Proses implementasi sed. Implementasi dan pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik: kami menyingkirkan delusi dan membentuk tujuan yang sebenarnya. Persyaratan untuk sistem manajemen dokumen elektronik

Implementasi sistem manajemen dokumen elektronik. Apa yang ada di permukaan?

Dmitry Sadovnikov

Banyak pemimpin bisnis sekarang lebih berhati-hati dalam mempertimbangkan opsi penerapan perangkat lunak perusahaan. Hal ini terutama disebabkan oleh situasi ekonomi, dan komponen penting di sini adalah rasa takut terjebak dalam proses "memperkenalkan yang tidak dilaksanakan". Setiap orang menyadari perlunya implementasi, tetapi tidak ada yang ingin menjadi "sapi perah" baik untuk mereka sendiri, atau, terlebih lagi, untuk pelaksana eksternal. Anda tahu bagaimana itu terjadi - baik "nuansa terbentuk", lalu bentuknya ternyata tidak sama, lalu servernya lemah, lalu sesuatu yang lain ... Dan uang itu ditarik ...

Perusahaan "Lotsiya Soft" telah bekerja dalam kontak dekat dengan pengguna Rusia selama hampir dua dekade. Kami bersimpati dengan posisi manajer yang terkendali ini dan kami menerapkan kebijakan kejujuran mutlak dalam kaitannya dengan pengguna potensial. Dalam hal ini, saya ingin mencatat bahwa terlepas dari kenyataan bahwa Lotsia PDM PLUS dianggap terutama sebagai program untuk mengatur aliran dokumen teknis, kemampuan dan kegunaannya yang kaya dapat terwujud lebih cepat jika digunakan untuk mengotomatisasi aliran dokumen manajerial. Hal ini di permukaan, lebih dekat dengan manajemen, tampaknya lebih sederhana dan tidak secara langsung mempengaruhi kegiatan produksi, yang dapat menjadi titik awal untuk mengenali awal implementasi yang berhasil dan memperluas penggunaan lotsia PDM PLUS untuk penyelesaian lainnya. masalah.

Namun demikian, kami terpaksa memperhitungkan momen sedemikian rupa sehingga sebagian besar manajer menganggap aliran dokumen manajemen sebagai hal yang biasa. Kami sendiri tidak berpikir demikian, tetapi bahkan di sini, berdasarkan fakta bahwa klien selalu benar, kami memutuskan untuk mengikuti jejaknya. Sebagai hasilnya, kami telah merilis versi baru dari pengaturan standar untuk mengelola korespondensi dan dokumentasi organisasi dan administrasi (ORD), yang akan disertakan dalam paket pengiriman lotsia PDM PLUS secara gratis. Selain itu, setiap organisasi - pengguna Lotsia PDM PLUS dapat meminta dan menerima pengaturan ini secara gratis untuk dipelajari dan digunakan. Jadi ini adalah penghematan langsung waktu dan uang bagi pengguna. Waktu - dengan mengorbankan tipikal, uang - karena kesiapan penyesuaian untuk implementasi sendiri dan dengan biaya minimal.

Apa sebenarnya yang termasuk dalam versi baru dari Lotsia PDM PLUS untuk mengelola korespondensi dan dokumen organisasi dan administrasi? Jika Anda hanya mencantumkan apa yang termasuk dalam pengaturan, tidak ada yang istimewa yang akan ditemukan. Ya, tidak. Pertanyaannya adalah dalam implementasi dan, perhatian (!), Dalam biaya pemeliharaan. Oleh karena itu, akan lebih tepat untuk mengomentari beberapa fungsi.

Mari kita mulai dari awal - menu pengguna. Kami telah mengimplementasikan menu pengguna dengan cara yang diperbesar - dalam dua versi. Mungkin lebih mudah bagi pengguna untuk memilih operasi terlebih dahulu: buka, temukan, daftarkan, lihat jenis dokumen (Gbr. 1). Atau mungkin dia ingin segera merujuk ke jenis dokumen dan melakukan operasi dengan jenis yang dipilih (Gbr. 2).

Menu terkait dengan profil pengguna, dan mungkin beberapa pengguna akan lebih nyaman dengan satu menu, dan beberapa dengan menu lainnya. Silakan gunakan kedua menu.

Namun, contoh penyesuaian menu kami mungkin melibatkan profil pengguna yang lebih detail. Misalnya, hanya satu atau dua orang yang akan terlibat dalam pendaftaran dokumen. Kemudian item yang sesuai akan "keluar" dari menu umum dan tetap berada di menu karyawan-pendaftar.

Ada juga opsi yang lebih menarik. Jika Anda melihat lebih dekat pada salinan layar menu yang ditunjukkan pada gambar, Anda dapat melihat item seperti "Buku catatan ...". Ini adalah laporan. Laporan lotsia PDM PLUS dibuat berdasarkan data yang telah dimasukkan ke dalam sistem. Cara membuat laporan dari sudut pandang konten dan desain bisa berbeda - ini ditentukan saat menyiapkan laporan di pembuat laporan bawaan (Gbr. 3).

Tetapi hal terpenting bagi pengguna akhir adalah kemampuan untuk dengan cepat menavigasi data yang ditampilkan. Untuk ini, mekanisme penyaringan cepat yang unik dikembangkan pada waktunya. Ini didasarkan pada filter otomatis yang terkenal. Tapi kami melangkah lebih jauh dan menerapkan kemampuan untuk langsung memfilter formulir berdasarkan nilai bidang yang ditentukan: cukup tekan tombol Alt dan klik nilai satu atau lebih bidang. Ini memberikan pemfilteran data visual yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam hal kecepatan dan kenyamanan. Misalnya, pengguna ingin melihat semua surat masuk dari Buttercup JSC. Dia menekan Alt dan mengklik kata Buttercup. Jika dia ingin memfilter berdasarkan bidang lain, dia juga menekan Ctrl. Jika dia ingin mengatur ulang filter, dia menekan Esc. Kembali ke filter otomatis, kami mencatat bahwa pengguna yang tidak suka bekerja dengan keyboard dapat menggunakan cara tradisional untuk menandai nilai yang difilter dalam daftar drop-down dengan mouse. Hanya saja lebih cepat dan lebih nyaman dengan keyboard, Anda bahkan dapat menambahkan - lebih profesional.

Jadi, beberapa pengguna, setelah mengetahui tentang kemungkinan pemfilteran cepat, mengatakan bahwa mereka tidak memerlukan hal lain: di pagi hari mereka membuka laporan, dan sepanjang hari mereka hanya perlu memfilter, mendapatkan informasi yang diperlukan.

Ini benar-benar nyaman, mengingat kemungkinan membangun berbagai macam bentuk laporan. Pada saat yang sama, semua laporan memberikan informasi yang lebih rinci. Mengklik dua kali pada satu baris akan menunjukkan kepada pengguna versi lengkap dari kartu dokumen. Selain itu, mudah untuk menerapkan dan mengedit data langsung di laporan.

Sejauh menyangkut entri data, dalam kaitannya dengan topik yang sedang dipertimbangkan, penting untuk memastikan kecepatan. Pertama-tama, kita berbicara tentang pendaftaran dokumen: surat masuk dan keluar, pesanan, pesanan, memo, dan kedua, tentang komentar para pelaksana. Poin-poin penting di sini adalah sebagai berikut:

• tombol untuk memanggil jendela pendaftaran dokumen harus selalu ada, di menu, di bilah alat;
• informasi yang dimasukkan harus disimpan secepat mungkin. Ini terutama benar saat mendaftar, misalnya, pesan telepon;
• pengguna harus bebas dari input manual sebanyak mungkin.

Saat mengembangkan pengaturan untuk mengelola korespondensi dan ORD di lotsia PDM PLUS, perhatian diberikan pada kecepatan masuk dan keandalan data. Apa artinya? Mari kita jelaskan menggunakan contoh poin-poin penting di atas:

• tombol untuk membuka jendela pendaftaran dokumen selalu tersedia, di mana pun jendela Lotsia PDM PLUS pengguna bekerja. Selain itu, Anda dapat memanggil jendela pendaftaran dokumen dengan pintasan dari desktop atau dari folder lain, atau dari bilah tugas;
• kecepatan memasukkan informasi disediakan oleh hanya dua bidang wajib. Cukup memilih pengirim dan memasukkan subjek. Pengirim dipilih dari direktori, tetapi direktori dapat diisi ulang "dengan cepat" selama pendaftaran dokumen yang masuk. Saat mengembangkan prosedur untuk mengisi ulang direktori, prinsip kecepatan input yang sama digunakan;
• semakin sedikit pengguna membuat kesalahan saat memasukkan, semakin lengkap informasi dalam laporan dan semakin tinggi kecepatan pencarian. Untuk meminimalkan kesalahan pengetikan, segala kemungkinan digunakan untuk menghindari input keyboard - kotak centang, tombol radio, daftar drop-down, jendela pilihan, buku referensi.

File surat masuk (Gbr. 4) dapat diterima baik dengan cara biasa maupun dari pemindai atau dari pesan email. Lotsia PDM PLUS terintegrasi dengan pemindai TWAIN dan klien email disertakan dalam paket dasar.

Penting untuk dicatat di sini bahwa file dari semua dokumen disimpan dalam repositori yang aman dan akses ke sana untuk mengedit atau melihat hanya mungkin sesuai dengan pengaturan sistem keamanan lotsia PDM PLUS. Tidak ada pengecualian. Sejarah akses ke setiap file dokumen disimpan. Dan semua operasi pengguna dalam sistem, termasuk masuk ke dalamnya, dicatat secara rinci.

Dokumen keluar dapat didaftarkan (Gbr. 5) baik sebagai dokumen inisiatif atau sebagai tanggapan atas dokumen masuk. Demikian juga, pesan masuk dapat didaftarkan sebagai balasan untuk pesan keluar. Dalam kasus seperti itu, sejarah korespondensi secara otomatis disimpan - seluruh rantai surat berbaris dalam urutan kronologis. Apalagi jika surat itu awalnya dikirim ke beberapa penerima, maka tanggapan dari masing-masing penerima dicatat dan secara otomatis masuk ke riwayat korespondensi.

Tidak diragukan lagi, kemungkinan pembuatan otomatis dokumen formal dengan tanda tangan "biru" dan integrasi dengan aplikasi perkantoran akan sangat diminati, memungkinkan Anda untuk langsung bekerja dan bertukar informasi dengan lotsia PDM PLUS, serta secara otomatis menghasilkan dan menyimpan file PDF di Lotsia PDM PLUS.

Resolusi dapat dikenakan pada surat masuk, instruksi dapat dikeluarkan, dan pelaksana yang bertanggung jawab dan co-executor dapat ditunjuk. Resolusi dan semua instruksi ditampilkan dalam struktur dokumen (Gbr. 6).

Pembuat laporan dan formulir keluaran bawaan menyediakan formasi log untuk pendaftaran dokumen masuk dan keluar untuk periode yang dipilih, dan laporan "Kemajuan eksekusi dokumen" (Gbr. 7) menunjukkan seluruh riwayat resolusi dan pesanan, waktu penerimaan mereka, pelaksanaan dan komentar dari para pelaksana. Sekali lagi, dengan mengklik dua kali pada baris dalam laporan, pengguna setidaknya dapat melihat penelusuran data. Ada banyak opsi lain untuk menangani klik ganda dan tunggal pada baris atau bidang tertentu, jadi tidak masuk akal untuk menjelaskannya secara rinci di sini. Kami akan membatasi diri hanya pada tesis berikut: semuanya ada di tangan administrator. Miliknya sendiri, bukan eksternal. Apakah ini bukan indikator?

Adapun pekerjaan dengan dokumentasi organisasi dan administrasi: pesanan, instruksi, catatan layanan, di sini teknologi kerjanya serupa, hanya bentuk layar yang berbeda, sesuai dengan jenis dokumen (Gbr. 8-10).

Dapat dicatat di sini bahwa prosedur persetujuan disediakan untuk pesanan di blok alur kerja.

Selain itu, semua dokumen OSA dapat ditautkan ke dokumen dan korespondensi OSA lainnya - baik sebagai dasar maupun sebagai hasilnya (Gbr. 11).

Untuk melaksanakan perintah, perintah dapat dikeluarkan, oleh karena itu kemungkinan ini diberikan langsung dari formulir pemesanan, sedangkan pesanan secara otomatis terkait dengan pesanan sebagai dokumen berikutnya (Gbr. 12).

Semua dokumen terkait segera ditampilkan dalam formulir dan memungkinkan Anda mengklik dua kali untuk melihat informasi terperinci.

Aliran dokumen di Lotsia PDM PLUS adalah seluruh sistem kemungkinan. Di sini, ada fleksibilitas luar biasa, dapat dicapai tanpa pemrograman, dan percabangan tak terbatas oleh para pelaku, dan mekanisme untuk menetapkan hak akses, status, dan atribut lain dari objek informasi yang transparan bagi pengguna.

