Proces implementácie sed. Implementácia a rozvoj elektronických systémov správy dokumentov: zbavujeme sa bludov a formujeme skutočné ciele. Požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov

Implementácia systému elektronickej správy dokumentov. Čo leží na povrchu?

Dmitrij Sadovnikov

Mnohí obchodní lídri sú teraz opatrnejší pri zvažovaní možností nasadenia podnikového softvéru. Je to spôsobené predovšetkým ekonomickou situáciou a dôležitou súčasťou je tu strach z uviaznutia v procese „zavádzania neimplementovaného“. Potrebu implementácie si uvedomuje každý, ale nikto sa nechce stať „dojnou kravou“ ani pre svoju vlastnú, a o to viac pre externých realizátorov. Viete, ako sa to stane - buď sa „vytvorila nuansa“, potom sa ukázalo, že formulár nie je rovnaký, potom bol server slabý, potom niečo iné ... A peniaze boli vytiahnuté ...

Spoločnosť "Lotsiya Soft" pracuje v úzkom kontakte so svojimi ruskými používateľmi už takmer dve desaťročia. Je nám sympatické toto zdržanlivé postavenie manažérov a vo vzťahu k potenciálnym používateľom uplatňujeme politiku absolútnej čestnosti. V tejto súvislosti by som rád poznamenal, že napriek tomu, že Lotsia PDM PLUS je považovaná predovšetkým za program na organizáciu toku technických dokumentov, jeho bohaté možnosti a užitočnosť sa môžu prejaviť rýchlejšie, ak sa použije na automatizáciu toku manažérskych dokumentov. Tá leží na povrchu, bližšie k manažmentu, zdá sa byť ešte jednoduchšia a neovplyvňuje priamo výrobné činnosti, čo sa môže stať východiskom pre uznanie začiatku implementácie za úspešný a rozšírenie využitia Lotsia PDM PLUS na riešenie ďalších problémy.

Napriek tomu sme boli nútení vziať do úvahy taký moment, že väčšina manažérov považuje tok manažérskych dokumentov za typický. My sami si to nemyslíme, ale aj tu sme sa z toho, že klient má vždy pravdu, rozhodli nasledovať jeho príklad. V dôsledku toho sme uvoľnili novú verziu štandardného nastavenia pre správu korešpondencie a organizačnej a administratívnej dokumentácie (ORD), ktorá bude súčasťou dodávky Lotsia PDM PLUS sada úplne zadarmo. Navyše, každá organizácia - užívateľ Lotsia PDM PLUS môže požiadať a získať toto nastavenie zadarmo na štúdium a používanie. Ide teda o priamu úsporu času a peňazí pre používateľov. Čas - na úkor typickosti, peňazí - kvôli pripravenosti prispôsobenia na implementáciu samostatne a s minimálnymi nákladmi.

Čo presne obsahuje nová verzia nastavenia Lotsia PDM PLUS pre správu korešpondencie a organizačných a administratívnych dokumentov? Ak len vymenujete, čo je súčasťou nastavenia, nenájde sa nič zvláštne. Áno, nie je. Otázka je v implementácii a, pozor (!), v nákladoch na údržbu. Preto by bolo správnejšie komentovať niektoré funkcie.

Začnime od úplného začiatku – používateľské menu. Používateľské menu sme implementovali zväčšene - v dvoch verziách. Pre používateľa môže byť výhodné najprv vybrať operáciu: otvoriť, nájsť, zaregistrovať, zobraziť typ dokumentu (obr. 1). Alebo možno chce okamžite odkázať na typ dokumentu a vykonať operáciu so zvoleným typom (obr. 2).

Menu je naviazané na užívateľský profil a je možné, že niektorým užívateľom bude viac vyhovovať jedno menu a niekomu iné. Použite obe ponuky.

Náš príklad prispôsobenia ponuky však môže zahŕňať podrobnejšie profilovanie používateľov. Napríklad na evidencii dokumentov sa bude podieľať len jeden alebo dvaja ľudia. Potom zodpovedajúce položky „odídu“ zo všeobecného menu a zostanú v menu zamestnancov-registrátorov.

Existujú aj zaujímavejšie možnosti. Ak sa pozorne pozriete na kópie obrazoviek s ponukami zobrazených na obrázkoch, môžete vidieť položky ako „Zápisník...“. Toto sú správy. Prehľady Lotsia PDM PLUS sa generujú na základe údajov, ktoré už boli zadané do systému. Spôsob zostavovania reportov z hľadiska obsahu a dizajnu môže byť rôzny - určuje sa to pri nastavovaní reportu v zabudovanom generátore reportov (obr. 3).

Pre koncového užívateľa je však najdôležitejšia možnosť rýchlej navigácie v zobrazených údajoch. Na tento účel bol včas vyvinutý jedinečný mechanizmus rýchleho filtrovania. Je založený na známych automatických filtroch. Išli sme však ďalej a implementovali sme možnosť okamžitého filtrovania formulára podľa zadaných hodnôt polí: stačí stlačiť kláves Alt a kliknúť na hodnotu jedného alebo viacerých polí. To poskytuje bezprecedentné vizuálne filtrovanie údajov z hľadiska rýchlosti a pohodlia. Používateľ chce napríklad zobraziť všetky prichádzajúce listy od spoločnosti Buttercup JSC. Stlačí Alt a klikne na slovo Buttercup. Ak chce filtrovať podľa nejakého iného poľa, dodatočne stlačí Ctrl. Ak chce filter resetovať, stlačí Esc. Keď sa vrátime k automatickým filtrom, poznamenávame, že používatelia, ktorí neradi pracujú s klávesnicou, môžu použiť tradičný spôsob označenia filtrovaných hodnôt v rozbaľovacom zozname pomocou myši. Len s klávesnicou je to rýchlejšie a pohodlnejšie, dokonca môžete pridať – profesionálnejšie.

Niektorí používatelia, ktorí sa dozvedeli o možnosti rýchleho filtrovania, teda hovoria, že nič iné nepotrebujú: ráno otvorili prehľad a celý deň budú musieť iba filtrovať a získať potrebné informácie.

Je to naozaj pohodlné vzhľadom na možnosť vytvárania obrovského množstva formulárov správ. Všetky prehľady zároveň poskytujú podrobnejšie informácie. Dvojitým kliknutím na riadok sa používateľovi zobrazí plná verzia karty dokladu. Okrem toho je možné jednoducho implementovať a upravovať údaje priamo v prehľadoch.

Čo sa týka zadávania údajov, vo vzťahu k zvažovanej téme je dôležité zabezpečiť rýchlosť. V prvom rade hovoríme o evidencii dokumentov: došlých a odoslaných listov, príkazov, príkazov, poznámok a v druhom rade o pripomienkach exekútorov. Tu sú kľúčové body:

• tlačidlo na vyvolanie okna registrácie dokumentov by malo byť vždy po ruke, v ponuke, na paneli nástrojov;
• zadané informácie by sa mali čo najrýchlejšie uložiť. Platí to najmä pri registrácii napríklad telefonických správ;
• používateľ by mal byť čo najviac oslobodený od manuálneho zadávania.

Pri vývoji nastavení pre správu korešpondencie a ORD v Lotsia PDM PLUS bola venovaná náležitá pozornosť rýchlosti zadávania a spoľahlivosti údajov. Čo to znamená? Vysvetlime si na príklade vyššie uvedené kľúčové body:

• tlačidlo na otvorenie okna registrácie dokumentu je vždy dostupné, bez ohľadu na to, v ktorom okne Lotsia PDM PLUS užívateľ pracuje. Okrem toho môžete zavolať okno registrácie dokumentu pomocou skratky z pracovnej plochy alebo z iného priečinka alebo z panela úloh;
• rýchlosť zadávania informácií zabezpečujú len dve povinné polia. Stačí vybrať odosielateľa a zadať predmet. Odosielateľ sa vyberá z adresára, no adresár je možné doplniť „za chodu“ pri evidencii došlého dokumentu. Pri vývoji postupu na doplnenie adresára bol použitý rovnaký princíp vstupnej rýchlosti;
• čím menej sa používateľ pri zadávaní dopustí chýb, tým budú informácie v prehľadoch úplnejšie a rýchlosť vyhľadávania bude vyššia. Aby sa minimalizovali chyby pri písaní, používajú sa všetky možnosti na zamedzenie vstupu z klávesnice – začiarkavacie políčka, prepínače, rozbaľovacie zoznamy, výberové okná, referenčné knihy.

Súbory došlého listu (obr. 4) je možné prijímať ako bežným spôsobom, tak aj zo skenera alebo z e-mailovej správy. Lotsia PDM PLUS je integrovaná s TWAIN skenermi a emailový klient je súčasťou základného balíka.

Tu je dôležité poznamenať, že súbory všetkých dokumentov sú uložené v zabezpečených úložiskách a prístup k nim na úpravu alebo prezeranie je možný len podľa nastavení bezpečnostného systému Lotsia PDM PLUS. Bez výnimky. Uchováva sa história prístupu ku každému súboru dokumentu. A všetky používateľské operácie v systéme, vrátane prihlasovania sa do neho, sú podrobne protokolované.

Odchádzajúce dokumenty je možné evidovať (obr. 5) buď ako iniciatívne dokumenty alebo ako odpoveď na prichádzajúce dokumenty. Rovnako tak prichádzajúce správy môžu byť registrované ako odpovede na odchádzajúce. V takýchto prípadoch sa automaticky uchováva história korešpondencie – celý reťazec listov je zoradený v chronologickom poradí. Navyše, ak bol list pôvodne odoslaný niekoľkým príjemcom, odpovede od každého z nich sa zaznamenajú a automaticky sa zapíšu do histórie korešpondencie.

Nepochybne bude veľmi žiadaná možnosť automatizovaného generovania formalizovaných dokumentov s „modrými“ podpismi a integrácia s kancelárskymi aplikáciami, čo vám umožní priamo pracovať a vymieňať si informácie s Lotsia PDM PLUS, ako aj automaticky generovať a ukladať súbory PDF v Lotsia PDM PLUS.

K došlým listom možno uložiť uznesenia, vydať pokyny, určiť zodpovedného vykonávateľa a spoluvykonávateľov. Rozlíšenie a všetky pokyny sú zobrazené v štruktúre dokumentu (obr. 6).

Zabudovaný generátor reportov a výstupných formulárov zabezpečuje tvorbu logov pre evidenciu došlých a odoslaných dokladov za zvolené obdobie a report „Postup vyhotovenia dokladu“ (obr. 7) zobrazuje celú históriu uznesení a objednávok, načasovanie ich prijatia, vykonania a vyjadrenia exekútorov. Opäť platí, že dvojitým kliknutím na riadok v prehľade má používateľ aspoň možnosť vidieť rozbalenie údajov. Existuje mnoho ďalších možností na spracovanie dvojitých a jednoduchých kliknutí na riadok alebo na konkrétne pole, takže nemá zmysel ich tu podrobne popisovať. Obmedzíme sa len na nasledujúcu tézu: všetko je v rukách správcu. Svoje vlastné, nie vonkajšie. Nie je to ukazovateľ?

Čo sa týka práce s organizačnou a administratívnou dokumentáciou: objednávky, pokyny, servisné listy, tu je technológia práce podobná, len sú iné obrazovkové formuláre zodpovedajúce typu dokumentu (obr. 8-10).

Tu si možno všimnúť, že pre objednávky v bloku workflow je poskytnutý schvaľovací postup.

Okrem toho môžu byť všetky dokumenty OSA prepojené s inými dokumentmi a korešpondenciou OSA – ako podklad, tak aj vo výsledku (obr. 11).

Pre realizáciu objednávky je možné vydávať objednávky, preto je táto možnosť poskytovaná priamo z objednávkového formulára, pričom objednávka je automaticky prepojená s objednávkou ako následný dokument (obr. 12).

Všetky súvisiace dokumenty sa okamžite zobrazia vo formulári a umožňujú dvojitým kliknutím zobraziť podrobné informácie.

Tok dokumentov v Lotsia PDM PLUS je celý systém možností. Tu je neuveriteľná flexibilita dosiahnuteľná bez programovania a neobmedzené vetvenie podľa účinkujúcich a mechanizmy na prideľovanie prístupových práv, stavov a iných atribútov informačných objektov transparentných pre používateľov.

