Как в экселе уменьшить размер ячеек. Основы работы со столбцами и строками в MS Excel

На днях совершенно случайно наткнулся на безобразно выполненный документ Excel. Отсутствие выравнивание в ячейках и ширина столбцов это еще ладно. Но когда автор документа пытался закрепить верхнею строку , защищенную от прокрутки документа, это было что то друзья!

Вот поэтому я решил научить Вас, читатели моего сайта этим нехитрым приемам работы в Excel документах. Скажу честно, данный урок будет полезен многим, особенно тем, кто имеет дело с большими каталогами и базами данных.

1. Выравнивание текста в ячейках в Excel.

2. Ширина столбцов и высота строк в Excel.

3. Как закрепить верхнюю строку (левый столбик) в Excel.

4. Заключение.

Выравнивание текста в ячейках в Excel.

Казалось бы, нет ничего проще, как создать таблицу, вбить данные и вести учет. Ну, про учет, это уже о предназначении таблицы, у каждого она будет преследовать свои цели.

Для примера приведу свою таблицу:

Ничего красивого и ничего понятно я не вижу в этой таблице. А хотя вроде хотелось сделать, что то красивое и как минимум понятное для тех, кто увидит мой документ.

Для того что бы придать нашему документу профессиональный вид, нужно:

1- выделить область ячеек, в которых мы будем вести работу. В нашем случае это – таблица

2 – вторым шагом, определяемся с масштабом текста в таблице и стилем шрифта. В моем случае 14 пт.- размер шрифта, Arial– стиль шрифта.

Рисунок:

3 – кликаем правой клавишей мыши по выделенной области, в контекстном меню выбираем пункт – «Формат ячеек». Смотри рисунок, и выставляем параметры те, которые показаны у меня:

Рисунок:

В окне инструментов формат ячеек выбираем вкладку выравнивание. Выравнивание по горизонтали и вертикали ставим по центру, смотря какое значение ячеек и ваши предпочтения, экспериментируйте. В пункте «Отображение» ставим галочку – «Переносить по словам». При этом отображении не будет меняться размер шрифта и ячейки останутся цельными.

4 – Проверяем результат. Должно получиться, читаемый текст внутри каждой ячейки и исходный формат текста без изменений.

Рисунок:

Ширина столбцов и высота строк в Excel.

Таблицу мы сделали, формат назначили и теперь приступаем к настройкам ширины и высоты ячеек. Существует два способа. Первый способ это выравнивание вручную, с помощью курсора мышки.

Смотрим рисунок:

И второй вариант, с помощью инструмента «задать ширину(высоту)». Этот вариант нам будет намного интереснее. А если вы имеете таблицу с большим количеством показателей, то этот инструмент будет просто необходим. Потому что изменить размер 50 ячеек, например, вручную будет очень долго, да и получится не везде ровно.

1 – наводим курсор на нужную нам область столбцов и ведем в сторону, тем самым выделяем все столбцы данного диапазона.

Рисунок:

2 – затем кликаем на выделенной области панели навигации (там, где латинские буквы), в контекстном меню выбираем пункт «ширина ячеек…»

Рисунок:

В появившемся окне вбиваем нужный нам показатель ширины ячейки. Измерение видеться в пикселях, так что поэкспериментируйте.

То же самое вы сможете сделать и с высотой ячеек. Выделяете нужный вам диапазон, кликаете правой кнопкой мыши на панели навигации (там, где цифра). Выбираете пункт «Высота ячеек…» и задаете нужную вам высоту для всех ячеек выделенной области.

Как закрепить верхнюю строку (левый столбик) в Excel.

Вот мы и подошли к самому интересному. Многие пользователи пытаться изобразить нечто подобное, но не у всех хватает знаний на правильное применение инструмента закрепления верхней области.

Друзья, закрепить верхнюю или правую область легче, чем это, кажется на первый взгляд, так что не пугайтесь, и вы всему научитесь.

