Утвърждаване на правилника за командировките. Как да промените пътната заповед Променете правилата за пътуване

На 8 януари 2015 г. измененията, направени с Постановление на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. № 1595 в Наредбата за особеностите на изпращането на работници в командировки, одобрена с Постановление на правителството на РФ от 13 октомври 2008 г. № 749, влезе в сила: понятието „удостоверение за пътуване“ беше изключено от текста на наредбата, „Връчване на услуга“ и „отчет за извършената работа в командировка“.

Подобни промени бяха направени с Указ на президента на Руската федерация от 12.12.2014 № 765 в реда и условията за командироване на федерални държавни държавни служители, одобрени с указ на президента на Руската федерация от 18.07.2005 г. No 813 (промените влязоха в сила от 01.02.2015 г.).

Освен това, със заповед на Министерството на финансите на Русия № 147n, Министерството на труда на Русия № 1044 от 15 декември 2014 г., Инструкцията на Министерството на финансите на СССР, Държавния комитет по труда на СССР и Всеобщите Съюзният централен съвет на профсъюзите на СССР и Всесъюзният централен съвет на профсъюзите № 62 „За командировки в рамките на СССР“ бяха отменени.

Как ще се отразят тези промени на обработката на командировки за служители?

Внасяме промени в правилника за командировките на служителите

Всяка организация, чиито служители са изпратени в командировки, трябва да има местен нормативен акт, одобрен от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице (например Правилника за командировки на служители), уреждащ процедурата за издаване на командировки, условията на командировки, реда и размера на обезщетението за разходи, свързани с командировки, и други въпроси, свързани с пътуването.

Сега е необходимо да се направят съответните промени в този документ или да се одобри новото му издание.

Забележка!
С цел привеждане на нормативните правни актове в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, Инструкцията на Министерството на финансите на СССР, Държавния комитет по труда на СССР и ВЦИС на СССР и Всесъюзния централен съвет на профсъюзите на СССР. Централен съюз на профсъюзите от 04.07.1988 г. "За командировки в рамките на СССР" невалиднона територията на Руската федерация (заповед на Министерството на финансите № 147н, Министерството на труда на Русия № 1044 от 15 декември 2014 г.).

Основание за изпращане на служител в командировка

Съгласно новата редакция на ал. 2 клауза 3 от Правилника за особеностите на изпращането на служители в командировки, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 13.10.2008 г. № 749 (наричано по-долу Правилника за командировки), служителите се изпращат по работа пътувания въз основа на решение на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебно задание извън мястото на постоянна работа ... За командировка се признава и пътуване на служител, изпратен в командировка по решение на работодателя до отделно подразделение на изпращащата организация (представителство, клон), разположено извън мястото на постоянна работа.

В Правилника за бизнес пътуванията обаче не пише нищо дали решението на работодателя трябва да бъде писмено. В тази връзка отбелязваме, че ако по-рано периодът, за който работодателят изпраща служител в командировка, беше посочен в три документа - назначение за командировка, заповед за командировка и удостоверение за командировка, сега, след анулирането на удостоверението за командировка и възлагането на услугата, единственият документ, който определя продължителността на командировката, е заповед за изпращане на служител в командировка и тя може да бъде само писмена. Ето защо в местен регулаторен акт препоръчваме да формулирате тази разпоредба, например, както следва:

между другото
Данъчната служба многократно е изразявала мнение, че наличието и изпълнението на заповед за изпращане на служител в командировка, служебно задание за изпращане в командировка и отчет за неговото изпълнение се определят от вътрешния документооборот на организацията , а за документални доказателства за целите на облагането на печалбите на организациите, тези документи не са задължителни (вижте например писма на Федералната данъчна служба на Русия от 25 ноември 2009 г. № MN-22-3 / [защитен с имейл]и от 18.08.2009 г. № 3-2-06 / 90, писмо на Федералната данъчна служба за Москва от 28.10.2010 г. № 16-15 / [защитен с имейл]).
Въпреки това, в съответствие с ал. 4 т. 1 от чл. 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация под документирани разходи се разбират разходи, потвърдени, по-специално от документи, косвено потвърждаващи направените разходи, вкл. заповед за командировка и документи за пътуване.
Смятаме, че сега данъчната служба признава както задължението за издаване на заповед за изпращане в командировка, така и възможността за потвърждаване на периода на престой в командировка с документи за пътуване без издаване на удостоверение за командировка.

Определете действителния период на престой на служителя в командировка

Преди да бъдат направени измененията в Правилника за командировките, документът, потвърждаващ действителния период на престой на служителя в командировка, в съответствие с клауза 7 от Правилника за командировките, беше удостоверение за командировка. Но в някои случаи беше невъзможно да се поставят марки за пристигане и отпътуване от тях, а Министерството на финансите на Русия в писмо от 16.08.2011 г. № 03-03-06 / 3/7 обясни, че в в такива ситуации фактът, че сте били на мястото на командировка, може да се потвърди от други документи, по-специално:

заповед (указ) за насочване на служителя в командировка;
служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му;
документи за пътуване, от които следват датите на пристигане и заминаване от дестинацията;
хотелска фактура, потвърждаваща периода на пребиваване в мястото на дейност.

Забележка!
Съгласно новата версия на клауза 7 от Правилника за командировките се определя действителният период на престой на служителя на мястото на командировка на документи за пътуванепредставени от служителя при завръщане от командировка.

И това е съвсем логично, т.к поръчката само потвърждава планирано сроккомандировки, възложена услуга е отменена, хотелска фактура само потвърждава продължителността на престояи билетите потвърждават целият период на престой в командировка, включително двупосочно пътуване и настаняванена мястото на стопанска дейност.

Има изход!
Министерството на финансите на Русия в писмо от 05.02.2010 г. № 03-03-05 / 18 обяснява, че в случай на загуба на оригинали на документи за пътуване, дубликат на документа за пътуване или копие от копието на билет, оставащ на разположение на транспортната организация, извършила превоза на физическото лице, или удостоверение от транспортна организация, посочващо данните, които позволяват идентифициране на физическото лице, неговия маршрут, цена на билета и дата на пътуване.