Dalam pengaturan dasar untuk mengelola korespondensi dan ORD, kami menawarkan skema rute universal yang memungkinkan Anda untuk mengoordinasikan dokumen apa pun (Gbr. 13).

Keunikan rute ini adalah bahwa setiap daftar pemberi persetujuan dalam urutan yang diperlukan ditentukan sebelum mengirim persetujuan, setiap pemberi persetujuan dapat menyetujui dokumen atau mengeluarkan sejumlah komentar. Pada saat yang sama, sistem secara otomatis mengontrol periode persetujuan oleh masing-masing peserta dan, setelah beberapa hari kerja tertentu setelah menerima dokumen untuk persetujuan, itu mengingatkan berakhirnya jangka waktu.

Dalam hal ini, sistem pengingat menggunakan kalender produksi perusahaan, yang dihasilkan setiap tahun di Lotsia PDM PLUS.

Dengan demikian, konfigurasi gratis baru dari lotsia PDM PLUS untuk mengelola korespondensi dan ORD dibuat berdasarkan prinsip memaksimalkan kecepatan entri data, memantau eksekusi, dan memelihara daftar tugas saat ini untuk pengguna. Pada saat yang sama, pengaturan itu sendiri terbuka untuk perbaikan sendiri, yang secara signifikan mengurangi biaya penerapan sistem yang sudah murah.

Dan harap diingat bahwa manajemen korespondensi dan ORD hanyalah awal dari jalan yang panjang dan menarik yang lotsiya Soft akan selalu membantu Anda untuk mengikuti rute terpendek untuk dengan cepat pindah ke implementasi tugas yang efektif untuk mengelola aliran dokumen teknis dan data produk.

"Dibiarkan ke perangkat mereka sendiri, peristiwa cenderung berubah dari buruk menjadi lebih buruk.."
Hukum Murphy

Implementasi manajemen dokumen elektronik - cara menghindari kesalahan

Anda, tentu saja, sudah mengerti bahwa kita akan berbicara tentang masalah memperkenalkan EDMS dan "pil ajaib" yang akan memungkinkan Anda untuk melewati semua perangkap dan tidak kandas. Jika Anda telah menemukan implementasi program apa pun, maka kata-kata saya seharusnya tidak berguna bagi Anda. Saya tidak akan membuang waktu Anda terlalu banyak untuk menjelaskan semua "penggaruk" yang datang dengan penerapan alur kerja, tetapi saya hanya akan memberikan beberapa pengamatan dari latihan saya selama bertahun-tahun, dan kemudian saya akan memberi tahu Anda apa yang perlu dilakukan agar agar implementasi EDMS berhasil. Tetapi pertama-tama, saya harus memberi tahu Anda apa itu embedding dan mengapa Anda membutuhkannya (Anda dapat melewati dua paragraf berikutnya):

Apa implementasi dari sistem manajemen dokumen?

Implementasi sistem manajemen dokumen adalah proses yang ditujukan untuk penggunaan peserta aliran dokumen dalam praktik sehari-hari fungsi EDMS untuk bekerja dengan dokumen elektronik.

Selama implementasi EDMS, penekanan dialihkan untuk bekerja dengan dokumen elektronik dalam satu lingkungan informasi. Pengguna mempelajari program dan terbiasa bekerja di dalamnya.

Apa yang diberikan oleh pengenalan sistem manajemen dokumen?

Pengamatan No. 1. Siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan EDMS?

Sangat sering, tugas implementasi diberikan kepada kekuatan departemen TI internal. Dalam hal ini, implementasi dikurangi menjadi distribusi akun ke pengguna dan organisasi akses ke server alur kerja. Kemudian pengguna mulai berurusan dengan program itu sendiri. Jika manajemen perusahaan berdiri di samping proyek implementasi, dan, paling-paling, kadang-kadang bertanya: "Bagaimana sistem alur kerjanya? Apakah itu berhasil?", Maka implementasi seperti itu bisa memakan waktu yang sangat lama dan hasilnya tidak dapat diprediksi.

Pengamatan nomor 2. Apa yang diberikan SED?

Karyawan ragu mengapa mereka membutuhkan program ini, apa yang bisa diberikannya, apakah itu bisa membuat pekerjaan mereka lebih mudah atau hanya mempersulit hidup mereka? Misalnya, salah satu hambatan dalam proses otomatis mungkin adalah tahap penandatanganan dokumen. Dalam hal implementasi EDMS "dari bawah", tahap penandatanganan dokumen dalam 99 kasus dari 100 tidak tunduk pada otomatisasi. Setiap "kertas" elektronik yang mencapai tahap penandatanganan ditempatkan dalam folder elektronik "untuk tanda tangan" dan akan tetap di sana selama yang Anda inginkan. Secara alami, kehidupan nyata tidak mengizinkan karyawan seperti itu yang membutuhkan visa. mencetak dokumen dan "menangkap" di koridor atau "menerobos" ke kantor pusat menerima visa untuk dokumen PAPER-nya. Karyawan memiliki pertanyaan yang wajar, mengapa Anda perlu melakukan pekerjaan tambahan di EDMS, ketika itu tidak menyelesaikan masalah yang ada di organisasi dan hanya membutuhkan waktu? Secara bertahap, bekerja dengan sistem alur kerja sedang sekarat.
Kami sangat sering menemukan situasi ketika karyawan satu departemen mengatakan bahwa jauh lebih mudah bagi mereka untuk secara INDEPENDEN memasukkan dokumen yang dibawa ke mereka dari departemen lain ke dalam EDMS. Dan ingatlah, dokumen-dokumen ini disiapkan di komputer dan kemudian dicetak!

Pengamatan nomor 3. Siapa yang bekerja dengan EDMS?

Kekhasan penerapan sistem manajemen dokumen terletak pada kenyataan bahwa ruang lingkup penggunaan EDMS melampaui satu departemen. Karyawan dari berbagai departemen, layanan, divisi, dan cabang mengambil bagian dalam pekerjaan dengan EDMS. Ketika proses otomatis melampaui batas satu departemen, masalah hubungan segera dimulai. Hasil dari "perang internecine" adalah SED tidak berfungsi. Selain itu, "tidak berfungsi" - ini tidak berarti bahwa ketika Anda menekan tombol dalam program, pesan kesalahan muncul, tetapi program tidak digunakan dan terus bekerja seperti sebelumnya.

Sayangnya, ada beberapa contoh serupa dari pengalaman menerapkan sistem manajemen dokumen. Apakah Anda siap untuk menghabiskan uang, waktu, dan saraf Anda tidak yakin akan keberhasilan implementasi?

Lalu apa yang menentukan keberhasilan implementasi EDMS?

Berikut sedikit cerita dari latihan saya:

“Saat menerapkan EDMS pada tahun 2009 di salah satu anak perusahaan Gazprom, kami menghadapi kenyataan bahwa setelah semua pelatihan dan seminar, hanya sekretaris eksekutif dan kantor yang bekerja dalam program ini. Karyawan lainnya hanya menonton pekerjaan mereka dalam sistem. mereka memiliki login, mereka menerima pemberitahuan. Mereka memasuki program, melihat pesan dan pesanan yang diterima oleh mereka, tetapi tidak melakukan apa pun di dalamnya. Artinya, mereka tidak membuat laporan tentang pelaksanaan pesanan, tidak menulis jawaban atas permintaan , dll. Semua ini untuk Setelah Direktur Jenderal menanyakan mengapa sebagian besar instruksi yang diberikan kepada mereka tetap terbuka di EDMS (sekretaris juga memasukkan instruksi ini ke dalam EDMS), sebuah pertemuan diadakan di mana para pemain mengeluh bahwa mereka tidak memiliki waktu untuk menyerahkan laporan kinerja. Manajer umum memutuskan bahwa pembayaran bonus akan dilakukan hanya setelah semua pesanan diproses. Tidak diragukan lagi, pada siang hari, semua pesanan ditutup. Dirjen melarang sekretaris menyampaikan laporan kepada pelaksana program. Beban kerja untuk sekretaris telah berkurang secara signifikan.Dengan cara yang aneh, semua orang mulai memiliki cukup waktu untuk membuat laporan." ... Kisah ini dengan jelas menunjukkan pentingnya peran seorang manajer dalam proses penerapan sistem manajemen dokumen elektronik.

Terlibat dalam implementasi EDMS sejak tahun 2005, kami telah mengembangkan metodologi implementasi yang efektif. Ini seluruhnya terdiri dari "pil ajaib" dan "peluru perak", dibentuk sebagai hasil dari latihan bertahun-tahun, pengalaman dalam manajemen proyek, pengetahuan tentang seluk-beluk subjek dan pemahaman tentang psikologi pengguna. Izinkan saya memberi Anda beberapa saran gratis tentang penerapan EDMS:

• Sistem manajemen dokumen tidak dapat diperlakukan sebagai program biasa seperti excel atau word, yang cukup untuk diinstal pada komputer pengguna dan semua orang akan menggunakannya. Nilai EDMS adalah bahwa ini bukan hanya sebuah program - ini adalah alat manajer untuk memastikan ketertiban dalam pekerjaan perusahaan, menciptakan peluang untuk pertumbuhan bisnis. Keputusan untuk menerapkan EDMS jatuh tempo ketika pertumbuhan perusahaan mulai mengganggu kurangnya konsistensi dalam bekerja dengan dokumen ( adanya "kekacauan"). Penerapan sistem manajemen dokumen mengatur kegiatan internal perusahaan. Oleh karena itu, Pelanggan internal untuk penerapan EDMS seharusnya adalah manajemen perusahaan, dan bukan departemen kantor atau hukum, terlebih lagi bukan departemen TI.
• Pengendalian atas pelaksanaan proyek harus dilakukan oleh Direktur Jenderal atau Wakil Pertamanya. Kepala kantor atau direktur TI tidak memiliki wewenang yang cukup dan otoritas untuk penerapan EDMS di perusahaan.
• Penting untuk menentukan apa yang akan diotomatisasi menggunakan EDMS, siapa yang akan bekerja di EDMS, menyusun program dan rencana implementasi.
• Karena sistem manajemen dokumen adalah salah satu yang paling masif dalam hal jumlah pengguna, sistem ini digunakan di sebagian besar organisasi, perlu untuk fokus pada persiapan (pelatihan) karyawan dan mereka motivasi untuk bekerja dengan EDMS.
• Keberhasilan implementasi sangat tergantung pada kemungkinan adaptasi yang cepat terhadap proses bisnis organisasi. Proses bisnis di setiap perusahaan memiliki kekhasan dan perbedaannya masing-masing.
• Penggunaan EDMS dalam praktik sehari-hari oleh karyawan perusahaan harus dikonsolidasikan pada tataran hukum dalam bentuk uraian tugas dan peraturan.

Tentu saja, ini bukan daftar lengkap tentang apa yang akan membuat proyek implementasi Anda sukses.

Menurut statistik, sebagian besar proyek yang dilakukan oleh pelanggan secara mandiri memiliki hasil negatif atau sangat lama. Hal ini disebabkan penilaian yang salah terhadap sumber daya yang tersedia di perusahaan untuk penerapan sistem manajemen dokumen.

Seperti yang ditunjukkan oleh latihan, solusi terbaik adalah proyek bersama untuk implementasi EDMS dengan konsultan .

Jaminan implementasi sistem manajemen dokumen ESCOM.BPM

Pelaksanaan proyek bersama untuk pelaksanaan EDMS dilakukan secara bertahap, sesuai dengan jadwal yang telah disetujui. Di semua tahap proyek, pekerjaan dilakukan bersama dengan personel Pelanggan, yang memastikan keterlibatan mereka dalam pekerjaan dengan program. Saat menyiapkan sistem manajemen dokumen, pendapat dan keinginan mereka diperhitungkan. Ini menciptakan hubungan saling percaya antara karyawan dan sistem.
Implementasi yang dijamin dari sistem manajemen dokumen ESCOM.BPM dicapai melalui kombinasi metode implementasi yang efektif dan terbukti dalam proyek dengan solusi teknis modern untuk mengotomatisasi proses bisnis.

Dengan menyimpulkan kontrak untuk implementasi, Anda dapat yakin bahwa pekerjaan yang ditunjukkan di dalamnya akan selesai tepat waktu. Banyak klien kami telah memilih proyek bersama untuk implementasi EDMS, karena mereka mempercayai profesionalisme, pengetahuan, dan pengalaman kami.

Apa yang akan diberikan proyek implementasi bersama EDMS kepada Anda?

Pertama, ini adalah pengurangan waktu implementasi. Spesialis kami akan menginstal dan menyiapkan program untuk operasi dalam waktu singkat. Konfigurasi tipikal direktori sistem, peran dan hak akses, serta proses tipikal akan dilakukan, misalnya, untuk proses "" templat nomor registrasi dan log registrasi yang diperlukan akan dikonfigurasi. Sebelum memulai operasi, pengguna dan administrator akan mengikuti kursus persiapan untuk bekerja dengan EDMS.

