Процес на внедряване на Sed. Внедряване и развитие на системи за електронно управление на документи: отърваваме се от заблудите и формираме истински цели. Изисквания към системите за електронно управление на документи

Внедряване на система за електронен документооборот. Какво лежи на повърхността?

Дмитрий Садовников

Много бизнес лидери вече са по-предпазливи при разглеждането на опциите за внедряване на корпоративен софтуер. Това се дължи преди всичко на икономическата ситуация, като важен компонент тук е страхът да не затънем в процеса на „въвеждане на неизпълненото“. Всеки осъзнава необходимостта от внедряване, но никой не иска да се превърне в "дойна крава" нито за своите, нито, още повече, за външни изпълнители. Знаете как става - или "се образува нюанс", след това формата се оказа не същата, тогава сървърът беше слаб, после нещо друго ... И парите бяха изтеглени ...

Компанията "Лотсия Софт" работи в тесен контакт със своите руски потребители от почти две десетилетия. Ние сме съпричастни към тази сдържана позиция на мениджъри и прилагаме политика на абсолютна честност по отношение на потенциалните потребители. В тази връзка бих искал да отбележа, че въпреки факта, че Lotsia PDM PLUS се разглежда преди всичко като програма за организиране на технически документооборот, нейните богати възможности и полезност могат да се проявят по-бързо, ако се използват за автоматизиране на управлението на документопотока. Това лежи на повърхността, по-близо до управлението, изглежда още по-просто и не засяга пряко производствените дейности, което може да се превърне в отправна точка за признаване на началото на внедряването за успешно и разширяване на използването на Lotsia PDM PLUS за решаване на други проблеми.

Въпреки това бяхме принудени да вземем предвид такъв момент, че повечето мениджъри смятат документооборота за управление за типичен. Ние самите не мислим така, но и тук, изхождайки от факта, че клиентът винаги е прав, решихме да последваме неговия пример. В резултат на това пуснахме нова версия на стандартната настройка за управление на кореспонденция и организационно-административна документация (ORD), която ще бъде включена в комплекта за доставка на Lotsia PDM PLUS абсолютно безплатно. Освен това всяка организация - потребител на Lotsia PDM PLUS може да поиска и получи тази настройка безплатно за изучаване и използване. Така че това е пряко спестяване на време и пари за потребителите. Време - за сметка на типичността, пари - поради готовността на персонализирането за изпълнение самостоятелно и с минимални разходи.

Какво точно включва новата версия на настройката Lotsia PDM PLUS за управление на кореспонденция и организационни и административни документи? Ако просто изброите какво е включено в настройката, няма да бъде намерено нищо специално. Да, не е така. Въпросът е в изпълнението и, внимание (!), в разходите за поддръжка. Затова би било по-правилно да коментираме някои от функциите.

Нека започнем от самото начало - потребителското меню. Реализирахме потребителското меню в разширен начин - в две версии. Може да е удобно за потребителя първо да избере операция: отваряне, намиране, регистриране, преглед на вида на документа (фиг. 1). Или може би иска веднага да се обърне към вида на документа и да извърши операция с избрания тип (фиг. 2).

Менюто е обвързано с потребителския профил и е възможно някои от потребителите да се чувстват по-удобни с едно меню, а други с друго. Моля, използвайте и двете менюта.

Нашият пример за персонализиране на менюто обаче може да включва по-подробно профилиране на потребителя. Например само един или двама души ще участват в регистрацията на документи. Тогава съответните елементи ще „излязат“ от общото меню и ще останат в менюто на служителите-регистратори.

Има и по-интересни опции. Ако се вгледате внимателно в копията на екраните с менюта, показани на фигурите, можете да видите елементи като "Дневник ...". Това са доклади. Отчетите на Lotsia PDM PLUS се генерират въз основа на данните, които вече са въведени в системата. Начинът на конструиране на отчети от гледна точка на съдържанието и дизайна може да бъде различен – това се определя при настройка на отчет във вградения генератор на отчети (фиг. 3).

Но най-важното за крайния потребител е възможността за бърза навигация в показаните данни. За това своевременно е разработен уникален механизъм за бързо филтриране. Базиран е на добре познатите автофилтри. Но ние отидохме по-далеч и внедрихме възможността за незабавно филтриране на формуляра по посочените стойности на полето: просто натиснете клавиша Alt и щракнете върху стойността на едно или няколко полета. Това осигурява безпрецедентно филтриране на визуални данни по отношение на скорост и удобство. Например, потребител иска да види всички входящи писма от Buttercup JSC. Натиска Alt и щраква върху думата Buttercup. Ако иска да филтрира по някое друго поле, той допълнително натиска Ctrl. Ако иска да нулира филтъра, той натиска Esc. Връщайки се към автофилтрите, отбелязваме, че потребителите, които не обичат да работят с клавиатурата, могат да използват традиционния начин за маркиране на филтрираните стойности в падащия списък с мишката. Просто е по-бързо и удобно с клавиатура, дори можете да добавите – по-професионално.

И така, някои потребители, след като са научили за възможността за бързо филтриране, казват, че не се нуждаят от нищо друго: на сутринта са отворили отчета и през целия ден ще трябва само да филтрират, получавайки необходимата информация.

Това е наистина удобно, като се има предвид възможността за изграждане на огромно разнообразие от формуляри за отчети. В същото време всички отчети предоставят по-подробна информация. Щракването двукратно върху ред ще покаже на потребителя пълната версия на картата с документи. Освен това е лесно да се внедряват и редактират данни директно в отчетите.

Що се отнася до въвеждането на данни, във връзка с разглежданата тема е важно да се гарантира бързина. На първо място, говорим за регистрация на документи: входящи и изходящи писма, заповеди, заповеди, бележки и второ, за коментарите на изпълнителите. Ключовите точки тук са както следва:

• бутонът за извикване на прозореца за регистрация на документ трябва винаги да е под ръка, в менюто, в лентата с инструменти;
• въведената информация трябва да бъде запазена възможно най-бързо. Това е особено вярно при регистриране, например, на телефонни съобщения;
• потребителят трябва да е свободен от ръчно въвеждане, доколкото е възможно.

При разработването на настройките за управление на кореспонденция и ORD в Lotsia PDM PLUS беше обърнато дължимото внимание на скоростта на въвеждане и надеждността на данните. Какво означава? Нека обясним, използвайки примера на горните ключови точки:

• бутонът за отваряне на прозореца за регистрация на документи е винаги наличен, независимо в кой прозорец на Lotsia PDM PLUS работи потребителят. Освен това можете да извикате прозореца за регистрация на документ с пряк път от работния плот или от друга папка, или от лентата на задачите;
• скоростта на въвеждане на информация се осигурява само от две задължителни полета. Достатъчно е да изберете подател и да въведете тема. Подателят се избира от указателя, но указателят може да се попълва "в движение" по време на регистрацията на входящия документ. При разработването на процедурата за попълване на директорията беше използван същият принцип на скорост на въвеждане;
• колкото по-малко потребителят прави грешки при въвеждане, толкова по-пълна ще бъде информацията в отчетите и толкова по-висока е скоростта на търсене. За да се сведат до минимум грешките при въвеждане, се използват всякакви възможности за избягване на въвеждането с клавиатура - квадратчета за отметка, радио бутони, падащи списъци, прозорци за избор, справочници.

Файлове на входящо писмо (фиг. 4) могат да бъдат получени както по обичайния начин, така и от скенер или от имейл съобщение. Lotsia PDM PLUS е интегрирана с TWAIN скенери и имейл клиент е включен в основния пакет.

Тук е важно да се отбележи, че файловете на всички документи се съхраняват в защитени хранилища и достъпът до тях за редактиране или преглед е възможен само според настройките на системата за сигурност Lotsia PDM PLUS. Без изключения. Запазва се историята на достъпа до всеки файл с документи. И всички потребителски операции в системата, включително влизането в нея, се регистрират по подробен начин.

Изходящите документи могат да бъдат регистрирани (фиг. 5) или като инициативни документи, или като отговор на входящи документи. По същия начин входящите съобщения могат да се регистрират като отговори на изходящите. В такива случаи историята на кореспонденцията се съхранява автоматично - цялата верига от писма се подрежда в хронологичен ред. Освен това, ако писмото първоначално е изпратено до няколко получателя, тогава отговорите от всеки от тях се записват и автоматично влизат в историята на кореспонденцията.

Без съмнение, възможността за автоматизирано генериране на формализирани документи със „сини“ подписи и интеграция с офис приложения ще бъде много търсена, което ви позволява директно да работите и обменяте информация с Lotsia PDM PLUS, както и автоматично да генерирате и запазвате PDF-файлове в Lotsia PDM PLUS.

По входящи писма могат да се налагат решения, да се издават предписания, да се назначават отговорен изпълнител и съизпълнители. Резолюцията и всички инструкции се показват в структурата на документа (фиг. 6).

Вграденият генератор на отчети и изходни формуляри осигурява формирането на журнали за регистриране на входящи и изходящи документи за избрания период, а отчетът „Напредък на изпълнението на документа“ (фиг. 7) показва цялата история на решенията и нарежданията, сроковете на тяхното получаване, изпълнение и коментарите на изпълнителите. Отново, чрез двукратно щракване върху ред в отчета, потребителят може поне да види разбивката на данните. Има много други опции за работа с двойни и единични щраквания върху линия или в определено поле, така че няма смисъл да ги описваме подробно тук. Ще се ограничим само до следната теза: всичко е в ръцете на администратора. Своя, а не външна. Това не е ли индикатор?

Що се отнася до работата с организационна и административна документация: заповеди, инструкции, служебни бележки, тук технологията на работа е сходна, само екранните форми са различни, съответстващи на вида на документа (фиг. 8-10).

Тук може да се отбележи, че е предвидена процедура за одобрение за поръчки в блока на работния поток.

Освен това всички документи на OSA могат да бъдат свързани с други документи и кореспонденция на OSA – както като основа, така и като резултат (фиг. 11).

За изпълнение на поръчката могат да се издават нареждания, поради което тази възможност се предоставя директно от формуляра за поръчка, като поръчката се свързва автоматично с поръчката като последващ документ (фиг. 12).

Всички свързани документи се показват незабавно във формуляра и ви позволяват да щракнете двукратно, за да видите подробна информация.

