HR revizija - što je to? Revizija vođenja kadrovske evidencije, revizija KDP-a - tarife i cijene Interna kadrovska revizija

Kao što pokazuje praksa provođenja interne revizije kadrovske dokumentacije u mnogim organizacijama, takav je postupak nužan, budući da je stanje poslodavaca rijetko kada potpuno idealno. Članak će pomoći kadrovskim službenicima i odvjetnicima da opravdaju rizike koji mogu nastati u slučaju kršenja propisa i zabrana utvrđenih radnim zakonodavstvom Ruske Federacije.

U Ruskoj Federaciji ne postoje regulatorni pravni akti koji reguliraju postupak provođenja interne revizije osoblja (za razliku od računovodstvene revizije). S tim u vezi, potrebno je pozabaviti se nekim pitanjima:

Što je interna HR revizija?

Riječ je o skupu mjera koji uključuje dijagnosticiranje pravne i činovničke ispravnosti izrade lokalnih propisa (LNA) i kadrovske dokumentacije poslodavca, davanje preporuka i po potrebi obavljanje poslova na otklanjanju pogrešaka u kadrovskim dokumentima.

Koja je svrha interne revizije ljudskih resursa?

Svrha događaja je unaprijediti djelovanje kadrovske službe i minimizirati moguće rizike poslodavca. Praćenje rizika kojima poslodavac može biti izložen u postupku revizije od strane državnih organa i/ili rješavanja radnih sporova sa zaposlenicima jedan je od najvažnijih aspekata interne revizije ljudskih resursa.

Kada se provodi interna HR revizija?

Prilikom promjene djelatnika zaduženog za vođenje kadrovske evidencije (u daljnjem tekstu – KDP): otkaz, premještaj na drugo radno mjesto/u drugu jedinicu.
Po primitku naloga inspekcije rada o predstojećem zakazanom pregledu.
Ako postoji prijetnja provjere nakon otpuštanja uvrijeđenog zaposlenika: neisplata ili zakašnjelo isplata plaća, bonusa, otkaz na inicijativu poslodavca itd. U tom slučaju preporuča se provesti neplaniranu reviziju osoblja.

BILJEŠKA

Interna kadrovska revizija može se provesti bez čekanja na upute od nadzornog tijela o nadolazećoj planiranoj reviziji. Nakon novogodišnjih praznika, zbirni plan inspekcijskih nadzora za godinu objavljuje se na web stranici Ureda glavnog tužitelja Ruske Federacije ili tužiteljstva odgovarajućeg sastavnog entiteta Ruske Federacije, a plan inspekcijskih nadzora subjekata objavljeno na web stranici Državnog inspektorata rada. Ovi podaci će vam omogućiti da saznate je li organizacija/poduzetnik podvrgnut testu i unaprijed se pripremite za njega.

Koje vrste interne revizije ljudskih resursa postoje?

Puno (za sva područja KDP-a).
Selektivno.

Tijekom selektivne revizije provjerava se sljedeće:

odvojeni dijelovi KDP-a;
ili dokumenti o pojedinim zaposlenicima;
ili sve aspekte HR-a s reprezentativnim uzorkom dokumenata.

Koji je optimalni vremenski okvir za internu HR reviziju?

Odgovor ovisi o tome kakvu reviziju poslodavac želi provesti: punu ili selektivnu.

Poželjno je provesti internu kadrovsku reviziju tijekom posljednje tri godine, jer, kako pokazuje praksa, porezna inspekcija, FSS Rusije i mirovinski fond Ruske Federacije provjeravaju poslodavca za posljednje tri godine svojih aktivnosti.

Optimalno vrijeme potpuni unutarnja kadrovska revizija je od 7 do 14 radnih dana; selektivni- 5 do 7 radnih dana. To uključuje vrijeme u kojem je inspekcijski izvještaj sastavljen i dostavljen poslodavcu.

BILJEŠKA

Neispravno izrađeni dokumenti o osoblju mogu naknadno uzrokovati administrativnu kaznu poslodavcu.

Kakvi bi trebali biti postupci poslodavca nakon zaprimanja inspekcijskog izvješća?

Ako se kod djelatnika odgovornog za KDP pronađu brojne pogreške, potrebno je utvrditi zašto su nastale i razumije li zaposlenik do kakvih posljedica to može dovesti. Poslodavac mora donijeti jednu od sljedećih odluka:

poslati kadrovskog službenika na studij;
dati priliku za ispravljanje pogrešaka i u određenom roku kontrolirati ne dopušta li nove;
prelazak na drugo radno mjesto;
dio sa zaposlenikom.

Tko bi trebao provesti internu HR reviziju?

Za redovito može se stvoriti posebna jedinica za provođenje interne kadrovske revizije ili taj posao možete povjeriti odvjetniku koji radi (samo ako on specijalizira o radnom zakonodavstvu, a primarno se ne bavi gospodarskim i ugovornim djelatnostima). Ukoliko se poslodavac odluči za osnivanje službe unutarnje kontrole radi redovite interne kadrovske revizije, potrebno je izraditi relevantne dokumente: pravilnik, naredbu i sl.

Jednom kadrovske revizije provode ili novi službenici koji uzimaju slučajeve ili uz uključivanje vanjskih stručnjaka.

Ugovor o pružanju usluga možete sklopiti sa stručnjakom ili s organizacijom specijaliziranom za provođenje revizije osoblja.

Internu reviziju ljudskih resursa trebala bi provesti osoba s iskustvom u području ljudskih resursa i iskustvom u prolaženju inspekcija od strane regulatornih tijela, po mogućnosti s pravno obrazovanjem.

Kako započeti internu HR reviziju?

Potrebno je provjeriti prisutnost (odsutnost) LNA od poslodavca i usklađenost s njihovim regulatornim zahtjevima. Svaki poslodavac, bez obzira na pravni oblik i oblik vlasništva, mora imati LNA.

RIZICI KOJI NASTAJU U ODSUTKU BILO KAKVOG LNA

Pravilnik o plaćama

Ovaj dokument nije obavezan za LNA poslodavca. Za obračun plaća dovoljno je imati ugovore o radu sa zaposlenicima i odgovarajuće naredbe (o zapošljavanju, premještaju na drugo radno mjesto i sl.).

Međutim, čl. 135 Zakona o radu Ruske Federacije utvrđuje se zahtjev prema kojem se sustavi plaća za određenog poslodavca uspostavljaju bilo kolektivnim ugovorima, sporazumima ili LNA.

Slijedom toga, sustav nagrađivanja (čak i jednostavan kao onaj čisto plaće) trebao bi se pojaviti u kolektivnom ugovoru ili u LNA: PWTR (u odjeljku "Nagrade zaposlenika") ili neovisnoj Uredbi (kada je sustav nagrađivanja složeniji) .

U prisutnosti sustav bonusa Uredba o naknadama i bonusima zaposlenika je dokument kojim se uređuje:

načela oblikovanja sustava nagrađivanja;
postupak obračuna novčane naknade za rad;
kriteriji i postupak ocjenjivanja rada.

Kad je riječ o nagrađivanju zaposlenika, treba obratiti pažnju platnice.

Obrazac ovog dokumenta mora obavezno odobriti svaki poslodavac.

Izvod iz Zakona o radu Ruske Federacije

Članak 136. Postupak, mjesto i rokovi isplate plaće

Poslodavac je dužan prilikom isplate plaće svakog zaposlenika pisanim putem obavijestiti o:

1) o dijelovima plaće koja mu pripada za relevantno razdoblje;

2) o iznosima drugih iznosa koji su pripisani zaposleniku, uključujući novčanu naknadu za kršenje utvrđenog roka od strane poslodavca, odnosno isplatu plaće, regres za godišnji odmor, isplate pri otkazu i (ili) druga plaćanja koja pripadaju zaposleniku;

3) o visini i osnovi izvršenih odbitaka;

4) na ukupan iznos novca koji se plaća.

