Как изменить размер ячеек в Excel. Как изменить ширину столбцов и высоту строк в Excel
Сам лист в Экселе состоит из множества ячеек. В них можно просто вписывать данные, сделать таблицу, или проявить фантазию и закрасить их так, чтобы получился рисунок. В общем, какая бы не была Ваша цель, ее стандартные размеры не всегда подходят.
В данной статье мы рассмотрим несколько способов, используя которые получится изменить размер ячеек: сделать так, чтобы он стал одинаковый для всех, был подобран по размеру вписанного текста, указан в сантиметрах или миллиметрах.
В качестве примера возьмем следующую таблицу. Здесь в ячейке С1 не поместилось название, указанное в шапке.
Чтобы увеличить размер ячейки по ширине, достаточно ее выделить, навести курсор на границу, которая расположена справа от «С» , и когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, потянуть вправо. Соответственно, для уменьшения ведем курсор влево. При этом вверху будет небольшое окошко, где указана ширина в пунктах, а в скобках соответствующее значение в пикселях.
С изменением высоты все аналогично: выделили блок и перемещайте границу, которая находится под номером выбранного ряда (в примере, линия под цифрой 8).
Чтобы задать более точные значения, можно использовать следующий способ. Выбираем ячейку, затем вверху кликните по «Главная» . Найдите кнопку «Формат» , нажмите ее и в списке выберите или «Высота строки» или «Ширина столбца» .
Появится вот такое окошечко. В нем нужно вписать значение. Обратите внимание, оно указывается в пунктах. Как и пиксели – это единица измерения, с которой можно работать в Эксель. Нажмите «ОК» .
Если Вам нужно установить одинаковый размер ширины для нескольких ячеек, тогда предварительно выделите столбцы, в которых они находятся, нажмите правой кнопкой мышки по выделению и в списке выбирайте подходящий пункт.
Про различные способы , прочтите отдельную статью.
Можно указать один размер и для ячеек, которые находятся не в смежных столбцах, например, в В и F .
Тоже самое применимо и к рядам, выделяйте те, которые находятся рядом или в разных местах, открывайте маленькое окно и указывайте в нем нужное значение.
Если Вам нужно сделать все ячейки в Excel одинакового размера, тогда выделите их, через контекстное меню или панель инструментов откройте окно «Ширина столбца» и укажите в нем значение.
Чтобы строки стали одного размера по высоте, тоже нужно их выделить, открыть знакомое нам окно и вписать туда подходящее число.
Сделать в Эксель в одном столбце ячейки разные по ширине, так, как и в строке разные по высоте, не получится. Для этого можно воспользоваться . Подробнее об этом прочтите в статье.
Если у Вас, как и в примере, в блоки напечатанный текст не поместился, перекрывает соседний, и не отображается весь, тогда нужно изменить размер ячейки по содержимому.
Как вариант, можно в той же ячейке. Для этого нажмите на соответствующую кнопку на панели инструментов. Прочитать про это подробнее можно в статье по ссылке.
Подогнать размер блока по тексту можно и по-другому. Для этого выделите нужные и в выпавшем списке Формат выберите автоподбор ширины и высоты.
В итоге, все слова в ячейках будет видно.
Если у Вас стоит задача поменять их размер и строго указать значения в сантиметрах или миллиметрах, тогда вверху выберите «Файл» и слева нажмите .
В следующем окне слева перейдите на «Дополнительно» , прокрутите окно в низ и в поле «Единицы на линейке» выберите подходящую величину. Жмите «ОК» .
Возвращаемся к листу Эксель, вверху открываем «Вид» и кликаем по кнопочке «Разметка страницы» . После этого она будет выглядеть, как показано на скриншоте.
Перемещайте границы между названиями столбцов (А, В, С …), чтобы подобрать размер – он будет отображаться во всплывающем окошке. Для изменения строк все так же: перемещайте границы между их номерами (1, 2, 3, 4, 5 …).