Документопотокът в Lotsia PDM PLUS е цяла система от възможности. Тук има невероятна гъвкавост, постижима без програмиране, и неограничено разклоняване от изпълнители, както и механизми за присвояване на права за достъп, статуси и други атрибути на информационните обекти, прозрачни за потребителите.

В основната настройка за управление на кореспонденция и ORD ние предлагаме универсална маршрутна схема, която ви позволява да координирате всякакви документи (фиг. 13).

Особеността на този маршрут е, че всеки списък с одобряващи в необходимата последователност се определя преди изпращане за одобрение, всеки одобряващ може да договори документ или да издаде произволен брой коментари. В същото време системата автоматично контролира периода на одобрение от всеки участник и след определен брой работни дни след получаване на документа за одобрение напомня за изтичане на срока.

В този случай системата за напомняния използва производствения календар на компанията, който се генерира ежегодно в Lotsia PDM PLUS.

Така новата безплатна конфигурация на Lotsia PDM PLUS за управление на кореспонденция и ORD беше създадена на принципите на максимално увеличаване на скоростта на въвеждане на данни, наблюдение на изпълнението и поддържане на списък с текущи задачи за потребителите. В същото време самата настройка е отворена за подобрение сама по себе си, което значително намалява разходите за внедряване на и без това евтина система.

И не забравяйте, че управлението на кореспонденция и ORD е само началото на дълъг и интересен път, който Лоция Софт винаги ще ви помогне да следвате най-краткия път, за да преминете бързо към ефективното изпълнение на задачите за управление на техническия документооборот и данни за продуктите.

"Оставени сами на себе си, събитията са склонни да стават от лошо към по-лошо.."
Законът на Мърфи

Внедряване на електронен документооборот – как да избегнем грешки

Вие, разбира се, вече разбрахте, че ще говорим за проблемите с въвеждането на EDMS и „вълшебното хапче“, което ще ви позволи да заобиколите всички клопки и да не заседнете. Ако вече сте се сблъсквали с изпълнението на която и да е програма, тогава моите думи не трябва да ви се струват безполезни. Няма да ви губя времето в описване на всички многобройни "рейкове", които идват с изпълнението на работния процес, но ще дам само някои наблюдения от дългогодишната си практика и след това ще ви кажа какво трябва да направите, за да за да бъде успешно внедряването на EDMS. Но първо трябва да ви кажа какво е вграждане и защо имате нужда от него (можете да пропуснете следващите два параграфа):

Какво представлява внедряването на система за управление на документи

Внедряването на система за управление на документи е процес, насочен към използване на участниците в документопотока в ежедневната практика на функциите на EDMS за работа с електронни документи.

При внедряването на СУД акцентът се измества върху работата с електронни документи в единна информационна среда. Потребителите изучават програмата и свикват да работят в нея.

Какво дава въвеждането на система за управление на документи

Наблюдение № 1. Кой отговаря за внедряването на EDMS?

Много често задачата за изпълнение се възлага на силите на вътрешния ИТ отдел. В този случай реализацията се свежда до разпределяне на акаунти към потребителите и организация на достъп до сървъра на работния поток. След това потребителите започват сами да се справят с програмата. Ако ръководството на компанията стои встрани от проекта за внедряване и в най-добрия случай от време на време пита: "Е, как е системата на работния процес? Работи ли?", тогава такова внедряване може да отнеме много време и резултатът му е непредсказуем.

Наблюдение номер 2. Какво дава SED?

Служителите се съмняват защо имат нужда от тази програма, какво може да им даде, дали може да улесни работата им или само затруднява живота им? Например, едно от тесните места в автоматизираните процеси може да бъде етапът на подписване на документ. В случай на внедряване на EDMS "отдолу", етапът на подписване на документа в 99 случая от 100 не подлежи на автоматизация. Всеки електронен „парче хартия“, достигащ етапа на подписване, се поставя в електронна папка „за подпис“ и ще остане там толкова дълго, колкото желаете. Естествено, реалния живот не позволява такъв служител, който има нужда от виза. разпечатвадокумент и "хващайки" в коридора или "пробивайки" в централния офис получава виза за документа си ХАРАКТЕРИСТИКА. Служителите имат справедлив въпрос, защо е необходимо да извършвате допълнителна работа в EDMS, след като това не решава съществуващите проблеми в организацията и отнема само време? Постепенно работата със системата на работния процес отмира.
Много често се натъкваме на ситуация, когато служителите на един отдел казват, че им е много по-лесно да въвеждат САМОСТОЯТЕЛНО в ЕНД документите, които им се носят от други отдели. И имайте предвид, тези документи бяха подготвени на компютър и след това отпечатани!

Наблюдение номер 3. Кой работи с EDMS?

Спецификата на внедряването на системата за управление на документи се състои във факта, че обхватът на използване на EDMS надхвърля един отдел. В работата с EDMS участват служители от различни отдели, служби, поделения и клонове. Когато един автоматизиран процес излезе извън границите на един отдел, проблемите във взаимоотношенията започват незабавно. Резултатът от "междуусобните войни" е, че SED не работи. Освен това "не работи" - това не означава, че когато натиснете бутон в програмата, се появява съобщение за грешка, а че програмата не се използва и продължава да работи както преди.

За съжаление има доста подобни примери от опита на внедряване на система за управление на документи. Готови ли сте да похарчите пари, време и нерви, без да сте сигурни в успешното изпълнение?

И така, какво определя успеха на внедряването на EDMS?

Ето една малка история от моята практика:

„При внедряването на EDMS през 2009 г. в едно от дъщерните дружества на Газпром се сблъскахме с факта, че след всички обучения и семинари в програмата работеха само изпълнителни секретари и офис, а останалите служители просто наблюдаваха работата си в системата. имаха своите входове, получаваха известия.Влязоха в програмата, разгледаха получените от тях съобщения и поръчки, но не направиха нищо в нея.Тоест не генерираха отчети за изпълнението на поръчки, не пишеха отговори на заявки , и т. н. Всичко това за След като генералният директор се поинтересува защо повечето от издадените им инструкции остават отворени в ЕНДБ (секретарите също въведоха тези инструкции в ЕНДБ), беше свикана среща, на която изпълнителите се оплакаха, че нямат време за представяне на отчети за изпълнението. Управител реши, че бонусното плащане ще бъде извършено само след обработка на всички поръчки. Несъмнено през деня всички поръчки бяха затворени. Генералният директор забрани на секретарките да подават отчети за изпълнителите към програмата. Натоварването на секретарките е значително намалено.По странен начин всички започнаха да разполагат с достатъчно време да генерират отчети." ... Тази история ясно показва важността на ролята на мениджъра в процеса на внедряване на система за електронно управление на документи.

Занимавайки се с внедряването на EDMS от 2005 г., ние разработихме ефективна методология за внедряване. Състои се изцяло от „магически хапчета“ и „сребърни куршуми“, формирани в резултат на дългогодишна практика, опит в управлението на проекти, познаване на тънкостите на темата и разбиране на психологията на потребителя. Позволете ми да ви дам няколко безплатни съвета относно внедряването на EDMS:

• Системата за управление на документи не може да се третира като обикновена програма като excel или word, която е достатъчна за инсталиране на компютрите на потребителите и всеки ще ги използва. Стойността на EDMS е, че той не е просто програма – той е инструмент на мениджъра, който осигурява ред в работата на компанията, създавайки възможност за растеж на бизнеса. Решението за внедряване на EDMS назрява, когато растежът на компанията започва да пречи на липсата на последователност при работата с документи ( наличието на "бъркотия"). Внедряването на система за управление на документи регулира вътрешната дейност на фирмата. Следователно вътрешният Клиент за внедряване на EDMS трябва да бъде ръководството на компанията, а не офиса или правния отдел, и още повече ИТ отдела.
• Контролът върху изпълнението на проекта следва да се осъществява от генералния директор или неговия първи заместник. Ръководителят на офиса или ИТ директорът нямат достатъчно правомощия и властза внедряване на EDMS във фирмата.
• Необходимо е да се определи какво ще се автоматизира с помощта на EDMS, кой ще работи в EDMS, да се изготви програма и план за изпълнение.
• Тъй като системата за управление на документи е една от най-масовите по отношение на броя на потребителите, системата, използвана в повечето организации, е необходимо да се съсредоточи върху обучението (образованието) на служителите и техните мотивацияза работа с EDMS.
• Успехът на внедряването до голяма степен зависи от възможността за бързото му адаптиране към бизнес процесите на организацията. Бизнес процесите във всяка компания имат свои специфики и свои различия.
• Използването на EDMS в ежедневната практика от служителите на компанията трябва да бъде консолидирано на законово ниво под формата на длъжностни характеристики и наредби.

Разбира се, това не е пълен списък на това, което ще доведе вашия проект за изпълнение до успех.

Според статистиката повечето проекти, извършени от клиенти самостоятелно, или имат отрицателен резултат, или са много дълги във времето. Това се дължи на неправилна оценка на наличните ресурси във фирмата за внедряване на системата за управление на документи.

Както показва практиката, най-доброто решение е съвместен проект за внедряване на EDMS с консултанти .

Гаранции за внедряване на системата за управление на документи ESCOM.BPM

Изпълнението на съвместния проект за внедряване на СУД се извършва поетапно, в съответствие с утвърдения график. На всички етапи на проекта работата се извършва съвместно с персонала на Клиента, което гарантира тяхното участие в работата с програмата. При създаване на система за управление на документи се вземат предвид техните мнения и желания. Това създава доверие между служителите и системата.
Гарантирано внедряване на системата за управление на документи ESCOM.BPM се постига чрез комбиниране на ефективни и доказани методи за внедряване в проекта със съвременни технически решения за автоматизиране на бизнес процесите.

Със сключването на договор за изпълнение можете да сте сигурни, че посочената в него работа ще бъде изпълнена в срок. Много от нашите клиенти са избрали съвместен проект за внедряване на EDMS, защото се доверяват на нашия професионализъм, знания и опит.

Какво ще ви даде проектът за съвместно внедряване на EDMS?

Първо, това е намаляване на времето за изпълнение.Нашите специалисти ще инсталират и подготвят програмата за работа в кратки срокове. Ще бъде извършена типична конфигурация на системни директории, роли и права за достъп, както и типични процеси, например за процеса "" ще бъдат конфигурирани необходимите шаблони на регистрационни номера и регистрационни регистрационни файлове. Преди да започнат работа, потребителите и администраторите ще преминат подготвителен курс за работа с EDMS.