Съгласно ал. 2, клауза 9 от Реда и условията за командировка на федералните държавни държавни служители, одобрени с Указ на президента на Руската федерация от 18 юли 2005 г. № 813 (изменен от 12.12.2014 г.; по-долу - Редът и условията на командировка), при липса на документи за пътуване (билети), действителният период на престой на държавен служител в командировка се определя от други документи, потвърждаващи периода на престоя му в командировка, чийто списък се утвърждава от Министерството на финансите на Руската федерация.

Вярваме, че този списък ще бъде полезен не само за федералните държавни органи, държавните извънбюджетни фондове на Руската федерация и федералните държавни институции, но и за други организации, които не са свързани с бюджетната сфера.

Често служителите пътуват в командировки с личен транспорт. Съгласно новата - втора - алинея на клауза 7 от Правилника за командировки, в случай че служител пътува до мястото на работа и (или) обратно до мястото на работа с личен транспорт (автомобил, мотоциклет) действителният период на престой в мястото на работа е посочен в бележката, която се представя от служителя при връщане от командировка на работодателя едновременно с оправдателни документи, потвърждаващи използването на посочения транспорт за пътуване до мястото на командировка и обратно (товарни листи, фактури, касови бележки, касови бележки и др.) .

Бележка за услугата се съставя под всякаква форма, но ако това е доста често срещано явление при организиране на командировки с личен транспорт, препоръчваме да разработите специален формуляр, който ще позволи на служителя да посочи цялата необходима информация и да избегне грешки.

Формулярът на бележката и пример за попълването й (Пример 1) могат да бъдат дадени в приложението към Правилника за командировки на работници.

Сервизните бележки заедно с документи, потвърждаващи използването на автомобила (пътен лист, касови бележки за бензин, разписки за паркиране и пътуване по платени пътища и др.), заедно с предварителен отчет, се прехвърлят в счетоводството.

Как да потвърдите посещения на множество места за бизнес пътувания?
По-рано беше възможно да се поставят отметки върху удостоверението за пътуване за пристигане и заминаване от всяка точка на командировката. В новата редакция на Наредбата за командировките няма правила за начина на посочване на няколко места, които служителят трябва да посети по време на командировка. Възможно е, разбира се, да се потвърдят пътните разходи, да се изброят всички пунктове за пътуване, посетени от служителя в бележка с приложени документи за пътуване, потвърждаващи преместването на служителя от един пункт за пътуване в друг.
Но тъй като новата редакция на Правилника за командировките относно задължението за посочване в меморандума на всички места, посетени от служител в командировка, не се споменава, смятаме, че представянето на документи за пътуване ще бъде достатъчно.

Трябва да се отбележи, че в бюджетните организации, в съответствие с клауза 21.1 от Реда и условията на командировка, възстановяване на разходи, свързани с използването на личен транспорт от държавни служители за пътуване до мястото на работа и обратно до постоянното място на се осъществява федералната държавна държавна служба по реда, определен от правителството Руска федерация.

Освен това, в съответствие с клауза 22 от Процедурата и условията за командировки при липса на документи за пътуване (билети) или документи, издадени от транспортни организации и потвърждаващи информацията, съдържаща се в документите за пътуване (билети), таксата не е платена, с изключение на възстановяване на разходи, свързани с ползването на личен транспорт за пътуване в командировка и обратно.

Чуждестранна командировка

Клауза 15 от Правилника за командировките е престанала да бъде в сила, следователно не е необходимо да се издават удостоверения за командировка в случай на командировка в държавите-членки на Общността на независимите държави, с които са сключени междуправителствени споразумения , въз основа на което граничните органи не правят бележки за преминаване на държавната граница в документите за влизане и излизане граници.

В съответствие с новата версия на клауза 19 от Правилника за командировки, датата на пресичане на държавната граница на Руската федерация при пътуване от територията на Руската федерация и до територията на Руската федерация се определя от документи за пътуване ( билети).

В новата редакция на Правилника за командировките не се казва нищо за това как да се потвърди датата на преминаване на границата, ако служителят е отишъл в командировка, например в служебна кола. Считаме, че датите на преминаване на държавната граница трябва да бъдат посочени в бележката.

Издаваме заповед за изпращане на служител в командировка

Ако вашата организация реши да използва унифицирани формуляри № T-9 „Заповед за изпращане на служител в командировка“ и T-9a „Заповед за изпращане на работници в командировка“, одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 г. № формуляри на първична счетоводна документация, одобрени с постановление на Госкомстат на Русия от 24.03.1999 г. № 20 (по-нататък - Процедурата за прилагане на унифицирани формуляри).

Съгласно части втора и трета от Процедурата за прилагане на унифицирани формуляри, всички подробности за единните формуляри, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, остават непроменени (включително кода, номера на формуляра, името на документа) , не се допуска премахването на отделни реквизити от единните формуляри.

Редът за посочване на основата на поръчката в унифицираните формуляри № Т-9 и Т-9а не е отделен атрибут, а е само част от атрибута „Текст“, съставен в табличен вид, но Ви съветваме да не се променя междуредовото - изтриване на думите "услуга задание" можем, въпреки факта, че тези думи напълно са загубили своята релевантност.