Obrazac platnog lista odobrava poslodavac, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela radnika na način propisan člankom 372. ovog zakonika za donošenje lokalnih propisa.

Postupak izdavanja platnih listića zaposlenicima nije propisan zakonom. Zakon o radu Ruske Federacije ne kaže izravno mora li zaposlenik potpisati njihov primitak. Međutim, bez pisanih dokaza o izdavanju platnih listića zaposlenicima, poslodavcu će biti teško dokazati ispunjenje obveze.

U nedostatku ili neizdavanju platnog lista radniku (kao i izostanku naloga kojim se odobrava oblik isplatnog lista) poslodavac može odgovarati administrativno prema čl. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

ZA TVOJU INFORMACIJU

Zadatak osobe odgovorne za vođenje kadrovske evidencije je da bude u stanju ne samo ispravno sastaviti dokumente o osoblju, već i razviti LNA u skladu s radnim zakonodavstvom.

kadroviranje

U slučaju provođenja mjera za smanjenje broja i/ili osoblja zaposlenika, kao i prilikom razmatranja pojedinačnih sporova između zaposlenika i poslodavca u slučaju otpuštanja zaposlenika iz čl. 2. 1. č. 81. Zakona o radu Ruske Federacije, jedan od glavnih dokumenata je tablica osoblja - stara (prije događaja) i nova (izmijenjena).

Tablica osoblja koristi se za formalizaciju strukture, osoblja i osoblja poslodavca, mora nužno sadržavati popis radnih mjesta (članci 15., 57. Zakona o radu Ruske Federacije). Može sadržavati popis strukturnih jedinica, zanimanja radnika, podatke o broju zaposlenih i plaćama, tarifne stope i naknade. Promjene u popisu osoblja vrše se po nalogu čelnika organizacije ili osobe koju on ovlasti.

Arbitražna praksa

Radnik je podnio tužbu protiv poslodavca za priznanje postupka smanjenja nezakonitim, za povrat plaće za vrijeme prisilnog izostanka i naknade nematerijalne štete. U prilog tvrdnji istaknula je zamišljeno smanjenje osoblja. Sud je ispitao naloge poslodavca o izmjeni kadrovskog rasporeda i zaključio da su postupak smanjenja i, sukladno tome, naredba o izmjeni kadrovskog reda nezakoniti. Usporednom analizom kadrovske i radne odgovornosti djelatnika ukinutih i stvorenih odjela utvrđeno je da se funkcionalna komponenta navedenog odjela nije promijenila, već se promijenio samo naziv. Radne funkcije tužitelja ostale su iste. S obzirom na navedeno, sud se složio s tvrdnjama uposlenice da je postupak smanjenja formalne prirode, te je postupak smanjenja u smislu tužitelja priznao nezakonitim. U korist radnika naplaćene su nedovoljno isplaćene plaće i naknada nematerijalne štete.

Odluka Lenjinskog okružnog suda u Smolensku od 23. svibnja 2012. u predmetu br. 2-984/12

Uredba o zaštiti osobnih podataka zaposlenika

Svaki poslodavac mora imati dokumente koji reguliraju obradu osobnih podataka, čak i ako se njegovo osoblje sastoji od tri zaposlenika.

Tijekom 2011. Roskomnadzor je proveo 1743 inspekcijska nadzora, od kojih su 954 bila zakazana, a 789 neplaniranih. U području osobnih podataka najčešća su sljedeća kršenja zakona:

nepoduzimanje mjera od strane operatora za osiguranje sigurnosti osobnih podataka i isključivanje neovlaštenog pristupa njima;
obrada osobnih podataka u slučajevima koji nisu predviđeni zakonom, bez pristanka subjekata;
nesklad između podataka navedenih u obavijesti o obradi osobnih podataka i stvarne aktivnosti.

Interni propisi o radu

Obavezni LNA. Dio 3 čl. 189 Zakona o radu Ruske Federacije, prema kojem se raspored rada utvrđuje internim propisima o radu. Stoga, nedostatak PWTRće se tretirati kao kršenje zakona o radu a poslodavac može administrativno odgovarati po čl. 5.27 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Ostali dokumenti

Raspored odmora. Prema pogl. 1. i 2. čl. 123. Zakona o radu Ruske Federacije, redoslijed odobravanja plaćenog godišnjeg odmora utvrđuje se godišnje u skladu s rasporedom godišnjih odmora koji je odobrio poslodavac; raspored godišnjih odmora obavezna i za poslodavca i za radnika.

raspored smjena. Ako je poslodavac uveo smjenski način rada, onda raspored smjena bez greške moraju biti dostupni (članak 103. Zakona o radu Ruske Federacije).

Vremenski list. Obveza poslodavca da vodi evidenciju o stvarno odrađenom vremenu svakog zaposlenika navedena je u 4. čl. 91 Zakona o radu Ruske Federacije. Stvarno radno vrijeme zaposlenika bilježi se u radnom listu.

Pravilnik o upućivanju zaposlenika na službeni put (ili odgovarajući odjeljak PVTR-a). Čini se da su sva pitanja regulirana Pravilnikom o osobitostima slanja zaposlenika na službena putovanja, odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. listopada 2008. br. 749 (s izmjenama i dopunama 29. srpnja 2015.) i broj drugih podzakonskih akata koji uređuju službena putovanja.

Međutim, prema dijelu 4. čl. 168. Zakona o radu Ruske Federacije, svi nedržavni poslodavci moraju imati kolektivni ugovor ili LNA koji regulira postupak i iznos naknade troškova povezanih s službenim putovanjima.

Naknada za troškove koje zaposlenici pretrpe tijekom službenog putovanja može se prihvatiti kao troškovi organizacije, u skladu s Poreznim zakonom Ruske Federacije, samo ako je to naznačeno u kolektivnom ugovoru ili LNA. Ako informacija o tome što se odnosi na troškove organizacije (na primjer, taksi prijevoz od kuće do zračne luke, od zračne luke do odredišta) nije prikazana u putnom LNA ili u kolektivnom ugovoru, ti se iznosi nadoknađuju iz neto dobiti organizacije .

Poslodavac mora imati odobreni odgovarajući LNA ako je posao putne prirode ili se obavlja na rotacijskoj osnovi. Na primjer: Pravilnik o putnoj prirodi posla i Pravilnik o rotacijskoj metodi. U ugovoru o radu s radnikom također se odražavaju podaci o prirodi posla.

BILJEŠKA

Ako poslodavac koristi lokalne obrasce primarne knjigovodstvene dokumentacije, izrađeni obrasci dokumenata moraju biti odobreni nalogom poslodavca i sadržavati podatke iz čl. 9 Saveznog zakona od 06.12.2011. br. 402-FZ "O računovodstvu" (sa izmjenama i dopunama od 04.11.2014.).

"Kadrovska služba i upravljanje osobljem poduzeća", 2007, N 9

Interna HR revizija

Posljednjih godinu dana postoji značajan interes za provođenje redovitih revizija vlastite kadrovske dokumentacije kako od strane državnih organizacija tako i od privatnih tvrtki. To je zbog brojnih čimbenika. Prvo, posljednjih godina povećana pozornost države na sferu dokumentiranja radnih odnosa između poslodavaca i zaposlenika. Planirani i izvanredni inspekcijski nadzori Državnog inspektorata rada postali su uobičajena pojava za mnoge kadrovske službe. Drugo, povećanje pravne pismenosti zaposlenika i njihova želja za obranom vlastitih prava na sudu tjera HR menadžere da vode računa o vođenju potrebne dokumentacije. Poznato je da sudovi prije svega obraćaju pozornost na formalnu stranu predmeta, odnosno pažljivo provjeravaju ne samo činjenicu postojanja dokumenata, već i ispravnost njihovog sadržaja i izvršenja. Treće, ako tvrtka ima dobru i učinkovitu službu za ljudske resurse koja djeluje u okviru zakona, to je pozitivan signal za potencijalne kandidate i zaposlenike tvrtke, što u konačnici pomaže jačanju brenda tvrtke kao poslodavca na tržištu rada. .

