Tindakan penerimaan dan pengalihan aset material. Bentuk tindakan penerimaan dan pengalihan harta benda Pemindahan harta benda-benda pada saat terjadi perubahan

Aset material merupakan aset utama dan penting perusahaan. Sangat penting untuk mengatur kontrol yang jelas atas item inventaris di perusahaan: hal ini dipastikan terutama melalui persiapan dokumen. Misalnya, suatu tindakan penerimaan pengalihan aset material dibuat. Mari kita lihat lebih dekat siapa, kapan dan dalam keadaan apa yang harus membuat undang-undang tersebut, apakah ada bentuk kesatuan dari undang-undang tersebut, dan apa yang dihadapi pemberi kerja jika undang-undang tersebut tidak ada.

Bentuk tindakan penerimaan dan pengalihan harta benda

Bentuk kesatuan formulir tidak disetujui oleh undang-undang. Oleh karena itu, perusahaan harus mengembangkan bentuknya sendiri. Jangan lupa bahwa undang-undang menetapkan rincian wajib yang harus dicantumkan dalam dokumen utama. Dengan demikian, formulir tindakan penerimaan dan pengalihan aset material (dan dokumen lainnya), menurut hukum federal, harus memuat rincian berikut:

nama dokumen;
tanggal pengisian formulir;
nama perusahaan yang menyusun dokumen ini;
isi, hakikat suatu fakta kehidupan ekonomi;
jumlah di mana fakta kehidupan ekonomi diukur dalam bentuk fisik atau moneter (pastikan untuk menunjukkan unit pengukurannya);
akta penerimaan pengalihan harta benda harus memuat keterangan kedudukan orang-orang yang menjadi perantara transaksi itu, warga negara yang bertanggung jawab atas pendaftarannya, atau nama jabatan seorang warga negara atau beberapa warga negara yang hanya bertanggung jawab atas pendaftaran acara yang telah diselesaikan;
tanda tangan pribadi dari semua orang yang bertanggung jawab dengan transkrip (menunjukkan nama keluarga dan inisial mereka atau rincian lain yang memungkinkan identifikasi orang-orang ini).

Sebagai contoh akta penerimaan pemindahan harta benda, dapat digunakan misalnya akta penerimaan dan pemindahan barang berharga untuk disimpan dalam formulir No. MX-1 atau dokumen lainnya. Formulir terpadu dapat dilengkapi dengan rincian yang diperlukan atau menghapus yang tidak diperlukan. Bentuk tindakan yang dikembangkan harus dikonsolidasikan dalam kebijakan akuntansi perusahaan.

Tindakan penerimaan pengalihan aset material pada saat pemecatan

Orang yang bertanggung jawab secara finansial di suatu perusahaan dapat berganti atau tidak hadir karena berbagai alasan. Harus diingat bahwa konsep “tanggung jawab material seorang pekerja kepada pemberi kerja” berarti kewajibannya untuk memberikan kompensasi kepada pemberi kerja atas kerugian yang sebenarnya ditimbulkan. Tentu saja, seorang karyawan dapat dimintai pertanggungjawaban, tetapi, sebagai suatu peraturan, karyawan memikul tanggung jawab terbatas (dalam batas pendapatan bulanan rata-rata).

Oleh karena itu, pemindahan barang dan bahan pada saat pergantian MOL (penanggung jawab materiil) harus disertai dengan inventarisasi - yaitu menentukan keadaan sebenarnya dan jumlah harta benda yang dialihkan menjadi tanggung jawab pegawai lain. Hal ini terjadi baik pada saat pemecatan pegawai yang bertanggung jawab maupun pada saat dia pergi berlibur. Pemindahan barang dan bahan ke orang yang bertanggung jawab secara finansial selama inventarisasi terjadi dengan partisipasi karyawan yang bertanggung jawab "lama" dan karyawan "baru" - orang yang akan menggantikannya.

Kewajiban melakukan inventarisasi dalam hal demikian tidak bergantung pada sistem perpajakan yang diterapkan. Jika Anda tidak meresmikan penerimaan dan pemindahan barang inventaris dengan benar, pernyataan tanggung jawab karyawan (Anda akan menemukan contohnya di akhir artikel), majikan akan kesulitan mengidentifikasi orang yang bersalah jika terjadi kerusakan properti atau kerugiannya. Ya, perjanjian tanggung jawab keuangan penuh juga berlaku selama karyawan sedang berlibur, tanggung jawab atas barang-barang berharga tetap menjadi tanggung jawabnya. Pemindahan aktiva tetap dari satu MOL ke MOL lainnya harus diformalkan dengan benar, dan ini bukan hanya untuk kepentingan pemberi kerja, tetapi juga untuk kepentingan pekerja: jika terjadi sesuatu pada saat pekerja sedang berlibur, ia akan dapat membuktikan ketidakhadirannya dan tidak terlibat dalam kerugian tersebut. Dalam hal ini, akan sangat sulit bagi pemberi kerja untuk menemukan dan membuktikan keterlibatan orang yang benar-benar bersalah.