Второ, това намалява рисковете на проекта., ще позволи цялостен подход към всички аспекти на автоматизацията на бизнес процесите, като се вземат предвид тънкостите и спецификата на Клиента. Нашите консултанти разглеждат съществуващите бизнес процеси в предприятието, предлагат варианти за тяхната оптимизация, разработват регламенти и Техническо задание, извършват цялостно обучение и обучение на персонала, конфигурират системата в съответствие с разработените наредби и Техническо задание.

Трето, това е повишаване на качеството на изпълнениепоради по-висока възвръщаемост от използването на функциите на EDMS. Ние познаваме всички възможности на нашата програма и ще можем да им предложим най-оптималното използване.

Колко струва внедряването на EDMS?

Цената за внедряване на EDMS зависи от обема на работата. Ние намаляваме разходите за консултантски услуги, като извършваме много работи от разстояние. Приблизително цената за внедряване на EDMS е приблизително равна на цената на лицензите ( издание + 20).

Да се ​​поръча съвместен проект за внедряване на EDMS изпратете ни имейл на, в който ни разкажете за вашата компания и подробно за вашите задачи. В темата посочете „Внедряване на ESCOM.BPM EDMS“. Ние ще изработим оптимална търговска оферта за вас в най-кратки срокове. Можете да се обадите и обсъдите подробностите чрез Skype (ESCOM-BPM) или на телефон +7 495 255 00 99.

По-добре е незабавно да закупите внедряването на EDMS, заедно със закупуването на лицензи. Когато се вземе решение за закупуване на EDMS лицензи, е много по-лесно да се убеди ръководството на компанията да отдели средства за неговото прилагане.
И не забравяйте за съществуването на отстъпки от обща сума на поръчката! Съответно, ако поръчате изпълнението отделно, тогава цената му ще бъде по-висока.

Несъмнено ще ви е приятно да го имате при нас.

Защо трябва да закупите реализация от нас?

Първо, имаме адекватни цени за услуги.... Много компании ни избраха, защото не намериха няколко милиона рубли за изпълнение на програми на конкуренти ( или намери по-правилно използване на тези пари).

Второ, от наша страна в проекта работят само обучени специалисти,има реален практически опит в изпълнението. Многократно ми казваха нашите клиенти, които преминаха към работа с програмата ESCOM.BPM, че когато въведоха предишна програма за работния процес, тогава представителят на изпълнителя беше момиче студентка с малък опит и малко познания по програмата и самата тема. Избирайки програма за управление на документи от нашите конкуренти, все пак ще трябва да не сбъркате в избора на партньор, който ще изпълни програмата вместо вас!

Трето, ние подкрепяме клиентите с персонализирани решения.Малко от нашите конкуренти отиват да променят функционалността на системата, настройвайки системата спрямо Клиента (или е много скъпа и бавна). И още по-малко желаещи да придружат подобни решения. Предлагаме за кратко време, на разумна цена, да персонализираме програмата за вашия конкретен документооборот с последваща поддръжка.

Какви са условията за внедряване на системата за управление на документи?

Всички се интересуват от времето за внедряване на EDMS. Разбира се, бих искал да започна работа с програмата от утре. Да, възможно е в нашата система. Много прости неща могат да се стартират достатъчно бързо. Искам още веднъж да подчертая, че въпросът тук не е в програмата, а в хората, които ще работят с нея. Те трябва да бъдат научени как да използват програмата. Например, можем да го пуснем в експлоатация за 1 - 2 дни. В този процес се заема само една роля - регистраторът. Ще трябва да инсталирате програмата на сървър и на няколко работни станции и да обучите регистраторите да създават регистрационни карти. Ако е необходимо да се автоматизира целия процес с етапа на разглеждане на документа и формиране на решения, етапа на изпълнение, на който изпълнителите работят с инструкции, формират отговор на писмото () и работят с, тогава това може да отнеме от 1 до 2 седмици. Защото ще е необходимо да се научи как да работят с програмата не само регистраторите, но и подписалите, техните секретари и изпълнители. Според нашето разбиране „образова“ означава, че в резултат на това потребителите ще го направят навигирайте уверено в програмата, а не само да им изнасят лекции.

Сроковете за типично внедряване на система за управление на документи са в диапазона от 3 седмици до 2 - 4 месеца. На практика времето за внедряване на системата за електронно управление на документи зависи от:

• Броят на автоматизираните процеси на документиране
• Броят на зоните, които трябва да бъдат автоматизирани
• Броят на обучените служители, тяхното ниво на първоначално обучение
• А също и от други фактори, някои от които са описани в статията за.

Един от факторите, влияещи върху времето за изпълнение, е човешкият фактор. Следователно, прекият интерес на администрацията на вашата компания от бързото внедряване на системата за управление на документи, осигуряваща директен контрол върху проекта за изпълнение и участието в него, може значително да намали времето за изпълнение.

Цели на проекта за внедряване на система за управление на документи

Проектът за внедряване на система за управление на документи обикновено обхваща най-важните и ключови процеси на организацията. Ето защо при въвеждане на програма за управление на документи трябва да се обърне специално внимание на задачите, които трябва да бъдат решени в хода на този проект.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще ви бъдат много благодарни.

1. Въведение

2. Правна база на електронния документооборот

3. Електронен документооборот – неговите възможности

4. Типология на автоматизираните системи за управление на офиса

5. Заключение

Списък на използваните източници и литература

Въведение

Най-важната задача на управлението на всяка организация е организацията на работа с документи. Документите са основният инструмент за организиране на управлението.

Днес единственият ефективен начин за решаване на проблема с управлението на документи и следователно управлението на организацията е организацията на офис работата, като се вземе предвид използването на информационни технологии, преходът на организацията към максимално използване на електронни документи, които се преместват и обработват с помощта на компютърната мрежа на организацията, тоест към електронен документооборот.

Все повече внимание у нас се отделя на проблема с въвеждането на информационни и комуникационни технологии. В момента на правителствено ниво се разглеждат концепциите за създаване на електронно правителство, въвеждане на електронни административни разпоредби и обединяване на държавните информационни ресурси. Със съвместни усилия на държавни органи, координирани от Министерството на икономическото развитие и търговията на Руската федерация, фирми за разработка на софтуер и заинтересовани организации, се правят опити за решаване на проблема с ефективно въвеждане на информационни и комуникационни технологии в работата на държавните органи в рамките на рамката на настоящата административна реформа.

Използването на съвременни информационни технологии е важно за оптимизирането на вътрешните процеси на организацията, своевременното предоставяне на информация до изпълнителите, подобряване на взаимодействието на отделите и отделните изпълнители в процеса на работа с документи, наблюдение на изпълнението на документи и инструкции, търсене на информация и определянето на етапа на изпълнение на документите и тяхното местоположение, тоест в крайна сметка допринася за по-ефективно и качествено решаване на въпросите, които са посветени на документите. Основното тук е да се подобри взаимодействието на всички подразделения на организацията, да се повиши контролируемостта, както и да се постигне по-висока ефективност в работата, тъй като за държавния апарат отзивчивостта е една от най-важните характеристики на ефективността на функционирането на неговите институции, а в търговските структури е важно условие за повишаване на конкурентоспособността на организацията, извличане на ползи поради по-бърза реакция на промените в пазарните условия. Всичко това определя актуалността и практическата значимост на избраната тема.

цел на работа- да се анализират нормативните и правните аспекти на внедряването на системи за електронно управление на документи.

Постигането на целта изисква изпълнението на набор от задачи:

да проучи правната основа за използване на електронните технологии в управленската документация, нейното актуално състояние и перспективните тенденции на развитие;

разгледа възможностите за управление на електронни документи, сравнявайки функционалните свойства на електронните и хартиените документи;

анализира типологията на системите за офис автоматизация, като се вземат предвид основните критерии за тяхната класификация;

да проучи организационно-методическото осигуряване за внедряване на системи за електронно управление на документи.

Правна уредба за електронно управление на документи

Правната основа за електронно управление на документи е широк набор от нормативни правни актове и методически документи. Източници на правно регулиране на дейностите с електронни документи са Конституцията на Руската федерация, специални закони в областта на информацията и информатизацията, индустриални закони. Укази на президента на Руската федерация и постановления на правителството на Руската федерация, актове на министерства и ведомства, нормативни правни актове на съставните образувания на федерацията, както и международни регулаторни актове.

Правните аспекти, уреждащи използването на електронни технологии в документооборота, се отнасят до специален, интензивно развиващ се отрасъл на съвременното право, т. нар. информационно законодателство.

В съответствие с целта и задачите на работата ще анализирам законодателните актове, уреждащи използването на системи за електронно управление на документи, процедурата за защита на електронни документи, придавайки им правно значение.

Конституцията на Руската федерация - най-важният законодателен акт на Руската федерация - е един вид основа за правно регулиране на информационните правоотношения. Понастоящем Конституцията на Руската федерация е нормативен правен акт с пряко действие. Според нас това повишава нейното значение и роля в регулирането на офис работата и работния процес. При използване на информационни и документационни технологии е необходимо да се вземат предвид редица норми и разпоредби на Основния закон на Руската федерация. По-специално, съгласно чл. 71 от Конституцията, информацията и комуникацията са под юрисдикцията на Руската федерация. Свободата на медиите е гарантирана. Всеки има право свободно да търси, получава, предава, произвежда и разпространява информация по какъвто и да е законен начин (чл. 29). Не се допуска обаче събирането, съхраняването, използването и разпространението на информация за личния живот на дадено лице без негово съгласие. Държавните органи и органите на местно самоуправление, техните длъжностни лица са длъжни да предоставят на всеки възможност да се запознае с документи и материали, които пряко засягат неговите права и свободи, освен ако законът не предвижда друго (чл. 24).

Въпросите за работата с електронни документи са засегнати и в нормативни правни актове, посветени на определени области на правото

регулиране: гражданско, административно, наказателно, наказателно-процесуално, трудово, данъчно и друго законодателство на Руската федерация. Например, Гражданският кодекс на Русия признава фундаменталната възможност за използване на електронни документи и електронни цифрови подписи в гражданскоправните отношения. Според Гражданския кодекс информацията е обект на граждански права, а електронните документи могат да закрепват гражданските права и задължения. По този начин член 160 от Гражданския кодекс предвижда възможността за сключване на сделки в електронна форма.