Kedua, mengurangi risiko proyek., akan memungkinkan pendekatan komprehensif untuk semua aspek otomatisasi proses bisnis, dengan mempertimbangkan seluk-beluk dan spesifikasi Pelanggan. Konsultan kami memeriksa proses bisnis yang ada di perusahaan, menawarkan opsi untuk pengoptimalannya, mengembangkan peraturan dan Kerangka Acuan, melakukan pelatihan komprehensif dan pelatihan staf, dan mengkonfigurasi sistem sesuai dengan peraturan dan Kerangka Acuan yang dikembangkan.

Ketiga, peningkatan kualitas implementasi karena pengembalian yang lebih tinggi atas penggunaan fungsi EDMS. Kami mengetahui semua kemungkinan program kami dan akan dapat menawarkan mereka penggunaan yang paling optimal.

Berapa biaya untuk menerapkan EDMS?

Biaya penerapan EDMS tergantung pada jumlah pekerjaan. Kami mengurangi biaya layanan konsultasi dengan melakukan banyak pekerjaan dari jarak jauh. Secara kasar, biaya penerapan EDMS kira-kira sama dengan biaya lisensi ( edisi + 20).

Memesan proyek bersama untuk implementasi EDMS kirimkan email kepada kami, yang berisi tentang perusahaan Anda, dan secara rinci tentang tugas Anda. Di baris subjek, tunjukkan "Implementasi ESCOM.BPM EDMS". Kami akan memberikan penawaran komersial yang optimal untuk Anda dalam waktu sesingkat mungkin. Anda dapat menelepon dan mendiskusikan detailnya melalui Skype (ESCOM-BPM) atau melalui telepon +7 495 255 00 99.

Lebih baik segera membeli implementasi EDMS, bersamaan dengan pembelian lisensi. Ketika keputusan untuk membeli lisensi EDMS dibuat, jauh lebih mudah untuk meyakinkan manajemen perusahaan untuk mengalokasikan dana untuk implementasinya.
Dan jangan lupa dengan adanya diskon dari jumlah pesanan total! Oleh karena itu, jika Anda memesan implementasi secara terpisah, maka harganya akan lebih tinggi.

Tidak diragukan lagi, Anda akan merasa senang memilikinya bersama kami.

Mengapa Anda perlu membeli implementasi dari kami?

Pertama, kami memiliki harga yang memadai untuk layanan.... Banyak perusahaan memilih kami karena mereka tidak menemukan beberapa juta rubel untuk implementasi program pesaing ( atau menemukan penggunaan uang ini yang lebih tepat).

Kedua, dari pihak kami, hanya spesialis terlatih yang bekerja di proyek, memiliki pengalaman implementasi yang nyata dan praktis. Saya berulang kali diberitahu oleh klien kami yang beralih bekerja dengan program ESCOM.BPM bahwa ketika mereka memperkenalkan program alur kerja sebelumnya, maka perwakilan pelaksana adalah seorang siswi dengan sedikit pengalaman dan sedikit pengetahuan tentang program dan mata pelajaran itu sendiri. Memilih program manajemen dokumen dari pesaing kami, Anda tetap tidak perlu salah dalam memilih mitra yang akan mengimplementasikan program untuk Anda!

Ketiga, kami mendukung pelanggan dengan solusi khusus. Beberapa pesaing kami pergi untuk mengubah fungsionalitas sistem, menyesuaikan sistem dengan Pelanggan (atau sangat mahal dan lambat). Dan bahkan lebih sedikit lagi yang bersedia menemani keputusan seperti itu. Kami menawarkan, dalam waktu singkat, dengan harga yang wajar, untuk menyesuaikan program untuk aliran dokumen spesifik Anda dengan dukungan selanjutnya.

Apa saja syarat penerapan sistem manajemen dokumen?

Semua orang tertarik dengan waktu implementasi EDMS. Tentu saja, saya ingin mulai bekerja dengan program ini besok. Ya, itu mungkin di sistem kami. Banyak hal sederhana dapat dimulai dengan cukup cepat. Saya ingin menekankan sekali lagi bahwa intinya di sini bukan pada programnya, tetapi pada orang-orang yang akan bekerja dengannya. Mereka perlu diajari cara menggunakan program. Misalnya, kita dapat mengoperasikannya dalam 1 - 2 hari. Dalam proses ini, hanya satu peran yang ditempati - Panitera. Anda perlu menginstal program di server dan di beberapa stasiun kerja, dan melatih Pendaftar untuk membuat kartu registrasi. Jika diperlukan untuk mengotomatisasi seluruh proses dengan tahap pertimbangan dokumen dan pembentukan resolusi, tahap eksekusi di mana Pelaksana bekerja dengan instruksi, membentuk tanggapan terhadap surat (), dan bekerja dengan, maka dapat diambil dari 1 sampai 2 minggu. Karena itu akan perlu untuk mengajarkan bagaimana bekerja dengan program tidak hanya Panitera, tetapi juga Penandatangan, Sekretaris dan Pelaksana mereka. Dalam pemahaman kami, "mendidik" berarti bahwa sebagai hasilnya, pengguna akan menavigasi program dengan percaya diri, tidak hanya menceramahi mereka.

Jangka waktu penerapan khas sistem manajemen dokumen berkisar antara 3 minggu hingga 2 - 4 bulan. Dalam praktiknya, waktu penerapan sistem manajemen dokumen elektronik tergantung pada:

• Jumlah proses dokumentasi otomatis
• Jumlah area yang akan diotomatisasi
• Jumlah karyawan yang terlatih, tingkat pelatihan awal mereka
• Dan juga dari faktor lain, beberapa di antaranya dijelaskan dalam artikel tentang.

Salah satu faktor yang mempengaruhi waktu pelaksanaan adalah faktor manusia. Oleh karena itu, kepentingan langsung dari administrasi perusahaan Anda dalam implementasi cepat dari sistem manajemen dokumen, memastikan kontrol langsung atas proyek implementasi dan partisipasi di dalamnya, dapat secara signifikan mengurangi waktu implementasi.

Tujuan proyek untuk implementasi sistem manajemen dokumen

Proyek untuk implementasi sistem manajemen dokumen biasanya mencakup proses organisasi yang paling penting dan utama. Oleh karena itu, ketika memperkenalkan program manajemen dokumen, perhatian khusus harus diberikan pada tugas-tugas yang perlu diselesaikan selama proyek ini.

Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Mahasiswa, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

1. Perkenalan

2. Dasar hukum pengelolaan dokumen elektronik

3. Manajemen dokumen elektronik - kemampuannya

4. Tipologi sistem manajemen kantor otomatis

5. Kesimpulan

Daftar sumber dan literatur yang digunakan

pengantar

Tugas terpenting dalam mengelola setiap organisasi adalah mengatur pekerjaan dengan dokumen. Dokumen adalah alat utama untuk mengatur manajemen.

Saat ini, satu-satunya cara efektif untuk menyelesaikan masalah manajemen dokumen, dan, oleh karena itu, manajemen organisasi, adalah organisasi pekerjaan kantor, dengan mempertimbangkan penggunaan teknologi informasi, transisi organisasi ke penggunaan maksimum dokumen elektronik yang dipindahkan dan diproses menggunakan jaringan komputer organisasi, yaitu, ke aliran dokumen elektronik.

Semakin banyak perhatian di negara kita diberikan pada masalah pengenalan teknologi informasi dan komunikasi. Saat ini, di tingkat pemerintahan, konsep menciptakan pemerintahan elektronik, pengenalan peraturan administrasi elektronik, dan penyatuan sumber daya informasi negara sedang dipertimbangkan. Dengan upaya bersama dari otoritas negara, dikoordinasikan oleh Kementerian Pengembangan Ekonomi dan Perdagangan Federasi Rusia, perusahaan pengembangan perangkat lunak dan organisasi yang berkepentingan, upaya sedang dilakukan untuk memecahkan masalah pengenalan teknologi informasi dan komunikasi secara efektif ke dalam pekerjaan badan-badan pemerintah di dalamnya. kerangka reformasi administrasi saat ini.

Penggunaan teknologi informasi modern penting untuk mengoptimalkan proses internal organisasi, segera membawa informasi kepada pelaku, meningkatkan interaksi departemen dan pelaku individu dalam proses bekerja dengan dokumen, memantau pelaksanaan dokumen dan instruksi, mencari informasi dan menentukan tahap pelaksanaan dokumen dan lokasinya, yang, pada akhirnya, berkontribusi pada solusi masalah yang lebih efisien dan berkualitas tinggi, yang dikhususkan untuk dokumen. Hal utama di sini adalah untuk meningkatkan interaksi semua divisi organisasi, meningkatkan pengendalian, serta mencapai efisiensi yang lebih tinggi dalam bekerja, karena bagi aparatur negara, daya tanggap merupakan salah satu karakteristik terpenting dari efektivitas berfungsinya fungsi negara. kelembagaannya, dan dalam struktur komersial merupakan syarat penting untuk meningkatkan daya saing organisasi, memperoleh keuntungan karena respon yang lebih cepat terhadap perubahan kondisi pasar. Semua ini menentukan relevansi dan signifikansi praktis dari topik yang dipilih.

tujuan kerja- Menganalisis aspek regulasi dan hukum dari penerapan sistem manajemen dokumen elektronik.

Mencapai tujuan membutuhkan implementasi serangkaian tugas:

untuk mempelajari dasar hukum untuk penggunaan teknologi elektronik dalam dokumentasi manajemen, keadaan saat ini dan tren perkembangan prospektif;

mempertimbangkan kemungkinan manajemen dokumen elektronik, membandingkan sifat fungsional dokumen elektronik dan kertas;

menganalisis tipologi sistem otomasi kantor, dengan mempertimbangkan kriteria utama untuk klasifikasinya;

untuk mempelajari dukungan organisasi dan metodologis untuk penerapan sistem manajemen dokumen elektronik.

Kerangka hukum untuk pengelolaan dokumen elektronik

Dasar hukum untuk manajemen dokumen elektronik adalah beragam tindakan hukum peraturan dan dokumen metodologis. Sumber pengaturan hukum kegiatan dengan dokumen elektronik adalah Konstitusi Federasi Rusia, undang-undang khusus di bidang informasi dan informatisasi, undang-undang industri. Keputusan Presiden Federasi Rusia dan Resolusi Pemerintah Federasi Rusia, tindakan kementerian dan departemen, tindakan hukum pengaturan dari entitas konstituen Federasi, serta tindakan pengaturan internasional.

Aspek hukum yang mengatur penggunaan teknologi elektronik dalam peredaran dokumen berkaitan dengan cabang khusus hukum modern yang sedang berkembang pesat, yang disebut undang-undang informasi.

Sesuai dengan tujuan dan tugas pekerjaan, saya akan menganalisis tindakan legislatif yang mengatur penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik, prosedur untuk melindungi dokumen elektronik, memberi mereka signifikansi hukum.

Konstitusi Federasi Rusia - tindakan legislatif paling penting dari Federasi Rusia - adalah semacam dasar untuk pengaturan hukum hubungan hukum informasi. Saat ini, Konstitusi Federasi Rusia adalah tindakan hukum normatif tindakan langsung. Menurut kami, ini meningkatkan pentingnya dan perannya dalam pengaturan pekerjaan kantor dan alur kerja. Saat menggunakan teknologi informasi dan dokumentasi, sejumlah norma dan ketentuan Undang-Undang Dasar Federasi Rusia perlu diperhitungkan. Secara khusus, menurut Art. 71 Konstitusi, informasi dan komunikasi berada di bawah yurisdiksi Federasi Rusia. Kebebasan media dijamin. Setiap orang berhak untuk secara bebas mencari, menerima, mengirimkan, memproduksi, dan mendistribusikan informasi dengan cara apa pun yang sah (Pasal 29). Namun, pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, dan penyebaran informasi tentang kehidupan pribadi seseorang tanpa persetujuannya tidak diperbolehkan. Otoritas negara dan badan-badan pemerintahan sendiri lokal, pejabat mereka berkewajiban untuk memberi setiap orang kesempatan untuk membiasakan diri dengan dokumen dan bahan yang secara langsung mempengaruhi hak dan kebebasannya, kecuali ditentukan lain oleh undang-undang (Pasal 24).

Masalah bekerja dengan dokumen elektronik juga disinggung dalam tindakan hukum pengaturan yang didedikasikan untuk bidang hukum tertentu

peraturan: perdata, administrasi, pidana, prosedur pidana, perburuhan, pajak dan undang-undang lain dari Federasi Rusia. Misalnya, KUH Perdata Rusia mengakui kemungkinan mendasar menggunakan dokumen elektronik dan tanda tangan digital elektronik dalam hubungan hukum perdata. Menurut KUH Perdata, informasi adalah objek hak sipil, dan dokumen elektronik dapat mengabadikan hak dan kewajiban sipil. Dengan demikian, Pasal 160 KUHPerdata memberikan kemungkinan penyelesaian transaksi dalam bentuk elektronik.