Смотрим на рисунок:

Закрепить область – это значит что при прокрутки документа вниз или вправо, закрепленные области будут оставаться на месте.

1- Закрепить области. Для этого выделяем нужные нам столбцы и строки, затем кликаем – «Закрепить области»

2- Закрепить верхнюю строку. Здесь по умолчанию будет закреплена верхняя строка.

3- Закрепить первый столбец. По умолчанию будет закреплен только первый столбец.

Попробуйте, это не так сложно как казалось на первый взгляд. Я думаю, Вы в этом убедились.

И напоследок еще один полезный инструмент. Это разделение области документов . Это может пригодиться, где не применено закрепление области.

Смотрим рисунок:

На рисунке видим прямоугольные маркеры, наводим курсор и удерживая левую клавишу мыши тянем в сторону.

Смотрим рисунок:

Должно получиться, что то вроде этого.

Заключение.

В данном уроке мы научились выравнивать текст в ячейках, настраивать ширину и высоту столбцов и закреплять нужную нам область . Эти инструменты являются неотъемлемой частью при работе с большими таблицами, особенно если вы работаете с ними очень часто. Мои советы помогут Вам сохранить кучу времени на редактирование и навигацию в документах Excel. Надеюсь что материал будет Вам полезен, жду отзывы в поле комментариев.

С уважением, Олег Некром!

Ширины столбца можно быстро задать в соответствии с набранным текстом.

1 способ:

Наведите курсор мыши на правую границу столбца возле его имени и дважды щелкните левой кнопкой мыши.
Граница столбца автоматически выравнивается по самому длинному слову, набранному в его ячейках.

2 способ:

В окне открытого листа наберите текст в ячейке нужного столбца.
Выделите этот столбец и перейдите к вкладке «Главная».
Выберите в списке пункт «Автоподбор ширины столбца» (рис. 2.76).

Примечание

То же самое можно проделать и для нескольких столбцов одновременно.

Как задать автоподбор высоты строки?

1 способ:

В окне открытого листа наведите курсор мыши на нижнюю границу строки возле его имени и дважды щелкните левой кнопкой мыши.
Высота строки автоматически станет стандартной (12,75 пункта) в том случае, если строка пустая, или же ее высота выравнивается по тексту с самым большим размером шрифта, имеющемуся в одной из ячеек строки.

2 способ:

В окне открытого листа выделите нужную строку (или несколько строк) и перейдите к вкладке «Главная».
В группе «Ячейки» раскройте меню кнопки «Формат».
Выберите в списке пункт «Автоподбор высоты строк» (рис. 2.77).

Как задать точную ширину столбцов?

1 способ:

В окне открытого листа выделите нужные столбцы.
В контекстном меню выберите пункт «Ширины столбца».
В окошке «Ширина столбца» (рис. 2.78) задайте ширину столбца в символах (при размере шрифта 10 пт).
Закройте окошко кнопкой «ОК».

Совет

Размер столбца определяется количеством символов, помещенных в ячейке по ширине при размере букв 10 пунктов. Стандартная ширина столбца по умолчанию 8,43 символа.

2 способ:

В окне открытого листа выделите нужные столбцы и перейдите к вкладке «Главная».
В группе «Ячейки» раскройте меню кнопки «Формат».
В меню «Формат» выберите пункт «Ширина столбца» (рис. 2.79).
Далее как в первом способе данной инструкции.

Как задать точную высоту строк?

1 способ:

В окне открытого листа выделите нужные строки.
Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне.
В контекстном меню выберите пункт «Высота строки»
В окошке «Высота строки» (рис. 2.80) задайте высоту строки в пунктах (3 пт ≈ 1 мм).
Закройте окошко кнопкой «ОК».

Примечание

Стандартная высота строки по умолчанию 12,75 пт.

Как задать ширину столбцов по умолчанию?