Koncept interne revizije osoblja

Unutarnja kadrovska revizija je djelatnost regulirana lokalnim propisima, a koju unutar subjekta revizije provodi posebna jedinica (služba unutarnje kadrovske revizije) za neovisnu objektivnu provjeru kadrovske službe društva.

U ovoj definiciji nije slučajno da se naglasak stavlja na dvije važne točke: neovisnost unutarnjih revizora i njihovu objektivnost. Čini se temeljnim da interni revizori trebaju biti neovisni o HR odjelu tvrtke i njezinom voditelju kojeg provjeravaju. Tek tada će moći slobodno izraziti svoje mišljenje.

Zapravo, neovisnost službe interne revizije osoblja određena je razinom njezine podređenosti u poduzeću. Može postojati kao odjel ili odjel unutar HR službe i odgovarati izravno direktoru HR-a ili može imati status samostalne jedinice koja odgovara izravno prvoj osobi tvrtke. Neovisnost unutarnjih revizora ne može se osigurati u situaciji kada je jedinica za unutarnju reviziju ljudskih resursa podređena voditelju kadrovske službe (odjel ljudskih resursa i sl.).

Objektivnost se shvaća kao nepristrano intelektualno poštenje internog revizora, njegova sposobnost da brani svoje mišljenje, neovisno o mišljenju nadređenih, te sposobnost izbjegavanja konfliktnih situacija. Na objektivnost unutarnjeg revizora ne bi smjele utjecati njegove predrasude, druge osobe ili pritisak uprave.

Broj zaposlenih u ovoj službi varira i uvelike ovisi o veličini tvrtke. U malim tvrtkama do 500 ljudi, jedan stručnjak može biti odgovoran za internu reviziju osoblja (u ovom slučaju usluga kao takva nije stvorena). U srednjim poduzećima do 3000 ljudi u internu reviziju može biti uključeno tri do pet osoba. U velikim tvrtkama s razgranatom mrežom poslovnica u službi HR revizije može biti do 10 ljudi.

Svrha i ciljevi interne revizije osoblja

Svrha revizije je specifičan zadatak čije je rješavanje usmjereno na djelatnost unutarnjeg revizora. Svrha interne revizije osoblja je u svakom slučaju različita. Ovisi o veličini poduzeća, njegovoj organizacijskoj strukturi i može se mijenjati ovisno o zahtjevima menadžmenta. Treba priznati da su u velikoj većini ruskih tvrtki jedinice za internu HR reviziju usmjerene na služenje potrebama menadžmenta HR usluga. Prvo, podređeni su HR direktoru tvrtke, drugo, rade prema planu koji je on odobrio, i, treće, podatke dobivene tijekom revizije prezentiraju izravno voditelju kadrovske službe. Potonji pak internu reviziju često doživljava kao reviziju koja ima za cilj utvrđivanje profesionalne podobnosti kadrovskih službenika. Ovaj pristup izaziva razumne sumnje.

Čini se da bi cilj interne HR revizije u konačnici trebao biti poboljšanje rada HR odjela i minimiziranje mogućih rizika tvrtke povezanih s netočnom HR dokumentacijom. Praćenje rizika kojima poduzeće može biti izloženo u postupku revizije od strane državnih organa i/ili rješavanja radnih sporova sa zaposlenicima jedan je od najvažnijih aspekata interne revizije ljudskih resursa. Služba za unutarnju kadrovsku reviziju treba nastojati ne samo pronaći pogreške u već stvorenim dokumentima, već ih, prije svega, spriječiti. Da bi to učinio, trebao bi, između ostalog, pružiti potrebnu pomoć kadrovskim službenicima, savjetujući ih u fazi razvoja i izrade kadrovske dokumentacije o pitanjima koja se za njih pojavljuju. To je jedna od njegovih temeljnih razlika od vanjskih revizora.

Na temelju navedenog cilja, službi interne revizije osoblja mogu se dodijeliti sljedeći poslovi:

1. Provjera i ocjena poštivanja zakona od strane kadrovskih službenika pri izradi kadrovske dokumentacije.

2. Procjena usklađenosti postupanja kadrovskih službenika s utvrđenim pravilima i procedurama.

3. Ocjena učinkovitosti rada kadrovske službe i sustava upravljanja kadrovskom dokumentacijom tvrtke.

5. Pružanje potrebnih informacija upravi i vlasnicima tvrtke o pitanjima od interesa za njih.

Osnivanje službe interne revizije osoblja,

definicija njegove strukture

Proces stvaranja službe za internu reviziju osoblja najbolje je započeti definiranjem njezine svrhe i ciljeva. Preporučljivo je već u prvoj fazi ozbiljno pristupiti formalizaciji aktivnosti ove službe i razviti skup dokumenata koji reguliraju njezine aktivnosti:

Pravilnik o službi unutarnje kadrovske revizije;

Opisi poslova uslužnih djelatnika;

Upute o postupku provođenja interne kadrovske revizije.

Uredba o Službi za unutarnju kadrovsku reviziju najvažniji je dokument koji uređuje rad ove strukturne jedinice. Uredba je izrađena u skladu sa zahtjevima Jedinstvenog sustava organizacijske i administrativne dokumentacije i uključuje sljedeće odjeljke:

1. Opće odredbe.

Ovaj odjeljak sadrži opći opis službe interne revizije osoblja, njezinu strukturu, podređenost, popis dokumenata koji usmjeravaju jedinicu u njezinim aktivnostima.

2. Ciljevi i zadaci.

Ovaj odjeljak sadrži popis glavnih ciljeva i zadataka službe interne revizije osoblja.

3. Funkcije.

Glavne funkcije jedinice proizlaze iz ciljeva i zadataka navedenih u prethodnom odjeljku uredbe.

4. Prava i obveze.

Ovaj odjeljak sadrži popis prava i obveza službe interne revizije ljudskih resursa unutar tvrtke, potrebnih za uspješno obavljanje njezinih zadataka i funkcija. Isti dio ukazuje na odgovornost koju za nekorištenje prava i neizvršavanje obveza snose i jedinica u cjelini i njezin čelnik.

5. Vodstvo.

Ovaj odjeljak otkriva postupak imenovanja i razrješenja voditelja službe za unutarnju reviziju osoblja, daje zahtjeve za razinu njegove kvalifikacije, navodi njegova prava i dužnosti itd.

6. Odnosi.

Vrlo važan dio, koji uključuje detaljan opis procesa interne interakcije službe interne revizije ljudskih resursa s drugim strukturnim odjelima tvrtke, prvenstveno s kadrovskom službom tvrtke i pravnim odjelom tvrtke: o kojim pitanjima, u kojim slučajevima i kojim se redoslijedom ta interakcija provodi; ako se očekuje interakcija djelatnika službe s vanjskim organizacijama (na primjer, sudjelovanje u inspekcijskim nadzorima koje provodi inspekcija rada i sl.), tada je i ovaj proces opisan u ovom odjeljku.

7. Organizacija rada.

Ovaj odjeljak opisuje glavne točke koje se tiču organizacije njegovog rada. Ovaj odjeljak također treba sadržavati informacije o tome kako će se usluga reorganizirati, ako je potrebno.

8. Završne odredbe.

Odjeljkom se utvrđuje postupak stupanja na snagu odredbe, kao i postupak njezinih izmjena i dopuna.

Opisi poslova službenika sastoje se od sljedećih tipičnih odjeljaka:

1. Opće odredbe.

Ovaj odjeljak treba sadržavati sljedeće informacije:

Puni naziv radnog mjesta, naveden u skladu s kadrovskom tablicom;

Kome se zaposlenik javlja?