KUHP Federasi Rusia mengatur pertanggungjawaban atas kejahatan di bidang informasi komputer: akses ilegal ke informasi; pembuatan, penggunaan, dan distribusi program jahat untuk komputer; pelanggaran aturan pengoperasian komputer, sistem komputer atau jaringannya. Ini juga menetapkan hukuman untuk perusakan dokumen nilai sejarah atau budaya.

Undang-undang Federal "Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi" adalah tindakan legislatif mendasar utama dalam struktur hukum informasi, yang mengatur hubungan yang timbul dari: "pelaksanaan hak untuk mencari, menerima, mentransfer, memproduksi, dan menyebarkan informasi ; penerapan teknologi informasi; memastikan perlindungan informasi".

Ketentuan Undang-undang Federal ini tidak berlaku untuk hubungan yang timbul dari perlindungan hukum hasil aktivitas intelektual dan sarana individualisasi yang setara dengannya.

Undang-undang ini memuat definisi istilah-istilah terpenting di bidang informasi dan dokumentasi penunjang manajemen. Ketika mempertimbangkan sistem informasi otomatis (AIS), adalah menarik untuk mendefinisikan konsep "informasi terdokumentasi" (ini adalah "informasi yang direkam pada media material dengan mendokumentasikan informasi dengan rincian yang memungkinkan seseorang untuk menentukan informasi tersebut atau, dalam kasus yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia, media materialnya"), "informasi" ( ini adalah "informasi (pesan, data) terlepas dari bentuk presentasinya"), "sistem informasi" ("totalitas informasi yang terkandung dalam basis data dan teknologi informasi dan sarana teknis yang memastikan pemrosesannya"), "akses ke informasi" ("kemungkinan memperoleh informasi dan kemampuan untuk menggunakannya")," pesan elektronik "(" informasi yang dikirimkan atau diterima oleh pengguna informasi dan telekomunikasi jaringan") dan sejumlah lainnya. Istilah "informasi" didefinisikan dalam undang-undang sebagai "informasi (pesan, data) terlepas dari bentuk penyajiannya."

Undang-undang menetapkan rezim hukum untuk mendokumentasikan informasi:

1) mendokumentasikan informasi merupakan prasyarat untuk memasukkannya ke dalam sumber informasi, dan prosedur untuk mendokumentasikan informasi secara normatif ditetapkan oleh otoritas negara,

bertanggung jawab untuk mengatur pekerjaan kantor, menstandardisasi dokumen dan susunannya, keamanan Federasi Rusia;

dokumen yang diterima dari sistem informasi otomatis memperoleh kekuatan hukum setelah ditandatangani oleh pejabat dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang Rusia. Undang-undang juga mengizinkan penggunaan tanda tangan digital elektronik untuk mengkonfirmasi kekuatan hukum dokumen ketika bekerja dengan informasi dalam bentuk elektronik;

untuk pelanggaran ketika bekerja dengan informasi terdokumentasi organisasi, pejabat mereka harus bertanggung jawab sesuai dengan undang-undang Rusia dan subjeknya.

Dengan demikian, undang-undang ini mengizinkan dan mengatur penggunaan dokumen yang relevan secara hukum dalam bentuk elektronik. Selain itu, undang-undang menetapkan kategori informasi berdasarkan tingkat akses, mendefinisikan konsep "informasi tentang warga negara (data pribadi)" (ini adalah informasi tentang fakta, peristiwa, dan keadaan kehidupan warga negara, memungkinkannya untuk mengidentifikasi identitasnya " ), mengatur rezim hukum data pribadi. Ketentuan undang-undang ini juga harus diperhitungkan saat membuat sistem manajemen dokumen elektronik.

Undang-undang Federal "Tentang Partisipasi dalam Pertukaran Informasi Internasional" memberikan peraturan hukum tentang hubungan di bidang transfer informasi di luar Rusia dan menerimanya dari luar. Dia mendefinisikan istilah "proses informasi" sebagai "proses penciptaan, pengumpulan, pemrosesan, akumulasi, penyimpanan, pencarian, distribusi, dan konsumsi informasi."

Basis data adalah teknologi yang menjanjikan, yang tanpanya mustahil membayangkan pekerjaan kantor modern. Mereka membentuk dasar dari sistem pendidikan prasekolah otomatis modern. Sejumlah aspek terpenting dalam bekerja dengan database diatur oleh lembaga hak cipta. Dengan demikian, hubungan yang terkait dengan pembuatan, perlindungan hukum, dan penggunaan basis data, sebagai hasil karya kreatif dalam pemilihan dan pengaturan data, diatur oleh Undang-Undang Federal "Tentang Perlindungan Hukum Program untuk Komputer dan Basis Data Elektronik", yang mengklasifikasikan database sebagai objek hak cipta dan memberi mereka perlindungan hukum sebagai koleksi. Undang-undang ini mendefinisikan basis data sebagai "suatu bentuk penyajian dan pengorganisasian yang objektif dari sekumpulan data (misalnya, artikel, perhitungan), yang disistematisasikan sedemikian rupa sehingga data ini dapat ditemukan dan diproses menggunakan komputer."

Organisasi peredaran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum menjadi mungkin dengan penggunaan teknologi tanda tangan digital elektronik (electronic digital signature (EDS). Peraturan dasar yang mengatur fondasi awal peraturan hukum tanda tangan digital adalah KUH Perdata Federasi Rusia (Pasal 160), serta Undang-Undang Federal "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi" (Pasal 11). Jadi, seperti yang sudah ditunjukkan di atas, Art. 160 KUHPerdata memungkinkan penggunaan tanda tangan digital saat melakukan transaksi. Dengan demikian, undang-undang federal "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi" menentukan kekuatan hukum dokumen elektronik hanya setelah menandatangani EDS-nya, dan kekuatan hukum tanda tangan digital elektronik diakui jika ada perangkat lunak dan perangkat keras di dalamnya. sistem informasi otomatis yang memastikan identifikasi tanda tangan, dan kepatuhan terhadap aturan penggunaan yang ditetapkan. Hak untuk mengesahkan identitas tanda tangan digital elektronik dilakukan berdasarkan lisensi (Pasal 5).

Undang-undang Federal "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" mengatur teknologi pembubuhan (prosedur untuk membuat dan menerapkan) jenis tanda tangan elektronik yang menggunakan metode kriptografi asimetris (kunci publik) - tanda tangan digital elektronik (EDS). Perlu dicatat bahwa undang-undang hanya berlaku untuk dokumen yang dihasilkan selama transaksi perdata.

Undang-undang mendefinisikan EDS - itu adalah “persyaratan dokumen elektronik yang dirancang untuk melindungi dokumen elektronik ini dari pemalsuan, diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci pribadi dari tanda tangan digital elektronik dan memungkinkan pemilik kunci tanda tangan sertifikat untuk diidentifikasi, serta untuk menetapkan tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen elektronik ".

Undang-undang mengungkapkan kondisi penggunaan tanda tangan digital. EDS dalam dokumen elektronik setara dengan tanda tangan tulisan tangan dalam dokumen kertas, asalkan memenuhi persyaratan berikut:

1. Sertifikat kunci tanda tangan yang terkait dengan tanda tangan digital elektronik ini tidak kehilangan kekuatannya (berlaku) pada saat verifikasi atau pada saat penandatanganan dokumen elektronik jika ada bukti yang menentukan saat penandatanganan;

2. Keaslian tanda tangan digital elektronik dalam dokumen elektronik telah dikonfirmasi;

3. Tanda tangan digital elektronik digunakan sesuai dengan informasi yang ditentukan dalam sertifikat kunci tanda tangan.

Yang sangat penting dalam prosedur konfirmasi keaslian EDS adalah konsep sertifikat kunci tanda tangan. Sertifikat kunci tanda tangan adalah dokumen (tradisional atau elektronik, disertifikasi oleh EDS) yang menyertakan kunci publik dari tanda tangan digital elektronik. Sertifikat kunci tanda tangan dikeluarkan oleh organisasi khusus - pusat sertifikasi kepada peserta dalam pertukaran informasi untuk sertifikasi tanda tangan digital. Sertifikat berisi semua informasi tentang kondisi penggunaan tanda tangan digital.

Kebijakan negara di bidang pengaturan penggunaan dan pelaksanaan sarana kriptografi, termasuk sarana EDS, ditentukan oleh persyaratan untuk hanya menggunakan sarana yang disertifikasi oleh badan negara yang berwenang. Fungsi mengatur fungsi jaringan pusat sertifikasi untuk tanda tangan digital elektronik ditugaskan ke Badan Komunikasi Federal. Tentu saja, untuk menyelesaikan banyak masalah yang terkait dengan keamanan nasional, perlu ada pembatasan tertentu dalam pengembangan, penggunaan, dan peredaran tanda tangan digital.

Undang-undang Federal "Tentang Urusan Kearsipan di Federasi Rusia" menyatakan bahwa Dana Kearsipan Federasi Rusia mencakup dokumen arsip terlepas dari metode pembuatannya, jenis media, termasuk dokumen elektronik. Ini berarti bahwa dokumen elektronik tunduk pada organisasi, pemesanan, dan penyimpanan dalam batas waktu yang ditetapkan oleh daftar dan peraturan lain yang setara dengan yang tradisional. Oleh karena itu, pemeriksaan nilai dokumen tunduk pada semua dokumen tentang pengangkut dalam bentuk apa pun yang berada dalam kepemilikan federal, milik entitas konstituen Federasi Rusia atau properti kota.

Lingkup penerapan sirkulasi dokumen elektronik adalah sirkulasi dokumen internal organisasi dari semua bentuk kepemilikan, dan apa yang disebut "pemerintah elektronik" - sirkulasi dokumen badan-badan negara bagian dan kota di antara mereka sendiri, dengan warga negara dan entitas bisnis. Program Target Federal "Rusia Elektronik untuk 2002-2010" ditujukan untuk pengembangan bidang penerapan teknologi informasi ini. Tujuan dari program "Rusia Elektronik" di bidang pekerjaan kantor adalah terjemahan semua dokumentasi ke dalam bentuk elektronik, standarisasi pertukaran informasi antardepartemen, serta memastikan hak untuk mencari, menerima, mentransfer, dan menggunakan informasi secara bebas. Program ini mencakup tiga tahap. Tahap pertama pelaksanaan program (dirancang untuk tahun 2002) melibatkan analisis kerangka hukum peraturan untuk mengidentifikasi masalah utama yang menghambat pengenalan luas teknologi informasi dan komunikasi (TIK), mempelajari tingkat informatisasi ekonomi, menganalisis efisiensi pengeluaran anggaran dana yang dialokasikan untuk informatisasi, akuntansi penuh sumber daya informasi negara, analisis pengalaman asing dalam pelaksanaan program serupa, studi pengalaman di bidang TIK dari berbagai organisasi. Tahap kedua dari implementasi program (dihitung untuk 2003-2004) mencakup implementasi proyek-proyek tertentu dan serangkaian tindakan berdasarkan penelitian yang dilakukan pada implementasi TIK di organisasi sektor publik ekonomi. Pada tahap ini, dasar untuk informasi terpadu dan infrastruktur telekomunikasi harus dibuat untuk otoritas negara bagian dan pemerintah daerah, organisasi anggaran dan nirlaba, sistem e-commerce di bidang penyediaan produk untuk kebutuhan negara bagian dan untuk tempat-tempat umum. koneksi ke jaringan informasi publik. Pada tahap ketiga pelaksanaan program (dihitung untuk 2005-2010), direncanakan untuk menyebarluaskan teknologi informasi dan komunikasi di semua bidang kegiatan publik, untuk memperkenalkan manajemen dokumen elektronik standar dan sistem keamanan informasi.

Sebagian besar, masalah membuat dan menggunakan dokumen elektronik diselesaikan oleh departemen secara independen. Ada peraturan otoritas federal, terutama mereka yang tertarik pada transmisi informasi terdokumentasi yang akurat dan cepat, yang menetapkan kemungkinan kasus penggunaan dokumen elektronik. Ini adalah tindakan otoritas keuangan, layanan pajak dan bea cukai, dll. Misalnya, Kementerian Keuangan Federasi Rusia menetapkan persyaratan untuk prosedur pengiriman laporan statistik tahunan pada media magnetik oleh organisasi asuransi (asuransi kesehatan).

EDS dan teknologi dokumentasi elektronik juga digunakan di kementerian lain: di Kementerian Pajak dan Bea Cukai - saat membuat sistem transmisi data yang dijamin sendiri, di Kementerian Pendidikan - saat menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh, dll. Sebagai aturan, semua peraturan departemen diatur berdasarkan Undang-Undang Federal "Tentang informasi, teknologi informasi, dan perlindungan informasi".