Majikan harus ingat bahwa untuk membuat perjanjian dengan pekerja mengenai tanggung jawab keuangan penuh, jabatan pekerja tersebut harus dimasukkan dalam daftar tertutup khusus yang disetujui dengan keputusan khusus Menteri Tenaga Kerja tanggal 31 Desember 2002 No. 85. Jika posisi karyawan tidak disebutkan dalam daftar, maka tidak mungkin untuk membuat perjanjian dengannya tentang tanggung jawab keuangan penuh.

Suatu tindakan tanggung jawab keuangan (formulir), yang akan meresmikan pemindahan barang-barang berharga dari satu karyawan ke karyawan lain, dapat dikeluarkan secara langsung antara orang-orang yang bertanggung jawab secara keuangan. Untuk mengembangkan dokumen semacam itu, Anda dapat mengambil, misalnya, formulir terpadu No. OP-18 sebagai dasar.

Aset inventaris juga dapat dipindahkan dari satu penanggung jawab ke penanggung jawab lainnya dengan bantuan pihak lain - secara langsung perusahaan pemberi kerja, yang dalam hal ini bertindak sebagai perantara: perusahaan mengambil kembali nilai-nilai tersebut dari penanggung jawab “lama” dan kemudian memberikannya kepada yang “baru” di bawah tanggung jawab. Dalam hal ini, akta yang meresmikan pengalihan harta benda dibuat sekurang-kurangnya dua rangkap (satu untuk pemberi kerja dan satu lagi untuk pekerja) dan akan menegaskan pengalihan harta kepada perusahaan dan tidak adanya tuntutan harta benda terhadap perusahaan. karyawan yang mengundurkan diri dari perusahaan tempatnya bekerja. Setelah itu, untuk mentransfer properti ke "manajemen" MOL baru, 2 salinan tindakan pengalihan barang berharga ke orang yang bertanggung jawab secara finansial baru dibuat.

Tindakan penerimaan dan pemindahan aset material untuk disimpan– dokumen yang mencerminkan fakta pemindahan barang inventaris (aset material) untuk diamankan. Setelah berakhirnya tindakan ini, semua tanggung jawab keuangan dialihkan kepada kustodian. Bersamaan dengan itu, perlu untuk membuat transaksi di mana penyediaan layanan akan ditentukan. Kesepakatan itu disimpulkan dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.

Akta penerimaan dan pemindahan barang dan bahan mempunyai standar yang direkomendasikan berupa MX-1, cukup sering digunakan, dan merupakan salah satu dokumen standar. Formulir ini dapat dimodifikasi agar mudah mencerminkan informasi tambahan. Ini mencatat suatu tindakan yang berkaitan dengan penerimaan dan pemindahan aset material tertentu untuk disimpan. Nilainya terletak pada kenyataan bahwa dalam akta inilah dicatat fakta adanya perpindahan nilai antara dua orang (dari penyimpan ke kustodian)

Penyimpan adalah orang yang memberikan satu atau lain nilai materi untuk diamankan. Penjaga bertanggung jawab untuk menerima nilai ini. Undang-undang tersebut menentukan semua informasi yang diperlukan tentang item inventaris dan fitur yang terkait dengan penyimpanannya.

Tindakan penerimaan dan pengalihan aset material. Pengisian sampel

Mari kita perhatikan data-data yang harus ada dalam akta penerimaan dan pemindahan barang dan bahan:

Nama lengkap pengusaha perorangan atau perseorangan;
nama perusahaan;
alamat dan rincian kontak penyimpan dan kustodian;
syarat, ketentuan dan daftar barang inventaris yang dialihkan untuk diamankan;
nama tindakan dan tanggal kesimpulannya;
tanda tangan kedua peserta, stempel.

Formulir diisi pada kedua sisi, baik oleh penerima nilai maupun oleh pemberi titipan. Penting untuk menunjukkan tanggal perjanjian dan nomor serinya. Data ini dilampirkan pada sertifikat penerimaan itu sendiri. Lokasi spesifik di mana barang dan bahan akan diterima ditunjukkan. Pada saat yang sama, umur simpannya ditunjukkan. Sebuah tabel dikompilasi di mana semua nilai akan dicantumkan.

Setelah itu, perlu untuk menuliskan semua fitur individu yang terkait dengan penyimpanan, daftar aturan yang harus dipatuhi oleh penjaga barang dan bahan untuk mentransfer semua barang berharga dengan aman. Formulir tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak dan harus dibubuhi stempel beserta tanda tangannya.