Наказателният кодекс на Руската федерация предвижда отговорност за престъпления в областта на компютърната информация: незаконен достъп до информация; Създаване, използване и разпространение на злонамерени програми за компютри; нарушаване на правилата за работа на компютри, компютърни системи или техните мрежи. Той също така установява наказания за унищожаване на документи с историческа или културна стойност.

Федералният закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ е основният, основен законодателен акт в структурата на информационното право, който урежда отношенията, произтичащи от: „упражняването на правото на търсене, получаване, прехвърляне, производство и разпространение на информация ; прилагане на информационни технологии; осигуряване на защита на информацията“.

Разпоредбите на този федерален закон не се прилагат за отношения, произтичащи от правната защита на резултатите от интелектуалната дейност и средствата за индивидуализация, еквивалентни на тях.

Този закон съдържа дефиниции на най-важните термини в областта на информационното и документационно осигуряване на управлението. Когато се разглеждат автоматизирани информационни системи (AIS), от интерес е да се дефинират понятията "документирана информация" (това е "информация, записана на материален носител чрез документиране на информация с подробности, които позволяват да се определи такава информация или, в случаите, установени от законодателството на Руската федерация, нейния материален носител"), "информация" (това са "информация (съобщения, данни) независимо от формата на тяхното представяне"), "информационна система" ("съвкупността от информация, съдържаща се в бази данни и информационни технологии и технически средства, осигуряващи нейната обработка"), "достъп до информация" ("възможност за получаване на информация и възможност за използването й")," електронно съобщение "(" информация, предавана или получена от потребителя на информацията и телекомуникацията мрежа") и редица други. Понятието „информация“ е дефинирано в закона като „информация (съобщения, данни) независимо от формата на представянето им“.

Законът установява правен режим за документиране на информация:

1) документирането на информация е предпоставка за включването й в информационните ресурси, а редът за документиране на информация е нормативно установен от държавните органи,

отговаря за организирането на офис работата, стандартизирането на документи и техните масиви, сигурността на Руската федерация;

документ, получен от автоматизирана информационна система, придобива юридическа сила, след като бъде подписан от длъжностно лице по начина, определен от законодателството на Русия. Законът също така позволява използването на електронен цифров подпис за потвърждаване на правната сила на документите при работа с информация в електронен вид;

за нарушения при работа с документирана информация на организацията, техните длъжностни лица трябва да носят отговорност в съответствие със законодателството на Русия и нейните субекти.

По този начин този закон позволява и регламентира използването на правно релевантни документи в електронен вид. Освен това законът установява категории информация по ниво на достъп, дефинира понятието "информация за граждани (лични данни)" (това е информация за факти, събития и обстоятелства от живота на гражданина, позволяваща да се идентифицира неговата самоличност ") , урежда правния режим на личните данни. Тези разпоредби на закона трябва да се имат предвид и при създаване на системи за електронно управление на документи.

Федералният закон "За участието в международния обмен на информация" предвижда правно регулиране на отношенията в областта на предаването на информация извън Русия и получаването й отвън. Той дефинира термина „информационни процеси“ като „процеси на създаване, събиране, обработка, натрупване, съхранение, търсене, разпространение и потребление на информация“.

Базите данни са обещаваща технология, без която е невъзможно да си представим съвременната офис работа. Те са в основата на съвременните автоматизирани предучилищни образователни системи. Редица от най-важните аспекти на работата с бази данни се регулират от института за авторско право. По този начин отношенията, свързани със създаването, правната защита и използването на бази данни, в резултат на творческа работа по подбора и организацията на данни, се уреждат от Федералния закон „За правната защита на програми за електронни компютри и бази данни“, който класифицира базите данни като обекти на авторско право и им осигурява правна защита като колекции. Този закон определя базата данни като „обективна форма за представяне и организация на набор от данни (например статии, изчисления), систематизирани по такъв начин, че тези данни да могат да бъдат намерени и обработени с помощта на компютър“.

Организирането на правно значим електронен документооборот стана възможно с използването на технологията за електронен цифров подпис (ЕЦП). Основните нормативни правни актове, уреждащи първоначалните основи на правното регулиране на цифровите подписи, са Гражданския кодекс на Руската федерация (член 160), както и Федералният закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ (член 11). . Така че, както вече беше посочено по-горе, чл. 160 от Гражданския кодекс позволява използването на цифров подпис при извършване на сделки. Съответно, федералният закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ определя правната сила на електронен документ само след подписване на неговия EDS, а правната сила на електронния цифров подпис се признава, ако автоматизираната информационна система съдържа софтуер и хардуер, който осигурява идентификация на подписа и спазване на установения режим на тяхното използване. Правото за удостоверяване на идентичността на електронен цифров подпис се упражнява въз основа на лиценз (чл. 5).

Федералният закон "За електронните цифрови подписи" регламентира технологията за поставяне (процедурата за създаване и прилагане) на вида на електронен подпис, който използва метода на асиметрична криптография (публичен ключ) - електронен цифров подпис (EDS). Трябва да се отбележи, че законът се прилага само за документи, генерирани в хода на граждански сделки.

Законът дефинира ЕЦП - това е „необходимостта на електронен документ, предназначен да предпазва този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис и позволяващ на собственика на ключа за подпис удостоверение да бъде идентифицирано, както и да се установи липсата на изкривяване на информацията в електронния документ“.

Законът разкрива условията за използване на цифрови подписи. ЕЦП в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в хартиен документ, при условие че са изпълнени следните условия:

1. Сертификатът за ключов подпис, свързан с този електронен цифров подпис, не е изгубил силата си (валиден) към момента на проверка или към момента на подписване на електронния документ, ако има доказателства, определящи момента на подписване;

2. Потвърдена е автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;

3. Използва се електронен цифров подпис в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.

От голямо значение в процедурата за потвърждаване на автентичността на EDS е концепцията за сертификат за ключ за подпис. Сертификатът за ключ за подпис е документ (традиционен или електронен, заверен от EDS), който включва публичния ключ на електронен цифров подпис. Сертификатът за ключ за подпис се издава от специална организация - център за удостоверяване на участниците в обмена на информация за удостоверяване на цифровия подпис. Сертификатът съдържа цялата информация за условията за използване на цифровия подпис.

Държавната политика в областта на регулирането на използването и прилагането на криптографски средства, включително средствата за ЕЦП, се определя от изискването да се използват само средства, сертифицирани от оторизирани държавни органи. Функцията за организиране на функционирането на мрежата от центрове за сертифициране на електронни цифрови подписи е възложена на Федералната агенция за комуникации. Разбира се, за да се решат много проблеми, свързани с националната сигурност, е необходимо да има определени ограничения в разработването, използването и разпространението на цифрови подписи.

Федералният закон „За архивното дело в Руската федерация“ гласи, че Архивният фонд на Руската федерация включва архивни документи, независимо от начина на тяхното създаване, вида на носителя, включително електронните документи. Това означава, че електронните документи подлежат на организиране, подреждане и съхраняване в рамките на сроковете, определени от списъците и други нормативни актове наравно с традиционните. Следователно, проверката на стойността на документите подлежи на всички документи на превозвачи от всякакъв вид, които са във федерална собственост, собственост на съставно образувание на Руската федерация или общинска собственост.

Сферата на приложение на електронния документооборот е както вътрешният документооборот на организации от всички форми на собственост, така и така нареченото "електронно управление" - документооборотът на държавните и общинските органи помежду си, с граждани и стопански субекти. Федералната целева програма „Електронна Русия за 2002-2010 г.“ е насочена към развитието на тази област на приложение на информационните технологии. Целите на програмата "Електронна Русия" в областта на деловодството са превод на цялата документация в електронна форма, стандартизиране на междуведомствения обмен на информация, както и гарантиране на правата за свободно търсене, получаване, прехвърляне и използване на информация. Програмата включва три етапа. Първият етап от изпълнението на програмата (предназначен за 2002 г.) включва анализ на регулаторната правна рамка с цел идентифициране на ключови проблеми, които пречат на широкото въвеждане на информационни и комуникационни технологии (ИКТ), проучване на нивото на информатизация на икономиката, анализира ефективността на изразходването на бюджетни средства, отпуснати за информатизация, пълно отчитане на държавните информационни ресурси, анализ на чуждестранен опит в изпълнението на подобни програми, проучване на опита в областта на ИКТ на различни организации. Вторият етап от изпълнението на програмата (изчислен за 2003-2004 г.) включва изпълнението на конкретни проекти и набор от мерки въз основа на проведените изследвания за прилагане на ИКТ в организации от публичния сектор на икономиката. На този етап трябва да се създаде основата за единна информационна и телекомуникационна инфраструктура за държавни органи и местни власти, бюджетни и нестопански организации, система за електронна търговия в областта на доставката на продукти за нуждите на федералната държава и за обществени места на връзка с обществени информационни мрежи. На третия етап от изпълнението на програмата (изчислен за 2005-2010 г.) се предвижда масово разпространение на информационни и комуникационни технологии във всички сфери на обществената дейност, въвеждане на стандартизирани системи за управление на електронни документи и информационна сигурност.

Най-често въпросите за създаване и използване на електронни документи се решават от отделите самостоятелно. Съществуват разпоредби на федералните власти, особено тези, които се интересуват от точно и бързо предаване на документирана информация, които предвиждат възможни случаи на използване на електронни документи. Това са актове на финансови органи, данъчни и митнически служби и др. Например Министерството на финансите на Руската федерация установява изисквания за процедурата за представяне на годишни статистически отчети на магнитни носители от застрахователни (медицинско осигуряване) организации.

EDS и технологиите за електронна документация се използват и в други министерства: в Министерството на данъците и таксите - при създаване на собствена гарантирана система за предаване на данни, в Министерството на образованието - при организиране на дистанционно обучение и т.н. По правило всички ведомствени наредби са въз основа на Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“.

Обобщавайки, отбелязваме, че днес използването на електронен документ преминава от елитно използване (на високотехнологични съоръжения, за специални цели, за нуждите на висшия държавен апарат) в категорията на стандартните процедури за взаимодействие на икономически обекти. . По-нататъшното внедряване на информационните технологии в Русия изисква разработването на правна рамка за електронно управление на документи. Необходимо е да се разработи регулаторна рамка за използването на електронни документи, да се намерят методи за решаване на проблемите със защитата на електронните документи, да се установи отговорност за нарушаване на правилата, регулиращи електронния документооборот.