Ширина столбцов изначальна равно 8,43 символа (при размере шрифта 10 пт). Эту стандартную ширину можно изменить на любое другое значение.

В окне открытого листа перейдите к вкладке «Главная».
В группе «Ячейки» раскройте меню кнопки «Формат».
В меню «Формат» выберите пункт «Ширина по умолчанию».
В окошке «Ширина столбца» задайте новое значение ширины столбца.
Кнопкой «ОК» закройте окошко.

Программа Microsoft Excel является довольно востребованной благодаря своей уникальности. Это приложение можно применять во всех сферах деятельности. Excel умеет не только работать с числами, но и выдавать информацию в виде графиков и диаграмм. Представители разных профессий большое количество рабочего времени проводят именно за этой программой.

Практически все пользователи ПК сталкиваются с необходимостью работы в Microsoft Excel. Такие темы, как закрепление строки, автоматическая нумерация или как сделать строки в строке Excel, довольно актуальны.

количество строк и их длина

Каждая версия программы предполагает определенное количество строк. В MS Excel 2003 можно использовать 65 536 строк, а в MS Excel 2010 - уже 1 048 576.

Понятие «длина строки» включает два нюанса. Этот показатель может измеряться в количестве ячеек и в количестве символов, которые можно ввести в клетку.

В MS Excel 2003 количество столбцов составляет 256. Более широкие возможности для работы предоставляет MS Excel 2010 - 16 384 ячейки.

Обе версии имеют одинаковое количество знаков в клетке, которое составляет 32 767 символов. В ячейке все эти символы, конечно, не просматриваются, но их можно увидеть в строке формул.

Как вставлять и удалять строки в Excel?

Решить поставленную задачу можно двумя способами:

С помощью контекстного меню. Нужно выделить конкретное место, где будет располагаться строка, а затем при помощи клика правой кнопки мыши вызвать меню. После выбора пункта "Вставить" появится надпись "Строка". Нужно подтвердить действие, кликнув "ОК".
Посредством панели управления. Необходимо выбрать место для строки и на панели управления найти вкладку "Главная", нажать "Вставить", а затем "Вставить строку".

Удаление строк осуществляется аналогичным путем, только вместо пункта "Вставить" необходимо кликать на "Удалить".

Высота строки в Excel

Этот параметр регулируется несколькими способами. Самый удобный и простой - это изменить высоту с помощью мыши. Курсор необходимо поместить на нумерации строк, а затем, удерживая кнопку, растягивать или сжимать ее до нужного размера.

Изменять высоту также можно посредством панели управления. Во вкладке "Главная" нужно выбрать пункт "Формат", а затем кликнуть "Высота строки". В открывшемся окошке нужно задать то значение, которое требуется в конкретном случае.

Обе версии программы предполагают автоматический подбор высоты строк. Это необходимо в том случае, когда нужно изменить параметры в соответствии с текстом, который там находится. Однако при использовании этой функции нужно знать, что команда будет выполняться только тогда, когда установлена галочка «Переносить по словам» во вкладке "Выравнивание". Максимальная высота, которую можно задать, - это 409 значений.

Группировка строк в Excel

При необходимости группировки строк нужно их выделить и зайти во вкладку "Данные". Там нужно выбрать "Структура" - "Группировать".

Разгруппировка строк осуществляется по аналогии, достаточно кликнуть "Разгруппировать".

А если нужно несколько строк?

Многих пользователей интересует, как сделать строки в строке Excel. Здесь также нет ничего сложного. Для того чтобы сделать в Excel несколько строк в строке, нужно использовать комбинацию клавиш Alt + Enter. Перенос будет осуществлен прямо в ячейке, ввод данных продолжится с абзаца.

Скрытые строки и их дальнейшее отображение

Иногда при работе с программой Excel возникает необходимость скрыть строки. Сделать это можно при помощи правой кнопки мыши. После вызова контекстного меню необходимо выбрать пункт "Скрыть", предварительно выделив определенные фрагменты.

