Как печать таблицы в excel

Чаще всего сегодня таблицы создаются, хранятся и распространяются в формате табличного редактора Microsoft Office Excel. Немного реже для этих целей используется текстовый процессор Microsoft Office Word. Оба приложения позволяют достаточно просто распечатать электронную таблицу, предварительно подобрав наилучший вариант ее размещения на листе.

Вам понадобится

  • - табличный редактор Microsoft Office Excel 2007 или 2010;
  • - текстовый процессор Microsoft Office Word 2007 или 2010.

Инструкция

  • Если кроме таблицы в документе, загруженном в текстовый процессор Microsoft Word, есть и текст или какие-либо другие элементы, которые печатать не требуется, лучше временно перенести таблицу в отдельный документ. Для этого сначала скопируйте объект - наведите курсор на левый верхний угол, кликните по маленькой квадратной иконке с плюсом и нажмите комбинацию клавиш Ctrl + C. Затем создайте новый документ (Ctrl + N) и вставьте таблицу (Ctrl + V).
  • Если вы используете версию текстового процессора Word 2010, щелкните по кнопке «Файл» и выберите раздел «Печать». Правее списка команд в меню помещена колонка с настройками печати, а еще правее - картинка предпросмотра печатного листа с таблицей. С помощью настроек подберите наиболее подходящие параметры печати - выберите размеры отступов от края листа, задайте книжную или альбомную ориентацию, подгоните размеры под ширину используемой бумаги и т.д. Все вносимые изменения будут отображаться на картинке предпросмотра. Когда все будет готово, нажмите большую кнопку «Печать» в самом верху колонки настроек.
  • В версии Word 2007 все эти настройки в одном месте можно увидеть в диалоговом окне «Параметры страницы». Чтобы его вызвать, перейдите на вкладку «Разметка страницы», раскройте выпадающий список «Поля» и выберите строку «Настраиваемые поля». В версии 2010 этот вариант доступа к настройкам печати тоже есть. После установки всех параметров нажмите кнопку OK и вызовите диалог отправки на печать с помощью клавиш Ctrl + P.
  • Процедура печати таблиц из Microsoft Excel мало отличается от уже описанной. В картинке предпросмотра печатного листа версии Excel 2010 есть полезное дополнение - в правый нижний угол помещена кнопка «Показать поля». Щелкните по ней, и у вас появится возможность не только перетаскивать мышкой горизонтальные и вертикальные поля на печатной странице, но и таким же способом подгонять ширину колонок макета печати.
  • Как и в текстовом процессоре, на вкладке «Разметка страницы» меню в Excel 2007 и 2010 есть выпадающий список «Поля» с пунктом «Настраиваемые поля», который вызывает отдельное окно настроек. Те же настройки, что и в Word здесь разнесены на четыре вкладки вместо трех. Из дополнений - на вкладке «Лист» можно задать последовательность вывода трех и более таблиц на один печатный лист (сверху вниз или слева направо).
    • Оцените статью!

    Работа с программой Microsoft Excel

    Печать только выделенной части таблицы Excel

    Чтобы распечатать только часть таблицы, не обязательно фильтровать ее или скрывать строки и столбцы. Можно просто указать диапазон тех ячеек, которые должны быть напечатаны. Обратите внимание, что на втором листе между заголовками столбцов и числами таблицы имеется большой пропуск. Давайте устраним его, исключив из диапазона печати пустые строки 7-9.

    1. Выделите строки с 1 по 6.

    2. Нажмите клавишу Ctrl и протащите указатель по кнопкам строк 10-14, чтобы добавить их к имеющемуся выделению, как показано на рис. 12.13.

    3. Выберите команду Файл > Область печати > Задать . Теперь будут печататься только выделенные строки. Проверьте это в режиме предварительного просмотра.

    Рис. 12.13. Задание диапазона печати

    Примечание Если после выполнения шага 3 вы раскроете вкладку Лист окна диалога Параметры страницы, то увидите в поле Выводить на печать диапазон ссылку 1:6;10:14, которая соответствует строкам, выделенным на шагах 1 и 2. То есть диапазон печати можно задавать и с помощью этого поля окна диалога Параметры страницы. Для сброса установленного диапазона печати достаточно выбрать команду Файл > Область печати > Убрать .

    Выполненные операции завершают настройку параметров печати листа Формулы. Но кроме таблицы нужно распечатать диаграмму, представляющую данные в графической форме. В следующем упражнении вы настроите параметры листа Диаграмма и распечатаете ее вместе с таблицей исходных данных.

    Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:

    1. Выделить таблицу в окне базы данных.
    2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).

    При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).

    Для того чтобы иметь возможность изменять параметры печати, необходимо воспользоваться возможностями печати из режима Таблицы (рис. 2.52).