Данный способ не совсем точный. Например, у меня так и не получилось выбрать ширину ровно 3 см. Поэтому вот небольшая шпаргалка:
1 пункт – 1.33 пиксель – 0.35 мм
1 пиксель – 0.75 пунктов – 0.24мм
1 мм – 2.85 пунктов – 3.8 пикселя
Что касается сантиметров:
0,98 см – 37 пикселя
1,01 см – 38 пикселя
0,50 см – 19 пикселей
Можете перевести нужное значение в сантиметрах или миллиметрах в пункты или пиксели и установить это значение для ячейки самым первым описанным способом.
На этом буду заканчивать. Как видите, задать размер ячеек в Excel можно различными способами, сделать их все одинаковыми по высоте или по тексту, который в них напечатан. В общем, выберите то, что подходит именно в Вашем случае.
Приветствую всех на блоге.
Сегодняшняя статья посвящена таблицам, с которыми большинству приходилось работать при работе за компьютером (извиняюсь за тавтологию).
Многие начинающие пользователи часто задают один и тот же вопрос: "... а как создать в Excel таблицу с точными размерами до сантиметра. Вот в Word все намного проще, "взял" линейку, увидел рамку листа и начертил...".
На самом деле в Excel все намного проще, и так же можно нарисовать таблицу, ну а о том, какие возможности дает таблица в Excel я и говорить не буду ( будет интересно)...
И так, более подробно о каждом шаге...
Создание таблицы
Шаг 1: включение рамок страницы + режим разметки
Первое, что многих пугает, это отсутствие видимости рамок страницы: т.е. не видно, где границы листа у страницы (в Word сразу отображается альбомный лист).
Чтобы увидеть границы листа, лучше всего отправить документ на печать (на просмотр), но не печатать его. Когда вы выйдите из режима печати, вы увидите в документе тонкую пунктирную линию - это и есть граница листа.
Режим печати в Excel: для включения зайти в меню "файл/печать". После выхода из него - в документе будут границы листа.
Для еще более точной разметки, зайдите в меню "вид " и включите режим "разметка страницы ". Перед вами должна появиться "линейка" (см. серую стрелку на скриншоте ниже) + альбомный лист предстанет с границами как в Word.
Разметка страницы в Excel 2013.
Шаг 2: выбор формата листа (А4, А3...), расположение (альбомный, книжный).
Перед тем, как начать создавать таблицу, нужно выбрать формат листа и его расположение. Лучше всего это проиллюстрирует 2 скриншота ниже.
Ориентация листа: зайти в меню "разметка страницы", выбрать пункт "ориентация".
Размер страницы: для замены формата листа с А4 на А3 (или другой), необходимо зайти в меню "разметка страницы", далее выбрать пункт "размер" и во всплывающем контекстном меню выбрать требуемый формат.
Шаг 3: создание таблицы (рисование)
После всех приготовлений можно приступить к рисованию таблицы. Удобнее всего это делать с помощью функции "границы". Чуть ниже скриншот с пояснениями.
Для того, чтобы нарисовать таблицу: 1) перейти в раздел "главная"; 2) открыть меню "границы"; 3) в контекстном меню выбрать пункт "нарисовать границу".
Размер колонок
Размеры колонок удобно регулировать по линейке, которая покажет точный размер в сантиметрах (см.).
Если потянуть за ползунок, изменяя ширину колонок - то линейка будет показывать ее ширину в см.
Размер строк
Размеры строк можно править аналогичным образом. См. скриншот ниже.
Для изменения высоты строк: 1) выделить нужные строки; 2) нажать по ним правой кнопкой мышки; 3) В контекстном меню выбрать "высота строки"; 4) Задать требуемую высоту.
На этом все. Кстати, более простой вариант создания таблицы был разобран в одной небольшой заметке: .
Всем удачной работы!