Ако организацията е одобрила местни унифицирани форми на заповеди за изпращане на служител (служители) в командировка (примери 2 и 3), всичко е опростено, т.к. нищо не ви пречи да направите необходимите промени в локалния формуляр и да го одобрите отново. Редът за уточняване на основата на поръчката може да изглежда така:

Причина: ___________________________________________________
име, дата и номер на документа

Какво е сега основанието за издаване на заповед?Работодателят може да изпрати служител в командировка по различни причини, например:

ако командировките са предвидени със споразумение за извършване на работа (предоставяне на услуги) или споразумение за съвместни дейности, това споразумение се посочва като основание за издаване на заповед;
ако е необходимо командировка за целите на съгласуване и / или подписване на документи, основата може да бъде бележка от ръководителя на звеното;
ако организацията има одобрен план за командировки на служители за тримесечие, половин година или цяла година, този план ще бъде основа за издаване на заповедта;
при необходимост от решаване на конкретни проблеми на производствени, стопански, финансови и други дейности, основата може да бъде и служебна (докладна) бележка, или план за действие, или покана в рамките на съвместни дейности;
ако организацията е получила покана за участие в конференция, среща, семинар или друго събитие с цел изучаване, обобщаване и разпространение на опит, нови форми и методи на работа и работодателят счита това участие за полезно, тази покана се посочва като основа за издаване на заповедта.

Как да издадем сервизно задание?

Съгласно новата редакция на ал. 2, т. 3 от Правилника за командировките служителите се изпращат в командировки по решение на работодателя за определен срок за изпълнение на сервизна задачаизвън мястото на постоянна работа. Освен това в чл. 166 от Кодекса на труда на Руската федерация казва за разположениеработодател.

В Правилника за командировките не се казва нищо за необходимостта от официална писмена заповед. Следователно самата организация трябва да реши дали е необходимо писмено да изготви задания за обслужване, каква форма да избере за това и кой ще ги подпише, както и как служителят ще може да потвърди изпълнението на заданието за обслужване.

Имайте предвид, че в повечето случаи не е необходима отделна писмена форма на служебно задание, тъй като заданието (целта) е формулирано в заповедта, а резултатът от пътуването се потвърждава от документите, представени от служителя. Например, служител е бил инструктиран да отиде в командировка, чиято цел е да се срещне с контрагента и да получи подписа му върху договора. След завръщане от командировка служителят представя подписания договор на ръководството.

В такива случаи попълването на служебно задание в писмена форма е просто ненужна бумащина, както и отчет за извършената работа в командировка.

Не е необичайно обаче заданието, което се дава на командирования работник, да е доста сложно, състоящо се от няколко задачи, понякога несвързани помежду си, изпълнени с цифрови данни, т.е. такива, че е невъзможно, от една страна, да се запомни, а от друга да се докаже, че е имало точно такава комисия. Разбира се, в такива случаи възлагането на услугата изисква писмена форма.

В Правилника за командировки на служители на организацията съответните параграфи могат да бъдат формулирани, както следва:

Има още един начин за издаване на възложена услуга.В местните унифицирани форми на заповеди за изпращане на служител (служители) в командировка, вместо редовете „с цел“ (в еднопредметна форма) и „цел“ (в многопредметна форма), можете да предоставите редове "Присвояване на услугата", в които можете да посочите кратко съдържание на заданието на услугата (виж Примери 2 и 3).

Забележка:т. 6 от Правилника за командировките, където е казано за целта на пътуването, което е следвало да бъде посочено в заданието за обслужване, е изтекъл.

Ако обемът на възлагането на услугата е голям, той може да бъде посочен не в самата поръчка, а в приложението към нея (пример 4), без да се забравя да се посочи в поръчката, че има приложение.

Ако организацията използва унифицирани формуляри № T-9 и T-9a, можете също да вмъкнете допълнителни редове в тях, за да посочите назначението на услугата, или да изготвите фиш "Задание на услуга", т.к. съгласно част пета от Процедурата за прилагане на унифицирани формуляри при производството на празни продукти въз основа на унифицирани форми на първична счетоводна документация е разрешено да се правят промени по отношение на разширяване и стесняване на колони и редове, като се вземат предвид значимостта на индикаторите, включване на допълнителни линии (включително безплатни) и свободни чаршафиза удобство при поставяне и обработка на необходимата информация.

Вместо фиш, можете да съставите задание за обслужване под формата на прикачен файл към поръчката.

Как да отчетем извършената работа в командировка?

Параграф 2 от клауза 26 от Правилника за командировките, според който служителят, след завръщане от командировка, е длъжен да представи на работодателя в срок от три работни дни писмен отчет за извършената работа в командировката, съгласуван с ръководителя на структурното звено на работодателя, е изтекъл от 8 януари т.г.

Може да се направи следното заключение: както при издаването на възложена услуга, организацията трябва самостоятелно да реши дали е необходим такъв доклад, в каква форма трябва да бъде представен и кой трябва да го подпише и, ако организацията счете за необходимо, се съгласявам и/или одобрявам.

между другото
Според подс. "Б" клауза 35 от Реда и условията на командировка при завръщане от командировка държавният служител трябва в срок от три работни дни да представи в държавния орган отчет за извършената работа през периода на командировка, съгласувано с ръководителя на структурното звено, в което замества длъжността на федералната държавна държавна служба.

Имайте предвид, че в някои случаи няма нужда от представяне на отчет... Например, ако служител е изпратен в командировка за закупуване на резервни части, след като се върне от командировка, достатъчно е той да ги предаде в склада и да подаде документи за тези резервни части в счетоводството. Подобни случаи могат да бъдат предвидени в Наредбата за командировки на служители, например:

Отчитане на работници, напускащи и пристигащи в командировки

Съгласно клауза 8 от Правилника, редът и формите на отчитане на служителите, напускащи командировки от изпращащата организация и пристигащи в организацията, в която са изпратени, се определят от Министерството на труда и социалната защита на Руската федерация.

Редът и формите за отчитане на служителите, заминаващи в командировки от изпращащата организация и пристигащи в организацията, в която са изпратени, се утвърждават със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие от 11.09.2009 г. № 739н (наричана по-долу - Заповед № 739n).

Във формата на регистъра на служителите, заминаващи в командировки от изпращащата организация, даден в Приложение № 2 към Заповед № 739n, е предвидена колона за посочване на датата и номера на удостоверението за пътуване. Преди да направите промени в Поръчка № 739n, в тази колона може да се постави тире.