Ringkasnya, kami mencatat bahwa hari ini penggunaan dokumen elektronik bergerak dari penggunaan elit (di fasilitas berteknologi tinggi, untuk keperluan khusus, untuk kebutuhan aparatur negara yang lebih tinggi) ke dalam kategori prosedur standar untuk interaksi objek ekonomi. . Implementasi lebih lanjut dari teknologi informasi di Rusia memerlukan pengembangan kerangka hukum untuk manajemen dokumen elektronik. Penting untuk mengembangkan kerangka peraturan untuk penggunaan dokumen elektronik, menemukan metode untuk memecahkan masalah melindungi dokumen elektronik, menetapkan tanggung jawab atas pelanggaran aturan yang mengatur aliran dokumen elektronik.

Juga perlu untuk membuat perubahan yang sesuai dengan undang-undang yang ada (KUHP, KUHP, KUHP) dan peraturan yang terkait.

Manajemen dokumen elektronik - kemampuannya

Pengakuan keunggulan teknologi kantor elektronik atas teknologi kertas, pada kenyataannya, tempat umum dalam literatur modern tentang pekerjaan kantor. Hal ini disebabkan fakta bahwa dokumen elektronik memiliki karakteristik yang jauh lebih baik daripada dokumen kertas dalam hal efisiensi persiapan, pencarian, transmisi, persetujuan.

Keuntungan utama dokumen elektronik dibandingkan dokumen kertas adalah sebagai berikut:

Untuk dokumen kertas, waktu dan keandalan serta biaya pengiriman tergantung pada layanan yang dipilih (surat, kurir, dll.) dan bervariasi dalam batas yang cukup besar. Untuk dokumen elektronik, semua indeks yang disebutkan mendekati nilai ideal.

Saat menggunakan dokumen kertas, pencarian dokumen adalah prosedur yang agak melelahkan, karena dilakukan secara manual menggunakan pengklasifikasi. Peluang baru yang fundamental ketika bekerja dengan dokumen elektronik adalah teknologi pencarian bermakna, atau kontekstual, yang sangat menyederhanakan akses pihak yang berkepentingan ke berbagai informasi dokumenter.

Khusus untuk dokumen elektronik adalah kemampuan untuk membuat dokumen interaktif. Media kertas untuk dokumen tidak fleksibel, konservatif. Setelah dokumen dicetak, hanya ada sedikit ruang untuk modifikasi. Sebaliknya, dokumen elektronik dapat terus diperbarui oleh penulis. Misalnya, dengan menempatkan halaman serupa dengan umpan balik di Web_server perusahaan, departemen pemasaran perusahaan akan dapat menganalisis pengunjung dan merencanakan pekerjaan aparat penjualan dengan lebih akurat.

Dokumen kertas tidak boleh berisi hyperlink. Penggunaan teknologi hypertext dan hypermedia dalam dokumen elektronik secara signifikan meningkatkan efisiensi pekerjaan spesialis dengan database dokumenter yang besar dan terdistribusi, memungkinkan mereka untuk melihat dan mencari dokumen yang terkait secara tematik melalui hyperlink.

Pekerjaan bersama pada dokumen kertas dilakukan hanya dalam mode akses berurutan ke dokumen kertas, sedangkan saat membuat dan memproses dokumen elektronik, ada kemungkinan kerja kolektif paralel, sedangkan pekerjaan bersama pada dokumen kertas hanya dilakukan di modus setelah.

6. Keuntungan teknologi lain dari dokumen elektronik adalah perluasan lingkungan untuk presentasi mereka. Objek dinamis seperti video dan sulih suara dapat dimasukkan dalam dokumen elektronik. Fitur ini masuk akal, misalnya, saat merekam rapat dan konferensi.

Dalam literatur ilmiah, istilah "dokumen intelektual" telah menyebar luas dalam kaitannya dengan dokumen elektronik. Konsep ini digunakan untuk menekankan bahwa dokumen elektronik bukan hanya representasi komputer dari pendahulunya, tetapi sesuatu yang lebih, yang selain berisi informasi statistik, juga petunjuk ke sumber data lain. Dengan demikian, dokumen menjadi entitas yang berkembang dan intelektual, yang mampu secara mandiri dan terus-menerus mempertahankan kebaruan dan relevansinya. Keterkaitan yang erat antara penerapan teknologi pengaturan kemajuan pekerjaan dengan pengaturan pergerakan dokumen elektronik di lingkungan institusi memberikan tingkat kecerdasan yang berbeda, mengubah dokumen menjadi objek yang mengatur sendiri. Manajemen dokumen dalam bentuk elektronik bukan hanya penghargaan untuk teknologi modern, itu adalah peluang yang sama sekali berbeda untuk pengelolaan aset intelektual dan proses bisnis suatu perusahaan, yang secara langsung berkaitan dengan keberhasilan presentasi di pasar. Dimasukkannya dokumen elektronik dalam siklus kantor memungkinkan untuk mencapai tingkat efisiensi baru secara kualitatif dalam bekerja dengan dokumen, karena teknologi untuk bekerja dengan dokumen elektronik (pengeditan, pemindahan, penggandaan, dll.) pada dasarnya lebih efektif. Pada saat yang sama, terdapat sejumlah kendala untuk lebih meningkatkan porsi pengelolaan dokumen elektronik. Tidak mungkin untuk sepenuhnya mengecualikan dokumen kertas dari pekerjaan, karena sejumlah besar dokumen yang mengikat secara hukum disajikan dalam bentuk kertas, dan keadaan ini akan bertahan untuk waktu yang lama. Ini karena ketidaksempurnaan kerangka hukum untuk dokumen elektronik, karena standar untuk bekerja dengan dokumen elektronik belum dibuat, yang memastikan pengakuan kekuatan hukumnya. Masalah memastikan keaslian dokumen elektronik sangat akut jika perlu disimpan untuk waktu yang lama - lebih dari 5-7 tahun. Dalam hal ini, karena keusangan sistem komputer dan (atau) format data, mungkin perlu untuk mentransfer dokumen ke sistem komputer lain dan / atau konversi ke format baru (migrasi). Jadi, untuk penyimpanan informasi jangka panjang sambil menjaga kemungkinan persepsinya, dokumen kertas memiliki keunggulan yang terkait dengan kertas sebagai pembawa informasi. Dengan demikian, penggunaan dokumen kertas tidak dapat ditolak ketika diperlukan untuk memastikan penyimpanan informasi jangka panjang (dokumen dengan periode penyimpanan "Permanen").

Tipologi sistem kerja kantor otomatis

Saat ini, berbagai perusahaan telah mengembangkan dan menerapkan sejumlah besar sistem otomatis untuk dukungan manajemen dokumen. Berbagai perangkat lunak otomatisasi kantor yang disajikan di pasar Rusia membuat masalah tipologi mereka mendesak.

Mereka berbeda:

Berdasarkan jenis informasi yang difokuskan pada pemrosesan sistem
(faktual atau dokumenter);

Kompleksitas cakupan berbagai fase siklus hidup dokumen;

satu set tugas pekerjaan kantor yang dapat direalisasikan dan teknologi yang diusulkan untuk solusinya;

tingkat keterbukaan, yaitu kemungkinan peningkatan fungsi dan kompatibilitas dengan teknologi informasi lainnya;

banyak karakteristik lain dari sistem otomatis untuk tujuan fungsional ini.

Sayangnya, kurangnya terminologi yang seragam menyebabkan berbagai nama sistem. Produk dari perusahaan pengembangan menyandang nama seperti: sistem manajemen dokumen elektronik, sistem otomasi manajemen dokumen, pekerjaan kantor dan sistem otomasi manajemen dokumen, sistem manajemen dokumen, sistem manajemen dokumen elektronik, sistem pendidikan prasekolah otomatis, itu. NS.

Setiap pabrikan memperkenalkan sistem penunjukan dan persyaratannya sendiri, menetapkan prioritas dengan caranya sendiri.

Variasi nama sistem yang dikembangkan dan dikembangkan hanya menunjukkan bahwa saat ini area pasar informasi ini belum terbentuk sebagai segmen independen.

Sistem klasifikasi yang diterima secara umum untuk sistem ini belum dikembangkan. Hampir setiap pemasok atau agen analitik menawarkan sistem klasifikasinya sendiri.

Dalam bab ini, saya akan mempertimbangkan klasifikasi utama sistem dokumentasi kontrol otomatis yang ditemukan dalam literatur.

Menurut kepatuhan dengan tugas utama pekerjaan kantor, sistem berikut dibedakan:

Sistem otomatisasi kantor khusus;

Sistem otomatisasi aliran dokumen; o sistem kontrol aliran kerja;

Sistem kontrol alur kerja;

Arsip elektronik dokumen;

Sistem pemrosesan kolektif.

Menurut tingkat penyatuan dan integrasi fungsi, produk perangkat lunak dibagi menjadi beberapa kelompok:

program aplikasi terpisah untuk memproses sistem dokumentasi (personil, akuntansi dan pelaporan, pendaftaran dan file kontrol). Ini disebut "paket kotak" yang mudah dipasang dan disesuaikan. Mereka dirancang untuk memecahkan masalah lokal dari sebuah organisasi kecil - sebagai aturan, berdasarkan sistem manajemen database yang mendukung arsitektur "file-server" (tiga hingga lima pengguna atau tidak ada batasan pengguna);

office suites (paket aplikasi), yang merupakan beberapa program aplikasi dari berbagai fungsi yang dihubungkan oleh antarmuka pengguna tunggal, sarana pertukaran data yang kuat antar program, penyatuan klasifikasi, format presentasi data, dll.;

sistem kerja kantor otomatis terintegrasi - seperangkat alat untuk membuat, memindahkan, mencari dokumen dan basis data, yang mencakup, jika mungkin, semua fungsi institusi yang terdokumentasi. Sebagai aturan, mereka dibuat berdasarkan DBMS yang mendukung teknologi client-server. Tingkat perkembangan teknologi informasi saat ini mengandaikan penggunaan sistem yang terintegrasi. Sistem otomatis terintegrasi juga diklasifikasikan menurut beberapa kriteria. Faktor penentunya adalah tingkat penskalaan sistem (jumlah stasiun kerja), multi-format (kepekaan sistem terhadap data dari berbagai format dan kemampuan format data yang dibuat oleh sistem otomatis untuk diubah menjadi format sistem lain. ) dan multifungsi.

Sistem terintegrasi dibagi menjadi dua jenis: sistem informasi perusahaan (CIS) dan sistem manajemen kantor (CMS). CIS dirancang untuk mengotomatisasi seluruh kompleks tugas suatu perusahaan atau lembaga (baik didokumentasikan dan tidak didokumentasikan), mengumpulkan, menganalisis informasi, perencanaan, pengorganisasian dan koordinasi tindakan, pemantauan kinerja, komunikasi internal dan eksternal. Dengan demikian, CIS mengintegrasikan semua proses bisnis dasar ke dalam ruang informasi tunggal. CIS dibuat atas dasar jaringan komputer yang luas dan memiliki arsitektur client-server.

Komponen CIS adalah perangkat lunak khusus, pengembangan dan sistem manajemen proyek, sistem analitis untuk mencari dan menggeneralisasi informasi, mengklasifikasikannya, menghilangkan kebisingan informasi yang berlebihan; alat pengambilan dokumen massal

(program pengenalan karakter optik). Salah satu komponen terpenting dari CIS adalah sistem kerja kantor otomatis.

Konsep korporatisme dalam pengertian ini menyiratkan adanya sistem informasi yang agak besar, terdistribusi secara geografis, yang bersifat tertutup dan mampu mengatur diri sendiri, mengkonfigurasi ulang prinsip-prinsip fungsinya.

Sistem manajemen kantor (CMS) adalah sistem informasi yang mengotomatiskan pekerjaan dengan dokumen di semua tahap, mulai dari pendaftaran hingga penghapusan hingga pengarsipan. PENGADILAN merupakan bagian integral, inti dari sistem informasi perusahaan.

Seperti yang dapat kita lihat, klasifikasi ini didasarkan pada prinsip hierarkis: sistem informasi perusahaan adalah sistem tingkat tinggi yang mencakup sistem manajemen dokumen.

Klasifikasi serupa dari sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), tergantung pada fungsi, skala, peran sistem dalam proses pengerjaan dokumen, diusulkan oleh L.A. Sysoeva. EDMS dibagi menjadi:

Sistem pencatatan elektronik (mengendalikan dan mendaftarkan semua tindakan dengan dokumen);

Sistem manajemen dokumen elektronik (tidak hanya melakukan perekaman tindakan dengan dokumen, tetapi juga pergerakan dokumen yang sangat diatur menggunakan teknologi komunikasi);

Sistem manajemen dokumen perusahaan (berdasarkan teknologi Workflow dan GroupWare). Perbedaan utama dan keuntungan dari sistem manajemen dokumen perusahaan adalah bahwa arsitektur ini menyediakan lingkungan yang universal dan ada di mana-mana untuk bekerja dan menyimpan semua jenis dokumen di seluruh organisasi secara keseluruhan. Sistem perusahaan menggabungkan tugas-tugas fungsional yang mencakup semua area perusahaan, mengimplementasikan perangkat lunak mereka (aplikasi bisnis) dan dokumen yang terkait dengan aplikasi bisnis ke dalam satu sistem informasi.