Необходимо е също така да се направят подходящи промени в съществуващите закони (Граждански кодекс, Наказателен кодекс, Кодекс за административните нарушения) и съответните подзаконови нормативни актове.

Електронно управление на документи – неговите възможности

Признаването на превъзходството на електронните офис технологии над хартиените всъщност е често срещано място в съвременната литература за офис работата. Това се дължи на факта, че електронният документ има много по-добри характеристики от хартиения документ по отношение на ефективността на неговото изготвяне, търсене, предаване, одобрение.

Основните предимства на електронния документ пред хартиените са следните:

За хартиените документи времето, надеждността и цената на доставката зависят от избраната услуга (поща, куриер и др.) и варират в доста големи граници. За електронните документи всички посочени индекси са близки до идеалните стойности.

При използване на хартиени документи търсенето на документи е доста трудоемка процедура, тъй като се извършва ръчно с помощта на класификатори. Принципно нова възможност при работа с електронни документи е технологията за смислено или контекстно търсене, което значително опростява достъпа на заинтересованите страни до масиви от документална информация.

Особено за електронните документи е възможността за създаване на интерактивни документи. Хартиеният носител за документи е негъвкав, консервативен. След като документите са отпечатани, има много малко място за промяна. Напротив, електронните документи могат непрекъснато да се актуализират от автора. Например, като поставите подобна страница с обратна връзка на корпоративния Web_сървър, маркетинговите отдели на компанията ще могат да анализират посетителите и по-точно да планират работата на апарата за продажби.

Хартиените документи не могат да съдържат хипервръзки. Използването на хипертекстови и хипермедийни технологии в електронните документи значително повишава ефективността на работата на специалистите с големи и разпределени документни бази данни, като им позволява да разглеждат и търсят тематично свързани документи чрез хипервръзки.

Съвместната работа по хартиен документ се извършва само в режим на последователен достъп до хартиен документ, докато при създаване и обработка на електронни документи има възможност за паралелна колективна работа, докато съвместната работа по хартиен документ се извършва само в режима след.

6. Друго от технологичните предимства на електронните документи е разширяването на средата за тяхното представяне. В електронните документи могат да бъдат включени динамични обекти като видео и глас. Тази функция има смисъл, например, когато записвате срещи и конференции.

В научната литература терминът "интелектуален документ" е широко разпространен по отношение на електронен документ. Тази концепция се използва, за да се подчертае, че електронният документ не е просто компютърно представяне на своя предшественик, а нещо повече, съдържащо освен статистическа информация и указатели към други източници на данни. Така документът се превръща в развиваща се и интелектуална единица, способна самостоятелно и непрекъснато да поддържа своята новост и актуалност. Тясната връзка на приложенията на технологията за регулиране на хода на работата с регламентите за движение на електронни документи в рамките на институцията осигурява различно ниво на интелигентност, превръщайки документа в самоуправляващ се обект. Управлението на документи в електронен вид не е просто почит към съвременните технологии, това е напълно различни възможности за управление на интелектуални активи и бизнес процеси на предприятието, пряко свързани с успеха на представянето на пазара. Включването на електронните документи в служебния цикъл дава възможност за постигане на качествено ново ниво на ефективност при работа с документи, тъй като технологиите за работа с електронни документи (редактиране, преместване, дублиране и др.) са фундаментално по-ефективни. В същото време съществуват редица пречки за по-нататъшно увеличаване на дела на електронните документи в управлението. Невъзможно е напълно да се изключат хартиените документи от работа, тъй като голям брой правно обвързващи документи са представени на хартиен носител и това състояние на нещата ще остане за дълго време. Това се дължи на несъвършенството на правната рамка за електронните документи, тъй като все още не е създаден стандарт за работа с електронни документи, който гарантира признаването на тяхната правна сила. Проблемът с гарантирането на автентичността на електронните документи е особено остър, ако те трябва да се съхраняват дълго време - повече от 5-7 години. В този случай, поради остаряването на компютърните системи и (или) форматите на данни, може да се наложи прехвърляне на документи в друга компютърна система и/или конвертиране в нови формати (миграция). По този начин, за дългосрочно съхранение на информация, като същевременно се запазва възможността за нейното възприемане, хартиените документи имат предимствата, свързани с хартията като носител на информация. Съответно използването на хартиени документи не може да бъде отхвърлено, когато е необходимо да се осигури дългосрочно съхранение на информация (документи със срок на съхранение "Постоянно").

Типология на автоматизираните системи за офис работа

В момента различни фирми са разработили и внедрили голям брой автоматизирани системи за поддръжка на управление на документи. Разнообразието от софтуер за офис автоматизация, представен на руския пазар, прави проблема с тяхната типология актуален.

Те се различават:

По вида на информацията, която системата е насочена към обработка
(фактически или документални);

Сложност на обхващане на различни фази от жизнения цикъл на един документ;

набор от реализуеми задачи в офиса и предложените технологии за тяхното решаване;

степента на откритост, тоест възможността за увеличаване на функциите и съвместимост с други информационни технологии;

много други характеристики на автоматизирани системи с това функционално предназначение.

За съжаление, липсата на единна терминология води до различни системни имена. Продуктите на компаниите за разработка носят такива имена като: система за електронно управление на документи, система за автоматизация на управлението на документи, система за автоматизация на деловодството и управлението на документи, система за управление на документи, система за електронно управление на документи, автоматизирана система за предучилищно образование, ит. NS

Всеки производител въвежда своя система от обозначения и термини, определя приоритетите по свой собствен начин.

Разнообразието в имената на разработените и разработени системи само показва, че днес тази област на информационния пазар все още не се е оформила като самостоятелен сегмент.

Все още не е разработена общоприета система за класификация на тези системи. Почти всеки доставчик или аналитична агенция предлага своя собствена система за класификация.

В тази глава ще разгледам основните класификации на системите за автоматизирана контролна документация, намиращи се в литературата.

Според съответствието с основните задачи на офисната работа се разграничават следните системи:

Специализирани системи за офис автоматизация;

Системи за автоматизация на документооборота; o системи за управление на работния поток;

Системи за управление на работния поток;

Електронни архиви на документи;

Системи за колективна обработка.

Според степента на унификация и интеграция на функциите, софтуерните продукти се разделят на няколко групи:

отделни приложни програми за обработка на документационни системи (персонал, счетоводство и отчетност, регистрационни и контролни файлове). Това са така наречените "опаковки в кутия", които са лесни за инсталиране и персонализиране. Те са предназначени за решаване на локални проблеми на малка организация - като правило, базирани на системи за управление на бази данни, които поддържат архитектурата "файл-сървър" (от три до пет потребители или без ограничение за потребителя);

офис пакети (приложни пакети), които представляват няколко приложни програми с различни функции, свързани с единен потребителски интерфейс, мощни средства за обмен на данни между програми, унифициране на класификация, формати за представяне на данни и др.;

интегрирани автоматизирани системи за офис работа - набор от инструменти за създаване, преместване, търсене на документи и бази данни, обхващащи по възможност всички документирани функции на институцията. Като правило те се създават на базата на СУБД, които поддържат технологията клиент-сървър. Настоящото ниво на развитие на информационните технологии предполага използването на интегрирани системи. Интегрираните автоматизирани системи също се класифицират по няколко критерия. Определящите фактори са нивото на мащабиране на системата (брой работни станции), мултиформатността (чувствителността на системата към данни от различни формати и способността на създадения от автоматизираната система формат на данните да се преобразува във формати на други системи ) и многофункционалност.

Интегрираните системи са разделени на два вида: корпоративни информационни системи (CIS) и системи за управление на офиси (CMS). CIS са предназначени да автоматизират целия комплекс от задачи на предприятие или институция (както документирани, така и не документирани), събиране, анализиране на информация, планиране, организиране и координиране на действия, наблюдение на изпълнението, вътрешна и външна комуникация. По този начин CIS интегрира всички основни бизнес процеси в единно информационно пространство. CIS са създадени на базата на обширна компютърна мрежа и имат архитектура клиент-сървър.

Компонентите на CIS са специализиран софтуер, системи за разработка и управление на проекти, аналитични системи за търсене и обобщаване на информация, нейното класифициране, премахване на излишния информационен шум; инструменти за масово заснемане на документи

(програма за оптично разпознаване на знаци). Един от най-важните компоненти на CIS е автоматизираната система за офис работа.

Концепцията за корпоративност в този смисъл предполага наличието на доста голяма, географски разпределена информационна система, която е затворена по природа и е способна да се саморегулира, преконфигурирайки принципите на своето функциониране.

Системите за управление на офиса (CMS) са информационни системи, които автоматизират работата с документи на всички етапи, от регистрацията до отписването в архива. СЪДИЛИЩИТЕ са неразделна част, ядрото на корпоративните информационни системи.

Както виждаме, тази класификация се основава на йерархичния принцип: корпоративните информационни системи са системи от по-високо ниво, които включват системи за управление на документи.

Подобна класификация на системите за електронно управление на документи (EDMS), в зависимост от техните функции, мащаб, роля на системата в процеса на работа с документи, предлага L.A. Сисоева. EDMS се разделят на:

Системи за електронно деловодство (контрол и регистриране на всички действия с документи);

Системи за електронно управление на документи (извършват не само записване на действия с документи, но и много регулирано движение на документи с помощта на комуникационни технологии);

Системи за управление на корпоративни документи (базирани на технологиите Workflow и GroupWare). Основната разлика и предимство на корпоративната система за управление на документи е, че тази архитектура осигурява универсална, повсеместна среда за работа и съхранение на всички видове документи в цялата организация като цяло. Корпоративните системи комбинират функционални задачи, обхващащи всички области на предприятието, внедрявайки своя софтуер (бизнес приложения) и документи, свързани с бизнес приложения, в единна информационна система.

Поради значителните разлики между системата за домашна офис работа и западната, важен принцип на класификация може да бъде ориентацията на системите за автоматизация към домашната и западната офис работа, тоест авторският принцип. Съществуващите в момента системи могат да бъдат разделени на:

Западни системи. Докато е на руския пазар
са представени само три западни системи (среди за развитие):
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

Руски системи, базирани на платформата Lotus Domino / Notes;

изцяло руски разработки.