Для изменения ширины одного столбца нужно навести курсор на линию, находящуюся между названиями столбцов. Курсор примет вид двунаправленной стрелки. С помощью левой кнопки мыши можно увеличить/уменьшить ширину столбца: при изменении курсора «щелкните» на левую кнопку мыши и, удерживая, потяните влево или вправо для увеличения или уменьшения ширины столбца. При изменении ширины рядом с курсором появляется подсказка о величине ширины столбца.
Ширину столбца можно изменить и другим способом . Если щелкнуть правой кнопкой мыши по названию столбца, появится контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт Ширина столбца . Появится окно для ввода значения ширины столбца. Вводим величину и нажимаем ОК .
Аналогично можно изменить высоту строки, только нужно щелкать кнопкой мыши по названиям строк.
- Изменение ширины нескольких столбцов (высоты нескольких строк)
Нужно (выделять необходимо, нажимая на их названия) и изменить ширину любого из них одним из способов, которые были приведены в первом пункте. Таким образом изменится ширина всех выделенных столбцов. Аналогично меняется и высота нескольких строк.
- Изменение ширины всех столбцов листа (высоты всех строк)
Чтобы изменить ширину всех столбцов листа, нужно выделить все ячейки, щелкнув на прямоугольник между названиями столбца А и строки 1 , и изменить ширину любого из них. Остальные столбцы изменят ширину автоматически. Аналогично и при изменении высоты всех строк.
- Изменение ширины столбца по содержимому
Если текст не помещается в ячейке и перекрывает собою соседние ячейки, можно увеличить ширину столбца так, чтобы текст поместился полностью. Для этого достаточно навести курсор на границу между названием столбца, в котором находится нужная ячейка с текстом, и соседним столбцом справа и два раза быстро щелкнуть левой кнопкой мыши по этой границе. Ширина столбца изменится автоматически.
Причины увеличения объема файлов кроются во внутреннем формате представления документов MS Excel. Сам по себе этот формат загадочный. Подробно рассматривать его мы, конечно же, не будем — не бухгалтерская это задача. А вот на практических приемах сокращения файлов в MS Excel я предлагаю остановиться подробнее. В большинстве случаев такие приемы позволяют не только уменьшить объем занимаемого документами Excel пространства, но и ускорить их обработку. А это — немаловажный фактор при работе с большими базами данных, которые в бухгалтерской практике встречаются буквально на каждом шагу. Начнем непосредственно с электронной таблицы.
Оптимизируем рабочий лист
Итак, сейчас наша задача — разобраться, какие элементы рабочего листа MS Excel могут увеличить размер файла и что можно сделать в такой ситуации. Для начала поработаем с документом, где есть только данные и расчетные формулы. Я выбрал в качестве примера базу, фрагмент которой показан на рис. 1. В ней ровно 5000 записей, представлен документ в формате Excel 2003 с расширением « *.xls ». База содержит семь полей, занимает около 367 Кбайт — эту цифру я предлагаю запомнить. Теперь делаем так:
1. Становимся в конце таблицы. Нажимаем комбинацию « Ctrl+↓ » (переходим в конец рабочего листа). В стандартном формате MS Excel это строка с номером 65536.
2. В любой ячейке этой строки изменяем формат. Например, выделяем ячейку желтым фоном.
3. Сохраняем документ и смотрим на оглавление диска. Размер файла увеличился, теперь он составляет 445 Кбайт. Казалось бы, немного. Тем не менее, прирост составил около 21 % .
4. Удаляем форматирование и снова сохраняем файл. Объем документа не изменился — он по-прежнему остался больше исходного.
Важно! При сохранении файла Excel запоминает не только реально заполненные ячейки, но и ранее используемый диапазон. При очистке ячеек Excel не исключает их из этого диапазона и запоминает в файле больше данных, чем есть в документе на самом деле.
Решить эту проблему очень просто.
Совет Удалите все ненужные (в том числе — пустые!) строки и столбцы, расположенные справа и снизу от таблицы, и пересохраните документ. Таблица станет компактнее.
