In data 8 gennaio 2015, le modifiche apportate dal Decreto Governativo RF 29 dicembre 2014 n. 1595 al Regolamento sulle specificità dell'invio dei lavoratori in trasferta, approvato con Decreto Governativo RF 13 ottobre 2008 n. 749, entrata in vigore: dal testo del Regolamento è stata esclusa la nozione di “certificato di viaggio”, “incarico di servizio” e “relazione sul lavoro svolto in trasferta”.

Analoghe modifiche sono state apportate dal Decreto del Presidente della Federazione Russa del 12.12.2014 n. 765 alla Procedura e condizioni per il distacco dei funzionari statali federali, approvato con Decreto del Presidente della Federazione Russa del 18.07.2005 813 (le modifiche sono entrate in vigore il 01.02.2015).

Inoltre, con ordinanza del Ministero delle finanze della Russia n. 147n, del Ministero del lavoro della Russia n. 1044 del 15 dicembre 2014, l'Istruzione del Ministero delle finanze dell'URSS, il Comitato di Stato dell'URSS per il lavoro e il Il Consiglio centrale dell'Unione dei sindacati dell'URSS e il Consiglio centrale dei sindacati di tutta l'Unione n. 62 "In viaggio d'affari all'interno dell'URSS" è stato annullato.

In che modo questi cambiamenti influenzeranno l'elaborazione dei viaggi di lavoro per i dipendenti?

Stiamo apportando modifiche alle normative sui viaggi di lavoro dei dipendenti

Ogni organizzazione i cui dipendenti sono inviati in trasferta deve disporre di un atto normativo locale approvato dal capo dell'organizzazione o da una persona da lui autorizzata (ad esempio, il Regolamento sui viaggi di lavoro dei dipendenti) che disciplini la procedura per l'emissione dei viaggi di lavoro, la durata dei viaggi di lavoro, la procedura e l'importo del risarcimento per le spese relative ai viaggi di lavoro e altre questioni relative ai viaggi.

Ora è necessario apportare le opportune modifiche a questo documento o approvarne la nuova edizione.

Nota!
Al fine di allineare gli atti giuridici normativi alla legislazione vigente della Federazione Russa, l'Istruzione del Ministero delle finanze dell'URSS, il Comitato statale per il lavoro dell'URSS e il Consiglio centrale dell'Unione dei sindacati dell'URSS e dell'Unione Consiglio centrale sindacale dei sindacati del 04/07/1988 "In viaggio d'affari all'interno dell'URSS" invalidato sul territorio della Federazione Russa (ordinanza del Ministero delle Finanze n. 147n, Ministero del Lavoro della Russia n. 1044 del 15 dicembre 2014).

Motivi per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari

Secondo la nuova edizione del par. 2 comma 3 del Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13.10.2008 n. 749 (di seguito denominato Regolamento sui viaggi d'affari), i dipendenti vengono inviati per affari viaggi sulla base della decisione del datore di lavoro per un certo periodo di tempo per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente ... Viene riconosciuto come viaggio di lavoro anche il viaggio di un dipendente inviato in viaggio d'affari per decisione del datore di lavoro a una suddivisione separata dell'organizzazione di invio (ufficio di rappresentanza, succursale), situata al di fuori del luogo di lavoro permanente.

Tuttavia, il Regolamento sui viaggi d'affari non dice nulla sul fatto che la decisione del datore di lavoro debba essere per iscritto. A questo proposito, notiamo che se prima il periodo per il quale il datore di lavoro invia un dipendente in viaggio d'affari è stato indicato in tre documenti: un incarico di servizio per l'invio in viaggio d'affari, un ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari e un certificato di viaggio di lavoro, ora, dopo l'annullamento del certificato di viaggio di lavoro e l'affidamento del servizio, l'unico documento che determina la durata di un viaggio di lavoro è l'ordine di inviare un dipendente in viaggio di lavoro, e può essere solo scritto. Pertanto, in un atto normativo locale, si consiglia di formulare tale disposizione, ad esempio, come segue:

a proposito
Il servizio fiscale ha ripetutamente espresso l'opinione che la presenza e l'esecuzione di un ordine per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari, un incarico di servizio per l'invio in viaggio d'affari e un rapporto sulla sua attuazione siano determinati dal flusso documentale interno dell'organizzazione , e per le prove documentali ai fini della tassazione dei profitti delle organizzazioni, questi documenti non sono obbligatori (vedi. , ad esempio, lettere del Servizio fiscale federale della Russia del 25 novembre 2009 n. MN-22-3 / [e-mail protetta] e del 18.08.2009 n. 3-2-06 / 90, lettera del Servizio fiscale federale per Mosca del 28.10.2010 n. 16-15 / [e-mail protetta]).
Tuttavia, ai sensi del par. 4 capoverso 1 dell'art. 252 del Codice Fiscale della Federazione Russa, le spese documentate sono intese come spese confermate, in particolare, da documenti che confermano indirettamente le spese sostenute, incl. un ordine di viaggio d'affari e documenti di viaggio.
Riteniamo che ora il servizio fiscale riconosca sia l'obbligo di emettere un ordine di invio per viaggio di lavoro, sia la possibilità di confermare il periodo di permanenza in viaggio di lavoro con documenti di viaggio senza emettere un certificato di viaggio.

Determinare il periodo effettivo di permanenza del dipendente in viaggio d'affari

Prima che venissero apportate modifiche al Regolamento sui viaggi di lavoro, il documento che confermava l'effettivo periodo di permanenza del dipendente in viaggio d'affari, ai sensi della clausola 7 del Regolamento sui viaggi di lavoro, era un certificato di viaggio. Ma in alcuni casi, era impossibile apporre segni sui punti di arrivo e di partenza da essi, e il Ministero delle finanze della Russia, in una lettera del 16.08.2011 n. 03-03-06 / 3/7, ha spiegato che in tali situazioni il fatto di essere nel luogo del viaggio d'affari era tempo può essere confermato da altri documenti, in particolare:

• un ordine (decreto) sulla direzione del dipendente in viaggio d'affari;
• un incarico di servizio per l'invio in viaggio d'affari e un rapporto sulla sua attuazione;
• documenti di viaggio da cui seguono le date di arrivo e partenza dalla destinazione;
• fattura alberghiera attestante il periodo di residenza presso la sede dell'attività.

Nota!
Secondo la nuova versione della clausola 7 del Regolamento sui viaggi d'affari, viene determinato il periodo effettivo di permanenza del dipendente nel luogo del viaggio d'affari sui documenti di viaggio presentata dal dipendente al ritorno da un viaggio di lavoro.

E questo è abbastanza logico, dal momento che l'ordine conferma solo pianificato termine viaggi di lavoro, assegnazione del servizio annullata, conferma solo la fattura dell'hotel durata del soggiorno e i biglietti confermano l'intero periodo di soggiorno in viaggio d'affari, inclusi sia il viaggio di andata e ritorno che l'alloggio presso la sede dell'attività.