Dokumen apa yang harus digunakan untuk mendokumentasikan pengalihan aset antara orang-orang yang bertanggung jawab secara keuangan dalam satu departemen? Apakah perintah inventarisasi diperlukan pada saat pergantian penanggung jawab keuangan (perubahan tertanggal 10/01/2010), jika ada perintah inventaris wajib tertanggal 22/09/2010? Apakah mungkin untuk meresmikan transfer faktur OS untuk pergerakan internal, karena mencerminkan seluruh jumlah OS, atau apakah Sertifikat Penerimaan dan Transfer No. OS-1 diperlukan untuk setiap OS secara terpisah? Kewajiban untuk melakukan inventarisasi ketika mengganti orang yang bertanggung jawab secara keuangan - secara terpisah, berbeda dari inventarisasi tahunan sebelum penyusunan laporan keuangan tahunan - ditetapkan dalam paragraf 2 Seni. 12 Undang-Undang Federal 21 November 1996 No. 129-FZ “Tentang Akuntansi”. Menurut paragraf 1.5 Pedoman inventarisasi properti dan kewajiban keuangan (disetujui.

Perintah untuk mengubah orang yang bertanggung jawab secara finansial

Setelah dikeluarkan, perintah itu didaftarkan dalam jurnal yang disimpan secara khusus, dan para pekerja yang di antara mereka timbul hubungan kerja pengalihan harta benda harus membiasakan diri dengannya dan menandatanganinya. Surat-surat yang tercantum dalam paket dokumentasi merupakan dasar hukum yang cukup untuk pengalihan wewenang dari karyawan yang mentransfer properti kepada karyawan baru.

Informasi

Unduh contoh pesanan untuk mengubah orang yang bertanggung jawab secara finansial REFERENSI: Tanggung jawab keuangan untuk penyimpanan dan penjualan properti dimulai setelah penandatanganan akta pengalihan dan penerimaan oleh para pihak dan komisi yang berwenang. Kesimpulan Ketika orang yang bertanggung jawab secara keuangan diberhentikan dari jabatannya, harta titipan harus didaftarkan ulang untuk kepentingan karyawan yang melanjutkan tugasnya.

Perpindahan tawon antara orang-orang yang bertanggung jawab secara finansial

Selain direktur, dokumen tersebut harus ditandai oleh penanggung jawab yang ditunjuk dan pegawai yang ditunjuk sebagai supervisor. Tanda tersebut terdiri dari nama lengkap orang-orang yang terdaftar, nama jabatannya dan waktu pengenalannya terhadap perintah tersebut.

Penting

Perintah untuk mengubah orang yang bertanggung jawab secara finansial bukan satu-satunya dokumen dalam sistem distribusi aset material. Setelah diterbitkan, kontrak kerja standar mengenai sumpahnya dibuat dengan karyawan tersebut.

tanggung jawab (individu/kolektif, sebagian/penuh). Mengabaikan bentuk standar dokumen dapat menjadi lelucon yang kejam bagi pemberi kerja, karena perintah tersebut dapat dinyatakan tidak sah jika terjadi litigasi, yang sayangnya tidak jarang terjadi di bidang pelayanan aset material.

Tentang pengalihan aset tetap

Dokumen ini memberhentikan penanggung jawab dari jabatannya saat ini, diikuti dengan dibuatnya perjanjian dengan pegawai lain. Nuansa penting: tata cara penerimaan dan pemindahan nilai tercatat harus diselesaikan sebelum pemberhentian atau pengangkatan penanggung jawab sebelumnya ke jabatan lain, karena ini adalah satu-satunya cara untuk menyelesaikan perselisihan yang timbul dengan segera, tanpa proses yang panjang.

Dengan demikian, pergantian penanggung jawab keuangan merupakan proses yang hanya mungkin dilakukan setelah dilakukan inventarisasi, yang tata cara pelaksanaannya ditentukan di tingkat legislatif. Berdasarkan hasil pemeriksaan, dibuat suatu tindakan penerimaan dan pemindahan harta benda, memberhentikan orang yang bertanggung jawab secara materil dari jabatannya.

Perintah pengalihan aset tetap

Pertama-tama, Anda perlu menyiapkan paket dokumentasi yang menjadi dasar pendaftaran karyawan baru pada posisi tersebut, kemudian:

mengeluarkan perintah untuk melakukan inventarisasi;
tetapkan tanggalnya;
menunjuk anggota komisi yang berwenang.

Pada hari yang ditentukan atas perintah, di tempat penyimpanan barang yang dialihkan, barang-barang berikut ini dikumpulkan:

anggota komisi;
karyawan yang mengundurkan diri;
karyawan yang baru direkrut.