V základnom nastavení pre správu korešpondencie a ORD ponúkame univerzálnu schému trasy, ktorá umožňuje koordinovať ľubovoľné dokumenty (obr. 13).

Zvláštnosťou tejto cesty je, že pred odoslaním na schválenie sa určí ľubovoľný zoznam schvaľovateľov v požadovanom poradí, každý schvaľovateľ sa môže dohodnúť na dokumente alebo vydať ľubovoľný počet pripomienok. Systém zároveň automaticky kontroluje lehotu schvaľovania u každého účastníka a po uplynutí stanoveného počtu pracovných dní od prijatia dokumentu na schválenie pripomenie uplynutie lehoty.

Pripomínací systém v tomto prípade využíva firemný produkčný kalendár, ktorý sa každoročne generuje v Lotsia PDM PLUS.

Nová bezplatná konfigurácia Lotsia PDM PLUS pre správu korešpondencie a ORD tak vznikla na princípoch maximalizácie rýchlosti zadávania údajov, monitorovania vykonávania a udržiavania zoznamu aktuálnych úloh pre používateľov. Zároveň je samotné nastavenie otvorené pre zlepšenie samo o sebe, čo výrazne znižuje náklady na implementáciu už aj tak lacného systému.

A prosím, pamätajte, že správa korešpondencie a ORD sú len začiatkom dlhej a zaujímavej cesty, na ktorej vám Lotsiya Soft vždy pomôže ísť najkratšou cestou, aby ste mohli rýchlo prejsť k efektívnej implementácii úloh na riadenie toku technických dokumentov a údajov o produktoch.

"Udalosti majú tendenciu ísť od zlého k horšiemu.."
Murphyho zákon

Implementácia elektronickej správy dokumentov – ako sa vyhnúť chybám

Už ste, samozrejme, pochopili, že sa budeme baviť o problémoch zavedenia EDMS a „magickej pilulky“, ktorá vám umožní obísť všetky nástrahy a nenabehnúť na plytčinu. Ak ste sa už stretli s implementáciou akéhokoľvek programu, tak by sa vám moje slová nemali zdať zbytočné. Nebudem zbytočne strácať čas popisovaním všetkých tých početných „hrabaní“, ktoré so sebou prináša implementácia workflow, ale uvediem len niekoľko postrehov z mojej dlhoročnej praxe a potom vám poviem, čo je potrebné urobiť v poriadku aby bola implementácia EDMS úspešná. Najprv vám však musím povedať, čo je to vkladanie a prečo ho potrebujete (nasledujúce dva odseky môžete preskočiť):

Čo je implementácia systému správy dokumentov

Implementácia systému správy dokumentov je proces zameraný na využitie účastníkov toku dokumentov v každodennej praxi funkcií EDMS pre prácu s elektronickými dokumentmi.

Pri implementácii EDMS sa dôraz presúva na prácu s elektronickými dokumentmi v jednotnom informačnom prostredí. Používatelia si program naštudujú a zvyknú si v ňom pracovať.

Čo dáva zavedenie systému správy dokumentov

Poznámka č. 1. Kto je zodpovedný za implementáciu EDMS?

Veľmi často je úloha implementácie zverená silám interného oddelenia IT. V tomto prípade je implementácia obmedzená na distribúciu účtov používateľom a organizáciu prístupu k serveru pracovného toku. Potom sa používatelia začnú zaoberať programom sami. Ak sa vedenie firmy postaví bokom od implementačného projektu a v lepšom prípade sa občas spýta: „Ako je na tom systém workflow? Funguje?“, tak takáto implementácia môže trvať veľmi dlho a jej výsledok je nepredvídateľný.

Pozorovanie číslo 2. Čo dáva SED?

Zamestnanci pochybujú, prečo tento program potrebujú, čo im môže dať, či im môže uľahčiť prácu alebo im len sťažiť život? Jedným z úzkych miest v automatizovaných procesoch môže byť napríklad štádium podpisovania dokumentu. V prípade implementácie EDMS „zdola“ štádium podpisovania dokumentu v 99 prípadoch zo 100 nepodlieha automatizácii. Akýkoľvek elektronický „kúsok papiera“, ktorý sa dostane do štádia podpisu, sa umiestni do elektronického priečinka „na podpis“ a zostane tam tak dlho, ako budete chcieť. Prirodzene, skutočný život takémuto zamestnancovi, ktorý potrebuje víza, neumožňuje. vytlačí dokladu a "chytanie" na chodbe alebo "prerazenie" do centrály dostane vízum za svoj PAPIEROVÝ doklad. Zamestnanci majú spravodlivú otázku, prečo potrebujete robiť ďalšiu prácu v EDMS, keď to nerieši existujúce problémy v organizácii a vyžaduje si čas? Postupne práca s workflow systémom vymiera.
Veľmi často sa stretávame so situáciou, keď zamestnanci jedného oddelenia povedali, že je pre nich oveľa jednoduchšie SAMOSTATNE zadávať do EDMS dokumenty, ktoré im prinášajú z iných oddelení. A pozor, tieto dokumenty boli pripravené na počítači a potom vytlačené!

Poznámka číslo 3. Kto pracuje s EDMS?

Špecifikum implementácie systému správy dokumentov spočíva v tom, že rozsah použitia EDMS presahuje rámec jedného oddelenia. Na práci s EDMS sa podieľajú zamestnanci rôznych oddelení, služieb, divízií a pobočiek. Keď automatizovaný proces prekročí hranice jedného oddelenia, okamžite sa začnú vzťahové problémy. Výsledkom „vnútornostných vojen“ je, že SED nefunguje. Navyše "nefunguje" - to neznamená, že keď stlačíte tlačidlo v programe, zobrazí sa chybové hlásenie, ale že program sa nepoužíva a funguje ďalej ako predtým.

Žiaľ, podobných príkladov zo skúseností s implementáciou systému správy dokumentov je pomerne dosť. Ste pripravení míňať peniaze, čas a svoje nervy nie ste si istí úspešnou implementáciou?

Čo teda rozhoduje o úspechu implementácie EDMS?

Tu je malý príbeh z mojej praxe:

"Pri implementácii EDMS v roku 2009 v jednej z dcérskych spoločností Gazpromu sme sa stretli s tým, že po všetkých školeniach a seminároch v programe pracovali len výkonní tajomníci a kancelária. Ostatní zamestnanci len sledovali svoju prácu v systéme. mali svoje prihlasovacie údaje, dostávali notifikácie, vstúpili do programu, pozreli si správy a objednávky, ktoré dostali, ale nič v ňom nerobili, teda negenerovali správy o vykonaní príkazov, nepísali odpovede na požiadavky , atď. To všetko pre Po tom, čo sa generálny riaditeľ spýtal, prečo väčšina pokynov, ktoré im boli vydané, zostala otvorená v EDMS (tieto pokyny zapisovali do EDMS aj sekretárky), bolo zvolané stretnutie, na ktorom sa účinkujúci sťažovali, že nemajú čas na predloženie správ o výkonnosti. Generálny riaditeľ rozhodla, že bonus bude vyplatený až po spracovaní všetkých objednávok. Počas dňa boli nepochybne všetky objednávky uzavreté. Generálny riaditeľ zakázal tajomníkom podávať správy pre vykonávateľov do programu. Záťaž pre sekretárky sa výrazne znížila.Podivným spôsobom začali mať všetci dosť času na generovanie správ." ... Tento príbeh jasne ukazuje dôležitosť úlohy manažéra v procese implementácie systému elektronickej správy dokumentov.

Keďže sa zaoberáme implementáciou EDMS od roku 2005, vyvinuli sme efektívnu metodiku implementácie. Skladá sa výlučne z „magických piluliek“ a „strieborných guliek“, ktoré vznikli ako výsledok dlhoročnej praxe, skúseností s projektovým riadením, znalosti zložitosti témy a porozumenia psychológie používateľov. Dovoľte mi poskytnúť vám niekoľko bezplatných rád o implementácii EDMS:

• Systém na správu dokumentov nemožno považovať za bežný program typu excel alebo word, ktorý stačí nainštalovať na počítače používateľov a bude ich používať každý. Hodnota EDMS je v tom, že to nie je len program - je to manažérsky nástroj na zabezpečenie poriadku v práci spoločnosti, vytvára príležitosť pre obchodný rast. Rozhodnutie zaviesť EDMS dozrieva, keď rast spoločnosti začína narúšať nedostatok konzistentnosti pri práci s dokumentmi ( prítomnosť "neporiadku"). Implementácia systému správy dokumentov upravuje internú činnosť spoločnosti. Interným zákazníkom pre implementáciu EDMS by preto malo byť vedenie spoločnosti, nie kancelária alebo právne oddelenie a ešte viac nie IT oddelenie.
• Kontrolu implementačného projektu by mal vykonávať generálny riaditeľ alebo jeho prvý zástupca. Vedúci úradu alebo IT riaditeľ nemá dostatočné oprávnenie a autorita na implementáciu EDMS vo firme.
• Je potrebné určiť, čo sa bude pomocou EDMS automatizovať, kto bude v EDMS pracovať, zostaviť program a plán implementácie.
• Nakoľko je systém správy dokumentov počtom používateľov jeden z najmasívnejších, systém používaný vo väčšine organizácií, je potrebné zamerať sa na školenia (vzdelávanie) zamestnancov a ich motivácia pracovať s EDMS.
• Úspešnosť implementácie do značnej miery závisí od možnosti jej rýchleho prispôsobenia sa podnikovým procesom organizácie. Podnikové procesy v každej spoločnosti majú svoje špecifiká a svoje odlišnosti.
• Používanie EDMS v každodennej praxi zamestnancami spoločnosti musí byť konsolidované na právnej úrovni vo forme popisov práce a predpisov.

Samozrejme, toto nie je úplný zoznam toho, čo povedie váš realizačný projekt k úspechu.

Podľa štatistík väčšina projektov realizovaných zákazníkmi nezávisle má buď negatívny výsledok, alebo je časovo veľmi dlhá. Dôvodom je nesprávne posúdenie zdrojov, ktoré má spoločnosť k dispozícii na implementáciu systému správy dokumentov.

Ako ukazuje prax, najlepšie riešenie je spoločný projekt implementácie EDMS s konzultantmi .

Garancie implementácie systému správy dokumentov ESCOM.BPM

Implementácia spoločného projektu implementácie EDMS prebieha po etapách v súlade so schváleným harmonogramom. Vo všetkých fázach projektu sa pracuje spoločne s personálom objednávateľa, čo zabezpečuje ich zapojenie do práce s programom. Pri nastavovaní systému správy dokumentov sa zohľadňujú ich názory a želania. To vytvára dôverný vzťah medzi zamestnancami a systémom.
Garantovaná implementácia systému správy dokumentov ESCOM.BPM je dosiahnutá spojením efektívnych a overených metód implementácie v projekte s modernými technickými riešeniami pre automatizáciu podnikových procesov.

Uzavretím zmluvy o realizácii máte istotu, že práce v nej uvedené budú dokončené včas. Mnohí naši klienti si zvolili spoločný projekt na implementáciu EDMS, pretože dôverujú našej profesionalite, znalostiam a skúsenostiam.

Čo vám dá projekt spoločnej implementácie EDMS?

Po prvé, ide o skrátenie času implementácie. Naši špecialisti program v krátkom čase nainštalujú a pripravia na prevádzku. Vykoná sa typická konfigurácia systémových adresárov, rolí a prístupových práv, ako aj typické procesy, napríklad pre proces "" sa nakonfigurujú potrebné šablóny registračných čísel a registračných denníkov. Pred spustením prevádzky používatelia a správcovia absolvujú prípravný kurz práce s EDMS.

Po druhé, znižuje riziká projektu., umožní komplexný prístup ku všetkým aspektom automatizácie obchodných procesov s prihliadnutím na jemnosti a špecifiká Zákazníka. Naši konzultanti skúmajú existujúce obchodné procesy v podniku, ponúkajú možnosti na ich optimalizáciu, vypracúvajú predpisy a zadávacie podmienky, vedú komplexné školenia a školenia zamestnancov a konfigurujú systém v súlade s vypracovanými predpismi a zadávacími podmienkami.