Обратите внимание, что сложное, многоцветное форматирование, условное форматирование заметно увеличивают размер файла. Чтобы файл занимал меньше места, оставьте в нем только самое необходимое. Лишние форматы удалите. В Excel 2010 для этого сделайте так:
1. Выделите блок ячеек.
2. На ленте « Главная » (рис. 2) нажмите кнопку « Очистить ».
3. Из предложенного меню выберите нужный вариант « Очистить форматы » (рис. 2). В программе Excel 2003 для этой цели можно воспользоваться меню « Правка → Очистить → Формат ».
Ставим значения
вместо формул
Вторым важным фактором сокращения документа является замена формул их значениями. Разумеется, такой прием возможен не всегда. Тем не менее в реальной работе часто бывают ситуации, когда в какой-то момент формулы в таблице уже не нужны. Но они остаются, хранятся вместе с документом. И не только занимают лишнее пространство, но и замедляют обработку таблицы. Чтобы избавиться от ненужных формул, сделайте так:
1. Выделите участок таблицы, где можно удалить формулы.
2. Скопируйте фрагмент в буфер обмена (комбинация « Ctrl+C »).
3. Не снимая выделения, щелкните на значке выпадающего списка иконки « Вставить » главного меню программы. Откроется меню, как на рис. 3.
4. Выберите вариант « Специальная вставка… ». Откроется окно « Специальная вставка », как на рис. 4. В Excel 2003 окно специальной вставки можно открыть по команде « Правка → Специальная вставка ».
5. В этом окне установите переключатель « Вставка » в положение « Значения ».
6. Нажмите « ОК ».
Теперь сохраните документ и оцените объем полученного файла. Наверняка он станет меньше. А насколько меньше — зависит от количества формул, которые хранились в выделенном блоке. Но в любом случае обновление таблицы теперь будет происходить быстрее. Для больших баз данных такое ускорение может оказаться весьма ощутимым. Кстати, замену формул значениями имеет смысл делать и по другой причине: в таком случае будет меньше потенциальных проблем с адресацией ячеек при сложном преобразовании таблиц методами обработки данных.
Удаляем примечания
В сложных таблицах может запутаться даже умудренный опытом бухгалтер. Не говоря уже о ситуациях, когда документ разрабатывает один человек, а пользоваться им будут другие. Поэтому хорошим стилем работы в Excel является добавление примечаний к неочевидным фрагментам документа. И здесь, как говорится, все хорошо в меру. Лишние примечания тоже занимают место, без них таблица будет компактнее. Чтобы удалить примечания, делаем так:
1. Открываем документ, находим ячейку с примечанием.
2. Щелкаем на этой ячейке правой кнопкой мышки, откроется контекстное меню, как на рис. 5.
3. Из этого меню выбираем « Удалить примечание ».
Обычно эффект от удаления примечаний невелик — объем информации в комментариях, как правило, не превышает нескольких килобайт. Но бывают и исключения. Например, когда ячейка с примечанием была скопирована на большую область рабочего листа. При таком копировании вместе с содержимым исходной ячейки будет продублировано и примечание. И соответственно суммарный объем информации во всех примечаниях может возрасти в десятки и сотни раз.
Уменьшаем размер
сводных таблиц
Сводные таблицы — одна из самых распространенных причин увеличения размеров файла в MS Excel. Здесь ситуация такова. При создании сводной таблицы Excel формирует специальную базу данных (так называемый «внутренний кэш», или «кэш сводной таблицы») и сохраняет ее вместе с документом. По сути, внутренний кэш — это заготовка для формирования итоговых отчетов самой разной структуры. В ней хранится информация о доступных полях в исходной базе, возможных связях между ними, промежуточные итоги и другие вычисляемые элементы. Основной плюс работы с кэшем — это высокая производительность. При корректировке структуры сводного отчета Excel не делает всю работу с нуля — большую часть информации он берет из кэша в готовом виде. Но это не все. В бухгалтерской практике часто формируют несколько сводных таблиц по одним и тем же исходным данным. В такой ситуации предусмотрена возможность использовать для каждой новой таблицы один и тот же кэш. Это очень удобно. Например, при обновлении сводной таблицы Excel автоматически обновит все отчеты, построенные на одном кэше. Кроме того, использование общей рабочей базы позволяет существенно сократить объем документа.
