Что такое электронный документооборот? Полное определение понятия, функции, плюсы и минусы электронного документооборота. Система электронного документооборота – что это и зачем нужно? Современный документооборот

Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.

Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации.

СЭД Docsvision

СЭД Docsvision как инструмент автоматизации процессов за рамками документооборота

ELMA

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.

Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.

В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.

Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.

Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.

Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.

Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.

Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.

Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.

Какие задачи решает 1С:Документооборот 8

Какие задачи решает 1С:Документооборот 8: делопроизводство; хранение и поиск информации; бизнес-процессы; маршрутизация документов; учет рабочего времени.

Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

  • Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
  • обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
  • познакомимся с самыми популярными СЭД.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

  • первоначальное написание или получение;
  • регистрация;
  • обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
  • контроль над исполнением;
  • учет;
  • архивирование;
  • хранение;
  • использование повторно;
  • наведение справок;
  • рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

  • СЭД – система электронного документооборота;
  • СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
  • САД – система автоматизации делопроизводства;
  • СЭДО – система электронного документооборота;
  • САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

  • ошибки вследствие человеческого фактора;
  • утеря нужного документа;
  • время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
  • проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
  • сложности при необходимости изготовления дубликатов;
  • дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
  • затраты на канцелярские товары;
  • меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

  1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
  2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
  3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
  4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
  5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
  6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
  7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

  1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
    • сравнительно небольшой функционал;
    • неадаптированность под конкретику фирмы;
    • доступность и простота в установке и внедрении;
    • самые недорогие по стоимости.

    2. ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

  2. СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:
    • максимальная персонификация;
    • дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
    • высокая стоимость;
    • требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
  3. Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:
    • полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
    • затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
    • базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
    • может взаимодействовать с другими программными продуктами;
    • заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

  1. Делопроизводство.
  2. Общий оборот документов.
  3. Управление договорами.
  4. Архивирование.
  5. Руководство проектами.
  6. Специальная документация.
  7. Взаимодействие с входящей документацией.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

  • готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
  • цели внедрения СЭД;
  • возможность дальнейшего развития;
  • ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

  1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
  2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
  3. Резервы . Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
  4. Ресурсы . Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

  1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
  2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
  3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
  4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
  5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Основные понятия электронного документооборота

Основные принципы электронного документооборота

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Российские системы электронного документооборота

Проприетарные СЭД

СЭД оплачиваемые из бюджета

  • СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство

Платные СЭД

См. также

Ссылки

  • Просто об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии. Блоги. Обсуждения.
  • Выбор систем автоматизации управления предприятием по критериям

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "СЭД" в других словарях:

    СЭД - СЭДО система электронного документооборота техн. СЭД сводно экономический департамент фин. СЭД Система «Электронной демократии» http://e democratia.ru/ …

    СЭД УД - система электронного документооборота и управления взаимодействием техн. Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2007/06/09/254408 Пример использования СЭД УД Directum … Словарь сокращений и аббревиатур

    Система электронного документооборота автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения ее функций. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

    СЭД ГО УР - Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики гос., Удмуртия Источник: http://www.cnews.ru/news/line/index.shtml?2013/12/20/554261 … Словарь сокращений и аббревиатур

    СЭД ПД - система электронного документооборота первичной бухгалтерской документации фин. Источник: http://mskit.ru/news/n57353/ … Словарь сокращений и аббревиатур

    СЭДО Канцлер Тип Система автоматизации документооборота, СЭДО Разработчик IBA, Минск Сайт www.kancler.by www.iba.by У этого термина существуют и другие значения, см. Канцлер. Канцлер … Википедия

    СЭДО - СЭД СЭДО система электронного документооборота техн … Словарь сокращений и аббревиатур

    - – система электронного документооборота, разработанная специалистами украинской компании «Банкомсвязь», которая предназначена для построения полноценной системы управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения. АО… … Википедия

    Тип СЭД, Корпоративная информационная система Разработчик ОАО Промышленные информационные системы Написана на … Википедия

    LanDocs программная платформа построения корпоративных систем управления контентом и электронного документооборота (ECM/СЭД). Собственная разработка компании ЛАНИТ. LanDocs Тип ECM, Система автоматизации документооборота, СЭД Разработчик… … Википедия

Книги

  • Современные технологии делопроизводства и документооборота № 9 (45) 2014 , Отсутствует. «Современные технологии делопроизводства и документооборота» – журнал для руководителей делопроизводственных подразделений. Вы узнаете как эффективно внедритьи оптимизировать электронный…

В условиях современного бизнеса эффективность работы во многом зависит от эффективности и скорости управления информацией. Надежность хранения информации и легкий доступ для тех, кто в ней нуждается, является залогом успешной совместной работы. Системы электронного документооборота позволяют решить эту задачу, значительно повысив эффективность и качество совместной деятельности сотрудников.

Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения.

Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Преимущества системы электронного документооборота

Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы. Эти системы дают ряд преимуществ по сравнению с ручной обработкой.

К основным преимуществам системы электронного документооборота относятся:

  • сокращение времени доступа к информации – электронный документооборот позволяет избежать бумажного движения документов. Любой документ может быть направлен по электронной почте или за счет средств коммуникации системы электронного документооборота.
  • сокращение дублирования документов и информации – в системе электронного документооборота одна копия документа может быть доступна всем авторизованным пользователям, в том числе и пользователям, находящимся за пределами организации.
  • упрощение доступа к данным – системы электронного документооборота позволяют получить доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из бизнес систем (таких как CRM или ERP системы).
  • оптимизация хранения документов и данных – единое хранилище данных снижает необходимость хранить множество копий документов. Средства доступа и индексации документов, которые используют системы электронного документооборота, позволяют пользователям мгновенно получать доступ к необходимым документам и прочей информации.
  • автоматизация бизнес процессов – системы электронного документооборота предполагают выполнение заданного процесса обработки документов. На основе действий с документами могут автоматически обновляться бизнес-приложения, создаваться новые документы, устанавливаться связь с внутренними и внешними пользователями.
  • улучшение качества обслуживания клиенто в – за счет быстрого доступа к необходимой информации, клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы.
  • повышение дисциплины и качества работы – системы электронного документооборота задают жесткие правила и порядок работы сотрудников. Система не позволит сотрудникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Сотрудники не смогут изменить состояние документа не выполнив заданных действий.
  • повторное использование информации – за счет электронной обработки и хранения информации появляется возможность многократного использования данных, внесенных в систему. Например, при заполнении типовых форм или составлении отчетов.
  • повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок. Кроме того, это позволяет сократить количество повторных проверок документов и их корректировок.
  • повышение сохранности документов и информации – за счет средств разграничения доступа можно строго контролировать доступ сотрудников к информации и документам. Наличие единой базы позволяет осуществлять архивирование и восстановление информации в короткий период времени.

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.


  • модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
  • модуль индексирования . Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
  • модуль обработки документов . После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.
  • модуль управления доступом . За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
  • модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
  • модуль системной интеграции . Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM , ERP , OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.
  • модуль хранения документов и данных . Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Виды систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.

В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

  • клиент-серверные системы . В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.
  • системы на основе баз данных . Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
  • системы на основе web технологий . Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.
  • системы на основе «облачных» технологий . Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

  • универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.
  • системы управления групповой работой . Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.
  • встроенные модули в составе информационных систем управления . Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.

Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.

Внедрение системы электронного документооборота включает в себя несколько этапов, которые организация должна выполнить самостоятельно вне зависимости от участия поставщика системы. Эти этапы включают в себя набор логически взаимосвязанных действий и мероприятий, которые позволят организации оценить проект в целом, и повысить вероятность успешного завершения проекта.

Общая схема этапов внедрения системы электронного документооборота представлена на рисунке.

Основные этапы внедрения системы электронного документооборота включают в себя:

Этап 1. Определение базовых процессов и процедур .

Цель данного этапа заключается в четком определении состава существующих процессов документооборота и процедур обработки документации. Для этого необходимо провести детальный анализ существующих процессов и процедур.

В ходе этого этапа необходимо:

  • определить процессы верхнего уровня;
  • определить детальный состав процессов;
  • определить бизнес цели для процессов документооборота;
  • определить технические цели для процессов документооборота.

Этап 2. Определение требований к процессам документооборота .

На данном этапе определяется, какие изменения необходимо внести в процессы документооборота, чтобы они работали эффективно и могли быть автоматизированы.

На данном этапе необходимо:

  • провести технологическую оценку процессов документооборота;
  • определить бизнес требования к процессам;
  • подготовить карты процессов «как должно быть»;
  • установить измеряемые характеристики процессов;
  • сформулировать технические требования к процессам документооборота и подготовить техническое задание .

Пример документов:

Карта процесса " Управление входящей корреспонденцией " представляет один из подпроцессов управления документацией.

Управление входящей корреспонденцией регламентирует порядок приемки, проверки, регистрации и управления входящей документацией организации. Карта процесса детально описывает порядок действий сотрудников при работе с входящей документацией. Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.

Карта процесса "Управление исходящей корреспонденцией" представляет часть процесса управления документацией.

Управление исходящей корреспонденцией регламентирует порядок действий сотрудников при подготовке и отправке документов внешним адресатам. Карта процесса детально описывает работу сотрудников по управлению исходящей корреспонденцией. Положения данной карты процесса могут применяться для разработки маршрутизации документов в ходе внедрения системы электронного документооборота организации.

Документ включает в себя 9 страниц.

ТЗ на подсистему "Документооборот" представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.

Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.

Документ включает в себя 17 страниц. Формат документа - Microsoft Word 2002. Совместим со всеми версиями MS Word. Документ допускает редактирование и внесение изменений.

Этап 3. Формирование критериев выбора системы электронного документооборота .

На основании данных первого и второго этапов необходимо сформулировать набор критериев для выбора системы электронного документооборота. Критерии выбора системы электронного документооборота будут во многом определять объем дальнейших работ и порядок организации взаимодействия с поставщиком системы.

На данном этапе необходимо:

  • классифицировать существующие документы по видам;
  • провести оценку существующих форм документов;
  • определить состав данных, которые будут перенесены в электронный вид;
  • определить требования к пользовательскому интерфейсу;
  • составить набор критериев выбора системы электронного документооборота.

Этап 4. Выбор системы электронного документооборота .

Этот этап позволяет организации определить основные технологии, на основании которых будет работать система электронного документооборота, выбрать подходящую систему и определить поставщика услуг по внедрению системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

  • определить состав функций системы документооборота;
  • определить вид системы документооборота, наибольшим образом соответствующий потребностям организации;
  • сформировать список возможных поставщиков системы электронного документооборота;
  • выбрать поставщика системы электронного документооборота.

Этап 5. Управление проектом внедрения системы электронного документооборота .

После выбора поставщика системы электронного документооборота необходимо разработать план внедрения. Этот этап может занять достаточно много времени, однако время на планирование поможет значительно сократить время на внедрение системы. План может быть разработан совместно с поставщиком услуг.

План управления проектом должен включать следующие работы:

  • проектирование функционала системы;
  • внедрение системы;
  • тестирование и оценка работы системы;
  • опытная эксплуатация системы;
  • доработка и настройка системы.

Этап 6. Документирование системы .

Этот этап может выполняться параллельно с предыдущим этапом. Целью данного этапа является создание определенных организационных правил, которые обеспечат стабильную работу системы электронного документооборота.

На данном этапе необходимо:

  • провести обучение персонала;
  • разработать процедуры и регламенты взаимодействия пользователей;
  • разработать руководства по работе с системой.

Критерии выбора системы электронного документооборота

Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.

Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.

К таким обобщенным критериям относятся:

  • «зрелость» системы электронного документооборота . Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.
  • соответствие стандартам отрасли . В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.
  • соответствие целям и критическим факторам успеха . При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации. Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.
  • уровень технической поддержки . Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.
  • масштабируемость системы . Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.
  • доступность системной документации . Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.
  • защита системы . При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных. Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.
  • отказоустойчивость системы . Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.
  • стоимость владения . При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.

Данные критерия включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой - она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Электронный документооборот - это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида - обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Внимание! Одним из таких сервисов является . Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства - система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа - в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов - если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями - при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ - при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы - благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов - можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги - нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Основные недостатки

Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

К ним относятся:

  • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
  • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
  • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
  • Обеспечение безопасности системы - разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
  • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
  • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
  • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

Функционал электронного документооборота


Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

  • Работать с любыми видами документов - создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
  • Организовывать потоки документооборота - определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
  • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

Внимание! Электронный документооборот должен обеспечивать ту же возможность работы с документами, как и традиционный бумажный.

Крупные развитые системы предоставляют возможности:

  • Регистрации всех проходящих документов - входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
  • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
  • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
  • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
  • Разграничивать доступ к документам;
  • Использовать стандартные формы для всех документов;
  • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
  • Формировать отчетность - аналитическую, статистическую и т. д.;
  • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

Произойти это может по нескольким причинам:

  • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
  • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

Внимание! Таким образом, работа внутри компании все равно должна вестись только в электронном виде. Если приходит бумажный документ, то его видят только те, кто его получает или подписывает. В то же время, работа с электронной копией позволяет защитить оригинал от почти либо утраты, и позволяет работать с ним сразу нескольким пользователям одновременно.

Какие существуют программы ЭДО?

На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

Система Особенности Стоимость
Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов - текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

Взаимодействие электронного документа с другими программами

Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы - счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными - электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ - 1С, Парус, Oracle и многих других.

К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.



Рекомендуем почитать