    Для этого нужно:

    Замечание

    Кнопка Печать (Print) в режиме таблицы также распечатает всю таблицу.

    Чтобы иметь возможность настроить расположение информации на листе, нужно:



    Замечание

    В зависимости от типа вашего принтера вкладка Страница (Page) может отсутствовать. В этом случае, вместо выполнения пунктов 5, 6 и 7, вам следует щелкнуть мышкой по кнопке Свойства (Properties) в окне Печать (Print) и выбрать необходимые значения размера бумаги, ориентации листа и т. д. из настроек самого принтера (см. руководство по использованию вашего принтера).

    Чтобы иметь возможность посмотреть расположение данных на страницах, прежде чем они будут отправлены на печать, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра. Войти в режим Предварительного просмотра можно как из окна базы данных, так и из режима Таблицы. Чтобы просмотреть таблицу в режиме Предварительного просмотра из окна базы данных, необходимо выделить таблицу в списке таблиц окна базы данных, а затем выполнить одно из действий:

    • нажать кнопку Предварительный просмотр База данных (Database);
    • выбрать из меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview);
    • щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы и из контекстного меню выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview).

    Чтобы войти в окно предварительного просмотра из режима Таблицы, следует нажать кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или выбрать команду Предварительный просмотр (Print Preview) из меню Файл (File).

    После перехода в режим Предварительного просмотра на экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) (рис. 2.52). В нижней части окна присутствует ряд кнопок перемещения по страницам, аналогичных кнопкам перемещения по записям в режиме Таблицы. Там же находится поле номера страницы, в котором отображается номер текущей страницы и в которое можно вручную ввести номер страницы и перейти на эту страницу.



    Рис. 2.52.

    Чтобы увеличить страницу для детального просмотра, достаточно установить указатель мыши на изображение страницы (он принимает форму лупы со знаком плюс (+)) и нажать на левую кнопку мыши. Для просмотра листа целиком необходимо установить указатель мыши на страницу (лупа со знаком минус (-)) и нажать на левую кнопку мыши. При просмотре страницы в режиме увеличения в окне появляются линейки прокрутки, позволяющие перемещаться по листу вверх-вниз и вправо-влево.

    Действия, которые можно совершить с помощью кнопок панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview), приведены в табл. 2.16.

    Название кнопки или списка Команда меню Описание
    Вид (View) Вид, Конструктор Вид, Режим таблицы Вид, Сводная таблица Вид, Сводная диаграмма Используется для переключения в режим Таблицы, в режим Конструктора, в режим Сводной таблицы в режим Сводной диаграммы
    Печать (Print) Файл, Печать Применяется для печати таблицы
    Масштаб (Zoom) Позволяет изменять масштаб отображения страницы
    Одна страница (One Page) Вид, Число страниц Позволяет просматривать одну страницу (режим по умолчанию)
    Две страницы (Two Page) Вид, Число страниц Позволяет просматривать две страницы одновременно
    Несколько страниц (Multiply Pages) Вид, Число страниц Позволяет выбрать количество отображаемых одновременно страниц
    Поле со списком Масштаб (Zoom) Вид, Масштаб Позволяет ввести масштаб отображения в процентах или выбрать его из списка
    Закрыть (Close) Файл, Закрыть Позволяет выйти из режима просмотра и вернуться в режим таблицы или в окно базы данных
    Установка (Setup) Файл, Параметры страницы Позволяет изменять параметры страницы непосредственно из режима Предварительного просмотра (см. рис. 2.53)
    Связи с Office (Office Links) Позволяет экспортировать данные из таблицы в другие документы Microsoft Office
    Окно базы данных (Database Window) Активизирует окно базы данных
    Новый объект (New Object) Позволяет создать на основе данной или любых других таблиц новую таблицу, запрос, форму, отчет, страницу, макрос, модуль

    Таблица 2.16. Описание кнопок панели инструментов Предварительный просмотр

    Как видно из таблицы, многие действия, выполняемые при нажатии кнопок на панели инструментов, дублируются соответствующими командами меню. Эти действия являются стандартными и используются в других приложениях Microsoft Office. Характерной именно для Access является кнопка Связи с Office. Если нажать стрелку справа на этой кнопке, то появляется список из трех команд:

    • Слияние с MS Word (Merge It with MS Word) - обеспечивает слияние данных из таблицы Access с документом Microsoft Word;
    • Публикация в MS Word (Publish It with MS Word) - преобразует таблицу Access в документ Microsoft Word;
    • Анализ в MS Excel (Analyze It with MS Excel) - преобразует таблицу Access в рабочий лист Microsoft Excel.


    Рекомендуем почитать