Нашият съвет
Тире (em dash) се получава чрез едновременно натискане на три клавиша: Ctrl + Alt + «-» на цифровата клавиатура.

Формулярът на регистъра на служителите, пристигнали в организацията, в която са изпратени по работа, даден в Приложение № 3 към Заповед № 739n, предвижда посочване на името на организацията, която е издала удостоверението за пътуване. В тази колона трябва да посочите името на изпращащата организация.

Що се отнася до федералните държавни държавни служители, клауза 10 от Процедурата и условията за командировка предвижда държавните органи да водят отчет на държавните служители, които напускат и пристигат в командировки в специални дневници по формуляри, процедурата за одобрение на които се определя от правителството на руската федерация. Представителят на работодателя или упълномощено от него лице с негова заповед (указ) назначава държавен служител, отговорен за воденето на тези дневници и бележки в свидетелствата за пътуване.

По този начин към момента на публикуване на тази статия не е решен въпросът с отчитането на държавни служители, напускащи и пристигащи в командировки.

В заключение бихме искали да насочим вниманието ви към факта, че изключването от текста на Наредбата за командировките на такива понятия като „цел на командировка“, „услуга“, „удостоверение за командировка“, „доклад върху извършената работа в командировка“ не означава, че работодателят не трябва да формулира целта на командировката и не налага забрана за използването на изброените документи. Ето защо, ако организацията счита за уместно да използва удостоверение за пътуване и други документи в познат и удобен за нея формат, препоръчваме да посочите това в Правилника за командировки на служителите на организацията.
Не може обаче да се пренебрегне фактът, че в този случай е възможен проблем: получаващата страна може категорично да откаже да постави марки при пристигане на мястото на работа и напускане от него, позовавайки се на новата версия на Правилника.

С постановление на Росстат от 23 декември 2005 г. № 107 са одобрени унифицирани формуляри № ТК-1 (държавен) „Дневник на федералния държавен орган на работниците, пътуващи в командировки“ и № командировки“.

Въпрос

Добър ден.
Направихме промени в правилника за командировките. Трябва ли да направя промени в трудовите договори на служителите и да запозная екипа със заявлението срещу подпис?

Отговор

Регламентът за пътуване е местен регламент.

По този начин работодател - търговска организация има право да определя размера на дневните пари по свое усмотрение.

Член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация установява, че работодателите, с изключение на работодатели, които са физически лица, които не са индивидуални предприемачи, приемат местни разпоредби, съдържащи норми на трудовото право, в рамките на своята компетентност, в съответствие с трудовото законодателство и други нормативни правни актове. съдържащи трудовоправни норми., колективни трудови договори, спогодби.

В съответствие с чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да запознае служителите срещу подпис с приетите местни разпоредби,пряко свързани с тяхната трудова дейност.

Трудовото законодателство на Руската федерация не е забранено да се правят промени в местните разпоредби.

Следователно работодателят има право да изменя наредбите за командировките, като променя размера на дневните. В същото време работодателят трябва да запознае служителите с измененията срещу техен подпис, но не се изисква съгласието на служителите.

Свързани въпроси:

Организацията е определила дневните надбавки за командировки в размер на 2500 рубли. Колко трябва да платите дневни за командировка за сметка на приемащата страна? Възможно ли е да се монтира във вътрешно положение ......
Какъв е минималният пакет от документи (инструкции, наредби, наредби и др.), които трябва да присъстват във фирмата по отношение на кадровата документация и охраната на труда? (Персонал 14 души)
✒ Организацията трябва да формализира ... ...
Моля, изяснете въпроса за позициите. Служител (адвокат) излиза в отпуск за отглеждане на дете до 3 години. Ръководството планира да замени позицията й с друга за ваканционния период (специалист по ...
Моля, уточнете какви характеристики има при сключване на договор с външен работник на непълно работно време.
✒ При сключване на трудов договор с работа на непълно работно време важат същите правила като при наемане на служител за основна работа ... ...

Правилата за пътуване са важен документ за работодателите, чиито служители заминават в командировки. Правилата, които трябва да се спазват при регистрация и записване на бизнес пътуване, подлежат на промяна. Оттук и необходимостта от включване на съответни разпоредби в документа, уреждащи въпросите, свързани с командировките.

Защо да изготвя наредба за изпращане на служители в командировки

Наредбата за командировките се отнася до вътрешните местни актове на работодателя, прилагани заедно с други подобни документи (наредба за възнагражденията, вътрешни трудови разпоредби, разпоредби за бонуси, индексация на заплатите и др.).

Вижте вътрешните фирмени местни актове на нашия уебсайт:

„Вътрешен правилник – Образец 2019 г.”;
„Правилник за охрана на труда на служителите – образец-2019“.

Формата на този документ не е законово одобрена и съдържанието му не е регламентирано. Всеки работодател изготвя такава разпоредба, като взема предвид нейните тънкости и особености на „пътуване“.

Регламентът за командировките има за цел да установи и консолидира много различни фактори: видове командировки (в рамките на Русия или в чужбина), естеството и размера на възстановимите пътни разходи (само за пътуване и настаняване или друг списък), транспорт, използван за пътуване и други функции.

Разработването на такъв вътрешен документ за целите на данъчното счетоводство ви позволява безстрашно да признавате различни разходи като пътни разходи и да оправдавате стойността им в разходите при изчисляване на данък върху дохода или опростена данъчна система.

Не е необходимо да се съставя наредба за командировките, ако работодателят не изпраща служителите си в командировки и не планира да го прави.

Какво се счита за командировка и кога не се прилага регламентът за пътуване

Регламентът за командировките от модела 2019 основно изхожда от дефиницията, която е позната на всички, и основните условия за признаване на пътуването на служител като командировка.

ВАЖНО! Въз основа на определението, дадено в чл. 166 от Кодекса на труда на Руската федерация, командировка е пътуване на служител за изпълнение на служебна задача извън работното си място за период, определен от работодателя.

