Оптимизация отдела снабжения. Оптимизация управления закупками и снабжением. Типы материалов, требующие различных подходов к закупке
В этой статье вы прочитаете о том, для чего предприятию необходим отдел снабжения, какую структуру отдела снабжения можно считать оптимальной и как организовать эффективное управление отделом снабжения. Ответы на эти вопросы, а также подробную информацию о функциях и обязанности отдела снабжения читайте далее.
Зачем предприятию отдел снабжения
Работа отдела снабжения необходима для того, чтобы поддерживать на предприятии достаточный запас товаров. Он занимается определением потребностей компании в определенных материалах, товарах, технических ресурсах, а также организацией их хранения и выдачи, контролируя назначение использования материально-технических ресурсов и содействуя их экономии.
Сотрудникам отдела снабжения при решении данной задачи предстоит изучение, учет спроса и предложения по всем потребляемым материальным ресурсам, а также анализ уровня и колебания цен на продукцию, на услуги посредников, поисксамого выгодного варианта товародвижения, оптимизация своих запасов с учетом сокращения складских и транспортно-заготовительных издержек.
- Директор по производству: функции и требования к должности
Основная функция отдела снабжения заключается в оптимальном, своевременном обеспечении соответствующих материальных ресурсов для производства - подходящего качества и комплексности.
Какие функции выполняет отдел снабжения
Функции отдела снабжения представлены по 3 базовым направлениям:
1) Планирование, в том числе:
Изучение внутренней и внешней среды предприятия, рынки отдельной продукции;
Прогнозирование, определение потребностей предприятия в материальных ресурсах всех видов с планированием оптимальных хозяйственных связей;
Планирование потребности в материалах с установлением лимита на отпуска цехам;
Оптимизация производственных запасов;
Оперативное планирование снабжения.
2) Организационные функции:
Сбор сведений о потребностях в продукции, участие в выставках-продажах, ярмарках, аукционах и пр.
- анализ источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах, чтобы определить оптимальный;
- получение и организация поступления реальных ресурсов;
- заключение хозяйственных договоров поставки с выбранными поставщиками;
- обеспечение участков, цехов, рабочих местах необходимыми материальными ресурсами;
- организация складского хозяйства, которое входит в состав органов снабжения.
3) Контроль и координация работы, включающие:
Контроль выполнения обязательств поставщиков по договорам, сроки поставок;
- входной контроль комплексности и качества материальных ресурсов, поступающих на предприятие.
- контроль производственных запасов;
- выдвижение претензий в отношении транспортных компаний и поставщиков;
- анализ работы службы снабжения, разработка мер координации снабженческой деятельности, повышение эффективности её деятельности.
Структура отдела снабжения
В числе основных факторов, определяющих структуру отдела снабжения, следует отметить:
1. Размеры предприятия;
2. Отраслевая принадлежность;
3. Тип производства;
4. Число и географическое положение поставщиков;
5. Объемы и ассортимент потребляемых материальных ресурсов
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.
От данных факторов зависят подразделения, входящие в состав снабженческой службы, их численность и функции. Служба снабжения организуется с учетом опыта работы аналогичных предприятий, также требования эффективного выполнения всех снабженческих функций.
При формировании отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности - в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются снабжением.
Важный фактор, влияющий на структуру снабженческого отдела, заключается в размере предприятия. Отделы снабжения в предприятиях разного масштаба будут различаться. На крупных предприятиях организуется система управления закупок, логистики и комплектации с разными подразделениями и отделами по функциям и направлениям деятельности. На средних предприятиях организуются отделы материально-технического снабжения, логистики и закупок.
Вопросами управления материально-техническим снабжением на малых предприятиях занимается руководитель предприятия либо его заместитель - это свойственно непроизводственным предприятиям. В малом предприятии по мере укрупнения может формироваться отдел снабжения. При создании отдела снабжения в компании передаются в его распоряжении все функции складирования, доставки, управления материальными запасами.
В числе основных типов организационных структур службы снабжения отмечаются:
1. Функциональная структура:
Транспортный отдел;
Отдел закупок;
Планово-диспетчерский отдел;
Складское хозяйство;
Группа таможенного оформления грузов.