Po tretie, ide o zvýšenie kvality implementácie z dôvodu vyššej návratnosti využívania funkcií EDMS. Poznáme všetky možnosti nášho programu a vieme im ponúknuť to najoptimálnejšie využitie.

Koľko stojí implementácia EDMS?

Náklady na implementáciu EDMS závisia od množstva práce. Znižujeme náklady na poradenské služby vykonávaním mnohých prác na diaľku. Náklady na implementáciu EDMS sa približne rovnajú nákladom na licencie ( vydanie + 20).

Objednať si spoločný projekt na implementáciu EDMS pošlite nám e-mail na adresu, v ktorej nám povedzte o svojej spoločnosti a podrobne o svojich úlohách. V riadku predmetu uveďte „Implementácia ESCOM.BPM EDMS“. V čo najkratšom čase Vám vypracujeme optimálnu obchodnú ponuku. Môžete zavolať a prediskutovať podrobnosti cez Skype (ESCOM-BPM) alebo telefonicky +7 495 255 00 99.

Implementáciu EDMS je lepšie zakúpiť ihneď spolu s nákupom licencií. Keď padne rozhodnutie o kúpe licencií EDMS, je oveľa jednoduchšie presvedčiť vedenie spoločnosti, aby vyčlenilo prostriedky na jeho implementáciu.
A nezabudnite na existenciu zliav od celková suma objednávky! Ak si teda objednáte realizáciu samostatne, bude jej cena vyššia.

Nepochybne vám bude príjemné mať ho u nás.

Prečo potrebujete kúpiť implementáciu od nás?

Po prvé, máme primerané ceny za služby.... Mnoho spoločností si nás vybralo, pretože nenašli niekoľko miliónov rubľov na implementáciu programov konkurentov ( alebo našli správnejšie použitie týchto peňazí).

Po druhé, z našej strany na projekte pracujú iba vyškolení špecialisti, mať skutočné praktické skúsenosti s implementáciou. Naši klienti, ktorí prešli na prácu s programom ESCOM.BPM, mi opakovane hovorili, že keď ich zaviedli predchádzajúci program pracovného toku, potom zástupcom realizátora bola študentka s malými skúsenosťami a malými znalosťami programu a samotného predmetu. Keď si vyberiete program na správu dokumentov od našej konkurencie, stále sa nebudete musieť pomýliť pri výbere partnera, ktorý vám program implementuje!

Po tretie, podporujeme zákazníkov prispôsobenými riešeniami. Len málo z našich konkurentov ide meniť funkcionalitu systému, prispôsobovať systém zákazníkovi (alebo je to veľmi drahé a pomalé). A ešte menej je ochotných sprevádzať takéto rozhodnutia. Ponúkame v krátkom čase za rozumnú cenu prispôsobenie programu pre váš konkrétny tok dokumentov s jeho následnou podporou.

Aké sú podmienky implementácie systému správy dokumentov?

Každého zaujíma načasovanie implementácie EDMS. Samozrejme, zajtra by som chcel začať pracovať s programom. Áno, v našom systéme je to možné. Veľa jednoduchých vecí sa dá začať dostatočne rýchlo. Chcel by som ešte raz zdôrazniť, že pointa tu nie je v programe, ale v ľuďoch, ktorí s ním budú pracovať. Treba ich naučiť, ako program používať. Vieme ho uviesť do prevádzky napríklad za 1 - 2 dni. V tomto procese je obsadená iba jedna rola - Registrátor. Budete musieť nainštalovať program na server a na niekoľko pracovných staníc a vyškoliť registrátorov na vytváranie registračných kariet. Ak je potrebné zautomatizovať celý proces s fázou posudzovania dokumentov a tvorby uznesení, fázou vykonávania, v ktorej vykonávatelia pracujú s pokynmi, tvoria odpoveď na list () a pracujú s, potom môže trvať od 1 až 2 týždne. Pretože bude potrebné naučiť pracovať s programom nielen matrikárov, ale aj signatárov, ich tajomníkov a vykonávateľov. V našom chápaní „vzdelávať“ znamená, že v dôsledku toho budú používatelia s istotou navigovať v programe, nielen im prednášať.

Termíny typickej implementácie systému správy dokumentov sú v rozmedzí od 3 týždňov do 2 - 4 mesiacov. V praxi načasovanie implementácie systému elektronickej správy dokumentov závisí od:

• Počet automatizovaných procesov dokumentácie
• Počet oblastí, ktoré sa majú automatizovať
• Počet vyškolených zamestnancov, ich úroveň počiatočného vzdelávania
• A tiež od iných faktorov, z ktorých niektoré sú popísané v článku o.

Jedným z faktorov ovplyvňujúcich načasovanie implementácie je ľudský faktor. Priamy záujem administratívy vašej spoločnosti na rýchlej implementácii systému správy dokumentov, zabezpečujúcej priamu kontrolu nad realizačným projektom a účasť na ňom, preto môže výrazne skrátiť čas implementácie.

Ciele projektu implementácie systému správy dokumentov

Projekt implementácie systému správy dokumentov zvyčajne pokrýva najdôležitejšie a kľúčové procesy organizácie. Preto by sa pri zavádzaní programu správy dokumentov mala venovať osobitná pozornosť úlohám, ktoré je potrebné vyriešiť v priebehu tohto projektu.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

1. Úvod

2. Právny základ elektronickej správy dokumentov

3. Elektronická správa dokumentov - jej možnosti

4. Typológia automatizovaných systémov riadenia kancelárie

5. Záver

Zoznam použitých zdrojov a literatúry

Úvod

Najdôležitejšou úlohou riadenia každej organizácie je organizácia práce s dokumentmi. Dokumenty sú hlavným nástrojom organizácie riadenia.

V súčasnosti je jediným efektívnym spôsobom riešenia problému správy dokumentov, a teda aj riadenia organizácie, organizácia kancelárskej práce, berúc do úvahy využívanie informačných technológií, prechod organizácie na maximálne využívanie elektronických dokumentov, ktoré sa presúvajú a spracúvajú pomocou počítačovej siete organizácie, teda do elektronického toku dokumentov.

Čoraz viac pozornosti sa u nás venuje problému zavádzania informačných a komunikačných technológií. V súčasnosti sa na vládnej úrovni zvažujú koncepcie vytvorenia elektronickej vlády, zavedenie elektronizácie administratívneho poriadku, zjednotenie štátnych informačných zdrojov. Spoločným úsilím štátnych orgánov, koordinovaných Ministerstvom hospodárskeho rozvoja a obchodu Ruskej federácie, softvérovými vývojárskymi spoločnosťami a zainteresovanými organizáciami, sa pokúšajú riešiť problém efektívneho zavádzania informačných a komunikačných technológií do práce vládnych orgánov v rámci rámec súčasnej administratívnej reformy.

Využitie moderných informačných technológií je dôležité pre optimalizáciu vnútorných procesov organizácie, promptné poskytovanie informácií účinkujúcim, zlepšenie interakcie útvarov a jednotlivých účinkujúcich v procese práce s dokumentmi, sledovanie plnenia dokumentov a pokynov, vyhľadávanie informácií a určenie štádia vyhotovenia dokumentov a ich umiestnenia, teda v konečnom dôsledku prispieva k efektívnejšiemu a kvalitnejšiemu riešeniu problematiky, ktorá je dokumentom venovaná. Hlavnou vecou je zlepšiť interakciu všetkých divízií organizácie, zvýšiť kontrolovateľnosť, ako aj dosiahnuť vyššiu efektivitu práce, pretože pre štátny aparát je schopnosť reagovať jednou z najdôležitejších charakteristík efektívnosti fungovania organizácie. jej inštitúcií av komerčných štruktúrach je dôležitou podmienkou zvyšovania konkurencieschopnosti organizácie, získavania výhry vďaka rýchlejšej reakcii na zmeny trhových podmienok. To všetko určuje relevantnosť a praktický význam zvolenej témy.

účel práce- analyzovať regulačné a právne aspekty implementácie systémov správy elektronických dokumentov.

Dosiahnutie cieľa si vyžaduje vykonanie súboru úloh:

študovať právny základ používania elektronických technológií v riadiacej dokumentácii, jej súčasný stav a perspektívne trendy vývoja;

zvážiť možnosti správy elektronických dokumentov, porovnanie funkčných vlastností elektronických a papierových dokumentov;

analyzovať typológiu kancelárskych automatizačných systémov so zreteľom na hlavné kritériá ich klasifikácie;

naštudovať organizačnú a metodickú podporu pri zavádzaní elektronických systémov správy dokumentov.

Právny rámec pre správu elektronických dokumentov

Právnym základom elektronickej správy dokumentov je široká škála regulačných právnych aktov a metodických dokumentov. Zdrojmi právnej úpravy činností s elektronickými dokumentmi sú Ústava Ruskej federácie, osobitné zákony v oblasti informácií a informatizácie, priemyselné zákony. Vyhlášky prezidenta Ruskej federácie a uznesenia vlády Ruskej federácie, akty ministerstiev a rezortov, regulačné právne akty zakladajúcich subjektov federácie, ako aj medzinárodné regulačné akty.

Právne aspekty upravujúce používanie elektronických technológií v obehu dokumentov sa týkajú špeciálneho, intenzívne sa rozvíjajúceho odvetvia moderného práva, tzv. informačnej legislatívy.

V súlade s účelom a úlohami práce rozoberiem legislatívne akty upravujúce používanie systémov elektronickej správy dokumentov, postup pri ochrane elektronických dokumentov, prisudzujúci im právny význam.

Ústava Ruskej federácie - najdôležitejší legislatívny akt Ruskej federácie - je akýmsi základom právnej úpravy informačno-právnych vzťahov. V súčasnosti je Ústava Ruskej federácie normatívnym právnym aktom priamej žaloby. Podľa nášho názoru to zvyšuje jeho význam a úlohu pri regulácii kancelárskej práce a workflow. Pri používaní informačných a dokumentačných technológií je potrebné brať do úvahy množstvo noriem a ustanovení základného zákona Ruskej federácie. Najmä podľa čl. 71 ústavy informácie a komunikácia spadajú pod jurisdikciu Ruskej federácie. Sloboda médií je zaručená. Každý má právo slobodne vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a šíriť informácie akýmkoľvek zákonným spôsobom (čl. 29). Zhromažďovanie, uchovávanie, používanie a šírenie informácií o súkromnom živote osoby bez jej súhlasu však nie je dovolené. Štátne orgány a orgány územnej samosprávy, ich úradníci sú povinní poskytnúť každému možnosť oboznámiť sa s dokumentmi a materiálmi, ktoré sa priamo dotýkajú jeho práv a slobôd, ak zákon neustanovuje inak (§ 24).

Problematike práce s elektronickými dokumentmi sa dotýkajú aj regulačné právne akty venované niektorým oblastiam práva

úprava: občianske, správne, trestné, trestné konanie, pracovné, daňové a iné právne predpisy Ruskej federácie. Napríklad občiansky zákonník Ruska uznáva zásadnú možnosť používania elektronických dokumentov a elektronických digitálnych podpisov v občianskoprávnych vzťahoch. Informácie sú podľa Občianskeho zákonníka predmetom občianskych práv a elektronické dokumenty môžu zakotvovať občianske práva a povinnosti. V § 160 Občianskeho zákonníka je teda stanovená možnosť uzatvárania transakcií elektronickou formou.

Trestný zákon Ruskej federácie stanovuje zodpovednosť za trestné činy v oblasti počítačových informácií: nezákonný prístup k informáciám; tvorba, používanie a distribúcia škodlivých programov pre počítače; porušenie pravidiel prevádzky počítačov, počítačových systémov alebo ich sietí. Ustanovuje tiež sankcie za zničenie dokumentov historickej alebo kultúrnej hodnoty.

Spolkový zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ je hlavným, zásadným legislatívnym aktom v štruktúre informačného práva, ktorý upravuje vzťahy vyplývajúce z: „výkonu práva vyhľadávať, prijímať, prenášať, produkovať a rozširovať informácie“. ; aplikácia informačných technológií; zabezpečenie ochrany informácií“.