Однако работа с кэшем имеет и свои недостатки. Дело в том, что размер кэша может превышать объем самого отчета, причем в несколько раз! А это приводит к резкому увеличению документа. В то же время, мощность современного компьютера позволяет пересчитать сводный отчет из нескольких десятков тысяч записей за считанные секунды. Так что выигрыш от использования кэша в плане производительности относительно невелик. Поэтому во многих случаях имеет смысл вообще отказаться от работы с кэшем, и тем самым сократить размер документа. Посмотрим, что нужно предпринять, чтобы не сохранять кэш в сводной таблице. Делаем так:
1. Открываем документ, становимся на любую ячейку внутри сводного отчета.
2. Щелкаем правой кнопкой мышки, откроется контекстное меню, как на рис. 6.
3. В этом меню выбираем пункт « Параметры таблицы… ». Откроется окно настроек, как на рис. 7.
4. В нем переходим на закладку « Данные » и отключаем флажок « Сохранять исходные данные вместе с файлом ».
5. Нажимаем « ОК ».
Все, теперь в документе будет храниться только сводный отчет. Пару слов об эффективности этого метода. Для базы данных, изображенной на рис. 1, я построил сводный отчет относительно объемов реализации товаров по датам. То есть в отчете фигурировали три поля: дата реализации, наименование товара и сумма. Документ вместе со сводной таблицей занял 1489 Кбайт. После того как я перестроил отчет и удалил из него кэш, документ сократился до 982 Кбайт. В данном случае только на одной сводной таблице мы сэкономили порядка 35 % от общего объема документа. Неплохой результат.
Говоря об оптимизации сводных отчетов, хочу обратить внимание на такой момент. Важную роль в этом вопросе играет то, как была указана область исходных данных для построения отчета. Например, в базе на рис. 1 я могу точно указать часть рабочего листа, по которой будет формироваться сводная таблица. Например, это может быть блок « A1:G5001 » (напомню, что в базе я оставил 5000 записей, плюс одна строка на заголовок). Но в этом случае при добавлении записей в основную базу они не будут попадать в сводный отчет. И это — явный минус. С другой стороны, в таком подходе есть и позитивный момент: сводная таблица будет занимать немного места. На практике чаще всего поступают иначе — указывают в качестве исходных данных область колонок . Например, для базы на рис. 1 это могут быть колонки « A:G ». Так поступают для того, чтобы при добавлении новых строк в таблицу они автоматически попали в сводный отчет. В этом случае сводная таблица займет намного больше места.
И последний момент относительно сводных отчетов. Я хотел бы вернуться к вопросу, когда в одной рабочей книге есть несколько сводных таблиц и все они построены по одному набору исходных данных. В этом случае вы можете указать, что сводные таблицы (кроме первой) строятся на основе уже существующего кэша. Для этого на первом этапе работы с Мастером таблиц нужно установить переключатель « » в положение « в другой сводной таблице или сводной диаграмме » (рис. 7). И тогда MS Excel создаст кэш только для одной таблицы, а остальные экземпляры сводных отчетов будут просто использовать этот кэш. При большом количестве таблиц экономия места может быть поистине колоссальной.
Важно! Прием общего кэша можно применять только для группы сводных таблиц, построенных на базе общих исходных данных.
Отключив использование кэша для любого отчета из такой группы, Excel автоматически отключит этот параметр для всех оставшихся таблиц.
И еще. Получить доступ к параметру « Создавать таблицу на основе данных, находящихся: » можно только при использовании Мастера сводных таблиц. В Excel 2003 — это основной инструмент для создания сводных отчетов. Но в Excel 2010 это не так. Вставить сводную таблицу можно по-разному. Например, через меню « Вставка » (иконка « Сводная таблица »). А вот отдельной кнопки для вызова Мастера здесь нет, ее нужно добавить на ленту вручную. Проще всего это сделать так:
1. Щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мышки.