Berdasarkan situasi tersebut, laporan pemeriksaan inventaris dibuat jika karyawan yang mengundurkan diri mentransfer properti ke perantara, tanpa adanya penggantian yang diterima tepat waktu. Apabila ditemukan penggantinya, maka inventarisasi sekaligus berfungsi sebagai pemindahan harta titipan kepada pegawai baru.

Dokumen ini berisi daftar semua barang berharga yang menjadi tanggung jawab karyawan bergilir, jumlah akuntansinya, harga pembelian dan nilai pasar. Selain itu, akta tersebut harus memuat rincian penerimaan dan penyerahan barang yang didaftarkan dan tanggal konfirmasi keberadaan barang-barang berharga itu.

Sertifikat transfer dan penerimaan dapat dibuat berdasarkan dokumen inventaris. Tidak ada bentuk yang ditetapkan secara hukum untuk dokumen ini, sehingga dibuat secara bebas, dengan mempertimbangkan nuansa di atas.

Perintah Kementerian Keuangan mengatur tentang pengesahan wajib atas sertifikat penerimaan tidak hanya oleh pimpinan perusahaan dan unit struktural, tetapi juga oleh kepala akuntan. Yang terakhir inilah yang bertanggung jawab atas verifikasi tambahan atas kepatuhan data yang ditentukan dalam undang-undang dengan hasil audit.

Pemindahan aset tetap dari satu pesanan sampel ke yang lain

Meskipun dokumen ini sangat penting, perintah untuk mengubah orang yang berwenang dilaksanakan dalam rezim yang ada dalam organisasi mengenai penerbitan perintah manajemen. Tidak ada syarat khusus untuk persiapannya.
Persyaratan wajib untuk pelaksanaannya adalah sebagai berikut:

nomor seri ditunjukkan;
tanggal rilis;
nama perusahaan;
alasan pengalihan harta titipan;
dari siapa dan kepada siapa nilai-nilai dialihkan;
perintah transfer (persediaan);
informasi tentang peserta prosedur;
penunjukan komisi.

Perintah tersebut ditandatangani oleh pimpinan organisasi, atau orang yang sedang menjalankan tugasnya.
Ketika memberhentikan dan mempekerjakan karyawan baru, sertifikat penerimaan mulai berlaku hanya jika kontrak kerja dan perjanjian tanggung jawab dibuat dengan orang yang baru direkrut. Kami melakukan inventarisasi aset tetap. Pemeriksaan inventaris dipahami sebagai tindakan pemberi kerja yang memastikan keamanan harta titipan atau menyatakan ada dan sejauh mana kekurangan barang berharga titipan.
Tata cara ini perlu dilakukan, karena prosedur inilah yang melengkapi terbentuknya landasan hukum peralihan wewenang untuk menyimpan barang atau barang berharga lainnya milik pemberi kerja. Hal ini dilakukan dalam interval antara pemecatan orang yang bertanggung jawab secara keuangan dan mempekerjakan karyawan baru untuk menggantikannya.
Selanjutnya dokumen tersebut disahkan dengan tanda tangan para pihak dan tanda tangan anggota komisi. Di samping setiap tanda tangan ada transkrip nama keluarga yang ditulis tangan.
PERHATIAN: Jika ditemukan kekurangan, karyawan yang memindahkan properti harus memikul tanggung jawab keuangan. Orang yang baru direkrut menerima properti hanya berdasarkan ketersediaannya. Perintah Perintah semacam itu bertindak sebagai perintah dari pimpinan organisasi, dibuat berdasarkan fakta melakukan inventarisasi, dengan pemindahan harta titipan dari satu karyawan ke karyawan lainnya. Urutan adalah dasar dasar yang mendasari prosedur pemindahan. Mengacu pada dokumentasi lokal organisasi, yang menjadi dasar, jika terjadi tunggakan barang berharga, pemberi kerja berhak mendapatkan kembali nilainya.

Perhatian

OS-1 (disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 21 Januari 2003 No. 7) digunakan terutama untuk pendaftaran dan akuntansi transaksi penerimaan dan transfer aset tetap antar organisasi atau transaksi penerimaan (commissioning) suatu aset tetap yang dibuat. Pada saat terjadi perubahan MOL, benda tersebut tidak dikeluarkan dari aktiva tetap atau dimasukkan kembali ke dalam aktiva tetap dan dioperasikan.

