Установка прочерка в Microsoft Excel

Часто в Excel приходится тем или иным образом обрабатывать текстовые строки. Вручную такие операции проделывать очень сложно когда кол-во строк составляет не одну сотню. Для удобства в Excel реализован не плохой набор функций для работы со строковым набором данных. В этой статье я коротко опишу необходимые функции для работы со строками категории "Текстовые" и некоторые рассмотрим на примерах.

Функции категории "Текстовые"

Итак, рассмотрим основные и полезные функции категории "Текстовые", с остальными можно ознакомиться самостоятельно.

БАТТЕКСТ (Значение) – функция преобразующая число в текстовый тип;
ДЛСТР (Значение) – вспомогательная функция, очень полезна при работе со строками. Возвращает длину строки, т.е. кол-во символов содержащихся в строке;
ЗАМЕНИТЬ (Старый текст, Начальная позиция, число знаков, новый текст) – заменяет указанное кол-во знаков с определенной позиции в старом тексте на новый;
ЗНАЧЕН (Текст) – преобразует текст в число;
ЛЕВСИМВ (Строка, Кол-во знаков) – очень полезная функция, возвращает указанное кол-во символов, начиная с первого символа;
ПРАВСИМВ (Строка, Кол-во знаков) – аналог функции ЛЕВСИМВ , с той лишь разницей, что возврат символов с последнего символа строки;
НАЙТИ (текст для поиска, текст в котором ищем, начальная позиция) – функция возвращает позицию, с которой начинается вхождение искомого текста. Регистр символов учитывается. Если необходимо не различать регистр символов, воспользуйтесь функцией ПОИСК . Возвращается позиция только первого вхождения в строке!
ПОДСТАВИТЬ (текст, старый текст, новый текст, позиция) – интересная функция, на первый взгляд похожа на функцию ЗАМЕНИТЬ , но функция ПОДСТАВИТЬ способна заменить на новую подстроку все вхождения в строке, если опущен аргумент «позиция»;
ПСТР (Текст, Начальная позиция, Кол-во знаков) – функция похожа на ЛЕВСИМВ , но способна возвратить символы с указанной позиции:
СЦЕПИТЬ (Текст1, Текст 2 …. Текст 30) – функция позволяет соединить до 30-ти строк. Так же, можно воспользоваться символом «& », выглядеть будет так «=”Текст1” & ”Текст2” & ”Текст3”»;

Это в основном часто используемые функции при работе со строками. Теперь рассмотрим пару примеров, которые продемонстрируют работу некоторых функций.

Пример 1
Дан набор строк:

Необходимо из этих строк извлечь даты, номера накладных, а так же, добавить поле месяц для фильтрации строк по месяцам.

Извлечем в столбец В номера накладных. Для этого найдем так называемый ключевой символ или слово. В нашем примере видно, что перед каждым номером накладной стоит «№», а длина номера накладной 6 символов. Воспользуемся функциями НАЙТИ и ПСТР. Пишем в ячейку B2 следующую формулу:

= ПСТР (A2; НАЙТИ ("№";A2)+1;6)

Разберем формулу. Из строки А2 с позиции следующей после найденного знака «№», мы извлекаем 6 символов номера.

Теперь извлечем дату. Тут все просто. Дата расположена в конце строки и занимает 8 символов. Формула для С2 следующая:

= ПРАВСИМВ (A2;8)

но извлеченная дата у нас будет строкой, чтоб преобразовать ее в дату необходимо после извлечения, текст перевести в число:

= ЗНАЧЕН (ПРАВСИМВ (A2;8))

а затем, задать формат отображения в ячейке, как это сделать было описано в статье « ».

Ну и последнее, для удобства дальнейшей фильтрации строк, введем столбец месяц, который мы получим из даты. Только для создания месяца нам необходимо откинуть день и заменить его на «01». Формула для D2:

= ЗНАЧЕН (СЦЕПИТЬ ("01"; ПРАВСИМВ (A2;6))) или = ЗНАЧЕН ("01"& ПРАВСИМВ (A2;6))

Задайте формат ячеке «ММММ ГГГГ ». Результат:

Пример 2
В строке "Пример работы со строками в Excel " необходимо все пробелы заменить на знак "_", так же перед словом "Excel" добавить "MS".

Формула будет следующая:

=ПОДСТАВИТЬ (ЗАМЕНИТЬ (A1;ПОИСК ("excel";A1);0;"MS ");" ";"_")

Для того, чтоб понять данную формулу, разбейте ее на три столбца. Начните с ПОИСК, последней будет ПОДСТАВИТЬ.

Все. Если есть вопросы, задавайте, не стесняйтесь

Следующие функции находят и возвращают части текстовых строк или составляют большие строки из небольших: НАЙТИ (FIND), ПОИСК (SEARCH), ПРАВСИМВ (RIGHT), ЛЕВСИМВ (LEFT), ПСТР (MID), ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE), ПОВТОР (REPT), ЗАМЕНИТЬ (REPLACE), СЦЕПИТЬ (CONCATENATE).