Karena perbedaan yang signifikan antara sistem kerja kantor domestik dan Barat, prinsip klasifikasi yang penting mungkin adalah orientasi sistem otomasi terhadap pekerjaan kantor domestik dan Barat, yaitu prinsip penulis. Saat ini sistem yang ada dapat dibagi menjadi:

sistem buatan Barat. Sementara di pasar Rusia
hanya tiga sistem barat (lingkungan pengembangan) yang disajikan:
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

Sistem Rusia berdasarkan platform Lotus Domino / Notes;

sepenuhnya perkembangan Rusia.

Karena perbedaan antara dua tradisi pekerjaan kantor - Barat dan Rusia - sistem otomatis buatan Barat telah menemukan penggunaan yang sangat terbatas di Rusia. Sistem seperti itu tidak selalu cocok dengan kenyataan pekerjaan kantor rumah tangga: orientasi vertikal alur kerja, kontrol pekerjaan dengan dokumen pada kartu pendaftaran, serangkaian detail yang rumit untuk formulir pendaftaran dan kontrol, dll.

Sistem asli (dikembangkan oleh pabrikan Rusia) dibuat khusus untuk otomatisasi pekerjaan kantor domestik. Sistem seperti itu difokuskan terutama pada penggunaan di instansi pemerintah. Seringkali tugas sistem tersebut adalah untuk memberikan dukungan untuk alur kerja kertas, untuk mengurangi intensitas tenaga kerja dari operasi pemrosesan dokumen rutin.

Namun, sistem tersebut dapat secara signifikan memperluas ruang lingkup proses kerja kantor tradisional dengan memproses dokumen di jaringan menggunakan teknologi modern. Sistem ke arah ini adalah semacam jembatan untuk transisi bertahap dari teknologi kertas ke teknologi kantor tanpa kertas. Tergantung pada kelengkapan penerapan teknologi paperless, sistem kantor otomatis dibagi menjadi tiga kelompok:

Sistem otomatis, yang merupakan pendamping dokumen tradisional (analog elektronik dari jurnal pendaftaran dan indeks kartu registrasi dan kontrol); - sistem otomatis dengan versi lengkap dokumen elektronik dan pencarian teks lengkap, yang memungkinkan aliran kertas paralel dan dokumen tanpa kertas; - sistem dengan penolakan total kertas "kembar", menggunakan dokumen elektronik sebagai aslinya. Dalam literatur modern, sistem seperti itu disebut sistem manajemen dokumen elektronik.

Sistem otomatis yang ada dapat dibagi lagi tergantung pada kategori konsumennya. Jadi, ada beberapa jenis konsumen:

struktur hierarkis yang besar (kementerian, departemen, perusahaan, bank, dll.);

badan pemerintah teritorial (administrasi kota dari entitas konstituen federasi, kotamadya, dll.);

organisasi komersial dan nirlaba tingkat menengah dan rendah.

Tentu saja, klasifikasi ini bersyarat, tetapi pada dasarnya menyerap jenis utama konsumen sistem manajemen dokumen otomatis.

Sesuai dengan pendekatan desain untuk klasifikasi sistem otomasi kantor, mereka dapat dibagi menjadi direplikasi, kustom dan semi-kustom. Produk yang direplikasi adalah produk yang lengkap dan tidak memerlukan pengembangan dari pihak pengembang. Sistem kustom dikembangkan untuk konsumen individu dan memiliki karakteristik unik. Sistem semi-kustom dibuat sebagai struktur modular dari elemen pra-fabrikasi.

A. Akopyants dalam artikelnya "Untuk pilihan sistem otomasi aliran dokumen" mengusulkan untuk mengklasifikasikan sistem berdasarkan kriteria - untuk otomatisasi jenis aliran dokumen apa yang dirancang:

aliran dokumen standar massal, yang melayani aktivitas produksi utama dan mengoperasikan sejumlah besar dokumen dari jenis yang sama, dieksekusi sesuai dengan prosedur standar (untuk operator seluler - kontrak koneksi dan serangkaian aplikasi standar, untuk bank - pembayaran dan pesanan lainnya, dll.);

alur kerja lain, yang, sebagai suatu peraturan, volumenya lebih kecil, tetapi jauh lebih bervariasi dalam jenis dokumen dan prosedur untuk pemrosesannya (eksekusi pesanan organisasi dan manajemen yang lebih tinggi, kontrak divisi "layanan", dll.).

Selain itu, jenis alur kerja ini biasanya dibagi berdasarkan divisi struktural, pemain, dan sistem otomatis. Aliran dokumen standar massal diproses oleh departemen fungsional, dilayani oleh sistem informasi perusahaan tertentu dan seringkali tidak melewati kantor sama sekali. Aliran dokumen jenis kedua dilayani oleh kantor, manajemen kasus, dan personel khusus (panitera).

Meskipun berbagai sistem otomasi untuk dukungan manajemen dokumen, mereka didasarkan pada teknologi informasi standar berikut:

teknologi untuk memproses gambar dokumen (Sistem Pencitraan), yang dirancang untuk memasukkan, memproses, menyimpan, dan mencari gambar grafik dari dokumen kertas yang dihasilkan berdasarkan pemindaian;

teknologi pengenalan karakter optik (Optical Character Recognition - OCR), yang dirancang untuk mendapatkan salinan elektronik dari gambar grafik dokumen kertas dalam format file teks. Teknologi ini sering terintegrasi dengan teknologi pencitraan dokumen. Berdasarkan teknologi OCR, dimungkinkan untuk mengotomatisasi, misalnya, proses memperoleh salinan elektronik dari dokumen yang diterima melalui faks;

sistem manajemen dokumen. Mereka dirancang untuk mengotomatisasi penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen yang disajikan dalam bentuk elektronik dalam berbagai format. Ini adalah sistem informasi dokumenter multifungsi yang berfokus pada pemrosesan informasi teks semi-terstruktur. Sistem manajemen dokumen memungkinkan, selain fungsi khas dari sistem informasi dokumenter yang dikembangkan (misalnya, pengindeksan, berbagai cara mengakses dokumen dan bagian-bagian penyusunnya - bagian, perlindungan data bertingkat), untuk mengimplementasikan fungsi manajemen dokumen pada tingkatnya. komponen struktural (membangun komunikasi antar komponen, menggabungkan bagian dokumen), kontrol versi dokumen, pertukaran dokumen melalui jaringan, publikasi dokumen di situs Web, dll. Kelas sistem ini bersifat universal, yaitu mengotomatiskan seluruh rentang tugas yang diberikan ke layanan manajemen kantor, mulai dari pengembangan dan pembuatan draft dokumen, hingga penghapusan bisnis, termasuk aliran dokumen dan penyimpanan dokumen;

sistem otomatisasi prosedur bisnis (Sistem Alur Kerja) - teknologi untuk mendukung aliran tugas (dokumen). Dirancang untuk memastikan pemrosesan dokumen secara kolektif dalam implementasi berbagai proses bisnis. Teknologi dasar sistem jenis ini memungkinkan Anda untuk menggambarkan proses bisnis apa pun (oleh karena itu, bagian integral dari sistem tersebut adalah editor grafis dari rute kerja), serta untuk merancang dan mengatur perutean dokumen yang paling rasional sesuai dengan urutan tindakan (langkah) yang diberikan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan sistem pekerjaan yang saling terkait. Akibatnya, rute dokumen ditentukan untuk semua tempat kerja, hak akses ke dokumen dan rentang tanggung jawab fungsional pelaku di setiap titik rute ditentukan. Perutean yang kaku, longgar, dan campuran dimungkinkan, dengan eksekusi kerja paralel dan berurutan. Sistem ini digunakan terutama untuk otomatisasi aliran dokumen dan operasi kantor multi-langkah rutin. Otomatisasi pekerjaan sederhana dengan dokumen, dilakukan menggunakan sistem

WorkFlow pada akhirnya memungkinkan Anda menghemat hingga setengah dari waktu kerja untuk operasi, terutama di institusi yang produksi dan pemrosesan dokumennya memainkan peran utama (departemen pemerintah, kantor berita, penerbit, dll.);

teknologi untuk mengatur interaksi elektronik para pemain berdasarkan pertukaran dokumen yang konstan. Sistem yang menerapkan teknologi ini diklasifikasikan sebagai GroupWare - sistem perangkat lunak untuk kelompok kerja. Tugas utama yang mereka selesaikan meliputi tugas menyimpan, melihat, dan berbagi dokumen. Selain itu, mereka dapat melakukan perutean dokumen, penjadwalan. Efisiensi fungsi sistem tersebut dipastikan oleh komponen terpentingnya seperti sistem keamanan dokumen yang dikembangkan dengan baik, termasuk sistem kontrol akses dokumen; sistem untuk menyinkronkan perubahan di berbagai basis data; sistem pertukaran informasi.

Perangkat lunak ini paling efektif dalam kemampuannya berdasarkan sistem Internet perusahaan dan cukup mudah untuk diintegrasikan dengan aplikasi grup alami seperti email, telekonferensi, dan WorkFlow. Banyak sistem kelas ini dibangun di atas prinsip All-in-one, ketika satu program berisi hampir semua alat yang dibutuhkan dalam aplikasi desktop: kalender, jam, menjadwalkan janji temu dan rapat, mengirim tugas ke karyawan dan memantau implementasinya, kerja tim pada dokumen, dan dukungan untuk versi dokumen, dan banyak lagi.

Tujuan utama sistem WorkFlow dan GroupWare adalah untuk mengotomatisasi dan mendukung kerja tim di kantor, dan sistem tersebut mendukung jumlah pekerja yang tidak terbatas (hanya dibatasi oleh karakteristik teknis). Namun, sistem GroupWare berfokus pada otomatisasi pekerjaan tim kecil dan mendukung pembagian informasi yang benar oleh sekelompok pengguna. Sistem kelas WorkFlow difokuskan untuk mengotomatisasi pekerjaan perusahaan dan mendukung pembagian kerja pada tingkat kelompok pemain "besar". Perbedaan utama antara WorkFlow dan GroupWare adalah penyediaan otomatis aliran dokumen melalui rantai pelaksana berdasarkan pola yang telah ditentukan. Perbedaan utama antara WorkFlow dan GroupWare adalah kurangnya definisi kaku dari diagram proses bisnis. Sistem WorkFlow dan GroupWare tidak saling bersaing, melainkan saling melengkapi.

Pembagian ini agak sewenang-wenang karena fakta bahwa versi terbaru dari sistem paling populer mencoba menggabungkan semua ini dan banyak lagi

banyak teknologi lain, oleh karena itu, produk perangkat lunak tertentu sulit untuk diklasifikasikan ke dalam satu kategori.

LA. Sysoeva, mengacu pada analis IDC, juga mengidentifikasi kategori teknologi berikut yang membentuk pasar untuk alat manajemen dokumen elektronik:

Sistem berorientasi pada proses bisnis (Business – process EDM). Biasanya, mereka dirancang untuk aplikasi vertikal dan horizontal tertentu yang menyediakan siklus hidup dokumen lengkap, termasuk pencitraan, manajemen catatan dan teknologi alur kerja;

sistem perusahaan (Enterprise-centric EDM). Mereka menyediakan struktur perusahaan untuk membuat, berkolaborasi, dan menerbitkan dokumen yang tersedia untuk semua pengguna di organisasi. Ciri khas sistem perusahaan adalah cara informasi digunakan dan disebarluaskan dalam organisasi. Sebagai aturan, alat-alat ini tidak hanya terfokus pada pemecahan masalah yang didefinisikan secara sempit. Mereka diimplementasikan sebagai teknologi di seluruh perusahaan yang tersedia untuk hampir semua kategori pengguna;

sistem manajemen konten (CMS - Sistem Manajemen Konten). Mereka memantau pembuatan, akses, kontrol, dan pengiriman informasi hingga ke tingkat bagian dokumen. Ketersediaan informasi tidak dalam bentuk dokumen, tetapi dalam objek yang lebih kecil, memudahkan proses pertukaran informasi antar aplikasi.