Jika Anda mengikuti Pedoman penggunaan formulir terpadu, sebenarnya juga tidak benar menggunakan Faktur untuk perpindahan internal aset tetap, formulir OS-2, karena dokumen ini dimaksudkan untuk pendaftaran dan akuntansi pergerakan aset tetap. aset tetap dalam suatu organisasi dari satu unit struktural ke unit struktural lainnya, dan ketika MOL berubah, properti itu sendiri tidak berpindah kemana-mana, tetap berada di departemen, area, dll.
Jika perlu, itu difotokopi dan semua salinan tambahan disertifikasi dengan benar dan ditransfer ke tujuan (misalnya, ke kepala divisi struktural perusahaan). Siapa yang harus menandatangani Semua perintah yang dikeluarkan dalam organisasi selalu datang atas nama pejabat tertinggi - direktur (atau karyawan yang sementara menjalankan fungsinya).

Oleh karena itu, tanda tangan pertama yang harus muncul dalam suatu dokumen adalah miliknya; tanpa tanda tangan ini, dokumen tersebut tidak akan sah. Selain itu, seluruh pegawai yang disebutkan di dalamnya harus menandatangani formulir pemesanan, termasuk mereka yang terkena dampak langsung dari dokumen tersebut dan mereka yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya.

Stempel dalam suatu pesanan hanya diperlukan jika manajemen memerlukan kehadirannya - saat ini tidak ada instruksi dalam undang-undang untuk mengesahkan pesanan tersebut dengan menggunakan stempel.

Penerimaan barang sesuai faktur hanya menegaskan fakta bahwa penyerahan barang dan bahan dilakukan per barang dalam jumlah yang ditentukan. Terkadang untuk penerimaan dan pemindahan barang dan bahan yang optimal, rincian dalam invoice saja tidak cukup. Timbul situasi yang memerlukan laporan rinci tentang seluruh aset yang dialihkan. Mari kita pertimbangkan dalam hal apa tindakan penerimaan pemindahan barang diperlukan dan fitur apa yang harus dipertimbangkan saat mempersiapkannya.

Tindakan penerimaan dan pemindahan barang adalah bentuk bebas, yang menjelaskan secara rinci semua sifat-sifat harta, menunjukkan sifat-sifat, cacat, jumlah dan biaya.

Saat ini, peraturan perundang-undangan yang berlaku saat ini belum memuat suatu kesatuan bentuk tindakan penerimaan dan pengalihan harta benda. Tapi diwaktu yang sama, Setiap fakta kehidupan ekonomi harus didaftarkan oleh dokumen akuntansi utama, yang ditentukan oleh Pasal 9 Undang-Undang No. 402-FZ “Tentang Akuntansi”. Keadaan yang ditentukan memberikan organisasi hak untuk secara mandiri mengembangkan bentuk dokumen akuntansi utama, yang bersifat wajib disetujui dalam kebijakan akuntansi.

Penerapan sertifikat penerimaan

Mari kita lihat lebih dekat kasus-kasus ketika dokumen ini dibuat:

ketidaksesuaian kuantitas dan kualitas aset material;
penerimaan barang tanpa dokumen;
pengalihan harta benda untuk diamankan;
pengalihan aset berdasarkan perjanjian komisi;
transfer nilai dalam organisasi antara divisi struktural atau orang yang bertanggung jawab secara finansial;
pemindahan barang berharga untuk penggunaan sementara (selama beberapa jam atau hari).

Diberikan di bawah sampel dapat digunakan secara bersamaan dengan tindakan penerimaan dan pemindahan barang inventaris untuk penyimpanan (form MX-1).

Bentuk akta pengalihan MX-1

Pengalihan perkara pada saat pergantian penanggung jawab diformalkan dengan tindakan penerimaan dan pengalihan perkara, tetapi dalam situasi tertentu diberikan di bawah Contoh sertifikat transfer dan penerimaan barang dan bahan juga dapat digunakan. Misalnya, untuk mentransfer kunci brankas, peralatan berharga, dll.

Contoh tindakan penerimaan dan pengalihan properti antara orang-orang yang bertanggung jawab secara finansial

Detail yang diperlukan

Formulir harus berisi rincian wajib berikut:

Judul dokumen;
tempat kompilasi;
Tanggal persiapan;
informasi tentang penjual dan pembeli (nama organisasi, nama lengkap direktur atau pengusaha perorangan, data paspor, alamat dan nomor telepon);
referensi ke subjek, nomor dan tanggal kontrak;
penjelasan lengkap tentang karakteristik kualitas produk, yang menunjukkan cacat;
tanda tangan orang yang bertanggung jawab;
pers organisasi.

Salah satu rincian yang diperlukan adalah biaya persediaan yang ditransfer. Pada saat yang sama, penjual wajib menyebutkan besarnya PPN atau alasan pembebasan pajak. Dalam hal ini, Pembeli tidak akan menghadapi situasi kontroversial dengan kemungkinan pengembalian PPN atau menghubungkan seluruh biaya dengan biaya untuk keperluan pajak penghasilan.