Поради различията между двете традиции на офис работата - западна и руска - автоматизираните системи на запад са намерили много ограничено приложение в Русия. Такива системи не винаги се вписват в реалностите на домашната офис работа: вертикална ориентация на работния процес, контрол на работата с документи на регистрационни карти, сложен набор от детайли за регистрационни и контролни формуляри и др.

Оригинални (разработени от руски производители) системи са създадени специално за автоматизация на домашната офис работа. Такива системи са насочени предимно към използване в държавни агенции. Често задачата на такива системи е да осигурят поддръжка на хартиен работен поток, да намалят трудоемкостта на рутинните операции по обработка на документи.

Въпреки това, такива системи са в състояние значително да разширят обхвата на традиционните офис работни процеси чрез обработка на документи в мрежата с помощта на съвременни технологии. Системите в тази посока са своеобразни мостове за постепенен преход от хартиени към безхартиени офис технологии. В зависимост от пълнотата на внедряването на безхартиената технология автоматизираните офис системи са разделени на три групи:

Автоматизирани системи, които са съпровод на традиционните документи (електронен аналог на регистрационния журнал и регистрационно-контролната картотека); - автоматизирани системи с пълна версия на електронен документ и пълнотекстово търсене, които позволяват паралелен хартиен и безхартиен документооборот; - системи с пълно отхвърляне на хартиени "близнаци", използващи електронен документ като оригинали. В съвременната литература такива системи се наричат ​​електронни системи за управление на документи.

Съществуващите автоматизирани системи могат да бъдат подразделени в зависимост от категорията на техните потребители. И така, има няколко типа потребители:

големи йерархични структури (министерство, отдел, корпорация, банка и др.);

териториални държавни органи (администрации на градове от съставните образувания на федерацията, общини и др.);

средно и ниско ниво на търговски и нестопански организации.

Разбира се, тази класификация е условна, но основно поглъща основните типове потребители на автоматизирани системи за управление на документи.

В съответствие с дизайнерския подход към класификацията на системите за офис автоматизация, те могат да бъдат разделени на репликирани, персонализирани и полу-поръчкови. Възпроизвежданите продукти са завършени продукти и не изискват никакво развитие от страна на разработчика. Системите по поръчка са разработени за индивидуалния потребител и имат уникални характеристики. Полу-поръчковата система е създадена като модулна структура от сглобяеми елементи.

А. Акопянц в статията си "Към избора на системи за автоматизация на документооборота" предлага да се класифицират системите по критерия - за автоматизацията на какъв тип документооборот са предназначени:

масов стандартен документооборот, който обслужва основната производствена дейност и управлява голям брой документи от един и същи вид, изпълнени по стандартни процедури (за мобилни оператори - договори за връзка и набор от стандартни приложения, за банки - платежни и други нареждания, и др.);

друг работен поток, който като правило е по-малък по обем, но много по-разнообразен по видове документи и процедури за тяхното обработване (изпълнение на поръчки на висши организации и ръководство, договори на "сервизни" подразделения и др.).

Освен това тези видове работни процеси обикновено се разделят на структурни подразделения, изпълнители и автоматизирани системи. Масовият стандартен документооборот се обработва от функционални отдели, обслужва се от специфични корпоративни информационни системи и често изобщо не преминава през офиса. Документопотокът от втория тип се обслужва от канцеларията, управлението на делата и специално специализиран персонал (служители).

Въпреки разнообразието от системи за автоматизация за поддръжка на управление на документи, те се основават на следните стандартни информационни технологии:

технологии за обработка на изображения на документи (Imaging System), които са предназначени за въвеждане, обработка, съхранение и търсене на графични изображения на хартиени документи, генерирани на базата на сканиране;

технологии за оптично разпознаване на символи (Optical Character Recognition - OCR), които са предназначени за получаване на електронно копие от графично изображение на хартиен документ в текстов формат. Тази технология често е интегрирана с технологията за изображения на документи. На базата на OCR технологията е възможно да се автоматизира например процесът на получаване на електронно копие от документ, получен по факс;

системи за управление на документи. Те са предназначени да автоматизират съхранението, търсенето и управлението на документи, представени в електронен вид в различни формати. Това са многофункционални документални информационни системи, фокусирани върху обработката на полуструктурирана текстова информация. Системите за управление на документи позволяват освен типичните функции на разработените документни информационни системи (например индексиране, различни начини за достъп до документ и неговите съставни части - раздели, многостепенна защита на данните), да се реализират функции за управление на документи на нивото на неговото структурни компоненти (установяване на комуникация между компонентите, комбиниране на части от документа), контрол на версиите на документа, обмен на документи по мрежата, публикуване на документи в уеб сайт и др. Този клас системи е универсален, тоест автоматизира целия набор от възложени задачи до услуги за управление на офиса, от разработване и създаване на проект на документ, до отписване към бизнеса, включително документооборот и съхранение на документи;

системи за автоматизация на бизнес процедури (WorkFlow System) - технологии за поддръжка на потоци от задачи (документи). Проектиран да осигури колективна обработка на документи при изпълнението на различни бизнес процеси. Основните технологии на системите от този тип ви позволяват да опишете всеки бизнес процес (следователно неразделна част от такива системи е графичен редактор на работни маршрути), както и да проектирате и организирате най-рационалното маршрутизиране на документи в съответствие с дадена последователност от действия (стъпки) за извършване както на конкретна работа, така и на системи от взаимосвързани произведения. В резултат на това се предписва маршрутът на документа за всички работни места, определят се правата за достъп до документа и кръгът от функционални отговорности на изпълнителите във всяка точка от маршрута. Възможно е твърдо, свободно и смесено маршрутизиране, с паралелно и последователно изпълнение на работа. Системите се използват предимно за автоматизация на документооборота и рутинни многоетапни офис операции. Лесна автоматизация на работата с документи, извършвана с помощта на системата

WorkFlow в крайна сметка ви позволява да спестите до половината от работното време за операцията, особено в институции, за които производството и обработката на документи играе основна роля (правителствени отдели, информационни агенции, издателства и др.);

¦ технологии за организиране на електронно взаимодействие на изпълнителите на базата на постоянен обмен на документи. Системите, внедряващи тези технологии, се класифицират като GroupWare – софтуерни системи за работни групи. Основните задачи, които решават, включват задачите за съхранение, преглед и споделяне на документи. Освен това те могат да извършват маршрутизиране на документи, планиране. Ефективността на функционирането на такава система се осигурява от такива от най-важните й компоненти като развита система за сигурност на документи, включително система за контрол на достъпа до документи; система за синхронизиране на промените в различни бази данни; система за обмен на информация.

Този софтуер е най-ефективен в своите възможности на базата на корпоративни интернет системи и е сравнително лесен за интегриране с такива естествени групови приложения като електронна поща, телеконферентни връзки и WorkFlow. Много системи от този клас са изградени на принципа „Всичко в едно“, когато една програма съдържа почти всички инструменти, необходими за настолно приложение: календар, часовник, планиране на срещи и срещи, изпращане на задачи до служители и наблюдение на тяхното изпълнение, работа в екип по документи и поддръжка за версии на документи и много други.

Основната цел на системите WorkFlow и GroupWare е да автоматизират и поддържат екипната работа в офиса, като системите поддържат неограничен брой работници (ограничени само от технически характеристики). Системите GroupWare обаче са фокусирани върху автоматизирането на работата на малък екип и поддържат правилното споделяне на информация от група потребители. Системите от класа WorkFlow са насочени към автоматизиране на работата на корпорация и поддържат разделението на работата на ниво "голяма" група изпълнители. Основната разлика между WorkFlow и GroupWare е автоматичното осигуряване на поток от документи през веригата от изпълнители въз основа на предварително определен модел. Основната разлика между WorkFlow и GroupWare е липсата на твърда дефиниция на диаграмите на бизнес процесите. Системите WorkFlow и GroupWare не се конкурират една с друга, а по-скоро се допълват.

Това разделение е доста произволно поради факта, че последните версии на най-популярните системи се опитват да комбинират всичко това и повече

много други технологии, следователно, специфични софтуерни продукти е трудно да се класифицират в една категория.

Ел Ей Сисоева, позовавайки се на анализатори на IDC, също така идентифицира следните категории технологии, които съставляват пазара на инструменти за електронно управление на документи:

Системи, ориентирани към бизнес процеси (Business - process EDM). Обикновено те са проектирани за специфични вертикални и хоризонтални приложения, които осигуряват пълен жизнен цикъл на документа, включително технологии за изображения, управление на записи и работни потоци;

корпоративни системи (Enterprise-centric EDM). Те осигуряват корпоративна структура за създаване, сътрудничество и публикуване на документи, достъпни за всички потребители в организацията. Отличителна черта на корпоративните системи е начинът, по който информацията се използва и разпространява в рамките на организацията. По правило тези инструменти не са фокусирани само върху решаването на тясно дефиниран проблем. Те се внедряват като корпоративни технологии, достъпни за почти всяка категория потребители;

системи за управление на съдържанието (CMS - Content Management Systems). Те наблюдават създаването, достъпа, контрола и предоставянето на информация до нивото на раздел документ. Наличието на информация не под формата на документи, а в по-малки обекти, улеснява процеса на обмен на информация между приложенията.

Значението на системите за управление на съдържанието нараства поради факта, че Интернет днес се превръща в най-важния инструмент за правене на бизнес, което ви позволява значително да оптимизирате отношенията между бизнес партньорите, а управлението на уеб съдържанието се превръща в първостепенна задача за увеличаване на бизнеса ефективност. Системите за управление на съдържанието са автоматизирани

редакционен комплекс, служещ за управление на съдържанието и структурата на интернет ресурс онлайн. Ключов компонент на софтуерния продукт е поддръжката за разработване на съдържание. Именно с развитието започва жизненият цикъл на всеки материал, публикуван на сайта: работи се по създаване, редактиране и одобрение на съдържанието, а ролята на CMS_system е да автоматизира тези процеси, да подпомага съвместната работа на автори, програмисти и мениджъри. В допълнение към системите за управление на Web_content, системите от клас CMS включват електронни системи за управление на документи на организация, използваща Web_interface. Такива системи се използват за оптимизиране на бизнес процесите на средни и големи организации, интегрирани са с корпоративната информационна система и дават възможност за създаване на портални интернет решения, системи за взаимодействие с доставчици и търговска мрежа;

Системи за управление на информация. Такива системи осигуряват агрегиране, контрол и доставка на информация чрез Интернет, Екстранет. Тези технологии осигуряват основата за създаване на информационни портали. Системите за управление на информация позволяват на организациите да натрупват информация в разпределена корпоративна среда въз основа на използването на бизнес правила, контекст и метаданни.

