijene dobavljača i razumjeti njegove metode lobiranja svojih interesa u tvrtkama koje kupuju.
Uspostaviti suradnju između odjela. Nabavna služba treba kontrolirati informacije na tržištu, informirati proizvodnu službu (odjel prodaje u trgovačkom poduzeću) o pojavi novih proizvoda s boljom potrošačkom vrijednošću, svojstvima koje nude dobavljači. Dobavljači će od dobavljača dobivati podatke o novim proizvodima i tehnologijama. , donoseći nove prilike svojim radnim tvrtkama.
U članku “Unaprjeđenje upravljanja proizvodnjom – od borbe s opasnostima krize do realizacije novih mogućnosti”* nedostatak potrebnih materijala, komponenti ili opreme smatra se jednim od značajnih problema koji prijete poremetiti proizvodne planove. U ovoj publikaciji Alexey Kislov 1C predlaže plan specifičnih radnji za organizaciju procesa nabave materijala kako bi se smanjili troškovi i minimizirao broj slučajeva nedostatka materijala kada je to potrebno.
Bilješka:
* članak „Poboljšanje upravljanja proizvodnjom – od borbe s opasnostima krize do realizacije novih prilika
U nestabilnoj gospodarskoj situaciji u proizvodnim poduzećima povećavaju se rizici povezani s mogućim promjenama radnih uvjeta kod dobavljača materijala i sirovina.
Važni protukrizni zadaci u području materijalne opskrbe su:
- smanjenje troškova održavanja skladišnih zaliha;
- fleksibilan rad s dobavljačima po povoljnim uvjetima;
- organiziranje nabave materijala i ostalih komponenti naknadno - točno na vrijeme;
- vođenje točne evidencije o dostupnosti kupljenih komponenti i njihovim skladišnim mjestima
Često skladište sadrži očito prevelik broj kupljenih jedinica materijala i komponenti, to je zbog želje da se ima određena sigurnosna zaliha, koja se obično ne izračunava analitički, razlozi također mogu biti u minimalnim količinama nabave, nedosljedan rad služba logistike, proizvodnje i prodaje. Istodobno, kada je određena stavka proizvoda hitno potrebna, možda neće biti dostupna u potrebnoj količini, dolazi do hitne kupnje po prenapuhanim cijenama, propuštaju se rokovi proizvodnje i postoji opasnost od gubitka ne samo tekuće dobiti, već i budućih - u vidu odbijanja daljnjih narudžbi, gubitka kupaca, što je u krizi nedopustivo.
Da biste riješili zadatke, možete formulirati plan određenih radnji:
3. Organiziranje kontrole cijena dobavljača, rad s dobavljačima na konkurentskim načelima
1. Izrada sustava upravljanja narudžbama, segmentacija artikala prema vrsti upravljanja narudžbama
Opći raspon nabavljenih komponenti i materijala može se podijeliti u dvije skupine prema vrsti upravljanja narudžbama: prema potrebama proizvodnje, prema vrijednosti točke narudžbe. Koristeći fleksibilne mehanizme planiranja koje nudi 1C Manufacturing Enterprise Management 8, možete smanjiti troškove resursa za izradu pouzdanog plana isporuke. Analiziramo učestalost potrošnje materijala, za često korištene materijale optimalno je postaviti vrstu kontrole na mjestu narudžbe.
1C Manufacturing Enterprise Management 8 (1C UPP) omogućuje vam da odredite specifične vrijednosti za točku narudžbe i sigurnosnu zalihu za svaku stavku:
Kliknite za povećanje
Postavljanjem ovih vrijednosti rješavamo probleme uključivanja sličnih materijala i komponenti u radni nalog, smanjujemo rizike njihovog izostanka u slučaju hitne potrebe za korištenjem, dok su razine zaliha uvijek pod kontrolom.
2. Formiranje pouzdanih planova nabave materijala i komponenti vezanih uz stvarne planove proizvodnje
Podsustav za upravljanje nabavom, dio složenog aplikativnog rješenja 1C Manufacturing Enterprise Management, pruža široke mogućnosti za izradu planova nabave za bilo koje razdoblje, s različitim stupnjevima detalja, a također prati izvršenje tih planova.