Подобная структура отдела снабжения подходит для средних предприятий без отдела логистики. Планово-диспетчерский отдел занимается планированием закупок, контролем, регулированием и анализом выполнения плана снабжения. Функциональная структура - базовая, присутствуют её элементы в других типах организационных структур снабженческой службы. На малых предприятиях, как правило, в службу МТС входят транспортный отдел, отдел закупок и склад.
2. Товарная структура. При использовании на предприятии широкого ассортимента материальных ресурсов со значительными объемами закупок, могут формироваться в службе снабжения товарные подразделения, которые работают с материальными ресурсами определенных видов. Свойственна подобная структура крупным оптовым и производственным торговым компаниям.
- Компетенции менеджеров по продажам: 7 признаков профессионала
Товарные подразделения занимаются оперативными функциями снабжения и закупок конкретных материальных ресурсов. Планово-диспетчерская группа занимается планированием, контролем и регулированием выполнения плана снабжения. Группой таможенного оформления обеспечивается оформление таможенных документов с прохождением приобретаемых за границей материалов через таможню.
3. Рыночная структура. При закупке предприятием ресурсов на различных рынках, либо в разных странах, формируются в снабженческой службе региональные подразделения, работающие с поставщиками из данных рынков (стран). В результате удастся учитывать нормы законодательства и специфику данных рынков.
4. Матричная структура службы снабжения - формируется при реализации в компании нескольких проектов либо при выпуске разных видов продукции. Для каждого продукта либо проекта в таком случае формируется свое подразделение закупок.
При создании в компании службы логистики в ее структуру передаются отделы транспортный, диспетчерский, таможенного оформления и склады.
У цехов на крупных предприятиях есть свои подразделения снабжения, занимающиеся планированием. Оперативным регулированием снабжения участков и цехов материальными ресурсами. У данных подразделений свои склады, получая материальные ресурсы со складов отдела снабжения предприятия.
Служба снабжения на крупных предприятиях может включать отдел внешней кооперации, который обеспечивает комплектующие и полуфабрикаты от поставщиков. Строиться данные отделы могут на основе товарного либо функционального признака.
Где отделу снабжения брать поставщиков
Каталоги и прайс-листы;
Интернет;
Торговые журналы;
Ярмарки и выставки;
Финансовые институты официальных органов, банки;
Орговые директории;
Торги и аукционы;
Торговые представительства;
Собственные исследования;
Конкуренты потенциальных поставщиков;
Личные контакты, переписка с возможными поставщиками;
Специализированные информационные агентства, исследовательские организации;
Торговые ассоциации;
Регистрационные палаты, государственные ведомства, лицензионные службы, налоговая инспекция и другие органы, располагающие открытой информацией.
Существенную выгоду могут принести закупки
на конкурсной основе
Если подозреваете специалистов службы снабжения в откатах, нужно поручить сотрудников из другой службы заняться блиц-аудитом условий закупок. В частности, сравнение ваших цен на закупки с публичными, запрашивая предложении на основные приобретаемые товары от лица вымышленной компании (либо от другой компании, если проверяемому неизвестно родство предприятий). При подобном общении удастся определить реальные цены поставщика, понять методы его лоббирования своих интересов в компаниях-покупателях.
Налаживайте взаимодействие между отделами. Отделу закупок необходимо контролировать информацию на рынке, с информированием производственного отдела (отдела продаж в торговой компании) про появление новых товаров с лучшей потребительской ценностью, свойствами, предложенных поставщиками Снабженцы будут получать у поставщиков данные о новых товарах и технологиях, привнося новые возможности в работу своей компании.
В статье "Совершенствование управления производством - от борьбы с опасностями кризиса к реализации новых возможностей"* в качестве одной из значимых проблем, грозящих срывом производственных планов, рассматривалось отсутствие необходимых материалов, комплектующих или оснастки. В этой публикации Алексей Кислов 1С предлагает план конкретных действий по организации процессов материального снабжения с целью снижения затрат и минимизации количества случаев отсутствия материала при его необходимости.
Примечание:
* статью "Совершенствование управления производством - от борьбы с опасностями кризиса к реализации новых возможностей
В условиях нестабильной экономической ситуации на производственных предприятиях возрастают риски, связанные с возможными изменениями условий работы с поставщиками материалов и сырья.