Postupak imenovanja na radno mjesto i razrješenja s njega (zapošljavanje i razrješenje - za obične zaposlenike);

Postupak zamjene u slučaju privremene odsutnosti zaposlenika (uključujući postupak zaprimanja i prijenosa predmeta);

Značajke organizacije rada, ako ih ima (neredovito radno vrijeme, fleksibilno radno vrijeme itd.). Ako su ti podaci navedeni u ugovoru o radu, ova stavka može biti odsutna;

Popis regulatornih, metodoloških i drugih dokumenata koji usmjeravaju zaposlenika na ovom radnom mjestu;

Kvalifikacijski uvjeti (razina obrazovanja, radno iskustvo).

2. Funkcije.

Odjeljak sadrži popis glavnih aktivnosti zaposlenika u skladu s aktivnostima službe interne revizije osoblja.

3. Poslovna zaduženja.

Ovaj odjeljak detaljno navodi vrste poslova koji pružaju funkcije navedene u prethodnom odjeljku; opisana je i priroda izvedenih radnji ("organizira", "obavlja", "priprema", "ispituje", "upravlja" itd.).

Ovaj odjeljak utvrđuje ovlasti zaposlenika službe za unutarnju reviziju osoblja, osiguravajući ispunjavanje funkcija i dužnosti koje su mu dodijeljene.

5. Odgovornost.

6. Odnosi (veze po položaju).

Odjeljak opisuje kako i s kim zaposlenik komunicira u svim područjima svoje djelatnosti: od koga prima informacije, u kojem obliku iu kojem vremenskom okviru; koje informacije, u kojem obliku, u kojem vremenskom okviru i kome daje i druga pitanja informacijskih odnosa zaposlenika sa strukturnim odjelima i drugim zaposlenicima tvrtke, kao i (ako je potrebno) s organizacijama trećih strana. Ovaj odjeljak može se urediti u obliku tabele kao najvizuelniji.

Uputa o postupku provođenja interne revizije ljudskih resursa detaljno opisuje tehnologiju provođenja interne revizije (vidi dolje), a u njenom dodatku daju se standardni uzorci radne i izvještajne dokumentacije unutarnjih revizora.

Struktura službe interne revizije ljudskih resursa uvelike ovisi o poziciji menadžmenta tvrtke (odnosno menadžmenta HR službe), t.j. o tome koje zadatke postavlja ovoj jedinici i koliko ispravno shvaća svoju ulogu u tvrtki.

U većini tvrtki služba interne revizije ljudskih resursa je centralizirana, t.j. odjel odgovoran za reviziju osoblja nalazi se u središnjem uredu društva. Prednost takve strukture je neovisnost službenika od voditelja regionalnih podružnica i predstavništava tvrtke i njihovih kadrovskih odjela. Međutim, također je moguće izgraditi uslugu kao decentraliziranu strukturu. U tom slučaju središnja jedinica preuzima razvoj objedinjene revizijske tehnologije i obuku u radu s tom tehnologijom, a samu reviziju provode interni revizori na terenu. Ova opcija privlači mogućnošću brzog provođenja neplaniranih revizija, ali ova struktura izaziva ozbiljne sumnje u neovisnost i objektivnost lokalnih revizora.

Glavna područja rada i planiranja kadrovske revizije

Glavna područja rada službe interne revizije osoblja su sljedeća:

Provjera usklađenosti aktivnosti kadrovskih službenika sa zahtjevima važećeg zakonodavstva;

Procjena kompletnosti sastava kadrovske dokumentacije;

Evaluacija sustava evidentiranja kadrovske dokumentacije;

Procjena sustava za pohranu kadrovske dokumentacije;

Procjena sustava za pripremu predmeta za arhivsku pohranu;

Procjena softvera koji se koristi za izradu kadrovske dokumentacije;

Revizija lokalnih propisa;

Revizija ugovora o radu i građanskopravnih ugovora sa zaposlenicima;

Revizija ugovora o odgovornosti;

Revizija opisa poslova;

Revizija naloga o osoblju;

Revizija dokumentacije o zaštiti rada;

Revizija postupka vođenja radnih knjižica;

Ostala područja relevantna za tvrtku (npr. revizija dokumentacije za određene kategorije zaposlenika, revizija dokumentacije za obuku i certificiranje zaposlenika i sl.).

U svim navedenim područjima služba za internu reviziju osoblja može provoditi planirane i neplanirane inspekcije. Planske provjere organizira voditelj službe u skladu s planom koji odobrava viši pročelnik. Plan rada službe interne revizije ljudskih resursa sadrži popis tema za planirane revizije s naznakom razdoblja za njihovu provedbu i izrađuje se za godinu dana. Neplanirani inspekcijski nadzor provode se u slučaju promjene voditelja odjela za ljudske resurse (ili njegove područne podružnice) na inicijativu uprave društva ili direktora kadrovske službe, po primitku signala o nezakonitim radnjama kadrovskih djelatnika i / ili kršenje internih pravila, uputa, propisa.

Tehnologija interne revizije osoblja

Organizacija internih revizija je sljedeća:

1. Voditelj službe interne revizije ljudskih resursa odobrava program revizije. Programom se utvrđuje opseg revizije, razdoblje revizije, sastav revizijskog tima, planirani rad i revizijski postupci koji će se provoditi tijekom revizije.

2. Uprava društva izdaje nalog za provođenje interne kadrovske revizije s naznakom teme buduće revizije (vidi primjer 1), na koju se obavještava voditelj kadrovske službe (i čelnici njezinih područnih odjela, ako bilo koji). Uprava kadrovske službe dužna je u roku određenom nalogom pripremiti i dostaviti revizorima svu potrebnu kadrovsku dokumentaciju, kao i druge podatke koji su potrebni za reviziju.

3. Revizorski tim analizira sadržaj dostavljenih dokumenata. Prije početka revizije svi članovi revizorskog tima dobivaju posebne kontrolne liste s kontrolnim pitanjima koja se revidiraju. A ako je potrebno, sastaju se sa zaposlenicima kadrovske službe, od njih dobivaju potrebna pojašnjenja.

Te podatke bilježe u radnim dokumentima, čiji je oblik odobren u uputama o postupku provođenja interne kadrovske revizije. Kršenja i nedosljednosti uočene kao rezultat revizije evidentiraju se u posebnim protokolima nedosljednosti, koji također bilježe moguće mjere za ispravljanje i sprječavanje takvih situacija u budućnosti.

Ograničeno

odgovornost "Ice"

(LLC Ice)

N------

O provođenju kadrovske revizije

Kako bi se unaprijedile aktivnosti kadrovskog odjela i sveli na najmanju moguću mjeru mogući rizici tvrtke Ice LLC povezani s nepravilnim vođenjem kadrovske evidencije,

Naručujem:

1. Provesti internu kadrovsku reviziju na temu „Izvršenje ugovora o radu i građanskopravnih ugovora sa zaposlenicima“ od 9. do 15. rujna 2007. godine.

2. Za voditelja tima za reviziju imenovati S.V. Biryukova, zamjenika voditelja Službe za unutarnju reviziju ljudskih resursa.

3. U revizijski tim uključite sljedeće zaposlenike:

inženjer informacijske sigurnosti Simakov A.V.

pravni savjetnik Efremov K.A.

E.P. Vetrov, vodeći stručnjak za upravljanje ljudskim dokumentima

5. Nametnuti kontrolu nad izvršenjem ovog naloga voditelju službe za unutarnju reviziju osoblja V. V. Rumynina.

Generalni direktor Kiripov V.P. Kiripov

Upoznat s narudžbom:

Biryukov S.V. Birjukov

Simakov A.V. Simakov

Efremov K.A. Efremov

Rumunjski V.V. rumunjski

4. Revizorski tim na temelju rezultata revizije u roku od 7 dana sastavlja izvješće u kojem se opisuje stanje, identificirana problematična područja i mogući rizici, kao i preporuke za rješavanje ovih problema i minimiziranje rizika.