Ustanovenia tohto spolkového zákona sa nevzťahujú na vzťahy vyplývajúce z právnej ochrany výsledkov duševnej činnosti a im rovnocenných prostriedkov individualizácie.

Tento zákon obsahuje definície najdôležitejších pojmov v oblasti informačnej a dokumentačnej podpory manažmentu. Pri zvažovaní automatizovaných informačných systémov (AIS) je zaujímavé definovať pojmy „dokumentované informácie“ (ide o „informácie zaznamenané na hmotnom nosiči dokumentovaním informácií s podrobnosťami, ktoré umožňujú takéto informácie určiť, alebo v prípadoch stanovených legislatíva Ruskej federácie, jej materiálne médium"), "informácie" (sú to "informácie (správy, údaje) bez ohľadu na formu ich prezentácie"), "informačný systém" ("súhrn informácií obsiahnutých v databázach a informačné technológie a technické prostriedky zabezpečujúce ich spracovanie"), "prístup k informáciám" ("možnosť získavania informácií a možnosť ich využívať")," elektronická správa "(" informácie prenášané alebo prijímané používateľom informácií a telekomunikácií) sieť") a množstvo ďalších. Pojem „informácie“ je v zákone definovaný ako „informácie (správy, údaje) bez ohľadu na formu ich prezentácie.“

Zákon ustanovuje právny režim pre dokumentovanie informácií:

1) dokumentovanie informácií je predpokladom ich zaradenia do informačných zdrojov a postup dokumentovania informácií normatívne stanovujú štátne orgány,

zodpovedný za organizáciu kancelárskej práce, štandardizáciu dokumentov a ich polí, bezpečnosť Ruskej federácie;

dokument prijatý z automatizovaného informačného systému nadobúda právnu silu po jeho podpísaní úradníkom spôsobom určeným právnymi predpismi Ruska. Zákon umožňuje aj používanie elektronického digitálneho podpisu na potvrdenie právnej sily dokumentov pri práci s informáciami v elektronickej podobe;

za priestupky pri práci s dokumentovanými informáciami organizácie by ich úradníci mali niesť zodpovednosť v súlade s právnymi predpismi Ruska a jeho subjektov.

Tento zákon teda umožňuje a upravuje používanie právne relevantných dokumentov v elektronickej podobe. Okrem toho zákon ustanovuje kategórie informácií podľa úrovne prístupu, definuje pojem „informácie o občanoch (osobné údaje)“ (ide o informácie o skutočnostiach, udalostiach a okolnostiach života občana, ktoré umožňujú identifikovať jeho totožnosť“). , upravuje právny režim osobných údajov. Na tieto ustanovenia zákona je potrebné prihliadať aj pri vytváraní elektronických systémov správy dokumentov.

Federálny zákon „O účasti na medzinárodnej výmene informácií“ poskytuje právnu úpravu vzťahov v oblasti prenosu informácií mimo Ruska a ich prijímania zvonka. Pojem „informačné procesy“ definuje ako „procesy tvorby, zberu, spracovania, akumulácie, uchovávania, vyhľadávania, distribúcie a spotreby informácií“.

Databázy sú perspektívnou technológiou, bez ktorej si modernú kancelársku prácu nemožno predstaviť. Tvoria základ moderných automatizovaných predškolských vzdelávacích systémov. Množstvo najdôležitejších aspektov práce s databázami upravuje autorský inštitút. Vzťahy súvisiace s tvorbou, právnou ochranou a používaním databáz, ako výsledok tvorivej práce na výbere a organizácii údajov, teda upravuje spolkový zákon „O právnej ochrane programov pre elektronické počítače a databázy“, ktorý zaraďuje databázy medzi predmety autorského práva a poskytuje im právnu ochranu ako zbierky. Tento zákon definuje databázu ako „objektívnu formu prezentácie a organizácie súboru údajov (napríklad článkov, výpočtov), ​​systematizovanú tak, aby bolo možné tieto údaje vyhľadať a spracovať pomocou počítača“.

Organizáciu právne významného obehu elektronických dokumentov umožnilo využitie technológie elektronického digitálneho podpisu (EDS). Základné normatívne právne akty upravujúce prvotné základy právnej úpravy digitálnych podpisov sú Občiansky zákonník Ruskej federácie (článok 160), ako aj federálny zákon „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ (článok 11). . Takže, ako už bolo naznačené vyššie, čl. 160 Občianskeho zákonníka umožňuje používanie digitálnych podpisov pri vykonávaní transakcií. V súlade s tým federálny zákon „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ určuje právnu silu elektronického dokumentu až po podpísaní jeho EDS a právna sila elektronického digitálneho podpisu sa uznáva, ak sa v automatizovaných informáciách nachádza softvér a hardvér. systém, ktorý zabezpečuje identifikáciu podpisov a dodržiavanie stanoveného režimu ich používania. Právo na osvedčenie totožnosti elektronického digitálneho podpisu sa vykonáva na základe licencie (čl. 5).

Federálny zákon „O elektronických digitálnych podpisoch“ upravuje technológiu pripevňovania (postup vytvárania a aplikácie) typu elektronického podpisu, ktorý využíva metódu asymetrickej kryptografie (verejný kľúč) – elektronický digitálny podpis (EDS). Je potrebné poznamenať, že zákon sa vzťahuje iba na dokumenty vytvorené v priebehu občianskoprávnych transakcií.

Zákon definuje EDS – ide o „náležitosti elektronického dokumentu určeného na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, získaného v dôsledku kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča elektronického digitálneho podpisu a umožňujúceho vlastníkovi podpisového kľúča certifikát, ktorý sa má identifikovať, ako aj zistiť, či nedošlo k skresleniu informácií v elektronickom dokumente“.

Zákon zverejňuje podmienky používania digitálnych podpisov. EDS v elektronickom dokumente je ekvivalentom vlastnoručného podpisu v papierovom dokumente za predpokladu, že sú splnené tieto podmienky:

1. Certifikát podpisového kľúča súvisiaci s týmto elektronickým digitálnym podpisom nestratil platnosť (platnosť) v čase overenia alebo v čase podpisu elektronického dokumentu, ak existujú dôkazy, ktoré určujú okamih podpisu;

2. Pravosť elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente bola potvrdená;

3. Elektronický digitálny podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča.

Veľký význam v postupe potvrdenia pravosti EDS má koncept certifikátu podpisového kľúča. Certifikát podpisového kľúča je dokument (tradičný alebo elektronický, certifikovaný EDS), ktorý obsahuje verejný kľúč elektronického digitálneho podpisu. Certifikát podpisového kľúča vydáva osobitná organizácia - certifikačné centrum účastníkom výmeny informácií na certifikáciu digitálneho podpisu. Certifikát obsahuje všetky informácie o podmienkach používania digitálneho podpisu.

Politika štátu v oblasti regulácie používania a implementácie kryptografických prostriedkov vrátane prostriedkov EDS je určená požiadavkou používať len prostriedky certifikované oprávnenými štátnymi orgánmi. Funkciou organizácie fungovania siete certifikačných centier pre elektronické digitálne podpisy je poverená Federálna komunikačná agentúra. Samozrejme, na vyriešenie mnohých problémov súvisiacich s národnou bezpečnosťou je potrebné mať určité obmedzenia vo vývoji, používaní a obehu digitálnych podpisov.

Federálny zákon „O archívnictve v Ruskej federácii“ uvádza, že Archívny fond Ruskej federácie zahŕňa archívne dokumenty bez ohľadu na spôsob ich vytvorenia, typ média vrátane elektronických dokumentov. To znamená, že elektronické dokumenty podliehajú organizovaniu, objednávaniu a uchovávaniu v lehotách ustanovených zoznamami a inými predpismi na rovnakej úrovni ako klasické. Skúmanie hodnoty dokumentov preto podlieha všetkým dokumentom na nosičoch akéhokoľvek druhu, ktoré sú vo federálnom vlastníctve, vo vlastníctve zakladajúceho subjektu Ruskej federácie alebo v majetku obce.

Oblasťou použitia elektronického obehu dokumentov je tak vnútorný obeh dokumentov organizácií všetkých foriem vlastníctva, ako aj tzv. „elektronická vláda“ - obeh dokumentov orgánov štátu a obcí medzi sebou, s občanmi a podnikateľskými subjektmi. Federálny cieľový program „Elektronické Rusko na roky 2002-2010“ je zameraný na rozvoj tejto oblasti aplikácie informačných technológií. Cieľom programu „Elektronické Rusko“ v oblasti kancelárskych prác je preklad všetkej dokumentácie do elektronickej podoby, štandardizácia medzirezortnej výmeny informácií, ako aj zabezpečenie práv na slobodné vyhľadávanie, prijímanie, prenos a používanie informácií. Program zahŕňa tri etapy. Prvá etapa implementácie programu (bol navrhnutý na rok 2002) zahŕňa analýzu regulačného právneho rámca s cieľom identifikovať kľúčové problémy, ktoré bránia širokému zavádzaniu informačných a komunikačných technológií (IKT), skúmať úroveň informatizácie ekonomiky, analyzovať efektívnosť vynakladania rozpočtových prostriedkov určených na informatizáciu, úplné vyúčtovanie štátnych informačných zdrojov, analýzu zahraničných skúseností s realizáciou podobných programov, štúdium skúseností v oblasti IKT rôznych organizácií. Druhá etapa implementácie programu (kalkulovaná na roky 2003-2004) zahŕňa realizáciu konkrétnych projektov a súboru opatrení na základe realizovaných výskumov implementácie IKT v organizáciách verejného sektora hospodárstva. V tejto fáze by sa mal vytvoriť základ pre jednotnú informačnú a telekomunikačnú infraštruktúru pre štátne orgány a samosprávy, rozpočtové a neziskové organizácie, systém elektronického obchodu v oblasti dodávok produktov pre potreby spolkovej krajiny a pre verejné miesta napojenie na verejné informačné siete. V tretej etape implementácie programu (počítané na roky 2005-2010) sa plánuje masívne rozšírenie informačných a komunikačných technológií vo všetkých sférach verejnej činnosti, zavedenie štandardizovaných systémov elektronickej správy dokumentov a informačnej bezpečnosti.

Problematiku tvorby a používania elektronických dokumentov riešia väčšinou oddelenia samostatne. Existujú nariadenia federálnych orgánov, najmä tých, ktorí majú záujem o presný a rýchly prenos dokumentovaných informácií, ktoré stanovujú možné prípady použitia elektronických dokumentov. Ide o úkony finančných úradov, daňových a colných služieb a pod. Napríklad Ministerstvo financií Ruskej federácie stanovuje požiadavky na postup pri predkladaní ročných štatistických výkazov o magnetických nosičoch poisťovacími (zdravotnými poisťovňami) organizáciami.

Technológie EDS a elektronickej dokumentácie sa využívajú aj na iných ministerstvách: na ministerstve daní a poplatkov - pri vytváraní vlastného garantovaného systému prenosu dát, na ministerstve školstva - pri organizovaní dištančného vzdelávania atď. Spravidla sú všetky rezortné predpisy na základe federálneho zákona „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“.

V súhrne konštatujeme, že dnes sa používanie elektronického dokumentu presúva z elitného používania (v high-tech zariadeniach, na špeciálne účely, pre potreby vyššieho štátneho aparátu) do kategórie štandardných postupov pre interakciu ekonomických objektov. . Ďalšia implementácia informačných technológií v Rusku si vyžaduje vytvorenie právneho rámca pre správu elektronických dokumentov. Je potrebné vytvoriť regulačný rámec pre používanie elektronických dokumentov, nájsť spôsoby riešenia problémov ochrany elektronických dokumentov, stanoviť zodpovednosť za porušenie pravidiel upravujúcich tok elektronických dokumentov.

Taktiež je potrebné vykonať príslušné zmeny v existujúcich zákonoch (Občiansky zákonník, Trestný zákon, Zákon o správnych deliktoch) a zodpovedajúcich podzákonných predpisoch.