Тъй като напускането на лице от мястото на постоянното му разположение е свързано с допълнителни разходи (за пътуване, настаняване и др.), изискващи специална документация и обосновка, и признаването на пътните разходи при изчисляване на данъчната основа за печалба или STS зависи от много фактори (ориентация към работата, продължителност на пътуването и др.), значението на разпоредбата за командировки не може да бъде надценено.

Този документ обосновава размера на различните разходи, свързани с пътуването (от дневни надбавки до летищни такси и плащания за багаж), а също така описва процедурата за командированите служители (схемата за получаване на средства за пътуването, състава на задължителните документи, работно време на пътя и др.).

Тази позиция не може да се използва във всички случаи. Такъв документ не регламентира действията на служителите на фирмата, ако работата им е пътуване сред природата, както и когато служителите пътуват за лични цели.

Правилната класификация на пътуването е от особено значение при прилагането на разпоредбата за пътуване. Можете да признаете заминаването като командировка и законно да използвате разпоредбата в следните случаи:

пътуването се извършва със служебни цели и по решение на ръководството;
служител работи за определен период от време извън населеното място, в което се намира основното му работно място;
е сключен трудов договор или договор за ГПК с командировъчен служител.

Възможно ли е да се вземат предвид пътните разходи за целите на данъка върху доходите на служител, с който има сключен договор за GPC, разберете.

Важно условие на длъжността е консолидирането на правото на служителя да откаже командировка

В наредбата за командировките няма да е излишно да се изброят всички случаи, когато служител има право да откаже командировка, както и ситуации, при които със закон е наложена забрана за изпращане на служител в командировка. Това ще позволи на служителите да защитят законните си права и да премахнат трудовите конфликти.

По този начин Кодексът на труда на Руската федерация забранява изпращането на бременни служители в командировки (член 259), служители по време на периода на договора за чиракуване, ако командировките не са свързани с чиракуване (параграф 3 от член 203), както и непълнолетни служители на дружеството (чл. 268). По отношение на последната категория работници, посоченият член от Кодекса на труда на Руската федерация предвижда нюанси: командировките на непълнолетни творчески работници не са забранени според списъка, одобрен от правителството на Руската федерация (постановление от 28 април). , 2007 № 252).

На друга група работници е позволено да откажат или да се съгласят да пътуват в командировка. В този случай те могат да изразят волята си писмено. Сред такива служители (член 259 от Кодекса на труда на Руската федерация):

жени с деца на възраст под 3 години;
майки и бащи, отглеждащи самостоятелно деца на възраст под 5 години;
работници с деца с увреждания;
служители, които се грижат за болни членове на техните семейства в съответствие с медицински доклад (член 259 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Същият избор се дава на настойници и попечители на непълнолетни (член 264 от Кодекса на труда на Руската федерация).

За служители, които не попадат в горните категории, отказът да пътуват в командировка означава голяма вероятност от получаване на дисциплинарно наказание.

В случай на използване на бележка за изпращане на служител в командировка, процедурата за нейното създаване и движение също трябва да бъде отразена в разпоредбите за командировки.

Правилата за издаване на бележка за командировка от извадка от 2019 г. не са регламентирани с нищо. За нея е задължително да има резолюция на работодателя.

Задължението за издаване на удостоверение за пътуване е отменено от 2015 г. Наличието на този документ обаче дисциплинира пътувания служител до известна степен, а при липса на документи за пътуване позволява потвърждаване на датите на пътуването. Поради тази причина повечето работодатели не се отказаха от използването на свидетелство за пътуване и го оставиха сред задължителните вътрешни документи.

Връщане от пътуване. Меморандум за командировка: образец-2019

От 2015 г. престана да се прилага още един документ - справка за командировка. Въпреки че това не означава, че служител, който се връща от командировка, няма да трябва да отчита извършената работа в командировка. Все пак ще трябва да издадете документ в края на командировката, само че в различна форма и под друго име.

ВАЖНО! В съответствие с клауза 7 от Наредба № 749, бележка за командировка, издадена от служител, може да бъде потвърждение за периода на престой в командировка и други нюанси на командировка. Извадката за 2019 г. за нея не е нормативно установена и работодателят може да я разработи самостоятелно. В същото време той има право или да предвиди за всички, без изключение, командировани служители задължението да съставят такава бележка, или да отрази в правилника за командировките отделни случаи на нейното изпълнение (например командировка с личен транспорт или липса на пътни и други документи, потвърждаващи продължителността на командировката).

В допълнение към бележка, служител, който се връща от пътуване, ще трябва да изготви документ, който е задължителен за всички - предварителен отчет. Фирмата може да разработи собствен формуляр за такъв отчет или да използва унифицирания формуляр AO-1.

За правилата за попълване на формуляра AO-1 вж. .

За изготвяне на авансов отчет и окончателно уреждане на извършеното авансово пътуване се дават 3 работни дни след завръщане от командировка (клауза 26 от Наредба № 749). Докладът е придружен от документи, потвърждаващи всички направени разходи по време на пътуването (за настаняване, пътни и други пътни разходи).

Къде да изтеглите примерна бележка за командировка за 2019 г

Както бе отбелязано по-горе, в някои случаи потвърждението за периода на престой в командировка е бележка, написана от служителя.

Примерна бележка за командировка за 2019 г. може да изтеглите тук:

Моля, имайте предвид, че дори бележка в някои случаи (при липса на документи за пътуване, документи за наемане на квартира или други документи, потвърждаващи сключването на споразумение за предоставяне на хотелски услуги на мястото на командировка) не може да потвърди продължителността на бизнеса пътуване (параграф 3, клауза 7 от Резолюция № 749). Освен това трябва да поставите бележка или друг документ, потвърждение на получаващата страна за действителния период на престоя на служителя в командировка. В тази връзка става важно издаването на удостоверение за пътуване и все пак е препоръчително да се предвиди издаването на такъв документ в правилника за командировките.