Важными антикризисными задачами на участке материального снабжения являются:
- снижение затрат на поддержание складских запасов;
- гибкая работа с поставщиками на выгодных условиях;
- организация поставок материалов и прочих комплектующих по факту - точно в срок;
- ведение точного учета наличия закупаемых комплектующих и мест их складирования
Зачастую на складе содержится явно избыточное количество закупаемых единиц материала и комплектующих, это обусловлено желанием иметь некий страховой запас, который обычно аналитически не рассчитан, причины так же могут быть в минимальных партиях поставок, несогласованной работе службы материально-технического обеспечения, производства и отдела продаж. При этом, когда срочно требуется конкретная номенклатурная единица, она может отсутствовать в необходимом количестве, происходит авральная закупка по завышенным ценам, срываются сроки выпуска продукции и создается угроза потери не только текущей прибыли, но и будущей - в виде отказа от дальнейших заказов, потеря клиентов, что недопустимо в условиях кризиса.
Для решения поставленных задач, можно сформировать план конкретных действий:
3. Организация контроля цен поставщиков, работа с поставщиками на конкурентных принципах
1. Разработка системы управления заказом, сегментация номенклатуры по типу управления заказом
Общую номенклатуру закупаемых комплектующих и материалов можно разделить на две группы по типу управления заказом: по потребности производства, по значению точки заказа. Используя гибкие механизмы планирования, предоставляемые 1С Управление производственным предприятием 8 , можно снизить ресурсные затраты на формирование достоверного плана поставки. Анализируем периодичность потребления материалов, для часто используемых - оптимально задать тип управления по точке заказа.
1С Управление производственным предприятием 8 (1С УПП) позволяет указать конкретные значения точки заказа и страхового запаса для каждой номенклатурной единицы:
Щелкните для увеличения
Задав данные значения, решаем проблемы включения в оперативный заказ подобных материалов и комплектующих, снижаем риски их отсутствия при срочной необходимости использования, при этом уровни складского запаса всегда под контролем.
2. Формирование достоверных планов закупки материалов и комплектующих связанных с реальными планами производства
Подсистема управления закупками, входящая в комплексное прикладное решение 1С Управление производственным предприятием, предоставляет широкие возможности для составления планов закупок на любые периоды, с разной степенью детализации, а также осуществляет контроль исполнения данных планов.
Концепцию планирования закупок, реализованную в 1С УПП, можно представить в виде следующей схемы:
Сводный план может быть составлен в количественном и/или в стоимостном выражении с разной степенью детализации - по номенклатуре и ее характеристикам или по номенклатурным группам, а также с разной периодичностью. К дополнительным возможностям планирования относятся детализации по подразделениям и проектам.
В системе 1С Управление производственным предприятием 8 предусмотрен механизм автоматического формирования планов закупок на основании фактических данных, к которым относятся:
- заказы покупателей и внутренние заказы;
- объемы закупок и продаж за аналогичный период;
- планы продаж;
- складские остатки.
Для сравнения разных версий планов, а также для контроля их исполнения предусмотрены специальные отчеты план-фактного анализа:
Щелкните для увеличения
Используя данный инструментарий, получаем возможность оперативного моделирования необходимого плана закупок на основе прогнозируемых условий поставки и наличия производственных заказов. Получаем реально требуемые объемы под конкретную производственную программу, без гаданий на кофейной гуще и количественного излишка.
3. Организация контроля цен поставщиков, работа на конкурентных принципах
Динамично меняющаяся экономическая ситуация в условиях кризиса вынуждает руководство производственных предприятий постоянно контролировать цены поставщиков и конкурентов. Механизм ценообразования, реализованный в 1С Управление производственным предприятием 8, позволит не только хранить и обновлять прайс-листы поставщиков, но и проводить сравнительный анализ цен на одну и ту же продукцию.
Таким образом, можно без трудоемких операций принять решение по распределению заказов на поставку номенклатуры по наиболее выгодным предложениям поставщиков.
4. Обеспечение поставок точно в срок
Сформировав сводные планы и выбрав оптимальных поставщиков, необходимо получить календарный план поставки, тем самым обеспечить максимальную ритмичность обеспечения производства без увеличения складских запасов.