Prije podnošenja izvješća upravi, o njemu razgovara voditelj revizorskog tima s revidiranim kadrovskim službenicima. Svrha rasprave je osigurati da je sadržaj izvješća razumljiv zaposlenicima te da su spremni provesti preporuke koje su predložili revizori ili mogu opravdati razloge nemogućnosti njihove provedbe.

5. Izvješće se dostavlja upravi društva, koja odobrava preporuke revizora i donosi odluke koje doprinose provedbi ovih preporuka.

Tipični problemi službe interne revizije

Postoji niz tipičnih problema s kojima se unutarnji revizori moraju suočiti u obavljanju svojih aktivnosti:

1. Nepotpuno/nepravovremeno iznošenje informacija od strane revidiranih, njihov nekonstruktivan položaj u postupku interne revizije.

Ako su HR službenici sigurni da se interna HR revizija provodi isključivo radi utvrđivanja grešaka u njihovom radu, da se njihovo znanje i iskustvo dovodi u pitanje od strane menadžmenta, a rezultati revizije će utjecati na njihov status u tvrtki, takva reakcija je neizbježna . Svaka provjera - i vanjska i interna - ograničena je određenim rokovima. Shvaćajući to, kadrovski službenici nastoje zakomplicirati rad unutarnjih revizora, provesti strategiju njihove informacijske blokade: iz raznih razloga i pod raznim izgovorima ne dobivaju potrebne dokumente.

Stoga je potrebno, prije svega, revidirane subjekte informirati o ciljevima revizije, usmjeriti se na koristi koje mogu donijeti preporuke unutarnjih revizora za unapređenje rada kadrovske službe.

Drugo, od velike je važnosti da tvrtka ima korporativnu kulturu koja zaposlenicima priznaje “pravo na pogrešku”, shvaćanje da su greške neizbježne čak i u radu najboljih stručnjaka. Samo u tom slučaju moguće je osigurati spremnost kadrovskih službenika za suradnju s unutarnjim revizorima.

Treće, u internim dokumentima društva kojima se regulira postupak provođenja kadrovske revizije treba jasno utvrditi obvezu zaposlenika revidiranih odjela da revizorima u cijelosti daju sve tražene podatke u roku navedenom u njihovom zahtjevu. S druge strane, ovi dokumenti trebaju predvidjeti obvezu unutarnjih revizora da s revidiranima usklade uvjete svog rada i postupak interakcije tijekom nadolazeće revizije.

2. Nedovoljan vremenski proračun za reviziju.

Interna revizija mora biti pravilno planirana. Voditelj službe za unutarnju reviziju u pravilu izrađuje plan revizija za narednu godinu, navodeći vrijeme njihovog provođenja po mjesecima. Međutim, ako postoje česti zahtjevi rukovodstva HR/HR ili situacije koje zahtijevaju neplanirane preglede, vrijeme prvobitno dodijeljeno za zakazani pregled može se značajno promijeniti. U tom slučaju važno je biti fleksibilan u pripremi i ispravljanju planova rada za inspekcije, kao i unaprijed osigurati potrebnu vremensku rezervu u njima u slučaju takvih zahtjeva.

3. Nespremnost pojedinih čelnika da percipiraju informacije o pravom stanju stvari.

Prve osobe kadrovske službe/HR odjela nisu uvijek spremne provesti preporuke koje predlažu revizori i donijeti odluke na temelju rezultata revizije. Stoga je potrebno već u prvoj fazi stvaranja službe za internu reviziju osoblja opisati postupak provedbe preporuka unutarnjih revizora koje su oni dali na temelju rezultata revizije.

Također je preporučljivo u internim dokumentima društva fiksirati odgovornost čelnika revidirane jedinice za analizu rezultata revizije i poduzimanje korektivnih/preventivnih radnji na temelju izvješća i preporuka unutarnjih revizora.

4. Nedostatak neovisnosti službe za reviziju osoblja.

Kao što je već spomenuto, u velikoj većini ruskih tvrtki služba interne revizije ljudskih resursa ili je podređena HR direktoru tvrtke, ili čak postoji kao strukturna jedinica unutar službe za ljudske resurse i odgovara svom čelniku. Takva ovisnost unutarnjih revizora o izravnom upravljanju revidiranim kadrovskim službenicima izravno utječe na njihovu objektivnost: ovisni unutarnji revizor neće moći biti objektivan. Da, i kadrovski službenici u ovom slučaju obično percipiraju unutarnje revizore kao izravne predstavnike svoje uprave i ne nastoje izgraditi učinkovite radne odnose s njima.

Tko su interni revizori?

Unutarnji revizor je osoba koja ima nadležnost za provođenje interne revizije osoblja i odgovarajuće ovlasti za provođenje revizije.

Unatoč činjenici da su unutarnje jedinice za reviziju ljudskih resursa aktivno stvarane u mnogim tvrtkama tijekom protekle tri godine, trenutno postoji nedostatak visokokvalificiranih stručnjaka koji bi mogli učinkovito raditi u takvim uslugama.

U pravilu, prilikom stvaranja odjela / odjela interne revizije osoblja u poduzeću, u njega se prebacuju zaposlenici koji su prethodno bili uključeni u održavanje upravljanja kadrovskom dokumentacijom u tvrtki. Praksa pak pokazuje da stručnjaci koji su "odrasli" unutar tvrtke i uključeni u njezine interne probleme ne pokazuju uvijek odgovarajuću objektivnost i nepristranost u ocjenjivanju rada bivših kolega. S druge strane, što je vrlo važno, upravo su oni više usmjereni na pružanje potrebne pomoći i savjeta bivšim kolegama. Ovi zaposlenici također mogu biti prilično učinkoviti u provođenju postupka revizije osoblja za podružnicu tvrtke (ili njezinu drugu regionalnu diviziju).

Optimalno se čini formirati "mješovitu" podjelu interne kadrovske revizije kako od bivših zaposlenika kadrovske službe, tako i privlačenjem zaposlenika s tržišta, prvenstveno iz konzultantskih ili odvjetničkih društava koja pružaju usluge kadrovskog savjetovanja.

U idealnom slučaju, služba revizije ljudskih resursa trebala bi uključivati odvjetnike, stručnjake za ljudske resurse i stručnjake za informacijsku sigurnost.

U nastavku donosimo okvirni popis formaliziranih uvjeta za kompetenciju i osobne kvalitete kandidata za mjesto voditelja službe interne revizije ljudskih resursa tvrtke, kao i njegova prava i obveze.

Voditelj Službe unutarnje kadrovske revizije:

zahtjeve za položaj i kvalifikacije zaposlenika

1. Demografski zahtjevi:

Dob: do 55 godina;

Spol Muško Žensko.

2. Zahtjevi za obrazovanje:

Visoko obrazovanje, pravno ili iz područja upravljanja dokumentacijom;

Poželjna je dodatna edukacija iz područja upravljanja osobljem i/ili informacijske tehnologije.

3. Profesionalno iskustvo:

Najmanje 3 godine iskustva u Odjelu ljudskih potencijala/HR-a tvrtke s razvijenom mrežom poslovnica ili slično iskustvo u konzultantskom ili odvjetničkom uredu;

Iskustvo u postavljanju/reorganizaciji sustava upravljanja kadrovskim dokumentima u tvrtki, iskustvo u razvoju i implementaciji metodologije interne HR revizije;

Iskustvo vođenja tima.

4. Stručno znanje, vještine i sposobnosti:

Izvrsno poznavanje radnog prava i propisa iz područja kadrovskog tijeka, dokumentacijske potpore upravljanja i zaštite informacija;

Iskusni korisnik računala;

Poznavanje glavnih specijaliziranih kadrovskih programa.

5. Osobne kvalitete:

Komunikacijske vještine, sposobnost uspostavljanja osobnih kontakata;

Objektivnost i svrhovitost;

Visoka efikasnost;

Odgovornost;

Sposobnost rada s velikom količinom informacija;

Sposobnost razumno obraniti vlastito mišljenje.