Функции НАЙТИ и ПОИСК

Функции НАЙТИ (FIND) и ПОИСК (SEARCH) используются для определения позиции одной текстовой строки в другой. Обе функции возвращают номер символа, с которого начинается первое вхождение искомой строки. Эти две функции работают одинаково за исключением того, что функция НАЙТИ учитывает регистр букв, а функция ПОИСК допускает использование символов шаблона. Функции имеют следующий синтаксис:

=НАЙТИ(искомый_текст;просматриваемый_текст;нач_позиция)
=ПОИСК(искомый_текст;просматриваемый_текст;нач_позиция)

Аргумент искомый_текст задает текстовую строку, которую надо найти, а аргумент просматриваемый_текст - текст, в котором производится поиск. Любым из этих аргументов может быть строка символов, заключенная в двойные кавычки, или ссылка на ячейку. Необязательный аргумент нач_позиция задает позицию в просматриваемом тексте, с которой начинается поиск. Аргумент нач_позиция следует использовать в том случае, когда просматриваемый_текст содержит несколько вхождений искомого текста. Если данный аргумент опущен, Excel возвращает позицию первого вхождения.

Эти функции возвращают ошибочное значение, когда искомый_текст не содержится в просматриваемом тексте, либо нач_позиция меньши или равна нулю, либо нач_позиция превышает количество символов в просматриваемом тексте, либо нач_позиция больше позиции последнего вхождения искомого текста.

Например, чтобы определить позицию буквы "ж" в строке "Гаражные ворота", надо использовать формулу:

НАЙТИ("ж";"Гаражные ворота")

Эта формула возвращает 5.

Если точная последовательность символов искомого текста неизвестна, можно использовать функцию ПОИСК и включить в строку искомый_текст символы шаблона: знак вопроса (?) и звездочку (*). Знак вопроса соответствует одному произвольно набранному символу, а звездочка заменяет любую последовательность символов в указанной позиции. Например, чтобы найти позицию имен Анатолий, Алексей, Акакий в тексте, находящемся в ячейке А1, надо использовать формулу:

ПОИСК("А*й";А1)

Функции ПРАВСИМВ и ЛЕВСИМВ

Функция ПРАВСИМВ (RIGHT) возвращает крайние правые символы строки аргумента, в то время как функция ЛЕВСИМВ (LEFT) возвращает первые (левые) символы. Синтаксис:

=ПРАВСИМВ(текст;количество_символов)
=ЛЕВСИМВ(текст;количество_символов)

Аргумент количество_символов задает число символов, извлекаемых из аргумента текст . Эти функции учитывают пробелы и поэтому, если аргумент текст содержит пробелы в начале или конце строки, в аргументах функций следует использовать функцию СЖПРОБЕЛЫ.

Аргумент количестов_символов должен быть больше или равен нулю. Если этот аргумент опускается, Excel считает его равным 1. Если количество_символов больше числа символов в аргументе текст , то возвращается весь аргумент.

Функция ПСТР

Функция ПСТР (MID) возвращает заданное число символов из строки текста, начиная с указанной позиции. Эта функция имеет следующий синтаксис:

=ПСТР(текст;нач_позиция;количество_символов)

Аргумент текст - это текстовая строка, содержащая извлекаемые символы, нач_позиция - это позиция первого символа, извлекаемого из текста (относительно начала строки), а количество_символов - это число извлекаемых символов.

Функции ЗАМЕНИТЬ и ПОДСТАВИТЬ

Эти две функции заменяют символы в тексте. Функция ЗАМЕНИТЬ (REPLACE) замещает часть текстовой строки другой текстовой строкой и имеет синтаксис:

=ЗАМЕНИТЬ(старый_текст;нач_позиция;количество_символов;новый_текст)

Аргумент старый_текст - это текстовая строка, а которой надо заменить символы. Следующие два аргумента задают символы, которые нужно заменить (относительно начала строки). Аргумент новый_текст задает вставляемую текстовую строку.

Например, ячейка А2 содержит текст "Вася Иванов". Чтобы поместить этот же текст в ячейку А3, заменив имя, надо в ячейку А3 вставить следующую функцию:

ЗАМЕНИТЬ(А2;1;5;"Петя")

В функции ПОДСТАВИТЬ (SUBSTITUTE) начальная позиция и число заменяемых символов не задаются, а явно указывается замещаемый текст. Функция ПОДСТАВИТЬ имеет следующий синтаксис:

=ПОДСТАВИТЬ(текст;старый_текст;новый_текст;номер_вхождения)

Аргумент номер_вхождения является необязательным. Он предписывает Excel заменить только заданное вхождение строки старый_текст .

Например, ячейка А1 содержит текст "Ноль меньше восьми". Надо заменить слово "ноль" на "нуль".

ПОДСТАВИТЬ(А1;"о";"у";1)

Число 1 в этой формуле указывает, что надо изменить только первое "о" в строке ячейки А1. Если аргумент номер_вхождения опущен, Excel заменяет все вхождения строки старый_текст на строку новый_текст .