В том случае, когда скрытые строки нужно отобразить, действия должны быть следующие: выделяя необходимые кусочки, нужно захватить еще и те, которые расположены выше и ниже конкретного диапазона. Затем, после клика правой кнопкой мыши, появится в котором необходимо выбрать пункт "Показать".

Объединение строк с Excel

При создании таблиц незаменимой является функция, позволяющая объединять ячейки. Для этого нужно выделить конкретные участки и выбрать вкладку "Главная", а затем функции "Объединить" и "Поместить в центре". При необходимости можно выбрать и другие способы объединения. Теперь вы знаете, как сделать строки в строке Excel и как ими управлять. Заметим, что эти действия являются незаменимыми при решении задач в рассматриваемой программе.

Кстати, если выполнить шаги еще раз, то предыдущая команда будет отменена.

и для чего они нужны?

Многие пользователи сталкивались с термином «макрос», но не все знают, что это такое. Макрос представляет собой программу, содержащую определенные инструкции и действия, которые - по требованию или без него - могут выводиться явно или неявно.

Макрокоманды, записанные программистами или пользователями, позволяют частично автоматизировать работу и сократить время, необходимое для выполнения задачи.

При работе с масштабными и объемными данными, которые требуется обработать, человек тратит много времени на однообразные действия. Создав макрос, который сможет осуществлять подобные мероприятия самостоятельно, пользователь Excel будет экономить рабочее время. К тому же правильно разработанная мини-программа способна обнаруживать все механические ошибки, что делает работы удобнее и проще.

Опасность макросов

Использование макросов сопряжено с некоторыми рисками. Недобросовестный программист может создать вирус, выдавая его за макрос, который испортит все данные и вызовет сбои в работе. К тому же такая программа может работать в качестве шпиона, считывая всю информацию.

Перенос строк

Перенос строки в Excel можно осуществить несколькими способами. В том случае, когда необходимо ввести большой объем знаков, можно задать в программе функцию «Перетекание текста на соседние ячейки». Тогда информация будет отображаться на нескольких строках.

Длинный текст можно обработать таким образом, чтобы он размещался в текстовом поле. Для этого необходимо выбрать вкладку "Вставка", затем "Текст" и "Надпись". После этого можно начинать печатать. В текстовом поле есть возможность проводить форматирование набранного материала без привязки к границам.

Самый простой способ, как перенести строку в Excel, - это переместить ее посредством мышки. Нужно навести курсор на выбранную ячейку и, не отпуская левой клавиши, перетащить выделенную область на новое место. Включить данную функцию можно в "Параметрах" - "Дополнительно".

Зная, как сделать строки в строке Excel и обладая другими практическими навыками, вы однозначно облегчите работу с программой и повысите производительность труда, экономя рабочее время.

Каждый пользователь, работающий в Экселе, рано или поздно встречается с ситуацией, когда содержимое ячейки не вмещается в её границы. В таком случае существует несколько выходов из сложившегося положения: сократить размер содержимого; смириться с существующей ситуацией; расширить ширину ячеек; расширить их высоту. Как раз о последнем варианте, а именно об автоподборе высоты строки мы и поговорим дальше.

Автоподбор – это встроенный инструмент Excel, который помогает произвести расширение ячеек по содержимому. Сразу нужно отметить, что несмотря на название эта функция не применяется автоматически. Для того, чтобы расширить конкретный элемент, нужно выделить диапазон и применить к нему указанный инструмент.

Кроме того, нужно сказать, что автоподбор высоты применим в Эксель только для тех ячеек, у которых в форматировании включен перенос по словам. Для того чтобы включить это свойство выделяем на листе ячейку или диапазон. Кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В запустившемся контекстном списке выбираем позицию «Формат ячеек…» .