Provesti unutarnju reviziju rada kadrovske službe i njenih područnih odjela;

Zatražite od voditelja i zaposlenika kadrovskog odjela potrebne informacije i dokumente;

Sudjelovati u revizijama;

Obavljati kontrolu nad provedbom potrebnih korektivnih radnji i provedbom preporuka datih kao rezultat revizije;

Ocjenjivati izvješća koja su izradili unutarnji revizori na temelju rezultata revizija i donositi odluke o žalbama na postupanje unutarnjih revizora;

Sudjelovati u izradi regulatornih dokumenata koji reguliraju rad službe za unutarnju kadrovsku reviziju;

Sudjelovati u analizi spornih i konfliktnih situacija koje nastaju tijekom poslovanja tvrtke, uključujući i sporove s Državnom inspekcijom rada;

Upravi društva podnositi prijedloge za unapređenje rada službe interne revizije osoblja.

7. Odgovornosti:

Planirati i organizirati rad službe unutarnje kadrovske revizije;

Izraditi metodologiju za provođenje interne revizije sustava upravljanja kadrovskim dokumentima;

Formirati radne skupine za provođenje revizije;

Surađivati s menadžmentom revidiranih odjela.

8. Odgovornost:

Za provedbu plana interne revizije osoblja;

Za organiziranje i provođenje izvanrednih inspekcijskih nadzora;

Za pouzdanost i objektivnost informacija sadržanih u izvješćima i preporukama službe;

Za organizaciju provjera provedbe potrebnih korektivnih mjera i provedbu preporuka datih kao rezultat revizije.

Ove zahtjeve može dovršiti kadrovska služba, uzimajući u obzir specifičnosti tvrtke i niz zadataka s kojima se suočava služba interne revizije osoblja.

Rusko radno zakonodavstvo se u posljednje vrijeme često mijenja, a interni revizori bi trebali biti svjesni svih promjena koje su relevantne za aktivnosti tvrtke. Stoga im je potrebno pružiti mogućnost kontinuiranog stručnog usavršavanja. Preporučljivo je ne samo povjeriti službi unutarnje revizije funkciju praćenja svih promjena, već i obvezati svoje zaposlenike da podatke o njima donose u kadrovsku službu tvrtke, da za njih provedu aktivnosti obuke.

Vanjska ili interna HR revizija?

HR revizija postaje popularna usluga u koju su uključene vodeće ruske i zapadne konzultantske tvrtke. Kadrovska revizija koju provode vanjski konzultanti omogućuje vam da se odmaknete od ustaljenih pogleda, navika i procjena, pomaže vam da usporedite rad HR odjela tvrtke s radom sličnih službi konkurentskih tvrtki, a također dobivate neovisne preporuke za poboljšanje učinkovitosti sustav upravljanja ljudskim dokumentima.

S druge strane, vanjski konzultanti nemaju uvijek dovoljno vremena za provjeru provedbe internih procedura i standarda HR odjela tvrtke, a često nemaju ni priliku za to. Neovisna konzultantska tvrtka ne može provoditi stalni nadzor nad radom zaposlenika odgovornih za upravljanje kadrovskom dokumentacijom. Dok jasna organizacija rada službe interne revizije osoblja omogućuje izbjegavanje mnogih pogrešaka i kršenja u procesu kadrovske službe tvrtke i sprječavanje nekih od njih.

Nudimo Vam optimalnu organizaciju procesa HR revizije u tvrtki:

1. Stvaranje internog odjela za reviziju osoblja uz pomoć vanjskih konzultanata, koji će u prvoj fazi pomoći u izradi regulatorne dokumentacije i pomoći u odabiru potrebnih stručnjaka, na temelju specifičnih zadataka s kojima se susreće relevantna služba.

2. U drugoj fazi djelatnici službe interne revizije ljudskih resursa zajedno s vanjskim konzultantima identificiraju moguće rizike i vjerojatna problematična područja te razvijaju metodologiju za provođenje interne revizije ljudskih resursa tvrtke.

3. U trećoj fazi će se testirati razvijena metodologija i po potrebi izvršiti njezina korekcija.

4. Ako se odabere decentralizirana struktura za izgradnju službe interne revizije osoblja, regionalni revizori će biti osposobljeni za rad korištenjem usvojene tehnologije.

5. Nakon dogovorenog vremena, vanjski konzultanti će ocijeniti aktivnosti službe interne revizije osoblja.

Dakle, nakon što je uz pomoć vanjskih konzultanata stvorila jedinicu za internu HR reviziju i razvila tehnologiju provjere, tvrtka će naknadno moći samostalno provoditi HR reviziju, uključujući vanjske stručnjake samo u slučajevima kada je profesionalna kompetencija unutarnjih revizora možda neće biti dovoljno.

Ovisno o ciljevima i zadacima revizije, našim klijentima nudimo 3 vrste kadrovske revizije.

1. Lokalna revizija

Vrši se lokalni odabir kadrovskih dokumenata kako bi se identificirale sustavne pogreške u kadrovskoj evidenciji. Selektivno, radi usklađenosti sa zahtjevima Zakona o radu Ruske Federacije, analiziraju se svi obvezni dokumenti koji stvarno postoje kod poslodavca.

Ova revizija omogućuje procjenu cjelokupne situacije s vođenjem kadrovske dokumentacije (HRC) u tvrtki. Izvješće o rezultatima revizije sadrži naznaku svih utvrđenih povreda utvrđenih prekršaja s naznakom radnji potrebnih za njihovo otklanjanje.

Obično se naši klijenti odlučuju za ovu vrstu revizije kada žele biti sigurni da je opći pristup vođenju kadrovske evidencije u njihovoj tvrtki ispravan, te da je paket potrebnih dokumenata kompletan i ispravno sastavljen.

2. Potpuna revizija

Svaki dokument se analizira kako bi se identificirale sve moguće pogreške napravljene u vođenju KDP-a (upravljanje kadrovskom evidencijom). U cijelosti se analiziraju svi postojeći kadrovski dokumenti u tvrtki. Sva kadrovska dokumentacija za svakog zaposlenika provjerava se međusobno usklađenost. Izrađuju se pojedinačne preporuke za ispravljanje učinjenih pogrešaka.

Ova revizija vam omogućuje da date potpunu ocjenu kvalitete provođenja KDP-a u tvrtki i otklonite sve postojeće pogreške. Izvješće o rezultatima revizije sadrži naznaku svih utvrđenih povreda utvrđenih prekršaja s naznakom radnji potrebnih za njihovo otklanjanje.

Obično se naši klijenti odlučuju za ovu vrstu revizije kada žele biti sigurni da su u potpunosti spremni za svaku reviziju od strane inspekcijskih tijela i da neće biti problema i poteškoća prilikom traženja bilo kojeg dokumenta tijekom revizije.

3. Revizija sustava

Provjerava se sva kadrovska dokumentacija ("puna revizija") + analiza sustava tijeka kadrovske dokumentacije, identifikacija problematičnih područja sustava.

Ova revizija omogućuje vam da sustavno sagledate vođenje kadrovske dokumentacije u Društvu. Izvješće o rezultatima revizije sadrži ne samo preporuke za otklanjanje svih uočenih prekršaja, već i preporuke za optimalnu promjenu sustava rada u području KDP-a (upravljanje kadrovskom evidencijom).

Naši klijenti koji se odluče za ovu vrstu revizije žele biti sigurni ne samo u ispravnost i ispravnost KDP-a, već i u optimalnost i učinkovitost logistike vođenja kadrovskih evidencija u tvrtki.