2. Из контекстного меню выберите пункт « Настройка панели быстрого доступа… » (рис. 8). Откроется окно « Параметры Excel », как на рис. 9.
3. Переключатель « Выбрать команды из: » поставьте в положение « Все команды ».
4. В списке команд подсветите элемент « Мастер сводных таблиц и диаграмм ».
5. Нажмите кнопку « Добавить>> » (рис. 9).
6. В окне « Параметры Excel » нажмите « ОК ».
На панели быстрого доступа появится иконка для вызова Мастера сводных таблиц.
Картинки
Наличие графических изображений в рабочей книге ощутимо увеличивает размер документа. Особенно, когда изображений много и они представлены с высоким разрешением. Например, после обычного сканирования документа может оказаться, что рисунок записан с разрешением 300 dpi (300 точек на дюйм). Фотоаппарат или камера современного мобильного телефона способна создавать изображения намного больших размеров. Но что самое главное — в офисной работе это совершенно ни к чему. Поэтому имеет смысл сжать рисунки в документе, уменьшив разрешение до 150, а то и до 96 dpi. На экране (да и при обычной печати) потери в качестве будут незаметны, а файл станет намного меньше. Чтобы сжать рисунки в программе Excel 2010, сделайте так:
1. Откройте документ, перейдите на лист, где есть рисунки.
2. Щелчком мышки выделите любой рисунок. В главном меню программы появится дополнительный пункт « Работа с рисунками », а лента примет вид, как на рис. 10.
3. В группе « Изменение » щелкните на кнопке « Сжать рисунки ». Откроется окно « Сжатие рисунков », как на рис. 11.
4. Переключатель « Качество вывода: » поставьте в положение « Экран (150 пикселей на дюйм):… » или « Электронная почта (96 пикселей на дюйм):… » — в зависимости от желаемой степени сжатия.
5. Если в документе есть несколько рисунков, отключите флажок « Применить только к этому рисунку ».
6. Включите флажок « Удалить обрезанные области рисунков ». В этом случае все части изображения, которые не видны на экране, будут удалены.
7. В окне « Сжатие рисунков » нажмите « ОК ».
Важно! В программе Excel 2003 кнопка сжатия рисунков находится на панели инструментов « Настройка изображения ». Эта панель активизируется после выбора любого рисунка в рабочей книге.
Убираем именованные диапазоны
Что касается использования именованных диапазонов, я бы сказал так. С одной стороны — это очень удобное средство для написания формул. Имена делают формулы проще и понятнее. Но, как и следовало ожидать, обилие именованных диапазонов приводит к росту объема файла. Особенно, если границы диапазона динамические , т. е. определяются при помощи формул. В любом случае имеет смысл внимательно просмотреть список диапазонов и отказаться от тех, которые не играют ключевой роли в вашем конкретном документе. Для корректировки списка диапазонов сделайте так:
1. Откройте документ, нажмите комбинацию « Ctrl+F3 ». Откроется окно « Диспетчер имен ».
2. В этом окне выберите элементы для удаления и нажмите кнопку « Удалить ».
Отключаем журнал
изменений
В определенных ситуациях документы MS Excel объявляют с параметрами общего доступа. Напомню, что в MS Excel 2010 управление общим доступом находится на вкладке « Рецензирование », иконка « Доступ к книге ». В программе MS Excel 2003 такой доступ можно открыть через меню « Сервис → Доступ к книге ».
Сама по себе такая возможность очень полезна, так как в данном случае корректировать и просматривать документ могут несколько человек одновременно. В то же время общий доступ может стать причиной существенного увеличения объемов электронных таблиц. Дело в том, что для файлов с общим доступом Excel помнит всю историю изменений документа: кто, когда и как корректировал ячейки рабочей книги. По умолчанию эти сведения хранятся в течение 30 дней. Поэтому при активной работе с таблицей ее объем может быстро увеличиваться. В моей практике, например, была таблица объемом около 8 Мбайт, которая за пару недель выросла до размера порядка 240 Мбайт!