Pentingnya sistem manajemen konten meningkat karena fakta bahwa Internet saat ini menjadi alat yang paling penting untuk melakukan bisnis, yang memungkinkan Anda untuk secara signifikan mengoptimalkan hubungan antara mitra bisnis, dan manajemen konten Web menjadi tugas penting untuk meningkatkan bisnis efisiensi. Sistem manajemen konten otomatis

sebuah kompleks editorial yang berfungsi untuk mengelola konten dan struktur sumber daya Internet secara online. Komponen kunci dari produk perangkat lunak adalah dukungan pengembangan konten. Dengan perkembangan inilah siklus hidup materi apa pun yang diterbitkan di situs dimulai: pekerjaan sedang dilakukan untuk membuat, mengedit, dan menyetujui konten, dan peran sistem_CMS adalah untuk mengotomatiskan proses ini, mendukung kerja bersama penulis, pemrogram dan manajer. Selain sistem manajemen Web_content, sistem kelas CMS mencakup sistem manajemen dokumen elektronik dari suatu organisasi yang menggunakan Web_interface. Sistem seperti itu digunakan untuk mengoptimalkan proses bisnis organisasi menengah dan besar, terintegrasi dengan sistem informasi perusahaan dan memungkinkan untuk membuat solusi Internet portal, sistem untuk interaksi dengan pemasok dan jaringan penjualan;

Sistem Manajemen Informasi. Sistem tersebut menyediakan agregasi, kontrol, dan pengiriman informasi melalui Internet, Extranet. Teknologi ini memberikan dasar untuk pembuatan portal informasi. Sistem manajemen informasi memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan informasi dalam lingkungan perusahaan terdistribusi berdasarkan penggunaan aturan bisnis, konteks dan metadata.

Klasifikasi yang diusulkan bersifat indikatif dan dapat dilengkapi dengan sistem lain (misalnya, sistem manajemen arsip elektronik perusahaan, sistem manajemen keluaran, dll.).

Dengan demikian, masalah klasifikasi sistem kantor otomatis agak rumit karena perkembangan pasar yang cepat untuk sistem ini. Dalam beberapa tahun terakhir, konsep seperti sistem manajemen pengetahuan, sistem

manajemen konten perusahaan, sistem manajemen sumber daya perusahaan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dll., Yang mencerminkan tren utama - penciptaan sumber daya informasi perusahaan sebagai dasar dari organisasi modern dan teknologi pendukung informasi.

Dengan demikian, teknologi manajemen pengetahuan memainkan peran yang semakin penting bagi organisasi dalam hal penyimpanan terpusat dari semua informasi jaringan. Kemampuan sistem manajemen pengetahuan melampaui menganalisis dan menyusun data dan mencakup semua bentuk kerja tim. Mereka memungkinkan Anda untuk memantau bagaimana pengguna bekerja dengan informasi; setiap tanggapan email, dokumen yang dihasilkan, dan pencarian Web menjadi cara pasif untuk menyampaikan pengetahuan yang diartikulasikan. Mesin pencari dari sistem semacam itu tidak hanya menemukan frasa berdasarkan kata kunci, tetapi juga menampilkan nama penulis dan mereka yang mencari topik tertentu, dan juga menawarkan cara untuk menghubungi mereka. Selain itu, hasil pencarian menyertakan daftar pengguna yang saat ini terhubung ke jaringan.

Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM_systems) adalah sistem untuk membangun hubungan dengan pelanggan, alat untuk mengelola hubungan, untuk membangun basis pelanggan. Ini adalah pendekatan baru untuk melakukan bisnis dengan fokus pelanggan mutlak. Fungsionalitas sistem tersebut mencakup pemasaran, penjualan dan layanan, dukungan pelanggan, analisis data, yang sesuai dengan semua tahap akuisisi pelanggan. Salah satu tugas terpenting dari sistem pada tingkat ini adalah mengatur interaksi antara departemen pemasaran, penjualan, dan layanan. Dengan bantuan sistem seperti itu, menjadi mungkin untuk menilai efektivitas biaya dari berbagai program pemasaran dan promosi. Organisasi kerja yang lebih jelas

memungkinkan untuk memusatkan upaya pada audiens target tertentu, mengelola proses menarik pelanggan dan berinteraksi secara dekat dan bermanfaat dengan departemen penjualan. Penerapan sistem di departemen penjualan perusahaan, pada gilirannya, akan memungkinkan untuk mengelola penjualan sepenuhnya dari distribusi pelanggan potensial hingga persiapan kontrak. Masalah layanan purna jual yang baik, profesionalisme, dan ketepatan waktu menanggapi permintaan pelanggan juga penting: sistem SCM akan membantu membangun pekerjaan departemen layanan yang tidak terputus dan berkualitas tinggi.

ERP_systems (Enterprise Rescourcer Planning - perencanaan sumber daya perusahaan) - pencapaian terbaru dalam evolusi sistem manajemen perusahaan terintegrasi otomatis. Sistem kelas ERP memungkinkan Anda untuk mendukung seluruh siklus manajemen - perencanaan, akuntansi, kontrol, dan regulasi - untuk hampir semua fungsi utama aktivitas. Pertama-tama, ini termasuk:

perencanaan kegiatan produksi;

manajemen pembelian, stok, penjualan;

manajemen keuangan;

manajemen personalia;

manajemen biaya;

manajemen proyek dan program;

desain produk dan proses teknologi.

Harus ditekankan bahwa semua blok fungsional dari ERP_system

saling berhubungan erat, yang memungkinkan manajemen nyata dari hampir semua aspek kegiatan perusahaan modern.

Sistem kelas ERP tidak secara langsung terkait dengan proses produksi, mereka bukan sistem kontrol otomatis untuk proses teknologi, tetapi mereka berurusan dengan model proses teknologi. Pekerjaan mereka terdiri dalam meningkatkan kegiatan perusahaan, mengoptimalkan aliran material dan keuangan berdasarkan informasi yang diperlukan yang dimasukkan di tempat kerja. Satu sistem mencakup perencanaan dan pengelolaan semua kegiatan perusahaan manufaktur, mulai dari pengadaan bahan baku hingga pengiriman barang ke konsumen. Akibatnya, sistem ERP memungkinkan pencapaian konsistensi dalam pekerjaan departemen yang berbeda, sekaligus mengurangi biaya administrasi dan menghilangkan masalah integrasi data untuk aplikasi yang berbeda. Sistem ini adalah alat untuk meningkatkan efisiensi manajemen, membuat keputusan strategis dan taktis yang benar berdasarkan informasi yang tepat waktu dan andal yang dikeluarkan oleh komputer.

Meringkas hal di atas, saya perhatikan bahwa pasar untuk produk perangkat lunak yang ditujukan untuk otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah saat ini berkembang pesat. Studinya hanya mungkin berdasarkan tipologi sistem kerja kantor otomatis yang ada. Namun, masalah mengklasifikasikan perangkat lunak untuk otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah, pada kenyataannya, pada tahap awal pengembangan dan memerlukan studi lebih lanjut. Perhatikan bahwa selain karakteristik umum (ketersediaan alat keamanan dokumen, kemampuan untuk mendaftar, merekam, mencari dokumen, dll.), sistem berbeda dalam tujuan, fungsionalitas, tingkat adaptasi dengan tradisi pekerjaan kantor Rusia dan banyak lainnya. parameter. Kehadiran kriteria yang masuk akal untuk klasifikasi sistem otomasi untuk lembaga pendidikan prasekolah sangat penting pada tahap pemilihan produk perangkat lunak.

Kesimpulan

Penciptaan sistem manajemen yang efektif saat ini merupakan masalah utama sebagian besar organisasi dan perusahaan domestik, dan semakin banyak organisasi memahami bahwa pekerjaan mereka yang efektif, peningkatan layanan informasi dan dokumentasi di sektor manajemen, peningkatan produktivitas dan kualitas pekerjaan staf manajerial secara keseluruhan tidak mungkin tanpa pengenalan teknologi modern dan perangkat lunak khusus. ... Dengan demikian, efektifitas manajemen saat ini secara langsung berkaitan dengan penggunaan teknologi manajemen dokumen yang canggih (electronic document management), dan masalah ini tidak dapat diremehkan.

Dalam karya ini, saya mencoba mempertimbangkan secara komprehensif masalah yang terkait dengan pengenalan dan implementasi manajemen dokumen elektronik. Berbagai aspek masalah ini dianalisis: hukum, organisasi, perangkat lunak dan perangkat keras, dll.

Dokumen serupa

Manajemen dokumen dan dokumen elektronik. Sistem manajemen dokumen elektronik modern dan sistem otomatisasi untuk pekerjaan kantor klasik. Penciptaan pekerjaan kantor tanpa kertas di area aktivitas manajemen yang sibuk.

makalah ditambahkan 12/08/2010


Studi organisasi dan sarana teknologi informasi dalam pekerjaan kantor. Pertimbangan sistem kantor elektronik utama. Norma, standar, dan persyaratan untuk organisasi pekerjaan kantor. Studi sistem manajemen hotel dengan dokumen.

makalah ditambahkan pada 04/30/2014


Konsep proses bisnis. Bentuk otomatisasi pendaftaran dokumen. Fungsi sistem manajemen elektronik untuk pekerjaan kantor dan alur kerja, pembenaran pilihan mereka dan aplikasi praktis. Struktur pasar produk perangkat lunak di bidang EDM.

makalah, ditambahkan 17/07/2013


Sistem kontrol elektronik modern dan bekerja dengan dokumen. Masalah teknologi tradisional dan elektronik dari lembaga pendidikan prasekolah. Pemilihan EDMS (klasifikasi sistem manajemen dokumen elektronik) yang efektif. Keamanan pengelolaan dokumen elektronik.

tesis, ditambahkan 12/12/2007


Artikel ini membahas kriteria efisiensi, yang memungkinkan dengan tingkat kecukupan yang tinggi untuk menilai desain, pengembangan, dan implementasi sistem manajemen dokumen. Kriteria didasarkan pada elemen model formal dari alur kerja komposit.

artikel ditambahkan pada 19/04/2006


Prinsip-prinsip klasifikasi sistem informasi manajemen. Fitur sistem manajemen informasi dalam struktur negara. Otomatisasi dan fasilitas penyimpanan informasi. Modernisasi sistem pengelolaan dokumen elektronik perbendaharaan.

tesis, ditambahkan 20/09/2013


Prinsip otomatisasi kantor. Prinsip-prinsip teknologi manajemen dokumen elektronik. Sistem manajemen dokumen berbasis teknologi web. Penggunaan email. Sistem arsip elektronik perusahaan.

makalah, ditambahkan 17/03/2004


Prinsip otomatisasi dan jenis arsitektur sistem manajemen dokumen elektronik. Proses bisnis di lingkungan 1C: Enterprise 8. Struktur basis informasi pengelolaan dokumen elektronik kantor dekan. Objek dan metode mekanisme proses bisnis.

tesis, ditambahkan 27/06/2013


Analisis struktur dan metodologi CASE-tools. Metodologi desain yang digunakan dalam alat CASE. Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik, pembuatannya menggunakan CASE-tools. Berorientasi objek dan desain struktural.

makalah ditambahkan pada 07/18/2014


Prinsip-prinsip pengorganisasian alur kerja kegiatan manajemen. Pembuatan komponen sistem manajemen dokumen elektronik. Directum: deskripsi singkat tentang sistem, tugas yang harus diselesaikan, arsitektur. Praktek kerja yang aman. Jenis faktor berbahaya dan berbahaya.

Electronic document management (EDM) adalah sistem proses untuk memproses dokumen dalam bentuk elektronik. Ini memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya perusahaan untuk kertas dan bahan habis pakai, merampingkan dan mempercepat pergerakan dokumen, menghilangkan kerugiannya. Proses implementasi terdiri dari beberapa tahapan, antara lain pembelian software, pelatihan personel dan penyesuaian program. Pasar menawarkan EDMS berbayar dan gratis.

Munculnya Internet berkecepatan tinggi yang terjangkau adalah dorongan untuk pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) pertama. Awalnya, tujuan mereka adalah untuk mengotomatisasi sebagian pekerjaan dengan dokumentasi. Setelah terbukti efektifitasnya, pengelolaan dokumen elektronik mulai diperkenalkan baik di organisasi swasta maupun di instansi pemerintah. Saat ini, ini adalah solusi kompleks yang secara maksimal mengotomatisasi aktivitas perusahaan terkait dengan sirkulasi dokumen.

Manajemen dokumen elektronik (EDM) adalah sistem informasi otomatis yang memungkinkan Anda mengatur pembuatan, transfer, koordinasi, dan persetujuan dokumen secara rasional dan mudah dalam suatu organisasi. Komponen EDF adalah:

• perangkat lunak khusus;
• Internet;
• email - untuk efisiensi komunikasi;
• jaringan lokal, dll.

EDMS dapat digunakan baik di dalam perusahaan maupun di antara beberapa organisasi yang berbeda.

Referensi! Untuk menggunakan EDMS hanya di dalam perusahaan, Anda hanya perlu membeli perangkat lunak dan peralatan jaringan khusus. Untuk menjaga aliran dokumen eksternal, karyawan tambahan akan diperlukan - operator EDM.