Elektronická správa dokumentov – jej možnosti

Uznanie nadradenosti elektronickej kancelárskej techniky nad papierovou je v skutočnosti bežným miestom v modernej literatúre o kancelárskej práci. Je to spôsobené tým, že elektronický dokument má oveľa lepšie vlastnosti ako papierový dokument z hľadiska efektívnosti jeho prípravy, vyhľadávania, prenosu, schvaľovania.

Hlavné výhody elektronického dokumentu oproti papierovým dokumentom sú nasledovné:

V prípade papierových dokumentov závisí čas, spoľahlivosť a náklady na doručenie od zvolenej služby (pošta, kuriér atď.) a líšia sa v pomerne veľkých medziach. Pri elektronických dokumentoch sa všetky spomínané indexy blížia ideálnym hodnotám.

Pri používaní papierových dokumentov je vyhľadávanie dokumentov dosť namáhavým postupom, pretože sa vykonáva manuálne pomocou klasifikátorov. Zásadne novou príležitosťou pri práci s elektronickými dokumentmi je technológia zmysluplného alebo kontextového vyhľadávania, ktorá výrazne zjednodušuje prístup zainteresovaných strán k množstvu dokumentárnych informácií.

Najmä pre elektronické dokumenty je možnosť vytvárať interaktívne dokumenty. Papierové médium na dokumenty je nepružné, konzervatívne. Po vytlačení dokumentov je veľmi malý priestor na úpravu. Naopak, elektronické dokumenty môže autor priebežne aktualizovať. Napríklad umiestnením podobnej stránky so spätnou väzbou na firemný Web_server budú môcť marketingové oddelenia spoločnosti analyzovať návštevníkov a presnejšie plánovať prácu predajného aparátu.

Papierové dokumenty nemôžu obsahovať hypertextové odkazy. Využitie hypertextových a hypermediálnych technológií v elektronických dokumentoch výrazne zvyšuje efektivitu práce špecialistov s veľkými a distribuovanými dokumentárnymi databázami a umožňuje im prezerať a vyhľadávať tematicky súvisiace dokumenty prostredníctvom hypertextových odkazov.

Spoločná práca na papierovom dokumente sa vykonáva len v režime sekvenčného prístupu k papierovému dokumentu, pričom pri tvorbe a spracovaní elektronických dokumentov je možnosť súbežnej kolektívnej práce, pričom spoločná práca na papierovom dokumente sa vykonáva len v r. po režime.

6. Ďalšou z technologických výhod elektronických dokumentov je rozšírenie prostredia na ich prezentáciu. Do elektronických dokumentov možno zahrnúť dynamické objekty, ako je video a hlasový záznam. Táto funkcia má zmysel napríklad pri nahrávaní stretnutí a konferencií.

Vo vedeckej literatúre sa v súvislosti s elektronickým dokumentom rozšíril pojem „intelektuálny dokument“. Tento pojem sa používa na zdôraznenie, že elektronický dokument nie je len počítačovou reprezentáciou svojho predchodcu, ale niečím viac, čo obsahuje okrem štatistických informácií aj odkazy na iné zdroje údajov. Dokument sa tak stáva vyvíjajúcou sa a intelektuálnou entitou, schopnou samostatne a nepretržite udržiavať svoju novosť a aktuálnosť. Úzke prepojenie aplikácií technológie na reguláciu postupu prác s predpismi pre pohyb elektronických dokumentov v rámci inštitúcie poskytuje inú úroveň inteligencie, transformujúc dokument na samosprávny objekt. Správa dokumentov v elektronickej podobe nie je len poctou moderným technológiám, sú to úplne iné možnosti pre správu duševného majetku a podnikových procesov podniku, ktoré priamo súvisia s úspešnosťou prezentácie na trhu. Zaradenie elektronických dokumentov do kancelárskeho cyklu umožňuje dosiahnuť kvalitatívne novú úroveň efektivity práce s dokumentmi, keďže technológie na prácu s elektronickými dokumentmi (editácia, presúvanie, duplikovanie a pod.) sú zásadne efektívnejšie. Zároveň existuje množstvo prekážok, ktoré bránia ďalšiemu zvyšovaniu podielu elektronických dokumentov na riadení. Nie je možné úplne vylúčiť papierové dokumenty z práce, pretože veľké množstvo právne záväzných dokumentov sa predkladá v papierovej forme a tento stav bude pretrvávať ešte dlho. Je to spôsobené nedokonalosťou právneho rámca pre elektronické dokumenty, keďže ešte nie je vytvorený štandard pre prácu s elektronickými dokumentmi, ktorý zabezpečuje uznanie ich právnej sily. Problém zabezpečenia pravosti elektronických dokumentov je obzvlášť akútny, ak je potrebné ich uchovávať dlhší čas – viac ako 5 – 7 rokov. V tomto prípade môže byť z dôvodu zastaranosti počítačových systémov a (alebo) dátových formátov potrebné preniesť dokumenty do iného počítačového systému a/alebo previesť na nové formáty (migrácia). Pre dlhodobé uchovávanie informácie pri zachovaní možnosti jej vnímania majú teda papierové dokumenty výhody spojené s papierom ako nosičom informácie. V súlade s tým nemožno odmietnuť použitie papierových dokumentov, keď je potrebné zabezpečiť dlhodobé uchovávanie informácií (dokumenty s dobou uloženia „Trvalo“).

Typológia automatizovaných kancelárskych pracovných systémov

V súčasnosti rôzne firmy vyvinuli a implementovali veľké množstvo automatizovaných systémov na podporu správy dokumentov. Rôznorodosť softvéru na automatizáciu kancelárie prezentovaná na ruskom trhu robí problém ich typológie naliehavým.

Líšia sa:

Podľa typu informácií, na ktoré je systém zameraný
(faktický alebo dokumentárny);

Zložitosť pokrytia rôznych fáz životného cyklu dokumentu;

súbor realizovateľných kancelárskych pracovných úloh a navrhované technológie na ich riešenie;

miera otvorenosti, t. j. možnosť zvyšovania funkcií a kompatibility s inými informačnými technológiami;

mnoho ďalších charakteristík automatizovaných systémov tohto funkčného účelu.

Žiaľ, nedostatok jednotnej terminológie vedie k rôznym názvom systémov. Produkty vývojových spoločností nesú také názvy ako: elektronický systém správy dokumentov, systém automatizácie správy dokumentov, systém automatizácie kancelárskej práce a správy dokumentov, systém správy dokumentov, systém správy elektronických dokumentov, automatizovaný predškolský vzdelávací systém, it. NS.

Každý výrobca zavádza svoj vlastný systém označení a pojmov, stanovuje priority vlastným spôsobom.

Rozmanitosť názvov vyvinutých a vyvinutých systémov len naznačuje, že dnes sa táto oblasť informačného trhu ešte nevytvorila ako samostatný segment.

Všeobecne akceptovaný klasifikačný systém pre tieto systémy ešte nebol vyvinutý. Takmer každý dodávateľ alebo analytická agentúra ponúka svoj vlastný klasifikačný systém.

V tejto kapitole sa budem zaoberať hlavnými klasifikáciami systémov automatizovanej dokumentácie riadenia, ktoré sa nachádzajú v literatúre.

Podľa súladu s hlavnými úlohami kancelárskej práce sa rozlišujú tieto systémy:

Špecializované kancelárske automatizačné systémy;

Systémy automatizácie toku dokumentov; o systémy riadenia pracovného toku;

Systémy riadenia pracovného toku;

Elektronické archívy dokumentov;

Systémy kolektívneho spracovania.

Podľa stupňa zjednotenia a integrácie funkcií sa softvérové ​​produkty delia do niekoľkých skupín:

samostatné aplikačné programy na spracovanie dokumentačných systémov (personálne, účtovné a výkaznícke, evidenčné a kontrolné spisy). Ide o takzvané „krabicové balíčky“, ktoré sa jednoducho inštalujú a prispôsobujú. Sú určené na riešenie lokálnych problémov malej organizácie – spravidla založené na systémoch správy databáz, ktoré podporujú architektúru „file-server“ (tri až päť používateľov alebo žiadne obmedzenie používateľa);

kancelárske balíky (aplikačné balíky), čo sú viaceré aplikačné programy rôznych funkcií prepojených jedným používateľským rozhraním, výkonné prostriedky výmeny údajov medzi programami, zjednotenie klasifikácie, formáty prezentácie údajov atď.;

integrované automatizované systémy kancelárskej práce - súbor nástrojov na vytváranie, presúvanie, vyhľadávanie dokumentov a databáz, pokrývajúci pokiaľ možno všetky zdokumentované funkcie inštitúcie. Spravidla sú vytvorené na báze DBMS, ktoré podporujú technológiu klient-server. Súčasná úroveň rozvoja informačných technológií predpokladá využívanie integrovaných systémov. Integrované automatizované systémy sa tiež klasifikujú podľa niekoľkých kritérií. Určujúcimi faktormi sú úroveň škálovania systému (počet pracovných staníc), multiformát (citlivosť systému na dáta rôznych formátov a schopnosť dátového formátu vytvoreného automatizovaným systémom konvertovať do formátov iných systémov). ) a multifunkčnosť.

Integrované systémy sa delia na dva typy: podnikové informačné systémy (CIS) a systémy riadenia kancelárie (CMS). CIS sú navrhnuté tak, aby automatizovali celý komplex úloh podniku alebo inštitúcie (zdokumentovaných aj nezdokumentovaných), zbierali, analyzovali informácie, plánovali, organizovali a koordinovali akcie, monitorovali výkon, internú a externú komunikáciu. CIS teda integruje všetky základné obchodné procesy do jedného informačného priestoru. CIS sú vytvorené na báze rozsiahlej počítačovej siete a majú architektúru klient-server.

Súčasťou CIS sú špecializovaný softvér, vývojové a projektové riadiace systémy, analytické systémy na vyhľadávanie a zovšeobecňovanie informácií, ich klasifikáciu, odstraňovanie nadmerného informačného šumu; nástroje na hromadné snímanie dokumentov

(program na optické rozpoznávanie znakov). Jednou z najdôležitejších súčastí CIS je automatizovaný systém kancelárskej práce.

Pojem korporativizmus v tomto zmysle znamená prítomnosť pomerne veľkého, geograficky distribuovaného informačného systému, ktorý je svojou povahou uzavretý a je schopný samoregulácie, rekonfigurácie princípov svojho fungovania.

Kancelárske riadiace systémy (CMS) sú informačné systémy, ktoré automatizujú prácu s dokumentmi vo všetkých fázach, od registrácie až po odpis do archívu. SÚDY sú neoddeliteľnou súčasťou, jadrom podnikových informačných systémov.

Ako vidíme, táto klasifikácia je založená na hierarchickom princípe: podnikové informačné systémy sú systémy vyššej úrovne, ktoré zahŕňajú systémy správy dokumentov.

Obdobnú klasifikáciu elektronických systémov správy dokumentov (EDMS) v závislosti od ich funkcií, rozsahu, úlohy systému v procese práce s dokumentmi navrhuje L.A. Sysoeva. EDMS sa delia na:

Systémy elektronickej evidencie (kontrola a registrácia všetkých úkonov s dokumentmi);

Elektronické systémy správy dokumentov (vykonávajú nielen zaznamenávanie akcií s dokumentmi, ale aj samotný regulovaný pohyb dokumentov pomocou komunikačných technológií);

Systémy správy firemných dokumentov (založené na technológiách Workflow a GroupWare). Hlavným rozdielom a výhodou podnikového systému správy dokumentov je, že táto architektúra poskytuje univerzálne, všadeprítomné prostredie pre prácu a ukladanie všetkých typov dokumentov v rámci organizácie ako celku. Firemné systémy spájajú funkčné úlohy pokrývajúce všetky oblasti podniku, implementujúc ich softvér (obchodné aplikácie) a dokumenty spojené s podnikovými aplikáciami do jedného informačného systému.

Vzhľadom na značné rozdiely medzi domácim systémom kancelárskej práce a západným môže byť dôležitým klasifikačným princípom orientácia automatizačných systémov na domácu a západnú kancelársku prácu, teda princíp autora. V súčasnosti existujúce systémy možno rozdeliť na:

Systémy západnej výroby. Na ruskom trhu
sú prezentované iba tri západné systémy (vývojové prostredia):
Documentum, DOCS Open / DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

ruské systémy založené na platforme Lotus Domino / Notes;

úplne ruský vývoj.