Изброяваме в позицията документи, потвърждаващи разходите

Такса

Пътуването на служител през територията на нашата страна или извън нейните граници, свързано с изпълнение на служебни задачи, винаги е свързано с допълнителни разходи. Ако се планира командировка в Русия, първоначалните разходи на работодателя при изпращане на служител в командировка ще бъдат разходите за пътуване до местоназначението (за командировки в чужбина разходите започват с получаване на визи, паспорти и т.н. - ще говорим за това отделно).

Съвременните начини за придвижване в космоса са доста разнообразни: с влакове, самолети, автобуси, таксита. Освен това личната кола на служителя или наетото превозно средство може да действа като командировка.

С всички документи за пътуване, познати на всички, всичко е изключително просто: техните оригинали са приложени към авансовия отчет, а разходите за пътуване лесно се включват в данъчните разходи. Съвременните реалности обаче правят корекции в тази разбираема и позната процедура за отчитане на пътните разходи.

Бързото навлизане на електронните документи в живота ни поражда разногласия между данъкоплатци и данъчни контролери относно признаването на тяхна база на разходите за преместване на служители в командировка.

За това могат да помогнат обясненията на служителите. Например в писмото на Министерството на финансите на Русия от 19 юни 2015 г. № 03-03-07 / 35548 се казва, че бордна карта и разпечатана разписка за багаж (маршрутна разписка) са достатъчни за документиране на пътните разходи при закупуване на самолетен билет в незаверена форма (електронен билет) ... Билетът ще потвърди полета на пътувания служител по маршрута, посочен в електронния билет, а цената на полета ще бъде обоснована от маршрутната разписка.

В писмо от 09.10.2017 г. № 03-03-06 / 1/65743 служители на Министерството на финансите поясняват, че печатна електронна бордна карта, на която няма печат за проверка на пътниците, не може да потвърди разходите за полет. В този случай фактът на полета може да бъде потвърден със сертификат за полет, издаден от въздушния превозвач или негов представител.

Как според Министерството на финансите да се потвърдят разходите за полети при липса на документи, вижте.

Прочетете за някои от нюансите на признаване на пътни разходи в материалите:

„Възможно ли е да се вземе предвид за печалба плащането на един ден пътуване при или от командировка, ако се пада в уикенд?“ ;
„Възможно ли е да се вземе предвид неустойката за възстановяване на билети?“ ...

Разходи за живот

Алгоритъмът за възстановяване на разходите за живот също трябва да бъде отразен в разпоредбите за командировки (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, параграфи 11, 13, 14, 21 от Наредба № 749). Това е от немалко значение за признаването на данъчните разходи, взети предвид при изчисляване на данък върху дохода или опростена данъчна система: тази възможност възниква само ако са налични подкрепящи документи (клауза 1 на член 252, алинея 12 на клауза 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, писмо на Министерството на финансите на Русия от 03.03.2015 г. № 03-03-07 / 11015).

За самия служител въпросът за обезщетението за разходите за живот в командировка също не е безразличен: полученото от него обезщетение за непотвърдени разходи в размери, надвишаващи установените норми, се облага с данък върху доходите на физическите лица (параграф 10, клауза 3 от член 217 210 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Възможностите за пребиваване на служителя на мястото на изпълнение на служебното задание са не по-малко разнообразни от видовете транспорт, използвани за командировки. Най-простото нещо по отношение на документалните доказателства за разходите се счита за настаняване в хотел.

В този случай е достатъчно да представите в счетоводството на работодателя строга отчетна форма от хотела (тя трябва да отговаря на изискванията на наредбата, одобрена с ПМС № 359 от 06.05.2008 г.) или друг подобен документ (квитанция за входящ касов ордер под формата на КО-1, касов бон).

Фактурата от хотела е SRF и следователно потвърждава разходите дори при липса на касов ваучер. Длъжностни лица на Министерството на финансите на Русия (писмо от 18.08.2010 г. № 03-03-06 / 1/556) и съдии (решение на Федералната антимонополна служба на Московския окръг от 29.02.2008 г. № KA-A40 / 14043 -07) не възразяват срещу този подход.

Ако работодателят наема жилище за командирован служител и прави разходи за наем, такива разходи могат да бъдат признати само за дните на действително пребиваване на служителя (писма на Министерството на финансите на Русия от 25 март 2010 г. № 03-03-06 / 1/178, Федерална данъчна служба на Русия в Санкт Москва от 16.04.2010 г. № 16-15 / [защитен с имейл]).

Правилник за командировки за изплащане на дневни

Размерът на дневните надбавки не е законово регламентиран, следователно разходите, които намаляват данъчната основа за печалба или опростената система за данъчно облагане, се приемат във всяка сума, независимо установена от работодателя. Този размер е фиксиран в правилника за командировки.

Въпреки това, за целите на облагането на дневен данък върху доходите на физическите лица и застрахователните премии, регулирани от Данъчния кодекс на Руската федерация, има ограничение, задължаващо да се удържа данък върху дохода и да се начисляват застрахователни премии от суми, надвишаващи:

700 рубли - за бизнес пътувания през територията на Русия;
2500 рубли - за пътувания в чужбина.

В тази връзка най-често размерът на дневните пари се определя точно в тези граници.

Прочетете повече за изчисляването на застрахователните премии за дневни в този материал.

Характеристики на задграничните командировки в наредбите за командировки

Нюансите на командировките в чужбина са отразени в разпоредбите за командировки, в случай че работодателят изпраща свои служители на пътувания в чужбина за изпълнение на служебни задачи.

Въпреки факта, че счетоводството на разходите и процесът на организиране на чуждестранни и вътрешни командировки се основават на общи алгоритми, организацията на заминаването на служител извън страната е свързана с някои особености.

Например възстановяването на пътни и квартирни разходи на пътуващи в чужбина е същото като при пътуване у нас, но списъкът с подлежащите на възстановяване разходи е разширен. Те могат да включват плащане за регистрация на паспорт, визи и други документи за пътуване, задължителни консулски и летищни такси, други задължителни плащания и такси.