Trošak HR revizije (sve cijene su bez PDV-a)

VRSTA REVIZIJE	broj kadrovskih jedinica do 10	broj kadrovskih jedinica 11 do 25	broj kadrovskih jedinica od 26 do 50	broj kadrovskih jedinica od 51 do 90	broj kadrovskih jedinica od 90 do 200	broj kadrovskih jedinica od 201 do 400	broj kadrovskih jedinica preko 400
VRSTA REVIZIJE	broj kadrovskih jedinica
VRSTA REVIZIJE	do 10	11 do 25	od 26 do 50	od 51 do 90	od 90 do 200	od 201 do 400	preko 400
Lokalna revizija	900 rubalja / jedinici, ali ne manje od 5000 rubalja.	850 rubalja po jedinici	800 r / jedinici	750 rubalja po jedinici	700 rubalja po jedinici	650 rubalja po jedinici	razgovara se individualno s klijentom
Potpuna revizija	1300 rubalja / jedinici, ali ne manje od 7000 rubalja.	1250 rubalja po jedinici	1200 rubalja po jedinici	1150 r / jedinici	1100 rubalja po jedinici	1150 rubalja po jedinici
Revizija sustava	1600 rubalja / jedinici, ali ne manje od 13500 rubalja.	1550 rubalja po jedinici	1500 rubalja po jedinici	1450 rubalja po jedinici	1400 r / jedinici.	1350 r / jedinici.

Kadrovska revizija organizacije je provjera dokumentacije tvrtke koja se odnosi na kadrovsku evidenciju kako bi se utvrdile nedosljednosti u njoj. Provjerava se prisutnost kadrovskih dokumenata i njihov pregled.

Može se postaviti pitanje: “Kako se HR savjetovanje i revizija uspoređuju?”. Čini se da je i to i to pomoć kadrovskoj službi u rješavanju pitanja vezanih uz primjenu radnog zakonodavstva. Ali kadrovsko savjetovanje organizacije, za razliku od revizije kadrovskih dokumenata, u pravilu ne uključuje provjeru postojeće dokumentacije. U stvari, kadrovsko savjetovanje je odgovor na pitanja o relevantnim temama. HR revizija ne zamjenjuje HR savjetovanje. Često čak i suprotno. Osim službe za HR reviziju, postoji i usluga HR savjetovanja.

Kadrovska dokumentacija može se provjeravati u cijelosti ili selektivno.

Potpuna revizija- provjeru svih kadrovskih dokumenata u cijelosti. Rezultat takvog ček je: utvrđivanje svih povreda i netočnosti i iscrpne preporuke za njihovo otklanjanje.

selektivna revizija- test na područjima visokog rizika od osoblja dokumenata i dokumenata koje najčešće dovode do abnormalnosti. Ova provjera daje pregled statusa kadrovske dokumentacije i pomaže identificirati područja rizika kojima je potrebno posvetiti više pažnje upravljanju kadrovskom dokumentacijom. Za visokorizične segmente, na primjer, spadaju: prijava radnog odnosa sa stranim državljanima, sklapanje ugovora o odgovornosti, isprava o zaštiti na radu, dogovor o plaćanju sa zaposlenicima itd.

reviziju osoblja dokumenti mogu biti raspoređeni na vlastitu organizacija (interna revizija) ili organizacija treće strane (vanjske).

Unutarnja revizija je obično relevantan za male organizacije u kojoj je volumen kadrovske dokumentacije nije velika. Takva revizija može obavljati radnik koji je dobro upućen u zakon o radu i tko ima vještine obradu osoblja dokumenata. To može biti odvjetnik ili menadžer ljudskih resursa.

Prema rezultatima unutarnje revizije ne može se izdati nikakvo izvješće, a povrede su ispravljene tijekom rada.

Vanjska revizija uključuje pozivaju treće strane tvrtke koje specijalizirati u takvim provjerama. Izvođači ne moraju imati nikakve licence (kao, na primjer, to je potrebno za obaveznu reviziju). S takvim revizije, bit će izvan pogled osoblja dokumentacije, što je važno. O utvrđenim prekršajima inspektori će sastaviti zapisnik. Dat će ocjenu prekršaja (iznos kazni), kao i preporuke za otklanjanje prekršaja i njihovo sprječavanje u budućnosti.

Zakonodavstvo nije fiksna način, vrijeme i potrebu za reviziju osoblja ureda. Dakle, ego se može provesti u bilo kojem trenutku kada je potrebno procijeniti stupanj usklađenosti statusa kadrovske dokumentacije sa potrebnim standardima. Međutim, postoje slučajevi kada je poželjno provesti reviziju kako bi se u budućnosti otklonila pitanja o odgovornosti za učinjene pogreške, kako bi se spriječila odgovornost.

Na primjer, preporučljivo je provesti reviziju osoblja:

prilikom promjene kadra odgovornog za kadrovsku administraciju;
ako slučajevima pritužbi od zaposlenika postati češći, na smjenu, dopust, itd
ako su radnici prijete žaliti o radu inspektorata (pogotovo otpuštene radnike);
kada se mijenja glavu organizacije;
kada je masa otpuštanje radnika;
kada se mijenja zakone koji reguliraju postupak za vođenje kadrovske dokumentacije;
ako organizacija je na rasporedu za provjeru inspekciju državne rada;
u nekim drugim slučajevima.

Faze osoblja revizije

reviziju osoblja dokumentacija se obično daje u kupca ured. Prilikom provjere analizirane dokumente koji se odnose na osobne podatke, mnogi dokumenti moraju se držati u posebnim sefovima (ormari), na primjer, evidencija o radu. Dakle, ako kupac želi provesti revizije izvan svog teritorija, to će biti teško osigurati izvornike osoblja dokumentacije za verifikaciju.

Korak 1: organizacijska

Tijekom ovog koraka, morate:

shvatiti što je svrha potrebu kupca za provjeru osoblja dokumente (internu kontrolu i pripremu za inspekciju);
odrediti vrijeme revizije. Oni ovise o broju zaposlenih, kao i vrstu djelatnosti. rokovi isporuke može varirati od nekoliko dana do nekoliko mjeseci;
naručiti revizije osoblje dokumente.

Korak 2: Odobrenje popisa dokumenata koje treba provjeriti

Jedan popis dokumenata koji moraju biti u svakoj organizaciji, zakon ne postavlja. Različiti pravni akti sadrže reference na potrebu održavanja određene časopise, naloga i drugih dokumenata. Ovisno o tome koji industrija tvrtka pripada, potrebno je sastaviti popis dokumenata koji, u skladu sa zakonskim aktima, moraju biti u organizaciji.

Obvezni dokumenti uključuju:

osoblje (T-3) s redom odobrenja;
ugovori o radu i odgovornost ugovora;
Narudžbe (narudžbi) za posao, prijenos na drugo radno mjesto, davanje dopusta, prestanak i druge kadrovske naloga;
osobne kartice (Af T-2);
odmor raspored;
zaposlenici obavijest o vremenu dopusta;
grafički pomaci (u slučaju rada u smjenama);
list na račun radnog vremena;
propisi unutarnje rada (PWTR);
Odredba o zaštiti osobnih podataka zaposlenika i odveden na obradu osobnih podataka;
evidencija o radu;
knjiga pokret knjige rada (umetci to) (Dodatak N 3 do Rezolucije Ministarstva rada Rusije od 10.10.2003 N 69);
knjiga za računovodstvo radne knjižice oblika (Prilog N 2 Odluci Ministarstva rada Rusije od 10.10.2003 N 69);
opis posla;
lokalni propisi (propisi o plaćama, rezerviranje za bonuse, pružanje putovanja, itd);
lokalni zakoni o zaštiti rada (profesionalna sigurnosne upute, log indukcije (GOST 12.0.004-90), položaj komercijalne tajnosti);
rezultati evaluacije posebnim uvjetima rada (čl. 212 LC RF, Savezni zakon 28.12.2013 N 426-FZ).

Ovo nije potpun popis potrebnih kadrovskih dokumenata. Možda računovodstvo kadrovske datoteke, odmor, putovanja zadatke, računovodstvo listova invalidnosti, izdavanje potvrde, provjerava status vojne račun časopisa, prolaze zaposlenici obveznih zdravstvenih pregleda i drugih.