Dokumen tersebut juga harus menunjukkan jumlah dana yang diterima pada tanggal pengalihan aset material. Indikasi pembayaran di muka yang diterima tidak wajib, tetapi dapat memfasilitasi penyelesaian lebih lanjut kewajiban timbal balik, penandatanganan laporan rekonsiliasi, dan dalam hal transfer pembayaran pemasok oleh pihak ketiga, wajib untuk mengkonfirmasi kebenaran perhitungan.

Seluk-beluk hukum

Akta pemindahtanganan dan penerimaan harus dibuat sekurang-kurangnya dua rangkap untuk masing-masing pihak pada saat pemindahtanganan barang inventaris. Hanya orang yang berwenang yang dapat menandatanganinya. Apabila pembelinya berbentuk badan hukum, maka kuasa wakilnya harus dikukuhkan dengan surat kuasa.

Perlu dicatat bahwa kewajiban untuk mentransfer aset material dengan pelaksanaan tindakan harus tercermin dalam kontrak. Disarankan untuk membuat formulir dokumen itu sendiri sebagai lampiran kontrak. Dalam hal ini mempunyai kekuatan hukum yang sama dengan kontrak itu sendiri. Jika Anda memiliki contoh sederhana akta penerimaan barang, Anda dapat membiasakan diri terlebih dahulu dengan kolom-kolom utama yang harus diisi.

Kehadiran tindakan pengalihan aset material bisa menjadi sangat penting untuk menyelesaikan masalah kontroversial di pengadilan. Ini menunjukkan fakta penerimaan dan pemindahan aset dengan kualitas yang baik dan kepatuhan terhadap seluruh prosedur pemindahan dan penerimaan barang. Bukti tidak adanya pelanggaran dalam proses penerimaan barang adalah fakta-fakta yang tercermin dalam dokumen tersebut, yaitu:

aset material diperiksa dan diterima di hadapan perwakilan resmi pemasok;
tidak ada kesenjangan kualitas dan kuantitas;
pengiriman dilakukan tepat waktu dan tanpa melanggar ketentuan pengiriman;
tidak ada klaim terhadap pihak lawan (pemasok, pembeli, pengirim, perantara).

Penyimpanan dokumen utama

Untuk keperluan akuntansi perpajakan, dokumen utama harus disimpan selama 4 tahun (klausul 8, ayat 1 Seni. 23 Kode Pajak Federasi Rusia). Perlu diperhatikan bahwa jika terjadi kerugian, maka dokumen yang mengkonfirmasi pengeluaran harus disimpan selama 10 tahun (klausul 4 Seni. 283 Kode Pajak Federasi Rusia).

Untuk keperluan akuntansi, dokumen primer harus disimpan selama 5 tahun (Pasal 29 UU No. 402-FZ “ Tentang akuntansi»).

Sertifikat penerimaan barang persediaan (TMT) ditulis dalam bentuk bebas, di mana semua barang dicatat dengan cermat, menampilkan kuantitas, penilaian, parameter dan cacat. Saat ini, undang-undang yang ada menawarkan templat terpadu untuk sertifikat penerimaan barang dan bahan. Hal ini diatur oleh Resolusi No. 66 Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 9 Agustus 1999, yang menyetujui formulir MX-1.

Pada saat yang sama, setiap jenis kegiatan ekonomi didokumentasikan dalam dokumen akuntansi utama, yang tercermin dalam Pasal 9 Undang-Undang No. 402-FZ “Tentang Akuntansi”. Ketentuan Undang-undang memberikan hak kepada lembaga untuk membuat sendiri templat tindakan akuntansi utama.

Dalam kehidupan perusahaan, sering kali muncul keadaan ketika perlu untuk mengatur pemindahan produk karena berbagai alasan, misalnya liburan, sakit, perjalanan bisnis, pemecatan karyawan yang bertanggung jawab secara keuangan. Tindakan ini harus didokumentasikan dalam sertifikat penerimaan.

Mengapa diperlukan akta penerimaan untuk pemindahan barang dan bahan?

Mari kita pertimbangkan dalam keadaan apa sertifikat penerimaan dibuat:

Perbedaan jumlah dan parameter inventaris.
Kedatangan barang dan bahan tanpa dokumen.
Pemindahan barang inventaris untuk diamankan.
Pengalihan aset berdasarkan persetujuan komisi.
Pemindahan barang inventaris dalam suatu institusi antar departemen atau karyawan yang bertanggung jawab secara keuangan.
Pemindahan barang inventaris ke penyimpanan sementara.