В същото време както работодателят, така и служителят ще трябва да вземат предвид изискванията на закона „За валутното регулиране“ от 10 декември 2003 г. № 173-FZ, тъй като е невъзможно да останете в чужбина без чуждестранна валута.

ВАЖНО! Правото на използване на чуждестранна валута за разплащания със служители, изпратени в командировка, е предвидено от подс. 9 т. 1 от чл. 9 от Закон № 173-FZ.

Валутните разходи, свързани с командировките, изискват специално внимание, когато се отразяват в данъчните разходи. Например, при липса на сертификат за покупка на валута, е възможно да се преизчислят надбавките за пътуване в рубли по курса на Централната банка на Руската федерация към датата на издаване на отчетните суми (писмо на Министерството на финансите на Русия от 03.09.2015 г. № 03-03-07 / 50836).

Ако работодателят не изпрати служителите си за служебни цели извън страната, той вече няма нужда да отразява спецификата на чуждестранните командировки във вътрешните си местни актове.

Можете да изтеглите примерен устав за официално пътуване на нашия уебсайт.

Разберете как да потвърдите командировка, платена с карта на линка.

Резултати

Наредбата за командировките е вътрешен местен акт на работодателя. Този документ няма строго обвързваща форма и може да не бъде съставен, ако работодателят не изпраща служители в командировки.

Наредбата позволява да се обоснове включването на пътните разходи в състава на данъчните разходи и изключва спорове относно размера на обезщетението на служителите в командировка за направени от тях разходи.

Как да организираме бизнес пътувания

От 8 януари 2015 г. вече нямате нужда от пътни удостоверения, служебни задания и отчети за извършената работа, за да завършите командировка. Те бяха отменени с постановление на правителството на Руската федерация от 29 декември 2014 г. № 1595. Но веднага възникнаха много въпроси как да се заменят тези документи и какви документи биха потвърдили официалното пътуване. И така, как да организираме бизнес пътувания?

Какъв формуляр трябва да се използва за вземане на решение за изпращане в командировка?

Компанията има право да реши това сама.

Съгласно новите правила служителят се изпраща в командировка въз основа на решение на работодателя (клауза 3 от Правилника, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация № 749 от 13.10.08 г.). Фирмата сама определя формата на документа. Например поръчка или поръчка. Поръчката може да бъде съставена съгласно унифицирания формуляр Т-9 или да разработите свой собствен формуляр (виж образец 1). Собствените формуляри на първичната организация трябва да бъдат одобрени в счетоводната политика.

Ако лидерът отива в командировка, поръчката също е необходима. Режисьорът го публикува във връзка със себе си. Той има такива правомощия (писмо на Роструд от 11.03.09 № 1143-TZ). Формулярът за поръчка е същият като за другите служители.

Образец 1.Как да съставим заповед за командировка

Може ли заместник-ръководителят да издаде решение за изпращане на служител в командировка в клон?

Да, ако има право да подпише документа.

Според новите правила решението за командировка в обособено подразделение се взема от работодателя (клауза 3 от Наредба № 749). В старите дни работодателят или негово „упълномощено лице“ имаха такова право. Но измененията не означават, че само управителят има право да взема решение за командировка. Ако друг служител на работодателя има такова правомощие (например със заповед или пълномощно), тогава той има право да подпише заповедта. Това ни потвърдиха в Роструд.

Какви документи сега потвърждават действителния период на пътуването?

Списъкът с документи зависи от вида транспорт, който служителят е пътувал в командировка. Специфичният списък трябва да бъде одобрен във вътрешна позиция (виж образец 2).

Образец 2.Заповед за изменение на правилника за командировките

Самолет, влак, автобус.Датата на началото и края на пътуването ще бъде потвърдена с билети (клауза 7 от Наредба № 749). Освен това, ако служителят е летял със самолет, се изисква и бордна карта. Той ще потвърди, че служителят е използвал билета си.

Ако служител е загубил билети, по-безопасно е да ги възстановите. Например, ако билетът е бил електронен, можете да го отпечатате отново или да поискате сертификат от превозвача (писмо на Министерството на финансите на Русия от 07.06.13 г. № 03-03-07 / 21187). Ако документите не могат да бъдат възстановени (например в редовен автобус), можете да вземете бележка от служителя с обяснения за датите на пътуването. Също така е по-безопасно да се отписват разходи за дневни, ако служителят има други документи, които косвено потвърждават факта на пътуването (хотелска сметка, извлечение от регистъра на страната домакин, пристигнала в командировка и др.).

Частна кола.Датата на началото и края на пътуването ще бъде потвърдена от меморандума на служителя и документи за използването на автомобила за пътуването (пътен лист, касови бележки за бензин, разписки за паркиране, платени пътища и др.).

Обслужващ транспорт.Датата на началото и края на пътуването ще бъде потвърдена от товарителницата. По аналогия с личния транспорт във вътрешната позиция може да се установи, че служителят съставя бележка.

Поход или транспорт на клиента.Понякога шофьорите на изпълнителя, дошли да вземат стоката, водят работници в командировка. Или клиентите на работите могат да осигурят собствен транспорт. В този случай трябва да вземете бележка от служителя с обяснения, в която той ще напише как е стигнал до друг град. А престоят на мястото на командировка може да бъде потвърден с други документи, например сметка за хотел.

В кой документ трябва да се запише целта на командировката сега?

Можете да посочите в заповедта защо служителят отива в командировка.

Преди това целта на пътуването трябваше да бъде определена в задание. Сега този документ е анулиран. Но целта на пътуването е важна, за да се потвърди деловият характер на пътуването. Следователно в заповедта за изпращане в командировка е по-безопасно да запишете защо служителят отива в друг град - договаряне, закупуване на стоки и т.н. В единната форма на поръчката T-9 има специален ред наречена "Цел". Ако компанията използва своя собствена форма за поръчка, тогава е по-безопасно да запазите този реквизит в него.