Предложените класификации са ориентировъчни и могат да бъдат допълнени с други системи (напр. корпоративни системи за управление на електронни записи, системи за управление на продукцията и др.).

По този начин въпросът за класификацията на автоматизираните офис системи е доста сложен поради бързото развитие на пазара на тези системи. През последните години се появиха понятия като система за управление на знания, система

управление на корпоративното съдържание, система за управление на ресурсите на предприятието, система за управление на взаимоотношенията с клиентите и др., което отразява основната тенденция - създаването на корпоративни информационни ресурси като основа на съвременна организация и технология за информационна поддръжка.

По този начин технологията за управление на знанията играе все по-важна роля за организацията по отношение на централизираното съхранение на цялата мрежова информация. Възможностите на системите за управление на знанията надхвърлят анализирането и структурирането на данни и обхващат всички форми на работа в екип. Те ви позволяват да наблюдавате как потребителят работи с информация; всички отговори по имейл, генерирани документи и търсене в мрежата се превръщат в пасивен начин за предоставяне на артикулирано знание. Търсачките на такива системи не само намират фрази по ключови думи, но и показват имената на авторите и тези, които са търсили по определена тема, а също така предлагат начин за връзка с тях. Освен това резултатите от търсенето включват списък с потребители, които в момента са свързани към мрежата.

Системите за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM_systems) са системи за изграждане на взаимоотношения с клиенти, инструменти за управление на взаимоотношенията, за изграждане на клиентска база. Това е нов подход за правене на бизнес с абсолютен фокус към клиента. Функционалността на такава система обхваща маркетинг, продажби и обслужване, поддръжка на клиенти, анализ на данни, което съответства на всички етапи на привличане на клиенти. Една от най-важните задачи на системите на това ниво е организацията на взаимодействие между отделите за маркетинг, продажби и обслужване. С помощта на такива системи става възможно да се оцени рентабилността на различни маркетингови програми и промоции. По-ясна организация на работата

дава възможност за концентриране на усилията върху конкретна целева аудитория, управление на процеса на привличане на клиенти и тясно и ползотворно взаимодействие с отдела за продажби. Внедряването на системата в търговския отдел на компанията от своя страна ще позволи да се управляват напълно продажбите от разпределението на потенциални клиенти до изготвянето на договори. Важни са и въпросите за доброто следпродажбено обслужване, професионализма и навременността на отговора на заявките на клиентите: системата SCM ще помогне за установяване на непрекъсната и висококачествена работа на сервизния отдел.

ERP_systems (Enterprise Rescourcer Planning - корпоративно планиране на ресурсите) - последното постижение в еволюцията на автоматизирани интегрирани системи за управление на предприятието. ERP клас системите ви позволяват да поддържате целия цикъл на управление - планиране, счетоводство, контрол и регулиране - за почти всички основни функции на дейността. На първо място, те включват:

планиране на производствени дейности;

управление на покупки, наличности, продажби;

финансово управление;

Управление на персонала;

управление на разходите;

управление на проекти и програми;

проектиране на продукти и технологични процеси.

Трябва да се подчертае, че всички функционални блокове на ERP_системата

тясно свързани помежду си, което позволява реално управление на почти всички аспекти на дейността на едно съвременно предприятие.

Системите от клас ERP не са пряко свързани с производствения процес, не са автоматизирани системи за управление на технологични процеси, а се занимават с модел на технологичен процес. Тяхната работа се състои в подобряване на дейността на предприятието, оптимизиране на материалните и финансовите потоци въз основа на необходимата информация, въведена на работните места. Една система обхваща планирането и управлението на всички дейности на производственото предприятие, от доставката на суровини до доставката на стоки до потребителя. В резултат на това ERP системите позволяват постигане на последователност в работата на различните отдели, като същевременно намаляват административните разходи и се елиминира проблема с интегрирането на данни за различни приложения. Тези системи са инструмент за подобряване на ефективността на управлението, вземане на правилни стратегически и тактически решения въз основа на навременна и надеждна информация, издавана от компютър.

Обобщавайки горното, отбелязвам, че пазарът на софтуерни продукти, предназначени за автоматизация на предучилищните образователни институции, в момента се развива бързо. Неговото изследване е възможно само на базата на типологизацията на съществуващите автоматизирани системи за офис работа. Въпреки това, проблемът с класифицирането на софтуер за автоматизация на предучилищните образователни институции всъщност е в начален етап на развитие и изисква допълнително проучване. Имайте предвид, че в допълнение към общите характеристики (наличието на инструменти за защита на документи, възможността за регистриране, запис, търсене на документи и т.н.), системите се различават по предназначение, функционалност, ниво на адаптация към руската традиция на офис работа и много други параметри. Наличието на разумни критерии за класификация на системите за автоматизация на предучилищните образователни институции е от първостепенно значение на етапа на избор на софтуерен продукт.

Заключение

Създаването на ефективна система за управление днес е основният проблем на повечето местни организации и предприятия и все повече организации разбират, че тяхната ефективна работа, подобряване на информационните и документационни услуги в управленския сектор, повишаване на производителността и качеството на работа на административния персонал като цяло са невъзможни без въвеждането на съвременни технологии и специален софтуер. ... По този начин ефективността на управлението днес е пряко свързана с използването на модерни технологии за управление на документи (електронно управление на документи) и този проблем не може да бъде подценен.

В тази работа се опитах да разгледам изчерпателно въпросите, свързани с въвеждането и внедряването на електронния документооборот. Анализирани бяха различни аспекти на този въпрос: правни, организационни, софтуерни и хардуерни и др.

Подобни документи

Управление на документи и електронни документи. Съвременни системи за електронно управление на документи и системи за автоматизация за класическа офис работа. Създаване на безхартиена офис работа в натоварени области на управленска дейност.

курсова работа е добавена на 12/08/2010


Изучаване на организацията и средствата на информационните технологии в деловодството. Разглеждане на основните електронни офис системи. Норми, стандарти и изисквания за организация на деловодството. Изучаване на системи за управление на хотели по документи.

курсова работа е добавена на 30.04.2014 г


Концепция за бизнес процес. Форми за автоматизация на регистрация на документи. Функции на електронните системи за управление на офис работа и работни процеси, обосновка на техния избор и практическо приложение. Пазарна структура на софтуерни продукти в областта на EDM.

курсова работа, добавена на 17.07.2013


Съвременни електронни системи за управление и работа с документи. Проблеми на традиционните и електронните технологии на предучилищните образователни институции. Избор на ефективна EDMS (класификация на системите за електронно управление на документи). Сигурност на електронния документооборот.

дисертация, добавена на 12.12.2007г


Статията разглежда критериите за ефективност, които позволяват с висока степен на адекватност да се оцени проектирането, разработването и внедряването на системи за управление на документи. Критериите се основават на елементите на формален модел на композитен работен процес.

статия добавена на 19.04.2006 г


Принципи на класификация на информационните системи за управление. Характеристики на системите за управление на информацията в държавните структури. Средства за автоматизация и съхранение на информация. Модернизация на системата за електронен документооборот на касата.

дисертация, добавена на 20.09.2013г


Принципи на автоматизацията на офиса. Принципи на технологията за електронно управление на документи. Системи за управление на документи, базирани на уеб технологии. Използване на електронна поща. Корпоративна електронна архивна система.

курсова работа, добавена на 17.03.2004


Принципи на автоматизацията и видове архитектури на системите за електронно управление на документи. Бизнес процеси в средата 1C: Enterprise 8. Структурата на информационната база на електронния документооборот на деканата. Обекти и методи на механизма на бизнес процесите.

дисертация, добавена на 27.06.2013г


Анализ на структурата и методологията на CASE-инструментите. Методологии за проектиране, използвани в CASE инструменти. Основни понятия на системите за електронно управление на документи, тяхното създаване с помощта на CASE-инструменти. Обектно-ориентирано и структурно проектиране.

курсовата работа е добавена на 18.07.2014 г


Принципите на организиране на работния процес на управленските дейности. Създаване на компоненти на системи за електронно управление на документи. Directum: кратко описание на системата, задачи за решаване, архитектура. Безопасни работни практики. Видове опасни и вредни фактори.

Електронно управление на документи (EDM) е система от процеси за обработка на документи в електронен вид. Тя ви позволява да намалите разходите на предприятието за хартия и консумативи, да рационализирате и ускорите движението на документи, да елиминирате загубата им. Процесът на внедряване се състои от няколко етапа, включително закупуване на софтуер, обучение на персонала и настройка на програмата. Пазарът предлага както платени, така и безплатни EDMS.

Появата на достъпен високоскоростен интернет беше тласък за развитието на първите системи за електронно управление на документи (EDMS). Първоначално целта им беше частично автоматизиране на работата с документацията. След като доказа своята ефективност, електронното управление на документи започна да се въвежда както в частни организации, така и в държавни агенции. Днес това са комплексни решения, които максимално автоматизират дейностите на компанията, свързани с документооборота.

Електронното управление на документи (EDM) е автоматизирана информационна система, която ви позволява рационално и лесно да организирате създаването, прехвърлянето, координирането и одобрението на документи в организация. Компонентите на EDF са:

• специализиран софтуер;
• Интернетът;
• e-mail - за ефективност на комуникацията;
• локална мрежа и др.

EDMS може да се използва както в рамките на компанията, така и между няколко различни организации.

Справка! За да използвате EDMS само в рамките на предприятието, е необходимо да закупите само специален софтуер и мрежово оборудване. За поддържане на външен документооборот ще е необходим допълнителен служител - EDM оператор.

Какви проблеми решава EDF?