Contoh dokumen di bawah ini dapat digunakan bersama dengan sertifikat penerimaan penyimpanan (formulir MX-1).

Penerimaan produk terhadap invoice menyiratkan kemungkinan barang yang dikirim tidak sesuai dengan jumlah yang tertera pada invoice. Namun, ada kalanya jumlah produk sebenarnya tidak sesuai dengan jumlah yang dinyatakan. Untuk mengajukan klaim kepada penjual, keadaan ini perlu tercermin dalam sertifikat penerimaan dengan pencatatan perbedaan yang teridentifikasi.

Penerimaan jenis barang dan bahan tertentu (misalnya peralatan) dilakukan menurut suatu undang-undang, karena hal ini diwajibkan oleh tata cara penerimaannya: pemeriksaan, penentuan kemudahan servis, dan lain-lain. Saat mengirim barang inventaris untuk diamankan, dokumen dibuat yang menjelaskan kondisi barang inventaris, menentukan kondisi penempatannya dan menunjuk karyawan yang bertanggung jawab secara material.

Pada saat menandatangani perjanjian penyediaan barang, para pihak dapat menuliskan dalam perjanjian suatu klausul tentang perlunya membuat akta penerimaan barang pada saat penyerahan kepada pembeli.

Sertifikat penerimaan barang dan bahan biasanya dilampirkan pada kontrak pemasokan dan dianggap sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari perjanjian. Struktur dokumen standar mencakup informasi berikut:

Judul dokumen.
Tanggal dan tempat penyelesaian.
Informasi tentang para pihak dalam kontrak yang menampilkan rincian, alamat dan kontak.
Nama lengkap karyawan yang bertanggung jawab, rincian paspor mereka, wewenang pihak yang diwakili.
Nomor kontrak dan tanggal penandatanganannya, sesuai dengan pengiriman yang dipastikan.
Daftar barang dan bahan yang ditransfer dengan tampilan kuantitas dan harga.
Parameter kualitatif barang dan bahan.
Perkiraan jumlah akhir.
Ada/tidaknya cacat produk.
Daftar perbedaan yang teridentifikasi.
Klaim berdasarkan hasil penerimaan.

Dengan persetujuan para pihak, persyaratan lain dapat ditampilkan dalam formulir, misalnya:

Ketentuan pembayaran untuk kelompok barang yang dikirim (pembayaran di muka - penuh atau sebagian, pembayaran setelah penerimaan barang dan bahan).
Batas waktu pembayaran akhir, tampilan nomor dan tanggal perintah pembayaran untuk pembayaran di muka.
Pencantuman kelompok barang inventaris tertentu atau barang bernama dalam tindakan khusus.

Siapa yang butuh contoh sederhana akta penerimaan pengalihan harta benda

Sertifikat penerimaan, yang menyatakan fakta pengiriman barang dengan pelanggaran, dengan klaim kualitas, menjadi dasar untuk mengajukan klaim kepada pemasok dengan tawaran untuk mengganti produk atau memberikan kompensasi uang atas kerugian. Pengembalian barang yang ditolak kepada pemasok dilakukan berdasarkan sertifikat pengembalian (form TORG-2) yang menunjukkan alasan pengembalian dan rincian kekurangan yang teridentifikasi. Jika muatan hilang atau rusak selama pengangkutan, penggantian biaya dilakukan berdasarkan kesepakatan, jika hal itu ditentukan. Oleh karena itu, kedua belah pihak memerlukan suatu tindakan penerimaan dan pemindahan barang dan bahan.

Karena akta penerimaan barang merupakan suatu dokumen bersama, maka harus ditandatangani oleh wakil kedua belah pihak (pengirim dan penerima barang). Sebelum memulai tata cara penerimaan barang dan bahan, perlu dilakukan pengecekan terlebih dahulu bahwa terdapat wakil dari masing-masing pihak yang mempunyai kewenangan yang sesuai untuk mengesahkan akta penerimaan.

Dokumen pendukung kewenangan dapat berupa:

Tersedianya surat kuasa yang ditandatangani oleh pimpinan lembaga.
Perintah untuk menunjuk seseorang yang berwenang atas nama perusahaan
Dokumen yang diaktakan untuk perorangan, di sisi kontrak.