Как да съставим бележка за времето на командировка?

Как да съставя документи, ако командировката е започнала преди 8 януари и е приключила след това?

Документите трябва да бъдат съставени по старите правила. Новият ред за издаване на командировки е в сила от 8 януари 2015 г. и няма преходни разпоредби. Затова е задължително до 8 януари издаване на командировъчно удостоверение и назначение. Също така е по-безопасно да вземете отчета от служителя.

Но ако служител се върна от командировка след 8 януари, тогава получаващата страна може да не е поставила отметка в удостоверението за пътуване. Тогава е по-безопасно да поискате от служителя да изготви обяснителна бележка или служебна бележка с датите на началото и края на пътуването.

Трябва ли да се позова на бележка в моя фиш за продажба?

Смятаме, че това не е задължително. Бележката потвърждава периода на пътуването, но не и самите разходи. Следователно той може да бъде приложен само към отчета за разходите и не е необходимо да се препраща към него на гърба на отчета (виж образец 4).

Образец 4.Как да попълните отчет за разходите (фрагмент)

Как да попълните дневника за заминавания и пристигания в командировка?

Компанията има право да реши това сама. Всички компании, без изключение, трябва да водят регистри на служителите, които са напуснали или пристигнали в командировка (клауза 8 от Наредба № 749).

Те също така анулират удостоверения за пътуване на служители на министерства и ведомства, но само от 1 февруари 2015 г. (Указ на президента на Руската федерация от 12.12.14 № 765).

Служителят е отишъл в командировка с личен автомобил. Какви документи потвърждават началната и крайната дата на пътуването? служебна бележка; бележка и документи, потвърждаващи използването на автомобила (товарен лист, касови бележки, касови бележки и др.); заповед за командировка. Датата на началото и края на пътуването ще бъде потвърдена от меморандума на служителя и документи за използването на автомобила за пътуването (пътен лист, касови бележки за бензин, разписки за паркиране, платени пътища и др.). Това следва от клауза 7 от Правилника (одобрена с постановление на правителството на Руската федерация от 13.10.08 № 749).

Ако има някои промени в предприятието, за да се превърнат в местен документ, е необходимо да се издаде заповед. Специално за това се разработва регламент и се създава документ под формата на заповед. За да улесните съставянето, имате нужда от образец и формуляр.

Правилник за особеностите на изпращането на служители в командировки

Настоящата ситуация през 2018 г. определя спецификата на изпращането на служители в командировки както в страната, така и в чужбина. Служителите, сключили трудови договори с работодателя, се изпращат на служебни задължения.

Под формата на постоянно място на работа, съгласно местен документ, се счита мястото, в чиято организация работодателят е сключил трудов договор. В този случай командированите работници се изпращат на пътуване съгласно подписаните решения на директора за посочения период. Докато са на определеното място, те трябва да изпълнят задачата, да се върнат на постоянното си работно място и да представят отчет за извършената работа. За командировка се признава и обикновено пътуване, насочено към изпълнение на служебни цели извън територията на компанията.

Ако работата на служител е свързана с постоянно пътуване или се извършва по време на движение, тя не се признава за командировка. В този случай периодът от време, през който служителят трябва да бъде на задачата, се определя от самия работодател.

Как да променя правилата за пътуване?

За да направите промени в местния документ за служебно пътуване, се издава втора заповед. Той показва следната информация:

Данни за персонална поръчка, които подлежат на промяна. Това включва номер, дата, име;
Причини за извършване на промени;
Инструкции, които се предоставят на длъжностните лица за последващо изпълнение;
Предприети мерки за осигуряване на контрол върху изпълнението на съответната заповед.

Заповед за утвърждаване на правилника за командировките

За да могат служителите да ходят в командировки в съответствие с правилата, всяка компания трябва да изготви местен регулаторен акт за командировки. За да го одобри, работодателят или пълномощникът оформя заповед, с която утвърждава действащата нормативна уредба. Документът има няколко съставни части:

Въведение. Той отбелязва упълномощеното лице, създало поръчката;
Цел;
Главна част. Този параграф отбелязва какво трябва да се направи. Формулировките се използват във формата: как да се запознаем, одобрим, възложим контрол. В него се отбелязва и коя дата влиза в сила на заповедта. Ако това не е посочено, правната сила на заповедта се формира от момента на подписа на ръководителя.

Правилник за командировки в бюджетни институции - образец през 2018 г

Имайки бизнес нужда, бюджетните организации често изпращат служителите си в командировки. Понякога отнема само един ден и въпреки това полетът може да се извърши по въздух. Основната разпоредба за командировките в бюджетните институции гласи, че не се предоставя аванс за разходи на служител в бюджетните организации. Законодателството потвърждава, че всички разходи се възстановяват при пристигането. Подайте отчет в счетоводството, както и приложете допълнителни документи при връщане.

Ако служител поръча билет за въздушен транспорт чрез интернет, тогава заедно с предварителния отчет служителят предоставя електронен билет, който е отпечатан от конкретен служител по имейл. В този случай няма бордна карта.

Като цяло в една бюджетна организация основните условия са подобни на тези за търговските дружества. Както се казва, под командировка се разбира заминаването на служител по заповед на работодателя за определения период. Това е необходимо за извършване на възложена услуга извън помещенията на компанията.

В него е посочено, че ако служител отиде в командировка, управителят е длъжен да възстанови всички пътни разходи.

Местната ситуация може да освободи организацията от обезщетение за разходи, ако служителят не може да предостави документи за плащане на хотелската стая или ги загуби. В този случай обаче данъкът върху доходите на физическите лица все още ще се облага с данък, с изключение на дневната надбавка в размер на 700 рубли на ден за командировки в страната и 2500 рубли за командировки в чужбина.

В правилника на бюджетната организация можете също да вземете предвид как се заплащат разходите за билети в бизнес класа, мобилни разговори, цената на храната и допълнителните услуги.