Сводные планы конкретизируются с помощью механизма оперативного планирования закупок, что позволит службе материально-технического снабжения планировать поставки с точностью до дня и конкретных условий. При автоматическом формировании заказов поставщикам система позволяет учитывать источники и графики потребностей в сырье и материалах. Таким образом, минимизируются риски и затраты по номенклатуре поставляемых материалов и комплектующих, которые имеют тип управления заказом по потребности.
А так же учитывать материалы в резерве, ликвидность складских запасов, формировать различные аналитические ведомости.
Таким образом, используя инструментарий, описанный в п. 1-4, можно решить задачи минимизации затрат в области материального снабжения в рамках общей антикризисной политики компании, минимизировать риски отсутствия материала в наличии на складе в момент его необходимости.
Отдел материально-технического снабжения - это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.
Определение основных терминов
Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством.
Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами.
Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.
Отдел снабжения: его роль и значение
Его роль и значение состоят в следующем:
Деятельность данного подразделения предшествует производству и не только служит для обеспечения процесса, но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и ;
Определяет и формирует как экономические результаты субъекта хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции самих потребителей;
Обозначение финансовых результатов производственного предприятия;
В качестве вида деятельности предприятия служит основным источником его конкурентоспособности.
Значительный удельный вес материальных издержек в общих расходах (около 60%) также подтверждает весомое значение материально-технического снабжения.
Основные задачи и функции отдела снабжения
1. Обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой.
2. Обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).
Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и технологические, а также вспомогательные и основные. К основным функциям относится приобретение ресурса, а к вспомогательным - маркетинг и юридическое сопровождение.
Категории снабженцев
В современных крупных компаниях работники отделов снабжения подразделяются на несколько категорий. Это связано с постоянным ростом объемов на предприятиях, что влечет за собой разграничение функций планирований, снабжения и сбережения товаров. При такой структуре каждое подразделение выполняет свои функции и имеет конкретное направление. Координацию работы в рамках данных структурных подразделений осуществляет снабжения.
Структура системы снабжения
В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.
Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли. Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание.
Отдел снабжения еще известен под другим названием - «отдел закупок». Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. снабжения контролирует выполнение утвержденных следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.
Работа любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными.
Управление закупками – область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном – это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний – готовая продукция для последующей продажи.
Деятельность по организации и управлению закупками направлена на удовлетворение потребностей предприятия в сырье, материалах, товарах и услугах . Задача службы снабжения предприятия – организовать получение компанией необходимых по качеству и количеству сырья, материалов, товаров и услуг в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.
Деятельность по организации и управлению закупками можно рассматривать в двух аспектах – оперативном и стратегическом .
Снабжение в оперативном плане – регулярные операции, направленные на избежание дефицита, отсутствия материальных ресурсов или готового продукта. Отсутствие товара необходимого количества и качества, его несвоевременная доставка могут создать проблему у конечного потребителя продукции или услуги, привести к увеличению издержек.
Стратегическая сторона снабжения – собственно сам процесс управления закупками, взаимодействие с внешними поставщиками в соответствии с потребностями и запросами конечного потребителя, планирование и разработка закупочных схем и методов. Под понятием снабженческого менеджмента понимается планирование и контроль над всем входящим материальным потоком (материальными ресурсами и готовой продукции), поступающим в компанию.
К снабжению предприятия относят следующие виды деятельности:
Планирование поступлений материальных ресурсов и (или) готовой продукции;
Установление хозяйственных связей с поставщиками;
Организация доставки;
Мониторинг поставки;
Приемка и контроль качества;
Распоряжение невостребованными или некачественными остатками.
Сфера деятельности, связанная с закупками, подразумевает все функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения компании. Поэтому деятельность менеджера по закупкам включает решение следующих задач:
Определение потребности в материальных ресурсах;
Поиск потенциального поставщика;
Оценка возможности закупки в нескольких альтернативных источниках;
Выбор метода закупки;
Установление приемлемой цены и условий поставки;
Мониторинг поставки;
Оценка продукции поставщика и качества услуг поставщика.
Если же функции снабжения расширить, то к ним будут относиться и инвентарный контроль, транспортировка, приемка закупаемой продукции.