Функция ПОВТОР

Функция ПОВТОР (REPT) позволяет заполнить ячейку строкой символов, повторенной заданное количество раз. Синтаксис:

=ПОВТОР(текст;число_повторений)

Аргумент текст - это размноженная строка символов, заключенная в кавычки. Аргумент число_повторений указывает, сколько раз нужно повторить текст. Если аргумент число_повторений равен 0, функция ПОВТОР оставляет ячейку пустой, а если он не является целым числом, эта функция отбрасывает десятичные знаки после запятой.

Функция СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ (CONCATENATE) является эквивалентом текстового оператора & и используется для объединения строк. Синтаксис:

=СЦЕПИТЬ(текст1;текст2;...)

В функции можно использовать до 30 аргументов.

Например, ячейка А5 содержит текст "первое полугодие", следующая формула возвращает текст "Всего за первое полугодие":

СЦЕПИТЬ("Всего за ";А5)

Многие пользователи Excel при попытке поставить прочерк на листе испытывают немалые затруднения. Дело в том, что программа понимает тире, как знак «минус», и тут же преобразует значения в ячейке в формулу. Поэтому данный вопрос является довольно насущным. Давайте разберемся, как поставить прочерк в Excel.

Часто при заполнении различных документов, отчетов, деклараций нужно указать, что ячейка, соответствующая какому-то конкретному показателю, не содержит значений. Для этих целей принято применять прочерк. Для программы Эксель данная возможность, существует, но воплотить её для неподготовленного пользователя довольно проблематично, так как прочерк тут же преобразуется в формулу. Чтобы избежать этого превращения, нужно выполнить определенные действия.

Способ 1: форматирование диапазона

Самый известный способ поставить прочерк в ячейке – это присвоить ей текстовый формат. Правда, этот вариант не всегда помогает.

После этого выделенной ячейке будет присвоено свойство текстового формата. Все введенные в нее значения будут восприниматься не как объекты для вычислений, а как простой текст. Теперь в данную область можно вводить символ «-» с клавиатуры и он отобразится именно как прочерк, а не будет восприниматься программой, как знак «минус».

Существует ещё один вариант переформатирования ячейки в текстовый вид. Для этого, находясь во вкладке «Главная» , нужно кликнуть по выпадающему списку форматов данных, который расположен на ленте в блоке инструментов «Число» . Открывается перечень доступных видов форматирования. В этом списке нужно просто выбрать пункт «Текстовый» .

Способ 2: нажатие кнопки Enter

Но данный способ не во всех случаях работает. Зачастую, даже после проведения этой процедуры при вводе символа «-» вместо нужного пользователю знака появляются все те же ссылки на другие диапазоны. Кроме того, это не всегда удобно, особенно если в таблице ячейки с прочерками чередуются с ячейками, заполненными данными. Во-первых, в этом случае вам придется форматировать каждую из них в отдельности, во-вторых, у ячеек данной таблицы будет разный формат, что тоже не всегда приемлемо. Но можно сделать и по-другому.

Данный метод хорош своей простотой и тем, что работает при любом виде форматирования. Но, в то же время, используя его, нужно с осторожностью относиться к редактированию содержимого ячейки, так как из-за одного неправильного действия вместо прочерка может опять отобразиться формула.

Способ 3: вставка символа

Ещё один вариант написания прочерка в Эксель – это вставка символа.

После этого прочерк отразится в выделенной ячейке.

Существует и другой вариант действий в рамках данного способа. Находясь в окне «Символ» , переходим во вкладку «Специальные знаки» . В открывшемся списке выделяем пункт «Длинное тире» . Жмем на кнопку «Вставить» . Результат будет тот же, что и в предыдущем варианте.

Данный способ хорош тем, что не нужно будет опасаться сделанного неправильного движения мышкой. Символ все равно не изменится на формулу. Кроме того, визуально прочерк поставленный данным способом выглядит лучше, чем короткий символ, набранный с клавиатуры. Главный недостаток данного варианта – это потребность выполнить сразу несколько манипуляций, что влечет за собой временные потери.

Способ 4: добавление дополнительного символа

Кроме того, существует ещё один способ поставить прочерк. Правда, визуально этот вариант не для всех пользователей будет приемлемым, так как предполагает наличие в ячейке, кроме собственно знака «-», ещё одного символа.

Существует целый ряд способов установить в ячейку прочерк, выбор между которыми пользователь может сделать согласно целям использования конкретного документа. Большинство людей при первой неудачной попытке поставить нужный символ пытаются сменить формат ячеек. К сожалению, это далеко не всегда срабатывает. К счастью, существуют и другие варианты выполнения данной задачи: переход на другую строку с помощью кнопки Enter , использование символов через кнопку на ленте, применение дополнительного знака «’». Каждый из этих способов имеет свои достоинства и недостатки, которые были описаны выше. Универсального варианта, который бы максимально подходил для установки прочерка в Экселе во всех возможных ситуациях, не существует.