Vzhľadom na rozdiely medzi dvoma tradíciami kancelárskej práce – západnou a ruskou – našli automatizované systémy západnej výroby v Rusku veľmi obmedzené využitie. Takéto systémy nie vždy zapadajú do reality domácej kancelárskej práce: vertikálna orientácia pracovného toku, kontrola práce s dokumentmi na registračných kartách, komplexný súbor detailov pre registračné a kontrolné formuláre atď.

Originálne (vyvinuté ruskými výrobcami) systémy sú vytvorené špeciálne pre automatizáciu domácej kancelárskej práce. Takéto systémy sú zamerané predovšetkým na použitie vo vládnych agentúrach. Úlohou takýchto systémov je často poskytovať podporu pre papierový pracovný tok, aby sa znížila pracovná náročnosť bežných operácií spracovania dokumentov.

Takéto systémy však dokážu výrazne rozšíriť rozsah tradičných kancelárskych pracovných procesov o spracovanie dokumentov v sieti pomocou moderných technológií. Systémy sú v tomto smere akýmisi mostmi pre postupný prechod od papierovej k bezpapierovej kancelárskej technológii. V závislosti od úplnosti implementácie bezpapierovej technológie sú automatizované kancelárske systémy rozdelené do troch skupín:

Automatizované systémy, ktoré sú doplnkom k tradičným dokladom (elektronická obdoba registratúrneho denníka a registračnej a kontrolnej kartotéky); - automatizované systémy s plnou verziou elektronického dokumentu a fulltextovým vyhľadávaním, ktoré umožňujú paralelný tok papierových a bezpapierových dokumentov; - systémy s úplným odmietnutím papierových „dvojičiek“, využívajúce elektronický dokument ako originál. V modernej literatúre sa takéto systémy nazývajú elektronické systémy správy dokumentov.

Existujúce automatizované systémy možno ďalej rozdeliť podľa kategórie ich spotrebiteľov. Existuje teda niekoľko typov spotrebiteľov:

veľké hierarchické štruktúry (ministerstvo, oddelenie, korporácia, banka atď.);

orgány územnej samosprávy (správy miest zakladajúcich subjektov federácie, samosprávy a pod.);

stredné a nízke komerčné a neziskové organizácie.

Samozrejme, táto klasifikácia je podmienená, ale v podstate absorbuje hlavné typy spotrebiteľov automatizovaných systémov správy dokumentov.

V súlade s dizajnovým prístupom ku klasifikácii systémov kancelárskej automatizácie ich možno rozdeliť na replikované, zákazkové a poloprispôsobené. Replikované produkty sú kompletné produkty a nevyžadujú žiadny vývoj zo strany vývojára. Zákazkové systémy sú vyvinuté pre individuálneho spotrebiteľa a majú jedinečné vlastnosti. Polozakázkový systém je vytvorený ako modulárna konštrukcia z prefabrikovaných prvkov.

A. Akopyants vo svojom článku "K výberu systémov automatizácie toku dokumentov" navrhuje klasifikovať systémy podľa kritéria - pre automatizáciu toho, aký typ toku dokumentov sú navrhnuté:

hromadný štandardný obeh dokumentov, ktorý slúži hlavnej výrobnej činnosti a prevádzkuje veľké množstvo dokumentov rovnakého druhu, vykonávaných podľa štandardných postupov (pre mobilných operátorov - zmluvy o pripojení a súbor štandardných aplikácií, pre banky - platobné a iné príkazy, atď.);

iné workflow, ktoré je spravidla objemovo menšie, ale oveľa pestrejšie v typoch dokumentov a postupoch ich spracovania (vybavovanie zákaziek vyšších organizácií a manažmentu, zmluvy „servisných“ divízií a pod.).

Okrem toho sú tieto typy pracovných tokov zvyčajne rozdelené podľa štrukturálnych divízií, výkonných umelcov a automatizovaných systémov. Hromadný štandardný tok dokumentov je spracovávaný funkčnými oddeleniami, obsluhovaný špecifickými podnikovými informačnými systémami a často vôbec neprechádza cez úrad. Tok dokumentov druhého typu zabezpečuje kancelária, vedenie prípadov a špeciálni špecializovaní pracovníci (úradníci).

Napriek rôznorodosti automatizačných systémov na podporu správy dokumentov sú založené na nasledujúcich štandardných informačných technológiách:

technológie na spracovanie obrazov dokumentov (Imaging System), ktoré sú určené na zadávanie, spracovanie, ukladanie a vyhľadávanie grafických obrazov papierových dokumentov generovaných na základe skenovania;

technológie optického rozpoznávania znakov (Optical Character Recognition - OCR), ktoré sú určené na získanie elektronickej kópie z grafického obrazu papierového dokumentu vo formáte textového súboru. Táto technológia je často integrovaná s technológiou zobrazovania dokumentov. Na základe technológie OCR je možné automatizovať napríklad proces získavania elektronickej kópie z dokumentu prijatého faxom;

systémy správy dokumentov. Sú určené na automatizáciu ukladania, vyhľadávania a správy dokumentov prezentovaných v elektronickej forme v rôznych formátoch. Ide o multifunkčné dokumentačné informačné systémy zamerané na spracovanie pološtruktúrovaných textových informácií. Systémy správy dokumentov umožňujú okrem typických funkcií vyvinutých dokumentačných informačných systémov (napríklad indexovanie, rôzne spôsoby prístupu k dokumentu a jeho súčastiam - sekciám, viacúrovňovú ochranu dát) implementovať funkcie správy dokumentov na úrovni jeho štrukturálnych komponentov (vytvorenie spojenia medzi komponentmi, kombinovanie častí dokumentu), kontrola verzií dokumentu, výmena dokumentov cez sieť, publikovanie dokumentov na webe atď. Táto trieda systémov je univerzálna, to znamená, že automatizuje celý rad úloh pridelených kancelárskym službám, od vypracovania a vytvorenia návrhu dokumentu až po odpis do obchodu, vrátane toku dokumentov a uchovávania dokumentov;

systémy automatizácie obchodných postupov (WorkFlow System) - technológie na podporu tokov úloh (dokumentov). Určené na zabezpečenie kolektívneho spracovania dokumentov pri implementácii rôznych obchodných procesov. Základné technológie systémov tohto typu umožňujú popísať akýkoľvek obchodný proces (neoddeliteľnou súčasťou takýchto systémov je preto grafický editor pracovných trás), ako aj navrhnúť a usporiadať čo najracionálnejšie smerovanie dokumentov v súlade s daná postupnosť činností (krokov) na vykonanie špecifickej práce a systémov vzájomne súvisiacich prác. V dôsledku toho je pre všetky pracoviská predpísaná trasa dokumentu, sú určené prístupové práva k dokumentu a rozsah funkčných zodpovedností vykonávateľov v každom bode trasy. Je možné tuhé, voľné a zmiešané smerovanie s paralelným a sekvenčným vykonávaním prác. Systémy sa používajú predovšetkým na automatizáciu toku dokumentov a rutinných viackrokových kancelárskych operácií. Jednoduchá automatizácia práce s dokumentmi, realizovaná pomocou systému

WorkFlow v konečnom dôsledku umožňuje ušetriť až polovicu pracovného času na prevádzku, a to najmä v inštitúciách, pre ktoré je produkcia a spracovanie dokumentov prvoradá (vládne rezorty, tlačové agentúry, vydavateľstvá a pod.);

¦ technológie na organizovanie elektronickej interakcie účinkujúcich na základe neustálej výmeny dokumentov. Systémy implementujúce tieto technológie sú klasifikované ako GroupWare - softvérové ​​systémy pre pracovné skupiny. Medzi hlavné úlohy, ktoré riešia, patria úlohy ukladania, prezerania a zdieľania dokumentov. Okrem toho môžu vykonávať smerovanie dokumentov, plánovanie. Efektívnosť fungovania takéhoto systému je zabezpečená takými jeho najdôležitejšími komponentmi, ako je vyvinutý systém zabezpečenia dokumentov, vrátane systému kontroly prístupu k dokumentom; systém na synchronizáciu zmien v rôznych databázach; systém výmeny informácií.

Takýto softvér najefektívnejšie demonštruje svoje schopnosti na základe podnikových Internet_systems a je pomerne ľahko integrovateľný s takými prirodzenými groupwarovými aplikáciami, ako sú e-mail, telekonferencie a WorkFlow. Mnohé systémy tejto triedy sú postavené na princípe All-in-one, kedy jeden program obsahuje takmer všetky nástroje potrebné v desktopovej aplikácii: kalendár, hodiny, plánovanie schôdzok a stretnutí, posielanie úloh zamestnancom a sledovanie ich implementácie, tímová práca na dokumentoch a podpora verzií dokumentov a oveľa viac.

Hlavným účelom systémov WorkFlow a GroupWare je automatizácia a podpora tímovej práce v kancelárii a systémy podporujú neobmedzený počet pracovníkov (obmedzený len technickými vlastnosťami). Systémy GroupWare sú však zamerané na automatizáciu práce malého tímu a podporujú správne zdieľanie informácií skupinou používateľov. Systémy triedy WorkFlow sú zamerané na automatizáciu práce korporácie a podporujú deľbu práce na úrovni „veľkej“ skupiny účinkujúcich. Hlavným rozdielom medzi WorkFlow a GroupWare je automatické poskytovanie toku dokumentov cez reťazec vykonávateľov na základe vopred určeného vzoru. Hlavným rozdielom medzi WorkFlow a GroupWare je nedostatok prísnej definície diagramov obchodných procesov. Systémy WorkFlow a GroupWare si navzájom nekonkurujú, ale skôr sa dopĺňajú.

Toto rozdelenie je skôr svojvoľné, pretože najnovšie verzie najpopulárnejších systémov sa snažia kombinovať toto všetko a ešte viac

mnohé ďalšie technológie, preto je ťažké zaradiť špecifické softvérové ​​produkty do jednej kategórie.

L.A. Sysoeva s odvolaním sa na analytikov IDC tiež identifikuje nasledujúce kategórie technológií, ktoré tvoria trh s nástrojmi na správu elektronických dokumentov:

Systémy orientované na podnikové procesy (Business - process EDM). Typicky sú navrhnuté pre špecifické vertikálne a horizontálne aplikácie, ktoré poskytujú kompletný životný cyklus dokumentu vrátane technológií zobrazovania, správy záznamov a workflow;

podnikové systémy (Enterprise-centric EDM). Poskytujú podnikovú štruktúru na vytváranie, spoluprácu a publikovanie dokumentov dostupných všetkým používateľom v organizácii. Charakteristickým znakom podnikových systémov je spôsob, akým sa informácie využívajú a šíria v rámci organizácie. Tieto nástroje spravidla nie sú zamerané len na riešenie úzko vymedzeného problému. Sú implementované ako celopodnikové technológie dostupné takmer akejkoľvek kategórii používateľov;

redakčné systémy (CMS - Content Management Systems). Monitorujú tvorbu, prístup, kontrolu a doručovanie informácií až po úroveň sekcie dokumentu. Dostupnosť informácií nie vo forme dokumentov, ale v menších objektoch uľahčuje proces výmeny informácií medzi aplikáciami.

Význam redakčných systémov narastá z toho dôvodu, že internet sa v dnešnej dobe stáva najdôležitejším nástrojom na podnikanie, ktorý umožňuje výrazne optimalizovať vzťahy medzi obchodnými partnermi a správa webového obsahu sa stáva prvoradou úlohou pre zvyšovanie biznisu. efektívnosť. Redakčné systémy sú automatizované

redakčný komplex slúžiaci na správu obsahu a štruktúry internetového zdroja online. Kľúčovou súčasťou softvérového produktu je podpora vývoja obsahu. Práve s vývojom sa začína životný cyklus akéhokoľvek materiálu zverejneného na stránke: prebiehajú práce na tvorbe, úprave a schvaľovaní obsahu a úlohou CMS_system je automatizovať tieto procesy, podporovať spoločnú prácu autorov, programátorov. a manažérov. Okrem systémov správy obsahu Web_content systémy triedy CMS zahŕňajú systémy správy elektronických dokumentov organizácie, ktorá používa Web_interface. Takéto systémy slúžia na optimalizáciu obchodných procesov stredných a veľkých organizácií, sú integrované s podnikovým informačným systémom a umožňujú vytvárať portálové internetové riešenia, systémy pre interakciu s dodávateľmi a obchodnú sieť;

Systémy riadenia informácií. Takéto systémy poskytujú agregáciu, kontrolu a doručovanie informácií prostredníctvom internetu, extranetu. Tieto technológie poskytujú základ pre tvorbu informačných portálov. Systémy správy informácií umožňujú organizáciám zhromažďovať informácie v distribuovanom podnikovom prostredí na základe používania obchodných pravidiel, kontextu a metadát.