C'è un'uscita!
Il Ministero delle finanze della Russia, in una lettera del 05.02.2010 n. 03-03-05 / 18, ha spiegato che in caso di smarrimento degli originali dei documenti di viaggio, un duplicato del documento di viaggio o una copia della copia del biglietto rimasto a disposizione dell'organizzazione di trasporto che ha effettuato il trasporto della persona, o un certificato dell'organizzazione di trasporto, indicante i dettagli che consentono di identificare una persona, il suo percorso, il prezzo del biglietto e la data del viaggio.

Secondo il par. 2 clausola 9 della Procedura e condizioni per il viaggio d'affari dei funzionari statali federali, approvata con decreto del Presidente della Federazione Russa del 18 luglio 2005 n. 813 (come modificato il 12.12.2014; di seguito - la Procedura e le condizioni di viaggio d'affari), in assenza di documenti di viaggio (biglietti), il periodo effettivo di soggiorno di un dipendente pubblico in viaggio d'affari è determinato da altri documenti che confermano il periodo di soggiorno per viaggio d'affari, il cui elenco è approvato dal il Ministero delle Finanze della Federazione Russa.

Riteniamo che questo elenco sarà utile non solo per gli organi statali federali, i fondi statali fuori bilancio della Federazione Russa e le istituzioni statali federali, ma anche per altre organizzazioni non legate alla sfera del bilancio.

Spesso i dipendenti viaggiano per lavoro con i mezzi personali. Secondo il nuovo - secondo - comma della clausola 7 del Regolamento sui viaggi di lavoro nel caso in cui il lavoratore si rechi alla sede dell'attività e (o) torni al luogo di lavoro con un mezzo di trasporto personale (auto, moto) il periodo effettivo di permanenza presso la sede dell'attività è indicato nella nota, che viene presentato dal dipendente al ritorno da un viaggio d'affari al datore di lavoro contemporaneamente ai documenti giustificativi che confermano l'uso del trasporto specificato per il viaggio fino al luogo del viaggio d'affari e ritorno (lettera di vettura, fatture, ricevute, ricevute di cassa, ecc.) .

Una nota di servizio viene redatta in qualsiasi forma, ma se è un evento abbastanza comune nell'organizzazione di un viaggio per viaggi di lavoro con il trasporto personale, si consiglia di sviluppare un modulo apposito che consentirà al dipendente di indicare tutte le informazioni necessarie ed evitare errori.

Il modulo della nota e un esempio di compilazione (Esempio 1) possono essere riportati in allegato al Regolamento sui viaggi di lavoro dei lavoratori.

Le note di servizio insieme ai documenti che confermano l'uso dell'auto (lettera di vettura, ricevute di pagamento della benzina, ricevute per il parcheggio e il viaggio su strade a pedaggio, ecc.), Insieme a un rapporto anticipato, vengono trasferite all'ufficio contabilità.

Come confermare le visite a più località di viaggio d'affari?
In precedenza, era possibile apporre segni sul certificato di viaggio di arrivo e partenza da ogni punto del viaggio di lavoro. Nella nuova edizione del Regolamento sulle trasferte di lavoro non sono previste regole sulla modalità di indicazione di più luoghi che un dipendente deve visitare durante una trasferta di lavoro. E' possibile, ovviamente, confermare le spese di viaggio, elencare tutti i punti di viaggio visitati dal dipendente in una nota con l'allegato dei documenti di viaggio che confermano il trasferimento del dipendente da un punto di viaggio all'altro.
Tuttavia, poiché non viene menzionata la nuova edizione del Regolamento sui viaggi di lavoro sull'obbligo di indicare nella circolare tutti i luoghi visitati da un dipendente in viaggio di lavoro, riteniamo che sarà sufficiente la presentazione dei documenti di viaggio.

Va notato che nelle organizzazioni di bilancio, in conformità con la clausola 21.1 della Procedura e condizioni del viaggio d'affari, il rimborso delle spese associate all'uso del trasporto personale da parte dei dipendenti pubblici per viaggiare verso la sede di lavoro e tornare alla sede permanente di il servizio civile statale federale è svolto secondo le modalità stabilite dal governo Federazione Russa.

Inoltre, ai sensi della clausola 22 della Procedura e delle condizioni per i viaggi di lavoro in assenza di documenti di viaggio (biglietti) o documenti emessi da organizzazioni di trasporto e che confermano le informazioni contenute nei documenti di viaggio (biglietti), la tariffa non si paga, ad eccezione del rimborso delle spese relative all'utilizzo del mezzo di trasporto personale per viaggi di lavoro e ritorno.

Viaggio d'affari all'estero

La clausola 15 del Regolamento sui viaggi d'affari ha cessato di essere in vigore, pertanto, i certificati di viaggio d'affari non devono essere rilasciati anche nel caso di un viaggio d'affari negli Stati membri della Comunità degli Stati Indipendenti con i quali sono stati stipulati accordi intergovernativi concluso, in base al quale le autorità di frontiera non prendono nota dell'attraversamento dei confini di Stato.

In conformità con la nuova versione della clausola 19 del Regolamento sui viaggi d'affari, la data di attraversamento del confine di stato della Federazione Russa quando si viaggia dal territorio della Federazione Russa e verso il territorio della Federazione Russa è determinata dai documenti di viaggio ( Biglietti).

La nuova edizione del Regolamento sui viaggi di lavoro non dice nulla su come confermare la data di attraversamento del confine se il dipendente è andato in viaggio d'affari, ad esempio, in un'auto ufficiale. Riteniamo che le date di attraversamento del confine di Stato debbano essere indicate nella nota.

Emettiamo un ordine per inviare un dipendente in viaggio d'affari

Se la tua organizzazione decide di utilizzare i moduli unificati n. T-9 "Ordine per l'invio di un dipendente in viaggio d'affari" e T-9a "Ordine per l'invio di lavoratori in viaggio d'affari", approvato dalla risoluzione del Comitato statistico statale della Russia del 05.01.2004 n. 1, è necessario seguire la Procedura per l'applicazione dei moduli unificati della documentazione contabile primaria, approvata dal decreto del Goskomstat della Russia del 24.03.1999 n. 20 (di seguito - la Procedura per l'applicazione della forme).

Secondo le parti due e tre della procedura per l'applicazione dei moduli unificati, tutti i dettagli dei moduli unificati approvati dal Comitato statale di statistica della Russia rimangono invariati (compreso il codice, il numero del modulo, il nome del documento) , non è consentita la rimozione dei singoli dati dai moduli unificati.

La riga per indicare la base dell'ordine nei moduli unificati n. T-9 e T-9a non è un attributo separato, ma solo una parte dell'attributo "Testo", redatto in forma tabellare, ma ti consigliamo di non per cambiare l'interlineare - eliminare le parole "incarico di servizio" possiamo, nonostante il fatto che queste parole abbiano completamente perso la loro rilevanza.