Koncept planiranja nabave, implementiran u 1C UPP, može se prikazati kao sljedeći dijagram:
Glavni plan može se izraditi u kvantitativnom i/ili troškovnom smislu s različitim stupnjevima detalja - po proizvodu i njegovim karakteristikama ili po grupama proizvoda, kao i s različitim učestalostima. Dodatne mogućnosti planiranja uključuju detalje po odjelu i projektu.
Sustav 1C Manufacturing Enterprise Management 8 pruža mehanizam za automatsko generiranje planova nabave na temelju stvarnih podataka, koji uključuju:
- narudžbe kupaca i interne narudžbe;
- količine kupnje i prodaje za isto razdoblje;
- planovi prodaje;
- stanje zaliha.
Za usporedbu različitih verzija planova, kao i za praćenje njihove provedbe, dostupna su posebna izvješća o analizi planova:
Kliknite za povećanje
Koristeći ovaj alat, u mogućnosti smo brzo modelirati potrebni plan nabave na temelju predviđenih uvjeta isporuke i dostupnosti proizvodnih naloga. Dobivamo stvarno potrebne količine za određeni proizvodni program, bez pogađanja na talogu kave i bez količinskog viška.
3. Organizacija kontrole cijena dobavljača, rad na konkurentskim načelima
Ekonomska situacija koja se dinamično mijenja tijekom krize prisiljava menadžment proizvodnih poduzeća da stalno prate cijene dobavljača i konkurenata. Mehanizam određivanja cijena implementiran u 1C Manufacturing Enterprise Management 8 omogućit će vam ne samo pohranjivanje i ažuriranje cjenika dobavljača, već i provođenje usporedne analize cijena za iste proizvode.
Dakle, bez radno intenzivnih operacija, moguće je donijeti odluku o raspodjeli narudžbi za nabavu artikala prema najpovoljnijim ponudama dobavljača.
4. Osiguravanje isporuka na vrijeme
Nakon izrade master planova i odabira optimalnih dobavljača potrebno je dobiti kalendarski plan isporuka, čime se osigurava maksimalan ritam proizvodnje bez povećanja skladišnih zaliha.
Master planovi se specificiraju pomoću mehanizma operativnog planiranja nabave, koji će logističkoj službi omogućiti planiranje isporuka točno prema danu i specifičnim uvjetima. Prilikom automatskog generiranja narudžbi za dobavljače, sustav vam omogućuje da uzmete u obzir izvore i rasporede potreba za sirovinama i materijalima. Time su rizici i troškovi minimizirani za asortiman isporučenih materijala i komponenti, koji imaju tip upravljanja narudžbama prema potražnji.
Također uzeti u obzir materijale u rezervi, likvidnost skladišnih zaliha, te generirati različite analitičke izvještaje.
Dakle, koristeći alate opisane u paragrafima 1-4, moguće je riješiti probleme minimiziranja troškova u području opskrbe materijalom u okviru opće antikrizne politike poduzeća te minimizirati rizike nedostupnosti materijala u skladištu u vrijeme potrebe.
Odjel logistike je odjel čije je djelovanje usmjereno na osiguranje potrebnih resursa za proizvodnju. Štoviše, ova aktivnost mora se provoditi od samog početka od nastanka takve potrebe za resursima do njihovog korištenja tijekom proizvodnje proizvoda.
Definicija ključnih pojmova
Odjel opskrbe djeluje u okviru komercijalne djelatnosti poslovnog subjekta koja podrazumijeva obavljanje različitih trgovačkih poslova vezanih uz nabavu potrebnih sredstava i prodaju proizvedenih proizvoda. Optimalna organizacija toga u određenoj je mjeri određena razinom korištenja sredstava u proizvodnji, rastom produktivnosti rada, smanjenjem troškova proizvodnje i povećanjem profitabilnosti i dobiti poduzeća. Odjel nabave materijala ima istu ulogu u upravljanju proizvodnjom.