Korak 3: Provjera i analiza dokumenata

Za početak provjeri dostupnost osoblja dokumenata. Tada je analizirao dokumente podnesene u smislu propisa. Svi dokumenti treba provjeriti na prisutnost potpisa ovlaštenih osoba, Visa odobrenja, registarske oznake, oznaka zaposlenika upoznavanja sa ciljem, oznake izvedbe.

Mnogo je pozornost na usklađivanje dokumenata, kao što su ugovori o radu i plaće položaj moraju biti u skladu s odobrenim osoblje i red za posao, itd

Prilikom provjere zapisnik o radu knjige potrebno je provjeriti da li su svi zapisi o radu upisane u knjigu računa kretanja radne knjige i ulomke ih. evidencije za zapošljavanje da se na temelju odgovarajućih naloga ne može biti brisanja, mrlje. Svi zapisi moraju biti umnožavati u obliku radnika osobne kartice N T-2 i ovjeren potpis zaposlenika. Držite radnih knjiga i umetke oni bi trebali biti u nezapaljiv sef.

Prilikom provjere Osh dokumente potrebne za provjeru potpisa zaposlenika za obavljanje početne instrukcije i povremene upoznavanje.

Uz održavanje posebnog procjenu rada radnika treba biti svjestan, radni uvjeti su sklopila ugovor o radu (to je preduvjet za rad). Ako opasnostima na radnom mjestu identificiran, izvješće mora sadržavati dodatna jamstva za službenike koji rade na takvim mjestima, kao što su dodatni dopust, doplata za štete, skraćeno radno vrijeme, itd U tom slučaju, morate provjeriti je li jamstvo daje poslodavac.

Korak 4: registracija izvješća osoblja za reviziju

Zakonodavstvo ne postavlja oblik izvješća o reviziji osoblja dokumenata. Izvještaj je izrađen u slobodnom obliku, izravno je razvila Organizacija, vođenje kadrovske revizije. To bi trebao odražavati trenutni status HR uprave, na uočene nedostatke, preporučene mjere za njihovo rješavanje i utvrditi da li su postignuti ciljevi revizije.

U sastavljanju izvješća uzima u obzir želje kupca upravo ono što on želi vidjeti u izvješću, neke nijanse može biti napisan u cjelini, a svaki detalj. U izvješću se također može ukazivati na kr članke i članke o kazni s količinom mogućem redu.

Koje su prednosti revizije HR dokumentaciju za poslodavca?

Kao što praksa pokazuje, HR outsourcing u tvrtkama često zanemarena. Odgovornost za izradu kadrovskih dokumenata često se dodjeljuju radnicima, koji nisu stručnjaci u ovom području (tajnik, računovođa, ekonomist), a zbog zagušenja na njihove glavne opisu radnog mjesta ne može se uvijek obratiti dužnu pažnju na kadrovska pitanja.

Revizija osoblja dokumentacije daje veliki pozitivan utjecaj na društvo. Nakon sastanka šef tvrtke postaje jasno stanje kadrovske dokumentacije. Bilo da su svi dokumenti sastavljeni u skladu s najnovijim izmjenama i dopunama donesenim u zakonodavstvu. A što dokumenti trebate stvoriti ili izmijeniti. Time se poboljšava radnika povjerenja u vodstvo.

S druge strane, šef tvrtke prima objektivne podatke, na temelju kojih on može ocijeniti učinkovitost rada službe unutarnje osoblja, poduzeti preventivne mjere kako bi se izbjeglo punjenje kazne za kršenje zakona o radu u sljedećem pregledu.

To ne samo da štedi novac tvrtke vlasnika, ali i održava svoj ugled kao odgovoran poslodavac.

Saznajte kako bi se smanjila opasnost od suda ili novčana kazna za nepoštivanje uvjeta radnog prava. Provesti dokumentaciju unutarnje revizije na osoblje, kako bi stvari u red i izbjeći tvrdnjama HIT.

opis poslova, iako nije među definitivno obveznim dokumentima često traženim pri dolasku inspektora GIT i važni su za rad s osobljem. Dakle, skup opisa poslova za sve pozicije uključene u zapošljavanju, bolje je da dizajn i ispis više kopija: za poslodavca, za zaposlenika i za skladištenje na radnom mjestu.

Korak 3. Izvršite pregled dostupnih dokumenata. Nakon pomirenja, analizirati sadržaj dokumenata pohranjenih u uredu osoblje i ispravnost njihove registracije. Pobrinite se da lokalni zakoni, ugovori i sporazumi ne pogoršati situaciju radnika u odnosu na radno zakonodavstvo. Provjerite relevantnost osoblja i odmor raspored, je li zaposlenici su potpisi na dokumentima s kojima su trebali uvesti.

Obratite pozornost na ispravnost osobnih karata i radnih knjiga osoblja, ako su podaci zastarjeli - ih ažurirati. evidencija o radu dobivene od radnika, treba zabilježiti i nove oblike ili umetci - start na pisani zahtjev zaposlenika. Sve evidencije, što je dovelo zapošljavanje usluga mora biti vezana i brojevima, i knjige o računovodstvu net i završio oblike rada Knjige na njih - zavaruju ili lijepe vosak pečat. Strogi oblici izvještavanja, koji uključuju i dovršen, a ne još koriste evidencija o radu treba čuvati na mjestima s ograničenim pristupom, kao što je u sefu ili zaključanom ormaru.

Pogledajte administrativne dokumente. Narudžbe za osoblje moraju se držati odvojeno od naloga za osnovne djelatnosti. Ako poslodavac umjesto standardiziranih obrazaca koristeći svoje obrasce, upisati ih u pogon bi trebao biti zasebna red.

Korak 4. Napravite pisano izvješće o rezultatima ispitivanja. Popis svih identificiranih pogreške i probleme, izvući zaključke o rizicima i status osoblja zapisa u cjelini. Izraditi popis preporuka za rješavanje tih rizika. Radi lakšeg snalaženja, rezultati ispitivanja mogu se podijeliti u dva bloka. U prvom opisuju rezultate revizije obvezne dokumentacije. U drugoj - rezultat provjere dokumenata za svakog zaposlenika posebno. Na primjer, da li je s lokalnim propisima i naredbama, da li ugovor o radu pravilno uređene evidencije o radu i osobnu iskaznicu kako bi pročitali itd

Korak 5. izraditi i odobriti dokumente koji nedostaju. Objavi zaseban red: Dodjela dužnosnika, postaviti jasne rokove za razvoj. Tako će biti lakše kontrolirati proces.

Nažalost, čak iu bogatijim poduzeća revizije osoblja dokumenata često otkriva neugodne bugova. Najčešći nedostaci, za koje mnogi poslodavci već platili kazne - neoprezan politike o osobnim podacima i nedostatak pisane suglasnosti za njihovo liječenje.

10 ostali bugovi i problemi

Raspored za odmor netočni ili ga nema.
Odgovorni dužnosnici nisu testirani za izuzeće.
Neispravno zapisa Format zapošljavanje radnika - ne postoje zapisi o transferima, evidencija radnog odnosa Napravljena je kasno, ne ažurira podatke o vlasnicima, nepravilno nose reference na članke Zakona o radu.
ugovori o radu ispravno popunjena - bez putovnice podataka zaposlenika i poslodavac INN nisu uspostavljeni potrebni uvjeti nisu naveli točan datum isplate plaća.
Ne razvijene opisi poslova navedenih u ugovora o radu.
Nema dokumenata koji potvrđuju činjenicu upoznavanje zaposlenika s lokalnim normativnih akata, narudžbe i ugovore koje su izravno odnose na njihov rad.
Ne čuvaju vremenske tablice i dnevnike / knjige.
Neispunjen za osobne iskaznice, nedostaje ili nevažnim podacima.
Razvijene, nisu svi lokalni djela obveznog popisa.
Kadrova nije naveo ni zastario.