Se l'organizzazione ha approvato forme unificate locali di ordini per inviare un dipendente (dipendenti) in viaggio d'affari (Esempi 2 e 3), tutto è semplificato, poiché nulla ti impedisce di apportare le modifiche necessarie al modulo locale e di riapprovvirlo. La riga per specificare la base dell'ordine può essere simile a questa:

Motivo: ___________________________________________________
nome, data e numero del documento

Qual è ora la base per l'emissione di un ordine? Un datore di lavoro può inviare un dipendente in viaggio d'affari per vari motivi, ad esempio:

• se i viaggi di lavoro sono previsti da un accordo sull'esecuzione del lavoro (prestazione di servizi) o un accordo su attività congiunte, tale accordo è indicato come base per l'emissione di un ordine;
• se un viaggio d'affari è necessario allo scopo di concordare e / o firmare documenti, la base può essere una nota del capo dell'unità;
• se l'organizzazione ha un piano approvato per i viaggi di lavoro dei dipendenti per un trimestre, un semestre o un anno intero, questo piano sarà la base per l'emissione dell'ordine;
• se è necessario risolvere problemi specifici di attività produttive, economiche, finanziarie e di altro tipo, la base può anche essere una nota ufficiale (relazione), o un piano d'azione, o un invito nell'ambito di attività congiunte;
• se l'organizzazione ha ricevuto un invito a partecipare ad un convegno, incontro, seminario o altro evento al fine di studiare, generalizzare e diffondere esperienze, nuove forme e metodi di lavoro e il datore di lavoro ritiene utile tale partecipazione, tale invito è indicato come base per emettere l'ordine.

Come si rilascia un incarico di servizio?

Secondo la nuova edizione del par. 2 comma 3 del Regolamento sui viaggi d'affari, i dipendenti vengono inviati in viaggio d'affari in base alla decisione del datore di lavoro per un periodo specificato per svolgere un incarico di servizio al di fuori del luogo di lavoro permanente. Inoltre, nell'art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa dice su disposizione datore di lavoro.

Il Regolamento sui viaggi d'affari non dice nulla sulla necessità di formalizzare tale ordine per iscritto. Di conseguenza, l'organizzazione stessa deve decidere se è necessario redigere incarichi di servizio per iscritto, quale modulo scegliere per questo e chi li firmerà, nonché come il dipendente potrà confermare l'adempimento dell'incarico di servizio.

Si noti che nella maggior parte dei casi non è necessaria una forma scritta separata di incarico di servizio, poiché l'incarico (scopo) è formulato nell'ordine e il risultato del viaggio è confermato dai documenti portati dal dipendente. Ad esempio, un dipendente è stato incaricato di intraprendere un viaggio d'affari, il cui scopo è incontrare la controparte e ottenere la sua firma sul contratto. Al ritorno da un viaggio di lavoro, il dipendente presenta alla direzione il contratto firmato.

In questi casi, la compilazione di un incarico di servizio per iscritto è solo una burocrazia non necessaria, nonché una relazione sul lavoro svolto durante un viaggio d'affari.

Tuttavia, non è raro che l'incarico affidato al lavoratore distaccato sia piuttosto complesso, costituito da più compiti, a volte non correlati tra loro, pieni di dati numerici, ad es. tale che è impossibile, da un lato, ricordare e, dall'altro, dimostrare che esisteva proprio una tale commissione. Naturalmente, in tali casi, l'affidamento del servizio richiede una forma scritta.

Nel Regolamento sui viaggi di lavoro dei dipendenti dell'organizzazione, i relativi paragrafi possono essere formulati come segue:

C'è un altro modo per assegnare un incarico di servizio. Nelle forme unificate locali degli ordini per l'invio di un dipendente (dipendenti) in trasferta di lavoro, al posto delle righe "con uno scopo" (in forma unipersonale) e "finalità" (in forma multisoggetto), è possibile fornire il righe “Incarico di servizio”, in cui è possibile indicare un breve contenuto dell'incarico di servizio (vedi Esempi 2 e 3).

Nota: p.6 del Regolamento sui viaggi di lavoro, dove si diceva sullo scopo del viaggio, che avrebbe dovuto essere indicato nell'incarico di servizio, è scaduto.

Se il volume dell'incarico di servizio è grande, può essere indicato non nell'ordine stesso, ma nell'appendice ad esso (Esempio 4), senza dimenticare di indicare nell'ordine che c'è un'appendice.

Se l'organizzazione utilizza i moduli unificati n. T-9 e T-9a, è anche possibile inserire in essi righe aggiuntive per indicare l'incarico di servizio o redigere un foglio "Incarico di servizio", perché secondo la parte quinta della Procedura per l'applicazione dei moduli unificati nella fabbricazione di prodotti vergini sulla base di moduli unificati di documentazione contabile primaria, è consentito apportare modifiche in termini di colonne e righe di espansione e restringimento, tenendo conto del significatività degli indicatori, inserimento di righe aggiuntive (anche gratuite) e fogli sciolti per la comodità di inserire ed elaborare le informazioni necessarie.

Invece di un foglio di calcolo, puoi redigere un incarico di servizio sotto forma di allegato all'ordine.

Come rendicontare il lavoro svolto durante un viaggio di lavoro?

Il comma 2 della clausola 26 del Regolamento sui viaggi di lavoro, secondo il quale il lavoratore, al ritorno da un viaggio di lavoro, era tenuto a presentare al datore di lavoro, entro tre giorni lavorativi, una relazione scritta sul lavoro svolto durante il viaggio di lavoro, concordato con il capo dell'unità strutturale del datore di lavoro, è scaduto dall'8 gennaio di quest'anno.

Si può trarre la seguente conclusione: come nel rilascio di un incarico di servizio, l'organizzazione deve decidere autonomamente se tale relazione è necessaria, in quale forma deve essere presentata e chi deve firmarla e, se l'organizzazione lo ritiene necessario, acconsentire e/o approvare.

a proposito
Secondo sub. "B" clausola 35 della Procedura e condizioni del viaggio di lavoro al ritorno da un viaggio di lavoro, un dipendente pubblico deve, entro tre giorni lavorativi, presentare all'ente statale relazione sul lavoro svolto durante il periodo di viaggio d'affari, concordato con il capo dell'unità strutturale in cui sostituisce la posizione del servizio civile dello stato federale.

Nel Regolamento sui viaggi di lavoro dei dipendenti dell'organizzazione, i relativi paragrafi possono essere formulati come segue:

Nota che in alcuni casi non è necessario fornire un rapporto... Ad esempio, se un dipendente è stato inviato in viaggio d'affari per acquistare pezzi di ricambio, dopo essere tornato da un viaggio di lavoro, è sufficiente che li consegni al magazzino e presenti i documenti per questi pezzi di ricambio all'ufficio contabilità. Casi simili possono essere previsti nel Regolamento sui viaggi di lavoro dei dipendenti, ad esempio:

Contabilità lavoratori in partenza e in arrivo per trasferte

Secondo la clausola 8 del Regolamento, la procedura e le forme di contabilità per i dipendenti che partono per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio e arrivano all'organizzazione a cui sono inviati sono determinate dal Ministero del lavoro e della protezione sociale della Federazione Russa.