Glavni cilj ove divizije je dovesti specifične resurse do sudionika u proizvodnji u potrebnoj količini i obujmu, na vrijeme i uz minimalne troškove.
Odjel opskrbe ima ciljanu prirodu, što je određeno njegovim fokusom i svrhom osiguravanja funkcioniranja proizvodnog poduzeća. Prije svega, riječ je o potrebama različitih potrošača proizvoda, usluga ili rada pojedinog poslovnog subjekta.
Nabavna služba: uloga i značaj
Njegova uloga i značaj su sljedeći:
Djelatnost ovog odjela prethodi proizvodnji i ne služi samo kao potpora procesu, već i samostalno kreira, u određenom smislu, njegovu cijenu i;
Utvrđuje i oblikuje kako ekonomske rezultate poslovnog subjekta tako i potrebe za resursima i gotovim proizvodima samih potrošača;
Označavanje financijskih rezultata proizvodnog poduzeća;
Kao vrsta djelatnosti poduzeća služi kao glavni izvor njegove konkurentnosti.
Značajan udio materijalnih troškova u ukupnim troškovima (oko 60%) također potvrđuje značajnu važnost materijalno-tehničke opreme.
Glavne zadaće i funkcije opskrbnog odjela
1. Osiguravanje i naknadno održavanje optimalne razine rezervi resursa, što će pomoći u smanjenju troškova povezanih s njihovom nabavom.
2. Osiguravanje točne, brze, sveobuhvatne i prilično pouzdane isporuke resursa potrošačima (ponekad čak i radnom mjestu).
Služba nabave obavlja sljedeće funkcije: komercijalno-tehnološke, te pomoćne i osnovne. Glavne funkcije uključuju nabavu resursa, a pomoćne funkcije uključuju marketing i pravnu podršku.
Kategorije dobavljača
U modernim velikim tvrtkama zaposlenici odjela opskrbe podijeljeni su u nekoliko kategorija. To je zbog stalnog rasta obujma u poduzećima, što podrazumijeva odvajanje funkcija planiranja, opskrbe i skladištenja robe. S ovom strukturom, svaki odjel obavlja svoje vlastite funkcije i ima određeni smjer. Koordinacija rada unutar ovih ustrojstvenih jedinica provodi se opskrbom.
Struktura sustava opskrbe
U sklopu ovakve organizacije rada svaki pojedini odjel mora biti odgovoran za određenu grupu robe uz punu kontrolu nabave sredstava i njihovog skladištenja u skladištima.
Treba napomenuti da je struktura opskrbnog sustava glavni alat za postizanje ciljeva svakog poslovnog subjekta koji djeluje, primjerice, u području trgovine. Stoga se mora posvetiti velika pažnja procesu strukturiranja logističkog odjela.
Odjel nabave poznat je i pod drugim imenom - “odjel nabave”. Ova se podjela formira ovisno o broju dobavljača i asortimanu uvezene robe. Treba uzeti u obzir i promet proizvoda. Često u poduzećima u takvim odjelima postoji preko deset dobavljača po zaposlenom. Uglavnom se područja rada dodjeljuju ovisno o vrsti robe ili grupi proizvoda. Obični zaposlenici prate opskrbu robom, pravodobno plaćanje njihove isporuke, a također planiraju naknadne kupnje. opskrba kontrolira provedbu odobrenih, prati promet robe, prati rad poslovođa i, naravno, vodi opće vođenje. Njegove odgovornosti uključuju osiguravanje kontinuiteta i planirane isporuke.
Rad svakog poduzeća ovisi o dostupnosti sirovina, roba i usluga koje mu isporučuju druge organizacije. Čak i najmanji ured zahtijeva prostor, toplinu, svjetlo, komunikacijsku i uredsku opremu, namještaj i razne druge predmete za obavljanje svojih funkcija. Nijedna organizacija, poduzeće ili institucija nije samodostatna.