Совет Не используйте общий доступ к документу без явной на то необходимости.
Если общий доступ все-таки нужен и отменить его нельзя, сократите количество дней хранения данных в журнале с историей изменений. Чтобы разобраться с параметрами общего доступа, сделайте так:
1. Войдите в меню « Рецензирование », щелкните на иконке « Доступ к книге » (в Excel 2003 это меню « Сервис → Доступ к книге »).
2. В окне « Управление доступом к файлу » отключите флажок « Разрешать изменять файл нескольким пользователям одновременно… » (рис. 12). Тем самым вы отключите общий доступ к документу. Журнал изменений Excel вести не будет. Объем документа станет меньше.
Чтобы ограничить количество записей в журнале изменений, сделайте так:
1. Через меню « Рецензирование » откройте окно « Управление доступом к файлу » (в Excel 2003 — это « Сервис → Доступ к книге »).
2. Перейдите на закладку « Подробнее » и уменьшите количество дней хранения истории изменений (рис. 12).
Удаляем макросы и формы
Еще один способ сократить размер рабочей книги — удалить из нее ненужные(!) макросы и формы. Возникает вопрос: откуда они могут взяться? Причин много. Самая распространенная — создание рабочей книги из имеющегося шаблона или документа, где уже были эти самые макросы и формы. Поскольку для вашей работы они совершенно ни к чему, я предлагаю расстаться с таким «подарком» без сожаления. Тем более что любой макрос — это дополнительный источник для вирусных атак. Чтобы удалить лишние макросы и формы, сделайте так:
1. Находясь на рабочем листе, нажмите « Alt+F11 ». Откроется редактор Visual Basic.
2. В главном меню выберите команду « View → Project Explorer ». Откроется окно « Project Explorer » с перечнем всех модулей и форм, которые есть в рабочей книге.
3. Щелкните кнопкой на модуле или форме, которую собираетесь удалить.
4. Из контекстного меню выберите « Remove ».
5. В окне с предложением экспортировать текст модуля в отдельный файл выберите « No ».
В программе Excel 2010 есть более простой способ удаления макросов и форм. Сделайте так:
1. Откройте документ.
2. В меню « Файл » выберите команду « Сохранить как… ». Откроется окно Проводника.
3. В этом окне щелкните на параметре « тип файла: » и укажите вариант « Книга Excel (*xlsx) » (документ без поддержки макросов).
4. Сохраните документ. Все! Макросы и формы рабочей книги «умрут» автоматически.
В качестве альтернативного варианта можно отключить макросы при загрузке файла, и заново сохранить документ.
Применяем новые форматы
MS Excel 2010
Этот способ оптимизации рабочей книги актуален только для пользователей MS Excel 2007 (2010). Дело в том, что в этих программах появились новые форматы для сохранения файлов, которые позволяют сжать документ. Я бы обратил внимание на три таких формата:
— « *.xlsx » — стандартный способ хранения документов в Excel 2007 (2010). Файлы в этом формате представлены в запакованном виде. Их размер по сравнению с теми же документами в Excel 2003 может сократиться в 5 — 7 раз;
— « *.xlsm » — расширенный вариант формата « *.xlsx » с возможностью сохранения макросов;
— « *.xlsb » — двоичный способ представления документа. Этот формат обеспечивает минимальный размер файла при максимальной скорости доступа к данным. Единственный недостаток формата « *.xlsb » — его несовместимость с другими приложениями. Хотя, если подумать, а всегда ли нужна эта совместимость? Так что смелее используйте перечисленные форматы таблиц в своей работе, и объем документов на вашем компьютере сократится в разы.
На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на [email protected] , [email protected] или на форуме редакции.