SEDの実装プロセス。電子文書管理システムの実装と開発：誤解を取り除き、真の目標を形成します。電子文書管理システムの要件

電子文書管理システムの実装。表面には何がありますか？

ドミトリー・サドヴニコフ

今日、多くのビジネスリーダーは、エンタープライズソフトウェアを実装するためのオプションについてより慎重になっています。これは主に経済状況によるものであり、ここで重要な要素は、「実施されていないものの実施」の過程で行き詰まる恐れです。誰もが実装の必要性を認識していますが、自分自身のために、または特に外部の実装者のために、誰も「ドル箱」になりたくありません。あなたはそれがどのように起こるかを知っています-「ニュアンスが形成された」、そしてフォームが間違っていることが判明した、そしてサーバーが弱い、そして何か他のもの...そしてお金が引っ張られました...

Lotsia Softは、ほぼ20年間、ロシアのユーザーと緊密に協力してきました。私たちは、このような控えめなマネージャーの立場に共感し、潜在的なユーザーに対して絶対的な誠実さのポリシーを適用します。この点で、Lotsia PDM PLUSは主に技術ワークフローを整理するためのプログラムと見なされていますが、管理ワークフローを自動化するために使用すると、その豊富な機能と有用性がより早く現れる可能性があることに注意してください。これは表面上にあり、管理に近いため、さらに単純で、生産活動に直接影響を与えないようです。これは、実装の開始が成功したことを認識し、Lotsia PDMPLUSを使用して他の問題を解決するための開始点になります。問題。

それにもかかわらず、ほとんどの管理者が管理文書の流れを典型的なものと見なすような瞬間を考慮に入れることを余儀なくされました。私たち自身はそうは思いませんが、ここでは、クライアントが常に正しいという事実に基づいて、彼の先導に従うことにしました。その結果、通信および組織および管理文書（ORD）を管理するための標準構成の新しいバージョンがリリースされました。これは、Lotsia PDMPLUS配信キットに完全に無料で含まれます。さらに、Lotsia PDM PLUSのユーザーは、この設定を無料でリクエストして受け取り、学習して使用することができます。したがって、ユーザーにとって、これは時間とお金の直接の節約になります。時間-典型性のため、お金-それ自体で最小限のコストで実装するための設定の準備ができているため。

通信および組織および管理文書を管理するためのLotsiaPDM PLUS構成の新しいバージョンには正確に何が含まれていますか？セットアップに含まれているものをリストするだけでは、特別なことは何も見つかりません。はいといいえ。問題は、実装と、注意（！）、メンテナンスのコストにあります。したがって、いくつかの機能についてコメントする方が正しいでしょう。

最初から始めましょう-ユーザーメニュー。ユーザーメニューを2つのバージョンに拡大して実装しました。ユーザーが最初に操作を選択すると便利な場合があります：開く、検索する、登録する、ドキュメントの種類を表示する（図1）。または、ドキュメントタイプにすぐにアクセスして、選択したタイプで操作を実行したい場合もあります（図2）。

メニューはユーザーのプロファイルに関連付けられており、一部のユーザーは1つのメニューに慣れ、他のユーザーは別のメニューに慣れることができます。両方のメニューをご利用ください。

ただし、メニューのカスタマイズの例には、より詳細なユーザープロファイリングが含まれる場合があります。たとえば、文書の登録に関与するのは1人または2人だけです。その後、対応するアイテムは一般メニューを「終了」し、レジストラのメニューに残ります。

さらに興味深いオプションもあります。図に示されているメニュー画面のコピーをよく見ると、「登録ログ...」などの項目が表示されます。これらはレポートです。 Lotsia PDM PLUSのレポートは、システムにすでに入力されているデータに基づいて生成されます。コンテンツとデザインの観点からレポートを作成する方法は異なる場合があります。これは、組み込みのレポートジェネレーターでレポートを設定するときに決定されます（図3）。

しかし、エンドユーザーにとって最も重要なことは、表示されたデータをすばやくナビゲートする機能です。このために、独自の高速フィルタリングメカニズムが一度に開発されました。これは、ほとんどすべての人に知られているオートフィルターに基づいています。しかし、さらに進んで、指定されたフィールド値でフォームを即座にフィルタリングする機能を実装しました。Altキーを押して、1つ以上のフィールドの値をクリックするだけです。これにより、視覚的なデータフィルタリングの前例のない速度と利便性が提供されます。たとえば、ユーザーがButtercupJSCからのすべての着信文字を表示したいとします。彼はAltキーを押して、Buttercupという単語をクリックします。他のフィールドでフィルタリングしたい場合は、さらにCtrlキーを押します。フィルタをリセットする場合は、Escキーを押します。オートフィルターに戻ると、キーボードでの作業が苦手なユーザーは、ドロップダウンリストでフィルターされた値をマウスでマークする従来の方法を使用できることに注意してください。キーボードを使用すると、より高速で便利になり、さらにプロフェッショナルに追加することもできます。

そのため、クイックフィルタリングの可能性を知った一部のユーザーは、他に何も必要ないと言います。朝にレポートを開いたので、1日中フィルタリングするだけで、必要な情報を取得できます。

多種多様なレポートフォームを作成できる可能性があるため、これは非常に便利です。同時に、すべてのレポートでより詳細な情報を取得できます。行をダブルクリックすると、ドキュメントカードのフルバージョンがユーザーに表示されます。さらに、レポートで直接データを実装および編集するのは簡単です。

したがって、データ入力に関しては、検討中の主題に関して、速度を確保することが重要です。まず、ドキュメントの登録について話します。着信と発信の手紙、注文、注文、メモ、そして次に、出演者のコメントについてです。ここでの重要なポイントは次のとおりです。

ドキュメント登録ウィンドウを呼び出すためのボタンは、メニューのツールバーで常に「手元に」ある必要があります。
入力した情報は、できるだけ早く保存する必要があります。これは、たとえば電話メッセージを登録するときに特に当てはまります。
ユーザーは、手動入力から可能な限り免れる必要があります。

Lotsia PDM PLUSで通信とORDを管理するための設定を開発する際には、データ入力の速度と信頼性に十分な注意が払われました。どういう意味ですか？上記の要点を例に説明しましょう。

ユーザーが作業しているLotsiaPDM PLUSウィンドウに関係なく、ドキュメント登録ウィンドウを呼び出すためのボタンは常に使用可能です。さらに、デスクトップ、別のフォルダ、またはタスクバーからショートカットを使用してドキュメント登録ウィンドウを呼び出すことができます。
情報入力の速度は、2つの必須フィールドによってのみ保証されます。送信者を選択して件名を入力するだけです。送信者はディレクトリから選択されますが、受信ドキュメントの登録中にディレクトリをその場で補充できます。ディレクトリを補充する手順を開発するとき、入力速度の同じ原則が使用されました。
ユーザーが入力エラーを犯すことが少なければ少ないほど、レポート内の情報はより完全になり、検索速度は速くなります。入力エラーを最小限に抑えるために、キーボード入力を回避するために、チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウンリスト、選択ボックス、ディレクトリなど、あらゆる可能性が使用されます。

着信レターのファイル（図4）は、通常の方法で受信できます。また、スキャナーや電子メールメッセージからも受信できます。 Lotsia PDM PLUSはTWAINスキャナーと統合されており、電子メールクライアントが基本パッケージに含まれています。

ここで重要なのは、すべてのドキュメントのファイルが安全なストレージに保存されており、編集または表示のためのアクセスは、Lotsia PDMPLUSセキュリティシステムの設定に従ってのみ可能であるということです。例外なく。各ドキュメントファイルへのアクセス履歴が保持されます。また、システムへのログインを含む、システム内のすべてのユーザー操作は、最も詳細な方法でログに記録されます。

送信ドキュメントは、イニシアチブとして、または受信ドキュメントへの応答として登録できます（図5）。同様に、着信文字は発信文字への返信として登録できます。このような場合、通信の履歴は自動的に保持されます。文字のチェーン全体が時系列で作成されます。さらに、手紙が最初に複数の受信者に送信された場合、各受信者からの応答が登録され、自動的に通信履歴に記録されます。

間違いなく、「青い」署名付きの正式なドキュメントの自動生成とオフィスアプリケーションとの統合の可能性。これにより、Lotsia PDM PLUSと直接作業して情報を交換したり、Lotsia PDMPLUSでPDFファイルを自動的に生成して保存したりできます。、大きな需要があります。

入ってくる手紙に決議を課すことができ、指示を出すことができ、責任ある遺言執行者と共同遺言執行者を任命することができます。解像度とすべての指示がドキュメント構造に表示されます（図6）。

レポートと出力フォームの組み込みジェネレーターは、選択された期間の受信および送信ドキュメントの登録のログの形成を提供し、レポート「ドキュメントの実行の進捗状況」（図7）は、解決の全履歴を示します。指示、彼らの受領のタイミング、実行者の実行とコメント。この場合も、レポートの行をダブルクリックすることで、ユーザーは少なくともデータの詳細を確認できます。行または特定のフィールドでのダブルクリックとシングルクリックを処理するためのオプションは他にもたくさんあるため、ここでそれらを詳細に説明することは意味がありません。私たちは次の論文に限定します：すべては管理者の手に委ねられています。彼自身、外部ではありません。これは指標ではありませんか？

組織および管理文書の操作に関しては、注文、指示、メモ、ここでは作業技術は類似しており、文書の種類に応じて画面形式のみが異なります（図8-10）。

ここで、ドキュメントフローブロック内の注文については、承認手順が提供されていることに注意してください。

さらに、すべてのORDドキュメントは、基礎としても結果としても、他のORDドキュメントおよび通信にリンクできます（図11）。

注文に応じて注文を発行できるため、この可能性は注文フォームから直接提供され、注文は後続のドキュメントとして注文に自動的に関連付けられます（図12）。

関連するすべてのドキュメントがフォームにすぐに表示され、ダブルクリックして詳細情報を表示できます。

Lotsia PDM PLUSのワークフローは、可能性のシステム全体です。信じられないほどの柔軟性があり、プログラミングなしで達成可能であり、実行者による無制限の分岐、およびユーザーに対して透過的な情報オブジェクトのアクセス権、ステータス、およびその他の属性を割り当てるためのメカニズムがあります。

通信とORDを管理するための基本的な設定では、任意のドキュメントを調整できるユニバーサルルートスキームを提供します（図13）。

このルートの特徴は、必要な順序で承認者のリストが承認のために送信される前に決定され、各承認者がドキュメントを承認したり、任意の数のコメントを発行したりできることです。同時に、システムは各参加者による承認期間を自動的に制御し、承認のための文書を受け取ってから指定された営業日数が経過すると、期間の満了を通知します。

この場合、リマインダーシステムは、Lotsia PDMPLUSで毎年生成される会社の生産カレンダーを使用します。

したがって、通信とORDを管理するための新しい無料設定のLotsia PDM PLUSは、データ入力の速度を最大化し、実行を監視し、ユーザーの現在のタスクのリストを維持するという原則に基づいて作成されました。同時に、設定自体はそれ自体で改善の余地があり、すでに安価なシステムを実装するコストを大幅に削減します。

また、通信管理とORDは、長くて興味深い旅の始まりに過ぎないことを忘れないでください。LotsiaSoftは、技術文書管理と製品データ管理の効果的な実装に迅速に進むために、常に最短ルートをたどるのに役立ちます。タスク。

"自分のデバイスに任せると、イベントは悪化する傾向があります。."
マーフィーの法則

電子文書管理の実装-間違いを回避する方法

もちろん、EDSの実装の問題と、すべての落とし穴を回避して座礁しないようにする「魔法の薬」について説明することは、すでに理解しています。すでに何らかのプログラムの実装に遭遇したことがあるなら、私の言葉はあなたにとって役に立たないように思われるべきではありません。ワークフローの実装中に発生する多数の「レーキ」のすべてを説明するのに多くの時間を無駄にすることはありませんが、長年の実践からのいくつかの観察のみを示し、次に何をする必要があるかを説明します。 EDMSの実装を成功させるため。しかし、最初に、インジェクションとは何か、なぜそれが必要なのかを言わなければなりません（次の2つの段落はスキップできます）。

ドキュメント管理システムの実装は何ですか

ワークフローシステムの導入は、ワークフローの参加者が電子文書を操作するためのEDMSの機能を日常的に実践することを目的としたプロセスです。

EDMSの実装中に、単一の情報環境での電子文書の操作に重点が移ります。ユーザーはプログラムを研究し、プログラムでの作業に慣れます。

文書管理システムの導入をもたらすもの

観察＃1：EDMSの実装の責任者は誰ですか？

多くの場合、実装のタスクは内部IT部門の部隊に割り当てられます。この場合、実装は、ユーザーへのアカウントの配布とワークフローサーバーへのアクセスの整理になります。さらに、ユーザーは自分でプログラムを扱い始めます。会社の経営陣が実装プロジェクトとは別に、せいぜい「ドキュメント管理システムはどうですか？それは機能しますか？」とたまに尋ねる場合、そのような実装には非常に長い時間がかかり、その結果は予測できません。

観察2。SEDを与えるものは何ですか？

従業員は、なぜこのプログラムが必要なのか、それが彼らに何を与えることができるのか、それが彼らの仕事を容易にするのか、それとも彼らの生活を複雑にするだけなのか疑問に思います。たとえば、自動化されたプロセスのボトルネックの1つは、ドキュメントに署名する段階である可能性があります。「下から」EDMSを導入した場合、100件中99件の文書に署名する段階は自動化の対象ではありません。署名の段階に達した電子「紙」は、「署名用」の電子フォルダに入れられ、任意の期間そこに置かれます。当然のことながら、実際の生活ではこれは許可されておらず、ビザが必要な従業員は プリントアウト書類と廊下での「キャッチ」またはマネージャーのオフィスへの「突破」は、彼の紙の書類のビザを受け取ります。従業員は公正な質問をします。組織に存在する問題を解決せず、時間がかかるだけなのに、なぜEDMSで追加の作業を行う必要があるのでしょうか。徐々に、ドキュメント管理システムでの作業は無駄になりつつあります。
ある部門の従業員が、他の部門から持ち込まれた文書を独立してEDSに入力する方がはるかに簡単であると言う状況に遭遇することがよくあります。また、これらのドキュメントはコンピューターで作成されてから印刷されていることに注意してください。

観察No.3。SEDを使用するのは誰ですか。

文書管理システムの実装の特異性は、EDMSの使用範囲が1つの部門の範囲を超えているという事実にあります。さまざまな部門、サービス、部門、および支店の従業員がEDMSでの作業に参加します。自動化されたプロセスが1つのユニットの境界を超えると、関係の問題がすぐに始まります。「内戦」の結果、SEDは機能しなくなります。また、「機能しません」-これは、プログラムのボタンを押したときにエラーメッセージが表示されることを意味するのではなく、プログラムが使用されず、以前と同じように機能し続けることを意味します。

残念ながら、ドキュメント管理システムの実装の経験から、かなりの数の同様の例があります。あなたはお金と時間を費やす準備ができていますか、そしてあなたの神経は成功した実装を確信していませんか？

では、EDMSの実装の成功を決定するものは何でしょうか。

これが私の練習からの小さな話です：

「2009年にガスプロムの子会社の1つでEDMSを導入したとき、すべてのトレーニングとセミナーの後で、マネージャーとオフィスの秘書だけがプログラムで働いていたという事実に直面しました。残りの従業員は単にシステムで自分の仕事を見ていました。彼らはプログラムをインストールし、独自のログインを持ち、通知を受け取り、プログラムに入り、受け取ったメッセージと指示を確認しましたが、何もしませんでした。つまり、指示の実行に関するレポートを生成しませんでした。事務局長がプログラムに参加したためです。当然、タイムリーにこれを行う時間がありませんでした。総局長が、なぜほとんどの指示が出されたのかと尋ねた後、彼はEDSで非公開のままであり（秘書もこれらの指示をEDSに入力しました）、会議が開かれ、パフォーマーはパフォーマンスレポートを提出する時間がないことを訴えました。 ゼネラルマネージャー ボーナスの支払いは、すべての注文が処理された後にのみ行われることを決定しました。間違いなく、日中、すべての注文はクローズされました。長官は、秘書が出演者の報告をプログラムに提出することを禁じました。秘書の負担が大幅に軽減されました。奇妙なことに、誰もがレポートを作成するのに十分な時間があり始めました。」。このストーリーは、電子文書管理システムを実装するプロセスにおけるリーダーの役割の重要性を明確に示しています。

2005年からEDMSの実装に携わっており、効果的な実装方法を開発してきました。それは、長年の実践、プロジェクト管理の経験、この主題の複雑さの知識、およびユーザーの心理学の理解の結果として形成された「魔法の丸薬」と「銀の弾丸」で完全に構成されています。 EDMSの実装に関する無料のアドバイスをいくつか提供しましょう。

ドキュメント管理システムは、ExcelやWordのような通常のプログラムとして扱うことはできません。これは、ユーザーのコンピューターにインストールするのに十分であり、誰もがそれらを使用します。 EDMSの価値は、それが単なるプログラムではないということです。これは、会社の業務の秩序を確保し、ビジネスの成長の機会を生み出すためのマネージャーのツールです。 EDMSを導入するという決定は、ドキュメントの操作における一貫性の欠如によって会社の成長が妨げられ始めたときに醸造されています（ 「混乱」を持っている）。文書管理システムの導入は、会社の内部活動を規制します。したがって、EDMSを実装するための内部顧客は、オフィスや法務部門ではなく、会社の経営陣である必要があります。さらに、IT部門ではありません。
実施プロジェクトの管理は、長官またはその第一副長官が行う必要があります。オフィスの責任者またはITディレクターには、十分な権限がなく、権限社内でのEDMSの実装。
EDMSで作業するEDMSを使用して何を自動化するかを決定し、プログラムと実装計画を作成する必要があります。
文書管理システムは、ほとんどの組織で使用されるユーザー数の点で最も人気のあるシステムの1つであるため、従業員とその従業員のトレーニング（教育）に焦点を当てる必要があります。動機 SEDで動作します。
実装の成功は、組織のビジネスプロセスへの迅速な適応の可能性に大きく依存します。各企業のビジネスプロセスには、独自の詳細と違いがあります。
会社の従業員による日常業務でのEDMSの使用は、職務記述書および規制の形で法的なレベルで修正する必要があります。

もちろん、これは実装プロジェクトを成功に導くものの完全なリストではありません。

統計によると、顧客が自分で実行するプロジェクトのほとんどは、否定的な結果をもたらすか、時間の経過とともに非常に長くなります。これは、ドキュメント管理システムの実装のために会社で利用可能なリソースの誤った評価によるものです。

実践が示すように、最良の解決策は EDMSの実施のためのコンサルタントとの共同プロジェクト .

ESCOM.BPMワークフローシステムの実装を保証します

EDMSの実施のための共同プロジェクトの実施は、承認されたカレンダースケジュールに従って段階的に実施されます。プロジェクトのすべての段階で、お客様の担当者と共同で作業が行われるため、お客様はプログラムでの作業に確実に関与できます。文書管理システムを構築する際には、彼らの意見や要望が考慮されます。これにより、システムに対する従業員の信頼関係が生まれます。
ESCOM.BPMワークフローシステムの保証された実装は、プロジェクトでの効果的で実績のある実装方法と、ビジネスプロセスを自動化するための最新の技術ソリューションの組み合わせによって実現されます。

実施契約を締結することにより、そこに示されている作業が時間通りに完了することを保証できます。私たちのクライアントの多くは、私たちのプロ意識、知識、経験を信頼しているため、共同EDMS実装プロジェクトを選択しています。

EDMSの共同実施のプロジェクトはあなたに何を与えますか？

第一に、それは実装時間の短縮です。当社のスペシャリストがプログラムをインストールし、短時間で運用できるように準備します。システムディレクトリ、ロール、アクセス権の一般的な構成、および一般的なプロセスが実行されます。たとえば、必要な登録番号テンプレートと登録ログが「」プロセス用に構成されます。操作を開始する前に、ユーザーと管理者はEDMSの操作に関する準備コースに参加します。

第二に、それはプロジェクトのリスクを減らしますは、顧客の微妙な点や詳細を考慮に入れて、ビジネスプロセス自動化のすべての側面への包括的なアプローチを可能にします。当社のコンサルタントは、企業の既存のビジネスプロセスを調査し、それらを最適化するためのオプションを提供し、規制と委託条件を作成し、要員の包括的なトレーニングと教育を実施し、作成された規制と委託条件に従ってシステムを構成します。

第三に、それは実装の質の向上です EDMS機能の使用に対するリターンが高いためです。私たちは私たちのプログラムのすべての可能性を知っており、それらの最適な使用法を提供することができます。

EDMSの実装にはどれくらいの費用がかかりますか？

EDMSの実装コストは、作業範囲によって異なります。多くの作業をリモートで実行することにより、コンサルティングサービスのコストを削減します。 EDMSを実装するための推定コストは、ライセンスのコストとほぼ同じです（ リビジョン+20).

共同EDMS実装プロジェクトを注文するには にメールを送ってください。そこには、あなたの会社について、そしてあなたが直面しているタスクについて詳しく教えてください。レターの件名に「EDMSESCOM.BPMの紹介」を指定してください。私たちはできるだけ早くあなたのために最高の商業オファーを考え出します。 Skype（ESCOM-BPM）または電話+7 495 255 00 99を介して、電話で詳細について話し合うことができます。

ライセンスの購入と一緒に、EDMSの実装をすぐに購入することをお勧めします。 EDMSライセンスを購入する決定が下されると、その実装に資金を割り当てるように会社の経営陣を説得するのがはるかに簡単になります。
そして、からの割引の存在を忘れないでください注文総額! したがって、実装を個別に注文すると、価格が高くなります。

間違いなく、あなたは持っているのが楽しいと思うでしょう。

なぜ私たちから実装を購入する必要がありますか？

まず、サービスに十分な価格があります。多くの企業が競合他社のプログラムを実施するための数百万ルーブルを見つけられなかったため、私たちを選びました（ またはこのお金のより良い使用法を見つけました).

第二に、私たちの側からは、訓練を受けた専門家だけがプロジェクトで働いています、実際の実装経験がある。 ESCOM.BPMプログラムの使用に切り替えたクライアントから、導入されたときに次のように繰り返し言われました。 以前のワークフロープログラム、その後、実施者の代表は、プログラムと主題自体についての経験がほとんどなく、知識が乏しい女子学生でした。競合他社からドキュメント管理プログラムを選択する場合でも、プログラムを実装するパートナーを選択する必要があります。

第三に、カスタマイズされたソリューションでお客様をサポートします。システムの機能を変更して、システムをお客様に合わせて調整する競合他社はほとんどありません（または、非常に高価で低速です）。そして、そのような決定に同行する準備ができている人はさらに少なくなります。特定のワークフローに合わせてプログラムをセットアップし、その後のサポートを短期間でリーズナブルな価格で提供します。

ドキュメント管理システムを実装するためのタイムラインは何ですか？

誰もがEDMSの実装のタイミングに興味を持っています。もちろん、明日からプログラムを始めたいと思います。はい、それは私たちのシステムで可能です。多くの簡単なことをすぐに始めることができます。繰り返しになりますが、ここでのポイントはプログラムではなく、それを使用する人々にあることを強調します。彼らはプログラムの使い方を教えられる必要があります。たとえば、1〜2日で運用を開始できます。このプロセスでは、レジストラという1つの役割のみが使用されます。サーバーと複数のワークステーションにプログラムをインストールし、登録カードを作成するようにレジストラをトレーニングする必要があります。文書検討の段階と決議の形成、請負業者が指示を処理する実行段階、手紙への応答の形成（）、および処理を行うプロセス全体を自動化する必要がある場合は、 1〜2週間かかる場合があります。なぜなら、レジストラだけでなく、署名者、その秘書、および執行者もプログラムをどのように扱うかを教える必要があるからです。私たちの理解では、「トレーニング」とは、結果としてユーザーが 自信を持ってプログラムをナビゲートする単に講義するのではなく。

ドキュメント管理システムの一般的な実装期間は、3週間から2〜4か月の範囲です。実際には、電子文書管理システムの導入のタイミングは以下に依存します。

自動化された文書化プロセスの数
自動化されたセクションの数
訓練を受けた従業員の数、初期訓練のレベル
また、他の要因からも、その一部はについての記事で説明されています。

実装のタイミングに影響を与える要因の1つは、人的要因です。したがって、ドキュメント管理システムの迅速な実装に会社の管理者が直接関心を持ち、実装プロジェクトとその参加を直接制御できるようにすることで、実装時間を大幅に短縮できます。

文書管理システム実装プロジェクトのタスク

ドキュメント管理システムの実装プロジェクトは、通常、組織の最も重要で重要なプロセスをカバーしています。したがって、ワークフロープログラムを実装するときは、このプロジェクトで解決する必要のあるタスクに特別な注意を払う必要があります。

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学生、大学院生、研究や仕事で知識ベースを使用する若い科学者はあなたに非常に感謝するでしょう。

1.はじめに

2.電子文書管理の法的根拠

3.電子ドキュメント管理-その機能

4.自動化されたオフィスシステムの類型

5。結論

使用された情報源と文献のリスト

序章

各組織を管理する上で最も重要なタスクは、ドキュメントを使用した作業の組織です。ドキュメントは、管理を整理するための主要なツールです。

今日、文書管理、ひいては組織管理の問題を解決する唯一の効果的な方法は、情報技術の使用を考慮した事務作業の組織化、組織の電子文書の最大限の使用への移行です。組織のコンピュータネットワークを使用して、つまり電子ドキュメント管理に移動および処理されます。

わが国では、情報通信技術の導入の問題にますます注目が集まっています。現在、政府レベルでは、電子政府の創設、電子行政規制の導入、および州の情報リソースの組み合わせの概念が検討されています。ロシア連邦経済開発貿易省、ソフトウェア開発者、および関心のある組織の調整の下での公的機関の共同の努力を通じて、情報通信技術を政府機関の業務に効果的に導入する問題を解決する試みがなされている。進行中の行政改革の一環として。

最新の情報技術の使用は、組織の内部プロセスを最適化し、パフォーマーに情報を迅速に伝達し、ドキュメントの操作、ドキュメントと指示の実行の監視、情報の検索のプロセスにおける部門と個々のパフォーマーの相互作用を改善するために重要です。そして、ドキュメントの実行段階とその場所を決定します。つまり、最終的には、ドキュメントが専念している問題のより効率的で高品質なソリューションに貢献します。同時に重要なことは、組織のすべての部門の相互作用を改善し、管理性を高め、作業の効率を高めることです。これは、国家機関にとって、応答性が効率の最も重要な特性の1つであるためです。その機関の機能、そして商業構造では、変化する市場の状況へのより迅速な対応により勝利を得て、組織の競争力を高めるための重要な条件です。これはすべて、選択したトピックの関連性と実際的な重要性を決定します。

目的-電子文書管理システムの実装の規制および法的側面を分析します。

目標を達成するには、一連のタスクを実装する必要があります。

管理の文書化における電子技術の使用に関する法的枠組み、その現状および将来の開発動向を研究すること。

電子文書と紙の文書の機能特性を比較することにより、電子文書管理の可能性を検討します。

それらの分類の主な基準を考慮して、オフィスオートメーションシステムの類型を分析します。

電子文書管理システムの実装のための組織的および方法論的サポートを研究する。

電子文書管理の法的根拠

電子文書管理の法的根拠は、広範な法的行為および方法論的文書です。電子文書による活動の法的規制のソースは、ロシア連邦憲法、情報および情報化の分野における特別法、業界法です。ロシア連邦大統領の法令およびロシア連邦政府の法令、省庁の行為、連邦の主題の法的行為、および国際規制。

文書管理における電子技術の使用を規制する法的側面は、現代法の特別で集中的に発展している分野、いわゆる情報法に言及しています。

作業の目的と目的に応じて、電子文書管理システムの使用を規制する法律、電子文書を保護するための手順を分析し、それらに法的重要性を与えます。

ロシア連邦憲法（ロシア連邦の最も重要な立法行為）は、情報の法的関係の法的規制の一種の基盤です。現在、ロシア連邦憲法は、直接行動の規範的な法的行為です。私たちの意見では、これは事務作業と文書の流れの規制におけるその重要性と役割を高めます。情報および文書化技術を使用する場合、ロシア連邦の基本法の多くの規範および規定を考慮する必要があります。特に、アートによると。憲法第71条、情報通信はロシア連邦の管轄下にあります。メディアの自由が保証されています。すべての人は、法的な方法で情報を自由に探し、受け取り、送信し、作成し、配布する権利を有します（第29条）。ただし、個人の私生活に関する情報を、本人の同意なしに収集、保管、使用、および配布することは許可されていません。州当局および地方自治機関である公務員は、法律で別段の定めがない限り、すべての人に自分の権利と自由に直接影響する文書や資料に精通する機会を提供する義務があります（第24条）。

電子文書の取り扱いに関する問題は、特定の法律分野に特化した規制上の法的行為でも取り上げられています。

規制：ロシア連邦の民事、行政、刑事、刑事手続、労働、税およびその他の法律。たとえば、ロシア民法典は、民法関係で電子文書とデジタル署名を使用する基本的な可能性を認めています。民法によれば、情報は公民権の対象であり、電子文書は公民権と義務を保護することができます。したがって、民法第160条は、電子形式で取引を締結する可能性を規定しています。

ロシア連邦の刑法は、コンピューター情報の分野における犯罪に対する責任を規定しています。情報への違法なアクセス。コンピュータ用の悪意のあるプログラムの作成、使用、および配布。コンピュータ、コンピュータシステムまたはそれらのネットワークの操作に関する規則の違反。また、歴史的または文化的価値のある文書の破壊に対する罰則を定めています。

連邦法「情報、情報化および情報の保護に関する」は、情報法の構造における主要な基本的な立法行為であり、「情報を検索、受信、送信、生成、および配布する権利の行使」から生じる関係を規制します。 ; 情報技術の応用; 情報の保護を確保する」。

この連邦法の規定は、知的活動の結果の法的保護および同等の個別化手段から生じる関係には適用されません。

この法律には、管理の情報および文書化サポートの分野で最も重要な用語の定義が含まれています。自動情報システム（AIS）を検討する場合、「文書化された情報」の概念を定義することが重要です（これは、「そのような情報を決定できる詳細を含む情報を文書化することによって、または法律によって確立された場合は、マテリアルキャリアに固定された情報です。ロシア連邦、その物質的運送業者の」）、「情報」（これらは「提示の形式に関係なく情報（メッセージ、データ）」）、「情報システム」（「データベースおよび情報技術に含まれる情報の全体」）およびその処理を確実にする技術的手段」）、「情報へのアクセス」（「情報を取得する能力およびそれを使用する能力」）、「電子メッセージ」（「情報および電気通信ネットワークのユーザーによって送受信される情報」」）および他の多く。「情報」という用語は、法律では「提示の形式に関係なく、情報（メッセージ、データ）」と定義されています。

法律は、情報を文書化するための法制度を確立しています。

1）情報の文書化は、情報リソースに含めるための前提条件であり、情報を文書化する手順は、公的機関によって規範的に確立されています。

事務の組織化、文書とその配列の標準化、ロシア連邦の安全保障に責任を負います。

自動化された情報システムから受け取った文書は、ロシアの法律で定められた方法で当局によって署名された後、法的効力を獲得します。法律はまた、電子形式の情報を扱う際に文書の法的効力を確認するために電子デジタル署名を使用することを許可しています。

組織の文書化された情報を扱う際の違反については、ロシアとその構成団体の法律に従って、その職員が責任を問われるべきです。

したがって、この法律は、電子形式の法的に重要な文書の使用を許可および規制しています。また、法律では、アクセスのレベルに応じて情報のカテゴリを設定し、「市民に関する情報（個人データ）」の概念を定義しています（これは、市民の生活の事実、出来事、状況に関する情報であり、彼の個人を特定することができます）、個人データの法制度を規制します。電子文書管理システムを作成する際には、これらの法律の規定も考慮に入れる必要があります。

「国際情報交換への参加に関する」連邦法は、ロシア国外への情報の転送および外部からの情報の受信の分野における関係の法的規制を規定しています。彼は、「情報プロセス」という用語を「情報の作成、収集、処理、蓄積、保存、検索、配布、および消費のプロセス」と定義しています。

データベースは有望なテクノロジーであり、それなしでは現代の事務作業を想像することは不可能です。それらは、就学前教育機関の最新の自動システムの基礎を形成しています。データベースを操作する上で最も重要な側面の多くは、著作権機関によって規制されています。したがって、データの選択と編成に関する創造的な作業の結果としてのデータベースの作成、法的保護、および使用に関連する関係は、「電子コンピュータおよびデータベースのプログラムの法的保護に関する」連邦法によって規制されています。データベースを著作権オブジェクトに参照し、コレクションとして法的保護を付与します。この法律は、データベースを「コンピューターを使用してこれらのデータを見つけて処理できるように体系化された、一連のデータ（記事、計算など）の客観的な形式の表示と編成」と定義しています。

法的に重要な電子文書管理の組織化は、電子デジタル署名（EDS）テクノロジーの使用によって可能になりました。 EDSの法的規制の初期の基礎を規制する基本的な法的行為は、ロシア連邦の民法（第160条）、および連邦法「情報、情報技術、および情報保護に関する」（第11条）です。だから、すでに上で述べたように、アート。民法の160は、取引を行う際にEDSの使用を許可しています。したがって、連邦法「情報、情報技術および情報保護に関する」は、EDSに署名した後にのみ電子文書の法的効力を決定し、自動化された情報にソフトウェアとハードウェアが含まれている場合、電子デジタル署名の法的効力が認められます。署名の識別、およびそれらの使用の確立されたモードへの準拠を保証するシステム。電子デジタル署名の身元を証明する権利は、ライセンスに基づいて行使されます（第5条）。

連邦法「電子デジタル署名について」は、非対称暗号化（公開鍵）の方法である電子デジタル署名（EDS）を使用するタイプの電子署名を添付する技術（作成および適用の手順）を規制しています。法律は、民法取引の過程で生成された文書にのみ適用されることに注意してください。

法律では、EDSを「この電子文書を偽造から保護するように設計された電子文書の属性であり、電子デジタル署名の秘密鍵を使用した情報の暗号化変換の結果として取得され、署名鍵の所有者を識別できるようにする」と定義しています。証明書、および電子文書に情報の歪みがないことを証明するため」。

法律はEDSの使用条件を開示しています。電子文書のEDSは、次の条件を条件として、紙の文書の手書きの署名と同等です。

1.このデジタル署名に関連する署名鍵証明書は、検証時または署名の瞬間を決定する証拠がある場合は電子文書への署名時にその有効性（有効）を失っていません。

2.電子文書の電子デジタル署名の信憑性が確認されている。

3.電子デジタル署名は、署名鍵証明書で指定された情報に従って使用されます。

EDSの信頼性を確認する手順で非常に重要なのは、署名鍵証明書の概念です。署名鍵証明書は、電子デジタル署名の公開鍵を含む文書（従来型または電子式、EDSによって認定されたもの）です。署名鍵証明書は、EDSを認証するための情報交換の参加者に対して、認証センターである特別な組織によって発行されます。証明書には、EDSを使用するための条件に関するすべての情報が含まれています。

EDSツールを含む暗号化ツールの使用と実装の規制の分野における州の方針は、認可された州機関によって認定されたツールのみを使用するという要件によって決定されます。電子デジタル署名のための認証センターのネットワークの機能を組織化する機能は、連邦通信庁に割り当てられています。もちろん、国家安全保障に関連する多くの問題を解決するためには、EDSツールの開発、適用、流通の分野で一定の制限を設ける必要があります。

連邦法「ロシア連邦のアーカイブ問題について」では、ロシア連邦のアーカイブ基金には、作成方法、電子文書を含むメディアの種類に関係なく、アーカイブ文書が含まれていると規定されています。これは、電子文書が、リストやその他の規制によって定められた制限時間内に、従来の文書と同等に整理、注文、保存されることを意味します。したがって、連邦所有のあらゆる種類のメディア上のすべての文書、ロシア連邦の構成組織の所有物、または地方自治体の所有物は、文書の価値の調査の対象となります。

電子文書管理の適用範囲は、あらゆる形態の所有権を持つ組織の内部文書管理と、いわゆる「電子政府」、つまり、市民や企業を含む州や地方自治体の文書管理の両方です。連邦政府のターゲットプログラム「2002-2010年の電子ロシア」は、情報技術の応用のこの分野の開発を目的としています。事務分野におけるElectronicRussiaプログラムの目標は、すべての文書を電子形式に変換し、部門間の情報交換を標準化し、情報を自由に検索、受信、転送、および使用する権利を確保することです。プログラムには3つの段階があります。プログラム実施の最初の段階（2002年に設計された）は、情報通信技術（ICT）の普及を妨げる主要な問題を特定し、経済の情報化のレベルを研究するために、規制の法的枠組みの分析を含みます。情報化に割り当てられた予算資金の効率を分析し、州の情報資源の完全な会計を実施し、そのようなプログラムを実施する際の外国の経験を分析し、さまざまな組織のICTの分野で働いた経験を研究します。プログラム実施の第2段階（2003年から2004年に計算）には、特定のプロジェクトの実施と、経済の公共部門の組織におけるICTの導入に関して実施された研究に基づく一連の措置が含まれます。この段階では、州当局と地方政府、予算および非営利組織、連邦政府のニーズに対応する製品の供給分野および公共情報への公共の接続ポイントのための電子商取引システムのための統一された情報および電気通信インフラストラクチャの基盤ネットワークを作成する必要があります。プログラム実施の第3段階（2005年から2010年に計算）では、情報通信技術を公共活動のすべての分野に広め、標準化された電子文書管理と情報セキュリティシステムを導入する予定です。

ほとんどの場合、電子文書の作成と使用の問題は、部門が独自に解決します。連邦当局の規制があり、特に文書化された情報の正確で迅速な転送に関心があり、電子文書の使用の可能性を規定しています。これらは、金融当局、税関、税関などの行為です。たとえば、ロシア連邦財務省は、保険（健康保険）組織による磁気メディアでの年次統計レポートの提出手順の要件を定めています。

EDSおよび電子文書化技術は、他の省庁でも使用されています。税務省では、独自の保証付きデータ伝送システムを作成する場合、教育省では、遠隔教育を組織する場合などです。原則として、すべての部門の規制は次のとおりです。連邦法「情報、情報技術および情報保護について」に基づく。

要約すると、今日、電子文書の使用は、エリートの使用（ハイテク施設で、特別な目的のために、最高の国家機関の必要性のために）から経済的対象の相互作用のための標準的な手順のカテゴリーに移行していることに注意してください。ロシアで情報技術をさらに導入するには、電子文書管理の法的枠組みを開発する必要があります。電子文書の使用に関する規制の枠組みを開発し、電子文書を保護する問題を解決する方法を見つけ、電子文書管理を管理する規則の違反に対する責任を確立する必要があります。

また、現行法（民法、刑法、行政犯罪法）および関連細則を適切に変更する必要があります。

電子ドキュメント管理-その機能

紙の技術に対する電子オフィス技術の優位性の認識は、実際、現代の事務作業の文献では当たり前のことです。これは、電子文書の編集、検索、送信、承認の速度の点で、紙の文書よりもはるかに優れた特性を備えているためです。

紙の文書に対する電子文書の主な利点は次のとおりです。

紙の文書の場合、時間、信頼性、および配送料の両方が、選択したサービス（郵便、宅配便など）に依存し、かなり大きな制限内で変動します。電子文書の場合、言及されているすべての指標は理想的な値に近いものです。

紙の文書を使用する場合、分類子によって手動で実行されるため、文書の検索はかなり面倒な手順になります。電子文書を扱う際の根本的に新しい機会は、意味のある、または文脈に応じた検索のテクノロジーです。これにより、関心のある人が一連の文書情報にアクセスするのが大幅に簡素化されます。

特に電子文書の場合、インタラクティブな文書を作成する機能があります。文書用の紙媒体は、柔軟性がなく、保守的な媒体です。ドキュメントが印刷されると、変更の余地はほとんどありません。逆に、電子文書は作成者が継続的に更新できます。たとえば、このようなフィードバックページを企業のWebサーバーに配置することで、企業のマーケティング部門は訪問者を分析し、販売装置の作業をより正確に計画できます。

紙の文書にハイパーリンクを含めることはできません。電子ドキュメントでハイパーテキストおよびハイパーメディアテクノロジーを使用すると、大規模で分散したドキュメンタリーデータベースを使用するスペシャリストの作業効率が大幅に向上し、ハイパーリンクを介してテーマに関連するドキュメントを表示および検索できるようになります。

紙の文書の共同作業は、紙の文書への順次アクセスのモードでのみ実行されますが、電子文書の作成と処理では、並行して共同作業を行う可能性がありますが、紙の文書の共同作業は、郵便でのみ実行されます。モード。

6.電子文書のもう1つの技術的利点は、それらのプレゼンテーションのための環境の拡大です。ビデオやオーディオなどの動的オブジェクトを電子ドキュメントに含めることができます。この機能は、たとえば、会議や会議を記録するときに意味があります。

科学文献では、電子文書に関連して、「インテリジェント文書」という用語が広まっています。この概念は、電子文書がその前身のコンピューター表現であるだけでなく、統計情報に加えて他のデータソースへのポインターも含む何かを強調するために使用されます。したがって、ドキュメントは進化する知的エンティティになり、その新規性と関連性を独立して継続的に維持できます。ワークフロー規制テクノロジーのアプリケーションと機関内の電子ドキュメントの移動の規制との密接な関係により、さまざまなレベルのインテリジェンスが提供され、ドキュメントが自己管理オブジェクトに変換されます。電子形式のドキュメント管理は、現代のテクノロジーへの賛辞であるだけでなく、市場の成功に直接関係する、企業の知的資産とビジネスプロセスを管理するためのまったく異なる機会です。電子文書を処理するためのテクノロジー（編集、移動、複製など）は基本的に効率的であるため、作業サイクルに電子文書を含めることで、文書の処理において質的に新しいレベルの効率を達成できます。同時に、管理における電子文書のシェアをさらに増やすことには多くの障害があります。法的な効力を有する多数の文書が紙の形で提示されるため、紙の文書を仕事から完全に排除することは不可能であり、この状況はかなり長い間続くでしょう。これは、電子文書を扱うための標準がまだ作成されていないため、電子文書の規制の枠組みが不完全であるためです。電子文書の信憑性を確保するという問題は、5〜7年以上の長期間保管する必要がある場合に特に悪化します。この場合、コンピュータシステムおよび（または）データ形式の廃止により、ドキュメントを別のコンピュータシステムに転送したり、新しい形式に変換したり（移行）する必要がある場合があります。したがって、情報の認識の可能性を維持しながら情報を長期保存するために、紙の文書には、情報のキャリアとしての紙に関連する利点があります。したがって、情報の長期保存を確保する必要がある場合は、紙の文書（「永続的な」保存期間のある文書）の使用を拒否することはできません。

自動化されたオフィスシステムの類型

現在、さまざまな企業がドキュメント管理サポート用の多数の自動システムを開発および実装しています。ロシア市場で提示されているさまざまなオフィスオートメーションソフトウェアは、それらの類型の問題を適切なものにします。

それらは異なります：

情報の種類に応じて、システムは処理を目的としています
（事実または文書）;

ドキュメントのライフサイクルのさまざまなフェーズのカバレッジの複雑さ。

実現可能な一連のオフィスタスクとそのソリューションのために提案されたテクノロジー。

開放性の程度、すなわち、機能を向上させ、他の情報技術との互換性を高める可能性。

この機能目的の自動化システムの他の多くの特性。

残念ながら、統一された用語がないため、さまざまなシステム名が使用されます。開発会社の製品には、電子文書管理システム、文書管理自動化システム、オフィスおよび文書管理自動化システム、文書管理システム、電子文書管理システム、自動DOWシステムなどの名前が付けられています。 P。

各メーカーは独自の表記法と用語体系を導入し、独自の方法で優先順位を設定しています。

開発されたシステムと開発されたシステムの名前の多様性は、今日、情報市場のこの領域がまだ独立したセグメントとして形成されていないことを示しています。

これらのシステムで一般的に受け入れられている分類システムはまだ開発されていません。ほとんどすべてのサプライヤーまたは分析機関は、独自の分類システムを提供しています。

この章では、文献にある自動管理文書システムの主な分類について考察します。

事務の主な業務に応じて、以下のシステムが区別されます。

特殊なオフィスオートメーションシステム。

ワークフロー自動化システム; oワークフロー管理システム。

ワークフロー管理システム;

文書の電子アーカイブ;

文書の集合的処理のシステム。

機能の統合と統合の程度に応じて、ソフトウェア製品はいくつかのグループに分けられます。

文書化システム（人事、経理および報告、登録および管理ファイルキャビネット）を処理するための個別のアプリケーションプログラム。これらは、インストールと構成が簡単な、いわゆる「ボックスパッケージ」です。これらは、「ファイルサーバー」アーキテクチャ（3〜5ユーザーまたは無制限ユーザー）をサポートするデータベース管理システムに基づいて、小規模な組織のローカルな問題を解決するように設計されています。

オフィスパッケージ（アプリケーションパッケージ）。単一のユーザーインターフェイスで接続されたさまざまな機能の複数のアプリケーションプログラム、プログラム間の強力なデータ交換手段、分類の統合、データ表示形式など。

統合された自動化されたオフィスシステム-ドキュメントとデータベースを作成、移動、検索し、可能であれば、機関のすべてのドキュメント化された機能をカバーするためのツールのセット。原則として、それらはクライアントサーバー技術をサポートするDBMSに基づいて作成されます。情報技術の現在の開発レベルには、統合システムの使用が含まれます。統合自動システムもいくつかの基準に従って分類されます。決定要因は、システムスケーリングのレベル（ワークステーションの数）、マルチフォーマット（さまざまなフォーマットのデータに対するシステムの感受性、および自動システムによって作成されたデータフォーマットが他のシステムのフォーマットに変換される能力）および多機能性です。。

統合システムは、企業情報システム（CIS）とオフィス管理システム（CMS）の2つのタイプに分けられます。 CISは、企業または機関のすべてのタスク（文書化されているものと文書化されていないものの両方）を自動化し、情報の収集、分析、アクションの計画、編成、調整、実行の監視、内部および外部の通信を行うように設計されています。したがって、CISはすべての基本的なビジネスプロセスを単一の情報スペースに統合します。 CISは、広範なコンピュータネットワークに基づいて作成され、クライアントサーバーアーキテクチャを備えています。

CISコンポーネントは、特殊なソフトウェア、プロジェクト開発および管理システム、情報を検索および要約するための分析システム、その分類、過剰な情報ノイズの除去です。質量入力ツール

（光学式文字認識のためのプログラム）。 CISの最も重要なコンポーネントの1つは、自動化された事務システムです。

この意味でのコーポラティズムの概念は、地理的に分散したかなり大規模な情報システムの存在を意味します。この情報システムは閉じられており、自己規制が可能であり、その機能の原則を再構成します。

オフィス管理システム（CMS）は、登録からアーカイブへの書き込みまで、すべての段階でドキュメントの処理を自動化できる情報システムです。 DMSは不可欠な部分であり、企業情報システムの中核です。

ご覧のとおり、この分類は階層的な原則に基づいています。企業情報システムは、ドキュメント管理システムを含む高レベルのシステムです。

電子文書管理システム（EDMS）の同様の分類は、その機能、規模、および文書を処理するプロセスにおけるシステムの役割に応じて、L.A。によって提供されます。シソエフ。 SEUDは次のように分けられます。

電子記録管理システム（すべてのアクションの制御と文書への登録を実行します）;

電子文書管理システム（文書による修正アクションだけでなく、通信技術を使用した非常に規制された文書の移動も実行します）。

企業のドキュメント管理システム（ワークフローおよびGroupWareテクノロジーに基づく）。エンタープライズドキュメント管理システムの主な違いと利点は、このようなアーキテクチャが、組織全体であらゆる種類のドキュメントを処理および保存するためのユニバーサルでユビキタスな環境を提供することです。企業システムは、企業のすべての領域をカバーする機能タスクを組み合わせて、ソフトウェア（ビジネスアプリケーション）とビジネスアプリケーションに関連するドキュメントを単一の情報システムに実装します。

国内の事務システムと西洋の事務システムとの間には大きな違いがあるため、分類の重要な原則は、自動化システムを国内および西洋の事務システムに向けること、つまり著者の原則である可能性があります。現在、既存のシステムは次のように分類できます。

西洋のシステム。ロシア市場にいる間
3つの西洋システム（開発環境）のみが提示されています。
Documentum、DOCS Open / DOCSFusion、Lotus DminoDoc;

Lotus Domino / Notesプラットフォームに基づくロシアのシステム。

完全にロシアの開発。

事務作業の2つの伝統（西洋とロシア）の違いにより、西洋生産の自動システムはロシアでの使用が非常に限られていることがわかりました。このようなシステムは、ワークフローの垂直方向、登録カード上のドキュメントを使用した作業の制御、登録および制御フォームの複雑な詳細セットなど、国内の事務作業の現実に常に適合するとは限りません。

オリジナルの（ロシアのメーカーによって開発された）システムは、国内の事務作業の自動化のために特別に作成されています。このようなシステムは、主に公的機関での使用に焦点を合わせています。多くの場合、このようなシステムのタスクは、紙のワークフローのサポートを提供し、日常的なドキュメント処理操作の複雑さを軽減することです。

ただし、このようなシステムは、最新のテクノロジを使用してネットワーク上のドキュメントを処理することにより、従来のオフィスワークプロセスの範囲を大幅に拡大できます。この方向のシステムは、紙からペーパーレスのオフィステクノロジーへの段階的な移行のための一種の架け橋です。ペーパーレス技術の実装の完全性に応じて、自動化されたオフィスシステムは3つのグループに分けられます。

従来の文書に付随する自動システム（登録ジャーナルおよび登録および制御ファイルの電子アナログ）。 -電子文書のフルバージョンと全文検索を備えた自動システムにより、紙とペーパーレスのドキュメントを並行して管理できます。 -電子文書を原本として使用して、紙の「双子」を完全に拒否するシステム。現代の文献では、そのようなシステムは電子文書管理システムと呼ばれています。

既存の自動システムは、消費者のカテゴリに応じて細分化できます。したがって、消費者にはいくつかの種類があります。

大規模な階層構造（省、機関、企業、銀行など）。

領土当局（連邦の主題の都市の管理、地方自治体など）;

中級および下位レベルの商業および非営利組織。

もちろん、この分類は条件付きですが、主に自動ドキュメント管理システムの主なタイプの消費者を吸収します。

オフィスオートメーションシステムの分類に対するプロジェクトアプローチに従って、それらは複製、カスタム、およびセミカスタムに分けることができます。複製された製品は完成品であり、開発者による開発は必要ありません。カスタムシステムは、個々の消費者向けに開発されており、独自の特性を備えています。セミカスタムシステムは、プレハブの要素からモジュラー設計として作成されます。

A.彼の記事「ワークフロー自動化システムの選択について」のAkopyantsは、基準に従ってシステムを分類することを提案しています-それらが設計されているワークフロー自動化のタイプ：

主要な生産活動を提供し、標準的な手順（携帯電話事業者の場合-接続契約と一連の標準アプリケーション、銀行の場合-支払いやその他の注文など）に従って実行される同じタイプの多数のドキュメントで動作する大量の標準ワークフロー。）;

その他のドキュメントフローは、原則として量は少ないですが、ドキュメントの種類と処理手順（上位の組織や管理者からの注文の実行、「サービス」部門の契約など）の点ではるかに多様です。。

同時に、これらのタイプのワークフローは、原則として、構造単位、実行者、および自動化システムに分けられます。大量の標準ドキュメントフローは、機能部門によって処理され、特定の企業情報システムによって提供され、多くの場合、オフィスをまったく通過しません。 2番目のタイプの文書の回覧は、オフィス、ケース管理、特別な専任の担当者（事務員）によって提供されます。

管理の文書化サポートのためのさまざまな自動化システムにもかかわらず、次の典型的な情報技術がそれらの基礎を形成します。

スキャンに基づいて生成された紙の文書のグラフィック画像を入力、処理、保存、検索するように設計された文書画像処理技術（イメージングシステム）。

光学式文字認識（OCR）テクノロジ。これは、テキストファイル形式の紙のドキュメントのグラフィックイメージから電子コピーを取得するように設計されています。このテクノロジーは、多くの場合、ドキュメントイメージングテクノロジーと統合されています。 OCR技術に基づいて、たとえば、ファックスで受信したドキュメントから電子コピーを取得するプロセスを自動化することができます。

ドキュメント管理システム。これらは、さまざまな形式の電子形式で提示されたドキュメントの保存、検索、および管理を自動化するように設計されています。これらは、半構造化されたテキスト情報の処理に焦点を合わせた多機能のドキュメンタリー情報システムです。ドキュメント管理システムでは、開発されたドキュメント情報システムの一般的な機能（たとえば、インデックス作成、ドキュメントとその構成要素にアクセスするさまざまな方法（セクション、マルチレベルのデータ保護））に加えて、レベルでドキュメント管理機能を実装できます。その構造コンポーネント（コンポーネント間のリンクの確立、ドキュメントの一部の結合）、ドキュメントバージョン制御、ネットワークを介したドキュメント交換、Webサイトでのドキュメント公開など。このクラスのシステムはユニバーサルです。つまり、タスクの全範囲を自動化します。ドラフト文書の作成と作成から、文書の回覧と文書の保管を含むそれの書き留めまで、事務サービスに割り当てられます。

ビジネス手順自動化システム（ワークフローシステム）-ジョブフロー（ドキュメント）をサポートするためのテクノロジー。さまざまなビジネスプロセスを実装する過程で、ドキュメントの一括処理を保証するように設計されています。このタイプのシステムの基本技術は、あらゆるビジネスプロセスを記述し（したがって、作業ルートのグラフィカルエディタはそのようなシステムの不可欠な部分です）、それに応じてドキュメントの最も合理的なルーティングを設計および整理することを可能にします。特定のジョブと相互接続された作業のシステムの両方を実行するための特定の一連のアクション（ステップ）。その結果、すべての職場で文書のルートが規定され、文書へのアクセス権とルートの各ポイントでの実行者の機能的義務の範囲が決定されます。作業の並列および順次実行により、厳密で自由な混合ルーティングが可能です。これらのシステムは、主にワークフローと日常的なマルチステップのオフィス運用を自動化するために使用されます。システムを使用して実行される、ドキュメントを使用した作業の簡単な自動化

WorkFlowを使用すると、特にドキュメントの作成と処理が最も重要な役割を果たす機関（政府機関、通信社、出版社など）で、操作の実装にかかる作業時間を最大で半分に節約できます。

¦ドキュメントの絶え間ない交換に基づいてパフォーマー間の電子的相互作用を組織化するためのテクノロジー。これらのテクノロジを実装するシステムは、グループウェア（ワークグループ用のソフトウェアシステム）として分類されます。彼らが解決する主なタスクには、ドキュメントの保存、表示、共有のタスクが含まれます。さらに、ドキュメントのルーティング、スケジューリングを実行できます。このようなシステムの機能の効率は、ドキュメントへのアクセスを管理するためのシステムを含む、ドキュメントを保護するための開発されたシステムなど、その最も重要なコンポーネントによって保証されます。さまざまなデータベースの変更を同期するためのシステム。情報交換システム。

このようなソフトウェアは、企業のインターネットシステムで最も効果的に機能し、電子メール、電話会議、ワークフローなどのネイティブチームワークアプリケーションとかなり簡単に統合できます。このクラスの多くのシステムはオールインワンの原則に基づいて構築されており、1つのプログラムに、カレンダー、時計、会議や会議のスケジュール設定、従業員へのタスクの分散、実装の監視など、デスクトップアプリケーションに必要なほぼすべてのツールが含まれています。ドキュメントに関する共同作業とドキュメントバージョンのサポートなど。

WorkFlowおよびGroupWareシステムの主な目的は、オフィスでのチームワークを自動化およびサポートすることであり、システムは無制限の数のワーカーをサポートします（技術的特性によってのみ制限されます）。ただし、GroupWareクラスシステムは、小規模なチームの作業を自動化することに重点を置いており、ユーザーのグループによる情報の正しい共有をサポートします。 WorkFlowクラスシステムは、企業の作業の自動化に重点を置いており、「大規模な」パフォーマーグループのレベルでの作業の分割をサポートします。 WorkFlowとGroupWareの主な違いは、事前に定義されたスキームに基づいて、エグゼキュータのチェーンを介してドキュメントが自動的に提供されることです。 WorkFlowとGroupWareの主な違いは、ビジネスプロセススキームの厳密な仕様がないことです。 WorkFlowシステムとGroupWareシステムは互いに競合するのではなく、互いに補完し合います。

最も人気のあるシステムの最新バージョンがこれらすべてとそれ以上を組み合わせようとしているという事実のために、そのような分割はかなり恣意的です

他の多くのテクノロジーであるため、特定のソフトウェア製品を1つのカテゴリに分類することは困難です。

L.A. Sysoevaは、IDCアナリストを指して、電子ドキュメント管理ツールの市場を構成するテクノロジーの次のカテゴリも特定しています。

ビジネスプロセスに焦点を合わせたシステム（ビジネス-プロセスEDM）。通常、これらは、イメージング、レコード管理、ワークフローテクノロジなど、完全なドキュメントライフサイクルを提供する特定の垂直および水平アプリケーション向けに設計されています。

企業システム（エンタープライズ中心のEDM）。これらは、組織内のすべてのユーザーがアクセスできる、ドキュメントを作成、コラボレーション、および公開するためのエンタープライズ構造を提供します。エンタープライズシステムの特徴は、組織内での情報の使用方法と配布方法です。原則として、これらのツールは、狭く定義された問題の解決だけに焦点を合わせているわけではありません。これらは、ほぼすべてのカテゴリのユーザーが利用できる全社的なテクノロジーとして実装されています。

コンテンツ管理システム（CMS-コンテンツ管理システム）。これらは、ドキュメントセクションのレベルまで、情報の作成、アクセス、制御、および配信を監視します。ドキュメントの形式ではなく、より小さなオブジェクトでの情報の可用性は、アプリケーション間の情報交換のプロセスを容易にします。

今日のインターネットはビジネスパートナー間の関係を大幅に最適化できる最も重要なビジネスツールになりつつあり、Web_content管理はビジネス効率を向上させるための最重要課題になりつつあるため、コンテンツ管理システムの重要性は高まっています。コンテンツ管理システムは自動化されています

インターネットリソースのコンテンツと構造をオンラインで管理するのに役立つ編集コンプレックス。ソフトウェア製品の重要なコンポーネントは、コンテンツ開発のサポートです。サイトで公開されている資料のライフサイクルが始まるのは開発です。コンテンツの作成、編集、承認の作業が進行中です。CMS_systemの役割は、これらのプロセスを自動化し、作成者の共同作業をサポートすることです。プログラマーとマネージャー。 Web_content管理システムに加えて、CMSクラスシステムには、Web_interfaceを使用する組織の電子ドキュメント管理システムが含まれます。このようなシステムは、中規模および大規模の組織のビジネスプロセスを最適化するために使用され、企業情報システムと統合され、ポータルインターネットソリューション、サプライヤおよび販売ネットワークと対話するためのシステムを作成できるようにします。

情報管理システム。このようなシステムは、インターネット、エクストラネットを介した情報の集約、管理、および配信を提供します。これらのテクノロジーは、情報ポータルを作成するための基盤を提供します。情報管理システムにより、組織は、ビジネスルール、コンテキスト、およびメタデータの使用に基づいて、分散した企業環境に情報を蓄積できます。

提案された分類は指標であり、他のシステム（たとえば、企業の電子記録管理システム、出力管理システムなど）によって補足される場合があります。

したがって、自動化されたオフィスシステムの分類の問題は、これらのシステムの市場の急速な発展のために非常に複雑です。近年、知識管理システム、システムなどの概念

企業コンテンツ管理システム、企業リソース管理システム、顧客関係管理システムなど。これは、現代の組織と情報サポート技術の基盤としての企業情報リソースの作成という主な傾向を反映しています。

したがって、知識管理テクノロジーは、すべてのネットワーク情報の集中ストレージの観点から、組織にとってますます重要な役割を果たします。知識管理システムの機能は、データの分析と構造化を超えて、あらゆる形態のチームワークをカバーします。これらを使用すると、ユーザーが情報をどのように操作するかを監視できます。電子メールの返信、作成されたドキュメント、およびWeb検索は、明確な知識を提供する受動的な方法になります。このようなシステムの検索エンジンは、キーワードでフレーズを検索するだけでなく、著者や特定のトピックを検索した人の名前を表示し、それらに連絡する方法も提供します。さらに、検索結果には、現在ネットワークに接続しているユーザーのリストが含まれます。

顧客関係管理システム（CRM_systems）は、顧客との関係を構築するためのシステム、関係を管理するためのツール、顧客基盤を構築するためのツールです。これは、絶対的な顧客重視でビジネスを行うための新しいアプローチです。このようなシステムの機能は、マーケティング、販売およびサービス、顧客サポート、データ分析をカバーし、顧客獲得のすべての段階に対応します。このレベルのシステムの最も重要なタスクの1つは、マーケティング、販売、およびサービス部門間の相互作用の編成です。このようなシステムの助けを借りて、さまざまなマーケティングプログラムやプロモーションの費用対効果を評価することが可能になります。仕事のより良い組織

特定のターゲットオーディエンスに焦点を合わせ、顧客を引き付けるプロセスを管理し、営業部門と緊密かつ実りあるやり取りを行うことができます。これにより、会社の営業部門にシステムを導入することで、潜在顧客の分配から契約の作成まで、営業を完全に管理することができます。優れたアフターサービス、プロ意識、顧客の要求へのタイムリーな対応の問題も重要です。SCMシステムは、サービス部門の中断のない高品質な作業を確立するのに役立ちます。

ERP_systems（Enterprise Rescourcer Planning-企業リソース計画）-自動化された統合エンタープライズ管理システムの進化における最新の成果。 ERPクラスのシステムを使用すると、ほぼすべての主要なビジネス機能について、計画、会計、制御、規制などの管理サイクル全体をサポートできます。まず第一に、これらには以下が含まれます：

生産活動の計画;

購入、在庫、販売の管理。

財務管理;

人事管理;

原価管理;

プロジェクトおよびプログラム管理。

製品と技術プロセスの設計。

ERP_systemのすべての機能ブロックを強調する必要があります

密接に相互接続されているため、現代の企業のほぼすべての側面を実際に管理できます。

ERPクラスのシステムは、生産プロセスに直接関係するものではなく、自動化されたプロセス制御システムではありませんが、プロセスモデルを扱います。彼らの仕事は、企業の活動を改善し、職場で入力された必要な情報に基づいて材料と財務の流れを最適化することです。 1つのシステムは、原材料の購入から消費者への商品の出荷まで、製造企業のすべての活動の計画と管理をカバーします。その結果、ERPシステムを使用すると、さまざまな部門の作業の一貫性を実現しながら、管理コストを削減し、さまざまなアプリケーションのデータを統合する問題を排除できます。これらのシステムは、管理効率を向上させるためのツールであり、コンピューターから提供されるタイムリーで信頼性の高い情報に基づいて、適切な戦略的および戦術的な意思決定を行います。

以上をまとめると、就学前教育機関を自動化するためのソフトウェア製品の市場は現在急速に発展していると思います。その研究は、既存の自動化されたオフィスシステムの類型に基づいてのみ可能です。しかし、就学前教育機関向けの自動化ソフトウェアの分類の問題は、実際には開発の初期段階にあり、さらなる研究が必要です。一般的な特性（ドキュメントセキュリティツールの可用性、ドキュメントの登録、記録、検索などの機能）に加えて、システムは目的、機能、ロシアの事務作業の伝統への適応レベルが異なることに注意してください。、および他の多くのパラメータ。就学前の教育機関向けの自動化システムを分類するための合理的な基準の存在は、ソフトウェア製品を選択する段階で最も重要です。

結論

効果的な管理システムの作成は、今日、ほとんどの国内組織および企業にとって重要な問題であり、ますます多くの組織が、その効果的な作業、管理領域の情報および文書化サービスの改善、および近代的な技術と特別なソフトウェアの導入なしには、全体としての管理装置は不可能です。したがって、今日の管理の有効性は、高度なドキュメント管理テクノロジ（電子ドキュメント管理）の使用に直接関係しており、この問題を過小評価することはできません。

この作業では、電子文書管理の導入と実装に関連する問題を包括的に検討しようとしました。この問題のさまざまな側面が分析されました：法律、組織、ソフトウェアおよびハードウェアなど。

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電子文書管理（EDM）は、電子形式の文書を処理するためのプロセスのシステムです。これにより、紙と消耗品の会社のコストを削減し、ドキュメントの移動を合理化および高速化し、それらの損失をなくすことができます。実装プロセスは、ソフトウェアの購入、スタッフのトレーニング、プログラムの調整など、いくつかの段階で構成されています。有料と無料の両方のEDMSが市場で提供されています。

手頃な価格の高速インターネットの出現は、最初の電子文書管理システム（EDMS）の開発の推進力となりました。当初、彼らの目標は、ドキュメントを使用して作業を部分的に自動化することでした。その有効性が証明された後、電子文書管理は民間組織と政府機関の両方に導入され始めました。今日、これらはドキュメント管理に関連する会社の活動を可能な限り自動化する複雑なソリューションです。

電子文書管理（EDM）は、組織内の文書の作成、転送、承認、および承認を合理的かつ簡単に整理できる自動化された情報システムです。 EDIのコンポーネントは次のとおりです。

専用ソフトウェア;
インターネット;
電子メール-通信速度のため。
ローカルネットワークなど

EDMSは、企業内および複数の異なる組織間で使用できます。

リファレンス！ 企業内でのみEDMSを使用するには、特別なソフトウェアとネットワーク機器のみを購入する必要があります。外部のドキュメント管理を維持するには、追加の従業員（EDIオペレーター）が必要になります。

EDIはどのような問題を解決しますか？

電子ドキュメント管理は、次のタスクを解決します。

タスクの実行を自動制御することにより、会社の業務の透明性と管理効率を確保します。
実行と制御のためのビジネスプロセスとメカニズムの最適化、自動化。
国際品質基準の要件のサポート。
カートリッジ、紙、その他の材料のコストを削減することでリソースを節約します。
情報の効率的な蓄積、管理、およびアクセスのサポート。従業員の作業履歴を組織に保存することにより、スタッフの柔軟性を確保します。
ドキュメントの移動の制御を容易にします。
アクティビティログの実装。
ドキュメントの損失から保護します。
簡素化、電子アーカイブの存在によるドキュメントの保存コストの削減。

電子文書管理の基本要件

ワークフロー自動化システムは、基本的な要件を満たす必要があります。

ユーザーフレンドリーなインターフェースとドキュメント検索スキーム。
ドキュメントの実行とルーティングのためのシステムの可用性に対する適切な制御。
安全な保管;
分析レポートを作成する機能。
事務作業のサポート。
完全な情報セキュリティを確保します。

最新のEDMSには、顧客の要求を処理する機能や、特定の組織ごとに必要な問題を解決できるその他の便利なツールが備わっています。

LMSの長所と短所

電子文書管理には、紙と比較して、いくつかの利点があります。

事務処理の合理化-異なるドキュメントに同じ番号を割り当てることは不可能です。それらは自動的に生成されます。
フィルタの存在-ファイルの検索は、さまざまなパラメータによって可能です。
ドキュメントの進行状況を追跡します。いつでも、誰がドキュメントを操作しているか、どの段階でドキュメントを操作しているかを正確に知ることができます。
ドキュメントを失うことはありません。削除しても、いつでも復旧できます。
ドキュメントテンプレートは統一されています。
ドキュメントの最速の処理。承認のためにオフィス間で文書を運ぶ必要はありません。これは、組織の部門が異なる建物にある場合に特に役立ちます。
ドキュメントのすべてのバージョンが保存されます。誰がいつ変更を加えたかをいつでも追跡できます。
ドキュメントへのアクセス権を配布するためのカスタマイズ可能なパラメータと基準。
インターネットの存在により、世界中のどこにいても、24時間体制でドキュメントを利用できます。従業員は、出張、休暇、または病気休暇中にドキュメントを操作できます。
作業を計画する機能-ドキュメントを作成した後、プログラムはその実行に必要な日付を示します。
消耗品の節約-ほとんどのドキュメントの印刷は必要ありません。

マイナスのうち、特定できるものは次のとおりです。

高価なソフトウェア;
従業員のトレーニング費用。
既存のドキュメントのデジタル化に費やされた時間。

接続方法

EDSの実装は段階的に行う必要があります。それはいくつかの段階で構成されています：

ソフトウェアおよび必要に応じて追加の機器の取得。
その後の構成でプログラムをインストールします。アクセス権の配布、ドキュメントの移動ルートなど。
スタッフトレーニング。
従業員間の電子通信パスを確認および作成します。
プログラムの作業を調整し、技術的な問題を解決するか、アウトソーシング会社と契約を締結するように従業員を関与させます。
既存の紙の文書のデジタル化。

無料サービスはありますか

電子文書管理プログラムはほとんどが有料で、かなり高価です。ただし、AlfrescoやNauDocなどの無料サービスがあります。これらのシステムは、優れた機能を備えた無料版と有料版の両方を提供します。無料版の使用期間が制限されていないことが重要です。

Alfresco

Alfresco EDMSは、大企業向けの電子ドキュメント管理システムのマーケットリーダーです。ヨーロッパ、アメリカ、ロシアでは、多くの企業で使用されています。

重要な情報！ 主な違いは、任意のプラットフォームで、任意のプログラムで作成されたデータベースで動作する機能です。

Alfrescoの利点：

可能なユーザー数は数万人を超えます。
保存されるドキュメントの量に制限はありません。
会社のすべてのコンピューターに追加のソフトウェアをインストールする必要はありません。プログラムはインターネットを介して動作します。完全にWebアクセス可能。
他のサービスと比較して、最高のインターフェース。
モバイルデバイスから作業する機能。

NauDoc

NauDocは、NAUMENによって開発されたEDIシステムです。割り当てられたタスクの実行で得られた結果の結果として、ドキュメントを処理するための手順を管理し、実行の規律を制御することが可能になります。

NauDocを制御する機能を使用すると、システム内で直接従業員にタスクを割り当て、実行を監視し、期限を監視し、承認のためにドキュメントを送信してから、すでに合意したドキュメントを他のEDMSユーザーに送信できます。このプログラムを使用すると、特定の種類のドキュメントのルートを自動モードで設定できます。

プログラム内のすべてのアクションは、Webインターフェイスを介して実行されます。これにより、世界中のどこからでもシステムにログインできます。

NauDocの利点：

任意のオペレーティングシステムで動作します。
無料の基本バージョン。
無料の教育;
完全なWebインターフェイス。
コードを開きます。

主なサービスに関する情報

今日、ロシア市場は、組織間および組織内の電子文書管理のためのプログラムを提示しています。システム選択基準：

開発のしやすさ;
機能;
ロシアの法律の会計の質。
テクニカルサポートのレベル。
価格。

場合

Deloは、ロシアおよびその他のロシア語圏の国々でそのセグメントのリーダーとして認められています。これは、大企業と持ち株会社、および中小企業の両方で、ドキュメント管理と事務作業にうまく使用されています。

「ケース」は次のとおりです。

移動のすべての段階でドキュメントを追跡します。
テンプレート、プロジェクト作成のシンプルさと便利さ。
機能と全体的なシステムパフォーマンス。

ビデオを見ると、Deloシステムの動作を知ることができます。

システムのコストは、使用するデータベース管理システム（Microsoft SQL ServerまたはOracle）によって異なります。

表1.DeloEDMSライセンスのコスト。

*インジケータ*	*職場数*
*インジケータ*	*1-5*	*6-20*	*21-50*	*51-100*
	DBMS Microsoft SQL Server
	9 500	9 000	8 500	8 000
	DBMS Oracle
1つの職場の価格、こすります。	13 400	12 900	12 500	11 900

出典：eos.ru

リファレンス！ 計算は発生主義で実行されます。たとえば、40ジョブのOracle DBMSを使用した製品の価格は、5 * 13,400 + 15 * 12,900 + 20 * 12,500 = 510,500ルーブルになります。

ロジック

2012年まで、今日知られているロジックシステムはBoss-Referentと呼ばれていました。名前の変更はサービスの品質に影響しませんでした。それでも信頼性が高く機能的です。あらゆる規模の組織に適しています。

ロジックは次のとおりです。

ドキュメントの移動のための複雑なルートを設計する機能。
高レベルのデータ保護。
初心者によるシステムの習得のしやすさ。
柔軟でセットアップが簡単です。ドキュメント処理プロセスの変更。

このプログラムの欠点には、スタッフの離職率が高い場合のアクセス権の不便な差別化が含まれます。

1C：ドキュメント管理

組織にとって最も用途の広いドキュメント管理システム。「1C：ドキュメント管理」は、あらゆる形式のドキュメントの信頼性の高い一元化されたストレージを提供し、許可された従業員にそのドキュメントへのアクセスを提供します。

システムの利点：

十分に機能するデータ検索アルゴリズム。
価格と機能の最適な組み合わせ。
グラフィックやテキストからオーディオやビデオファイルまで、あらゆる形式のドキュメントを保存するためのシステム。
外部アプリケーションとの統合のサポート。
幅広いスケーラビリティ。これにより、大企業と中小企業の両方でこのソフトウェアを正常に使用できます。

短所は2つだけです。

経験豊富なユーザーでも学習の複雑さ。
高いシステム要件。

表2.50ジョブのEDS価格

*フランチャイズ*	*1人の従業員の価格、こすります。*	*50人の従業員の価格、こすります。*
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
場合	9 500	437 500
ロジック	5 900	260 000
1C：事務作業	4 568	228 400
ユーフラテス	7 300	295 000
EMC Documentum	個人	個人
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

出典：eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

リファレンス！ 1C：ドキュメント管理システムの価格は、会社がすでに1C：エンタープライズプログラムを使用していることを前提として計算されています。それ以外の場合は、サーバーライセンスのコストが追加されます。

電子文書管理が会社の収益性の即時の増加を保証するとは思わないでください。それどころか、その実装には深刻なコストがかかり、その結果、利益が減少する可能性があります。むやみにEDSライセンスを購入しないでください。これは特に中小企業に当てはまります。ただし、大規模な組織の場合、従業員の高い作業負荷、ビジネスの拡大、電子ドキュメント管理により、企業のコストを大幅に削減でき、その実装は十分に迅速に成果を上げます。

コンピュータの普及に伴い、ドキュメントの100％が電子的に作成されています。それにもかかわらず、それらの半分以上はまだレビューと承認のために印刷されています。

文書の交換や事業体間の契約書の署名については、ここではほとんどの場合紙の運送業者が使用されます。

提出方法は3つあります。

納税者の個人口座の保証付きメッセージ配信システムを介して;
EDSを使用した磁気メディアについて
税務調査官事務所の「納税者ターミナル」プログラムを通じて。

効率の向上とコストの削減は、今後数年間ビジネスを継続することを計画しているすべてのビジネスの目標です。そしてそれは、特にこれがロシアの法律で規定されているので、電子文書管理の導入で達成することができます。

同時に、法律に従って紙の形式で印刷する必要のあるドキュメントに注意を払い、紙と電子ドキュメントの管理が重複しないようにすることが重要です。この場合、何も保存されません。

すべてが正しく整理されている場合、電子ドキュメント管理は現代の企業の効率の鍵となります。

SEDの実装プロセス。 電子文書管理システムの実装と開発：誤解を取り除き、真の目標を形成します。 電子文書管理システムの要件