Upravljanje nabavom je područje djelovanja kroz koje tvrtka nabavlja potrebne robe i usluge. Nabavni proces je organizirano stjecanje proizvoda za daljnju preradu ili preprodaju. Proizvodi koji se kupuju za industrijska poduzeća uglavnom su materijalna sredstva potrebna za proizvodnju i za trgovačka društva– gotovi proizvodi za naknadnu prodaju.
Poslovi organiziranja i vođenja nabave usmjereni su na zadovoljenje potreba poduzeća za sirovinama, materijalom, robom i uslugama. Zadaća službe opskrbe poduzeća je organizirati primitak potrebne kvalitete i količine sirovina, materijala, roba i usluga u poduzeće u pravo vrijeme, na pravom mjestu, od pouzdanog dobavljača koji pravodobno ispunjava svoje obveze. , uz dobru uslugu (i prije i poslije prodaje) i po povoljnoj cijeni.
Aktivnosti organiziranja i vođenja nabave mogu se promatrati u dva aspekta - operativni I strateški.
Operativna opskrba– redovito poslovanje s ciljem izbjegavanja manjkova, nedostatka materijalnih sredstava ili gotovih proizvoda. Nedostatak robe potrebne količine i kvalitete, odnosno njezina nepravovremena isporuka može stvoriti problem krajnjem potrošaču proizvoda ili usluge i dovesti do povećanja troškova.
Strateška strana ponude– sam proces upravljanja nabavom, interakcija s vanjskim dobavljačima u skladu s potrebama i zahtjevima krajnjeg potrošača, planiranje i razvoj shema i metoda nabave. Koncept upravljanja opskrbom odnosi se na planiranje i kontrolu svih ulaznih tokova materijala (materijalni resursi i gotovi proizvodi) koji ulaze u tvrtku.
Opskrba poduzeća uključuje sljedeće aktivnosti:
Planiranje prijema materijalnih sredstava i (ili) gotovih proizvoda;
Uspostavljanje poslovnih odnosa s dobavljačima;
Organizacija dostave;
Praćenje isporuke;
Prijem i kontrola kvalitete;
Zbrinjavanje nepreuzetih ili nekvalitetnih ostataka.
Djelokrug poslova nabave uključuje sve funkcije čije je obavljanje neophodno za kontinuirano poslovanje društva. Dakle, aktivnosti menadžera nabave uključuju rješavanje sljedećih zadataka:
Utvrđivanje potreba za materijalnim sredstvima;
Potražite potencijalnog dobavljača;
Procjena mogućnosti kupnje iz više alternativnih izvora;
Odabir načina nabave;
Određivanje prihvatljive cijene i uvjeta isporuke;
Praćenje isporuke;
Ocjenjivanje dobavljačevih proizvoda i kvalitete usluga dobavljača.
Ako se funkcije nabave prošire, tada će uključivati kontrolu zaliha, transport i prihvat kupljenih proizvoda.
Određivanje načina nabave
Organizacija procesa opskrbe uključuje:
· stvaranje procesne infrastrukture;
· Stvaranje organizacijska struktura upravljanje opskrbom.
Pogledajmo svaku od ovih komponenti.
1. Opskrbna infrastruktura uključuje odjele skladišnih i transportnih objekata.
2. Temelj za određivanje organizacijske strukture upravljanja opskrbom trebaju biti načela koja osiguravaju sve funkcije upravljanja skupom odjela. To je prije svega upravljanje na niskoj razini, fleksibilnost, učinkovit sustav veze, načelo jedinstva zapovijedanja i jasno razgraničenje funkcija.
Postoje 2 glavne opcije za organiziranje opskrbe, koje se bitno razlikuju jedna od druge u svojoj sposobnosti implementacije sustavnog pristupa upravljanju tokovima materijala u procesu opskrbe poduzeća sirovinama:
· centralizirano;
· decentralizirano.
Kako će točno biti organizirana opskrba ovisi o vrsti i veličini organizacije. U maloj organizaciji, jedan zaposlenik može biti odgovoran za svu nabavu. Organizacija srednje veličine može imati odjel sa osobljem za nabavu, špediterima, skladišnim radnicima itd. U velika organizacija nabava može uključivati stotine ljudi koji koordiniraju velike nabave materijala.
Ako organizacija pristupi procesu nabave s decentralizirane pozicije, tada će zaposlenici odjela samostalno provoditi nabavu, svatko za svoj odjel (Prilog 1).
Prednosti ovog pristupa:
1. korisnik poznaje potrebe odjela bolje od bilo koga drugoga;
2. sposobnost bržeg zadovoljenja potreba za materijalnim sredstvima.
Nedostaci decentralizirane nabave:
1. pri rješavanju operativnih pitanja zaposlenici mogu ne primijetiti trendove u promjenama u planiranju organizacije u cjelini;
2. nedovoljna stručnost zaposlenika i problemi u određivanju mogućnosti opskrbe;
3. Nijedan odjel ne može biti dovoljno velik da izvrši funkcionalnu analizu u područjima kao što su carina, transportne usluge, skladištenje, upravljanje zalihama, analiza nabave itd.
Kao što vidite, zadaci "što kupiti" i "koliko kupiti" odlučuje Uprava za pružanje usluga. Ovdje se također obavljaju radovi na skladištenju otkupljenih predmeta rada.
Zadaće “od koga kupovati” i “pod kojim uvjetima kupovati” rješava Uprava za nabavu. Ovdje se obavlja i gornji opskrbni rad, t.j. sklapaju se ugovori i prati njihova provedba. Zbog toga je funkcija upravljanja protokom materijala u procesu opskrbe poduzeća sirovinama podijeljena između različitih službi i njezina učinkovita provedba je otežana.
Za provedbu centralizirane nabave obično se organizira jedan odjel nabave koji koncentrira sve opskrbne funkcije organizacije, što omogućuje dobivanje određenih pogodnosti:
1. objedinjavanje svih kupnji sličnih ili sličnih materijala, što omogućuje ostvarivanje popusta za velike narudžbe;
2. koordinacija povezanih aktivnosti za smanjenje troškova prijevoza, skladištenja i održavanja;
3. uklanjanje dupliranja operacija i nepotrebnih tehnika;
4. imati jedinstvenu kontaktnu točku s dobavljačima i pružati im potrebne informacije i usluge;
5. koncentracija odgovornosti za opskrbu, što olakšava provedbu upravljačke kontrole (Prilog 2).
6. Ova opcija uključuje koncentraciju svih opskrbnih funkcija u jednoj ruci. Ova struktura stvara široke mogućnosti za logističku optimizaciju protoka materijala u fazi nabave artikala rada.
Za pravilno organiziranje opskrbnog procesa u poduzeću potrebno je poznavati metode planiranja opskrbe, od kojih se može odabrati određena metoda ili skupina metoda za implementaciju u poduzeću i učinkovitu primjenu u budućnosti.
Metode planiranja nabave u poduzeću uključuju sljedeće glavne sustave: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP itd.
MRP I (“Material Requirements Planning”) je sustav koji se sastoji od niza logistički povezanih postupaka, pravila i zahtjeva, vremenski sinkroniziranih za svaku jedinicu komponenti potrebnih za ispunjavanje rasporeda proizvodnje.
Ciljevi ovog sustava:
· zadovoljenje potreba za materijalima, komponentama i komponentama za planiranje proizvodnje;
· planiranje proizvodnih operacija, rasporeda isporuke, nabavnih operacija.
MRP I sustav započinje s radom određivanjem koliko finalnih proizvoda treba proizvesti iu kojem roku. Sustav zatim određuje vrijeme i potrebne količine materijalnih resursa kako bi zadovoljio potrebe proizvodnog plana.
Na izlazu, sustav pruža skup dokumenata, uključujući sheme za isporuku materijalnih resursa po odjelima, količinama i rokovima isporuke. Stoga je planirano da MRP I “gura” materijalne resurse po odjelima.
MRP II (“Manufacturing Resource Planning”) sustav je zatvorene petlje koji se odnosi na detaljno planiranje proizvodnje, financijsko planiranje materijala i troškova proizvodnje te modeliranje napretka proizvodnje. Ovaj sustav se od MRP I razlikuje po fleksibilnosti planiranja, boljoj organizaciji zaliha i boljem odgovoru na promjene potražnje. Važno mjesto u MRP II zauzimaju blokovi predviđanja potražnje, postavljanja narudžbi i upravljanja zalihama.
Kao rezultat korištenja ovog sustava smanjuju se materijalni resursi u skladištu, rješavaju problemi optimizacije tokova materijala i drugi pozitivni učinci.
JIT (just-in-time concept) karakteriziraju minimalne zalihe, kratki opskrbni lanci i kupovni odnosi s malim brojem pouzdanih dobavljača i prijevoznika.
CIM (koncept “kompjuterizirane integrirane proizvodnje”) - uključuje integraciju svih podsustava sustava upravljanja (upravljanje nabavom, dizajn i priprema proizvodnje, transportni i skladišni sustavi itd.)
ERP (Enterprise Resource Planning) - uključuje napredno planiranje i raspoređivanje, konačno planiranje resursa, upravljanje podacima o proizvodu itd. glavni zadatak ERP sustavi - postižu optimizaciju (vremenski i resursno) navedenih procesa.
Kada se formira i odabere oblik organizacije i planiranja nabave, menadžment poduzeća odlučuje o izboru načina nabave.
Izbor metode nabave ovisi o:
· o složenosti konačnog proizvoda;
· o sastavu komponenti i materijala.
Možete razmotriti najčešće korištene metode.
1. Kupnja robe u jednoj seriji. Metoda uključuje isporuku robe u velikim količinama odjednom (kupnja na veliko).
Njegove prednosti: jednostavnost papirologije, zajamčena isporuka cijele serije, povećani trgovački popusti.
Nedostaci: velika potreba za skladišnim prostorom, sporiji obrt kapitala.
2. Redovita kupnja u malim količinama. U tom slučaju kupac naručuje potrebnu količinu robe koja mu se isporučuje u serijama u određenom razdoblju.
Prednosti su sljedeće: obrt kapitala se ubrzava, budući da se roba plaća po primitku pojedinačne pošiljke; postiže se ušteda na skladišnom prostoru; Troškovi dokumentiranja isporuke su smanjeni jer se narudžba vrši samo za cjelokupnu isporuku.
Nedostaci: vjerojatnost naručivanja prekomjernih količina; potreba plaćanja cjelokupne količine navedene u narudžbi.
3. Dnevne (mjesečne) nabave prema kotacijskim listovima. Ovaj način kupnje se široko koristi tamo gdje se kupuje jeftina i brzo korištena roba. Izjave o ponudama sastavljaju se dnevno (mjesečno) i sadrže sljedeće podatke:
· puni popis roba;
· količina robe na skladištu;
· potrebna količina robe.
Prednosti: ubrzanje obrta kapitala; smanjenje troškova skladištenja i skladištenja; pravovremenost isporuka.
4. Zaprimanje robe po potrebi. Ova metoda je slična redovnoj isporuci robe, ali ima sljedeće značajke:
· količina nije zadana, već okvirno određena;
· dobavljači kontaktiraju kupca prije završetka svake narudžbe;
· plaća se samo količina isporučene robe;
· po isteku ugovora kupac nije dužan preuzeti i platiti robu koju tek treba isporučiti.
Prednosti: nema čvrste obveze kupnje određene količine; ubrzanje obrta kapitala; minimum papirologije.
5. Kupnja robe uz isporuku odmah. Opseg primjene ove metode je kupnja rijetko korištene robe kada je nemoguće nabaviti je po potrebi. Roba se naručuje kada je potrebna i otprema iz skladišta dobavljača.
Nedostatak ove metode? u povećanju troškova povezanih s potrebom za detaljnom dokumentacijom za svaku narudžbu, fragmentacijom narudžbi i više dobavljača.
Organizacija i planiranje nabave, kao i odabir načina nabave nisu mogući bez popratnih informacijska podrška aktivnosti nabave poduzeća.