Untuk mendokumentasikan fakta penerimaan barang berdasarkan kontrak, Anda harus:

Unduh formulir sertifikat penerimaan dan edit agar sesuai dengan ketentuan kontrak, yaitu menghapus klausul yang tidak perlu dan menambahkan kolom yang ditunjukkan dalam perjanjian.
Penerimaan barang inventaris banyak dilakukan pada saat kunjungan gudang, sehingga formulir yang sudah diedit harus dicetak sebanyak 2 rangkap untuk diisi secara manual.
Melakukan tindakan untuk inspeksi eksternal, penghitungan, penimbangan ulang, rekonsiliasi barang, dll., tergantung pada jenis produk dan kondisi prosedur penerimaan dan pemindahan.
Identifikasi cacat bersama dengan perwakilan penjual dan tuliskan komentar dalam laporan.
Ajukan klaim, jika ada, dan jika tidak ada komentar, konfirmasikan secara tertulis bahwa tidak ada klaim.
Periksa isi undang-undang tersebut dengan perwakilan pemasok dan periksa apakah semua informasi sudah benar.
Lampirkan dokumen dengan tanda tangan para pihak dan stempel.

Ketidakakuratan, koreksi dan kesalahan dalam dokumen penerimaan tidak diperbolehkan. Jika ditemukan koreksi dalam akta, maka harus ditulis ulang sebelum menandatangani akta.

Pada bagian sebelumnya, kita telah membahas situasi ketika pengisian sertifikat penerimaan dilakukan pada saat pengiriman langsung barang dan bahan dari pemasok ke pembeli di gudang salah satu perwakilan. Namun, ada situasi di mana pihak ketiga digunakan dalam proses pengiriman. Pada saat yang sama, ia berubah menjadi perwakilan yang tertarik.

Dalam hal demikian, surat-surat pemindahan barang dan bahan yang terletak di gudang lembaga pihak ketiga dibuat dalam rangkap tiga: untuk penjual, penerima, dan pemilik gudang tempat barang disimpan. Selain itu, salinan dokumen tambahan mungkin diperlukan oleh pengangkut kendaraan, badan keamanan, untuk memastikan integritas barang selama pengangkutan, dll.

Situasi terpisah adalah pemindahan kargo untuk penyimpanan. Dalam keadaan seperti itu, yang berperan dalam akta penerimaan barang dan bahan adalah dokumen yang diisi pada formulir standar MX-1, ditandatangani oleh dua pihak: pemilik barang dan lembaga penerima. Dasar penempatan barang dan bahan di gudang orang lain adalah perjanjian penitipan yang bertanggung jawab, yang menegaskan jumlah muatan yang dipindahkan dan harganya, jumlah pengiriman dan berbagai syarat tambahan.

Jika, dalam keadaan seperti itu, ada nota konsinyasi untuk kargo yang ditandatangani oleh perwakilan, maka undang-undang tidak mewajibkan pengisian formulir MX-1. Pada saat yang sama, jika terjadi keadaan yang bertentangan, tagihan tersebut memiliki kekuatan hukum di pengadilan.

Apa yang diwakilinya sertifikat penerimaan barang dan bahan untuk penyimpanan (form MX-1)?

Ini adalah formulir akuntansi utama yang diisi oleh perwakilan pemilik bagasi dan penjaga, baik institusi maupun pengusaha independen, berdasarkan kontrak penyimpanan produk. Templat sertifikat penerimaan Persediaan untuk penyimpanan MX-1 diatur oleh Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 9 Agustus 1999 No.66.

Menurut peraturan, undang-undang MX-1 dapat digunakan baik untuk penyimpanan barang dalam negeri maupun untuk penyimpanan dengan melibatkan organisasi khusus, yang meliputi bank, pegadaian, gudang, hotel, serta berbagai struktur komersial dan non-komersial yang kegiatan utama , – memastikan penyimpanan barang inventaris. Kontrak penyimpanan barang inventaris dengan perusahaan tersebut dibuat untuk jangka waktu yang ditentukan dalam perjanjian atau “sesuai permintaan”. Kustodian non-spesialisasi meliputi lembaga yang menyimpan produk secara cuma-cuma.

Perselisihan yang mungkin timbul pada saat penerimaan dan pemindahan barang dan bahan untuk penyimpanan diatur dalam Ch. 47 bagian 2 KUH Perdata Federasi Rusia (Kode Sipil Federasi Rusia). Pasal 401 KUH Perdata Federasi Rusia (klausul 1 Pasal 901 KUH Perdata Federasi Rusia) menyatakan bahwa perusahaan kustodian bertanggung jawab penuh atas barang dan bahan dan, jika parameter barang memburuk, wajib untuk memberi kompensasi kepada pemasok atas biaya-biaya, kecuali ditentukan lain oleh Undang-undang atau perjanjian (Pasal 393, ayat 1 Pasal 902 KUH Perdata Federasi Rusia).

Harga kargo yang disimpan untuk penyimpanan ditunjukkan dalam kolom 8 undang-undang MX-1 dan ditentukan oleh kesepakatan para pihak berdasarkan kontrak penyimpanan. Harga buku barang inventaris dari lembaga pengirim barang untuk disimpan tidak diperhitungkan.