La procedura e le forme di contabilità per i dipendenti che partono per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio e arrivano all'organizzazione a cui sono inviati sono approvate con ordinanza del Ministero della salute e dello sviluppo sociale dell'11.09.2009 n. 739n (di seguito - Ordinanza n. 739n).

Nel registro dei dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio, riportato nell'allegato n. 2 all'ordine n. 739n, è prevista una colonna per indicare la data e il numero del certificato di viaggio. Prima di apportare modifiche all'Ordine n. 739n, è possibile inserire un trattino in questa colonna.

I nostri consigli
Un trattino (trattino em) si ottiene premendo contemporaneamente tre tasti: Ctrl + Alt + «-» sul tastierino numerico.

Il modulo del registro dei dipendenti giunti presso l'ente presso il quale sono stati inviati per lavoro, riportato nell'allegato n. 3 all'ordinanza n. 739n, prevede l'indicazione del nominativo dell'ente che ha rilasciato il titolo di viaggio. In questa colonna è necessario indicare il nome dell'organizzazione di invio.

Per quanto riguarda i funzionari statali federali, l'articolo 10 della procedura e le condizioni del viaggio d'affari prevedevano che gli organi statali tengano i registri dei dipendenti pubblici in partenza e in arrivo in viaggio d'affari su giornali speciali secondo moduli, la cui procedura di approvazione è determinata dal governo del la Federazione Russa. Il rappresentante del datore di lavoro o una persona da lui autorizzata, con suo decreto (decreto), nomina un funzionario incaricato della tenuta di tali giornali e dell'annotazione dei titoli di viaggio.

Pertanto, al momento della pubblicazione di questo articolo, la questione della contabilità dei dipendenti pubblici in partenza e in arrivo per viaggi di lavoro non è stata risolta.

In conclusione, richiamiamo la Vostra attenzione sul fatto che l'esclusione dal testo del Regolamento sui viaggi di lavoro di concetti quali "finalità del viaggio di lavoro", "incarico di servizio", "certificato di viaggio", "rapporto su il lavoro svolto durante un viaggio di lavoro" non significa che il datore di lavoro non debba formulare lo scopo del viaggio di lavoro e non impone un divieto all'uso dei documenti elencati. Pertanto, se l'organizzazione ritiene opportuno utilizzare un certificato di viaggio e altri documenti in un formato per lei familiare e conveniente, si consiglia di indicarlo nel Regolamento sui viaggi di lavoro dei dipendenti dell'organizzazione.
Tuttavia, non si può ignorare che in questo caso un problema è possibile: la parte ricevente può rifiutarsi categoricamente di apporre segni all'arrivo nella sede dell'attività e all'uscita dalla stessa, facendo riferimento alla nuova versione del Regolamento.

Il decreto Rosstat del 23 dicembre 2005 n. 107 ha approvato i moduli unificati n. TK-1 (stato) "Diario di bordo dell'ente statale federale dei lavoratori in viaggio d'affari" e n. viaggi d'affari".

Domanda

Buon pomeriggio.
Abbiamo apportato modifiche alle normative sui viaggi di lavoro. Devo apportare modifiche ai contratti di lavoro dei dipendenti e informare il team della domanda contro la firma?

Risposta

Il regolamento di viaggio è un regolamento locale.

Pertanto, un datore di lavoro - un'organizzazione commerciale ha il diritto di fissare l'importo dell'indennità giornaliera a sua discrezione.

L'articolo 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa stabilisce che i datori di lavoro, ad eccezione dei datori di lavoro che non sono imprenditori individuali, adottano regolamenti locali contenenti norme di diritto del lavoro di loro competenza in conformità con la legislazione del lavoro e altri atti normativi contenenti lavoro norme di legge. , contratti collettivi, accordi.

Ai sensi dell'art. 22 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il datore di lavoro è obbligato a informare i dipendenti contro la firma delle normative locali adottate, direttamente connessi alle loro attività lavorative.

Alla legislazione sul lavoro della Federazione Russa non è vietato apportare modifiche alle normative locali.

Di conseguenza, il datore di lavoro ha il diritto di modificare la normativa sui viaggi di lavoro modificando l'importo della diaria. Allo stesso tempo, il datore di lavoro deve familiarizzare i dipendenti con le modifiche contro la loro firma, ma non è richiesto il consenso dei dipendenti.

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Le norme di viaggio sono un documento importante per i datori di lavoro i cui dipendenti si recano in viaggio d'affari. Le regole da seguire durante la registrazione e la registrazione dei viaggi di lavoro sono soggette a modifiche. Da qui la necessità di inserire disposizioni di rilievo nel documento che disciplina le tematiche relative ai viaggi di lavoro.

Perché redigere un regolamento sull'invio dei dipendenti in trasferta

La disciplina sulle trasferte fa riferimento agli atti locali interni del datore di lavoro, applicati insieme ad altri documenti analoghi (regolamento sulle retribuzioni, regolamento interno del lavoro, disposizioni sui premi, indicizzazione delle retribuzioni, ecc.).

Controlla gli atti locali interni dell'azienda sul nostro sito web:

• "Regolamento Interno del Lavoro - Campione 2019";
• "Norme in materia di tutela del lavoro dei lavoratori dipendenti - campione-2019".

La forma di questo documento non è legalmente approvata e il suo contenuto non è regolamentato. Ogni datore di lavoro redige tale disposizione, tenendo conto delle sue sottigliezze e peculiarità "di viaggio".

Il regolamento sui viaggi d'affari è progettato per stabilire e consolidare molti fattori diversi: tipi di viaggi d'affari (all'interno della Russia o all'estero), la natura e l'importo delle spese di viaggio rimborsabili (solo per viaggio e alloggio o altro elenco), trasporto utilizzato per il viaggio e altre caratteristiche.

Lo sviluppo di un tale documento interno ai fini della contabilità fiscale consente di riconoscere senza paura varie spese come spese di viaggio e giustificare il loro valore in spese nel calcolo dell'imposta sul reddito o del sistema fiscale semplificato.

Non è necessario redigere un regolamento sui viaggi di lavoro se il datore di lavoro non invia i suoi dipendenti in viaggio di lavoro e non prevede di farlo.

Cosa è considerato un viaggio di lavoro e quando non si applica il regolamento di viaggio

La normativa sui viaggi di lavoro del modello 2019 procede sostanzialmente dalla definizione che è familiare a tutti e dalle condizioni fondamentali per riconoscere il viaggio di un dipendente come viaggio di lavoro.

IMPORTANTE! In base alla definizione data dall'art. 166 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un viaggio d'affari è un viaggio di un dipendente per svolgere un incarico di lavoro al di fuori del suo posto di lavoro per un periodo stabilito dal datore di lavoro.

Poiché la partenza di una persona dal luogo del suo impiego permanente è associata a costi aggiuntivi (per viaggio, alloggio, ecc.), Che richiedono documentazione e giustificazione speciali e il riconoscimento delle spese di viaggio nel calcolo della base imponibile per il profitto o STS dipende su molti fattori (orientamento al lavoro, durata del viaggio, ecc.), l'importanza dell'offerta sui viaggi di lavoro non può essere sopravvalutata.

Tale documento comprova l'ammontare delle varie spese associate al viaggio (dalle indennità giornaliere ai diritti aeroportuali e al pagamento del bagaglio), e descrive anche la procedura per i dipendenti distaccati (lo schema per la ricezione dei fondi per il viaggio, la composizione dei documenti obbligatori, il orario di lavoro su strada, ecc.).

Questa posizione non può essere utilizzata in tutti i casi. Tale documento non disciplina le azioni dei dipendenti dell'azienda se il loro lavoro è di natura itinerante, nonché quando i dipendenti viaggiano per scopi personali.

La corretta classificazione del viaggio riveste particolare importanza nell'applicazione della disposizione di viaggio. Puoi riconoscere la partenza come un viaggio di lavoro e utilizzare legalmente la disposizione nei seguenti casi:

• il viaggio è effettuato per motivi di lavoro e per decisione della direzione;
• un dipendente lavora per un certo periodo di tempo lontano dall'insediamento in cui si trova il suo posto di lavoro principale;
• un contratto di lavoro o un contratto GPC è stato concluso con un dipendente in viaggio d'affari.

Scopri se è possibile prendere in considerazione le spese di viaggio ai fini dell'imposta sul reddito di un dipendente con cui è stato concluso un accordo GPC.

Una condizione importante della posizione è il consolidamento del diritto del dipendente di rifiutare un viaggio d'affari

Nel regolamento sui viaggi di lavoro, non sarà superfluo elencare tutti i casi in cui un dipendente ha il diritto di rifiutare un viaggio di lavoro e le situazioni in cui è imposto per legge il divieto di inviare un dipendente in viaggio di lavoro. Ciò consentirà ai dipendenti di difendere i propri diritti legali ed eliminare i conflitti di lavoro.

Pertanto, il Codice del lavoro della Federazione Russa vieta l'invio di dipendenti incinte in viaggi d'affari (articolo 259), dipendenti durante il periodo del contratto di apprendistato, se i viaggi di lavoro non sono correlati all'apprendistato (paragrafo 3 dell'articolo 203), nonché ai minori dipendenti della società (articolo 268). In relazione all'ultima categoria di lavoratori, l'articolo specificato del Codice del lavoro della Federazione Russa prevede delle sfumature: i viaggi di lavoro dei lavoratori creativi minorenni non sono vietati secondo l'elenco approvato dal governo della Federazione Russa (decreto del 28 aprile , 2007 n. 252).

Un altro gruppo di lavoratori è autorizzato a rifiutare o accettare di viaggiare per lavoro. In questo caso, possono esprimere la loro volontà per iscritto. Tra tali dipendenti (articolo 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa):

• donne con bambini di età inferiore a 3 anni;
• madri e padri che crescono da soli i bambini di età inferiore ai 5 anni;
• lavoratori con figli disabili;
• dipendenti che si prendono cura dei membri malati delle loro famiglie in conformità con un referto medico (articolo 259 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

La stessa scelta è data ai tutori e ai fiduciari dei minori (articolo 264 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Per i dipendenti che non rientrano nelle suddette categorie, il rifiuto di intraprendere un viaggio di lavoro comporta un'elevata probabilità di ricevere sanzioni disciplinari.

Nel caso in cui si utilizzi un promemoria sull'invio di un dipendente in viaggio d'affari, la procedura per la sua creazione e spostamento dovrebbe riflettersi anche nei regolamenti sui viaggi d'affari.

Le regole per l'emissione di una nota per un viaggio di lavoro del campione del 2019 non sono regolate da nulla. È obbligatorio per lei avere la risoluzione del datore di lavoro.

L'obbligo di rilasciare un certificato di viaggio è stato annullato dal 2015. Tuttavia, la presenza di questo documento disciplina in una certa misura il lavoratore viaggiato e, in assenza di documenti di viaggio, consente di confermare le date del viaggio. Per questo motivo, la maggior parte dei datori di lavoro non ha abbandonato l'uso del certificato di viaggio e lo ha lasciato tra i documenti interni obbligatori.

Ritorno dal viaggio. Memorandum di viaggio d'affari: campione-2019

Dal 2015, un altro documento ha cessato di essere applicato: un rapporto di viaggio d'affari. Anche se ciò non significa che un dipendente di ritorno da un viaggio d'affari non dovrà rendere conto del lavoro svolto durante un viaggio d'affari. Dovrai comunque rilasciare un documento al termine di un viaggio di lavoro, solo in una forma diversa e con un nome diverso.

IMPORTANTE! In conformità con la clausola 7 del regolamento n. 749, una nota di viaggio d'affari emessa da un dipendente può essere una conferma del periodo di soggiorno in viaggio d'affari e altre sfumature di un viaggio d'affari. Il campione del 2019 per lei non è stabilito normativamente e il datore di lavoro può svilupparlo in modo indipendente. Allo stesso tempo, ha il diritto sia di prevedere per tutti, senza eccezioni, i dipendenti distaccati l'obbligo di redigere tale promemoria, sia di riflettere nei regolamenti sui viaggi di lavoro singoli casi della sua esecuzione (ad esempio, un viaggio di lavoro mediante trasporto personale o assenza di viaggio e altri documenti attestanti la durata del viaggio di lavoro).

Oltre a un promemoria, un dipendente di ritorno da un viaggio dovrà redigere un documento obbligatorio per tutti: un rapporto anticipato. L'azienda può sviluppare un proprio modulo per tale rapporto o utilizzare il modulo unificato AO-1.

Per le regole per la compilazione del modulo AO-1, ​​cfr. .

Per la redazione del verbale di anticipo e la liquidazione finale del pagamento del viaggio emesso in anticipo, sono concessi 3 giorni lavorativi dopo il ritorno da un viaggio di lavoro (clausola 26 del regolamento n. 749). La relazione è accompagnata da documenti che confermano tutte le spese sostenute durante il viaggio (per alloggio, viaggio e altre spese di viaggio).

Dove scaricare un esempio di promemoria del viaggio di lavoro 2019?

Come notato sopra, in alcuni casi, la conferma del periodo di permanenza in viaggio d'affari è una nota scritta dal dipendente.

Un esempio di promemoria del viaggio di lavoro 2019 può essere scaricato qui:

Si prega di notare che anche un promemoria in alcuni casi (in assenza di documenti di viaggio, documenti per l'affitto di alloggi o altri documenti che confermano la conclusione di un contratto per la fornitura di servizi alberghieri nel luogo del viaggio d'affari) non può confermare la durata dell'attività viaggio (comma 3, comma 7, della delibera n. 749). Inoltre, è necessario apporre su un promemoria o altro documento la conferma della parte ricevente sul periodo effettivo di permanenza del dipendente in viaggio d'affari. A tal proposito diventa importante rilasciare un titolo di viaggio, ed è comunque opportuno prevedere il rilascio di tale documento nella normativa sui viaggi di lavoro.

Elenchiamo nella posizione i documenti che confermano le spese

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Il viaggio di un dipendente attraverso il territorio del nostro paese o fuori dai suoi confini, associato allo svolgimento di incarichi ufficiali, è sempre associato a costi aggiuntivi. Se è pianificato un viaggio d'affari in Russia, i costi iniziali del datore di lavoro quando si invia un dipendente in viaggio d'affari saranno i costi del viaggio verso la destinazione (per i viaggi d'affari all'estero, i costi iniziano con l'ottenimento di visti, passaporti, ecc. - ne parleremo separatamente).

I modi moderni di muoversi nello spazio sono piuttosto diversi: con treni, aerei, autobus, taxi. Inoltre, l'auto personale di un dipendente o un veicolo a noleggio può fungere da viaggio di lavoro.

Con tutti i documenti di viaggio familiari a tutti, tutto è estremamente semplice: i loro originali sono allegati al rapporto di anticipo e il costo del viaggio è facilmente incluso nelle spese fiscali. Tuttavia, le realtà moderne stanno apportando modifiche a questa procedura comprensibile e familiare per la contabilizzazione delle spese di viaggio.

La rapida introduzione di documenti elettronici nelle nostre vite dà luogo a disaccordi tra contribuenti e controllori fiscali in merito al riconoscimento in base alle loro spese di trasloco dei dipendenti in trasferta.

Le spiegazioni dei funzionari possono aiutare in questo. Ad esempio, la lettera del Ministero delle finanze della Russia del 19 giugno 2015 n. 03-03-07 / 35548 afferma che una carta d'imbarco e una ricevuta stampata del bagaglio (ricevuta d'itinerario) sono sufficienti per documentare le spese di viaggio quando si acquista un biglietto aereo in forma non certificata (biglietto elettronico) ... Il biglietto confermerà il volo del dipendente viaggiato sulla tratta indicata nel biglietto elettronico, e il costo del volo sarà giustificato dalla ricevuta dell'itinerario.

In una lettera del 09.10.2017 n. 03-03-06 / 1/65743, i funzionari del Ministero delle finanze hanno chiarito che una carta d'imbarco elettronica stampata, che non ha un timbro sullo screening dei passeggeri, non può confermare i costi del volo. In questo caso, il fatto del volo può essere confermato da un certificato di volo rilasciato dal vettore aereo o dal suo rappresentante.

Come, a parere del Ministero delle Finanze, confermare le spese di volo in assenza di documenti, cfr.

Leggi alcune delle sfumature del riconoscimento delle spese di viaggio nei materiali:

• "È possibile contabilizzare a scopo di lucro il pagamento di una giornata di viaggio su o da un viaggio di lavoro, se cade in un fine settimana?" ;
• "E' possibile tenere conto della penale per il rimborso del biglietto?" ...

Spese di soggiorno

L'algoritmo per il rimborso delle spese di soggiorno dovrebbe riflettersi anche nei regolamenti sui viaggi d'affari (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, paragrafi 11, 13, 14, 21 del regolamento n. 749). Ciò non è di poca importanza per il riconoscimento degli oneri fiscali presi in considerazione ai fini del calcolo dell'imposta sui redditi o del regime di tassazione semplificata: tale possibilità si presenta solo se sono disponibili documenti giustificativi (clausola 1 dell'articolo 252, comma 12, comma 1, dell'articolo 264 del Codice Fiscale della Federazione Russa, lettera del Ministero delle Finanze Russia del 03.03.2015 n. 03-03-07 / 11015).

Per lo stesso dipendente, non è indifferente anche la questione del risarcimento delle spese di soggiorno in viaggio d'affari: il compenso da lui ricevuto per spese non confermate in importi superiori alle norme stabilite è soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche (comma 10, comma 3 dell'articolo 217 , articolo 210 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Le opzioni per la residenza del dipendente nel luogo di esecuzione dell'incarico ufficiale non sono meno diverse dei tipi di trasporto utilizzati per i viaggi d'affari. La cosa più semplice in termini di prova documentale delle spese è considerata la sistemazione in albergo.

In questo caso è sufficiente presentare all'ufficio contabilità del datore di lavoro un rigoroso modulo di segnalazione da parte dell'albergo (deve rispettare i requisiti del regolamento approvato con decreto governativo n. 359 del 06.05.2008) o altro documento simile (ricevuta per un ordine di cassa in entrata sotto forma di KO-1, ricevuta del registratore di cassa).

La fattura dell'hotel è la SRF e quindi conferma le spese anche in assenza di un buono in contanti. Funzionari del Ministero delle finanze della Russia (lettera del 18.08.2010 n. 03-03-06 / 1/556) e giudici (risoluzione del Servizio federale antimonopolio del distretto di Mosca del 29.02.2008 n. KA-A40 / 14043 -07) non si oppongono a questo approccio.

Se il datore di lavoro affitta un alloggio per un dipendente distaccato e sostiene costi di affitto, tali spese possono essere riconosciute solo per i giorni di residenza effettiva del dipendente (lettere del Ministero delle finanze della Russia del 25 marzo 2010 n. 03-03-06 / 1/178, Servizio fiscale federale della Russia a San Mosca del 16.04.2010 n. 16-15 / [e-mail protetta]).

Regolamento trasferte sul pagamento della diaria

L'importo delle indennità giornaliere non è regolamentato dalla legge, pertanto, le spese che riducono la base imponibile per il profitto o il sistema di tassazione semplificata sono accettate in qualsiasi importo stabilito autonomamente dal datore di lavoro. Questa dimensione è fissata nei regolamenti sui viaggi di lavoro.

Tuttavia, ai fini della tassazione giornaliera dell'imposta sul reddito delle persone fisiche e dei premi assicurativi disciplinata dal Codice Fiscale della Federazione Russa, esiste una limitazione che obbliga a trattenere l'imposta sul reddito e ad addebitare i premi assicurativi per importi superiori a:

• RUB 700 - per viaggi di lavoro in tutto il territorio della Russia;
• RUB 2500 - per viaggi all'estero.

A questo proposito, molto spesso l'entità dell'indennità giornaliera è fissata proprio all'interno di questi limiti.

Maggiori informazioni sul calcolo dei premi assicurativi per diaria in questo materiale.

Caratteristiche dei viaggi d'affari all'estero nella normativa sui viaggi d'affari

Le sfumature dei viaggi d'affari all'estero si riflettono nei regolamenti sui viaggi d'affari nel caso in cui il datore di lavoro mandi i suoi dipendenti in viaggio all'estero per svolgere compiti ufficiali.

Nonostante il fatto che la contabilità delle spese e il processo di organizzazione dei viaggi d'affari esteri e nazionali si basino su algoritmi generali, l'organizzazione della partenza di un dipendente al di fuori del paese è associata ad alcune peculiarità.

Ad esempio, il rimborso delle spese di viaggio e alloggio per i viaggiatori all'estero è lo stesso di quando si viaggia nel nostro Paese, ma l'elenco delle spese rimborsabili è stato ampliato. Questi possono includere il pagamento per la registrazione di un passaporto, visti e altri documenti di viaggio, tasse consolari e aeroportuali obbligatorie, altri pagamenti e tasse obbligatori.

Allo stesso tempo, sia il datore di lavoro che il dipendente dovranno tenere conto dei requisiti della legge "Sulla regolamentazione dei cambi" del 10 dicembre 2003 n. 173-FZ, poiché è impossibile rimanere all'estero senza valuta estera.

IMPORTANTE! Il diritto all'utilizzo della valuta estera per gli accordi con i dipendenti inviati in trasferta è previsto dal sub. 9 comma 1 dell'art. 9 della Legge n. 173-FZ.

I costi di cambio associati ai viaggi di lavoro richiedono un'attenzione speciale quando si riflettono nelle spese fiscali. Ad esempio, in assenza di un certificato di acquisto di valuta, è possibile ricalcolare le indennità di viaggio in rubli al tasso della Banca centrale della Federazione Russa alla data di emissione degli importi di rendicontazione (lettera del Ministero delle finanze della Russia del 03.09.2015 n. 03-03-07 / 50836).

Se il datore di lavoro non invia i suoi dipendenti per motivi di lavoro al di fuori del paese, non ha più bisogno di riflettere le specificità dei viaggi d'affari all'estero nei suoi atti locali interni.

Puoi scaricare un esempio di statuto sui viaggi ufficiali sul nostro sito web.

Scopri come confermare il viaggio di lavoro pagato con carta al link.

risultati

Il regolamento sui viaggi di lavoro è un atto locale interno del datore di lavoro. Questo documento non ha una forma strettamente vincolante e non può essere redatto se il datore di lavoro non invia dipendenti in trasferta.

Il Regolamento consente di giustificare l'inclusione delle spese di viaggio nella composizione delle spese fiscali ed esclude le controversie sull'importo dell'indennità ai dipendenti in trasferta per le spese da loro sostenute.

Come organizzare viaggi di lavoro

Dall'8 gennaio 2015 non sono più necessari titoli di viaggio, incarichi di servizio e relazioni sul lavoro svolto per portare a termine un viaggio di lavoro. Sono stati cancellati dal decreto del governo della Federazione Russa del 29 dicembre 2014 n. 1595. Ma subito sono sorte molte domande su come sostituire questi documenti e quali documenti avrebbero confermato il viaggio ufficiale. Allora come organizzare i viaggi di lavoro?

Quale modulo deve essere utilizzato per prendere una decisione sull'invio in viaggio d'affari?

La società ha il diritto di decidere autonomamente.

Secondo le nuove regole, il lavoratore viene inviato in viaggio d'affari sulla base della decisione del datore di lavoro (clausola 3 del Regolamento, approvato con decreto governativo RF n. 749 del 13.10.08). La società determina la forma del documento stesso. Ad esempio, un ordine o un ordine. L'ordine può essere redatto secondo il modulo unificato T-9 o sviluppare il proprio modulo (vedi esempio 1). Le forme proprie dell'organizzazione primaria devono essere approvate nella politica contabile.

Se un leader sta andando in viaggio d'affari, anche l'ordine è necessario. Il regista lo pubblica in relazione a se stesso. Ha tali poteri (lettera Rostrud del 11.03.09 n. 1143-TZ). La forma dell'ordine è la stessa degli altri dipendenti.

Campione 1. Come redigere un ordine di viaggio d'affari

Il vice capo può emettere una decisione per inviare un dipendente in viaggio d'affari in una filiale?

Sì, se ha il diritto di firmare il documento.

In base alle nuove regole, la decisione di un viaggio d'affari in una suddivisione separata è presa dal datore di lavoro (clausola 3 del regolamento n. 749). Ai vecchi tempi, il datore di lavoro o la sua "persona autorizzata" avevano tale diritto. Ma gli emendamenti non significano che solo il manager ha il diritto di prendere una decisione su un viaggio d'affari. Se un altro dipendente del datore di lavoro ha tale autorità (ad esempio, per ordine o procura), allora ha il diritto di firmare l'ordine. Questo ci è stato confermato a Rostrud.

Quali documenti ora confermano l'effettivo periodo del viaggio?

L'elenco dei documenti dipende dal tipo di trasporto utilizzato dal dipendente in viaggio d'affari. L'elenco specifico dovrebbe essere approvato nella posizione interna (vedi esempio 2).

Campione 2. Ordine di modifica del regolamento sui viaggi di lavoro

Aereo, treno, autobus. La data di inizio e fine viaggio sarà confermata dai biglietti (clausola 7 del regolamento n. 749). Inoltre, se il dipendente ha volato in aereo, è necessaria anche una carta d'imbarco. Confermerà che il dipendente ha utilizzato il suo biglietto.

Se un dipendente ha perso i biglietti, è più sicuro ripristinarli. Ad esempio, se il biglietto era elettronico, è possibile stamparlo nuovamente o richiedere un certificato al vettore (lettera del Ministero delle finanze della Russia del 07.06.13 n. 03-03-07 / 21187). Se i documenti non possono essere ripristinati (ad esempio, su un normale autobus), puoi prendere una nota del dipendente con le spiegazioni delle date del viaggio. È anche più sicuro cancellare le spese per le diarie se il dipendente ha altri documenti che confermano indirettamente il fatto del viaggio (conto dell'albergo, estratto del registro della parte ospitante che è arrivata in viaggio d'affari, ecc.).

Auto personale. La data di inizio e fine viaggio sarà confermata dal verbale del dipendente e dai documenti sull'utilizzo dell'auto per il viaggio (lettera di vettura, scontrini di benzina, scontrini di sosta, strade a pedaggio, ecc.).

Servizio di trasporto. La data di inizio e fine viaggio sarà confermata dalla lettera di vettura. Per analogia con il trasporto personale, si può stabilire nella posizione interna che il dipendente redige un promemoria.

Escursione o trasporto del cliente. A volte gli autisti dell'appaltatore, che sono venuti a ritirare la merce, portano i lavoratori in viaggio d'affari. Oppure i committenti delle opere possono provvedere al proprio mezzo di trasporto. In questo caso, dovresti prendere una nota del dipendente con le spiegazioni, in cui scriverà come è arrivato in un'altra città. E il soggiorno nel luogo del viaggio d'affari può essere confermato da altri documenti, ad esempio un conto dell'hotel.

In quale documento deve essere scritto ora lo scopo del viaggio di lavoro?

È possibile specificare nell'ordine il motivo per cui il dipendente è in viaggio d'affari.

In precedenza, lo scopo del viaggio doveva essere determinato in un incarico di lavoro. Ora questo documento è stato cancellato. Ma lo scopo del viaggio è importante per confermare la natura commerciale del viaggio. Pertanto, nell'ordine per l'invio in viaggio d'affari, è più sicuro annotare il motivo per cui il dipendente sta andando in un'altra città: negoziare, acquistare beni, ecc. Nella forma unificata dell'ordine T-9, c'è una riga speciale chiamato “Scopo”. Se l'azienda utilizza il proprio modulo d'ordine, è più sicuro salvarvi questo requisito.

Come redigere un promemoria sui tempi di un viaggio di lavoro?

Come redigere i documenti se il viaggio di lavoro è iniziato prima dell'8 gennaio e si è concluso dopo?

I documenti devono essere redatti secondo le vecchie regole. La nuova procedura per l'emissione dei viaggi di lavoro è in vigore dall'8 gennaio 2015 e non sono previste disposizioni transitorie. Pertanto, è obbligatorio rilasciare un certificato di viaggio di lavoro e un incarico di lavoro entro l'8 gennaio. È anche più sicuro prendere il rapporto dal dipendente.

Ma se un dipendente è tornato da un viaggio di lavoro dopo l'8 gennaio, la parte ricevente potrebbe non aver apposto un segno sul certificato di viaggio. Allora è più sicuro chiedere al dipendente di redigere una nota esplicativa o nota di servizio con le date di inizio e fine viaggio.

Devo fare riferimento a un promemoria sul mio scontrino di vendita?

Pensiamo che questo sia facoltativo. Il promemoria conferma il periodo di viaggio, ma non le spese stesse. Pertanto, può essere allegato solo alla nota spese, e non è necessario farvi riferimento sul retro della nota (vedi esempio 4).

Campione 4. Come compilare una nota spese (frammento)

Come compilare il diario delle partenze e degli arrivi in ​​viaggio di lavoro?

La società ha il diritto di decidere da sola. Tutte le società, senza eccezioni, devono tenere un registro dei dipendenti che sono partiti o sono arrivati ​​in viaggio d'affari (clausola 8 del regolamento n. 749).

Hanno anche annullato i certificati di viaggio per i dipendenti di ministeri e dipartimenti, ma solo dal 1 febbraio 2015 (Decreto del Presidente della Federazione Russa del 12.12.14 n. 765).

Il dipendente è andato in viaggio d'affari in un'auto privata. Quali documenti confermano le date di inizio e fine del viaggio? nota di servizio; promemoria e documenti attestanti l'utilizzo dell'auto (lettera di vettura, ricevute, ricevute, ecc.); ordine di viaggio d'affari. La data di inizio e fine viaggio sarà confermata dal verbale e dai documenti del dipendente sull'utilizzo dell'auto per il viaggio (lettera di vettura, scontrini di benzina, scontrini di parcheggio, strade a pedaggio, ecc.). Ciò risulta dalla clausola 7 del Regolamento (approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13.10.08 n. 749).

Se ci sono dei cambiamenti nell'impresa, per trasformarli in un documento locale, è necessario emettere un ordine. Soprattutto per questo, viene sviluppato un regolamento e viene creato un documento sotto forma di ordine. Per facilitare la stesura, hai bisogno di un campione e di un modulo.

Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari

La situazione attuale nel 2018 determina le specifiche dell'invio di dipendenti in viaggi d'affari sia a livello nazionale che all'estero. I dipendenti che hanno stipulato contratti di lavoro con il datore di lavoro vengono inviati in incarichi di servizio.

Nella forma di un luogo di lavoro permanente, secondo un documento locale, viene considerato il luogo nell'organizzazione di cui il datore di lavoro ha stipulato un contratto di lavoro. In questo caso, i lavoratori distaccati vengono inviati in viaggio secondo le decisioni firmate dal direttore per il periodo specificato. Mentre si trovano nel luogo assegnato, devono completare l'attività, tornare al luogo di lavoro permanente e fornire una relazione sul lavoro svolto. È riconosciuto come viaggio d'affari anche un viaggio ordinario finalizzato all'adempimento di scopi ufficiali al di fuori del territorio della società.

Se il lavoro di un dipendente è connesso a viaggi costanti o viene svolto durante il movimento, non viene riconosciuto come viaggio di lavoro. In questo caso, il periodo di tempo durante il quale il dipendente deve essere in servizio è determinato dal datore di lavoro stesso.

Come modificare le regole di viaggio?

Per apportare modifiche al documento locale sul viaggio ufficiale, viene emesso un secondo ordine. Visualizza le seguenti informazioni:

• Dati dell'ordine del personale soggetti a modifiche. Questo include numero, data, nome;
• Motivi per apportare modifiche;
• Istruzioni fornite ai funzionari per la successiva attuazione;
• Misure adottate per garantire il controllo sull'esecuzione dell'ordine in questione.

Ordinanza di approvazione del regolamento sui viaggi di lavoro

Affinché i dipendenti possano effettuare viaggi di lavoro in conformità con le regole, ciascuna azienda deve redigere un atto normativo locale sui viaggi di lavoro. Per approvarlo, il datore di lavoro o il delegato forma un'ordinanza che approva la normativa vigente. Il documento ha diverse parti costitutive:

• Introduzione. Identifica la persona autorizzata che ha creato l'ordine;
• Obbiettivo;
• Parte principale. Questo paragrafo indica cosa deve essere fatto. Le formulazioni sono utilizzate nel modulo: come familiarizzare, approvare, assegnare il controllo. Rileva inoltre la data di entrata in vigore dell'ordinanza. Se ciò non è indicato, gli effetti giuridici dell'ordinanza si formano dal momento della firma del capo.

Regolamenti sui viaggi di lavoro nelle istituzioni di bilancio - campione nel 2018

Avendo un'esigenza aziendale, le organizzazioni di budget spesso inviano i propri dipendenti in viaggio d'affari. A volte ci vuole solo un giorno, e anche così, il volo può essere fatto in aereo. La disposizione principale sui viaggi d'affari nelle istituzioni di bilancio afferma che non viene fornito un anticipo sulle spese a un dipendente nelle organizzazioni di bilancio. La legislazione conferma che tutte le spese sono rimborsate all'arrivo. Presentare una relazione all'ufficio contabilità e allegare documenti aggiuntivi al momento della restituzione.

Se un dipendente ordina un biglietto per il trasporto aereo via Internet, insieme al rapporto anticipato, il dipendente fornisce un biglietto elettronico che viene stampato da un dipendente specifico via e-mail. Non c'è carta d'imbarco in questo caso.

In generale, in un'organizzazione di bilancio, le condizioni di base sono simili a quelle delle società commerciali. Come si suol dire, un viaggio d'affari è inteso come la partenza di un dipendente per ordine del datore di lavoro per il periodo specificato. Ciò è necessario per svolgere un incarico di servizio al di fuori dei locali aziendali.

Si afferma che se un dipendente si reca in viaggio d'affari, il dirigente è tenuto a rimborsare tutte le spese di viaggio.

La situazione locale può esonerare l'organizzazione dal risarcimento delle spese se il dipendente non è in grado di fornire i documenti per il pagamento della camera d'albergo o li perde. Tuttavia, in questo caso, l'imposta sul reddito delle persone fisiche sarà ancora tassata, escludendo l'indennità giornaliera per un importo di 700 rubli al giorno per viaggi di lavoro all'interno del paese e 2500 rubli per viaggi di lavoro all'estero.

Nel Regolamento dell'organizzazione di bilancio, puoi anche tenere conto di come vengono pagati i costi dei biglietti in business class, le chiamate mobili, il prezzo del cibo e dei servizi aggiuntivi.