Navrhované klasifikácie sú orientačné a môžu byť doplnené o ďalšie systémy (napr. podnikové systémy riadenia elektronických záznamov, systémy riadenia výstupov atď.).

Problematika klasifikácie automatizovaných kancelárskych systémov je teda pomerne komplikovaná vzhľadom na rýchly rozvoj trhu s týmito systémami. V posledných rokoch pojmy ako systém riadenia znalostí, systém

správa podnikového obsahu, systém riadenia podnikových zdrojov, systém riadenia vzťahov so zákazníkmi atď., čo odráža hlavný trend – vytváranie podnikových informačných zdrojov ako základu modernej organizácie a technológie informačnej podpory.

Technológie riadenia znalostí teda zohrávajú pre organizáciu čoraz dôležitejšiu úlohu z hľadiska centralizovaného ukladania všetkých sieťových informácií. Možnosti systémov riadenia znalostí presahujú rámec analýzy a štruktúrovania údajov a zahŕňajú všetky formy tímovej práce. Umožňujú vám sledovať, ako používateľ pracuje s informáciami; akékoľvek e-mailové odpovede, generované dokumenty a vyhľadávanie na webe sa stávajú pasívnym spôsobom poskytovania formulovaných znalostí. Vyhľadávače takýchto systémov nielenže hľadajú frázy podľa kľúčových slov, ale zobrazujú aj mená autorov a tých, ktorí hľadali konkrétnu tému, a ponúkajú aj spôsob, ako ich kontaktovať. Okrem toho výsledky vyhľadávania obsahujú zoznam používateľov, ktorí sú momentálne pripojení k sieti.

Systémy riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM_systems) sú systémy na budovanie vzťahov so zákazníkmi, nástroje na riadenie vzťahov, na budovanie zákazníckej základne. Ide o nový prístup k podnikaniu s absolútnym zameraním na zákazníka. Funkčnosť takéhoto systému pokrýva marketing, predaj a servis, zákaznícku podporu, analýzu dát, čo zodpovedá všetkým fázam získavania zákazníkov. Jednou z najdôležitejších úloh systémov na tejto úrovni je organizácia interakcie medzi oddelením marketingu, predaja a služieb. Pomocou takýchto systémov je možné posúdiť nákladovú efektívnosť rôznych marketingových programov a propagačných akcií. Prehľadnejšia organizácia práce

umožňuje sústrediť úsilie na špecifickú cieľovú skupinu, riadiť proces získavania zákazníkov a úzko a plodne spolupracovať s obchodným oddelením. Implementácia systému na obchodnom oddelení spoločnosti zase umožní plne riadiť predaj od distribúcie potenciálnych zákazníkov až po prípravu zmlúv. Dôležité sú aj otázky dobrého popredajného servisu, profesionality a včasnosti reakcie na požiadavky zákazníkov: systém SCM pomôže zabezpečiť nepretržitú a kvalitnú prácu servisného oddelenia.

ERP_systems (Enterprise Rescourcer Planning – plánovanie podnikových zdrojov) – najnovší úspech vo vývoji automatizovaných integrovaných systémov riadenia podniku. Systémy tried ERP vám umožňujú podporovať celý cyklus riadenia – plánovanie, účtovníctvo, kontrolu a reguláciu – pre takmer všetky hlavné funkcie činnosti. V prvom rade sem patria:

plánovanie výrobných činností;

riadenie nákupov, zásob, predaja;

finančné riadenie;

personálny manažment;

riadenie nákladov;

projektový a programový manažment;

dizajn výrobkov a technologických procesov.

Je potrebné zdôrazniť, že všetky funkčné bloky ERP_systému

úzko prepojené, čo umožňuje reálne riadiť takmer všetky aspekty činnosti moderného podniku.

Systémy triedy ERP nesúvisia priamo s výrobným procesom, nie sú to automatizované systémy riadenia technologických procesov, ale zaoberajú sa modelom technologického procesu. Ich práca spočíva v zlepšovaní činnosti podniku, optimalizácii materiálových a finančných tokov na základe potrebných informácií zadávaných na pracoviskách. Jeden systém pokrýva plánovanie a riadenie všetkých činností výrobného podniku, od obstarávania surovín až po expedíciu tovaru spotrebiteľovi. Výsledkom je, že ERP systémy umožňujú dosiahnuť konzistentnosť v práci rôznych oddelení, pričom znižujú administratívne náklady a eliminujú problém integrácie dát pre rôzne aplikácie. Tieto systémy sú nástrojom na zlepšenie efektívnosti riadenia, prijímanie správnych strategických a taktických rozhodnutí na základe včasných a spoľahlivých informácií vydaných počítačom.

Zhrnutím vyššie uvedeného konštatujem, že trh so softvérovými produktmi určenými na automatizáciu predškolských vzdelávacích inštitúcií sa v súčasnosti rýchlo rozvíja. Jeho štúdium je možné len na základe typologizácie existujúcich automatizovaných systémov kancelárskej práce. Problém klasifikácie softvéru na automatizáciu predškolských vzdelávacích inštitúcií je však v skutočnosti v počiatočnom štádiu vývoja a vyžaduje si ďalšie štúdium. Upozorňujeme, že okrem všeobecných charakteristík (dostupnosť nástrojov na zabezpečenie dokumentov, možnosť registrácie, evidencie, vyhľadávania dokumentov atď.) sa systémy líšia účelom, funkčnosťou, úrovňou prispôsobenia sa ruskej tradícii kancelárskej práce a mnohými ďalšími parametre. Prítomnosť primeraných kritérií na klasifikáciu automatizačných systémov pre predškolské vzdelávacie inštitúcie má prvoradý význam vo fáze výberu softvérového produktu.

Záver

Vytvorenie efektívneho manažérskeho systému je dnes kľúčovým problémom väčšiny domácich organizácií a podnikov a čoraz viac organizácií chápe, že ich efektívna práca, skvalitňovanie informačných a dokumentačných služieb v manažérskom sektore, zvyšovanie produktivity a kvality práca manažérov ako celku nie je možná bez zavedenia moderných technológií a špeciálneho softvéru. ... Efektívnosť riadenia v dnešnej dobe teda priamo súvisí s využívaním pokročilých technológií správy dokumentov (elektronická správa dokumentov) a tento problém nemožno podceňovať.

V tejto práci som sa snažil komplexne zvážiť problematiku týkajúcu sa zavedenia a implementácie elektronickej správy dokumentov. Analyzovali sa rôzne aspekty tejto problematiky: právne, organizačné, softvérové ​​a hardvérové ​​atď.

Podobné dokumenty

Papierovanie a správa elektronických dokumentov. Moderné elektronické systémy na správu dokumentov a automatizačné systémy pre klasickú kancelársku prácu. Tvorba bezpapierových kancelárskych prác v frekventovaných oblastiach manažérskych činností.

semestrálna práca pridaná 12.08.2010


Štúdium organizácie a prostriedkov informačných technológií v kancelárskej práci. Zváženie hlavných elektronických kancelárskych systémov. Normy, normy a požiadavky na organizáciu kancelárskej práce. Štúdium systémov riadenia hotelov podľa dokumentov.

semestrálna práca pridaná 30.04.2014


Koncept obchodného procesu. Formy automatizácie registrácie dokumentov. Funkcie elektronických riadiacich systémov pre kancelársku prácu a workflow, zdôvodnenie ich výberu a praktická aplikácia. Štruktúra trhu softvérových produktov v oblasti EDM.

semestrálna práca, pridaná 17.07.2013


Moderné elektronické riadiace systémy a práca s dokumentmi. Problémy tradičných a elektronických technológií predškolských vzdelávacích inštitúcií. Výber efektívneho EDMS (klasifikácia systémov správy elektronických dokumentov). Bezpečnosť správy elektronických dokumentov.

práca, pridané 12.12.2007


Článok pojednáva o kritériách efektívnosti, ktoré umožňujú s vysokou mierou primeranosti posúdiť návrh, vývoj a implementáciu systémov správy dokumentov. Kritériá sú založené na prvkoch formálneho modelu zloženého pracovného toku.

článok pridaný dňa 19.04.2006


Princípy klasifikácie manažérskych informačných systémov. Vlastnosti systémov riadenia informácií v štátnych štruktúrach. Zariadenia na automatizáciu a ukladanie informácií. Modernizácia systému elektronickej správy dokumentov pokladnice.

práca, pridané 20.09.2013


Princípy automatizácie kancelárie. Princípy technológie elektronickej správy dokumentov. Systémy správy dokumentov založené na webových technológiách. Používanie e-mailu. Firemný elektronický archívny systém.

ročníková práca, pridaná 17.03.2004


Princípy automatizácie a typy architektúr systémov správy elektronických dokumentov. Obchodné procesy v prostredí 1C: Enterprise 8. Štruktúra informačnej bázy elektronickej správy dokumentov dekanátu. Objekty a metódy mechanizmu podnikových procesov.

práca, pridané 27.06.2013


Analýza štruktúry a metodológie CASE-tools. Návrhové metodológie používané v CASE nástrojoch. Základné koncepty systémov elektronickej správy dokumentov, ich tvorba pomocou CASE-tools. Objektový a konštrukčný dizajn.

semestrálna práca pridaná dňa 18.07.2014


Zásady organizácie pracovného toku riadiacich činností. Tvorba komponentov systémov správy elektronických dokumentov. Directum: stručný popis systému, úlohy na riešenie, architektúra. Bezpečné pracovné postupy. Druhy nebezpečných a škodlivých faktorov.

Elektronická správa dokumentov (EDM) je systém procesov na spracovanie dokumentov v elektronickej podobe. Umožňuje znížiť podnikové náklady na papier a spotrebný materiál, zefektívniť a urýchliť pohyb dokumentov, eliminovať ich straty. Proces implementácie pozostáva z niekoľkých etáp, vrátane nákupu softvéru, zaškolenia personálu a úpravy programu. Trh ponúka platené aj bezplatné EDMS.

Nástup cenovo dostupného vysokorýchlostného internetu bol impulzom pre vývoj prvých systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS). Ich cieľom bolo spočiatku čiastočne automatizovať prácu s dokumentáciou. Po preukázaní svojej účinnosti sa elektronický manažment dokumentov začal zavádzať v súkromných organizáciách aj vo vládnych agentúrach. Dnes ide o komplexné riešenia, ktoré maximálne automatizujú činnosti spoločnosti súvisiace s obehom dokladov.

Elektronická správa dokumentov (EDM) je automatizovaný informačný systém, ktorý umožňuje racionálne a jednoducho organizovať tvorbu, prenos, koordináciu a schvaľovanie dokumentov v organizácii. Komponenty EDF sú:

• špecializovaný softvér;
• internet;
• e-mail - pre efektívnosť komunikácie;
• lokálna sieť atď.

EDMS možno použiť v rámci spoločnosti aj medzi niekoľkými rôznymi organizáciami.

Referencia! Na používanie EDMS iba v rámci podniku je potrebné zakúpiť iba špeciálny softvér a sieťové vybavenie. Na udržanie toku externých dokumentov bude potrebný ďalší zamestnanec – operátor EDM.

Aké problémy rieši EDF?