Происходит активация окна форматирования. Переходим во вкладку «Выравнивание» . В блоке настроек «Отображение» устанавливаем флажок напротив параметра «Переносить по словам» . Чтобы сохранить и применить изменения конфигурации настроек, жмем на кнопку «OK» , которая размещена внизу этого окна.

Теперь на выделенном фрагменте листа включен перенос по словам и к нему можно применять автоподбор высоты строки. Рассмотрим, как это сделать различными способами на примере версии Excel 2010. Вместе с тем нужно заметить, что полностью аналогичный алгоритм действий можно использовать как для более поздних версий программы, так и для Excel 2007.

Способ 1: панель координат

Первый способ предполагает работу с вертикальной панелью координат, на которой располагаются номера строк таблицы.

Способ 2: включение автоподбора для нескольких строк

Вышеуказанный способ хорош, когда нужно включить автоподбор для одной или двух строк, но что делать, если подобных элементов много? Ведь, если действовать по тому алгоритму, который был описан в первом варианте, то на процедуру придется потратить большое количество времени. В этом случае существует выход.

Способ 3: кнопка на ленте инструментов

Кроме того, для включения автоподбора по высоте ячейки можно использовать специальный инструмент на ленте.

Способ 4: подбор высоты для объединенных ячеек

В то же время, нужно заметить, что функция автоподбора не работает для объединенных ячеек. Но и в этом случае тоже имеется решение данной проблемы. Выход заключается в применении алгоритма действий, при котором реального объединения ячейки не происходит, а только видимое. Поэтому мы сможем применить технологию автоподбора.

Сегодня поговорим о самых основах MS Excel — операциях со строками и столбцами. Интерфейс «экселя», к счастью итак достаточно интуитивен, а уж прочитав эту статью, все вопросы по использованию базового функционала программы отпадут сами собой.

Как вставить в MS Excel новую строку?

Строки в MS Excel всегда вставляются НАД текущей выделенной, то есть при вставке дополнительной строки между строками 1 и 2, выделять нужно 2-ю.

Чтобы выделить всю строку в Excel — щелкните по её номеру.

Щелкните правой кнопкой мыши на номере строки, чтобы выделить её, и в контекстном меню выберите пункт «Вставить». Новая строка немедленно появится на листе.

Новая строка вставится НАД выделенной

Тоже самое можно проделать, выбрав в главном меню программы (на вкладке «Главная», в группе «Ячейки») инструмент «Вставить» и выбрав в нем пункт «Вставить строки».

Как вставить в MS Excel новый столбец?

Также точно как строки, но только выделять придется не цифровые номера строк, а буквенные обозначения столбцов. Для тех кто любит пользоваться правой кнопкой мыши — просто выберите ту же команду, что и раньше: «Вставить», а для тех кто отдает предпочтение панели инструментов — пункт «Вставить столбец» инструмента «Вставить».

Чтобы вставить новый столбец — сначала выделите тот, перед которым он появится

Новый столбец в MS Excel всегда появляется слева от выделенного.

Можно вставить столбец воспользовавшись панелью инструментов

Как удалить в MS Excel строки и столбцы.

Для удаления и строк и столбцов, применяется один и тот же принцип — сперва нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по номеру строки или буквенному индексу столбца, а затем выбрать в меню пункт «Удалить». Отметить тут стоит только один эпизод: новички часто путают удаление столбца и его очистку от данных.

Удаление столбца физически «снесет» его из нашей таблицы

Просто запомните — воспользовавшись приведенным выше способом вы целиком удаляете весь столбец/строку со всеми данными и форматированием. При этом текущая нумерация строк/столбцов в документе изменяется — если вы, к примеру, удаляете строку №3, то на её место и под её номером тут же окажется бывшая строка №4.