Masalah apa yang dipecahkan EDF?

Manajemen dokumen elektronik menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• memastikan transparansi pekerjaan perusahaan dan efisiensi manajemen melalui kontrol otomatis atas pelaksanaan tugas;
• optimalisasi, otomatisasi proses bisnis dan mekanisme eksekusi dan kontrol;
• dukungan persyaratan standar mutu internasional;
• menghemat sumber daya dengan mengurangi biaya kartrid, kertas, dan bahan lainnya;
• dukungan untuk akumulasi yang efektif, manajemen dan akses ke informasi. Memastikan fleksibilitas personel dengan menyimpan riwayat pekerjaan karyawan dalam organisasi;
• memfasilitasi kontrol atas pergerakan dokumen;
• pencatatan kegiatan;
• melindungi dari kehilangan dokumentasi;
• penyederhanaan, pengurangan biaya penyimpanan dokumen karena adanya arsip elektronik.

Persyaratan dasar untuk manajemen dokumen elektronik

Sistem otomatisasi alur kerja harus memenuhi persyaratan dasar:

• antarmuka yang ramah pengguna dan skema pencarian dokumen;
• kontrol yang kompeten atas pelaksanaan dokumen dan ketersediaan sistem peruteannya;
• penyimpanan yang andal;
• kemampuan untuk membuat laporan analitis;
• dukungan terhadap pelaksanaan tugas klerikal;
• memastikan keamanan informasi yang lengkap.

EDMS modern dilengkapi dengan fungsi memproses permintaan pelanggan dan alat berguna lainnya yang memungkinkan Anda menyelesaikan tugas yang diperlukan untuk setiap organisasi tertentu.

Pro dan kontra dari LMS

Aliran dokumen elektronik, dibandingkan dengan kertas, memiliki sejumlah keunggulan:

• perampingan pekerjaan kantor - tidak mungkin untuk menetapkan nomor yang sama ke dokumen yang berbeda, karena mereka dihasilkan secara otomatis;
• kehadiran filter - pencarian file dimungkinkan oleh berbagai parameter;
• melacak tahap berlalunya dokumen. Kapan saja, Anda dapat mengetahui dengan tepat siapa yang bekerja dengan dokumen tersebut, pada tahap apa itu;
• dokumen tidak boleh hilang. Bahkan jika dihapus, pemulihan selalu memungkinkan;
• templat dokumen disatukan;
• pemrosesan dokumentasi secepat mungkin. Tidak perlu membawa dokumen dari kantor ke kantor untuk persetujuan. Ini sangat berguna jika departemen dalam suatu organisasi berada di gedung yang berbeda;
• semua versi dokumen disimpan - Anda selalu dapat melacak siapa dan kapan membuat perubahan;
• parameter dan kriteria yang dapat disesuaikan untuk distribusi hak akses ke dokumen;
• ketersediaan dokumen sepanjang waktu, di mana saja di dunia, dengan adanya Internet. Seorang karyawan dapat bekerja dengan dokumentasi saat dalam perjalanan bisnis, liburan atau cuti sakit;
• kemungkinan penjadwalan kerja - setelah pembuatan dokumen, tanggal pelaksanaan yang diperlukan ditunjukkan dalam program;
• menghemat bahan habis pakai - sebagian besar dokumen tidak perlu dicetak.

Kerugiannya adalah:

• perangkat lunak mahal;
• biaya pelatihan untuk karyawan;
• waktu yang dihabiskan untuk mendigitalkan dokumen yang ada.

Bagaimana menghubungkan

Prosedur penerapan ERMS harus bertahap. Ini terdiri dari beberapa tahap:

1. Pembelian perangkat lunak dan, jika perlu, peralatan tambahan.
2. Menginstal program dengan konfigurasi selanjutnya. Distribusi hak akses, rute pergerakan dokumen, dll.
3. Pelatihan karyawan.
4. Verifikasi dan pembuatan jalur komunikasi elektronik antar karyawan.
5. Melibatkan karyawan untuk mengoordinasikan pekerjaan program dan menyelesaikan masalah teknis atau membuat perjanjian dengan perusahaan outsourcing.
6. Digitalisasi dokumen kertas yang ada.

Apakah ada layanan gratis?

Program manajemen dokumen elektronik sebagian besar dibayar dan cukup mahal. Namun, ada layanan gratis seperti Alfresco dan NauDoc. Sistem ini menyediakan versi gratis dan berbayar dengan fungsionalitas yang luar biasa. Penting bahwa versi gratis digunakan untuk jangka waktu yang tidak terbatas.

Di tempat terbuka

EDMS Alfresco adalah pemimpin pasar dalam sistem manajemen dokumen elektronik untuk perusahaan besar. Di Eropa, Amerika dan Rusia, ini berhasil digunakan oleh banyak perusahaan.

Informasi penting! Perbedaan utama adalah kemampuan untuk bekerja pada platform apa pun dan dengan basis data yang dibuat dalam program apa pun.

Keuntungan di luar ruangan:

• kemungkinan jumlah pengguna melebihi beberapa puluh ribu;
• volume dokumen yang disimpan tidak dibatasi;
• instalasi perangkat lunak tambahan pada semua komputer perusahaan tidak diperlukan. Program ini bekerja dengan mengorbankan Internet, mis. sepenuhnya dapat diakses melalui web;
• yang terbaik, dibandingkan dengan layanan lain, antarmuka;
• kemampuan untuk bekerja dengan perangkat seluler.

NauDoc

NauDoc adalah sistem EDI yang dikembangkan oleh NAUMEN. Ini memungkinkan untuk mengelola prosedur pemrosesan dokumentasi, serta untuk mengontrol disiplin pelaksanaan, sebagai hasil yang diperoleh dari pelaksanaan tugas yang diberikan.

Kemampuan untuk mengontrol di NauDoc memungkinkan Anda untuk memberikan tugas kepada karyawan Anda secara langsung di sistem, memantau pelaksanaannya, memantau tenggat waktu, mengirim dokumentasi untuk persetujuan, dan kemudian mengirim dokumen yang sudah disetujui ke pengguna EDMS lainnya. Program ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi rute untuk jenis dokumen tertentu dalam mode otomatis.

Benar-benar semua tindakan dalam program dilakukan melalui antarmuka web. Ini memungkinkan untuk masuk ke sistem di mana saja di dunia.

Manfaat NauDoc:

• bekerja pada sistem operasi apa pun;
• versi dasar gratis;
• pendidikan gratis;
• antarmuka web lengkap;
• sumber terbuka.

Informasi tentang layanan utama

Saat ini di pasar Rusia ada program manajemen dokumen elektronik antara organisasi dan di dalamnya. Kriteria pemilihan sistem:

• kemudahan belajar;
• Kegunaan;
• kualitas akuntansi untuk undang-undang Rusia;
• tingkat dukungan teknis;
• harga.

Bisnis

Delo adalah pemimpin yang diakui di segmennya di Rusia dan negara-negara berbahasa Rusia lainnya. Ini berhasil digunakan untuk sirkulasi dokumen dan pekerjaan kantor oleh perusahaan besar dan kepemilikan dan usaha kecil.

"Bisnis" adalah:

• dokumentasi pelacakan untuk semua tahap pergerakan mereka;
• template, kesederhanaan dan kenyamanan dalam membuat proyek;
• fungsionalitas dan debugging sistem secara keseluruhan.

Anda dapat berkenalan dengan kerja sistem Delo dengan menonton video:

Biaya sistem tergantung pada sistem manajemen database yang digunakan - Microsoft SQL Server atau Oracle.

Tabel 1. Biaya lisensi untuk EDMS "Delo".

Indeks	Jumlah tempat kerja
	1-5	6-20	21-50	51-100
	Microsoft SQL Server DBMS
	9 500	9 000	8 500	8 000
	Oracle DBMS
Harga untuk 1 tempat kerja, gosok.	13 400	12 900	12 500	11 900

Sumber: eos.ru

Referensi! Perhitungan dilakukan dengan basis akrual. Misalnya, harga produk dengan Oracle DBMS untuk 40 tempat kerja adalah: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 rubel.

logika

Hingga 2012, sistem "Logika" yang dikenal saat ini disebut "Referensi Bos". Perubahan nama tidak mempengaruhi kualitas layanan. Itu masih dapat diandalkan dan fungsional. Cocok untuk organisasi dari semua ukuran.

"Logika" adalah:

• kemampuan untuk merancang rute yang kompleks untuk pergerakan dokumen.
• perlindungan data tingkat tinggi;
• kemudahan menguasai sistem oleh pemula;
• fleksibel dan mudah disesuaikan. Modifikasi proses pemrosesan dokumentasi.

Kerugian dari program ini termasuk pembedaan hak akses yang tidak nyaman, dalam hal tingkat pergantian staf yang tinggi.

1C: Aliran dokumen

Sistem manajemen dokumen paling serbaguna untuk sebuah organisasi. "1C: Manajemen Dokumen" menyediakan penyimpanan dokumen yang andal dan terpusat dalam format apa pun, menyediakan akses ke sana untuk karyawan yang berwenang.

Keuntungan sistem:

• algoritma pencarian data yang berfungsi dengan baik;
• kombinasi harga dan fungsionalitas yang optimal;
• sistem penyimpanan untuk semua format dokumen - dari grafik dan teks hingga file audio dan video;
• dukungan untuk integrasi dengan aplikasi eksternal;
• skalabilitas yang luas, yang memungkinkan keberhasilan penggunaan perangkat lunak ini di perusahaan besar dan kecil.

Hanya ada dua kelemahan:

• kompleksitas pelatihan, bahkan untuk pengguna berpengalaman;
• persyaratan sistem yang tinggi.

Tabel 2. Harga EDS untuk 50 tempat kerja

Waralaba	Harga untuk 1 karyawan, gosok.	Harga untuk 50 karyawan, gosok.
Edisi Komunitas Alfresco	0	0
NauDoc	0	0
Bisnis	9 500	437 500
logika	5 900	260 000
1C: Pekerjaan kantor	4 568	228 400
Efrat	7 300	295 000
Dokumen EMC	Individu	Individu
PerusahaanMedia	6 000	300 000
DIREKTUR	8 400	378 000
OPTIMA-Alur Kerja	–	75 000

Sumber: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Referensi! Harga sistem "1C: Document Flow" dihitung dengan syarat perusahaan sudah menggunakan program "1C: Enterprise". Jika tidak, biaya lisensi server akan ditambahkan.

Jangan mengira bahwa pengelolaan dokumen elektronik merupakan jaminan peningkatan profitabilitas perusahaan secara instan. Sebaliknya, implementasinya dapat menimbulkan biaya yang serius dan, sebagai akibatnya, mengurangi keuntungan. Jangan sembarangan membeli lisensi EDMS. Ini terutama berlaku untuk perusahaan kecil. Namun, dalam kasus organisasi besar, beban kerja karyawan yang tinggi, ekspansi bisnis, manajemen dokumen elektronik dapat secara signifikan mengurangi biaya perusahaan, dan implementasinya akan terbayar cukup cepat.

Dengan menjamurnya komputer, 100% dokumen dibuat secara elektronik. Namun demikian, lebih dari setengahnya masih dicetak untuk ditinjau dan disetujui.

Adapun pertukaran dokumen dan penandatanganan kontrak antara badan usaha, kertas hampir selalu digunakan di sini.

Ada tiga cara untuk mengirimkan:

• Melalui Sistem Pengiriman Pesan Terjamin di rekening pribadi wajib pajak;
• Pada pembawa magnetik dengan EDS
• Melalui program "Terminal Wajib Pajak" di kantor-kantor pemeriksaan pajak.

Meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya adalah tujuan yang dihadapi setiap perusahaan yang berencana untuk tetap berbisnis selama bertahun-tahun yang akan datang. Dan itu dapat dicapai dengan pengenalan manajemen dokumen elektronik, terutama seperti yang diatur dalam undang-undang Rusia.

Pada saat yang sama, penting untuk memperhatikan dokumen-dokumen yang harus dicetak dalam bentuk kertas sesuai dengan undang-undang dan memastikan aliran kertas dan dokumen elektronik tidak saling menduplikasi, karena dalam hal ini tidak ada yang bisa diselamatkan.

Jika semuanya diatur dengan benar, maka manajemen dokumen elektronik adalah kunci efisiensi perusahaan modern.

Direkomendasikan untuk dibaca

petunjuk jendela

Definisi, sifat dasar dan grafik fungsi hiperbolik

petunjuk jendela

Konsep dasar geometri Lobachevsky

instruksi Android

Hetman Partition Recovery - program untuk memulihkan data dari kartu memori atau hard drive

Smartphone

Berapa momen magnet dari magnet permanen?

Program kantor

Implementasi dan pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik: kami menyingkirkan delusi dan membentuk tujuan yang sebenarnya

Program kantor

Tetapkan operasi dan propertinya