Elektronická správa dokumentov rieši tieto úlohy:

• zabezpečenie transparentnosti práce spoločnosti a efektívnosti riadenia prostredníctvom automatizovanej kontroly plnenia úloh;
• optimalizácia, automatizácia obchodných procesov a mechanizmov vykonávania a kontroly;
• podpora požiadaviek medzinárodných noriem kvality;
• šetrenie zdrojov znížením nákladov na kazety, papier a iné materiály;
• podpora efektívneho zhromažďovania, riadenia a prístupu k informáciám. Zabezpečenie personálnej flexibility ukladaním histórie práce zamestnanca v organizácii;
• uľahčenie kontroly pohybu dokumentov;
• zaznamenávanie činností;
• chráni pred stratou dokumentácie;
• zjednodušenie, zníženie nákladov na uchovávanie dokumentov vďaka prítomnosti elektronického archívu.

Základné požiadavky na správu elektronických dokumentov

Systém automatizácie pracovného toku musí spĺňať základné požiadavky:

• užívateľsky prívetivé rozhranie a schéma vyhľadávania dokumentov;
• kompetentnú kontrolu nad vykonávaním dokumentov a dostupnosťou ich smerovacieho systému;
• spoľahlivé skladovanie;
• schopnosť vytvárať analytické správy;
• podpora vykonávania administratívnych úloh;
• zabezpečenie úplnej informačnej bezpečnosti.

Moderné EDMS sú vybavené funkciou spracovania požiadaviek zákazníkov a ďalšími užitočnými nástrojmi, ktoré umožňujú riešiť úlohy potrebné pre každú konkrétnu organizáciu.

Výhody a nevýhody LMS

Elektronický tok dokumentov má v porovnaní s papierom niekoľko výhod:

• zefektívnenie kancelárskej práce - nemožno priraďovať rovnaké čísla rôznym dokumentom, pretože sú generované automaticky;
• prítomnosť filtrov - vyhľadávanie súborov je možné pomocou rôznych parametrov;
• sledovanie štádia prechodu dokumentu. Kedykoľvek môžete presne zistiť, kto s dokumentom pracuje, v akom je štádiu;
• dokument nemožno stratiť. Aj keď je odstránený, obnovenie je vždy možné;
• šablóny dokumentov sú zjednotené;
• čo najrýchlejšie spracovanie dokumentácie. Nie je potrebné nosiť dokument z kancelárie do kancelárie na schválenie. To je obzvlášť užitočné, ak sa oddelenia v organizácii nachádzajú v rôznych budovách;
• všetky verzie dokumentu sú uložené - vždy môžete sledovať, kto a kedy v ňom vykonal zmeny;
• prispôsobiteľné parametre a kritériá pre rozdelenie prístupových práv k dokumentom;
• dostupnosť dokumentov 24 hodín denne, kdekoľvek na svete, v prítomnosti internetu. Zamestnanec môže pracovať s dokumentáciou počas pracovnej cesty, dovolenky alebo práceneschopnosti;
• možnosť plánovania práce - po vytvorení dokumentu je v programe uvedený požadovaný dátum jeho vykonania;
• šetrí spotrebný materiál – väčšinu dokumentov nie je potrebné tlačiť.

Nevýhody sú:

• drahý softvér;
• náklady na školenia zamestnancov;
• čas strávený digitalizáciou existujúcich dokumentov.

Ako sa pripojiť

Postup implementácie ERMS by mal byť postupný. Pozostáva z niekoľkých etáp:

1. Nákup softvéru a v prípade potreby dodatočného vybavenia.
2. Inštalácia programu s následnou konfiguráciou. Rozdelenie prístupových práv, cesty pohybu dokumentov a pod.
3. Školenie zamestnancov.
4. Overovanie a vytváranie elektronických komunikačných ciest medzi zamestnancami.
5. Zapojenie zamestnanca na koordináciu práce programu a riešenie technických problémov alebo uzatvorenie dohody s outsourcingovou spoločnosťou.
6. Digitalizácia existujúcich papierových dokumentov.

Existujú bezplatné služby

Programy na správu elektronických dokumentov sú väčšinou platené a sú dosť drahé. Existujú však bezplatné služby ako Alfresco a NauDoc. Tieto systémy poskytujú bezplatnú aj platenú verziu so skvelou funkčnosťou. Je dôležité, aby sa bezplatná verzia používala neobmedzene.

Alfresco

EDMS Alfresco je lídrom na trhu elektronických systémov správy dokumentov pre veľké podniky. V Európe, Amerike a Rusku ho úspešne využívajú mnohé korporácie.

Dôležitá informácia! Hlavným rozdielom je možnosť pracovať na akejkoľvek platforme a s databázami vytvorenými v akomkoľvek programe.

Výhody Alfresco:

• možný počet používateľov presahuje niekoľko desiatok tisíc;
• objemy uložených dokumentov nie sú obmedzené;
• inštalácia dodatočného softvéru na všetky počítače spoločnosti nie je potrebná. Program funguje na úkor internetu, t.j. plne prístupné na webe;
• najlepšie rozhranie v porovnaní s inými službami;
• schopnosť pracovať s mobilnými zariadeniami.

NauDoc

NauDoc je EDI systém vyvinutý spoločnosťou NAUMEN. Umožňuje riadiť postup spracovania dokumentácie, ako aj kontrolovať disciplínu vykonávania v dôsledku výsledkov získaných pri plnení zadaných úloh.

Možnosť kontroly v NauDoc vám umožňuje zadávať úlohy vašim zamestnancom priamo v systéme, sledovať ich plnenie, sledovať termíny, posielať dokumentáciu na schválenie a následne už odsúhlasené dokumenty posielať ostatným používateľom EDMS. Program umožňuje konfigurovať trasy pre konkrétny typ dokumentov v automatickom režime.

Absolútne všetky akcie v programe sa vykonávajú cez webové rozhranie. Vďaka tomu je možné prihlásiť sa do systému kdekoľvek na svete.

Výhody NauDoc:

• funguje na akomkoľvek operačnom systéme;
• bezplatná základná verzia;
• bezplatné vzdelanie;
• plnohodnotné webové rozhranie;
• open source.

Informácie o hlavných službách

Dnes na ruskom trhu existujú programy elektronickej správy dokumentov medzi organizáciami av rámci nich. Kritériá výberu systému:

• jednoduchosť učenia;
• funkčnosť;
• kvalita účtovníctva pre ruskú legislatívu;
• úroveň technickej podpory;
• cena.

Biznis

Delo je uznávaným lídrom vo svojom segmente v Rusku a ďalších rusky hovoriacich krajinách. Úspešne ho využívajú na obeh dokumentov a kancelárske práce najväčšie korporácie, holdingy a malé podniky.

"Obchod" je:

• sledovacia dokumentácia pre všetky fázy ich pohybu;
• šablóny, jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní projektov;
• funkčnosť a celkové odladenie systému.

S prácou systému Delo sa môžete zoznámiť sledovaním videa:

Cena systému závisí od použitého systému správy databáz - Microsoft SQL Server alebo Oracle.

Tabuľka 1. Náklady na licenciu pre EDMS "Delo".

Index	Počet pracovísk
	1-5	6-20	21-50	51-100
	Microsoft SQL Server DBMS
	9 500	9 000	8 500	8 000
	Oracle DBMS
Cena za 1 pracovisko, rub.	13 400	12 900	12 500	11 900

Zdroj: eos.ru

Referencia! Výpočet sa vykonáva na akruálnom princípe. Napríklad cena produktu s Oracle DBMS pre 40 pracovísk bude: 5 * 13 400 + 15 * 12 900 + 20 * 12 500 = 510 500 rubľov.

Logika

Do roku 2012 sa dnes známy systém „Logic“ nazýval „Boss-Referent“. Zmena názvu neovplyvnila kvalitu služby. Je stále spoľahlivý a funkčný. Vhodné pre organizácie všetkých veľkostí.

"Logika" je:

• schopnosť navrhnúť zložité trasy pre pohyb dokumentov.
• vysoká úroveň ochrany údajov;
• jednoduchosť ovládania systému začiatočníkmi;
• flexibilné a ľahko prispôsobiteľné. Úprava procesov spracovania dokumentácie.

Medzi nevýhody programu patrí nepohodlná diferenciácia prístupových práv v prípade vysokej fluktuácie zamestnancov.

1C: Tok dokumentov

Najuniverzálnejší systém správy dokumentov pre organizáciu. „1C: Správa dokumentov“ poskytuje spoľahlivé a centralizované ukladanie dokumentov akéhokoľvek formátu, poskytuje k nim prístup oprávneným zamestnancom.

Výhody systému:

• dobre fungujúci algoritmus vyhľadávania údajov;
• optimálna kombinácia ceny a funkčnosti;
• úložný systém pre dokumenty všetkých formátov - od grafických a textových až po audio a video súbory;
• podpora integrácie s externými aplikáciami;
• široká škálovateľnosť, ktorá umožňuje úspešné využitie tohto softvéru vo veľkých aj malých podnikoch.

Existujú len dve nevýhody:

• zložitosť školenia aj pre skúsených používateľov;
• vysoké systémové požiadavky.

Tabuľka 2. Ceny EDS pre 50 pracovísk

Volebné právo	Cena za 1 zamestnanca, rub.	Cena za 50 zamestnancov, rub.
Alfresco Community Edition	0	0
NauDoc	0	0
Biznis	9 500	437 500
Logika	5 900	260 000
1C: Práca v kancelárii	4 568	228 400
Eufrat	7 300	295 000
EMC Documentum	Individuálne	Individuálne
CompanyMedia	6 000	300 000
DIRECTUM	8 400	378 000
OPTIMA-WorkFlow	–	75 000

Zdroje: eos.ru; zhazhda.biz; evfrat.ru; v8.1c.ru; directum.ru

Referencia! Cena systému „1C: Document Flow“ sa počíta za podmienky, že spoločnosť už používa program „1C: Enterprise“. V opačnom prípade sa pripočítajú náklady na serverovú licenciu.

Nemyslite si, že elektronická správa dokumentov je zárukou okamžitého zvýšenia ziskovosti firmy. Naopak, jeho implementácia môže spôsobiť vážne náklady a v dôsledku toho znížiť zisky. Nekupujte si bez rozmyslu licenciu EDMS. To platí najmä pre malé spoločnosti. V prípade veľkých organizácií však môže vysoká pracovná záťaž zamestnancov, expanzia podnikania, elektronická správa dokumentov výrazne znížiť náklady podniku a jej implementácia sa dostatočne rýchlo vráti.

S rozmachom počítačov sa 100 % dokumentov vytvára elektronicky. Napriek tomu je viac ako polovica z nich stále vytlačená na kontrolu a schválenie.

Čo sa týka výmeny dokumentov a podpisovania zmlúv medzi podnikateľskými subjektmi, takmer vždy sa tu používa papier.

Existujú tri spôsoby odoslania:

• Prostredníctvom systému garantovaného doručovania správ na osobnom účte daňovníka;
• Na magnetických nosičoch s EDS
• Prostredníctvom programu „Terminál daňovníka“ v kanceláriách daňovej kontroly.

Zvyšovanie prevádzkovej efektívnosti a znižovanie nákladov je cieľom, ktorému čelí každý podnik, ktorý plánuje zotrvať v podnikaní ešte mnoho rokov. A dá sa to dosiahnuť zavedením elektronickej správy dokumentov, najmä tak, ako je to stanovené v ruskej legislatíve.

Zároveň je dôležité venovať pozornosť tým dokumentom, ktoré musia byť v súlade so zákonom vytlačené v papierovej forme a zabezpečiť, aby sa papierový a elektronický tok dokumentov navzájom neduplikovali, pretože v tomto prípade nie je možné nič zachrániť.

Ak je všetko správne organizované, potom je elektronická správa dokumentov kľúčom k efektívnosti moderného podniku.

Odporúča sa prečítať

Pokyny pre systém Windows

Definícia, základné vlastnosti a grafy hyperbolických funkcií

Pokyny pre systém Windows

Základné pojmy Lobačevského geometrie

Pokyny pre Android

Hetman Partition Recovery - program na obnovu dát z pamäťovej karty alebo pevného disku

Smartfóny

Aký je magnetický moment permanentného magnetu

Kancelárske programy

Implementácia a rozvoj elektronických systémov správy dokumentov: zbavujeme sa bludov a formujeme skutočné ciele

Kancelárske programy

Operácie množiny a ich vlastnosti