Если же вы хотите просто очистить содержимое строки/столбца, чтобы вписать новые данные, не меняя более ничего, достаточно просто выделить столбец и нажать на клавиатуре кнопку DEL, или выбрать пункт «Очистит содержимое» в меню вызываемом правой кнопкой мыши.

Как выровнять ширину столбца в MS Excel

Если вам необходимо увеличить или уменьшить ширину столбца в таблице, поднесите курсор мыши к границе текущего столбца и соседнего, разделяющей буквенные индексы столбцов (сверху). Курсор при этом поменяет внешний вид — из белого крестика, станет черным. Теперь зажмите левую кнопку мыши и перетащите границу столбца туда, куда вам нужно.

Тоже самое можно сделать ещё проще — достаточно поднести курсор мыши к границе между буквенными индексами столбцов, и когда он изменит форму, щелкнуть левой кнопкой мыши два раза.

Как выровнять высоту строки в MS Excel

Аналогично описанному выше способу, можно изменять и высоту строк. Курсор мыши при этом надо подносить к цифровым индексам строк (слева).

Как автоматически выровнять ширину и высоту строк и столбцов в MS Excel

Щелкните на небольшой треугольник в левом-верхнем углу таблицы, чтобы выделить её целиком. Теперь, пользуясь полученными ранее знаниями — щелкните два раза на границе между любыми столбцами или строками. Как видите элементы автоматически изменили свой размер, исходя из максимальной ширины находящихся в них данных.

Такой вариант может устроить не всех — все-таки, что не говори, таблица где каждая колонка имеет собственную ширину, выглядит неаккуратно. Мы можем все исправить — снова выделите всю таблицу и протащите вручную границу между любыми столбцами или строками до нужной ширины/высоты. Секунда, и все наши столбцы стали совершенно одинакового размера — только что заданного вами шаблона.

Если протащит границу столбца или строки мышью, когда выделена вся таблица — изменения применяться для всех элементов

Как переместить столбец или строку в MS Excel

Ещё одна базовая операция — перемещение столбцов и строк. Если вам необходимо поменять столбцы местами, сделать это, как и в предыдущих случаях можно двумя способами: с помощью мыши и с помощью панели инструментов.

В первом случае, достаточно просто выделить столбец и поднести курсор мыши к его границе (не к границе буквенных обозначений столбцов, а к границе между самим столбцами). Как только курсор изменит вид на черный крестик со стрелками, зажимаем левую кнопку мыши и перетаскиваем столбец туда, куда вам удобно.

Во-втором случае, необходимо также выделить столбец, затем вырезать его содержимое (CTRL+X или на панели «Главная», в группе «Буфер обмена», инструмент «Вырезать»), создать новый столбец на новом месте (это вы уже умеете), и вставить в него данные (CTRL+V или на панели «Главная», в группе «Ячейки», инструмент «Вставить вырезанные ячейки»).

Строки переносятся аналогично столбцам. Обратите внимание — в обоих случаях буквенные индексы столбцов или номера строк после переноса будут пересчитаны и изменятся.

Как скрыть столбец или строку в MS Excel

Самый простой способ сравнить столбцы между собой, или спрятать на время ненужные данные — скрыть их. Скрытые столбцы и их данные никуда не деваются из документа (то есть используются в формулах), все их отличие состоит лишь в том, что визуально они совершенно не видны.

Выделите столбец или строку, а затем щелкните на выделение правой кнопкой мыши. В контекстном меню нажмите на пункт «Скрыть» и посмотрите, что получилось. Как видите, столбец «исчез» и о том, что он на самом деле никуда не делся, напоминает ли «скачок» буквенных индексом столбцов с А сразу на С (напоминаю — в MS Excel нумерация сквозная и всегда остается неизменной, как бы вы не вырезали и переставляли отдельные элементы листа).

Чтобы вновь сделать лист видимым, с помощью мыши выделите диапазон столбцов, включающих скрытый, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и выберите пункт «Показать». Поздравляю, все снова вернулось на круги своя.