Електронното управление на документи решава следните задачи:

• осигуряване на прозрачност на работата на компанията и ефективност на управлението чрез автоматизиран контрол върху изпълнението на задачите;
• оптимизация, автоматизация на бизнес процеси и механизми на изпълнение и контрол;
• поддържане на изискванията на международните стандарти за качество;
• спестяване на ресурси чрез намаляване на разходите за касети, хартия и други материали;
• подкрепа за ефективно натрупване, управление и достъп до информация. Осигуряване на гъвкавост на персонала чрез съхраняване на историята на работата на служителя в организацията;
• улесняване на контрола върху движението на документи;
• регистриране на дейности;
• предпазва от загуба на документация;
• опростяване, намаляване на разходите за съхранение на документи поради наличието на електронен архив.

Основни изисквания за електронно управление на документи

Системата за автоматизация на работния процес трябва да отговаря на основните изисквания:

• удобен за потребителя интерфейс и схема за търсене на документи;
• компетентен контрол върху изпълнението на документи и наличието на тяхната система за маршрутизиране;
• надеждно съхранение;
• възможност за създаване на аналитични отчети;
• подкрепа за изпълнение на деловодни задачи;
• осигуряване на пълна информационна сигурност.

Съвременните EDMS са оборудвани с функцията за обработка на заявки на клиенти и други полезни инструменти, които ви позволяват да решавате задачите, необходими за всяка конкретна организация.

Плюсове и минуси на LMS

Електронният документооборот в сравнение с хартиения има редица предимства:

• рационализиране на деловодството - невъзможно е да се присвоят едни и същи номера на различни документи, т.к те се генерират автоматично;
• наличието на филтри - търсенето на файлове е възможно чрез различни параметри;
• проследяване на етапа на преминаване на документа. По всяко време можете да разберете кой точно работи с документа, на какъв етап е той;
• документът не може да бъде загубен. Дори и да бъде премахнат, възстановяването винаги е възможно;
• шаблоните на документи са унифицирани;
• възможно най-бързото обработване на документацията. Няма нужда да носите документ от офис в офис за одобрение. Това е особено полезно, ако отделите в една организация са разположени в различни сгради;
• всички версии на документа се запазват - винаги можете да проследите кой и кога е направил промени в него;
• персонализирани параметри и критерии за разпределение на правата за достъп до документи;
• наличност на документи денонощно, навсякъде по света, при наличие на интернет. Служител може да работи с документация, докато е в командировка, ваканция или в отпуск по болест;
• възможността за планиране на работа - след създаването на документа в програмата се посочва необходимата дата на неговото изпълнение;
• спестява консумативи - повечето документи не се нуждаят от отпечатване.

Недостатъците са:

• скъп софтуер;
• разходи за обучение на служителите;
• време, изразходвано за цифровизиране на съществуващи документи.

Как да се свържете

Процедурата за въвеждане на СУД трябва да бъде поетапна. Състои се от няколко етапа:

1. Закупуване на софтуер и при необходимост допълнително оборудване.
2. Инсталиране на програмата с последваща конфигурация. Разпределение на права за достъп, маршрути на движение на документи и др.
3. Обучение на служителите.
4. Проверка и създаване на електронни комуникационни пътища между служителите.
5. Ангажиране на служител за координиране на работата на програмата и решаване на технически проблеми или сключване на споразумение с аутсорсинг компания.
6. Дигитализация на съществуващи хартиени документи.

Има ли безплатни услуги

Програмите за електронно управление на документи са предимно платени и са доста скъпи. Има обаче безплатни услуги като Alfresco и NauDoc. Тези системи предоставят както безплатна, така и платена версия с голяма функционалност. Важно е безплатната версия да се използва за неограничен период от време.

Alfresco

EDMS Alfresco е пазарен лидер в системите за електронно управление на документи за големи предприятия. В Европа, Америка и Русия се използва успешно от много корпорации.

Важна информация! Основната разлика е възможността да се работи на всяка платформа и с бази данни, създадени във всяка програма.

Предимства на открито:

• възможният брой потребители надхвърля няколко десетки хиляди;
• обемите на съхраняваните документи не са ограничени;
• не се изисква инсталиране на допълнителен софтуер на всички компютри на компанията. Програмата работи за сметка на интернет, т.е. напълно достъпен в мрежата;
• най-добрият, в сравнение с други услуги, интерфейс;
• способност за работа с мобилни устройства.

NauDoc

NauDoc е EDI система, разработена от NAUMEN. Позволява да се управлява процедурата по обработка на документацията, както и да се контролира дисциплината на изпълнение в резултат на резултатите, получени при изпълнението на възложените задачи.

Възможността за контрол в NauDoc ви позволява да давате задачи на служителите си директно в системата, да наблюдавате тяхното изпълнение, да следите сроковете, да изпращате документация за одобрение и след това да изпращате вече договорените документи на други потребители на EDMS. Програмата ви позволява да конфигурирате маршрути за конкретен тип документи в автоматичен режим.

Абсолютно всички действия в програмата се извършват чрез уеб интерфейса. Това дава възможност за влизане в системата навсякъде по света.

Предимства на NauDoc:

• работи на всяка операционна система;
• безплатна основна версия;
• безплатно образование;
• пълноценен уеб интерфейс;
• отворен код.

Информация за основните услуги

Днес на руския пазар има програми за електронно управление на документи между организации и вътре в тях. Критерии за избор на система:

• лекота на учене;
• функционалност;
• качеството на счетоводството според руското законодателство;
• ниво на техническа поддръжка;
• цена.

Бизнес

Дело е признат лидер в своя сегмент в Русия и други рускоговорящи страни. Използва се успешно за документооборот и офис работа както от най-големите корпорации и холдинги, така и от малкия бизнес.

"Бизнес" е:

• проследяваща документация за всички етапи от тяхното движение;
• шаблони, простота и удобство при създаване на проекти;
• функционалност и цялостно отстраняване на грешки в системата.

Можете да се запознаете с работата на системата Delo, като гледате видеото:

Цената на системата зависи от използваната система за управление на база данни - Microsoft SQL Server или Oracle.

Таблица 1. Стойност на лиценза за СУД "Дело".

Индекс	Брой работни места
	1-5	6-20	21-50	51-100
	СУБД на Microsoft SQL Server
	9 500	9 000	8 500	8 000
	СУБД на Oracle
Цена за 1 работно място, руб.	13 400	12 900	12 500	11 900

Източник: eos.ru

Справка! Изчислението се извършва на база начисляване. Например, цената на продукт с Oracle DBMS за 40 работни места ще бъде: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 рубли.

Логика

До 2012 г. познатата днес система "Логика" се наричаше "Шеф-референт". Промяната на името не повлия на качеството на услугата. Все още е надежден и функционален. Подходящ за организации от всякакъв размер.

"Логика" е:

• възможността за проектиране на сложни маршрути за движение на документи.
• високо ниво на защита на данните;
• лекота на овладяване на системата от начинаещи;
• гъвкави и лесни за персонализиране. Модификация на процесите за обработка на документацията.

Недостатъците на програмата включват неудобно разграничаване на правата за достъп, в случай на високо ниво на текучество на персонал.

1C: Документооборот

Най-универсалната система за управление на документи за една организация. "1C: Управление на документи" осигурява надеждно и централизирано съхранение на документи от всякакъв формат, осигурява достъп до него на оторизирани служители.

Предимства на системата:

• добре функциониращ алгоритъм за търсене на данни;
• оптималната комбинация от цена и функционалност;
• система за съхранение на документи от всички формати - от графични и текстови до аудио и видео файлове;
• поддръжка за интеграция с външни приложения;
• широка мащабируемост, което прави възможно успешното използване на този софтуер както в големи, така и в малки предприятия.

Има само два недостатъка:

• сложността на обучението, дори за опитни потребители;
• високи системни изисквания.

Таблица 2. Цени на ЕЦП за 50 работни места

франчайз	Цена за 1 служител, руб.	Цена за 50 служители, руб.
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
Бизнес	9 500	437 500
Логика	5 900	260 000
1C: Офис работа	4 568	228 400
Ефрат	7 300	295 000
EMC Documentum	Индивидуален	Индивидуален
CompanyMedia	6 000	300 000
ДИРЕКТНО	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

Източници: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Справка! Цената на системата "1C: Document Flow" се изчислява при условие, че компанията вече използва програмата "1C: Enterprise". В противен случай цената на сървърния лиценз ще бъде добавена.

Не мислете, че електронното управление на документи е гаранция за моментално повишаване на рентабилността на компанията. Напротив, прилагането му може да доведе до сериозни разходи и в резултат на това да намали печалбите. Не купувайте безразсъдно лиценз за EDMS. Това е особено вярно за малките компании. Въпреки това, в случай на големи организации, голямото натоварване на служителите, разширяването на бизнеса, електронното управление на документи може значително да намали разходите на предприятието и неговото изпълнение ще се изплати достатъчно бързо.

С разпространението на компютрите 100% от документите се създават по електронен път. Въпреки това повече от половината от тях все още се отпечатват за преглед и одобрение.

Що се отнася до обмена на документи и подписването на договори между стопански субекти, тук почти винаги се използва хартия.

Има три начина за подаване:

• Чрез Системата за гарантирана доставка на съобщения в личната сметка на данъкоплатеца;
• На магнитни носители с EDS
• Чрез програма „Терминал на данъкоплатеца” в кабинетите на данъчната инспекция.

Повишаването на оперативната ефективност и намаляването на разходите е цел, пред която е изправено всяко предприятие, което планира да остане в бизнеса за много години напред. И това може да бъде постигнато с въвеждането на електронно управление на документи, особено тъй като това е предвидено в руското законодателство.

В същото време е важно да се обърне внимание на онези документи, които трябва да бъдат отпечатани на хартиен носител в съответствие със законодателството, и да се гарантира, че хартиеният и електронният документооборот не се дублират, защото в този случай нищо не може да бъде спасено.

Ако всичко е организирано правилно, тогава електронното управление на документи е ключът към ефективността на модерното предприятие.

Препоръчва се за четене

Инструкции за Windows

Дефиниция, основни свойства и графики на хиперболични функции

Инструкции за Windows

Основни понятия на геометрията на Лобачевски

Инструкции за Android

Hetman Partition Recovery - програма за възстановяване на данни от карта с памет или твърд диск

Смартфони

Какъв е магнитният момент на постоянен магнит

Офис програми

Внедряване и развитие на системи за електронно управление на документи: отърваваме се от заблудите и формираме истински цели

Офис програми

Задайте операции и техните свойства