Определение метода закупок
Организация процесса снабжения предусматривает:
· создание инфраструктуры процесса;
· создание организационной структуры управления снабжением.
Рассмотрим каждую из этих составляющих.
1. Инфраструктура снабжения включает подразделения складского и транспортного хозяйств.
2. В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все функции управления совокупностью подразделений. Это, прежде всего, малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.
Существует 2 основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:
· централизованная;
· децентрализованная.
Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела (Приложение 1).
Преимущества такого подхода:
1. пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
2. возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.
Недостатки децентрализованных закупок:
1. решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
2. недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
3. ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.
Как видно, задачи «что закупать» и «сколько закупать» решаются дирекцией по предоставлению услуг. Здесь же выполняются работы по складированию закупленных предметов труда.
Задачи «у кого закупать» и «на каких условиях закупать» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, т.е. заключаются договоры, контролируется их исполнение. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами и ее эффективная реализация затруднена.
Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:
1. объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
2. координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
3. устранение дублирования операций и ненужных приемов;
4. наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
5. концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля (приложение 2).
6. Данный вариант предполагает сосредоточение всех функций снабжения в одних руках. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Для того чтобы правильно организовать процесс снабжения на предприятии, необходимо знать методы планирования снабжения, из которых можно выбрать конкретный метод или группу методов для внедрения на предприятие и эффективного использования в дальнейшем.
Методы планирования снабжения на предприятии включает следующие основные системы: MRP I, MRP II, JIT, CIM, ERP и др.
MRP I («планирование потребностей в материалах») - система, состоящая из ряда логистически связанных процедур, правил и требований, синхронизированных во времени для каждой единицы компонентов, необходимых для выполнения графика производства.
Цели данной системы:
· удовлетворение потребностей в материалах, компонентах и комплектующих для планирования производства;
· планирование производственных операций, расписаний доставок, закупочных операций.
Система MRP I начинает свою работу с определения, сколько конечной продукции и в какие сроки необходимо произвести. Затем система определяет время и необходимые объемы материальных ресурсов для удовлетворения потребностей производственного расписания.
На выходе система дает набор документов, в том числе схемы доставки материальных ресурсов по подразделениям, объемы и сроки поставок. Таким образом, MRP I запланировано «проталкивает» материальные ресурсы по подразделениям.
MRP II («планирование ресурсов производства») - это замкнутая система, относящаяся к детальному планированию производства, к финансовому планированию себестоимости материалов и производственных затрат, а также к моделированию хода производства. Эта система отличается от MRP I гибкостью планирования, обеспечивающих лучшую организацию поставок и лучшую реакцию на изменение спроса. Важное место в MRP II занимают блоки прогнозирования спроса, размещения заказов и управление запасами.
В результате использования данной системы сокращаются материальные ресурсы на складе, решаются задачи оптимизации материальных потоков и другие положительные эффекты.
JIT (концепция «точно в срок») характеризуется минимальными запасами, короткими логистическими цепями, взаимоотношением по закупкам с небольшим количеством надежных поставщиков и перевозчиков.
CIM (концепция «компьютеризированного интегрированного производства») - предполагает интеграцию всех подсистем системы управления (управление снабжением, проектированием и подготовкой производства, транспортно-складскими системами и т.д.)
ERP («планирование ресурсов предприятия») - включает в себя усовершенствование планирования и составление расписаний, окончательное планирование ресурсов, управление данными об изделии и т.д. Главная задача ERP-системы - добиться оптимизации (по времени и ресурсам) перечисленных процессов.
Когда сформирована и выбрана форма организации и планирования снабжения, руководство предприятия принимают решение о выборе метода закупок.
Выбор метода закупок зависит:
· от сложности конечного продукта;
· от состава комплектующих изделий и материалов.
Можно рассмотреть наиболее часто используемые методы.
1. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).
Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.
Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.
2. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.
Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.
Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.
3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:
· полный перечень товаров;
· количество товара, имеющегося на складе;
· требуемое количество товаров.
Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.
4. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:
· количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
· поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
· оплачивается только поставленное количество товара;
· по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.
Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.
5. Закупка товара с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.
Недостаток этого метода? в увеличении издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.
Организация и планирование снабжение, а так же выбор метода закупок не возможны без сопутствующего информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия.